Öppenhet och offentlighet

Öppenhet och offentlighet Region Skåne MA/0802078 Verksamhetsrevision Granskningsrapport 2011-11-03 BDO Consulting Group AB

SAMMANFATTNING Revisorerna i Region Skåne har gett BDO Consulting Group AB i uppdrag att granska Region Skånes arbete med öppenhet och offentlighet. Granskningen görs ur ett medborgarperspektiv. Syftet är att ge revisorerna underlag för att bedöma om Region Skånes arbete med öppenhet och offentlighet kan anses tillfredsställande. Förutom det regionövergripande perspektivet omfattar granskningen Skånes universitetssjukhus, Lasarettet i Ystad och Skånetrafiken. Granskningen baseras på dokumentstudier och intervjuer med förtroendevalda samt företrädare för den regionala förvaltningen. Därutöver har journalister från olika media intervjuats samt verksamhetsansvariga vid Skånes universitetssjukhus (SUS), Lasarettet i Ystad och Skånetrafiken. Sammanfattande bedömning Vår samlade bedömning är att regionens arbete med öppenhet och offentlighet ur ett medborgarperspektiv sker på ett på det hela taget tillförlitligt och tillfredsställande sätt men att det finns en hel del oklarheter och förbättringsområden. Den interna informationen och kommunikationen är en viktig del i arbetet med öppenhet och offentlighet. Granskningen avseende den delen visar också på en del brister som bör åtgärdas. Region Skåne har i och för sig tydliga och väl kända riktlinjer för hantering av frågor som rör offentlighet och sekretess. Vi ser dock klara brister i översikten över hur dessa riktlinjer tillämpas i det praktiska arbetet i organisationernas förgreningar. I våra intervjuer redovisas stor osäkerhet i detta avseende. Det gäller i princip all dokumenthantering som inte är knuten till journalföring. Centrala organ saknar överblick över vad som kommit in och registrerats vid olika enheter. Vi ser också betydande lokala variationer när de gäller utbildning i frågor som rör offentlighet och sekretess. Redovisning av resultat Revisionsfråga 1: Vilka riktlinjer finns för hantering av allmänna handlingar t ex vid postöppning och registrering? Är reglerna för registrering och utlämnande av handlingar väl kända i organisationen. Rutiner för hantering av post är dokumenterade i instruktion som fastställts av regiondirektören 2005-05-12. Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar redovisas också i dokumentet Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar som är daterat 2010-07-01. Riktlinjer för posthantering som redovisats ovan är i överensstämmelse med lagstiftningens regler. Våra intervjuer indikerar att riktlinjerna är kända och tillämpade i de granskade verksamheterna. Det redovisas dock betydande osäkerhet om registrering och förteckning av post som inte öppnas centralt vid verksamheterna. Koncernkontoret publicerar en postlista på Internet med uppgift om vilka ärenden som diarieförts under dagen. SUS skickar postlista till de media som begärt att få den. Vid Lasarettet i Ystad har en diskussion om publicering av postlista initierats med anledning av granskningen. Revisionsfråga 2: Hur hanteras mejl, SMS och dylikt ur offentlighetssynpunkt? Meddelanden som överförs i det elektroniska postsystemet och som är allmänna handlingar skall registreras enligt samma grundläggande regler som gäller för papperspost. Förteckning över inkommande och utgående meddelanden är att anse som diarium och därmed allmän och offentlig handling. Varje tjänsteman svarar själv för att lämna över uppgift om e-post till registrator för diarieföring. Det finns ingen samlad bild av hur detta fungerar och om allt som skall registreras verkligen diarieförs. Hantering av meddelanden med SMS är inte reglerad i särskild instruktion. Enligt registratorer vi intervjuat händer det aldrig att någon tjänsteman kommer och vill ha ett SMS diariefört. Enligt vår bedömning fungerar inte detta på ett tillfredsställande sätt. 2(17)

Revisionsfråga 3: Finns regler för hur postöppning skall ske i samband med ledighet och semester? Hur hanteras mejl? Används fullmakter? Det är arbetsledningens ansvar att se till att funktioner för postöppning och registrering alltid är i funktion. Tillämpning av fullmakter har inte redovisats. Om de grundläggande reglerna för postöppning i rutinen för hantering av post följs påverkas inte allmänna handlingars offentlighet av frånvaro av tjänstemän. All inkommande post till tjänstemän inom Region Skåne, även privatadresserad post, skall enligt riktlinjerna öppnas för bedömning av om dokumenten är att anse som allmänna handlingar. Vid intervjuer har dock framkommit att så inte alltid sker utan att privatadresserad post går direkt till vederbörande tjänsteman och öppnas av denne. Privat- eller partiadresserad Post till förtroendevald skall gå direkt till adressaten. Post till förtroendevald som vid adressering av personnamnet knyter an till funktion inom Region Skåne skall inte anses som privatadresserad. Vi bedömer att post som öppnas centralt hanteras på ett tillfredsställande sätt. För annan post finns betydande osäkerhet om hur den hanteras med hänsyn till öppenhet och offentlighet. Revisionsfråga 4: Vilka rutiner finns för utlämnande av allmän handling? Hur sker prövning av utlämnande? Är detta delegationsbeslut? Är ansvarig för utlämnande utsedd? Fattas beslut av rätt person? Sker utlämnandet utan onödigt dröjsmål? Grundläggande bestämmelser för utlämnande av allmän handling anges i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen samt Förvaltningslagen. Dessa bestämmelser återges ibland annat i rutiner för hantering av post inom Region Skåne och skriften om Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar. De riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar som tillämpas i Region Skåne är i överensstämmelse med lagstiftningens regelverk. I våra intervjuer med journalister framkommer att det vanligen inte anses vara några svårigheter att få tillgång till allmänna handlingar. Det sker normalt utan dröjsmål och avslag på begäran att få ut allmänna handlingar är sällsynta. Sådana avslag ges mest muntligt. Avslag och överklagande anses vara sällsynta företeelser. Erfarenheter av sådana händelser i vårt urval är därför mycket begränsade. I ett fall har handlingar som inte lämnats ut enligt begäran föranlett att Region Skåne anmälts till Justitieombudsmannen. Revisionsfråga 5: Hur bemöts allmänhet och media i samband med begäran om utlämnande av handling? Intervjuerna med företrädare för massmedia ger ett i viss mån blandat intryck. Några anser att verksamheterna i Region Skåne underlättar för den som begär ut handlingar medan andra har uppfattningen att de har en i bästa fall ointresserad eller passiv attityd. Vårt allmänna intryck är dock att verksamheterna fullgör denna uppgift på ett i huvudsak korrekt sätt och i överensstämmelse med gällande lagstiftning och interna föreskrifter. Revisionsfråga 6: Finns regler för rätten att ta del av patientjournaler och hur kontrolleras att reglerna följs? Enligt Tillämpningsanvisningar för tillgång till och utlämnande av patientinformation skall hantering av patientinformation inom Region Skåne ske utifrån Patientdatalagen (SFS 2008:355), Socialstyrelsens föreskrift Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14) 3(17)

