Värmlands läns författningssamling Länsstyrelsen ISSN 0347-1667 17 FS 1999:18 Utkom från trycket Länsstyrelsens i Värmlands län föreskrifter om den 28 juni 1999 vissa stöd från EG:s strukturfonder; beslutade den 22 juni 1999. Med stöd av 4 förordningen (SFS 1998:579) om vissa stöd från EG:s strukturfonder föreskriver Länsstyrelsen i Värmlands län följande. Tillämpningsområde 1 Dessa föreskrifter gäller för den svenska beslutsgruppen för interregionalt samarbete som enligt förordningen (1995:1325) med instruktion för beslutsgrupper har till uppgift att inom ramen för det fastställda operativa programmet Värmland/Dalarna-Hedmark/Östfold inom gemenskapsinitiativet Interreg II A besluta om stöd från EG:s strukturfonder enligt kommissionens beslut av den 23 juli 1996 om antagande av ett operativt program för Inre Skandinavia Värmland/Dalarna-Hedmark/Östfold. Allmänt 2 Av förordning om vissa stöd från EG:s strukturfonder 3 andra stycket framgår att Länsstyrelsen utbetalar stöd som har beslutats inom det operativa programmet för Värmland/Dalarna-Hedmark/Östfold. Av programmet framgår att utbetalningar sker från Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF) och Europeiska socialfonden (ESF). För att utbetalning av medel skall kunna ske, skall beslutsgruppen följa bestämmelserna i dessa föreskrifter. 3 Beslutsgruppen skall till Länsstyrelsen ge in bevis om vilka personer som är behöriga att fatta beslut om stöd enligt förordningen med instruktion för beslutsgrupper.
Beslutsgruppen skall till Länsstyrelsen ge in bevis om vilka personer som är behöriga att bereda rekvisitioner och underteckna handläggarrapporter samt checklistor. Finns delegationsordning skall kopia av denna ges in till Länsstyrelsen. 4 I samband med beslut om stöd skall beslutsgruppen meddela stödmottagaren de allmänna villkor för utbetalning, rapportering, uppföljning och återkrav som framgår av bilagan till dessa föreskrifter. Underlag att sända till Länsstyrelsen 5 Följande underlag skall ges in till Länsstyrelsen utan dröjsmål efter det att beslut om stöd meddelats. 1. Kopia av beslutet, 2. kopia av beslut från offentliga medfinansiärer att delta i finansieringen av projektet, 3. kopia av undertecknad förbindelse från stödmottagaren att följa beslutet och de allmänna och särskilda villkor som gäller för stödet samt 4. om det inte framgår av det tidigare, följande uppgifter a) sammanfattande projektbeskrivning, b) projekttid, c) tidpunkt för första rekvisition och/eller lägesrapport, d) stödberättigade kostnader, fördelade på år och kostnadsslag (t.ex. 1. egen personal, 2. extern personal, 3. lokalkostnader, 4. material/expenser, 5. investeringar, 6. resekostnader och 7. övriga kostnader), e) beräkningsgrunder för ev. indirekta kostnader, f) finansiering fördelade per år och finansiär samt eventuella projektintäkter, g) strukturfondens högsta andel av finansieringen i procentsats av projektets totala stödberättigade kostnader samt högsta stödbelopp i svenska kronor, och h) förväntat resultat med angivande av indikatorer. 6 Vid omprövning eller återkallelse av beslut skall kopia av beslutet utan dröjsmål ges in till Länsstyrelsen. 2 Rekvisition av strukturfondsmedel 7 Stödmottagarens rekvisition av stödmedel skall efter granskning av beslutsgruppen överlämnas till Länsstyrelsen för utbetalning. Följande underlag skall ges in till Länsstyrelsen. 1. Av stödmottagaren inlämnad rekvisitionsblankett i original samt
