ESLÖVS KOMMUN Patientsäkerhetsberättelse för medicinska insatser i elevhälsan. Grundskolan Gymnasiet Barn och utbildning Eslövs kommun År 2015 Datum och ansvarig för innehållet 2016-02-28 Mats Swensson, Skolöverläkare och Medicinskt Ledningsansvarig för EMI, Lex Maria ansvarig Lotta Ljungström, Verksamhetschef enligt HSL 29 t.o.m 2015-03-27 Håkan Ewerman, Verksamhetschef enligt HSL 29 fr.o.m 2015-03-28
Innehållsförteckning Sammanfattning Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 4 Struktur för uppföljning/utvärdering 4 Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet 4 Uppföljning genom egenkontroll 5 Samverkan för att förebygga vårdskador 5 Riskanalys 6 Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 6 Hantering av klagomål och synpunkter 6 Samverkan med patienter och närstående 7 Sammanställning och analys Övergripande mål och strategier för kommande år 7 3 3 Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detalj eringsgrad att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS 2011:9 7 kap. 3 Förklaring av förkortningar i texten: BOU = Barn och ungdom PM0 = Journaldatasystemet MLA = Medicinskt ledningsansvarig HPV Humant papillomvirus PM = Rutiner ht/vt = Hösttermin/Vårtermin EMI = Elevhälsans medicinska insats IVO = Inspektionen för vård och omsorg 2
Sammanfattning Under år 2015 har journalsystemet PM0 uppdateras kontinuerligt när ny programvara firms för installation, för att skolhälsovårdens system för dokumentation ska vara patientsäkert. PM0 journalsystem kan användas av olika yrkeskategorier, där varje yrkesgrupp endast har tillgång till sina egna moduler. Skolsköterska Ann Dahlqvist har varit systemansvarig för PM0. Nätverket mellan-skånes skolsköterskor träffas en gång per termin för att utbyta erfarenheter och samverkan. Nätverket mellan-skånes medicinskt ledningsansvariga träffas 1-2 gånger per termin för att diskutera patientsäkerhet, arbetssätt och metoder, kvalité, dokumentation och andra viktiga ämne för att öka patientsäkerheten. Nätverket Södra Sveriges medicinskt ledningsansvariga skolsköterskor, skolläkare och verksamhetschefer för skolhälsovården, träffas en heldag en gång per år. PM0-systemansvariga skolsköterskor i Skåne träffas en gång per termin. Övergripande mål och strategier SFS 2010:659,3 kap. 1 och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1 ' Det övergripande målet för EMI är att stödja eleverna till optimal skolgång dvs, att ge alla förutsättningar för att de ska kunna nå sina mål i studierna. EMI samarbetar och samverkar med kuratorer, psykologer, specialpedagoger, logopeder, annan skolpersonal samt rektorer internt samt externt med flera aktörer som BUP, vårdcentraler, ungdomsmottagning, BVC, hälso- och sjukvården. Säkerställa hantering av läkemedel, kylkedjan för vaccin, vaccinationsrutiner. Öka miljötänket inom skolhälsovården, genom att ta med miljöperspektiv i det dagliga arbetet. Medverka till att göra vårdnadshavare och elev delaktiga, i att kunna påverka EMI. Organiserad journalgranskning, för att på detta sätt identifiera behov av individuell kompetensutveckling i VIPS-metoden. MLA och verksamhetschefen kontinuerligt se över att det finns tydliga dokument i E-handboken för att minska risk för vårdskada och ökad patientsäkerhet vid administration av läkemedel och vaccin. Tillsammans leda och utveckla vårdkvaliteteten och säkerheten inom verksamhetsområdet utifrån frågeställningar: Har vi hög vårdkvalitet? Har vi hög patientsäkerhet? Har elev och vårdnadshavare inflytande i EMI? 3
Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet SFS 2010:659,3 kap. 9 och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2, p I Vårdgivare Kommunfullmäktig är enligt 10 respektive 22 HSL (Hälso- och sjukvårdslagen) vårdgivare för EML Samma lag 29 föreskriver att en verksamhetschef skall vara den som ansvarar för verksamheten. Vårdgivaren i detta fall kommunfullmäktige bestämmer vilken kompetens denna chef ska ha. Verksamhetschef enligt HSL Kommunfullmäktig i Eslövs kommun utsåg Lotta Ljungström, enhetschef för Barn- och elevstödsenheten, till verksamhetschef för EMI att gälla från och med 2014-10-01-2015-03-27. Kommunfullmäktige utsåg Håkan