1 (6) Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen 2012-09-12 Dnr SBN 2012-25 Teknik- och samhällsbyggnadskontoret Charlotta Holmgren Samhällsbyggnadsnämnden Överlämnande av ansvar för Beställningscentral och transportörsavtal i den särskilda kollektivtrafiken FÖRSLAG TILL SAMHÄLLSBYGGNADSNÄMNDENS BESLUT 1. Teknik- och samhällsbyggnadskontorets förslag tillstyrks. FÖRSLAG TILL KOMMUNSTYRELSENS BESLUT 1. Teknik- och samhällsbyggnadskontorets förslag tillstyrks. FÖRSLAG TILL KOMMUNFULLMÄKTIGES BESLUT 1. Ansvaret för avtal, drift och uppföljning av beställningsverksamhet och transporter i den särskilda kollektivtrafiken överlämnas till Kollektivtrafiknämnden i Östergötland från och med den 1 juli 2014. SAMMANFATTNING Förslaget berör beställningsfunktion och transporter inom den särskilda kollektivtrafiken. Skolskjutsarna som genomförs med särskilt upphandlade bussar omfattas inte i detta läge. Kollektivtrafikmyndigheten vid Landstinget i Östergötland har för avsikt att upphandla en beställningscentral med driftstart 1 mars 2014. Till denna central är det redan klart att, förutom länsfärdtjänsten och skärgårdstrafiken, även den särskilda kollektivtrafiken i Åtvidaberg, Motala, Mjölby och Ödeshög ska vara knutna. Fler kommuner i länet är intresserade men beslut är ännu inte fattade. Om även Linköpings och Norrköpings beställningsfunktion tas om hand i samma beställningscentral finns stordriftsfördelar att vinna. Kollektivtrafikmyndigheten i Östergötland kan även åta sig att upphandla transportörer samt driva trafiken på uppdrag av kommunen med start sommaren 2014. I förslaget ingår att kollektivtrafikmyndigheten förutom upphandling också har ansvar för driften och för avtalen med beställningscentral och transportörer. Fel! Talet kan inte representeras i angivet format.
2 Kommunen betalar till kollektivtrafikmyndigheten enligt en á contoplan, med avstämning på årsbasis. Genom förslaget kan samordningsvinster uppnås. Detta genom att inomkommunal färdtjänst samordnas med länsfärdtjänst, länssjukresa samt kompletteringstrafik. Likaså kan det vara ekonomiskt fördelaktigt att samma fordonskrav upphandlas för transporterna inom länet. Samtidigt som det finns fördelar med förslaget förlorar kommunen en del av inflytandet och styrningen av verksamheten. Kommunen kan inte självständigt ändra på regler eller avgifter för färdtjänsten då gemensamma regler ska gälla inom hela länet. Förslaget till beslut ligger helt i linje med nya kollektivtrafiklagen om att öka samordningen av alla samhällsbetalda resor. Teknik- och samhällsbyggnadskontoret föreslår att ansvaret för drift av beställningscentral och transportörer i den särskilda kollektivtrafiken överlämnas till Kollektivtrafiknämnden i Östergötland från och med den 1 juli 2014.