samt Region Skånes Riktlinjer för informationssäkerhet och anknytande ledningssystem för informationssäkerhet (informationssäkerhetshandbok). I våra intervjuer med företrädare för verksamheterna vid Skånes universitetssjukhus och Lasarettet i Ystad redovisas inga problem eller svårigheter när det gäller patienternas rätt att ta del av sina journaluppgifter. Vid behov erbjuds patienten hjälp att tolka och förstå journalanteckningarna. Enligt intervjusvar har det förekommit klagomål på dröjsmål vid utlämnande av patientjournaler. Revisionsfråga 7: Finns regler för hur den som fått avslag på begäran om allmän handling kan klaga? I Region Skånes rutin för posthantering finns riktlinjer om hur avslag på begäran om att få ut allmän handling skall behandlas. Om en tjänsteman vägrar att lämna ut en handling eller delar av den kan sökanden kräva ett myndighetsbeslut i ärendet. Om myndighetsbeslutet blir att inte lämna ut handlingen skall beslutet vara skriftligt. Det skall framgå vilken handling som avses, motivering till beslutet samt hur det kan överklagas. Vi bedömer att de regler som Region Skåne utformat för beslut att avslå begäran om att allmän handling skall lämnas ut är i överensstämmelse med lagstiftningens regler och ger tillfredsställande rättssäkerhet för den enskilde. Enligt intervjusvar tillämpas dock oftast muntliga beslut vid avslag på begäran att få ut allmän handling. I det material vi tagit del av finns inte någon redovisning av ärenden där avslagsbeslut överklagats. Under granskningens gång har vi noterat ett fall där regionens hantering av begäran att få ut allmän handling föranlett anmälan till Justitieombudsmannen. Revisionsfråga 8: Hur hanteras skrivelser m.m. från allmänheten centralt och ute i verksamheterna? Besvarar verksamheten skrivelserna/klagomålen? Ansvaret för hantering av ärenden ligger på respektive chefer och ytterst på den tjänsteman som har hand om ett ärende. Ärenden som kommer in och registreras centralt inom verksamheterna är väl dokumenterade och går att följa upp. För ärenden som kommer in direkt till exempelvis divisioner vid sjukhusen är situationen mer oklar. Vi bedömer det svårt att få en samlad och tydlig bild av hur skrivelser eller andra kontaktmetoder hanteras i Region Skåne. Det finns tecken på en betydande variation mellan verksamheterna. I våra intervjuer uttrycker journalister att Region Skåne i en del fall successivt blivit mer sluten och svår att få kontakt med. Revisionsfråga 9: Hur hanteras sekretessfrågorna? Hur förvaras sekretessbelagda handlingar? Hur hanteras handlingar som är delvis sekretessbelagda? För journaluppgifter gäller Socialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2008:14 M) Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Region Skånes riktlinjer för Sekretess inom hälso- och sjukvården innehåller viktiga sekretessregler och exempel på frågeställningar som är vanligt förekommande inom hälso- och sjukvården. Vår bedömning är att reglerna för hantering av patientsekretess är väl kända inom hälso- och sjukvården. De uppgifter som redovisats vid de granskade enheterna indikerar att hantering av journaluppgifter organiserats på ett betryggande sätt. Revisionsfråga 10: Är information till allmänhet, patienter och personal kvalitetssäkrad och hur kontrolleras att den når ut till berörda? Den information som lämnas ut till allmänhet, patienter och personal är mycket diversifierad. Den spänner över ett vitt fält från officiella dokument som är politiskt förankrade genom beslut i nämnder och styrelser till korta svar på frågor från patienter och allmänhet i avgränsade frågor. Graden 4(17)

