Höstmöteshandlingar 2009 1(19)

Höstmöteshandlingar 2009 1(19) TILL KLUBBENS MEDLEMMAR HÖSTMÖTE TORSDAGEN DEN 26 NOVEMBER 2009 KL 19.00 Medlemmarna i Kungl. Drottningholms Golfklubb kallas härmed till allmänt möte i Bromma Gymnasium. Välkomna! Drottningholm 11 november 2009 Styrelsen

Höstmöteshandlingar 2009 2(19) FÖREDRAGNINGSLISTA VID KUNGL. DROTTNINGHOLMS GOLFKLUBBS ALLMÄNNA HÖSTMÖTE TORSDAGEN DEN 26 NOVEMBER 2009 INLEDNING PRISUTDELNING AV KLUBBENS KM-POKALER FÖREDRAGNINGSLISTA HÖSTMÖTE ( 20 Klubbens stadgar) 1. Fastställande av röstlängd 2. Fråga om mötet behörigen utlysts 3. Fastställande av föredragningslista 4. Val av ordförande och sekreterare 5. Val av två justerare tillika rösträknare som jämte ordföranden skall justera protokollet 6. Fastställande av högsta antalet medlemmar med spelrätt 7. Fastställande av avgifter och eventuellt medlemslån (kapitaltillskott) enligt 7 och 8 vi inleder den punkt med info om arrende och finansiering av Hvilan 8. Fastställande av budget för intäkter och kostnader kommande verksamhetsår 9. Fastställande av investeringsbudget för kommande verksamhetsår 10. Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller berättigad medlem senast 30 dagar före mötet 11. Information från styrelsen i för klubbens verksamhet väsentliga frågor 12. Övriga frågor

Höstmöteshandlingar 2009 3(19) TILL KALLELSEN BIFOGAS: Förslag till antalet medlemmar 2010... 4 Förslag till avgifter och kapitaltillskott för 2010... 5 Kommentarer till den ekonomiska redovisningen 2009... 6 Kommentarer till föreslagen budget 2010... 6 Intäkter och kostnader 2009 samt förslag till driftsbudget 2010... 7 Investeringar 2009 samt förslag till investeringsbudget 2010... 8 Specifikation investeringsbudget Projekt Hvilan 2010 och 2011... 9 Klubbens kassaflöde... 10 Klubbens balansräkning... 11 Motioner till höstmötet... 12 Valberedningen meddelar Höstmötet... 19

Höstmöteshandlingar 2009 4(19) Förslag till antalet medlemmar 2010 Styrelsen föreslår att högsta antalet medlemmar med spelrätt under 2010 skall kvarstå med 1 400. Styrelsen har beslutat att antalet vardagsmedlemmar ej skall överstiga 100 och att antalet aktiva junior skall vara ca 160. den 21 oktober 2009 enligt GIT antal spelrätter enligt höstmötesbeslut 2008 2009 aktiv medlem 1) 3) 995 1290 1290 hedersmedlem 4 4 vardagsmedlem 97 100 100 kallad medlem 3 7 3 tillfällig medlem 14 15 anställd 17 19 7 distansmedlem 6 11 passiv medlem 2) 428 406 ständigt passiv 55 56 ständig medlem 5 4 sponsor 0 0 medlem utan spelrätt 1 0 1625 1912 1400 antal juniorer 217 217 1) varav aktiva juniorer 160 160 2) varav passiva juniorer 43 47 varav tillfällig juniormedlem 14 15 varav flickor 62 47 3) varav kvinnor 329 423

Höstmöteshandlingar 2009 5(19) Förslag till avgifter och kapitaltillskott för 2010 Styrelsen föreslår att medlemsavgiften blir oförändrad, att spelavgiften höjs med 600 (220 + 380) kr för senior medlem med spelrätt främst med anledning av fortsatt lägre externa intäkter och nytt arrendeavtal. Styrelsen föreslår vidare att inträdesavgift blir oförändrad, 10 000 kr. Styrelsen föreslår att samtliga medlemmar med spelrätt mellan 27 år och 74 år betalar in ett kapitaltillskott (medlemslån) på 5 000 kr. Styrelsen förslår vidare som en konsekvens att kapitaltillskott för nya medlemmar med spelrätt är 25 000 kr. Medlemmar med spelrätt Inträdesavgift Medlemsavgift Spelavgift Klubbavgift Kapitaltillskott Senior 27+ år 10 000 1 250 5 350 25 000 Senior 22-26 år 5 000 1 250 4 450 Junior 10-21 år 2 500 1 250 1 400 Vardags 70- år 1 250 2 850 Vardags 27-69 år 1 250 3 800 Vardags 22-26 år 1 250 3 000 Distansmedlem 1 250 2 600 Passiv * 1 250 100 Medlem utan spelrätt** Senior 27 år + 3 000 1 250 750 Senior 22-26 år 1 500 1 250 750 Junior < 21 år 1 500 1 250 750 * Passiv med spelrätt på korthålsbanan. ** Medlem utan spelrätt erlägger kapitaltillskott först det år han/hon får spelrätt. Kömedlem Registreringsavgift kö Köavgift/år Spelavgift korthålsbanan/år Senior 27+ år 100 100 650 Senior 22-26 år 100 100 650 Junior < 21 år 100 100 650 Styrelsen avser att fakturera årsavgifterna per den 20 januari 2010 för betalning senast den 27 februari 2010. Förseningsavgift utgår med 200 kr samt ränta. Styrelsen föreslår vidare att kapitaltillskott erläggs senast den 30 oktober 2010. Medlemmarna erhåller bevis för fullgjord betalning av kapitaltillskott. För att undvika strategiska kategoribyten i samband med renoveringen av golfbanan avser styrelsen förslå höstmötet 2011 att en aktiveringsavgift (ca 3000 kr) debiteras alla passiv medlemmar som blir aktiv medlem efter 2011.

