ANBUDSSPECIFIKATIONER

BILAGA 1 EUROPEISKA KOMMISSIONEN EUROPAPARLAMENTET GD KOMMUNIKATION Representationskontor Anbudsinfordran PO/2013-24-INF/STO Interinstitutionell anbudsinfordran för städning av de lokaler som nyttjas av Europaparlamentets informationskontor och Europeiska kommissionens representation i Stockholm ANBUDSSPECIFIKATIONER SV SV

1. SYFTE Syftet med dessa anbudsspecifikationer är att beskriva de städtjänster som ska tillhandahållas i de lokaler som nyttjas av Europaparlamentets informationskontor och Europeiska kommissionens representation i Stockholm. Under hela upphandlingsförfarandet samt under genomförandet av avtalet kommer Europeiska kommissionens representation i Stockholm (nedan kallad den upphandlande myndigheten) att vara kontaktpunkt. Kommissionens representation agerar också på Europaparlamentets informationskontors vägnar. En beskrivning av lokalerna har bifogats i bilaga 1c till dessa specifikationer. 2. BESKRIVNING AV ARBETET De tjänster som detta avtal omfattar rör huvudsakligen städningen av de lokaler som nyttjas av Europaparlamentets informationskontor och Europeiska kommissionens representation i Stockholm samt bortskaffande av avfallsmaterial från lokalerna. 2.1. Huvuduppgifter 2.1.1. Städschema 2.1.1.1. Vilka tjänster som ska utföras, hur ofta de ska utföras och tidsschemat för utförandet anges i tabellerna i bilagorna 1a och 1b till specifikationerna. Vi poängterar att alla tjänster som listas i de båda bilagorna ska inkluderas i det totalpris som anges i artikel 7, inbegripet men inte begränsat till - fönsterputsning, - regenerering av golv, - rengöring av garage, inklusive garagegolv, - rengöring av arkiv, - tvätt och putsning av glas i lokalernas insida. Vid avtalets genomförande måste uppdragstagaren också informera den upphandlade myndigheten om alla förbättringar som skulle kunna göras och/eller områden där vissa tjänster som inte omfattas av det här avtalet skulle kunna läggas till. Denna information ska åtföljas av ett anbudspris och en förklaring som kan utgöra underlag för ett beslut i frågan. 2.1.1.2. Uppdragstagaren ansvarar för att utföra de tjänster som föreskrivs i avtalet på ett sådant sätt att de båda institutionernas verksamhet och infrastruktur inte störs och kan flyta på ett normalt sätt. Uppdragstagaren måste vidta alla nödvändiga åtgärder för att undvika skador på byggnader och egendom, får inte störa institutionernas normala verksamhet och måste omedelbart rapportera eventuella avvikelser som kan skada personer, lokaler och egendom av alla slag. 2.1.1.3. Tjänsterna ska utföras under uppdragstagarens ansvar och ledning, i enlighet med - tabellerna i bilagorna 1a och 1b till dessa specifikationer, - instruktioner från auktoriserad personal på den upphandlande myndigheten. 2/15 SV

2.1.2. Insamling av avfall 2.1.2.1. Innehållet i papperskorgar, olika typer av avfall och damm från sopning eller moppning och dammsugning ska samlas in i påsar i enlighet med de regler som gäller för lokalerna där tjänsterna tillhandahålls. Påsarna ska tillhandahållas av uppdragstagaren och avlämnas på därför avsedda platser i byggnaden. 2.1.2.2. Packlådor, avfall i form av dokument och pappersavfall ska samlas in separat, i påsar eller på något annat sätt, för lagring i ett utrymme i byggnaden som är anpassat för detta ändamål. 2.1.2.3. Uppdragstagaren ska se till att soptunnor sätts ut och kommer att informeras om på vilka dagar och tider detta ska ske. 2.1.2.4. Uppdragstagaren ska förebygga risken för brand genom att instruera sin personal att följa följande regler: - I lokalerna där Europaparlamentets informationskontor och Europeiska kommissionens representation har sin verksamhet råder rökförbud, vilket innebär att personalen inte får röka. - Innan personalen lämnar lokalerna ska den kontrollera att det inte finns något som kan orsaka fara i utrymmena avsedda för avfallsförvaring. 2.1.3. Återställande av föremål till deras ursprungliga plats När städarbetet slutförts ska följande uppgifter utföras: - Möbler och andra kontorsföremål som har flyttats ska ställas tillbaka på sin rätta plats. - Fönstren ska stängas. - Lamporna ska släckas. - Kontorsdörrarna ska stängas. - Kranarna i toalett- och köksutrymmen ska vara stängda. Städpersonalen ska inspektera utrustning och armaturer regelbundet för att säkerställa att de fungerar och kontrollera produktförråden löpande så att där inte uppstår några brister. 2.1.4. Ändringar av tider i städschemat Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att göra ändringar i städschemat om den bedömer att så är nödvändigt. 2.2. Tilläggstjänster som begärs särskilt av den upphandlande myndigheten 2.2.1. Förutom det städschema som föreskrivs i punkt 2.1 förbehåller sig den upphandlande myndigheten rätten att i särskilda fall begära tilläggstjänster. Begäran ska vara skriftlig och lämnas av den därför auktoriserade tjänstemannen, som ska ange de berörda tjänsternas art, på vilket datum och klockslag de ska utföras samt hur mycket personal som kommer att krävas. Denna skriftliga begäran ska lämnas minst 48 timmar innan tjänsterna ska utföras, till den person som uppdragstagaren har utsett enligt punkt 3.1.4. Uppdragstagaren ska göra följande: Tillhandahålla den utrustning och de produkter som behövs för att tjänsterna ska kunna utföras. För detta tillhandahållande gäller samma villkor som de som anges i städschemat i bilagorna 1a och 1b, insamling av avfall (punkt 2.1.2.) och återställande av föremål på deras ursprungliga plats (punkt 2.1.3). Arbeta övertid om den upphandlande myndigheten begär det, vilket kan innebära att man måste avvika från städschemat i 2.1.1.1. 2.2.2. Dessa tjänster ska faktureras och betalas tillsammans med de ordinarie tjänsterna. De priser som tillämpas kommer att vara de som anges i det relevanta prisanbudet (se bilaga 2 II Tilläggstjänster som begärs särskilt av den upphandlande myndigheten). 3/15 SV

