Kungsvägens arbetshälsa Anvisningar för intern kontroll

Kungsvägens arbetshälsa Anvisningar för intern kontroll 24.6.2014 1

Innehåll 1. Inledning 3 2. Kungsvägens arbetshälsa och intern kontroll 4 2.1 Balansering av ekonomi som ett strategiskt mål 4 2.2 Tjänsternas jämna kvalitet som ett strategiskt mål 4 2.3 Utveckling av tjänsterna som ett strategiskt mål 6 2.4 Personalens arbetshälsa som ett strategiskt mål 8 2.5 Riskhantering 8 2

1. Inledning Avsikten med de olika kontrollåtgärderna i Borgå stad är att skapa en rimlig grad av säkerhet om att de strategiska målen för Borgå stad uppnås på önskat sätt. Genom den interna kontrollen och den därtill hörande riskhanteringen säkerställs också att man handlar enligt lagar, bestämmelser, interna anvisningar och beslut. Den interna kontrollen säkerställer att den planerade verksamheten genomförs också i undantagssituationer. Ledningen har en skyldighet att främja den interna kontrollen. Målen för Borgå stads strategi 2013 2017 är att Balanseringen av stadens ekonomi fortsätter Skillnaderna i invånarnas välfärd minskar Invånarnas möjligheter till medverkande ökar Staden är konkurrenskraftig och hållbar. 3

Strategin för Kungsvägens arbetshälsa för åren 2012 2017 baserar sig på målen i den föregående stadsstrategin, en SWOT-analys om enheten, företagshälsovårdens allmänna mål och aktuella förändringar samt enhetens egna mål. Utifrån strategin har arbetshälsan gjort ett mer detaljerat åtgärdsprogram som behandlas och uppdateras årligen i ledningsgruppen och med personalen. Målen för Kungsvägens arbetshälsas strategi 2012 2017 är Balansering av ekonomi Jämn kvalitet av tjänsterna styrning av verksamheten utarbetande av verksamhetsprocesser Utveckling av tjänster koncentrering på att upprätthålla arbetsförmågan utveckling av verksamhetssätt (enkäter, gruppverksamhet osv.) Personalens arbetshälsa. Under strategiperioden bearbetas en skriftlig kvalitetshandbok. Handbokens första skede innehåller en självutvärdering som genomförts i enheten. Det är också meningen att skapa ett system med intern auditering. I kvalitetshandboken uttnyttjas Borgå stads modell för en fortgående förbättring av processerna. Verksamhetsprocesserna bör innefatta en tillräcklig intern kontroll. Kungsvägens arbetshälsas egen anvisning för intern kontroll baserar sig på Borgå stads allmänna anvisningar för intern kontroll och förvaltnings- och verksamhetsstadga där det bestäms om stadens besluts- och mötesrutiner, grunderna för förvaltning och styrning av verksamheten. Dessutom följer enheten och tillämpar anvisningar och principer för stadskoncernen och använder enligt möjligheterna den centraliserade kontaktservicen. 2. Kungsvägens arbetshälsa och intern kontroll 2.1 Balansering av ekonomi som ett strategiskt mål Intern kontroll och riskhantering angående ekonomisk planering, bokföring och betalningsrörelse Grunden för Kungsvägens arbetshälsa och planering av ekonomi är den budget och strategi som fullmäktige godkänt samt Kungsvägens arbetshälsas strategi som direktionen godkänt. De ställda målen och budgeteringen bör vara i linje med varandra, dvs. intäkterna ska vara tillräckliga och målen bör vara realistiska i förhållande till varandra. Kungsvägens arbetshälsa följer anvisningar för upprättande och efterlevnad av stadens budget. 4