av kvalitetssäkring bestäms av informationens art, spridningssätt och dignitet. I flertalet fall har handläggande tjänsteman eller ansvarig chef det yttersta ansvaret för att kvalitetskontroll görs. Vår granskning ger inte anledning anta att det finns allvarligare brister i kvalitetskontrollen av den information som lämnas ut från Region Skåne till allmänhet, massmedia och patienter. Den interna kommunikationen anses dock ha brister som kan motivera särskilda förbättringsinsatser. Revisionsfråga 11: Förekommer regelbunden utbildning i hela organisationen i dessa frågor? Enligt de underlag som redovisats i den här granskningen förekommer regelbunden utbildning i verksamheterna om frågor som rör offentlighet och sekretess. I granskningen har dock inte redovisats någon regionövergripande policy eller samlade insatser för utbildning i frågor som rör offentlighet och sekretess. Vi anser att det är angeläget med kontinuerlig, systematisk utbildning med särskilt fokus på chefer som prioriterad målgrupp. Rekommendationer Med anledning av dessa iakttagelser och bedömningar formulerar vi följande rekommendationer: Regionstyrelsen bör ta initiativ till utformning av regiongemensamma riktlinjer för registrering och diarieföring på exempelvis divisionsnivå inom sjukhus. Exempel på lokalt sådant arbete är den utredning om Post- och diarieföring på divisionsnivå som initierats vid Lasarettet i Ystad. Regionstyrelsen bör ta initiativ till förbättrad uppföljning som kan ge en bättre överblick över hur riktlinjer för dokumenthanering och diarieföring tillämpas vid olika enheter inom Region Skåne med inriktningen att ökad enhetlighet uppnås. Den formella hanteringen av sociala medier, sms, mejl etc. bör stramas upp så att bättre överensstämmelse med gällande rättsregler uppnås. Regionstyrelsen bör ta initiativ till regionövergripande insatser för utbildning i frågor som rör offentlighet och sekretess. Det finns skäl till särskilt fokus på chefer som en prioriterad målgrupp. Det är också angeläget att nå ut till läkargruppen med den här typen av information. De påpekanden som framförts under intervjuerna om en ökad slutenhet från regionens sida såväl internt som gentemot media bör följas upp och åtgärdas. Den interna kommunikationens roll och funktion i arbetet med öppenhet och offentlighet i Region Skåne bör uppmärksammas. 5(17)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 UPPDRAGET... 7 1.1 BAKGRUND... 7 1.2 SYFTE OCH OMFATTNING... 7 1.2.1 Revisionsfrågor... 7 1.2.2 Revisionskriterier... 7 2 METOD OCH GENOMFÖRANDE... 8 2.1 PROJEKTORGANISATION... 8 2.2 JÄV... 8 3 UTGÅNGSPUNKTER FÖR GRANSKNINGEN... 8 4 REDOVISNING AV RESULTAT... 9 4.1 REVISIONSFRÅGA 1... 9 4.1.1 Redovisning av iakttagelser... 9 4.1.2 Bedömning... 9 4.2 REVISIONSFRÅGA 2... 10 4.2.1 Redovisning av iakttagelser... 10 4.2.2 Bedömning... 10 4.3 REVISIONSFRÅGA 3... 10 4.3.1 Redovisning av iakttagelser... 10 4.3.2 Bedömning... 11 4.4 REVISIONSFRÅGA 4... 11 4.4.1 Redovisning av iakttagelser... 11 4.4.2 Bedömning... 11 4.5 REVISIONSFRÅGA 5... 12 4.5.1 Redovisning av iakttagelser... 12 4.5.2 Bedömning... 12 4.6 REVISIONSFRÅGA 6... 12 4.6.1 Redovisning av iakttagelser... 12 4.6.2 Bedömning... 13 4.7 REVISIONSFRÅGA 7... 13 4.7.1 Redovisning av iakttagelser... 13 4.7.2 Bedömning... 14 4.8 REVISIONSFRÅGA 8... 14 4.8.1 Redovisning av iakttagelser... 14 4.8.2 Bedömning... 14 4.9 REVISIONSFRÅGA 9... 15 4.9.1 Redovisning av iakttagelser... 15 4.9.2 Bedömning... 15 4.10 REVISIONSFRÅGA 10... 15 4.10.1 Redovisning av iakttagelser... 15 4.10.2 Bedömning... 16 4.11 REVISIONSFRÅGA 11... 16 4.11.1 Redovisning av iakttagelser... 16 4.11.2 Bedömning... 16 5 REKOMMENDATIONER... 16 6(17)

1 UPPDRAGET 1.1 Bakgrund Medborgarens tillit och förtroende förutsätter öppenhet och offentlighet med information och kommunikation. En viktig fråga är hur regionen når ut med tillförlitlig information till medborgare, patienter och personal. Ett annat område är offentlighetsprincipen, vars syfte är att säkerställa ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning för allmänheten. Granskningen skall visa om dessa frågor hanteras på ett förtroendeingivande och ändamålsenligt sätt. 1.2 Syfte och omfattning Granskningen görs ur ett medborgarperspektiv. Den skall med utgångspunkt från det ovan nämnda ge revisorerna ett underlag för att bedöma om Region Skånes arbete med öppenhet och offentlighet kan anses tillfredsställande. Granskningen skall, förutom det regionövergripande perspektivet, omfatta Skånes universitetssjukhus, Lasarettet i Ystad och Skånetrafiken. 1.2.1 Revisionsfrågor 1. Vilka riktlinjer finns för hantering av allmänna handlingar t ex vid postöppning och registrering? Är reglerna för registrering och utlämnande av handlingar väl kända i organisationen? 2. Hur hanteras mejl, SMS och dylikt ur offentlighetssynpunkt? 3. Finns regler för hur postöppning skall ske i samband med ledighet och semester? Hur hanteras mejl? Används fullmakter? 4. Vilka rutiner finns för utlämnande av allmän handling? Hur sker prövning av utlämnande? Är detta delegationsbeslut? Är ansvarig för utlämnande utsedd? Fattas beslut av rätt person? Sker utlämnandet utan onödigt dröjsmål? 5. Hur bemöts allmänhet och media i samband med begäran om utlämnande av handling? 6. Finns regler för rätten att ta del av patientjournaler och hur kontrolleras att reglerna följs? 7. Finns regler för hur den som fått avslag på begäran om allmän handling kan klaga? 8. Hur hanteras skrivelser m.m. från allmänheten centralt och ute i verksamheterna? Besvarar verksamheten skrivelserna/klagomålen? 9. Hur hanteras sekretessfrågorna? Hur förvaras sekretessbelagda handlingar? Hur hanteras handlingar som är delvis sekretessbelagda? 10. Är information till allmänhet, patienter och personal kvalitetssäkrad och hur kontrolleras att den når ut till berörda? 11. Förekommer regelbunden utbildning i hela organisationen i dessa frågor? 1.2.2 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. För uppdraget specifika revisionskriterier hämtas från lagstiftning, nationella riktlinjer samt interna riktlinjer och instruktioner inom Region Skåne: Lagstiftning Tryckfrihetsförordningen (1949:105) Yttrandefrihetsgrundlag (1991:1469) Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) Personuppgiftslag (1998:204) Patientdatalag (2008:355) Patientsäkerhetslag (2010:659) Förvaltningslag (1986:223) Lag (2003:389) om ansvar för elektroniska anslagstavlor 7(17)