Ewerman till, enhetschef för Barn- och elevstödsenheten till verksamhetschef för EMI fr.o.m 2015-03-28. Medicinskt Ledningsansvarig skolsköterska (MLA) I Eslövs kommun har verksamhetschefen Håkan Ewerman överlåtit vissa uppgifter till MLA/skolöverläkare Mats Swensson där lex-maria ansvar ingår. Samt samordningsuppgifter i EMI till Jeanette Karlsson. Verksamhetschefen samt Lex-Maria ansvarig har anmälts och registerförts hos IVO. Struktur för uppföljning/utvärdering SOSFS 2011:9 3 kap. 2 Utifrån rapporter och avvikelsehantering ska vårdskador mätas kontinuerligt. Framtagen blankett för avvikelsehanering fylls i av berörd vid avvikelse och lämnas därefter till Lex Maria ansvarig som gör en bedömning av vilka åtgärder som ska vidtas i samråd med verksamhetschef. Resultatet av åtgärderna sammanställs och återförs avidentifierat till verksamheten och den berörda vid vårdskada ska delges samt erbjudas att vara delaktig under utredning samt informeras om sina rättigheter enligt patientsäkerhetslagen 2012:659. Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad patientsäkerhet SFS 2010:659, 3 kap. 10 p 1-2 Avsikten är att åstadkomma kvalitet och säkerhet inom EMI. Vården ska vara uppdaterad, evidensbaserad och rutiner ska kontinuerligt omprövas och analyseras. Årlig kontroll av medicinsk utrustning har utförts 4
r Vaccin beställs utifrån behov och förvaras i kyl på skolan och kontroller av min och max temperatur görs regelbundet enligt rutiner. Generella läkemedelslistan har setts över av skolöverläkaren HLR utbildningar huvudinstruktörsutbildning till idrottslärare på skolan har tagits fram för att de ska kunna erbjuda personalen utbildning. Arbetet med hjärtsäker arbetsplats har fortsatt. Samverkan med vårdcentralchefer har initierats men arbetet har försvårats av en hög belastning av nyanlända från andra länder. Rutiner för vaccinering för IM språk har utarbetats. Arbetsmiljöverket påtalade för två år sedan att skolan med byggprogrammet måste arbeta mot vibrationsskador. Detta arbete har påbörjats under 2015. Då det uppstod ett sällsynt fel på vissa adrenalinsprutor som EMI har vid händelse av allergichock i samband med vaccinationer, beslutades att det alltid skulle finnas 2 adrenalinsprutor i samband med vaccination. Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9, 5 kap. 2, 7 kap. 2 p2 Inom EMI finns ett patientsäkert system för dokumentation, i det kommungemensamma datajournalprogrammet PM0. Detta behöver kontinuerigt uppdateras i takt med att systemet uppgraderas. Det finns delar i PM0-systemet som behöver förbättras hos Compu Group Medical. Inom EMI finns ett kontinuerligt behov av fortlöpande stöd och utbildning. Skolsköterskan har ett yrkesansvar att genom egenkontroll i sin skolenhet utföra skolhälsoarbetet utifrån evidens, beprövad erfarenhet och patientsäkerhet och rapportera genom avvikelse om det finns brister som behöver åtgärdas. Samverkan för att förebygga vårdskador SOSFS: 2011:9,4 kap. 6, 7 kap. 3 p 3 Kontinuerlig samverkan inleddes 2014 med lokala prim rvårdsenheter, BUP, HAB för utarbetande av gemensamma rutiner och samarbete över huvudmannagränser arbetet har fortsatt under 2015 men begränsats av hög belastning på de olika enheterna. Många nyinflyttade elever från andra länder är inte hälsoundersökta vid inskrivning i skolan, en skolsköterska har fått ansvar för mottagande till EMI i Eslöv, och säkerställer god vård genom att ha ett hälsosamtal samt erbjuder remiss för hälsoundersökning. Det har under 2015 inneburit en hög belastning på EMI då antalet nyinflyttade från andra länder ökat och fortsatt ökar. Stora skolsköterske/skolläkarresurser går åt till vaccinationsbedömningar/ordinationer samt besök för olika råd och hälsofrågor. Trots denna stora 5
