5.9. ERSÄTTNINGSPOLICY Fastställd av styrelsen 2014-05-28 Tidigare fastställd av styrelsen 2013-06-19 I de fall Hälsinglands Sparbank saknar policys eller instruktioner inom något område ska Swedbanks regelverk gälla så som bankens egna. För samtliga policys och instruktioner har Head of Compliance i Hälsinglands Sparbank tolkningsföreträde. Ansvarig för implementering: VD Innehåll 1. Syfte 2. Mål 3. Personalpolicy 4. Rörlig ersättning till anställda 5. Ersättningsutskott/ särskilt ansvarig styrelseledamot 6. Kriterier för rörlig ersättning 7. Beslut om ersättningssystem och riskbedömning 8. Styrning, uppföljning och kontroll 9. Information till anställda 10. Offentliggörande Bilaga 1 Riskbedömning Externa regelverk Finansinspektionen FFFS 2007:5 Om offentliggörande av information om kapitaltäckning och riskhantering. FFFS 2011:1 Om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning. FFFS 2014:1 Om styrning, riskhantering och kontroll i kreditinstitut. EBA:s riktlinjer för intern styrning (GL44) Avsnitt B Ledningsorgan 19 styrning av ersättningspolicyn Avsnitt C Riskhantering 21 Överensstämmelse mellan ersättningspolicyn och riskprofilen
1. Syfte Syftet med denna policy är att styrelsen ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i Hälsinglands Sparbank samt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta och kontrollera de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för Sparbanken. Policyn skall årligen omprövas av styrelsen. 2. Mål Sparbankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med sparbankslagen och lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten på ett sådant sätt att sparbankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet. 3. Personalpolicy Styrelsen har vid sidan om denna policy fastställt en övergripande Personalpolicy. 4. Rörlig ersättning till anställda Sparbankens anställda tjänstemän kan ha rörlig ersättning utöver fast lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av sparbanken uppsatta mål. Målen kan vara resultatmål och/eller aktivitetsmål. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 2 ovan. 5. Särskilt ansvarig styrelseledamot Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ska besluta om rörliga ersättningar i sparbanken, i förekommande fall efter förslag från VD. Inom Hälsinglands Sparbanks styrelse finns en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till anställda. Denna person ska ha tillräcklig kunskap och
erfarenhet av riskbedömning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet, och får inte ingå i Företagets verkställande ledning. Den särskilt ansvarige styrelseledamoten ska se till att lämpliga kontrollfunktioner deltar i bedömningsprocessen av företagets ersättningspolicy och ersättningssystemet. Styrelseledamoten rapporterar sedan till styrelsen. I Hälsinglands Sparbank är styrelsens ordförande särskilt ansvarig för ersättningsfrågor. Styrelsen ska också besluta om ersättning till den verkställande direktören, och till företagets kontrollfunktioner, eller till anställda som har det övergripande ansvaret för någon av företagets kontrollfunktioner. Styrelsen ska beakta tillämpningen av denna ersättningspolicy inom ramen för den interna kapitalutvärderingsprocessen. Balans mellan fast och rörlig ersättning Om ersättningen innefattar en rörlig del skall det finnas en lämplig balans mellan den fasta och rörliga delen. Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära ersättningen medan den rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den rörliga delen skall således kunna bestämmas till noll. Den rörliga ersättningen får max uppgå till 80 000 kr per år och anställd, exkl. VD, i enlighet med Vinstandelssystemets Guldeken regler. 6. Kriterier för rörlig ersättning Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till på förhand bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Proportionen mellan grundlön och rörlig del ska vara rimlig. Rörlig del ska även innehålla ett maximalt belopp som kan utfalla. Kriterierna för rörlig ersättning baserade på resultatmål ska fastställas så att de helt bortfaller om måluppfyllelsen understiger en nivå som styrelsen årligen definierar. Kriterierna skall dokumenteras.