Nationella föreskrifter och riktlinjer Socialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2008:14) Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården Sveriges Kommuner och Landsting: Sociala medier och handlingsoffentligheten Interna instruktioner och riktlinjer inom Region Skåne Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Avgift för kopia av allmän handling Webbjuridiska regler vid publicering på Region Skånes hemsidor Riktlinjer för digitala medier och telefoni Varumärkesguide med Mediepolicy och Kommunikationspolicy för Region Skåne Hantering av post inom Region Skåne Samordning av arkiv, diarieföring och dokumenthantering i Region Skåne. Gallring av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse Riktlinjer för tillgång och utlämnande av patientinformation Sekretess inom hälso- och sjukvården Tystnadsplikt och sekretess i vården I övrigt har vi arbetat efter SKYREV:s riktlinjer och vägledning vad gäller revisionsarbete, god sed etc. Granskningen är huvudsakligen explorativ och problemidentifierande. Vi utgår från tryckfrihetsförordningens grundläggande regler om hantering av allmänna handlingar och de styrande dokument som är beslutade av Regionfullmäktige. I regionens budget och verksamhetsplan 2011 framförs att det är ett starkt demokratiskt intresse att all verksamhet bedrivs effektivt och i öppenhet så att verksamheten kan utvärderas. Regionen ska eftersträva största möjliga öppenhet i sin verksamhet. 2 METOD OCH GENOMFÖRANDE Granskningen baseras på dokumentstudier och intervjuer med förtroendevalda samt företrädare för den regionala förvaltningen. Därutöver har journalister från olika media intervjuats samt verksamhetsansvariga vid Skånes universitetssjukhus (SUS), Lasarettet i Ystad och Skånetrafiken. 2.1 Projektorganisation De konsulter och experter från BDO som utgjort arbetsgruppen i granskningen är Bo Anderson, uppdragsansvarig och certifierad kommunal yrkesrevisor, Rolf Holmquist, Ulf Nersing, Göran Arvidsson, Pär Adrell och Johanna Viberg. Kontaktperson för revisorskollegiet har varit Hans Johansson. Projektledare från revisionskontoret har varit Jan-Åke Leijon. 2.2 Jäv Särskild prövning av granskningsteamets oberoende har gjorts. Det visar att det inte finns omständigheter som kan rubba förtroendet för teamets opartiskhet och självständighet. 3 UTGÅNGSPUNKTER FÖR GRANSKNINGEN Som framgår av redovisningen av revisionskriterier ovan bestäms förutsättningarna för öppenhet och offentlighet inom Region Skåne av ett flertal lagar varav Tryckfrihetsförordningen och Yttrandefrihetsgrundlagen har ställning som grundlagar. Inom dessa ramar kan Region Skåne utforma och anpassa instruktioner och riktlinjer efter egna villkor och behov. Lagstiftningen behandlar två motstridiga principer som numera innefattas i offentlighets- och sekretesslagen. Grundprincipen är att allmänna handlingar vid offentliga verksamheter skall vara tillgängliga för varje svensk medborgare. En viktig del av detta är reglerna om meddelarfrihet för anställda inom offentlig verksamhet. 8(17)

Undantag från reglerna för offentlighet gäller om uppgifterna belagts med sekretess enligt särskilt definierade kriterier. Inom hälso- och sjukvården gäller sekretess för uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller närstående till denne lider men. Sekretess inom hälso- och sjukvården kan brytas av skyldighet för myndighet att lämna ut uppgift till annan myndighet eller motsvarande. 4 REDOVISNING AV RESULTAT 4.1 Revisionsfråga 1 Vilka riktlinjer finns för hantering av allmänna handlingar t ex vid postöppning och registrering? Är reglerna för registrering och utlämnanden av handlingar väl kända i organisationen. 4.1.1 Redovisning av iakttagelser Rutiner för hantering av post är dokumenterade i instruktion som fastställts av regiondirektören 2005-05-12. Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar redovisas också i dokumentet Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar som är daterat 2010-07-01. Enligt rutinen för hantering av post inom Region Skåne är en handling allmän om den kommit in till eller har upprättats hos en förvaltning samt förvaras hos förvaltningen. En handling anses inkommen när den anlänt till förvaltningen med post, e-post, fax eller överlämnats personligen. Telefonsamtal och SMS kan också anses som inkommen handling. Regelverket för hur dessa skilda typer av handlingar skall hanteras är detsamma. All post måste enligt instruktionen öppnas dagligen och ankomststämplas. Det måste finnas ersättare som svarar för postöppning vid ordinarie personals frånvaro. I rutinen finns också regler för hantering av post som adresserats personligt till tjänstemän eller till förtroendevalda. Riktlinjer för registrering av ärenden är i överensstämmelse med lagstiftningens regelverk. Handling skall registreras utan dröjsmål om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Registrering av handlingar i pågående ärenden skall ske löpande. Uppgifter i registret skall vara tydliga och lättförståeliga. Eftersom diariet är offentligt skall vissa uppgifter utelämnas vid registrering av allmänna handlingar som är sekretessbelagda. Vid uppläggning av ärende är det originalhandlingarna som förvaras i akten. I den mån akten innehåller sekretessbelagda handlingar skall akten förvaras på betryggande sätt. När ärendet är avslutat skall akten rensas från sådant som inte är allmän handling. 4.1.2 Bedömning Riktlinjer för posthantering som redovisats ovan är i överensstämmelse med lagstiftningens regler. Våra intervjuer indikerar att riktlinjerna är kända och tillämpade i de granskade verksamheterna. Koncernkontoret publicerar en postlista på Internet med uppgift om vilka ärenden som diarieförts under dagen. SUS skickar postlista till de media som begärt att få den. Vid Lasarettet i Ystad har en diskussion om publicering initierats med anledning av granskningen. Vid koncernkontoret och Skånetrafiken sker postöppning och registrering centralt innan ärendena skickas till respektive verksamhet. Det ger god överblick och kontroll över flödet. Registrering sker kontinuerligt under dagen efterhand som post kommer in. Vid SUS sker postöppning på respektive avdelning som lämnar in vad som skall registreras före klockan 12. Då diareiförs handlingarna. Rutiner finns för hantering av ledigheter. Eftersom postöppningen inte sker centralt finns ingen säker överblick över att allt som skall registreras verkligen kommer in i diariet. Interna rutiner skiljer sig mellan sjukhusen i Lund och Malmö. Gemensamma riktlinjer har inte utfärdats efter sammanslagningen av de båda sjukhusen. Vid intervjuer har framkommit att det inte finns något enhetligt system för registreringen av handlingar vid SUS, Lasarettet i Ystad och Skånetrafiken. Vissa enheter har egna interna diarier och vissa 9(17)