Målen för Kungsvägens arbetshälsas verksamhet och ekonomi presenteras allmänt och personligt för de anställda minst en gång per år. För varje anställd ges uppgifter om det resultat som han eller hon fakturerat, med undantag av sommartid, två gånger per månad för den egna uppföljningen. Verkställande direktören följer också regelbundet upp hur resultaten uppnås och personalen informeras om det ekonomiska läget vid arbetsplatsmötet var annan gång. Vid varje direktionsmöte informerar verkställande direktören direktionen om ekonomiska ärenden men också ärenden som gäller verksamheten. Som ett affärsverk är Kungsvägens arbetshälsa en del av Borgå stads bokföring. Enheten har en person som sköter faktureringen där det ingår t.ex. avstämning mellan patientdatasystemet och stadens bokföring. Personen har en utsedd vikarie. I enheten hanteras inte kontanter. Verkställande direktören beslutar årligen vilka som ska godkänna fakturorna (verkställande direktör) och hennes vikarie (överläkare). Årligen lämnas uppgifter om dem som godkänner fakturor och sakgranskare (två företagshälsovårdssekreterare) till ekonomitjänsterna inom centralen för förvaltningstjänster. Kungsvägens arbetshälsa använder olika uppföljnings- och rapporteringssystem för ekonomin. Utöver Dynamic health (patientdatasystem) används uppföljningssystemen Forecast och Qlickview. Budgetförslaget upprättas med programmet Budnetti. 2.2 Tjänsternas jämna kvalitet som ett strategiskt mål Intern kontroll och riskhantering i anslutning till dataadministration Enheten följer datasäkerhetspolicyn i Borgå. I bilagan för datasäkerhetspolicyn finns noggrannare anvisningar för användare och sakkunniga samt andra anvisningar. De allmänna målen för datasäkerheten är att säkerställa uppgifternas integritet, konfidentialitet, användbarhet, oavvislighet och verifiering. Borgå stads ansvariga person för datasäkerhet ansvarar också för Kungsvägens arbetshälsas datasäkerhet. Kontrollen av datasystemen säkerställs med hjälp av en noggrann användarhantering. Enheten beställer användarnamnen från it-tjänster som svarar för hanteringen av användarrättigheter. När det gäller ansökan och hantering av andra användarrättigheter har ansvariga personer utsetts för de uppgifterna. Det finns skriftliga dokument på de ansökta användarrättigheterna. Användarrättigheterna ska också avslutas genom hanteringen av användarrättigheter. I nuläget ska den anställda separat göra en begäran till it-tjänsterna för att avsluta användarrättigheterna. INTERN KONTROLL OCH RISKHANTERING I ANSLUTNING TILL HANTERING AV JOURHANDLINGAR Enheten följer Borgå stads anvisningar om hantering av jourhandlingar. Anvisningarna ger instruktioner om användningen av jourhandlingar, handlingar som ska förvaras avskilt från jourhandlingar, utelämnandet av jourhandlingar, patientens rätt till egna uppgifter och om tillsynen över användningen av patientregistret. Rätt att använda uppgifter i patientjournalen 5

Bara de personer som deltar i patientens vård eller åtgärder i anslutning till vården vid verksamhetsenheten får använda uppgifterna utan patientens samtycke. Dessa personer får hantera jourhandlingar bara i den omfattning som deras arbetsuppgifter och ansvar förutsätter. Rättigheter och skyldigheter att göra anteckningar i patientjournalen Yrkesutbildade personer inom hälso- och sjukvården får göra anteckningar i jourhandlingar och andra personer som deltar eller assisterar vid vården får göra anteckningar enligt anvisningarna från de yrkesutbildade personerna. Studerande inom hälso- och sjukvården som deltar i patientens vård får göra anteckningar i jourhandlingar som handledaren godkänner. Sekretess och tystnadsplikt i fråga om uppgifterna i jourhandlingarna Jourhandlingarna är sekretessbelagda. De sekretessbelagda uppgifterna i arbetet får inte ges till utomstående utan laglig grund. Tystnadsplikten är mer omfattande än iakttagande av sekretessen. Det gäller också sådan information om kunden i arbetsuppgifter som nödvändigtvis inte sparats i jourhandlingarna. Sekretessen och tystnadsplikten gäller var och en som i sitt arbete inom Kungsvägens arbetshälsa får eller har fått uppgifter om kunder eller deras hälsa på grund av sin tjänsteställning. Sekretessen och tystnadsplikten gäller också efter att verksamheten eller uppgiften har avslutats vid enheten. Chefens ansvar är att se till att patientuppgifterna hanteras och arbetslokaler ordnas på arbetsplatsen så att uppgifterna inte olovligt kommer ut till utomstående. Inom Kungsvägens arbetshälsa ser varje anställd till att pappren som innehåller sekretessbelagda uppgifter läggs i det uppsamlingskärl som är avsett för sekretessbelagda uppgifter. Därefter förstörs de på vederbörligt sätt. Om en anställd hanterar eller läser kundens uppgifter utan en vårdrelation eller annat sakligt samband är det fråga om en förseelse i dataskyddet. Varje anställd har en skyldighet att rapportera till den ansvariga skötaren, överläkaren eller verkställande direktören om han eller hon upptäcker osaklig användning av patientuppgifter. Också med hjälp av logguppgifter kan användningen av patientdatasystemet övervakas. Loggregistret registrerar alla de personers uppgifter som hanterar jourhandlingar. Kungsvägens arbetshälsas personal följer både stadens anvisningar om uppföljning och övervakning av användningsloggar och enhetens egna anvisningar. Påföljderna för felanvändning är en muntlig och skriftlig anmärkning, begränsande av användarrättigheter, påföljder i anslutning till anställningen, straffrättsliga påföljder och skadeståndsansvar vid allvarliga överträdelser. Samtyckepraxisen vid elektronisk läkemedelsordination avviker från hanteringen av andra patientuppgifter. Elektroniska recept förvaras på fpa:s servrar och det behövs alltid patientens tillstånd för att se på uppgifterna. Dokument som förvaras separat från patientregistret Till patientregistret räknas de dokument som innehåller åtgärder för främjande av kundens hälsa samt dokument som innehåller planering, genomförande och uppföljning av vården. Dokument som upprättas för annat ändamål ska förvaras separat från patientregistret. Dessa är bl.a. dokument om patientens rätt till insyn (t.ex. begäran om logguppgifter), dokument om anmärkningar, klagomål och ärenden som gäller patientskador. 6

