IS/IT-program för Jönköpings kommun

Transkript

1 JONKÖPINGS KOMMUN IS/IT-program för Jönköpings kommun Ks/2012:481 kommunfullmäktige M kommunstyrelsen övriga nämnder förvaltning IS/IT-program för Jönköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige 302 1

2

3 Janne Dicander, IS/IT-chef Kommunfullmäktige Dokiimentn iimmer Dahlin 1(9) Jönköpings kommuns IS/IT-strategi Appendix IS/IT-strategins bildserie STADSKONTORET Besöksadress Rådhuset Kyrkogatan, Jönköping Fax diariet JÖNKÖPINGS KOMMUN Ljuset vid Vättem JÖNKÖPINGS KOMMUN Tfn (vxl) Postadress (om Inget annat anges) Jönköping

4 Janne Dicander, IS/IT-chef Kommunfullmäl<;tige Dokiimentnwnmer 2(9) Innehåll 1 Inledning 3 2 Bakgrund Falrtorer som påverkar IS/IT-strategin Beslut och förutsättningar formar kommunens IS/lT-strategi 4 3 Jönköpings kommuns IS/IT-vision IS/IT är en naturlig del i Jönköpings kommuns verksamhet 5 4 Målbild Målbild för IS/IT i Jönköpings kommun Fokusområden för IS/IT-investeringar Övergripande IS/IT-strategi - fyra huvudområden Område 1: Medborgarvärde Område 2: IS-lösningar Område 3: IS/lT-arkitektur Område 4: Arbetsformer eprogram för Jönköpings kommun 9

5 Janne Dicander, IS/IT-clief Kommunfullmäktige Doktiinentnnminer 3(9) 1 Inledning Teknikutvecklingen i omvärlden sker fortsatt i hög takt vilket gör att kommunen behöver förhålla sig till utvecklingstrenderna för att uppnå en väl fungerande och kostnadseffektiv IS/IT-miljö. Den snabba IS/IT-utvecklingen förändrar förutsättningarna och erbjuder nya möjligheter inom många av de områden som Jönköpings kommun verkar inom eller på annat sätt påverkar. Gränsöversb-idande arbete och ärendehantering som inte är så starkt Imutet till kommunens organisationsstruktur förutsätter att man på ett enkelt sätt kan kommunicera och dela på information och dokument både inom och mellan kommunens förvaltningar och verksamheter. I sin tur leder detta till en nödvändig standardisering av gränssnitt mellan informationssystem och format på informationsmängderna. Vidare krävs en organisation med tydlig uppgifts- och ansvarsfördelning rörande kommunens gemensamma IS/lT-verksamhet. IS/IT som verktyg erbjuder också kommunens medborgare tillgång till samhällsinfonnation och möjlighet att utnyttja de tjänster som kommunens förvaltningar och verksamheter tillhandahåller samtidigt som tekniken ska användas för att stärka skyddet för känslig information rörande den personliga integriteten. IS/IT-strategin skall vara ett underlag för handling, både på lång och kort sikt. Därför omfattar dokumentet såväl en vision som målbild och strategi där inriktning och förutsättningar för kommunens IS/lT-verksamhet tydliggörs.