2.3. Extratjänster som begärs särskilt av den upphandlande myndigheten i särskilda fall 2.3.1. Våtrengöring av mjuka möbler Mjuka möbler ska våtrengöras på begäran av den upphandlande myndigheten. 2.3.2. Regenerering av lädermöbler Lädermöbler ska regenereras på begäran av den upphandlande myndigheten. 2.3.3. Rengöring av flaggor Flaggor ska kemtvättas på begäran av den upphandlande myndigheten. 2.3.4. Rengöring av gardiner och draperier Gardiner och draperier ska tvättas och strykas på begäran av den upphandlande myndigheten. 2.3.5. Rengöring av bordsdukar i linne Bordsdukar i linne ska tvättas och strykas på begäran av den upphandlande myndigheten. Bordsdukarnas storlek är ca 2,4 x 1,4 m. 2.3.6. Rengöring av mattor Mattor ska kemtvättas eller schamponeras på begäran av den upphandlande myndigheten. 2.3.7. Dessa tjänster ska faktureras och betalas tillsammans med de ordinarie tjänsterna. De priser som tillämpas kommer att vara de som anges i det relevanta prisanbudet (se bilaga 2 III Extratjänster som begärs särskilt av den upphandlande myndigheten), förutom när det gäller tjänster som omfattas av punkt 2.3.8. 2.3.8. Andra extratjänster i särskilda fall Under särskilda omständigheter förbehåller sig den upphandlande myndigheten rätten att begära att uppdragstagaren ska inkomma med ett prisanbud för andra städtjänster än de som uttryckligen anges i dessa anbudsspecifikationer med bilagor. Uppdragstagaren ska lämna detta prisanbud så snabbt som möjligt. Den upphandlande myndigheten ska bekräfta huruvida den har för avsikt att låta uppdragstagaren tillhandahålla de tjänster som begäran gäller. 2.4. Fortlöpande tjänster Om den upphandlande myndigheten uttryckligen begär det ska uppdragstagaren, utan någon extra kostnad utöver totalsumman i prislistan, tillhandahålla och underhålla ytterligare utrustning som anses vara nödvändig för att uppgifterna i 2.1 2.3 ska kunna utföras. 3. UPPDRAGSTAGARENS SKYLDIGHETER Uppdragstagaren ska se till att allt som krävs för avtalets fullgörande finns tillgängligt, i tillräckligt antal och av tillräcklig kvalitet, nämligen: 4/15 SV

3.1. Personal 3.1.1. Uppdragstagaren ska tillhandahålla, leda och utöva tillsyn över en personalstyrka som har lämpliga kunskaper för att utföra uppgifterna och som ska tillhandahålla tjänsterna på de tider och med de intervall som anges i bilagorna till detta dokument. 3.1.2. Under hela avtalets löptid är och förblir uppdragstagaren personalens arbetsgivare; varken uppdragstagaren eller någon medlem av personalen kommer att få ett anställningsavtal med den upphandlade myndigheten. 3.1.3. Uppdragstagaren ska omedelbart ersätta en anställd som av någon anledning är frånvarande så att de berörda tjänsterna kan fortsätta att utföras utan avbrott. 3.1.4. Uppdragstagaren ska utse en anställd (arbetsledare) med allmänt ansvar. Arbetsledaren ska ha minst två års erfarenhet på ett verksamhetsområde som är jämförbart med det område som detta avtal omfattar. Arbetsledaren ska kunna lösa eventuella problem med att fullgöra avtalet, på plats och oavsett tidpunkt. Det ska, om så krävs, kunna gå att kontakta arbetsledaren när som helst under arbetsdagen. Om arbetsledaren är frånvarande ska han eller hon ersättas av en biträdande arbetsledare med samma kvalifikationer. Den upphandlande myndigheten ska också ges tillgång till kontaktuppgifter för nödsituationer på helger och allmänna helgdagar. 3.1.5. Uppdragstagaren ska se till att personalen följer alla regler och föreskrifter som gäller i de lokaler som Europaparlamentets informationskontor och Europeiska kommissionens representation nyttjar. Uppdragstagaren ska också tillhandahålla den upphandlande myndigheten de uppgifter om personalen som institutionerna behöver för säkerhetsändamål enligt sin arbetsordning, och ska inom tre dagar meddela institutionerna alla eventuella förändringar av dessa uppgifter. Innan arbetet inleds ska uppdragstagaren tillhandahålla en förteckning med efternamn, förnamn, nationalitet, födelsedatum, fullständig adress samt (om tillämpligt) typ av arbetstillstånd för varje person i personalen som föreslås utföra tjänsterna. Förteckningen ska också ange vilka uppgifter varje anställd ska tilldelas samt mellan vilka tider han eller hon ska arbeta. 3.1.6. Uppdragstagaren förpliktar sig att alltid använda samma personal för kontorsstädningen. Eventuella förändringar ska alltid meddelas skriftligt i förväg. 3.1.7. Den upphandlande myndigheten kommer så snart som möjligt att utställa passertillstånd för de anställda på städfirman så att de får tillträde till de byggnader som detta avtal omfattar. Varje person kommer att få ett passerkort, som ska bäras synligt när han eller hon befinner sig i lokalerna. Personalen måste följa alla instruktioner från den upphandlande myndigheten, särskilt när det gäller tillträde till vissa byggnader. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att, av skäl som den inte behöver redovisa, neka tillträde för en person som arbetar för uppdragstagarens räkning. 3.1.8. Alla arbetstagare, förmän, instruktörer och andra personer som arbetar för uppdragstagarens räkning ska skriva in sig i ett för ändamålet avsett register i receptionen när de går in i och ut ur byggnaden. 3.1.9. Det är förbjudet för uppdragstagarens personal att avlägsna föremål som tillhör den upphandlande myndigheten, även i sådana fall där de tycks vara utan värde. Personalen får inte ta del av något institutionsdokument som inte berör dem direkt. 3.2. Produkter och utrustning som uppdragstagaren ska tillhandahålla För alla områden och tjänster som omfattas av tabellerna i bilagorna 1a och 1b. 5/15 SV