skickar in handlingar till det centrala diariet. Det finns ingen enhetlig förvaring av handlingar och ingen gemensam postlista. 4.2 Revisionsfråga 2 Hur hanteras mejl, SMS och dylikt ut offentlighetssynpunkt? 4.2.1 Redovisning av iakttagelser Enligt rutinerna för hantering av post inom Region Skåne skall varje verksamhet inom Region Skåne som har eget diarium också ha en myndighetsadress i det elektroniska postsystemet dit allmänheten kan sända meddelande till myndigheten. Adressen bör vara knuten till registrator eftersom denna funktion skall vara bemannad under tjänstetid. Meddelanden som överförs i det elektroniska postsystemet och som är allmänna handlingar skall registreras enligt samma grundläggande regler som gäller för papperspost. Förteckning över inkommande och utgående meddelanden är att anse som diarium och därmed allmän och offentlig handling. När någon är borta ansvarar närmaste arbetsledare för att bevakningen av den personens e-post sker och att e-post som är allmän handling hanteras på korrekt sätt. Hantering av meddelanden med SMS är inte reglerad i särskild instruktion. Enligt registratorer vi intervjuat händer det aldrig att någon tjänsteman kommer och vill ha ett SMS diariefört. Socialstyrelsen har i tillägg till SOSFS 2008:14 Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården godkänt att vårdgivare använder sig av påminnelser och kallelser till vård och behandling genom SMS eller e-post under iakttagande av specificerade villkor. 4.2.2 Bedömning Varje tjänsteman svarar själv för att lämna över uppgift om e-post till registrator för diarieföring. Det finns ingen samlad bild av hur detta fungerar och om allt som skall registreras verkligen diarieförs. Därmed kan Region Skåne inte fullt ut säkerställa att verksamheterna uppfyller de krav på öppenhet och offentlighet som ställs i lagstiftningen. 4.3 Revisionsfråga 3 Finns regler för hur postöppning skall ske i samband med ledighet och semester? Hur hanteras mejl? Används fullmakter? 4.3.1 Redovisning av iakttagelser Enligt rutinerna för hantering av post inom Region Skåne är grundprincipen att innehållet och inte adressaten avgör vad som är att anse som en allmän handling. Det innebär enligt rutinen att respektive förvaltning kan tvingas öppna privat post för att se om det är allmän handling som måste lämnas ut. De grundlagsstadgade reglerna om allmänna handlingars offentlighet tar här över brottsbalkens förbud att öppna annans post. Det innebär att all inkommande post till tjänstemän inom regionen, även privatadresserad post, skall öppnas. Vid intervjuer har dock framkommit uppgift om att privatadresserad post kan gå direkt till vederbörande tjänsteman och öppnas av denne. Privat- eller partiadresserad post till förtroendevald skall gå direkt till adressaten. Post som vid adressering av personnamnet knyter an till funktion inom Region Skåne skall inte anses som privatadresserad. All post till förtroendevalda som i översta adressraden anger Region Skåne som adressat skall anses ställd till regionen och öppnas, oavsett om personnamn på förtroendevald i övrigt förekommer i adressen. Vad gäller e-post finns möjlighet för den som är tillfälligt borta att markera autosvar med uppgift om tid för frånvaro och om alternativ kontaktperson under frånvarotiden. 10(17)

Det är arbetsledningens ansvar att se till att funktioner för postöppning och registrering alltid är i funktion. Tillämpning av fullmakter har inte redovisats. 4.3.2 Bedömning Om de grundläggande reglerna för postöppning i rutinen för hantering av post följs påverkas inte allmänna handlingars offentlighet av frånvaro av tjänstemän. All post öppnas, oavsett hur den är adresserad. Post till förtroendevalda som i adressen knyter an till funktion inom Region Skåne anses inte privatadresserad utan öppnas. Om försändelsen skall anses som allmän handling blir den då offentlig även om den förtroendevalde inte är tillgänglig vid tillfället för postöppning. 4.4 Revisionsfråga 4 Vilka rutiner finns för utlämnande av allmän handling? Hur sker prövning av utlämnande? Är detta delegationsbeslut? Är ansvarig för utlämnande utsedd? Fattas beslut av rätt person? Sker utlämnandet utan onödigt dröjsmål? 4.4.1 Redovisning av iakttagelser Grundläggande bestämmelser för utlämnande av allmän handling anges i Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen samt Förvaltningslagen. Dessa bestämmelser återges bland annat i rutiner för hantering av post inom Region Skåne och skriften om Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar. I den senare skriften sägs om utlämnande av allmänna handlingar att prövningen i första hand görs av den tjänsteman som har fått i uppdrag att ta hand om handlingen som exempelvis registrator eller handläggare i ett ärende. Om tjänstemannen efter sekretessprövning vägrar lämna ut handlingen helt eller delvis, eller lämnar ut den med förbehåll, ska saken hänskjutas till myndigheten, om sökanden begär det. I dessa fall ska sökanden alltid upplysas om att denne kan begära ett skriftligt, överklagbart beslut. Ett sådant myndighetsbeslut fattas av förvaltningschefer i Region Skåne. Förvaltningschefen kan vända sig till Region Skånes jurister för rådgivning. Förvaltningschefens beslut ska innehålla uppgift om vem som begär ut vilka handlingar, motivering för beslutet med hänvisning till tillämplig sekretessbestämmelse, uppgift om beslutsfattare samt en beskrivning av hur beslutet överklagas. En begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska hanteras genast eller så snart det är möjligt om inte betydande hinder möter. Den enskilde har rätt att läsa allmänna handlingar, som är offentliga, på plats. Begäran om avskrift eller kopia ska behandlas skyndsamt. Det innebär att begäran ska ges förtur och i princip prioriteras före andra arbetsuppgifter. Region Skåne ska på begäran av enskilda och myndigheter lämna uppgifter ur de allmänna handlingar som finns hos Region Skåne och som inte är sekretessbelagda, under förutsättning att det inte hindrar myndighetens vanliga arbetsuppgifter. Region Skåne får inte efterforska vem som begär ut handlingen, eller för vilket syfte, i större utsträckning än vad som behövs för att pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut (sekretessprövning). En uppgift i allmän handling kan sekretessbeläggas endast om det finns stöd i Offentlighets- och sekretesslagen. I annat fall är den offentlig. Det är inte uppgiften i sig som omfattas av sekretess, utan det avgörande är i vilken verksamhet den förekommer. Till exempel finns bestämmelser om sekretess i affärsverksamhet, gällande personal, i upphandlingar och i hälso- och sjukvården. 4.4.2 Bedömning De riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar som tillämpas i Region Skåne är i överensstämmelse med lagstiftningens regelverk. I våra intervjuer med journalister framkommer att det vanligen inte anses vara några svårigheter att få tillgång till allmänna handlingar. Det sker normalt utan dröjsmål och avslag på begäran att få ut allmänna handlingar är sällsynta. Sådana avslag ges mest muntligt. 11(17)