Utelämnande av jourhandlingar Utelämnandet av patientuppgifter förutsätter i huvudsak kundens samtycke eller bestämmelser i lagen om rätten att få information utan kundens samtycke. Den som lämnat ut uppgifter har ansvaret om att det sker lagligt, och personen ska lämna ut bara sådana uppgifter som är nödvändiga med tanke på avsikten med uppgifterna. Den som lämnar ut uppgifter från jourhandlingarna ska anteckna det i jourhandlingar. I anteckningen ska framgå vem som lämnat ut uppgifterna, vilka uppgifter, för vem, när uppgifterna lämnades ut samt motiveringar till det. I och med att tjänsten med patientdataarkivet har trätt i kraft ska det bli ändringar i utelämnandet av information. Kundens rättigheter till uppgifterna Kunden har en stor rätt att granska sina egna uppgifter. Kunden kan framföra en begäran om kontroll av de egna uppgifterna i patientregistret genom att utarbeta ett fritt formulerat dokument eller fylla en blankett om begäran av kontroll av registeruppgifter. 2.3 Utveckling av tjänsterna som ett strategiskt mål Intern kontroll och riskhantering av andra delområden Avtal och intern kontroll Olika förvaltningsorgan och deras tjänsteinnehavare ska tillse att de avtal och olika förbindelser som ingås med utomstående aktörer är uppdaterade och avtalsenliga. Kontrollen av avtalen inriktas på hur de upprättas, verkställs, följs och uppföljs. I verkställigheten och uppföljningen av avtalet ska uppmärksamheten fästas vid leveransen av den nyttighet som omfattas av avtalet, fakturering och utbetalning, redovisning, uppfyllande av avtalsskyldigheter och uppsägningstider. Kungsvägens arbetshälsa bör ha i bruk ett uppföljningssystem för hantering av avtalet. För nuvarande hanteras avtalen på excel och deras giltighet justeras regelbundet. Enheten bör ha ett aktuellt giltighetsregister för arbetshälsas kundavtal och verksamhetsplaner. Registren för kundavtal och verksamhetsplaner bör ha personer som ansvarar för dem. För nuvarande hanteras avtalen på excel och deras giltighet justeras regelbundet. Upphandlingar och intern kontroll Upphandlingarna görs planmässigt, kostnadseffektivt och ändamålsenligt och följer stadens upphandlingsprinciper. En utsedd person svarar om köp av avtalsleverantörer. Förråden med tillbehör hålls så små som möjligt. Enhetens ledning godkänner de dyraste upphanlingarna. Kungsvägens arbetshälsa använder systemet Rondo Rop i upphandlingarna alltid när det möjligt. En utsedd person gör läkemedelbeställningarna som granskar beställningen hos överläkaren. Överläkaren godkänner och signerar beställningen. Det finns en lista över läkemedlen i medicinskåpet och den person som ansvarar för medicinskåpet gör en inventering av läkemedlen (antal, giltighet) varje månad. 7