3.2.1. Uppdragstagaren ska tillhandahålla och använda följande: - Alla rengöringsprodukter (rengöringsmedel, desinfektionsmedel osv.). - Alla produkter som behövs för påfyllning i toalettutrymmena (tvål, toalettpapper, handdukar osv.). - Alla produkter till köksutrymmet (diskmedel, rengöringsmedel, diskhanddukar, handdukar osv.). - Nödvändig utrustning (dammsugare, trappstegar osv.), lämpliga stora soppåsar för bortförande av avfall i behållare. - De arbetskläder och den skyddsutrustning som behövs. 3.2.2. De produkter som används får inte innehålla ämnen som kan skada exempelvis heltäckningsmattor, marmorytor, kaklade ytor, linoleum eller metaller. Produkternas sammansättning ska bevara de behandlade ytorna på ett tillfredsställande sätt. Produkterna ska följa gällande bestämmelser om miljöskydd och preferens kommer att ges till sådana produkter som ger de bästa garantierna i detta avseende. 3.2.3. Om någon yta skulle skadas på grund av att uppdragstagaren inte har följt dessa regler ska uppdragstagaren på egen bekostnad och så snabbt som möjligt reparera skadan. 3.2.4. Miljö-, säkerhets- och hälsokriterier Uppdragstagaren ska följa gällande EU-bestämmelser och nationella bestämmelser om miljöskydd, säkerhet och hälsa. På begäran av auktoriserad tjänsteman ska uppdragstagaren tillhandahålla en förteckning över alla produkter som används och deras kemiska sammansättning. Om den upphandlande myndigheten anser att de produkter som används inte ger tillräckliga garantier när det gäller hälsa, säkerhet och miljöskydd har den rätt att förbjuda användning av dessa produkter i lokalerna. De produkter och material som används ska förvaras i behållare med lämplig märkning och endast i utrymmen eller skåp som utsetts för detta ändamål. Skriftligt tillstånd för förvaring av brandfarliga produkter ska sökas hos en auktoriserad tjänsteman. Den utrustning och de metoder som används ska följa de hälso- och säkerhetsstandarder som gäller i de kontorslokaler där städningen sker, i enlighet med lokala föreskrifter. Rengöringsmedel måste uppfylla kraven i europeiska föreskrifter i fråga om biologisk nedbrytbarhet; i synnerhet måste den genomsnittliga biologiska nedbrytbarheten vara högre än 90 % hos var och en av följande ytaktiva ämnen i dessa rengöringsmedel: anjoniska, katjoniska, icke-joniska och amfotera ämnen. När andra rengöringsmedel än de som omfattas av de ovannämnda föreskrifterna väljs, ska allmän preferens ges till produkter som är baserade på biologiskt nedbrytbara beståndsdelar. Uppdragstagarens personal ska slå larm till de personer som ansvarar för lokalerna om det skulle uppstå problem med vattenläckage i tvätt- och toalettutrymmena eller om de upptäcker någon annan typ av fel vid utförandet av arbetet. Uppdragstagarens personal ska ha utbildats i hur de ska använda rengöringsprodukter på ett ekonomiskt vis och i rätta mängder. Uppdragstagaren ska kunna bevisa för den upphandlande myndigheten att denna utbildning har ägt rum. Rengöringsprodukter ska helst vara koncentrerade och förpackade i återvinningsbara eller återanvändbara behållare försedda med ett mått eller någon annan mätanordning. De mängder som är lämpliga att använda ska anges på 6/15 SV