a) projektredovisning, bestående av utdrag ur bokföring som visar specificerade kostnader och intäkter kopplat till verifikationsnummer, alternativt b) kopior av verifikationer och sammanställning som visar fördelningen per kostnadsslag enligt beslut, 2. av Länsstyrelsen fastställd rekvisitionschecklista samt handläggarrapport med resultatet av beslutsgruppens granskning av rekvisitionen samt tillstyrkan till utbetalning, 3. kopia av intyg från Skattemyndigheten i de fall berörd verksamhet hos stödmottagaren ej är mervärdesskattepliktig, 4. kopia av lägesrapport, alternativt slutrapport, 5. deltagarförteckning i projekt som medfinansieras från Europeiska Socialfonden, samt 6. underlag som styrker utbetald svensk offentlig medfinansiering. 8 Vid slutrekvisition skall, utöver vad som anges i 7, bifogas ett revisorsintyg undertecknat av auktoriserad eller godkänd revisor i de fall beviljat EG-stöd överstiger i allmänna villkor angivet belopp. För projekt som bedrivs av kommun, landsting eller statlig myndighet godtas intyg från annan revisor än lekmannarevisor. 9 Vid rekvisition av stöd till ramprogram skall, utöver vad som anges i 7 och 8, till Länsstyrelsen ges in kopia av projektförteckning av vilken skall framgå 1. titel på samtliga beslutade projekt vid rekvisitionstillfället, samt 2. utbetald stödsumma per projekt uppdelat på stöd från EG:s strukturfonder och övriga medfinansiärer. 10 Vid rekvisition av tekniskt stöd gäller inte 4 9. Följande underlag skall i stället ges in till Länsstyrelsen. 1. Rekvisition underskriven av för beslutsgruppen behörig person, 2. kopior av verifikationer eller annat bokföringsunderlag, 3. redovisning av beslutsgruppens bokförda och betalda kostnader, i enlighet med kommissionens beslut om tekniskt stöd för den period för vilken medel rekvirereas, samt 4. tidredovisning. Övrigt 11 Beslutsgruppen skall på begäran ge Länsstyrelsen tillgång till fullständigt underlag som kan ligga till grund för utbetalning av stöd och bistå Länsstyrelsen vid besök för kontroller av underlaget. 12 Om det finns särskilda skäl kan Länsstyrelsen medge undantag från bestämmelserna i dessa föreskrifter. 3
Ikraftträdande Dessa föreskrifter träder i kraft den 1 juli 1999. INGEMAR ELIASSON Sture Hermansson Bilaga 1 Allmänna villkor 4
Begränsning av beslutsgruppens ansvar Ändringar i projektet Firmatecknare Särredovisning Ettårsbeslut Ramprogram 1. Allmänt Beslutsgruppens beslut om stöd som avser kommande budgetår gäller under förutsättning att de ekonomiska ramarna för EG:s strukturfonder inte ändras. Beslutsgruppen har beviljat stöd för det projekt som anges i beslutet. Ändringar i projektet som avviker från vad beslutsgruppen anför i beslutet får inte göras utan beslutsgruppens skriftliga godkännande. Ansökan om ändring skall vara skriftlig. Stödmottagaren skall senast vid första rekvisitionen lämna bevis till beslutsgruppens sekretariat om vem eller vilka personer hos stödmottagaren som har behörighet att teckna projektet. Stödmottagaren skall i sin bokföring särredovisa projektet så att projektets intäkter och kostnader kan utläsas direkt i redovisningen oavsett om annan verksamhet pågår samtidigt. För projekt som löper under flera år och beslutet medger strukturfondsstöd för endast ett år gäller inte reglerna om slutredovisning, under förutsättning att stödmottagaren beviljas strukturfondsstöd från samma beslutsgrupp och för samma projekt i ytterligare ett år. Slutredovisning skall då ske efter att den totala projekttiden löpt ut. En stödmottagare som är ansvarig för ett ramprogram är skyldig att ställa krav på de enskilda projekten inom programmet som motsvarar de allmänna och särskilda villkoren enligt beslutet om stöd. Uppgifter om varje enskilt projekt skall finnas tillgängligt för kontroll hos stödmottagaren. I de fall redovisning av kostnader avser annat än stödmottagarens egna kostnader och intäkter gäller inte ovanstående villkor angående särredovisning av projekt. 17 FS 1999:18 Stödberättigade kostnader Vad som avses med stödberättigade kostnader framgår av beslutsgruppens beslut om stöd, av det operativa programmet varpå beslutet grundas, kommissionens beslut 97/331/EG om ändring av besluten om godkännande av ramar för gemenskapsstöd, samlade 5