Avslag och överklagande anses vara sällsynta företeelser. Erfarenheter av sådana händelser i vårt urval är därför mycket begränsade och har inte redovisats i intervjuerna. I våra intervjuer med företrädare för massmedia redovisas att avslagsbeslut i vissa fall meddelats skriftligt och med besvärshänvisning. Det vanliga förfarandet är muntliga avslag som inte överklagas. Begäran från allmänheten att ta del av allmänna handlingar framställs enligt intervjuuppgift utomordentligt sällan. När sådan begäran kommer är den vanligen kopplad till klagomål eller vårdskador. 4.5 Revisionsfråga 5 Hur bemöts allmänhet och media i samband med begäran om utlämnande av handling? 4.5.1 Redovisning av iakttagelser Enligt information vid intervjuer med företrädare för berörda verksamheter ges den service och den hjälp till allmänhet och massmedia som erfordras i varje ärende. Intervjuerna med företrädare för massmedia ger ett i viss mån blandat intryck. Några anser att verksamheterna i Region Skåne underlättar för den som begär ut handlingar medan andra har uppfattningen att de har en i bästa fall ointresserad eller passiv attityd. En journalist har framfört klagomål över att begärda handlingar lämnats ut först efter påtryckningar och ansetts ofullständiga och svårtåtkomliga. Regionens hantering av det ärendet har föranlett anmälan till Justitieombudsmannen. 4.5.2 Bedömning Den här redovisade granskningen omfattar ett urval av verksamheter inom Region Skåne som kan anses representativa för regionen. Vi bedömer att underlaget är tillräckligt för att medge rimligt säkra slutsatser om hur verksamheter i Region Skåne bemöter allmänhet och massmedia i samband med begäran om utlämnande av handlingar. Vårt allmänna intryck är att verksamheterna fullgör denna uppgift på ett i huvudsak korrekt sätt och i överensstämmelse med gällande lagstiftning och interna föreskrifter. 4.6 Revisionsfråga 6 Finns regler för rätten att ta del av patientjournaler och hur kontrolleras att reglerna följs? 4.6.1 Redovisning av iakttagelser Enligt Tillämpningsanvisningar för tillgång till och utlämnande av patientinformation skall hantering av patientinformation inom Region Skåne ske utifrån Patientdatalagen (SFS 2008:355), Socialstyrelsens föreskrift Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14) samt Region Skånes Riktlinjer för informationssäkerhet och anknytande ledningssystem för informationssäkerhet (informationssäkerhetshandbok). I Patientdatalagen anges att en myndighet inom allmän hälso- och sjukvård under vissa förutsättningar är skyldig att lämna ut journalhandlingar och andra handlingar och uppgifter till en patient, enligt bestämmelser i Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Lag (2009:525). Patienten har enligt Region Skånes broschyr Tystnadsplikt och sekretes i vården i regel rätt att läsa sin journal. Journalen tillhör vårdgivaren Region Skåne, men patienten kan begära att få ta del av den och antingen läsa den på stället eller be om kopia. Beroende på hur många kopior som begärs kan en avgift tas ut. Det finns två undantag då en patient inte kan få tillgång till sin journal. Det är om det finns risk för att behandlingen blir lidande eller om det finns risk för att någon person som nämns i journalen kan komma till skada. Patienten kan trots dessa restriktioner ha rätt att få se delar av sin journal. Patient som vill läsa sin patientjournal ska vända sig till den vårdenhet där journalen finns. Om vårdenheten anser att journalen inte ska lämnas ut har patienten dels rätt att få ett skriftligt besked om detta och dels att få information om hur beslutet kan överklagas 12(17)

I Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården (SOSFS 2008:14 M) stadgas att rutinerna för hantering av patientuppgifter ska säkerställa att uppgifterna kan lämnas ut när förutsättningarna för ett utlämnande är uppfyllda. Det ska framgå av rutinerna vem, eller vilka, som har rätt att på vårdgivarens uppdrag fatta beslut om ett utlämnande. Den person som lämnar ut patientuppgifter ska försäkra sig om att endast rätt mottagare tar emot uppgifterna. Tillämpningsanvisningarna inom Region Skåne är gemensamma för all vårdverksamhet inom Region Skåne och gäller all personal som hanterar patientinformation. Patientinformationen ska göras tillgänglig på ett korrekt sätt utifrån verksamhetens behov. Det viktigaste för att tillämpningsanvisningarna ska kunna efterlevas är, att personalen har kunskap om och förståelse för dem. Patientdatalagen medger möjlighet för vårdgivaren (Region Skåne) att bereda patienten direktåtkomst till viss del av sina egna journaluppgifter förutsatt att ett utlämnande kan göras enligt Offentlighets- och sekretesslagen. Om Region Skåne väljer att begränsa direktåtkomst för patient ska han eller hon informeras om detta. Likaså ska patient informeras om varthän han eller hon kan vända sig för att få hjälp med att förstå uppgifterna. Patienten kan också via direktåtkomst få uppgifter om vem som berett sig tillgång till hans eller hennes elektroniska journal (logguppgifter). Patients direktåtkomst kräver dock att han eller hon på ett säkert sätt kan styrka sin identitet (stark autentisering 1 ). 4.6.2 Bedömning I våra intervjuer med företrädare för verksamheterna vid Skånes universitetssjukhus och Lasarettet i Ystad redovisas inga problem eller svårigheter när det gäller patienternas rätt att ta del av sina journaluppgifter. Vid behov erbjuds patienten hjälp att tolka och förstå journalanteckningarna. Enligt intervjusvar har det dock förekommit klagomål på dröjsmål vid utlämnande av patientjournaler. Vid Lasarettet i Ystad redovisas att menprövning görs vid behov. Det kan vara mer vanligt i psykiatri än inom somatik. Fall där det kan finnas tveksamhet är när föräldrar vill läsa journalen för äldre barn. Från 15 år och uppåt fordras normalt barnets tillstånd för att föräldrarna skall få läsa journalen. Typexempel på en sådan situation är abortärenden. Vi bedömer att de granskade verksamheterna uppfyller de krav som ställs upp i lagstiftning och interna riktlinjer inom Region Skåne vad avser patienters rättighet att ta del av egna journaluppgifter. 4.7 Revisionsfråga 7 Finns regler för hur den som fått avslag på begäran om allmän handling kan klaga? 4.7.1 Redovisning av iakttagelser Regler för hur avslag på begäran att få ut allmän handling eller uppgift ur sådan handling ges i Offentlighets- och sekretesslagen respektive Förvaltningslagen. I den förstnämnda stadgas att en anställd vid en myndighet som enligt arbetsordningen eller på grund av särskilt beslut har ansvar för vården av en handling i första hand ska pröva om handlingen ska lämnas ut. I tveksamma fall ska den anställde låta myndigheten göra prövningen, om det kan ske utan onödigt dröjsmål. Myndigheten ska pröva om handlingen ska lämnas ut om den anställde vägrar att lämna ut handlingen eller lämnar ut den med förbehåll som inskränker en enskilds rätt att röja innehållet eller annars förfoga över handlingen, samt om den enskilde begär myndighetens prövning. Den enskilde ska informeras om möjligheten att begära myndighetens prövning och att det krävs ett skriftligt beslut av myndigheten för att beslutet ska kunna överklagas. 1 Stark autentisering innebär att en person identifieras med mer än ett lösenord. 13(17)