förpackningen tillsammans med en bruksanvisning. Bruksanvisningen ska också finnas på etiketterna. Kontorsavfall ska samlas in separat. Allt avfall bestående av rengöringsprodukter som innehåller giftiga ämnen ska behandlas som riskavfall. Uppdragstagaren ska i möjligaste mån använda produkter utan blekmedel, EDTA (etylendiaminotetraättiksyra), formaldehyd, nitro-myskämnesbaserade doftämnen eller ämnen som klassificerats som cancerframkallande, mutagena eller reproduktionstoxiska. Uppdragstagaren ska under arbetet minimera energiförbrukningen så mycket som möjligt. Termisk desinfektion ska användas när det går. De metoder och/eller produkter som används ska på ett lämpligt sätt bevara de behandlade ytorna under alla omständigheter. Produkter som används för rengöring av inredningsdetaljer i aluminium och andra metaller ska uppfylla de standarder som fastställts i det berörda landet av sammanslutningen av företag som arbetar med sådana produkter. Vissa fönster, dörrar och glasväggar är försedda med ett skyddande skikt, vilket måste rengöras på rätt sätt. Inga rengöringsmedel får användas och ytorna får inte heller skrapas. Därför ska uppdragstagaren vara särskilt noggrann vid valet av rengöringsmetod för de föremål som är försedda med ett skyddande skikt. 3.2.5. Efterlevnad av lagar och andra författningar Anbudsgivarna uppmärksammas på att deras anbud ska utformas i enlighet med tillämplig lagstiftning på nationell nivå och EU-nivå, särskilt direktiv 2001/23/EG 1 (EGT L 82, 22.3.2001) om företagsöverlåtelser och dess nationella genomförandeåtgärder. Särskild uppmärksamhet bör fästas vid gällande bestämmelser avseende skydd för arbetstagarnas rättigheter vid byte av arbetsgivare i samband med företagsöverlåtelser. 4. AVTALET 4.1. Beskrivning av avtalet De tjänster som beskrivs i dessa anbudsspecifikationer kommer att bli föremål för ett avtal mellan Europeiska kommissionen (som företräder Europaparlamentets informationskontor och Europeiska kommissionens representation) och den uppdragstagare som har vunnit upphandlingen. I detta avtal kommer de rättsliga och ekonomiska villkoren (inklusive de som rör prisindexering) att anges, tillsammans med de administrativa och tekniska villkor som är tillämpliga under avtalets löptid. Avtalet kommer att upprättas med hänvisning till de villkor som anges i utkastet till tjänsteavtal i bilaga 3 till anbudsinfordran. 4.2. Varaktighet Detta avtal kommer att ingås för en inledande period på ett år. Det kan förnyas fyra gånger för ytterligare en period på ett år. Avtalet får sammanlagt löpa i högst fem år. 1 Rådets direktiv 2001/23/EG av den 12 mars 2001 om tillnärmning av medlemsstaternas lagstiftning om skydd för arbetstagares rättigheter vid överlåtelse av företag, verksamheter eller delar av företag eller verksamheter (EGT L 82, 22.3.2001, s. 16). 7/15 SV

4.3. Plats för fullgörande av avtalet Uppdragstagaren kommer att arbeta i de lokaler som nyttjas av Europaparlamentets informationskontor och Europeiska kommissionens representation på Regeringsgatan 65 i Stockholm, Sverige. 4.4. Deltagande i anbudsinfordran Avtalet omfattas av Världshandelsorganisationens avtal om offentliga upphandlingar. Både fysiska och juridiska personer kan delta i anbudsinfordran. 4.5. Avtalets värde Avtalets uppskattade värde är 30 000 36 000 euro för ett år och 150 000 180 000 euro för fem år, exklusive moms. Enligt artikel 134 c och 134 f i kommissionens delegerade förordning (EU) nr 1268/2012 av den 29 oktober 2012, där närmare tillämpningsföreskrifter fastställs, får den upphandlande myndigheten tillämpa ett förhandlat förfarande när det rör sig om nya tjänster som är en upprepning av liknande tjänster som tilldelats samma uppdragstagare i ett ursprungligt avtal. Detta förfarande får bara tillämpas under tre år efter det att det ursprungliga avtalet ingicks. 5. BESÖK I DE LOKALER SOM SKA RENGÖRAS Europeiska kommissionens representation kommer att anordna ett obligatoriskt besök på plats hos den upphandlande myndigheten och även ett informationsmöte där deltagarna får möjlighet att diskutera frågor som rör de tekniska specifikationerna. En rapport från detta besök med alla frågor och svar kommer att sammanställas och skickas ut samtidigt till alla företag som var företrädda under besöket. Arrangemangen runt detta besök anges i anbudsinfordran. Anbudsgivare som inte deltar i det obligatoriska besöket på plats kommer att uteslutas från upphandlingen. 6. BETALNING Betalning för de tillhandahållna tjänsterna (ordinarie städschema plus tilläggs- och extratjänster i särskilda fall) kommer att ske varje månad på det sätt som anges i utkastet till avtal, efter föreläggande av en korrekt faktura som upprättats i enlighet med nationell lagstiftning och av alla styrkande handlingar som anger de tjänster som utförts under den berörda månaden, särskilt den skriftliga begäran från den upphandlande myndigheten om tilläggs- och extratjänster i särskilda fall. 7. INLÄMNANDE AV ANBUD Genom att lämna ett anbud godtar anbudsgivarna de villkor som anges i dessa anbudsspecifikationer med bilagor, utan utelämnanden eller tillägg, och avstår från sina egna försäljningsvillkor. Anbudet ska innehålla följande: a) All information och dokumentation som krävs för att den upphandlande avdelningen ska kunna bedöma anbuden på grundval av de uteslutnings- och urvalskriterier som anges i punkterna 11 och 12. Därför ska anbudsgivaren också fylla i tabellerna i bilaga 5 till anbudsinfordran, där det anges vilka handlingar som krävs, samt fylla i och underteckna försäkran på heder och samvete i bilaga 4 till anbudsinfordran. b) Prisanbudet i bilaga 2 till anbudsspecifikationerna ska fyllas i fullständigt, dateras och undertecknas av anbudsgivaren. c) Anbudet ska vara skrivet på något av Europeiska unionens officiella språk. 8/15 SV

