Personalpolitiskt styrdokument 1. ARBETSMILJÖ KF 41/2007-02-26 1(8) Förutsättningar Strängnäs kommun ska bl. a. genom samverkan med de anställda erbjuda en god arbetsmiljö. En god arbetsmiljö som medger inflytande, delaktighet, medansvar och utveckling för de anställda är en strategisk fråga för att öka effektivitet, produktivitet och trivsel i kommunen. Lagar, avtal, Arbetsmiljöverkets råd och föreskrifter anger minsta godtagbara standard. Strängnäs kommun ska eftersträva en god arbetsmiljö. Arbetsmiljö- och medbestämmandefrågorna är naturliga delar av den löpande verksamheten. Varje medarbetare ska beredas möjlighet att ha inflytande över och ta ansvar för sin arbetsmiljö. Varje chef har ansvar för sina medarbetares arbetsmiljö. Kommunchefen är ytterst ansvarig för arbetsmiljön. Aktiva friskvårdsinsatser, anpassade till de olika verksamheternas krav, ska förebygga uppkomsten av ohälsa och olycksfall i arbetet. Tydliga mål för verksamheten med resultatkrav, uppföljning och utvärdering. En väl fungerande arbetsorganisation med konsekvent och tydlig delegering av uppgifter och befogenheter. En på alla nivåer väl motiverad ledning med helhetssyn på verksamhet, och organisation. Ett samverkanssystem mellan personal och ledning anpassad till organisation och beslutsnivåer i enlighet med kommunens avtal om samverkan. Ett drogfritt och öppet arbetsklimat som präglas av ansvar och omsorg mellan arbetskamrater och ett konsekvent och målinriktat systematiskt arbetsmiljöarbete. Friskvårdspolicy Rehabiliteringspolicy Drogpolicy Handlingsprogram mot kränkande särbehandling Arbetsmiljöverkets författningssamling via Intranät (Cd-rom) Checklistor till stöd för cheferna Trafiksäkerhetspolicy 1
2. SAMVERKAN - MEDBESTÄMMANDE Utvecklingen under 1980-talet medförde ett växande behov av nya samverkansformer mellan arbetsgivare och arbetstagare. Nya lednings- och organisationsprinciper gav nya förutsättningar. Medbestämmande och arbetsmiljö blev naturliga delar av den löpande verksamheten. De centrala parterna ingick 1992 ett avtal - Utveckling-92, i vilket parterna uttryckte sin samsyn rörande vikten av samverkan. Som en följd av U-92-avtalet, slöts 1998 lokala samverkansavtal mellan parterna i Strängnäs kommun. 2005 kom ett nytt centralt avtal FAS 05 som bygger på U 92 och K 93 (Kompetens 93). En konsekvent delegering av befogenheter och arbetsuppgifter skapar förutsättningar för ansvarstagande, inflytande, delaktighet och utveckling. Samverkan förutsätter en diskussion mellan arbetsgivaren, de anställda och deras fackliga företrädare om verksamhet, måluppfyllelse och resurser. Samverkanssystemet, som bygger på en integration mellan arbetsmiljö, medbestämmande och verksamhetsfrågor ska underlätta samverkan mellan parterna och öka de anställdas möjlighet till delaktighet. Medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar är den viktigaste formen för delaktighet mellan anställd och arbetsledare. Därför ska varje anställd årligen, om inte annat överenskommes, tillförsäkras ett medarbetarsamtal med sin närmaste chef. Att partsammansatt grupp genomför kontinuerliga uppföljningar av hur samverkansavtalet fungerar. Förslagsverksamheten är en integrerad del av samverkanssystemet. Riktlinjer för förslagsverksamhet Samverkansavtal med bilagor (mallar för förhandlingsprotokoll och kallelse) 2
3. CHEF- OCH LEDARSKAP Varje chef är representant för arbetsgivaren. Chefskap innebär övergripande ansvar för verksamheten i enlighet med givna mål och ramar. Chefskap kännetecknas av en förmåga att initiera, samordna och följa upp verksamheten. Varje chef har ansvar för att aktivt kommunicera visioner, mål och att verka för ett jämställt arbetsliv. I chefskapet ingår ett ansvar för att årligen, om inte annat överenskommes, genomföra medarbetarsamtal enskilt. I chefskapet ingår ett ansvar att utveckla samverkansformer i enlighet med mål och syfte i samverkansavtalet. Chefer ska genom olika utvecklingsinsatser stödjas i sin roll. Mentorskap och nätverk kan inrättas för att stödja cheferna. I chefskapet ingår ett ansvar för att hålla avgångssamtal med personal som slutar sin anställning. Medarbetarpolicy 3
