Strategi 1 (9) Datum 2014-03-20 E-strategi Trelleborg2000, v 1.0, 2008-09-16
2 (9) Innehållsförteckning 1. Sammanfattning 3 2. Inledning 3 3. E-strategins omfattning och avgränsningar 5 4. Inriktningsmål 5 5. Kommunstyrelsens strategiska ställningstaganden 7 6. Ansvarsfördelning mellan nämnderna 7 7. Tydliga inriktningsmål och effektmål 8 8. Centrala begrepp 9 Bilaga 1. Systemförteckning och lista på befintliga e-tjänster Bilaga 2. Kostnader och resurser Bilaga 3. Handlingsplan för e-rådet
3 (9) 1. Sammanfattning Det är viktigt att kommunens verksamhet är av hög kvalitet och upplevs som serviceinriktad och effektiv - det bidrar till att göra Trelleborg attraktivt. Genom att använda IT-stöd i olika processer kan verksamheterna göra det enkelt för medborgare och företag att bo och verka i kommunen. Med en modern e- förvaltning ska kommunen bli attraktiv för alla människor som söker efter en lämplig plats för sitt boende och för etablering av företag. E-strategin är ett kommunövergripande styrdokument som beskriver hur Trelleborgs kommun ska använda modern informationsteknik i verksamheten. Det främsta syftet är att utveckla den kommunala servicen till alla medborgare och företagare. Men e-strategin ska även bidra till att samordna, effektivisera och förenkla det administrativa arbetet för kommunens medarbetare. Ett tredje syfte är att skapa en öppnare förvaltning som stödjer innovation, demokrati och delaktighet. Slutligen är det viktigt att framhålla de potentiella miljövinsterna med en utvecklad e-förvaltning. Det övergripande ansvaret för att realisera e-strategin vilar på kommunstyrelsen. Men för att e-strategins effektmål ska bli verklighet krävs att respektive nämnd och bolag antar egna handlingsplaner med konkreta aktiviteter för att åstadkomma en modern e-förvaltning inom respektive verksamhetsområde. Ett centralt e-råd med nyckelkompetenser från kommunledningsförvaltningen och serviceförvaltningen leder och samordnar det övergripande utvecklingsarbetet. 2. Inledning E-strategin för Trelleborgs kommun utgår från de nationella målsättningarna för att utveckla e-samhället 1. De inriktningsmål som anges i e-strategin förtydligar de nationella intentionerna och styr kommunens långsiktiga arbete inom området. Strategin innehåller tydliga effektmål och konkreta åtgärder som beskriver kommunstyrelsens ansvar. Härutöver förväntas respektive förvaltning och bolag formulera egna effektmål och ta fram egna konkreta handlingsplaner för att åstadkomma en modern e-förvaltning inom respektive verksamhetsområde. I detta avsnitt ges en inledande beskrivning av bakgrunden till strategin samt var kommunen står idag gällande olika aspekter kring e-förvaltning. Från ADB och IT till E E-strategin är framtagen av kommunledningens förvaltning på uppdrag av e- delegationen. Mot bakgrund av medborgarnas ökade krav och allt tydligare förväntningar på en effektiv förvaltning önskades en påskyndad och mer samordnad utvecklingsprocess i kommunen. Synen på informationsteknik förändras snabbt. Den allmänna utvecklingen har gått från ADB till IT och nu går vi vidare med e. Med ADB mekaniserades tungarbetade rutinuppgifter, med IT spreds tekniken och skapade samverkan 1 Prop. 2009/10: 175 Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt
4 (9) och med e ligger fokus på elektroniska tjänster och verksamhetsutveckling. Dessa olika begrepp förklaras närmare i avsnitt 8. Genom att aktivt ta tillvara fördelarna med ny informationsteknik kan vi bidra till att medborgare och andra tycker att Trelleborg är en attraktiv kommun med god kommunal service. God medborgarservice förutsätter i allt högre grad utvecklade e-tjänster så att medborgarna enkelt kan få hjälp med sina ärenden via dator eller telefon. Här finns ett betydande utvecklingsbehov. IT har även en stor potential att bidra till minskad miljöpåverkan genom att effektivisera arbetet i offentlig sektor. Om hela kommunen, såväl medborgare som företag och kommunala verksamheter, använder tekniken på ett smart sätt kan den negativa miljöpåverkan minskas betydligt. Detta kan åstadkommas på flera olika sätt; en miljöanpassad