d) Om anbudet lämnas in av ett konsortium eller en grupp av tjänsteleverantörer ska varje medlem lämna in en undertecknad och daterad fullmakt eller ett annat giltigt tillstånd som ger en av dem befogenhet att ingå åtaganden för konsortiet eller gruppen och samtliga medlemmar. 8. PRISER Anbudsgivaren uppmanas att särskilt beakta följande: - Priser måste anges i euro. - Alla anbudsgivare ska ange ett totalpris som ska täcka alla nödvändiga arbetskläder, rengöringsprodukter och redskap, samt alla andra kostnader som gäller avtalets fullgörande. - Prisanbudet i bilaga 2 till anbudsspecifikationerna måste undertecknas och dateras. Det ska innehålla följande nio delar: 1. Månatligt totalpris för ordinarie tjänster (se rubrik I för prisanbudet Ordinarie tjänster). 2. Totalpris per timme och person för tilläggstjänster som begärs särskilt på arbetsdagar, på tider som inte ingår städschemat (kl. 7.30 9.00) (se rubrik II.A för prisanbudet Tilläggstjänster som begärs särskilt och som utförs på en arbetsdag under kontorstid). 3. Totalpris per timme och person för tilläggstjänster som begärs särskilt på arbetsdagar, på tider som inte ingår städschemat (kl. 7.30 9.00) (se rubrik II.B för prisanbudet Tilläggstjänster som begärs särskilt och som utförs på en arbetsdag utanför kontorstid). 4. Totalpris per timme och person för tilläggstjänster som begärs särskilt på lördagar, söndagar eller allmänna helgdagar (se rubrik II.C för prisanbudet Tilläggstjänster som begärs särskilt och utförs på en lördag, söndag eller allmän helgdag). 5. Pris per person och timme för extratjänster som begärs särskilt gällande våtrengöring av mjuka möbler (se rubrik III.A för prisanbudet). 6. Totalpris per enhet för extratjänster som begärs särskilt gällande regenerering av läder (se rubrik III.B för prisanbudet). 7. Totalpris per enhet för extratjänster som begärs särskilt gällande kemtvätt av flaggor (se rubrik III.C för prisanbudet). 8. Totalpris per kvadratmeter för extratjänster som begärs särskilt gällande tvätt och strykning av gardiner och draperier (se rubrik III.D för prisanbudet). 9. Totalpris per enhet för extratjänster som begärs särskilt gällande tvätt och strykning av bordsdukar i linne (se rubrik III.E för prisanbudet). 10. Totalpris per kvadratmeter för extratjänster som begärs särskilt gällande kemtvätt och schamponering av mattor (se rubrik III.F för prisanbudet). Priserna ska anges utan några avgifter eller skatter, inbegripet moms, eftersom Europeiska unionens institutioner är befriade från dessa enligt artiklarna 3 och 4 i protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier. Momsbeloppet ska redovisas separat. Priserna ska vara fasta och får inte justeras under det första året av avtalets löptid. Från och med inledningen av det andra året av avtalets löptid får priserna justeras uppåt eller nedåt varje år på årsdagen av det datum då avtalet undertecknades. Detta sker på begäran av en av parterna och via ett rekommenderat brev som skickas senast tre månader före det datumet. Denna justering bestäms av utvecklingen för konsumentprisindex och kommer att beräknas med hjälp av den formel som anges i utkastet till avtal i bilaga 3 till anbudsinfordran. Alla kostnader för utarbetandet och inlämnandet av ett anbud ska bäras av anbudsgivaren och ersätts inte. 9. TEKNISKT ANBUD Det tekniska anbudet ska utformas enligt samma struktur som föremålet för avtalet. 9/15 SV

Det tekniska anbudet ska inte innehålla några av de handlingar som anges i uteslutnings- eller urvalskriterierna och ska inte heller hänvisa till omständigheter som omfattas av dessa kriterier. Det tekniska anbudet ska innehålla följande: 1. En detaljerad beskrivning av hur personalens arbete ska organiseras och hur anbudsgivaren ämnar utföra de uppgifter som omfattas av avtalet enligt villkoren i dessa anbudsspecifikationer, inklusive hur många lokalvårdare som krävs för att fullgöra avtalet effektivt och utan avbrott under löptiden. 2. En beskrivning av åtgärderna för kvalitetskontroll av de tillhandahållna tjänsterna. 3. En beskrivning av kvaliteten på och kvantiteten av de rengöringsmedel som anbudsgivaren använder i det dagliga städarbetet, inklusive de produkter som används för påfyllning i toalettutrymmena, för att se till att avtalet fullgörs effektivt och att tjänsterna håller hög kvalitet. 10. UNDERLEVERANTÖRER Underentreprenad under avtalets löptid får bara ske med den upphandlande myndighetens skriftliga medgivande i förväg. Uppdragstagaren förblir ensamt ansvarig för avtalets korrekta fullgörande. 11. UTESLUTNINGSKRITERIER 1 - Uteslutande från deltagande i förfarandet: Anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i ett upphandlingsförfarande i följande fall: a) Om de är i konkurs eller likvidation, är föremål för tvångsförvaltning, har ingått ackordsuppgörelse med borgenärer eller har avbrutit sin näringsverksamhet, är föremål för förfaranden avseende dessa omständigheter, eller är i en motsvarande situation till följd av något liknande förfarande enligt nationella lagar och andra författningar. b) Om de har fällts för brott mot yrkesetiken enligt lagakraftvunnen dom. c) Om den upphandlande myndigheten kan styrka att de har gjort sig skyldiga till allvarligt fel i yrkesutövningen. d) Om de inte har fullgjort sina skyldigheter att erlägga socialförsäkringsavgifter eller betala skatt enligt lagstiftningen i det land där de är etablerade eller i det land där den upphandlande myndigheten finns, eller där avtalet ska fullgöras. e) Om de i en lagakraftvunnen dom har dömts för bedrägeri, korruption, deltagande i kriminella organisationer eller någon annan olaglig verksamhet som skadar gemenskapens finansiella intressen. f) Om de i samband med ett annat upphandlingsförfarande eller bidragsförfarande som finansierats av gemenskapsbudgeten har förklarats skyldiga till allvarligt avtalsbrott eftersom de inte fullgjort sina avtalsenliga skyldigheter. Bevisning: 1. Anbudsgivarna ska i sina anbud lämna en försäkran på heder och samvete om att de inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs ovan. Använd mallen i bilaga 4 till anbudsinfordran och glöm inte att datera och underteckna försäkran. 2. Inom den tidsfrist som fastställs av den upphandlande myndigheten och innan avtalet undertecknas ska den anbudsgivare som tilldelas uppdraget lägga fram de bevis som avses i följande punkt och som styrker den försäkran som avses i föregående punkt. 3. Såsom tillräckligt bevis för att den anbudsgivare som ska tilldelas uppdraget inte befinner sig i någon av de situationer som avses i punkt 1 a), 1 b) eller 1 e) kommer den upphandlande myndigheten att godta ett utdrag ur ett officiellt register eller, om ett sådant inte kan uppbringas, en handling med samma bevisvärde utfärdad av en rättslig eller administrativ myndighet i ursprungslandet eller det land personen kommer ifrån som visar att kraven i detta avseende är uppfyllda. 10/15 SV