Hantering av egendom och intern kontroll Enheten ska säkerställa och se till att stadens egendom inte försvinner eller förstörs. Enheten ska ta hand om egendomen och hålla det i korrekt skick. Arbetshälsans instrument och utrustning har katalogiserats och en utsedd person svarar för deras regelbundna kontroll. Enheten lånar inte ut andra undersökningsredskap än PEF-mätare till kunder. Det finns anvisningar för processen hur redskap lånas ut. Projekt och intern kontroll Om Kungsvägens arbetshälsa deltar i ett projekt som förvaltas av någon annan bör ett skriftligt beslut fattas om det. I beslutet ska enheten motivera på vilket sätt projektet gagnar Borgå stad, utse en projektansvarig person och, om möjligt, godkänna en eventuell projektplan och ett kostnadsförslag och redovisa hur projektets utgifter och inkomster bokförs. Enheten använder i interna och externa projekt ett program för hantering av projektportföljen. Interna projekt läggs också på en s.k. Action points-lista. Listan följer med som en bilaga i arbetsplatsmötets föredragningslista och protokoll. På listan antecknas de ansvariga personerna och planen för tidtabell. Listan gås igenom vid vart annat arbetsplatsmöte. Mötets sekreterare antecknar på listan de projekt som är färdiga och andra förändringar. Informationsförmedling Enheten bör i tillräcklig grad sköta om både den interna och externa informationen till kunderna. Den interna informationen sköts vid de regelbundna mötena mellan personalen, teamen och s.k. mikroteamen. Möten ska ha en föredragningslista och en promemoria skrivs om alla möten. Dessutom används e-post och anslagstavla för intern information. Anvisningarna som enheten följer finns på en gemensam hårddisk och intra. För varje anvisning ska det finnas en utsedd person som uppdaterar anvisningen. Enhetens böcker och informationsmaterial har katalogiserats och en person har utsetts för hantering av det. Informering till kunderna ska vara planmässig. I årsklockan för enheten ska finnas med de meddelanden som skickas till kundföretag två gånger per år. Dessutom informerar enheten externt genom stadens veckoinfo, internet och intranet. För småföretag och jordbrukare ordnas minst en gång per år informations- och utbildningsmöten. Personkunder kan ge respons i responslådan, per telefon och e-post. All skriftlig respons skickas till verkställande direktören. De behandlas i direktionsgruppen vars medlemmar vidtar åtgärder som behövs. Slutligen arkiveras all skriftlig respons. En gång per år genomförs en enkät om kundnöjdhet. Enkäten om kundnöjdhet genomförs som en del av verksamheten för Työterveyshuollon laatuverkosto. Dessutom hör Kungsvägens arbetshälsa till föreningen Arbete och Hälsa som bildats av kommunala affärsverk för företagshälsovård, enheter och aktiebolag för att trygga en aktuell kunskap och nätverksbildning. 8

2.4 Personalens arbetshälsa som ett strategiskt mål Intern kontroll och hantering av risker i anslutning till personalen arbetshälsa Kungsvägens arbetshälsas personal arbetar i team. Alla yrkesutbildade personer och sakkunniga är med i något team. För alla anställda har utsetts en vikarie. Kungsvägens arbetshälsa har egna anvisningar och system för inskolningen. Enheten bör ordna en grundlig inskolning för nyanställda och inskolningen gäller för representanter från varje yrkesgrupp. Hur inskolningen lyckas bedöms regelbundet genom personalenkäten. Arbetsuppgifterna bör vara gjorda och uppdaterade. Utvecklingssamtalen hålls regelbundet och vid behov görs bedömningar av arbetets kravnivå i samband med utvecklingssamtalen. Enheten ordnar separata utvecklings- och utbildsningdagar planmässigt och regelbundet. De interna och externa utbildningar som personalen deltar i följs upp. En utbildningsplan har gjorts för enheten. De som deltagit i utbildningar ska se till att hela personalen får ta del av kunskapen. Enheten deltar i Borgå stads enkät för arbetshälsa. Enkätens resultat gås igenom med personalen och de nödvändiga utvecklingsåtgärderna planeras och genomförs. 2.5 Riskhantering Enheten följer stadens allmänna principer för riskhantering. Bedömningen av riskerna har gjorts i samband med strategin i form av SWOT-analys. Riskbedömningen har också gjorts som en del av arbetarskyddet. Riskerna bedöms noggrannare minst en gång per år i samband med budgetförslaget och verksamhetsberättelsen. Dokumenteringen för bedömningen och rapporteringen av riskerna baserar sig på utöver det som presenterats ovan på redogörelsen om intern kontroll som görs i samband med bokslutet en gång per år. Direktionen för Kungsvägens arbetshälsa får en rapport om intern kontroll i samband med delårsrapport och bokslutet. 9