En enskild får överklaga ett beslut av en myndighet att inte lämna ut en handling till den enskilde, att lämna ut en handling med förbehåll som inskränker den enskildes rätt att röja innehållet eller annars förfoga över den, eller att avslå den enskildes begäran att själv använda tekniska hjälpmedel för automatiserad behandling som myndigheten förfogar över. I Region Skånes rutin för posthantering finns riktlinjer om hur avslag på begäran om att få ut allmän handling skall behandlas. Om en tjänsteman vägrar att lämna ut en handling eller delar av den kan sökanden kräva ett myndighetsbeslut i ärendet. Om myndighetsbeslutet blir att inte lämna ut handlingen skall beslutet vara skriftligt. Det skall framgå vilken handling som avses, motivering till beslutet samt hur det kan överklagas. Beslutsordning för myndighetsbeslut om utlämnande av allmän handling som förvaras inom koncernkontoret enligt 2 kap 14 tryckfrihetsförordningen och 6 kap 2 och 3 i offentlighets- och sekretesslagen anges i Delegationsordning för regionstyrelsen 2011-03-17. 4.7.2 Bedömning Vi bedömer att de regler som Region Skåne utformat för beslut att avslå begäran om att allmän handling skall lämnas ut är i överensstämmelse med lagstiftningens regler och ger tillfredsställande rättssäkerhet för den enskilde. Enligt intervjusvar tillämpas dock oftast muntliga beslut vid avslag på begäran att få ut allmän handling. I det material vi tagit del av finns inte någon redovisning av ärenden där avslagsbeslut överklagats. 4.8 Revisionsfråga 8 Hur hanteras skrivelser m.m. från allmänheten centralt och ute i verksamheterna? Besvarar verksamheten skrivelserna/klagomålen? 4.8.1 Redovisning av iakttagelser Ansvaret för hantering av ärenden ligger på respektive chefer och ytterst på den tjänsteman som har hand om ett ärende. Ärenden som kommer in och registreras centalt inom verksamheterna är väl dokumenterade och går att följa upp. För ärenden som kommer in direkt till exempelvis divisioner vid sjukhusen är situationen mer oklar. Det förekommer sannolikt en betydande variation i sättet att hantera skrivelser eller andra dokument där allmänhet eller massmedia söker kontakt och begär svar. Vid Lasarettet i Ystad utreds klagomål från patienter inom respektive divisioner. Chefläkaren tar kontakt med patienten för att informera om handläggningen och få kompletterande information om vad som hänt. Patienten informeras om utfallet av utredningen. Öppna seminarier kring riskhändelser eller skador där patienten medverkar förekommer inte. I våra intervjuer uttrycker journalister att Region Skåne i en del fall successivt blivit mer sluten och svår att få kontakt med. Det anges svårt att få kontakt med chefer högre upp i ledningen och chefer på lägre nivåer tenderar att bli mer försiktiga. 4.8.2 Bedömning Vi bedömer det svårt att få en samlad och tydlig bild av hur skrivelser eller andra kontaktmetoder hanteras i Region Skåne. Det finns tecken på en betydande variation mellan verksamheterna. Det finns också en tendens till ökad slutenhet och försiktighet i organisationen när det gäller kontakt med massmedia. 14(17)

4.9 Revisionsfråga 9 Hur hanteras sekretessfrågoma? Hur förvaras sekretessbelagda handlingar? Hur hanteras handlingar som är delvis sekretessbelagda? 4.9.1 Redovisning av iakttagelser Sekretessfrågor inom hälso- och sjukvården i Region Skåne hanteras enligt riktlinjer 2011-09-15 om Sekretess inom hälso- och sjukvården respektive broschyren Tystnadsplikt och sekretes i vården. Sekretess inom hälso- och sjukvården innehåller viktiga sekretessregler och exempel på frågeställningar som är vanligt förekommande inom hälso- och sjukvården. Uppdatering och revidering görs kontinuerligt och i dokumentet finns såväl interna som externa länkar till gjorda hänvisningar samt till författningar i fulltext. Interna länkar kan dock inte nås utifrån. För urval och kommentarer svarar Region Skånes jurister gemensamt. För journaluppgifter gäller Socialstyrelsens föreskrift (SOSFS 2008:14 M) om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Enligt denna skall vårdgivaren ge direktiv och säkerställa att det i verksamhetens ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet finns en dokumenterad informationssäkerhetspolicy. Informationssäkerhetspolicyn ska säkerställa att patientuppgifter i vårdgivarens dokumentation är åtkomliga och användbara för den som är behörig (tillgänglighet), att patientuppgifterna är oförvanskade (riktighet) samt att obehöriga inte ska kunna ta del av patientuppgifterna (sekretess) och att det i sådana informationssystem som är helt eller delvis automatiserade är möjligt att i efterhand entydigt kunna härleda åtgärder till en identifierad användare (spårbarhet). Enligt intervjuuppgifter gäller generellt i Region Skåne att handlingar skall förvaras på ett betryggande sätt i låsbara och brandsäkra utrymmen. De kraven avser såväl sekretessbelagda som andra handlingar. 4.9.2 Bedömning Vår bedömning är att reglerna för hantering av patientsekretess är väl kända inom hälso- och sjukvården. De uppgifter som redovisats vid de granskade enheterna indikerar att journalföring organiserats på ett betryggande sätt. Handlingar bevaras såvitt vi kan bedöma på ett betryggande sätt i låsbara och brandsäkra utrymmen. Genom särskilda insatser vid Lasarettet i Ystad har tiden för utskrift av journalanteckningar reducerats till högst 24 timmar. Underlag från detta utvecklingsarbete ha gjorts tillgängligt för övriga verksamheter genom intranätet. Möjlighet att spåra användare av patientdata finns och utnyttjas för regelbundna kontroller. Enligt uppgift från Lasarettet i Ystad har två fall av olaga intrång uppdagats under en period av uppskattningsvis tre år. 4.10 Revisionsfråga 10 Är information till allmänhet, patienter och personal kvalitetssäkrad och hur kontrolleras att den når ut till berörda? 4.10.1 Redovisning av iakttagelser Den här frågan är inte möjlig att besvara entydigt. Den information som lämnas ut till allmänhet, patienter och personal är mycket diversifierad. Den spänner över ett vitt fält från officiella dokument som är politiskt förankrade genom beslut i nämnder och styrelser till korta svar på frågor från patienter och allmänhet i avgränsade frågor. Graden av kvalitetssäkring bestäms av informationens art, spridningssätt och dignitet. I flertalet fall har handläggande tjänsteman eller ansvarig chef det yttersta ansvaret för att kvalitetskontroll görs. I intervjusvar har betydelsen öppen intern kommunikation lyfts fram men samtidigt har påpekats att den funktionen anses ha betydande brister. För att medarbetarna ska känna förtroende för sin arbetsgivare är den interna kommunikationen vid stora förändringar viktig. 15(17)