Den upphandlande myndigheten kommer som tillräckligt bevis för att anbudsgivaren inte befinner sig i någon av de situationer som beskrivs i punkt 1 d) att godta ett intyg från en behörig myndighet i den berörda medlemsstaten. Om landet i fråga inte utfärdar sådana handlingar eller intyg, och för andra fall av uteslutning enligt punkt 1 c) och 1 f) ovan, får intyget ersättas med en försäkran under ed eller på heder och samvete som vederbörande avgett inför en domstol eller förvaltningsmyndighet, en notarie eller en behörig branschorganisation i ursprungslandet eller i det land personen kommer ifrån. Dessa dokument eller intyg ska vara giltiga vid utgången av tidsfristen för anbudsinfordran, och ska oavsett detta ha utfärdats mindre än 12 månader före tidsfristens utgång. De handlingar som anges i punkterna 1 och 3 ovan ska, i enlighet med den nationella lagstiftningen i det land där anbudsgivaren är etablerad, gälla juridiska eller fysiska personer, och där så krävs enligt den upphandlande myndighetens bedömning företagsledare och andra aktörer med rätt att representera, fatta beslut eller utföra kontroll hos anbudsgivaren. 2 - Uteslutande från uppdragstilldelning: Inget uppdrag kommer att tilldelas anbudsgivare som vid tidpunkten för uppdragstilldelningen genom detta förfarande befinner sig i någon av följande situationer: a) De befinner sig i en intressekonflikt. Den upphandlande myndigheten måste se till att anbudsgivaren när anbudet inges inte befinner sig i en intressekonflikt med avseende på denna anbudsinfordran. En intressekonflikt kan uppstå bl.a. till följd av ekonomiska intressen, politisk eller nationell anknytning, familjeband eller känslomässiga band, någon annan relevant anknytning eller gemensamt intresse. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att bedöma om en intressekonflikt föreligger. Därför ska anbudsgivarna ange om deras avlöningslista, personal eller aktieägare inbegriper tidigare EU-tjänstemän, kontraktsanställda, tillfälligt anställda eller extraanställda som har arbetat för Europeiska gemenskaperna under de senaste tre åren närmast före denna anbudsinfordran, tjänstlediga EU-tjänstemän, tidigare utplacerade tjänstemän till EU-institutionerna som har arbetat för Europeiska gemenskaperna under de senaste tre åren närmast före denna anbudsinfordran. Anbudsgivarna ska också försäkra att de inte har lämnat och inte kommer att lämna några erbjudanden av något slag som kan ge upphov till en fördel inom ramen för avtalet, att de inte har tilldelat och inte kommer att tilldela, inte har sökt och inte kommer att söka, inte har försökt och inte kommer att försöka erhålla samt inte har tagit emot och inte kommer att ta emot någon förmån av ekonomisk eller annan art till eller från någon part, som skulle utgöra en olaglig handling eller innebära direkt eller indirekt korruption, som incitament eller belöning i samband med tilldelningen av uppdraget, samt att de utan dröjsmål kommer att underrätta den upphandlande myndigheten om alla situationer där en intressekonflikt föreligger eller skulle kunna uppstå. b) De har lämnat felaktiga uppgifter till den upphandlande myndigheten i fråga om de krav som måste uppfyllas för att få delta i anbudsförfarandet eller har inte lämnat de uppgifter som krävs. Bevisning: Den upphandlande myndigheten kommer som tillräckligt bevis på att anbudsgivaren inte befinner sig i någon av situationerna i punkterna 2 a) och 2 b) att godta en försäkran på heder och samvete 11/15 SV