Mervärdesskatt Konkurrens, offentlig upphandling m.m. Oriktighet/ Oegentlighet Projektstart Första rekvisition Efterskott Utbetalande myndighet programplaneringsdokument och gemenskapsinitiativ gällande i Sverige samt av gemenskapens regler. Stödet täcker mervärdesskatt endast om denna utgör en faktisk kostnad för stödmottagaren. Om mervärdesskatt ingår i det rekvirerade beloppet skall ett intyg från Skattemyndigheten att stödmottagaren ej är mervärdesskattepliktig för projektverksamheten bifogas rekvisitionen. Stödmottagaren skall vid genomförandet av projektverksamheten iaktta de regler och principer som gäller inom den Europeiska unionen för konkurrens, offentlig upphandling, miljöskydd och lika möjligheter för män och kvinnor. Utbetalande myndighet skall i princip till kommissionen anmäla alla fel som har lett till eller skulle ha kunnat leda till en felaktig utbetalning. Projektet skall starta senast 2 månader efter meddelat beslut, om ej annat sägs i beslutet. En första rekvisition skall inlämnas till beslutsgruppens sekretariat snarast, och om ej annat sägs i beslutet, senast fyra månader efter projektets beslutsdatum. 2. Utbetalning av stöd Utbetalning sker i efterskott för stödberättigade kostnader som är bokförda och betalda. Ett belopp som motsvarar strukturfondens procentuella andel av stödberättigade kostnader kan utbetalas under förutsättning att motsvarande svensk andel enligt projektbeslutet är utbetald till stödmottagaren. Stöd från strukturfonderna kan utbetalas även om andra medfinansiärer betalat ut förskott. Länsstyrelsen i Värmlands län är utbetalande myndighet. Obligatoriskt underlag 3. Underlag vid rekvisition Följande underlag skall vid varje rekvisition bifogas den av Länsstyrelsen fastställda rekvisitionsblanketten. 1. Av behörig firmatecknare undertecknad och 6
Underlag i förekommande fall 17 FS 1999:18 ifylld rekvisitionsblankett i original, samt a) projektredovisning, bestående av utdrag ur bokföring som visar specificerade kostnader och intäkter kopplat till verifikationsnummer, alternativt b) kopior av verifikationer och sammanställning som visar dessas fördelning på kostnadsslag enligt beslut. 2. underlag som styrker att den offentliga medfinansieringen, med undantag för norsk offentlig medfinansiering, är utbetald, samt 3. en lägesrapport alternativt slutrapport med det innehåll som framgår av avsnitt 5 Rapportering. Underlaget skall visa att kostnaderna är bokförda och betalda. Projektets intäkter och stödberättigade kostnader skall tydligt kunna urskiljas i underlaget och kopplas till kostnads- och intäktsslagen i rekvisitionsblanketten. I förekommande fall, om beslutet kräver det, skall ytterligare underlag bifogas rekvisitionen enligt följande. 1. Intyg från Skattemyndigheten att stödmottagaren ej är mervärdesskattepliktig för projektverksamheten. Intyget skall bifogas första rekvisitionen. Senare inträffade ändringar i mervärdesskatteplikten skall omedelbart meddelas beslutsgruppen. 2. Om projektet enligt beslutet om stöd får ta upp ideellt arbete som en kostnad (med motsvarande privat medfinansiering) skall tidredovisning bifogas. Att tidredovisningen är riktig bekräftas med underskrift av den person den berör. 3. Om rekvisitionen omfattar löner till offentliga tjänster/egen personal (med motsvarande offentlig medfinansiering) skall tidredovisning bifogas. Att tidredovisningen är riktig bekräftas med underskrift av den person den berör eller av annan behörig person hos stödmottagaren. Vid första rekvisitionen skall dokument bifogas som styrker a) lönekostnaden, b) att en tjänst eller delar av en tjänst ingår i den aktuella verksamheten, c) vilken tidsperiod som avses samt d) att arbetsuppgifterna i projektet tillkommer och inte utgör stödmottagarens ordinarie verksam- 7