7. Beslut om ersättningssystem och riskbedömning Styrelsen beslutar om kriterier i rörliga ersättningssystem till anställda. Till grund för styrelsens beslut ska ligga en av styrelsen fastställd riskbedömning, fogad till denna policy som bilaga 1. Samtliga anställda, förutom VD omfattas av rörliga ersättningssystem. I sparbanken ska endast förekomma ett rörligt ersättningssystem, som är lika för alla anställda som omfattas av systemet. I Hälsinglands Sparbank tillämpas för närvarande ett resultatsystem med avsättningar till stiftelsen Guldeken där utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. 8. Styrning, uppföljning och kontroll Enligt Finansinspektionens föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning (2011:1 kap 3) är det sparbankens styrelse som ska besluta om ersättningspolicy och som ansvarar för att se till att den tillämpas och följs upp. Styrelsens beslut ska i tillämpliga fall följa vad stämman beslutat i fråga om ersättning till banken. VD ansvarar för löpande uppföljning av sparbankens ersättningssystem. Någon av kontrollfunktionerna (förslagsvis rullande schema mellan internrevision, risk och compliance) ska vid behov och minst en gång årligen granska efterlevanden av ersättningspolicyn och rapportera resultatet av granskningen till styrelsen. Vad som gäller avseende styrning och kontroll ersättning i banken se föreskrifterna som nämns ovan 2011:1 kap 3, paragraf 1-9. 9. Information till anställda Sparbankens ledning ska informera de anställda som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem, samt om innebörden av policyn och ersättningssystemet.
10. Offentliggörande Relevant och tydlig information om sparbankens ersättningar ska lämnas i årsredovisningen, i bilaga till årsredovisningen eller på sparbankens webbplats. Informationen ska finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggöranden. Informationen ska innehålla: Beslutsprocess och riskbedömning för ersättningssystemet. Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar samt Övriga relevanta uppgifter enligt FFFS 2007:5, kap 11.
Bilaga 1 Riskbedömning Bakgrund Finansinspektionen utkom i februari 2011 med nya föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning, FFFS 2011:1 (föreskrifterna). Syftet med de nya föreskrifterna är att förbättra företagens hantering av risker i sina ersättningssystem. Föreskrifterna uppställer generella krav på företagens ersättningspolicy och rörliga ersättning samt specifika krav på riskanpassning av ersättningssystemets struktur såsom resultatbedömning, riskjustering, uppskjutande av rörlig ersättning samt krav på att resultatbaserad rörlig ersättning ska grundas på riskjusterade vinstmått. Syfte Syftet med denna riskbedömning är att analysera de risker som finns med Hälsinglands Sparbanks ersättningspolicy och ersättningssystem samt identifiera särskilt reglerad personal som omfattas av specifika bestämmelser om riskanpassning av ersättningens struktur. Metod I föreskrifterna finns inte någon vägledning för hur riskbedömningen ska utformas. Däremot framgår att ersättningspolicyn ska utformas och tillämpas på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till företagets storlek och interna organisation samt verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Vidare anges att ersättningspolicyn ska överensstämma med företagets affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. När det gäller bedömningen av vilken personal som ska anses vara särskilt reglerad gäller som utgångspunkt i riskbedömningen en presumtion för att alla anställda i de personalkategorier som anges i 1 kap 4 9 a-d i föreskrifterna utgör särskilt reglerad personal. Riskbedömningen kan emellertid visa att det finns personal i dessa kategorier, som trots sin position inte kan påverka företagets risknivå i väsentlig utsträckning. Dessa personer kan då undantas från särskilt reglerad personal. Skälen för detta ska dokumenteras i riskbedömningen.
Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem Sparbankens storlek, verksamhetens art, omfattning och komplexitet Hälsinglands Sparbank är en självständig sparbank vars verksamhetsområde omfattar Hudiksvalls-, Nordanstigs- och till viss del Sundsvalls kommuner. Hälsinglands Sparbank har 5 kontor och bedriver en traditionell sparbanksrörelse riktad till privat- och företagskunder. Verksamheten innefattar huvudsakligen utlåning, inlåning, finansiell rådgivning och försäkring. Sparbanken bedriver inte egen handel med värdepapper. Antalet anställda är ca 90 årsarbetare. Rörliga ersättningar i Hälsinglands Sparbank Utfallet i Sparbankens resultatandelssystem baseras på av styrelsen beslutade mål. Maximal avsättning uppgår till 80.000 kr per heltidsanställd och år. Utfallande belopp avsätts till Stiftelsen Guldeken. Utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. Med anledning av Hälsinglands Sparbanks storlek och komplexitet bedömer Sparbanken det som lämpligast att samma principer för avsättning till Vinstandelssystemet