som undertecknats av anbudsgivaren och utformats enligt mallen i bilaga 4 till anbudsinfordran. Den upphandlande myndigheten förbehåller sig dock rätten att kontrollera uppgifterna. 3 - Anbud som lämnas av företagskonsortier eller grupper av tjänsteleverantörer anbud med underentreprenad Om anbudet lämnas in av ett konsortium eller en anbudsgivare som har för avsikt att lägga ut en del av arbetet på underentreprenad eller låta det utföras av en annan ekonomisk aktör, ska uteslutningskriterierna ovan uppfyllas av varje ekonomisk operatör som deltar i anbudet. Bevisning: I fråga om anbud som lämnas in av konsortier eller grupper av tjänsteleverantörer ska varje ekonomisk aktör som deltar i anbudet lämna en försäkran på heder och samvete för att bevisa att inget av uteslutningskriterierna för deltagande i förfarandet eller tilldelning av uppdrag är tillämpligt. Inom den tidsfrist som fastställs av den upphandlande myndigheten och innan avtalet undertecknas ska den anbudsgivare som tilldelas uppdraget lägga fram de bevis som avses ovan, för att styrka den försäkran på heder och samvete som varje ekonomisk aktör som är part i konsortierna eller i grupperna av tjänsteleverantörer har lämnat. Om anbudet inbegriper underentreprenad ska den anbudsgivare som tilldelas uppdraget, inom den tidsfrist som fastställs av den upphandlande myndigheten och innan avtalet undertecknas, lägga fram de bevis som avses ovan och som gäller uteslutningskriterierna för deltagande i förfarandet eller tilldelning av uppdrag, för att styrka försäkran på heder och samvete för varje underentreprenör för vilken den upphandlande myndigheten begär det. Om de uppgifter som ska utföras av underentreprenörer utgör mindre än 20 % av avtalets värde behöver dessa dock inte lämna några styrkande handlingar, utan bara en försäkran på heder och samvete (se bilaga 4 till anbudsinfordran). Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att begära in styrkande handlingar där den anser det vara lämpligt. 12. URVALSKRITERIER Anbudsgivarna ska lägga fram bevis för att de har de finansiella, ekonomiska och tekniska resurserna och yrkeskunnandet för att tillhandahålla de tjänster som beskrivs i enlighet med de uppgifter som anges i punkterna 2 och 3 i dessa anbudsspecifikationer och mot betalning enligt utkastet till avtal för tillhandahållande av tjänster som utgör bilaga 3 till anbudsinfordran. Tillsammans med sitt anbud ska de också tillhandahålla de uppgifter och styrkande handlingar som anges i punkterna a, b och c nedan. Om anbudet lämnas in av ett konsortium ska de ekonomiska och finansiella resurserna hos varje medlem i konsortiet kontrolleras. Tekniska resurser och yrkeskunnande kan kontrolleras antingen för konsortiet som helhet eller individuellt för var och en av konsortiets medlemmar. Om anbudet lämnas in av en anbudsgivare som har för avsikt att lägga ut en del av arbetet på underentreprenad eller låta det utföras av någon annan ekonomisk aktör, ska underentreprenören eller denna ekonomiska aktör styrka att kriterierna för ekonomiska, finansiella och tekniska resurser samt för yrkeskunnande är uppfyllda. I tillämpliga fall och för ett visst avtal får anbudsgivaren använda sig av andra enheters resurser, oavsett vilken associationsform som förbinder dessa enheter med anbudsgivaren. I sådana fall ska anbudsgivaren bevisa för den upphandlande myndigheten att han eller hon har tillräckliga resurser för att kunna fullgöra avtalet, t.ex. genom att visa upp det åtagande som dessa enheter har lämnat om att de ska ställa sina resurser till förfogande. Anbudsgivaren måste ange vilken roll vart och ett av de berörda företagen har. a) Status och rättskapacitet För alla anbudsgivare ska följande uppgifter anges: 12/15 SV

- Namn, adress, telefon- och faxnummer, e-postadress. - Momsregistreringsnummer. - Bankkontonummer samt bankens namn och adress. - Intyg på registrering i handels- eller yrkesregister i enlighet med lagstiftningen i de EUländer där anbudsgivaren är etablerad. Juridiska personer ska dessutom bifoga följande handlingar: - Rättslig form. - Kopia av företagets stadgar och bolagsordning. - Namn på personer i ledningen och deras arbetsuppgifter. b) Ekonomiska och finansiella resurser (för alla anbudsgivare): Anbudsgivarnas ekonomiska och finansiella resurser kan styrkas med hjälp av någon av följande handlingar: - Lämpliga bankreferenser eller bevis på täckande ansvarsförsäkring för verksamheten. - Balansräkning för åtminstone de två senaste räkenskapsåren med årsbokslut i de fall där offentlig redovisning av balansräkningar krävs enligt bolagslagstiftningen i det land där den ekonomiska aktören är etablerad. - Uppgift om total omsättning och omsättning för de tjänster som upphandlingen gäller för en period som högst kan omfatta de tre senaste räkenskapsåren. Anbudsgivarens genomsnittliga omsättning per år får inte ha understigit 75 000 euro under de senaste tre åren. c) Tekniska resurser och yrkeskunnande (för alla anbudsgivare): Anbudsgivarna ska lämna övertygande bevis på följande: - Att de tidigare har uppnått goda resultat på det område som avtalet gäller. För att styrka detta ska de tillhandahålla en förteckning över minst två (maximalt fyra) tjänster de utfört under de senaste tre åren inom området kontorsstädning, tillsammans med ungefärliga uppgifter om värden, datum och namn på mottagarna av dessa tjänster (offentliga eller privata kunder). Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att be om och kontakta referenser vid de angivna företagen/organisationerna. - Att deras genomsnittliga årliga arbetsstyrka och antalet arbetsledare under de senaste tre åren har varit tillräckliga med hänsyn till företagets arbetsvolym. De ska också lämna uppgifter om akademisk utbildning och yrkeskvalifikationer hos personer i ledande ställning och särskilt hos den anställda person (arbetsledaren) som utsetts till att ha det allmänna ansvaret för att tjänsterna tillhandahålls (se punkt 3.1.4). Denna person ska kunna visa att han eller hon i tillräcklig grad behärskar landets officiella språk. - Att de har tillräckligt med personal med de föreskrivna färdigheterna för att kunna fullgöra avtalet enligt dessa anbudsspecifikationer med bilagor samt i enlighet med bästa affärssed. För att styrka detta ska de tillhandahålla en beskrivning av hur de organiserat sin interna verksamhet för att kunna utföra de föreskrivna uppgifterna och vilka personer inom personalstyrkan som behärskar svenska eller engelska i tillräcklig grad, även i fråga om de föreslagna åtgärderna för att säkerställa att verksamheten löper utan avbrott och för att hantera nödfallssituationer under veckoslut och allmänna helgdagar (se punkt 3.1.4) Att de har utrustning och tillämpar förfaranden som följer gällande miljö-, hälso- och säkerhetskrav (se punkt 3.2.4). Anbud som inte uppfyller uteslutnings- och urvalskriterierna kommer inte att beaktas. Anbudsgivare som inte lämnar in de handlingar som föreskrivs i dessa anbudsspecifikationer för bedömningen avseende uteslutnings- och urvalskriterierna kommer att uteslutas från upphandlingen. Den upphandlande myndigheten kommer att besluta huruvida de styrkande handlingar som lämnats in uppfyller urvalskriterierna. 13. TILLDELNINGSKRITERIER Avtalet kommer att ingås med den anbudsgivare som ger det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet enligt följande kriterier: 13/15 SV