belastning av EMI har Eslöv klarat de lagstadgade kraven i skolan med god kvalitet under 2015, men resurserna för varje enskild elev har minskat. Riskanalys SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 Kontinuerligt genomförs riskanalyser i samband med vaccinering för att förebygga vårdskada. Detta sker genom att varje skolsköterska i god tid före varje vaccineringstillfälle, gör en bedömning om att vaccinering kan ske på ett tryggt och säkert sätt enligt PM i lokal metodbok. Vaccinations PM uppdateras kontinuerligt. Varje skolsköterska har ett eget ansvar att vid kännedom av exv. smittsam sjukdom hos elev, göra en riskanalys och se PM för skolhälsovårdens hantering. Viktigt med dokumentation i journalen om vidtagna åtgärder och hur hantering ska ske i det enskilda fallet. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet SFS 2010:659, 6 kap. 4 och SOSFS 7 kap. 2 Avvikelser Skolsköterska och skolläkare ska rapportera till Lex Maria ansvarig händelser som har medfört skada, eller hade kunnat medföra skada i samband med vård och omhändertagande. Lex Maria ansvarig utför en händelseanalys och vidtar åtgärder. Resultatet ska avidentifieras och återföras till verksamheten. I de fall det bedöms att en allvarlig vårdskada skett eller kunnat ske ska MLA och verksamhetschef anmäla Lex-Maria till IVO. Skolsköterskorna har fått genomgång av hur avvikelsehanteringen genomförs och de avvikelser som inkommit, har lett till att verksamheten fått uppdatera alternativt skapa nya rutiner. Ingen avvikelse har bedömts var en Lex Maria. Resultatet har avidentifierat och återkopplats till skolsköterskegruppen. Hantering av klagomål och synpunkter SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 Verksamhetschef och rektor tar emot och utreder klagomål och synpunkter. Om det är frågor som rör patientsäkerhet är det Lex Maria ansvarig som utreder, i samverkan med verksamhetschefen. 6
Samverkan med patienter och närstående SFS 2010:659 3 kap. 4 5S' Elevhälsans medicinska insats arbetar för ett nära samarbete med elev och vårdnadshavare. Elevens mognad och ålder avgör enlig föräldrabalken hur mycket eleven ska få fatta egna beslut om, eleven ska alltid få göra sin röst hörd. Sammanställning och analys SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 Verksamhetschef och MLA sammanställer och beslutar om eventuella åtgärder av negativa händelser och återför resultatet till verksamheten. Övergripande mål och strategier för kommande år Avsikten är att åstadkomma kvalitet och säkerhet i skolhälsovården. Den ska vara uppdaterad, evidensbaserad och rutiner ska kontinuerligt omprövas och analyseras. Under år 2016 ska rutiner för dokumentation i journalsystemet fortsätta att utvecklas. Mallar, sökord, vårdplanering ska uppdateras enligt VIPS-metoden som är en dokumentationsmodell. Verksamhetschef och MLA kommer under året att se över och säkerställa hantering av läkemedel och journaler. Den generella läkemedelslistan ses årligen över av MLA och skolöverläkaren för att minska hantering av läkemedel i skolan. Endast akuta läkemedel och värktabletter ska finnas i skolhälsovården. Uppdaterad läkemedelsinstruktion tas fram och finns i E-handboken för skolhälsovården. Utvärdera att alla kan dokumentera enligt VIPS-modellen i datajournalen E-handboken för elevhälsans medicinska insats uppdateras kontinuerligt och är tydlig med enhetliga PM, rutiner och blanketter. Detta leder till att alla inom EMI jobbar enligt samma mål för god vård, vilket ger en ökad patientsäkerhet för vårdtagaren Utvärdera och utarbeta tydligare rutiner för mottagande av nyanlända elever. Årlig kontrollservice av teknisk utrustning ska genomföras. Samarbete har påbörjats med externa vårdenheter för att öka patientsäkerheten och kommer att fortsätta under 2016. 7
Under 2016 kommer skolsköterskorna att erbjudas "Öppna mottagningar", 1 ggr/månad, hos skolläkaren och MLA. Detta görs för att öppna upp möjligheten för konsultation, vaccinationsordinationer m.m. utanför de ordinarie skolläkarmottagningarna. De öppna mottagningarna är centralt placerade i Stadshuset där tillgång till PM0 datajournal även finns. I enlighet med Socialstyrelsen information gällande vårdnadshavares underskrift på vaccinationsmedgivande, begärs idag samtliga vårdnadshavares underskrift och medgivande till vaccination, för att vaccinering ska kunna ske. Det kan i undantag föreligga särskilda skäl att det inte går att få samtliga vårdnadshavares underskrift, och då tar verksamhetschef och MLA i samråd med skolläkaren, ställning i det enskilda fallet, om erbjuden vaccination trots detta bör genomföras utifrån barnets bästa. 8