Höstmöteshandlingar 2009 6(19) För att säkra finansiering av investeringsbudgeten 2011 avser styrelsen att dels ta upp ett banklån och dels utfärda ett begränsat antal särskilda medlemsbevis s.k. C-reverser. C-revers innebär avgiftsbefrielse tills det att klubben väljer att betala tillbaka. Kommentarer till den ekonomiska redovisningen 2009 Resultaträkningen 2009 Resultatet för 2009 uppskattas till ca 4 000 tkr. Intäkterna 2009 är ca 1 000 tkr över budget. Kostnaderna är ca 500 tkr över budget. Ökningen i intäkterna är i huvudsak hänförlig till ökade inträdesavgifter och sponsorintäkter samt intäkter hänförlig till jubileumsåret. Ökningen i inträdesavgifter är orsakad av större antal nya medlemmar än beräknat. Ränteintäkterna har minskat med (-250 tkr) i förhållande till budget. Ökade kostnader i administration hänförlig till jubileumsåret (ca 200 tkr). Investeringar 2009 Investeringar för 2009 beräknas överstiga budget med ca 90 tkr. Ökningen beror på en oförutsedd investering av en ugn i restaurangen. Kommentarer till föreslagen budget 2010 Resultaträkning 2010 Med anledning av rådande konjunkturläge förväntas greenfee, golfsponsorer och företagsgolf ligga på samma nivå som 2009. Klubbens totala kostnader förväntas ligga på samma nivå som 2009 genom att kostnader för banan 2010 minskar och arrendekostnaden ökar. Styrelsen har valt att redovisa en budget utan utrymme för oförutsedda kostnader. Resultatet 2010 på ca 1 203 tkr skall i sin helhet öka Klubbens eget kapital och förstärka Klubbens förmåga att täcka inkomstbortfall och behov av finansiering vid renoveringen av golfbanan. Investeringar 2010 Investeringar 2010 är budgeterad till 10 213 tkr och innehåller förutom renovering av golfbanan (Hvilan) investeringar kring klubbhus samt ersättningsinvesteringar i maskiner. Styrelsen har valt att redovisa en investeringsbudget 2010 och 2011 utan utrymme för oförutsedda kostnader. Styrelsen har valt att hålla Klubbens kassa över 2 mkr som en reserv för oförutsedda kostnader.

Höstmöteshandlingar 2009 7(19) Intäkter och kostnader 2009 samt förslag till driftsbudget 2010

Höstmöteshandlingar 2009 8(19) Investeringar 2009 samt förslag till investeringsbudget 2010 (kr)

Höstmöteshandlingar 2009 9(19) Specifikation investeringsbudget Projekt Hvilan 2010 och 2011 (tkr)

Höstmöteshandlingar 2009 10(19) Klubbens kassaflöde Klubben har 14 miljoner kr placerade på konto hos Riksgälden.

Höstmöteshandlingar 2009 11(19) Klubbens balansräkning

Höstmöteshandlingar 2009 12(19) Motioner till höstmötet Styrelsens förslag till stadgeändring Styrelsen föreslår höstmötet att anta nedan ändring av Klubbens stadgar. Avsikten är att ge styrelsen större möjligheter att planer Klubbens likviditet i samband med återbetalning av medlemslån och genomförandet av större investeringar. Nuvarande lydelse 8 Medlemslån (kapitaltillskott) För finansiering av klubbens verksamhet har medlem skyldighet att bistå klubben med lån (kapitaltillskott) på de villkor och i den omfattning som beslutas av årsmötet eller höstmötet. Medlem skall erhålla bevis på fullgjord inbetalning av lån (kapitaltillskott). Beslut om lån (kapitaltillskott) fattas med 3/4 majoritet av de röstande vid årsmöte eller höstmöte. Då medlem som fullgjort sådan inbetalning, utträder ur klubben skall befintlig skuld återbetalas så snart styrelsen finner detta kunna ske. Återbetalning skall dock alltid ske inom ett år efter utträdet. Föreslagen lydelse 8 Medlemslån (kapitaltillskott) För finansiering av klubbens verksamhet har medlem skyldighet att bistå klubben med lån (kapitaltillskott) på de villkor och i den omfattning som beslutas av årsmötet eller höstmötet. Medlem skall erhålla bevis på fullgjord inbetalning av lån (kapitaltillskott). Beslut om lån (kapitaltillskott) fattas med 3/4 majoritet av de röstande vid årsmöte eller höstmöte. Då medlem som fullgjort sådan inbetalning, utträder ur klubben skall befintlig skuld återbetalas så snart styrelsen finner detta kunna ske. Återbetalning skall dock alltid ske inom två år efter utträdet.