6 Janne Dicander, IS/IT-chef Kommunfullmälrtige Dokiimentitiimmer 4(9) 2 Bakgrund 2.1 Faktorer som påverkar IS/IT-strategin Det fmns en mängd faktorer som har stor påverkan på formuleringen av en lämplig IS/IT-strategi för Jönköpings kommun. Primära sådana är: Tidigare beslut om ett kommungemensamt perspektiv på IS/IT iviedborgarnytta (extern, inklusive företagare) Användarnytta (intern) Arbetet i riktning mot en samlad elektronisk förvaltning (som drivs såväl på EU-nivå, nationell nivå och utifrån kommunens egen ambitionsnivå) Generella IS/lT-trender (t.ex. SOA-trenden) Tillgängliga resurser Den befintliga verksamheten inom Jönköpings kommun 2.2 Beslut och förutsättningar formar kommunens IS/IT-strategi Interna förutsättningar som formar grunden for IS/IT-strategin är: Jönköpings kommuns styrande organ har beslutat om att samordning av IS/IT-verksamheten skall ske Projektet J1T1S06 inledde under samordningsarbetet bl.a. genom: o En kommungemensam IS/IT-avdelning har bildats inom STK o Ansvar för IT-drift och resurser överförs till en denna avdelning o En gemensam kundtjänst för IT- och telefoni inrättas o Förvaltningarna köper definierade tjänster av IS/lT-avdelningen o En ny styrmodell för IS/IT införs o En gemensam modell för hantering av IS/lT-projekt införs Externa förutsättningar som formar grunden för IS/IT-strategin är: Regeringen kommer att öka trycket på myndigheter, landsting och även kommuner med avseende på att realisera en samlad elektronisk förvaltning. o Drivande skäl bakom detta är att man ser att de länder som har kommit längst när det gäller den offentliga sektorns öppenhet, effektivitet och e-förvaltning också ligger i topp när det gäller ekonomi och konkurrenskraft. En modern, effektiv och enkel föi-valtning är idag ett absolut krav för att hävda sig i den globala konkurrensen och därmed en förutsättning för skapandet av gemensam välfärd och arbetstillfällen. En nationell handlingsplan för e-föi-valtning har lagts fram och ett "handslag om cförvaltning" har träffats mellan regeringen och SKL Flera EU-direktiv ställer dessutom la-av på den kommunala förvaltningen där regeringen kan komma att ställas till svars inför EG-domstolen om direktiven inte uppfylls.

7 Janne Dicander, IS/IT-clief Kommunfullmälctige Dokitinentmmtmer 5(9) 3 Jönköpings kommuns IS/lT-vision 3.1 IS/IT är en naturlig del i Jönköpings kommuns verksamhet IS/IT ska nyttjas för att stödja den demokratiska processen IS/IT är en vilctig stödresurs för att vi ska kunna erbjuda nya tjänster och sei-viceformer till medborgare och näringsliv IS/IT ska möjliggöra en samlad elektronisk förvaltning IS/IT ska stödja barns och ungdomars lärande samt utveckling IS/IT ingår i verksamhetsutvecklingsprocessen IS/IT möjliggör en kostnadseffektiv och flexibel verksamhet IS/IT inom kommunen ska sträva efter låg miljöpåverkan Den enskildes integritet och trygghet ska skyddas och säkerställas vid kommunens användning av IS/IT VerksamhetsdnvetmT-atödoch IS/IT år ofta atretsgisktvldvedtsamhetsutveckling 4 Målbild 4.1 Målbild för IS/IT i Jönköpings kommun Bakgrund till målbilden Omvärlden ställer krav på ökad tillgänglighet och närhet till information och tjänster IS/IT utgör en mycket viktig resurs för kommunens verksamhet Ett ökat behov av att nyttomaximera våra investeringar i IS/IT För att få ut nyttan av dessa investeringar krävs ett fokuserat och koordinerat angi-eppssätt Målbild Kommunens målbild kring IS/IT har formulerats utifrån två perspektiv. Dels det yttre perspektivet med de övergripande målen: Skapa nya värden - Säkerställ service och tillgänglighet...och dels det im-e perspektivet med de övergripande målen: - Utveckla verksamhetsstödet - Effektivisera Yttre inre Skapa nya värden Säkerställ service och tillgänglighet Utveckla verksamhetsstödet Effektivisera

8 Janne Dicander, IS/IT-chef Kommunfullmäl<:tige Dokiiinentniiminer 6(9) 4.2 Fokusområden för IS/IT-investeringar För att uppnå de övergripande målen, så kommer fokus för kommunens IS/IT-investeringar (utöver löpande ersättningsinvesteringar för IT-utrustning) med stor sannolikhet att rikta in sig på nedanstående områden de närmaste åren. Nya etjänster (yttre mål) Kontaktcenter och etablering och förändring av kanaler/kontaktytor (inre och yttre mål) Skapa mervärden med elektroniska processer (inre och yttre mål) Samverkan (inre mål) Effektivisera med hjälp av IS/IT (inre mål) Skapa nya värden Säkerställ service och tillgänglighet Inre