3 BAKGRUND Intentionen med den nya kollektivtrafiklagen och den nya kollektivtrafikmyndigheten i varje län är att öka samordningen av samhällsbetalda resor. Landstingets kollektivtrafikmyndighet har övertagit ansvaret för den regionala kollektivtrafiken från och med den 1 januari 2012. Ansvaret för de olika trafikformerna allmän kollektivtrafik, färdtjänst, skolskjuts och sjukresor regleras i olika lagar. Förändringar av organisation samt ansvar för planering och utformning av trafiken kan ske enligt de lagar och regler som finns idag. All samhällsbetald trafik kan inordnas i samma system även om den regleras av olika lagar och på så vis samordnas. Linköping och Norrköpings kommuner samt Landstinget i Östergötland har idag tillsammans en upphandlad beställningscentral för inomkommunala samhällsbetalda resor: färdtjänst, skolresor och landstingets sjukresor. Kommunerna har var sitt bokningssystem som beställningscentralerna använder sig av. Vidare har kommunerna var för sig upphandlat transportörer. ÖstgötaTrafiken driver motsvarande verksamhet på länsnivå med ett eget bokningssystem, egna transportörer och egen beställningscentral för länsfärdtjänst, kompletteringstrafik och landstingets sjukresor inom länet. Linköping, Norrköping och ÖstgötaTrafiken har idag var sin tjänstemannaorganisation för att följa upp de avtal med beställningscentral och transportörer som finns inom respektive uppdrag. Kollektivtrafikmyndigheten i länet, genom ÖstgötaTrafiken, kommer under hösten 2012 påbörja en upphandling av en beställningsfunktion för samhällsbetalda resor. Kollektivtrafikmyndigheten kan då även för kommunens räkning upphandla beställningscentral och transportörer. Vid driftstart av dessa upphandlade avtal övertar kollektivtrafikmyndigheten i Östergötland också ansvaret för driften av avtalen. Genom ovan nämnd upphandling ökar möjligheterna att samutnyttja fordon för samtliga samhällsbetalda resor inom länet. Samtidigt förlorar kommunen en del av inflytandet och styrningen av verksamheten. Tidplan Linköpings kommuns avtal gällande tranportörer går ut 2014-06-30, avtalet ger inga möjligheter till option. Nu gällande avtal med Samres AB som idag bedriver beställningscentral åt Linköpings kommun går ut 2013-09-30 med möjlig förlängning 1+1 år. Avtalet är gemensamt med Norrköpings kommun. Norrköping utreder på samma sätt som vi förutsättningarna för ett eventuellt överlämnande till kollektivtrafikmyndigheten. Med avseende på ovanstående är 1 juli 2014 det datum som kollektivtrafikmyndigheten i Östergötland föreslås ta över ansvaret för samt vara avtalspart gentemot beställningscentralen och transportörer inom den särskilda kollektivtrafiken.
4 Under sommaren och hösten 2012 krävs det att arbetstid avsätts från Tekniksamhällsbyggnadskontoret för att lämna underlag till ÖstgötaTrafikens upphandlingsavdelning. Det handlar om nuvarande fordonsbeläggning, statistik över resor, samordningsgrader mm. Praktiska förutsättningar Färdtjänst Förutsättningen för att låta kollektivtrafikmyndigheten driva beställningscentral och trafik åt kommunen är att färdtjänstregler i huvudsak följer de regler som gäller för länsfärdtjänsten. Det innebär att färdtjänsten ses som en del av kollektivtrafiken och har kollektivtrafiktaxa, samma trafikdygn med mera. Efter att kommunen fattat beslut om ett överlämnande startar arbetet med att ta fram tillämpningsföreskrifter för servicenivån inom den kommunala färdtjänsten och länsfärdtjänsten. Detta kommer att ske mellan Linköpings kommun, Norrköpings kommun och kollektivtrafikmyndigheten i länet. Den kommunala färdtjänsten har behov av en högre servicenivå än den i länsfärdtjänsten på några punkter. Bland annat i form av extrahjälp av föraren genom att resenären hämtas och lämnas inne på adresser. Denna service kan även erbjudas inom kollektivtrafikmyndighetens regi. Tillståndsgivningen/myndighetsutövningen beräknas tillsvidare ligga kvar på kommunen. Skolskjuts Den trafik som i detta skede är aktuellt att lämna över är den som planeras via beställningscentralen såsom särskolans skjutsar och skolskjutsar med mindre fordon i glesbygden. Dessa transporter utförs idag med samma fordon som färdtjänst och landstingets sjukresor. Kommunens regler kommer att gälla för dessa skolskjutsarna. Kommunen behöver inte ändra på regler eller servicenivåer. Skolskjutstrafiken med särskilt upphandlade stora