Kvalitet Nr Kvaliteten bedöms enligt följande kriterier: Högsta möjliga poäng 1. Kvaliteten på den detaljerade beskrivningen av hur anbudsgivaren i enlighet med kraven i dessa anbudsspecifikationer ämnar utföra de uppgifter som omfattas av avtalet enligt punkt 2, inbegripet hur många lokalvårdare som behövs för att fullgöra avtalet effektivt och utan avbrott under löptiden. 2 Kvaliteten på anbudsgivarens metoder för kvalitetskontroll av tjänsterna, i enlighet med kraven i punkt 2.1.1. i de tekniska specifikationerna. 3 Kvantiteten av och kvaliteten på de rengöringsmedel som anbudsgivaren använder för det dagliga städarbetet för att garantera att tjänsterna håller hög kvalitet, samt kvaliteten på de produkter som används för påfyllning i toalettutrymmena, i enlighet med kraven i punkt 3.2 i de tekniska specifikationerna. Totalpoäng (Q) 1+2+3 100 Kvalitetskriterierna 1, 2 och 3 kommer att bedömas utifrån det tekniska anbud som ska ingå i anbudet (se punkt 9). Endast anbud som får 60 % eller mer för vart och ett av kvalitetskriterierna 1, 2 och 3 och 70 % totalt kommer att beaktas vid tilldelningen av avtalet. Pris För det ekonomiska anbudet ska anbudsgivarna använda standardtabellerna i bilaga 2 till anbudsinfordran. Om dessa tabeller ändras eller om uppgifter utelämnas kommer anbudet att betraktas som ogiltigt. För att kunna jämföra de ekonomiska anbuden kommer den upphandlade myndigheten att använda ett referenspris. I detta referenspris ingår följande: 40 40 20 TJÄNST Multiplikati onsfaktor Månatligt totalpris för utförande av ordinarie tjänster. 12 a Totalpris per timme och person för en tilläggstjänst som begärs särskilt på en arbetsdag under kontorstid. 50 b Totalpris per timme och person för en tilläggstjänst som begärs särskilt på en arbetsdag utanför kontorstid. 5 c Totalpris per timme och person för en tilläggstjänst som begärs särskilt och utförs på en lördag, söndag eller allmän helgdag. Totalpris per timme och person för en extratjänst som begärs särskilt gällande våtrengöring av mjuka möbler. Totalpris per enhet för en extratjänst som begärs särskilt gällande regenerering av lädermöbler. Totalpris per enhet för en extratjänst som begärs särskilt gällande tvätt av flaggor. Totalpris per enhet för en extratjänst som begärs särskilt gällande tvätt och strykning av gardiner och draperier. 5 d 3 e 2 f 2 g 2 h 14/15 SV

Totalpris per enhet för en extratjänst som begärs särskilt gällande tvätt och strykning av bordsdukar i linne. Totalpris per kvadratmeter för en extratjänst som begärs särskilt gällande rengöring av mattor. Sammanlagt referenspris 2 i 4 j a+b+c+d+e+f+g+h+i+ j Referenspriset, som kommer att beräknas av den upphandlande myndigheten, används endast med syftet att jämföra de inkomna anbuden och är inte bindande. Endast de nettostyckepriser som anges i bilaga 2 till anbudsinfordran är bindande. Avtalstilldelning Avtalet kommer att tilldelas det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet, som får det högsta poängtalet när man tillämpar följande formel: Lägsta pris Poäng för anbud X = Pris för anbud X * Totalt antal poäng för kvaliteten (av 100) för samtliga kriterier för anbud X Den upphandlande myndigheten förbehåller sig rätten att avstå från tilldelning av uppdrag. FÖRTECKNING ÖVER BILAGOR TILL ANBUDSSPECIFIKATIONERNA Bilaga 1a: Arbets- och trafikområden som nyttjas av den upphandlande myndigheten Bilaga 1b: Sanitära utrymmen och köksutrymmen som nyttjas av den upphandlande myndigheten Bilaga 1c: Beskrivning av lokalerna 15/15 SV