9 Janne Dicander, IS/IT-chef Kommunfullmäktige Dokiiineitttmntmer 7(9) 5 Övergripande IS/IT-strategi - fyra huvudområden För att uppnå vision och målbild så har fyra huvudområden identifierats som kritiska och utgör stommen i Jönköpings kommuns IS/lT-strategi. De fyra huvudområdena är: 1. Medborgarvärde - upplevt värde ur medborgar- & näringslivsperspektiv 2. IS-lösningar - är flexibla och möjliggör elektroniska processer 3. IS/IT-arkitektur - stödjer verksamheten och är kostnadseffektiv 4. Arbetsformer - effektivt arbetssätt och en attraktiv arbetsplats Kr-ing dessa fyra huvudområdena kommer konkreta handlingsplaner och arbetsströmmar att skapas i den löpande verksamheten. För att de fyra områdena i sig ska kunna vara vägledande i det dagliga arbetet inom kommunen så har, som en del av IS/IT-strategin, respektive område konkretiserats med vad de ska kännetecknas av. 5.1 Område 1: Medborgarvärde Kännetecken Medborgare och näringsliv upplever Jönköpings kommun som en serviceorienterad och framåtsträvande kommun Medborgare och näringsliv upplever en helhet vid kontakt med Jönlcöpings kommun - vi är EN kommun! Det är enkelt att uträtta ärenden hos Jönköpings kommun oavsett kanalval/kontaktyta "Fysiskt" hanterade ärenden är väl integrerade med elektroniskt hanterade ärenden Elever möter en skola som erbjuder tillgång till, och en inblick i verktyg och system - samma som används av kommunen i övrigt

10 Janne Dicander, IS/IT-clief Kommunfullmäktige Dokiimetitmtnmier 8(9) 5.2 Område 2: IS-lösningar Kännetecken IS-lösningama är bra IS-lösningarna är flexibla IS-lösningarna har en hög tillgänglighet till rätt kostnad <8 IS-lösningarna möjliggör en elektronisk process Användargränssnitt och etjänster utformas tydliga, användbara och handlingsbara. Följer standarder och riminjer. IS-lösningama följer standarder, har öppna gränssnitt och är tjänsteorienterade i sin arkitektur 5.3 Område 3: IS/IT-arkitektur Kännetecken Standardiserade arbetsplatser förenklar för användaren Vi arbetar tillsammans, över linjegränserna, i nätverk och projekt Al-betsformerna skapar leverans- och genomförandeförmåga Arbetar i effektiva processer som ständigt förbättras Jönköpings kommuns IS/lT-verksamhet är proaktiv med engagerade medarbetare Det är attraktivt att arbeta inom Jönköpings kommuns IS/lT-verksamhet 5.4 Område 4: Arbetsformer Kännetecken Bygger på det som är bra i den befintliga miljön Funktioner anskaffas i takt med behoven Baseras på framsynthet Drivande är nytta och kostnadseffektivitet Har garanterade prestanda och hög tillgänglighet Är förändringsbar (har en balans i standardisering vs. flexibilitet) Har tydliga och öppna gränssnitt Använder enhetliga stödsystem och informationskällor Är organisationsoberoende Lösningar som etableras ska ha låg miljöpåverkan

11 Janne Dicander, IS/IT-ciief Kommunfullmäktige Dokumentnummer 9(9) 5.5 eprogram för Jönköpings kommun För att inta en mer offensiv linje i att realisera en samlad elektronisk förvaltning för Jönköpings kommun så ska kommunen löpande arbeta med ett eprogram. eprogrammet ska vara en plan för de närmaste årens utvecklingsarbete imiktat på elektronisk förvaltning. MeAorgaiB IS/lT-strategins fyra huvudområden ska understödja realiseringen av en samlad elektronisk förvaltning, där ledorden är edemokrati, eservice och cföi-valtning. För vidare vägledning Icring dessa områden hänvisas till eprogr-ammet.