het. 4. Om rekvisitionen omfattar indirekta kostnader skall en specifikation av dessa kostnader bifogas. Vid första rekvisitionen skall uppgifter om den beräkningsmetod som används för att beräkna projektets andel av indirekta kostnader och motivering för denna bifogas, såvida inte detta framgår av stödbeslutet. 5. Om beslutet om stöd avser ett ramprogram skall stödmottagaren, utöver det underlag som framgår ovan, bifoga kopior av samtliga beslut om stöd till projekt inom programmet och en projektförteckning. Förteckningen skall innehålla följande uppgifter. a) Titel på samtliga beslutade projekt vid rekvisitionstillfället, och b) utbetald stödsumma per projekt uppdelat på stöd från aktuell strukturfond och övriga medfinansiärer. 4. Slutredovisning 20 procent De sista 20 procenten av stödet betalas inte ut förrän slutredovisning skett. För slututbetalning krävs att slutrapport bifogas rekvisitionen samt att slutrapporten och rekvisitionen är godkända av beslutsgruppen. I de fall beviljat EG-stöd överstiger 100 000 kronor skall även revisorsintyg bifogas. Två månader efter projekttidens slut Projektet skall slutredovisas senast två månader efter den i beslutet angivna projekttiden. Senare tidpunkt för slutredovisning kan medges av beslutsgruppen efter skriftlig begäran. 8 Lägesrapport Slutrapport 5. Rapporteringsskyldighet En lägesrapport skall bifogas varje rekvisition utom slutrekvisitionen. Rapporten skall kortfattat beskriva hur projektet utvecklats med en tydlig koppling till de kostnader som tas upp i rekvisitionen. Beskrivningen skall inriktas på huvudaktiviteterna enligt den sammanfattande projektbeskrivning som angivits i ansökan och ligger till grund för beslutet om stöd. Vid slutrekvisition skall slutrapport bifogas. Av denna skall framgå projektets resultat och att samtliga effekter jämförts med projektets förväntade resultat, inklusive motiveringar till de skillnader som föreligger mellan förväntat och faktiskt resultat.
Ändring i projektet Övriga ändringar i projektet Granskningsrätt Stödmottagaren skall omedelbart rapportera skriftligt till beslutsgruppen om a) projektet avbryts eller försenas, b) verksamhetens inriktning eller budget ändras eller c) annan väsentlig ändring inträffar. Ändring av stödmottagarens namn, adress, post- eller bankgironummer skall omedelbart meddelas skriftligen till beslutsgruppen. 6. Granskningsrätt Representanter för beslutsgruppen, övervakningskommittén, utbetalande myndighet, andra bemyndigade nationella organ och Europeiska gemenskapens institutioner har, inom sina ansvarsområden, rätt att hos stödmottagaren följa arbetet och ta del av alla handlingar, redovisning och bokföring som kan ge upplysningar om projektet. Rätten att ta del av nämnda handlingar, redovisning och bokföring föreligger minst till och med den 31 december 2004. 17 FS 1999:18 7. Återkallelse av beslut Beslutet om stöd kan komma att omprövas eller återkallas om 1. utbetalande myndighet finner att stödet inte är förenligt med gemenskapsreglerna eller stämmer överens med det operativa program på vilket stödbeslutet grundas, 2. beslutet fattats på grund av oriktig, ofullständig eller vilseledande uppgift från stödmottagaren, 3. stödmottagaren utan medgivande av beslutsgruppen använder stödet för något annat ändamål än det beviljats för, 4. något annat förhållande inträffar som föranleder att stödmottagaren med hänsyn till syftet med stödet uppenbarligen inte bör få behålla det, 5. stödmottagaren inte fullgör skyldigheterna om myndighets rätt att ta del av handlingar om projekt/program och redovisning, 6. stödmottagaren i övrigt bryter mot de allmänna och särskilda villkor eller föreskrifter som gäller för stödet. 9
8. Återbetalningsskyldighet Om stödbeslutet återkallas och stöd redan har betalats ut till följd av beslutet kan beslutsgruppen komma att kräva tillbaka utbetalt belopp. På belopp som skall återbetalas utgår ränta enligt räntelagen (1975:635). 9. Offentliggörande av stödet Stödmottagaren förbinder sig att vid kontakter med allmänheten offentliggöra att projektverksamheten medfinansierats med stöd från EG:s strukturfonder. Närmare riktlinjer om offentliggörande kan erhållas av beslutsgruppens sekretariat. Undertecknad stödmottagare har beviljats stöd ur EG:s strukturfonder och förbinder sig att följa beslutet och de allmänna och särskilda villkor som gäller för beslutet om stöd.. Ort. Datum. Stödmottagaren enligt beslutet. Organisationsnummer/personnummer. Underskrift av behörig firmatecknare Länsstyrelsens tryckeri, Karlstad 1999 10