IT-användning och drift, miljösmarta inköp och återvinning av IT samt effektivare möten och färre resor. Sammanfattningsvis finns det såväl ekonomiska som miljömässiga skäl att utveckla kommunens e-förvaltning. Nuvarande e-förvaltning Kommunen erbjuder sedan en lång tid tillbaka e-tjänster via kommunens hemsida. Genom självbetjäning går det här att uträtta olika ärenden, hämta blanketter och få service. Några exempel är att; ställa sig i tomtkö, intresseanmälan för fjärrvärme, lämna medborgarförslag, ansökan om LSSinsatser med mera. Ett problem är att kommunens utvecklingsfokus under lång tid har legat på att underlätta kommunens interna rutiner. E-tjänsterna är därför ofta anpassade för de interna systemen, istället för det som borde vara centralt - att öka servicen till medborgaren. Dessa tjänster kan därmed utvecklas på flera sätt: Ersättning av nuvarande blanketter i PDF-format med elektroniska formulär där medborgarna direkt kan skicka in uppgifterna till kommunen. Utveckling av mina sidor där medborgarna med en enda inloggning kan få tillgång till samtliga e-tjänster. Enhetlig utformning av förvaltningarnas olika e-tjänster. Det är även viktigt att utvecklingen av nya e-tjänster bygger på en teknisk plattform som är flexibel och framtidssäker. Med en sådan plattform finns det möjligheter för respektive förvaltning att utveckla specifika e-tjänster inom ramen för en kommungemensam lösning med ökad användarvänlighet. Även när det gäller minskad miljöpåverkan finns exempel på planerade eller genomförda åtgärder; schemalagd stängning av datorer på skolnätet, återvinning av spillvärme från serverrum, system för videokonferenser med mera. Detta arbeta kan dock intensifieras och drivas mer systematiskt. Ökad samordning är ett annat förbättringsområde. Genom att tydligt styra och samordna utvecklingen av kommunens e-förvaltning ökar med all säkerhet kostnadseffektiviteten. En strategisk styrning med ökad samordning leder både till sänkta kostnader och bättre tjänster. En organisation med tydlig ansvarsfördelning mellan kommunledningens förvaltning och övriga förvaltningar skapar därmed förutsättningar för en effektiv användning av utvecklingsresurserna, minskad miljöpåverkan och en ökad service gentemot medborgarna.
5 (9) 3. E-strategins omfattning och avgränsningar E-strategin omfattar kommunen i sin helhet, det vill säga samtliga förvaltningar och de kommunala bolag som ägs av Trelleborgs kommun. E-strategin spänner över perioden 2014-2015. De övergripande inriktningsmålen och effektmålen följs upp årligen. E-strategin lyfter fram nationella målsättningar och tydliggör ambitionerna för kommunens långsiktiga utvecklingsarbete. Detta kommer till uttryck genom ett antal inriktningsmål för e-samhället. Strategin innehåller även tydliga effektmål och konkreta åtgärder som beskriver kommunstyrelsens ansvar. En central uppgift för kommunstyrelsen är att genom e-rådet styra och koordinera de insatser som genomförs bland övriga förvaltningar och kommunala bolag. Härutöver förväntas respektive nämnd och bolagsstyrelse anta egna effektmål och ta fram egna konkreta handlingsplaner för att åstadkomma en modern e- förvaltning inom respektive verksamhetsområde. 4. Inriktningsmål Det övergripande målet med kommunens e-strategi är som tidigare nämnts att åstadkomma förbättrad service till medborgarna. Detta förutsätter dock en effektiv och öppen förvaltning samt en vital och modern demokrati. Rätt utformad bedöms e-strategin även kunna bidra till minskad miljöpåverkan. Strategin anger därför tre övergripande inriktningsmål som bedöms vara av strategisk betydelse: 1. Ökad tillgänglighet och bättre service 2. Effektivare arbetssätt med minskad miljöpåverkan 3. En stärkt demokrati Ökad tillgänglighet och bättre service Med tillgänglighet avses i detta sammanhang en väl utbyggd IT-infrastruktur och tillgång till elektroniska tjänster dygnet runt. Med tillgänglighet avses också att informationen och e-tjänsterna anpassas till och optimeras utifrån de standarder som gäller för kommunikation via webbgränssnittet, vilket borgar för att alla människor, oavsett funktionshinder