Guldeken gäller all personal, inkluderat särskilt reglerad personal, exkluderat VD. Ersättningsmodeller (till kontrollfunktioner) får aldrig utformas så att kontrollfunktionspersonalens objektivitet kan ifrågasättas. Risker med Hälsinglands Sparbanks ersättningspolicy och ersättningssystem Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens möjlighet att fullgöra sina förpliktelser. I sparbanken ska endast finnas ett rörligt ersättningssystem som är lika för alla som omfattas. Den rörliga ersättningen avser ett marginellt belopp och utgör inte någon risk för sparbanken. Sparbankens bedömning av resultatet som ligger till grund för beräkning av rörlig ersättning, ska i huvudsak baseras på riskjusterat vinstmått. Såväl nuvarande som framtida risker ska beaktas. I bedömningen ska företaget även ta hänsyn till de faktiska kostnaderna för det kapital och likviditet som verksamheten kräver. Om sparbanken använder sig av subjektiva bedömningar för justering av resultatet utifrån risk, ska de överväganden som ligger till grund för justeringen vara väl avvägda och dokumenterade. Bankens resultatbedömning ska göras i ett flerårigt perspektiv för att säkerställa dels att bedömningen baseras på långsiktiga hållbara reslutat, dels att företagets
underliggande konjunkturcykel och affärsrisker beaktas när den resultatbaserade ersättningen betalas ut. Överensstämmelse med Hälsinglands Sparbanks affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av styrelsen uppsatta mål. Målen sätts med utgångspunkt från sparbankens strategiska plan och ska leda till att styra beteende och försäljning på ett sätt som är långsiktigt bra för Sparbanken. Särskilt reglerad personal Hälsinglands Sparbank har mot bakgrund av riskbedömningen bedömt att följande anställda ska anses vara särskilt reglerad personal Verkställande ledning Till denna personalkategori hör den verkställande direktören, den verkställande direktörens ställföreträdare (vice verkställande direktör) och de som ingår i bankledningen, exkluderat personalrepresentanten. Anställda i ledande strategiska befattningar I denna personalkategori finns ingen i Hälsinglands Sparbank. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner Till denna personalkategori hör anställda som är ansvariga för någon av funktionerna för regelefterlevnad (Head of Compliance), och Riskkontroll. Risktagare Till denna kategori hör anställda som i tjänsten kan utöva ett väsentligt inflytande över Bankens risknivå Utgångspunkten för bedömningen av vilka som hör till denna personalkategori är att anställda som kan ingå avtal för Bankens räkning eller ta positioner för Bankens räkning skall höra till denna personalkategori. De som är anställda i följande befattningar eller motsvarande skall anses höra till denna kategori:
- Anställda i den verkställande ledningen. - Anställda i ledande strategiska befattningar. - Anställda med ansvar för kontrollfunktionerna. - Kreditchef och Ekonomichef. Anställda som har en motsvarande nivå på ersättningen som den verkställande ledningen I denna personalkategori finns ingen på Hälsinglands Sparbank. Då rörlig ersättning är maximerad till 80.000 kr per heltidsanställd och år, omfattas särskilt reglerad personal inte av uppskjuten utbetalning. Slutsats Sparbankens rörliga ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande och har en väl avvägd risknivå som aldrig kommer att leda till att sparbankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras. Sparbanken ska säkerställa att rörlig ersättning som skjutits upp endast betalas ut eller övergår till den anställde till den del det är försvarbart med hänsyn till företagets finansiella situation och motiverat enligt företagets, den berörda affärsenheten och den anställdes resultat. Den uppskjutna delen av ersättningen ska även kunna falla bort helt av samma skäl.
Bilaga 2 till Ersättningspolicy Uppdragsbeskrivning granskande styrelseledamot En av styrelsen utsedd oberoende styrelseledamot med ansvar för ersättningsfrågor har till uppgift att bereda styrelsens beslut om ersättning till verkställande ledningen och ersättning till anställda som har övergripande ansvar för kontrollfunktioner, d v s compliance och riskcontroller, årligen granska och följa upp tillämpningen av ersättningspolicyn Följande information ska tillställas ledamoten förändringar i anställningsvillkor o dyl för personalkategorierna enl ovan som föranleder att ersättningen ska revideras avstämning med närmsta chef för personalkategorierna enl ovan vid lönerevisioner aktuell lönestatistik avseende personalkategorierna enl ovan kriterier och villkor för ersättning från Guldeken förändringar i övrigt som påverkar rörliga ersättningar i banken Lämplig kontrollfunktion deltar i den bedömnings- och utvärderingsprocess som den särskilda styrelseledamoten ska göra enligt ovan. Uppgifterna ska redovisas för styrelsen minst årligen eller när förändringar i ersättningsfrågor enl ovan uppkommer. Redovisning och beslut ska ske skriftligen.