12 Dokumenttyp Ver Policy Upprättat av Janne Dicander JÖNKÖPINGS lav2 III KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige Policy avseende IS/IT inom Jönköpings kommun 1 Syfte Syftet med denna policy är att utgöra ett övergripande och gemensamt regelverk för Jönköpings kommun i frågor som rör styrning, ledning och hantering av IS/IT. 2 Omfattning IS/IT-policyn omfattar alla verksamheter, förvaltningar och avdelningar inom Jönköpings kommun. 3 IS/IT-policy Jönköpings IS/IT-verksamhet ska utgöra ett effektivt stöd till kommunens verksamhet. våra IS/IT-system ska vara effektiva, enkla och stödja tillgänglighet för användare och kommuninvånare. Våra IS/IT-system ska stödja effektiva processer och baseras på en enhetlig gemensam IT-infrastruktur. I Jönköpings kommun ska vi utnyttja synergieroch samordningsfördelar i vår IS/IT-mlljö. 3.1 Övergripande. Användande och utveckling av IS/IT ska följa gällande lagar, förordningar och Internt regelverk. IS/IT ska användas för att bidra till hög kvalitet i verksamheten samt användas och drivas rationellt och kostnadseffektivt. Vid val av lösningar/produkter ska tillgängliga standarder väljas så långt som möjligt. Kommunen ska säkerställa en viss nivå av egen kompetens kring systemutveckling och integration. Jönköpings kommun ska ha en definierad IS/IT-arkitektur som beskriver regler för uppbyggnad av Jönköpings kommuns IS/IT-miljö. IS/IT-arkltekturen är styrande för all anskaffning, utveckling och förvaltning av IS/IT-lösningar inom kommunen. IS/IT-samverkan samt gemensamma IS/IT-tjänster ska eftersträvas. Inom områden med stora samordningsfördelar ska kommungemensamma IS/IT-system etableras. Dessa ska utnyttjas av förvaltningar och avdelningar inom Jönköpings kommun som har behov av motsvarande IS/IT-funktion. IS/IT-samverkan inom regionen och nationellt ska stimuleras. Tillgängligheten till IS/IT-tjänster ska anpassas efter verksamhetens och omgivande samhälles krav och behov. Verksamheternas framtida behov och förändringsönskemål kring IS/IT-aktiviteter samt de önskade effekter man vill uppnå med dessa, ska beskrivas i handlingsplaner/aktivitetskort. Alla nya produkter och tjänster kring IS/IT till kommunens förvaltningar och avdelningar ska levereras via IS/IT-avdelningen - med egna eller andras resurser. IS/IT-avdelningen är ansvarig för koordinering av IS/IT Inom kommunen. Inom ramen för befintliga system enligt beslutad verksamhets- och investeringsplan samt tillhörande aktivitetskort kan kommunens förvaltningar själva hantera dialogen direkt med kommunens leverantörer. Avtal avseende IS/IT och relaterade tjänster ska dock alltid godkännas av IS/IT-avdelningen. Vid anskaffning av IS/IT-lösnlngar ska låg miljöpåverkan eftersträvas. Vidare ska kommunen vid anskaffning av programvara alltid överväga möjligheten att nyttja öppen källkod eller lösningar som baseras på sådan. 3.2 Styrning av IS/IT Kommunfullmäktige beslutar om IS/IT-strategi och -policy inom kommunens IS/IT-verksamhet. Detta inkluderar beslut om vilka IS/IT-system och -miljöer som är kommungemensamma respektive strategiska. Det ska finnas en gemensam IS/IT-organisatlon (IS/IT-avdelningen inom Stadskontoret) som ansvarar för att samordna, tillhandahålla och vidareutveckla kommunens IS/IT-verksamhet, I samarbete med övriga verksamheter. IS/IT-avdelningen ska tillhandahålla gemensam drift för kommunens IS/IT-system och huvudregeln är att all drift ska ske centralt. Dispens angående central drift av enskilda system kan lämnas av chefen för IS/IT-avdelningen. Det ska finnas ett forum för förankring och beredning av större IS/IT-förändringar och -satsningar (IS/IT-råd). IS/IT-rådet bemannas med representanter från förvaltningarna. Rådet bereder och föreslår beslut till chefen för IS/IT-avdelningen och andra beslutsinstanser. Chefen för IS/IT-avdelningen ansvarar för den strategiska ledningen och styrningen av Jönköpings kommuns IS/IT-verksamhet med beaktande av vad Kommunfullmäktige beslutar rörande IS/IT-strategi och -policy samt ramar avseende budget och inriktning i kommunprogram. Chefen för IS/IT-avdelningen har samordningsansvaret för kostnadseffektiviteten i hela kommunens IS/IT-verksamhet.