och hjälpmedel, kan tillgodogöra sig informationen och dra nytta av e-tjänsterna. Medborgare och företag ska kunna använda e-tjänster för att kommunicera med berörda tjänstemän, för att utföra kommunala ärenden samt för att enkelt kunna följa sina ärendens gång. Den största delen av rutinkommunikationen mellan medborgare/företag och tjänstemän ska kunna ske via e-tjänster och därmed ge mer tid över för direktkontakt i mer komplicerade ärenden. En annan viktig serviceaspekt är att kontakten med kommunen, såväl externt som internt, helst ska kunna ske med hjälp av olika e-tjänster dygnet runt. Det ska vara naturligt för medborgare och företag att initiera nya och följa pågående ärenden via e-tjänster på kommunens hemsida. Detta ger också möjlighet för kommunens förvaltning att bli mer effektiv.
6 (9) Effektivare arbetssätt med minskad miljöpåverkan Varje förvaltning i Trelleborgs kommun förväntas fortlöpande presentera nya projekt eller initiativ i syfte att erbjuda e-tjänster inom sitt ansvarsområde. Då förväntas även en beskrivning av hur dessa kan bidra till en effektivare administration samt förväntade effekter i form av sänkta kostnader och ökad medborgarservice samt mindre miljöpåverkan. När allt fler e-tjänster blir tillgängliga och används av brukarna kommer även det interna administrativa arbetet att förenklas. Kommunen eftersträvar att skapa ett sammanlänkat digitalt flöde av all information på förvaltningen för att effektivisera och förenkla den interna kommunikationen. En kartläggning av kommunens resurser för 2013 års e-förvaltning (se bilaga 2) identifierar i storleksordningen 30 personer. Till personalresurser ska läggas kostnader för inköp och drift av verksamhetssystem, konsulter, datorer, servrar, skrivare med mera. Idag förekommer betydande överlappning i dessa delar. Genom att ta ett samlat grepp och se över respektive förvaltnings personal, olika system och rutiner kan effektiviteten ökas. En självklar ambition är att minska förekomsten av parallella system med samma funktion i olika förvaltningar. En översyn av systemen ska också innehålla en analys av hur väl de uppfyller medborgarnas krav. Flera av dagens IT-system är inköpta med hänsyn till verksamhetens behov i första hand, vilket inte är i linje med denna e-strategi. En mer effektiv resursanvändning bedöms vara tillräckligt för att frigöra resurser till nödvändiga satsningar och för att nå e-strategins övergripande målsättningar. För att åstadkomma en effektiv samordning och utveckling av de olika systemen bör det skapas en kommungemensam e-tjänsteplattform att utgå från. En övergripande teknisk plattform är en viktig förutsättning för att kunna utveckla befintliga och föra in nya e-tjänster på ett effektivt sätt. Rätt utformade IT-stöd och olika former av klimatsmarta tillämpningar kan minska påverkan på miljön. Ett område handlar om att skapa en miljöanpassad IT-användning och energieffektiv drift. Ett annat utvecklingsområde gäller att i ökad utsträckning säkra rutiner för miljösmarta inköp och ökad återvinning av IT-utrustning. Slutligen ger en effektiv e-förvaltning möjlighet till videokonferenser, papperslösa möten, smarta kalenderfunktioner och andra tekniska lösningar som leder till mer effektivare möten och färre tjänsteresor. Stärkt demokrati E-strategin kan även bidra till att stärka de demokratiska processerna. Med ny teknik nås andra grupper än de som vanligtvis kommer på fysiska möten för samråd. Det blir också en större spridning i åldrar och kön och ger möjlighet för medborgarna att delta när de själva vill och kan. Dessutom kommer synpunkter och återkoppling på förslag snabbare. E-förvaltning kan även bidra till en ökad rättsäkerhet. Genom att göra det enklare för medborgare att få information om den kommunala servicen och det gällande regelverket ökar möjligheterna att tillgång få den service man som kommuninvånare har rätt till. Det skapas även en mer enhetlig ärendehantering och handläggningen blir inte lika personrelaterad. Detta minskar risken för att den kommunala servicen varierar beroende på vilken handläggare den enskilde medborgaren får hjälp av.