bussar beräknas i detta skede ligga kvar på kommunen. Tillståndsgivningen och myndighetsutövningen ligger kvar på kommunen. FINANSIERING OCH RESURSBEHOV Från och med hösten 2013 och fram till start av upphandlad ny beställningscentral respektive start av nya transportörer beräknar kollektivtrafikmyndigheten att vara i behov av ekonomiska resurser motsvarande c:a en (1) årsarbetare från Linköpings respektive Norrköpings kommun samt, till viss del, även personella resurser från samhällsbyggnadskontoret för att implementera den nya organisationen. Från och med avtalsstart betalar kommunen till kollektivtrafikmyndigheten enligt en á contoplan. Detaljerna i denna á contoplan kommer att regleras i avtal mellan Linköpings kommun och kollektivtrafikmyndigheten i Östergötland Det går inte att garantera en kostnadsminskning då en ny upphandling av både transporter och beställningscentral ska göras. Samordningsvinster beräknas dock uppstå i de fall en inomkommunal färdtjänst samordnas med länsfärdtjänst, länssjukresa och/eller
5 kompletteringstrafik. Likaså kan det vara ekonomiskt fördelaktigt att samma fordonskrav upphandlas för transporterna inom länet. Samordningen mellan de olika uppdragen kan ge fördelar för transportörer inom den särskilda kollektivtrafiken genom ökad beläggning. Ökade krav planeras även ställas på kvalitet och servicegrad. I övrigt kommer upphandlingen av transporter att följa ÖstgötaTrafikens generella regler kring tillgänglighet, säkerhet och miljö. ÅTGÄRDSFÖRSLAG Alternativ till att inte överlämna ansvaret Om kommunen inte ger kollektivtrafikmyndigheten i uppdrag att upphandla beställningscentral har kommunen två alternativ: 1. Själv upphandla beställningscentral Båda alternativen beräknas ge kostnadsökning då vi inte längre kan dra nytta av stordriftsfördelar när inte Norrköpings volymer finns med. Kostnadsökningen kan baseras på det faktum att Linköpings kommun fick en årlig kostnadsminskning gällande beställningscentral på 2 400 000 kronor i samband med det gemensamma avtalet med Norrköpings kommun 2010. Norrköpings kommmun har beslutat att överlämna motsvarande verksamhet till kollektivtrafikmyndigheten. 2. Driva beställningscentral i egen regi Att driva beställningscentralen i egen regi innebär att kommunen måste bygga upp en helt ny organisation. Det krävs bland annat en särskild projektgrupp som arbetar en period innan övertagandet och som besitter specialistkunskaper inom IT och transportplaneringssystem. För denna projektgrupp krävs nyrekryteringar. En särskild utredning behöver ske kring dessa frågor om kommunen väljer att inte gå in i ett samarbete med kollektivtrafikmyndigheten. Negativa konsekvenser av ett överlämnande Färdtjänst Enligt kollektivtrafiklagen ska den regionala kollektivtrafikmyndigheten - efter samråd med kommunerna i länet - upprätta ett trafikförsörjningsprogram där bland annat målet och omfattningen av färdtjänsttrafiken, grunderna för prissättning redovisas. I samrådet finns visst utrymme till påverkan. Vid ett överlämnande av färdtjänsttransporterna förlorar kommunen stora delar av inflytandet och styrningen av verksamheten. Kommunen kan inte ändra på regler eller avgifter utan att kollektivtrafikmyndigheten och övriga kommuner är överens. I och med ett överlämnande till kollektivtrafikmyndigheten kommer kommunen komma längre ifrån beställningscentralen och transportörerna. Det blir i första hand ÖstgötaTrafiken som blir den part vi talar med som i sin tur får ta kontakten med utföraren av tjänsten.
6 Skolskjuts Idag har kommunen avtal med trafikföretagen och med beställningscentralen. I och med ett överlämnande till kollektivtrafikmyndigheten kommer kommunen även här att komma längre ifrån beställningscentralen och transportörerna. I situationer då föräldrar och elever hör av sig och inte är nöjda med skolskjutsen har vi inte samma insyn som idag. Det förutsätts ett ännu närmare samarbete med ÖstgötaTrafiken. KOMMUNALA MÅL Ett tryggare Linköping Resor i den särskilda kollektivtrafiken ska upplevas som trygga och säkra. SAMRÅD Kontinuerliga samtal har genomförts med Kollektivtrafikmyndigheten och Norrköpings kommun. Samråd har skett med stadsjuristen i Linköpings kommun som inte har något att erinra mot förslag till beslutet. MBL Information är inte påkallad. MILJÖ- OCH SAMHÄLLSBYGGNADSFÖRVALTNINGEN Anna Bertilson KOMMUNLEDNINGSKONTORET Christer Sjölund