Höstmöteshandlingar 2009 13(19) Styrelsens svar till motion avseende vägskyltar Styrelsen förslår höstmötet att bifalla motionen. Motiv: Styrelsen föreslår att uppdraget överlåts till klubbdirektören att utreda frågan om skyltning samt om förbättrad säkerhet vi passering av Lovö kyrkoallé.

Höstmöteshandlingar 2009 14(19)

Höstmöteshandlingar 2009 15(19) Styrelsens svar till motion avseende alternativ till renovering av golfbanan Alt 1. Styrelsen förslår höstmötet att avslå motionen. Alt 2. Styrelsen förslår höstmötet att avslå motionen Motiv: Direktivet från styrelsen till projektgruppen har varit att renoveringen av golfbanan skall behålla Drottningholms speciella karaktär. Men även att renovera och återskapa en golfbana med god strategi från tee till green. Att värna om den unika natur och miljö som klubben har. Många greener har därför ställts något på tvären i likhet med den ursprungliga banans Masterplan från 1957 till skillnad mot dagens förhållande där greenerna är placerade längs med hålet. Många bunkrar är borttagna och ersatta med nya. En ny damm mellan hål 14 och 15 skall byggas för att förbättra dräneringen, som inte är tillfredsställande på denna del av banan. Styrelsen anser att projektgruppen har uppfyllt alla de krav som styrelsen har ställt. Förbifart Stockholms etableringsyta som ligger närmast golfbanan är ovanför nuvarande hål 3 och kommer inte att påverka golfspelet eller projekt Hvilan. För mer information om förbifart Stockholm gå in på www.vv.se eller se kartområde för etableringsyta på vår hemsida under projekt Hvilan.

Höstmöteshandlingar 2009 16(19)

Höstmöteshandlingar 2009 17(19)

Höstmöteshandlingar 2009 18(19) Styrelsens svar till motion avseende renovering av nio i sänder under 2 år Styrelsen förslår höstmötet att avslå motionen. Motiv: Styrelsen har i sin utredning om ombyggnadstiden kommit fram till att ombyggnationen skall ske enligt projektgruppens alternativ, dvs. 2011 samt eventuellt maj juni 2012. De främsta argumenten för att inte bygga 9+9 är att: 1. Anläggningen kommer att vara en byggarbetsplats med många och stora maskiner som påverkar golfspelet, arbetsmiljön för arbetarna samt problem med parkeringsplatser uppstår då parkeringen skall användas som upplag för sand och jordmassor. 2. Projektets kostnader beräknas öka med 4,4 Mkr (enl. styrelsen), detta skulle finansieras genom full medlemsavgift för alla aktiva under 2011 och 2012. 3. Shop och restaurang kommer inte ha öppet i samma utsträckning då det endast är medlemmar som spelar vilket inte ger tillräckligt stor omsättning för arrendatorn. 4. Ca 10 % (140 st) av klubbens medlemmar står för 44 % av det totala antalet spelade golfronder (12 700 ronder, per nov 2009) vilket gör det mycket osolidariskt mot de övriga 90 % att öka projektets kostnader med ca 4,4 Mkr (enl. styrelsen). 5. Erfarenhet från andra byggprojekt visar även att kortare byggtid har i efterhand gett en betydligt positivare bild av projektet till skillnad mot projekt som bedrivits över flera år. 6. Det finns även en uppenbar risk att fler medlemmar hittar andra medlemsformer eller blir passiva om ombyggnaden sker över fler år.

Höstmöteshandlingar 2009 19(19) Valberedningen meddelar Höstmötet Valberedningen följer styrelsens arbete, tar del av samtliga protokoll från styrelsemöten kommittéer och intervjuar styrelseledamöter. Val av styrelse sker på Årsmötet våren 2010. Nuvarande styrelses mandat är Lars Flodman Ordförande vald t.o.m årsmöte 2010 Anna Axenhorn Vice Ordförande vald t.o.m årsmöte 2010 Ingmar Nabseth vald t.o.m årsmöte 2010 Karl Johan Brogren vald t.o.m årsmöte 2010 Fredrik Nyrén vald t.o.m årsmöte 2010 Lars Åström vald t.o.m årsmöte 2011 Johan Theorell vald t.o.m årsmöte 2011 Thomas Person vald t.o.m årsmöte 2011 Förslag på kandidater till styrelseposter skall inkomma till Valberedningen senast 2009-12-31. Valberedningens förslag tillställs medlemmarna i kallelsen till Årsmötet. Enligt klubbens stadgar skall Valberedningen sträva efter en jämn fördelning mellan kvinnliga och manliga ledamöter och vi vill därför särskilt välkomna förslag på kvinnliga kandidater! Vi ser fram emot Era förslag! Valberedningen Gunilla MacDowall, Ordförande Eva Maria Flodman Staffan Elinder Gert Sundin Erik Westin