7 (9) 5. Kommunstyrelsens strategiska ställningstaganden I detta avsnitt anges ett antal specifika vägval som är av stor betydelse för det långsiktiga arbetet med att bygga upp en e-förvaltning: Utvecklingen av specifika e-tjänster ska ske i de olika förvaltningarna utifrån medborgarnas behov. Ett centralt e-råd ansvarar för att styra utvecklingsarbetet i enlighet med e-strategin. Helhetstänkande och samordning ska vara nyckelord. Genom att agera som en gemensam koncern för alla förvaltningar och bolag undviker vi leverantörsdriven utveckling och håller fokus på medborgarnas behov. Utvecklingen ska bedrivas med befintliga, ekonomiska resurser men understödjas av en effektiv organisation med tydliga roller. Styrningen ska bygga på tydliga mål, löpande uppföljning och ansvarstagande från berörda nämnder och förvaltningschefer. Utvecklingen av e-tjänster ska bygga på en kommungemensam teknisk plattform, vilken bidrar till flexibilitet och enhetlighet. Marknadsföring kommer i andra hand. Kommunens framgång ska komma inifrån och bygga på att vi är genuint framgångsrika med vår e-förvaltning. 6. Ansvarsfördelning mellan nämnderna Kommunstyrelsen har ett tydligt ansvar för att styra e-frågorna i kommunen då detta omfattar samtliga verksamheter och det finns ett stort behov av samordning. I detta avsnitt ges en närmare beskrivning av hur ansvaret för dessa frågor är fördelat mellan de olika nämnderna och bolagen. Kommunstyrelsen styr, samordnar och följer upp arbetet med hjälp av ett e-råd Det övergripande ansvaret för att realisera e-strategin vilar på kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott övertar därmed det ansvar som tidigare legat på e-delegationen. Ett centralt e-råd med nyckelkompetenser från kommunledningsförvaltningen och serviceförvaltningen fattar beslut kring det övergripande utvecklingsarbetet. Kommunstyrelsen beslutar vilka ytterligare förvaltningar som ska vara representerade i det centrala e-rådet. Vilken bemanning som är mest lämplig kan variera beroende på vilka arbetsuppgifter som är prioriterade. Utöver övergripande styrning ansvarar E-rådet för att äga, driva och utveckla den gemensamma, tekniska plattformen som de olika e-tjänsterna bygger på. En annan central uppgift för e-rådet är uppföljning av mål och indikatorer.