Exempel på brist på intern öppenhet är enligt intervjusvar informationen inför stora organisationsförändringar. Medarbetarna får oftast läsa om förändringarna på sin egen arbetsplats i media. Viktiga politiska beslut som påverkar verksamheten kommuniceras företrädesvis i media, men inte inåt i organisationen. 4.10.2 Bedömning Det är svårt at ge något entydigt omdöme men svaren i våra intervjuer och granskningen av dokument ger inte anledning anta att det finns några allvarligare brister i kvalitetskontrollen av den information som lämnas ut från Region Skåne till allmänhet, massmedia och patienter. Att utveckla den interna kommunikationen inom Region Skåne och inte enbart förlita sig på linjekommunikationen kan vara ett sätt att stärka den inre öppenheten. Våra intervjusvar tyder på att det finns ett behov av förbättringsinsatser i det avseendet. 4.11 Revisionsfråga 11 Förekommer regelbunden utbildning i hela organisationen i dessa frågor? 4.11.1 Redovisning av iakttagelser I våra intervjuer redovisas insatser för information till berörd personal om frågor som rör offentlighet och sekretess. Vid Lasarettet i Ystad anordnas exempelvis obligatorisk introduktionsutbildning för samtliga nyanställda där bland annat frågor om offentlighet och sekretess ingår. Introduktionsutbildningen omfattar 20-30 timmar totalt och är uppdelad på flera utbildningstillfällen. Läkare är en grupp som är svår att nå med den här typen av utbildning men deltar enligt uppgift i den introduktionskurs som anordnas vid Lasarettet i Ystad. Vid Lasarettet i Ystad anordnas också 3-4 gånger per år utbildning i frågor om offentlighet och sekretes för sekreterare. Ytterligare insatser övervägs med anledning av granskningen. Introduktionsutbildning för nyanställda med information om offentlighet och sekretess anordnas också vid SUS men där är utbildningen frivillig. Det betyder att mycket få läkare deltar. 4.11.2 Bedömning Enligt de underlag som redovisats i den här granskningen förekommer regelbunden utbildning om frågor som rör offentlighet och sekretess. Våra intervjuer ger också intryck av att riktlinjer för behandling av den här typen av frågor är väl kända och tillämpade. I granskningen har dock inte redovisats någon regionövergripande policy eller samlade insatser för utbildning i frågor som rör offentlighet och sekretess. Vi anser att det är angeläget med kontinuerlig, systematisk utbildning med särskilt fokus på chefer som prioriterad målgrupp. 5 REKOMMENDATIONER Vår samlade bedömning är att regionen når ut med information till medborgarna på ett på det hela taget tillförlitligt och tillfredsställande sätt. Verksamheten är väl organiserad för att informera och kommunicera ur ett medborgarperspektiv. Det gäller såväl Presstjänstens information av aktuella händelser som regionens information för att hantera krissituationer. Hemsidan uppdateras ständigt och är lättillgänglig för utomstående att ta del av. Den interna kommunikationen anses dock ha brister som kan motivera särskilda förbättringsinsatser. Vi anser vidare att Region Skåne i och för sig har tydliga och väl kända riktlinjer för hantering av frågor som rör offentlighet och sekretess. Vi ser dock klara brister i översikt över hur dessa riktlinjer tillämpas i det praktiska arbetet i organisationernas förgreningar. I våra intervjuer redovisas stor osäkerhet i detta avseende. Det gäller i princip all dokumenthantering som inte är knuten till journalföring. Centrala organ saknar överblick över vad som kommit in och registrerats vid olika enheter. Vi ser också betydande lokala variationer när det gäller utbildning i frågor som rör offentlighet och sekretess. 16(17)

Med anledning av dessa iakttagelser och bedömningar formulerar vi följande rekommendationer: Regionstyrelsen bör ta initiativ till utformning av regiongemensamma riktlinjer för registrering och diarieföring på exempelvis divisionsnivå inom sjukhus. Exempel på lokalt sådant arbete är den utredning om Post- och diarieföring på divisionsnivå som initierats vid Lasarettet i Ystad. Regionstyrelsen bör ta initiativ till förbättrad uppföljning som kan ge en bättre överblick över hur riktlinjer för dokumenthanering och diarieföring tillämpas vid olika enheter inom Region Skåne med inriktningen att ökad enhetlighet uppnås. Den formella hanteringen av sociala medier, sms, mejl etc. bör stramas upp så att bättre överensstämmelse med gällande rättsregler uppnås. Regionstyrelsen bör ta initiativ till regionövergripande insatser för utbildning i frågor som rör offentlighet och sekretess. Det finns skäl till särskilt fokus på chefer som en prioriterad målgrupp. Det är också angeläget att nå ut till läkargruppen med den här typen av information. De påpekanden som framförts under intervjuerna om en ökad slutenhet från regionens sida såväl intern som gentemot media bör följas upp och åtgärdas. Den interna kommunikationens roll och funktion i arbetet med öppenhet och offentlighet i Region Skåne bör uppmärksammas. 17(17)