4. PERSONALFÖRSÖRJNING - UTVECKLING Förutsättningar Kommunen är en stor kunskaps- och serviceproducent och har därmed en mycket personalintensiv verksamhet. Strängnäs kommun är den största arbetsgivaren inom kommunen med ca 2000 anställda. Personalkostnaderna utgör ca 2/3 av de löpande kostnaderna. Kommunens anställda har god kompetens genom utbildning och erfarenhet. Många av de anställda har högskolekompetens. Personalomsättningen är låg, medelåldern bland de anställda är hög och tenderar att stiga. Detta ställer stora krav på kommunen som arbetsgivare när det gäller kompetensutveckling och på personalen när det gäller flexibilitet, förändringsvilja och serviceinriktning. Stora pensionsavgångar inom framtiden kommer också att innebära ett stort rekryteringsbehov vilket kräver en långsiktig planering och strategi för detta. En aktiv personalplanering med riktade utvecklings- och rekryteringsinsatser är nödvändig med tanke på kommande personalbehov. Allas kompetens, kapacitet och engagemang ska användas. Uppföljning av verksamheten är viktig för den fortsatta utvecklingen Särskild uppmärksamhet måste riktas på aktiv marknadsföring inom bristområden. All extern rekrytering samordnas via personalkontoret. I den decentraliserade organisation som kommunen utvecklar ställs stora krav på personal- och kompetensutveckling. Organisationsstrukturen ska därför ge chefer möjlighet att fungera i sin roll. En chef ska därför inte ha för många underställda Varje kontor ska kontinuerligt arbeta med planer rörande personal- och kompetensbehov. Dessa planer ska vara ett naturligt inslag i verksamhetsplaneringen För att i största möjliga mån kunna erbjuda anställningar som ger medarbetare en skälig möjlighet till försörjning, bör arbetsgivaren tillskapa ett större antal heltidsbefattningar. 4
5. JÄMSTÄLLDHET- MOTVERKA DISKRIMINERING Kommunens anställda består till 80 % av kvinnor. I kommunförvaltningens ledningsgrupp är kvinnorna i minoritet. Få kvinnor är anställda inom icketraditionella yrkesområden. Få män är också anställda inom icke-traditionella yrkesområden. I organisationen har kvinnor ofta deltidsanställningar. Bland personalen finns relativt få personer som är födda utom Sverige. Kommunstyrelsens personalutskott har övergripande ansvar för frågor om jämställdhet och etnisk mångfald samt för att motverka diskriminering i kommunens organisation p g a funktionshinder och sexuell läggning. Något om varje chefs ansvar: Kommunerna har en viktig roll som föregångare i mångfaldsarbetet både som föredöme för samhället som helhet och för att bidra till ökad stabilitet och tillväxt. En organisation som speglar befolkningens sammansättning får dessutom större legitimitet i sitt arbete. Kommunen ska i sitt rekryteringsarbete särskilt uppmärksamma områden som ur jämställdhetssynpunkt och mångfaldsperspektiv är snedfördelade. Kommunen ska behandla kvinnor och män lika i fråga om arbete, arbetsvillkor, lön och utvecklingsmöjligheter. Kommunen ska som arbetsgivare aktivt genom bl a utbildningsinsatser motverka tendenser till diskriminering p.g.a. funktionshinder eller sexuell läggning. Mångfaldspolicy Handlingsprogram mot mobbning och sexuella trakasserier Lönekartläggning Jämställdhetspolicy-Jämställdhetsplan 5
6. PERSONALENS KOMPETENS Att personalen kan utvecklas i sitt arbete ligger såväl i den anställdes som arbetsgivarens intresse. Det är viktigt för kommunens verksamhet att dess personal är kompetent och engagerad. För att klara detta behövs en utbildningsplanering där individ såväl som arbetsgrupp ges möjlighet till vidareutveckling. En bra introduktion av nyanställda skapar förutsättningar för att de anställda ska trivas, klara av sina arbetsuppgifter bra samt stanna kvar i anställningen. Respektive kontor ansvarar för enhetens och arbetsplatsens introduktion. Personalkontoret ordnar regelbundet central introduktion. Den