8 (9) Förvaltningarna och bolagen driver utvecklingen och stämmer av med e-rådet Varje nämnd och bolagsstyrelse ansvarar i sin roll som systemägare för sina egna verksamhetssystem. Utvecklingen av e-tjänster inom respektive verksamhet ska dock drivas i samråd med Kommunstyrelsen. Förvaltningarna och bolagen ska utveckla verksamheten samt ta initiativ till projekt för att kunna erbjuda fler och bättre e-tjänster inom sitt ansvarsområde. Vid varje sådant initiativ ska e-rådet först få en beskrivning av hur dessa kan bidra till en effektivare administration samt sänkta kostnader, ökad medborgarservice och mindre miljöpåverkan. Först härefter ska ett utvecklingsinitiativ leda till konkret handling vid respektive förvaltning. 7. Tydliga inriktningsmål och effektmål E-strategin anger tre övergripande inriktningsmål för kommunens långsiktiga utveckling mot e-samhället. Dessa konkretiseras ytterligare genom ett antal effektmål som ska vara uppnådda senast år 2015. Till respektive mål ska det finnas ett antal indikatorer som ligger till grund för uppföljning, styrning och ledning av det praktiska arbetet. E-rådet ansvarar för utformning av indikatorer samt löpnde uppföljning av dessa. Inriktningsmål 1. Ökad tillgänglighet och bättre service - medborgarna ska uppleva att vardagen förenklas 2. Effektivare arbetssätt med minskad miljöpåverkan - högre kvalitet och effektivitet i verksamheten Effektmål Medborgarna ska uppleva kommunens e-tjänster som praktiska och användarvänliga Genom elektroniska kommunikationsvägar ska medborgarna få tillgång till kommunens service när som helst på dygnet Anställda och förtroendevalda ska erbjudas en effektiv ärendehantering som gör informationen lättillgänglig och användbar, med beaktande av integritets- och säkerhetsaspekter Förvaltningar och bolag ska ha tillgång till effektiva, elektroniska inköpsprocesser 3. Stärkt demokrati - öppnare förvaltning som stödjer innovation och delaktighet Medborgarna ska uppleva att kommunen erbjuder digitala arenor som bjuder in och visar på möjlighet till samhällsengagemang Redan samhällsengagerade personer i folkrörelser, företagarorganisationer och andra demokratiska nätverk ska uppleva att kommunen erbjuder e-lösningar som stödjer deras verksamhet För att samtliga effektmål ska realiseras förväntas respektive förvaltning och bolag formulera egna handlingsplaner. Till e-strategin bifogas en handlingsplan för e-rådets arbete fram till år 2015 (bilaga 3).
9 (9) 8. Centrala begrepp E- E- står för elektronisk. Som förled avser e- utnyttjandet av datorbaserade lösningar, t.ex. i e-förvaltning, e-tjänst, e-handel. E-demokrati Med e-demokrati avses användandet av elektronisk informationsteknologi för utförande och deltagande av politiska processer. E-förvaltning En offentlig förvaltning som genom verksamhetsutveckling drar nytta av informations- och kommunikationsteknik kombinerad med organisatoriska förändringar och nya kompetenser. Används även som samlingsbegrepp för e- demokrati. E-service, e-tjänst etc. E-service Handlingar, ansträngningar eller prestanda vars leverans förmedlas av informationsteknik. Denna definition speglar tre huvudkomponenter: tjänsteleverantör, tjänstemottagare och kanalerna för att tillhandahålla tjänster E-tjänst Tjänst som tillhandahålls via ett elektroniskt gränssnitt och som helt eller delvis utförs elektroniskt. Exempel på sådant som kan fungera som e-tjänster är ansökan om tillstånd, inlämnande av deklaration, anmälan om sjukdom, sökning av information. Offentliga e-tjänster brukar definieras enligt en utvecklingstrappa framtagen av Statskontoret där e-tjänstens utveckling beskrivs i fyra steg. 1. Information: Tillgänglig färdigförpackad information för hämtning via webbsidor. 2. Interaktion: Enklare tjänster med möjlighet till interaktivitet där serviceinnehållet även innehåller nedladdning av blanketter o.d. 3. Transaktion: Tjänster som innehåller ett visst mått av transaktioner och som förutsätter säker elektronisk kommunikation, identifiering och signering. 4. Integration: Tjänster som även innefattar samverkan och ärendehantering över förvaltnings- och myndighetsgränser. IT Förkortning av begreppet informationsteknik. Används även som samlingsbegrepp för datorteknik och telekommunikation i samverkan. E-effektivitet E-effektivitet syftar på att kontinuerligt sträva efter att hålla kostnaderna under kontroll samt att resurserna nyttjas effektivt. Med hjälp av information och kommunikationssystem kan kommunens interna processer digitaliseras vilket leder till minskat behov av pappersbunden information, minskad tid för åtkomst, eftersökning och kvalitetssäkring, samt minskad risk för felkällor.