13 Dokumenttyp Policy Upprättat av Janne Dicander Ver Antagen av kommunfullmäktige Chefen för IS/IT-avdelningen beslutar om organisation för kommunens verksamhet kring gemensamma IS/IT-system. Chefen för IS/IT-avdelningen är beslutande för kommunens IS/IT-arkitektur samt beslutar om styrande riktlinjer, anvisningar och standarder avseende IS/IT. IS/IT-avdelningen har uppdraget att i kommunens verksamhet samordna informationssäkerhetsarbetet och ansvarar för systemförvaltningsmodell, anskaffning och avrop av IS/IT-relaterade produkter och tjänster. IS/IT-avdelningen har uppdraget att samordna realiseringen av ett kommungemensamt eprogram för Jönköpings kommun. Verksamheterna ansvarar för att IS/IT används och utvecklas inom det egna området på ett relevant sätt. Kommunens förvaltningar avgör och kravställer vilka funktionella egenskaper IS/IT-stödet ska ha. Varje IS/IT-system ska ha en systemägare samt en styrgrupp inom Jönköpings kommun, Stadsdirektören utser systemägare till kommungemensamma IS/IT-system och IS/IT-miljöer. Styrgruppen har det övergripande ansvaret för IS/IT-systemets utveckling, förvaltning, drift samt dess kostnad och nytta. Styrgruppen ansvarar bl a för att verksamhetsnytta uppnås, att uppfylla säkerhetskrav, kvalitetssäkring, att systemet värderas mot gällande lagar, förordningar och övrigt regelverk samt att säkerställa att användare har tillräcklig kunskap om systemet och dess användning i verksamheten. För det dagliga operativa ansvaret kan en systemansvarig och förvaltningsgrupp utses. För IS/IT-system med flera intressenter ska styrgruppen hantera intressenternas krav och lägga fast en modell för finansiering av kostnader relaterade till IS/IT-systemet. Samtliga större och/eller principiellt viktiga IS/IT-investeringar kräver godkännande från IS/IT-avdelnlngens chef innan beslut fattas. Verksamhetsansvariga och systemägare ansvarar för att kontinuitetsplanera inom sina ansvarsområden i händelse av utslagning av IS/IT-tjänster. Verksamhetsansvariga och systemägare ansvarar för att risk- och intressentanalys alltid genomförs inom deras ansvarsområden I samband med planerade förändringar av verksamhet och IS/IT-stöd. 3.3 Användning av IS/IT inom Jönköpings kommun utveckling av IS/IT ska styras av verksamheternas behov. IS/IT ska användas för att stödja, effektivisera och integrera processer och rutiner för kommunens verksamhet. Kommunen har ambitionen att ha en modern och enkel förvaltning som bygger på öppenhet, effektivitet och ökad grad av elektroniska processer. E-tjänster och interna elektroniska processer som etableras ska tas fram med fokus på handlingsbarhet, med borga rnytta och nytta för Jönköpings kommun. Personal ska ha tillgång till en god IS/IT-infrastruktur, såsom tillgång till nättjänster, utrustning och programvaror. Om arbetsuppgiften så kräver, ska tillgång till kommunens IS/IT-tjänster pä distans också tillhandahållas. IS/IT ska stödja en god arbetsmiljö. Jämställdhet, jämlikhet, funktionshinder och arbetsmiljö ska särskilt beaktas vid utbildning och kompetensutveckling inom IS/IT samt vid anskaffning av IS/IT-produkter och -tjänster. Personal ska ha för arbetsuppgifterna nödvändig kunskap om IS/IT och hur IS/IT ska användas. Personal ska erbjudas utbildning för att uppnå den IS/IT-kunskap som krävs för att utföra sina arbetsuppgifts IS/IT-säkerhets-, åtkomst- och tillgänglighetsfrågor ska prioriteras och kontinuerligt övervakas av IS/ITavdelningen i samråd med verksamheterna. 3.4 Ansvar och uppföljning Användare av IS/IT, verksamhetsansvariga och övriga beslutsfattare inom IS/IT-relaterade frågor ska följa denna IS/IT-pollcy, Beslutsfattare och chefer har ett särskilt ansvar för att informera om innehåll, omfattning och användning av denna IS/IT-pollcy inom sina respektive ansvarsområden. Beslutsfattare och chefer har också ansvar för att kontinuerligt följa upp efterlevnad av IS/IT-policyn.