anställde har en erforderlig grundutbildning för att klara sina uppgifter. Därefter erbjuder kommunen fortbildning som är viktig för utveckling i arbetet. För att kunna klara nya arbetsuppgifter behövs vidareutbildning. Utbildningsplanering måste baseras på såväl kortsiktiga som långsiktiga behov. Behovsinventering är ett viktigt instrument i utbildningsplaneringen. Chefen har därmed en viktig roll i all planering av utbildningsbehov. Genom det årliga medarbetarsamtalet får chef och anställd möjlighet att tillsammans diskutera behov av kompetensutveckling. Som resultat av medarbetarsamtalet fastställer chef och anställd en individuell kompetensutvecklingsplan. Introduktionsmaterial 6
7. LÖNEPOLITIK Lönepolitiken ingår i kommunstyrelsens strategi för att nå uppställda mål. Lönepolitiken måste därför utformas med hänsyn till målsättningarna. En effektiv verksamhet förutsätter att kommunen kan rekrytera och behålla personalen. Lön och andra anställningsvillkor bör därför göras lokalt konkurrensmässiga. Lönepolitiken påverkar kommunens ekonomi. Förändringar av löne- och övriga anställningsvillkor måste vägas mot övriga kostnader och intäkter för verksamheterna. Kommunen har ett särskilt ansvar för de yrkesgrupper som nästan enbart förekommer i den kommunala verksamheten. Lönesättningen ska vara individuell och differentierad. Kommunen är en arbetsgivare med gemensam personal- och lönepolitik. Detta förutsätter ett gemensamt förhållningssätt till lönefrågorna inom kommunens olika verksamheter. Lönepolitiken ska motivera medarbetarna till att ta egna initiativ och känna ett ökat ansvar för verksamheternas utveckling. Till stöd för lönepolitiken ska chef och medarbetare regelbundet diskutera och formulera mål för arbetet samt följa upp resultatet. Lönen regleras vid översynsförhandlingar. Verksamheterna ska inte lönemässigt konkurrera med varandra. Normal personalrörlighet, som ett led i medarbetarnas utveckling, förutsätts och bör uppmuntras. Kvarköp av medarbetare, som fått anställningserbjudande från annan arbetsgivare, bör behandlas restriktivt. Specialister ska kunna erbjudas löne- och utvecklingsmöjligheter som ett alternativ till chefskarriär. Riktlinjer för lönepolitiken anger klart inom vilka ramar olika arbetsgivarföreträdare kan besluta om löne- och övriga anställningsvillkor. Den anställdes teoretiska utbildningsnivå och tillämpning skall uppmärksammas. Rollfördelning: Kommunstyrelsen/kommunstyrelsens personalutskott Svarar för utformning, uppföljning och utveckling av kommunens lönepolitik. Utformar riktlinjer och anvisningar för lönepolitiken i stort. Anger lokala löneutrymmets storlek. Beslutar om inriktning och fördelning av löneutrymme t.ex. satsning på verksamheter som ska prioriteras etc. 7
Kommunchefen har det övergripande ansvaret för lönebildningen i enlighet med Kommunstyrelsens/Personalutskottets riktlinjer Personalkontoret Svarar för det löpande arbetet med lönepolitiken och dess förankring. Informerar/utbildar chefer i lönepolitik och lönefrågor. Tar fram underlag och statistik för kommunstyrelsen/pu och verksamheterna. Utför centrala beräkningar vid löneöversynsförhandlingar som stöd för cheferna (löneboxar) utifrån kommunstyrelsen/pu:s strategi och anvisningar. Biträder vid löneöversynsförhandlingar. Stöder som konsult verksamheterna i arbetsgivarrollen. Svarar för lönesättning vid nyanställningar inom Kommunals avtalsområde. Kontorscheferna Informerar medarbetarna om kommunens lönepolitik. Lägger betoning på vilka kriterier som är viktiga för verksamheten. Anger tydliga mål för arbetet och verksamheten i sin helhet samt målen för medarbetarna. Följer upp och bedömer resultaten. Har övergripande ansvar för lönebud i översyns- och organisationsförhandlingar inom fastlagda ramar. Enhetscheferna Ansvarar för preliminär lönesättning på enhetsnivå. Svarar efter samråd med personalkontoret för lönesättning i övrigt. Svarar för medarbetar- lönesamtal till den anställde (kan kombineras). Lönekriterier Lönekartläggning 8