Riktlinjer för löneprocessen i Nybro kommun

Riktlinjer för löneprocessen i Nybro kommun Prel. 05 2015-11-01 1 Inledning Dessa riktlinjer gäller för samtliga anställda inom kommunen samt dess ägda bolag i tillämpliga delar. 2 Grundläggande principer Lönenivån i befattningen bestäms i huvudsak av två faktorer arbetets svårighetsgrad samt vilken marknadspåverkan som finns på lönen. Bedömningen av de krav arbetet ställer ska göras med beaktande av kriterier som kunskap och färdigheter, ansvar och arbetsförhållanden. Marknadskrafter kan ha betydelse för lönesättningen av vissa yrkesgrupper. Speciellt i bristsituationer där det är svårt att rekrytera kan lönen utgöra en viktig konkurrensfaktor. Vi ska dock undvika att medverka till orealistiska lönehöjningar som på längre sikt hotar att skada vår verksamhet. Övervägningar av det här slaget ska göras i samråd mellan förvaltningschef och personalchef. Lönebildning och lönesättning av medarbetaren inom respektive befattning ska stimulera till förbättringar av verksamhetens effektivitet, produktivitet och kvalitet. Därför ska lönen vara individuell och differentierad och avspegla uppnådda mål och resultat. Syftet är att skapa en process där arbetstagarens resultat och löneutveckling knyts samman så att det positiva sambandet mellan lön, motivation och resultat uppnås. Det innebär att den enskilde medarbetaren ska kunna påverka sin lön genom att utvecklas i det egna arbetet eller ta sig an ett annat arbete, visa ett ökat engagemang och/eller utföra en bättre arbetsprestation. Prestationer utöver förväntad nivå ska löna sig och synas på den löneutveckling alternativt lönenivå som medarbetaren har. En medarbetare som presterar högt år efter år och redan har en lönenivå som harmonierar med prestationen kan därför inte räkna med en fortsatt lika hög löneutveckling. Är det någon som inte presterar vad som förväntas vid en anställning i kommunen ska det resultera i ingen eller mycket liten löneutveckling. Det är viktigt att komma ihåg att det är lönenivån på den nya lönen som speglar medarbetarens prestation och inte lönepåslaget. Vi eftersträvar en god lönespridning grundat på våra lönekriterier och den individuella lönesättningen. Även förutsättningarna för att rekrytera och behålla personal påverkas av löne- och anställningsvillkoren. Lönesättningen ska bidra till att Nybro kommun kan hävda sig väl på arbetsmarknaden och i konkurrens med andra arbetsgivare i regionen d.v.s. rekrytera och behålla kompetent personal. 1

Det är särskilt viktigt att lönen för chefer på alla nivåer tydligt avspeglar hur satta mål uppfylls och de resultat som vederbörande uppnår. Chefer är arbetsgivarens företrädare och har ett stort ansvar för att uppsatta mål nås och att uppföljning av resultat sker. 3 Lönekriterier I Nybro kommun finns fem grundläggande lönekriterier som gäller för alla medarbetare. Vid bedömning av chefer finns det ytterligare tre kriterier. Varje förvaltning kan vid behov modifiera/komplettera med egna mer specifika kriterier som gäller för just den verksamheten. Det är viktigt att medarbetarna ges möjlighet till delaktighet i dialogen kring utformningen av de verksamhetsbaserade lönekriterierna t.ex. genom samverkansavtalets möjligheter till dialog på arbetsplatsträffar. Vid bedömning av individens prestation är det följande fem kriterier som gäller för alla medarbetare i Nybro kommun. 1. Kompetens a. Veta (kunskap och erfarenhet) b. Vilja (engagemang och attityd) c. Kunna (förmåga att använda kunskaper och erfarenheter praktiskt) Bedömning av personens kunskap inom det område som personen jobbar. Även bredden på kompetensen har betydelse - behärskar personen flera olika kunskapsområden? Hur lätt har personen för att ta till sig ny kunskap? Förmåga att använda sin kunskap? 2. Arbetsinsats och arbetsresultat i förhållande till mål Hur bra fungerar personen i sitt arbete? Blir det alltid rätt eller blir det ofta fel? Klarar personen att arbeta självständigt eller behöver personen ofta hjälp i sitt dagliga arbete? Vad säger omgivningen om den service som ges? 3. Bemötande av och kommunikation med brukare/kunder Hur bra är personen på att kommunicera internt och externt? Kan personen förklara på ett begripligt sätt? Är personen trevlig mot sina "kunder"? Kan personen säga ifrån på ett bra sätt? Hur bidrar personen till stämningen internt i gruppen? Hur fungerar personen vid undervisning, t.ex. föreläsning i större grupp? 4. Samarbetsförmåga Jobbar personen helst ensam? Hur fungerar personen i grupp? Är personen lätt att samarbeta med? Bidrar personen till att samarbetet blir bra? Är personen hänsynsfull och hjälpande mot andra? Är personen villig att dela med sig av sin kunskap? 2

5. Ansvarstagande och engagemang för verksamheten Tar personen stort ansvar för hela verksamheten? Har personen en helhetssyn? Påverkar personen övriga medarbetare på ett positivt sätt? Medverkar personen till att utveckla arbetet? Prel. 05 2015-11-01 Vid bedömning av chefer ska följande tre kriterier användas utöver de fem ovan: 6. Ledarskap Utövar personen ett gott ledarskap? Tar personen itu med eventuella konflikter i sin grupp? Är personen ett föredöme för sina kollegor och medarbetare? Håller personen medarbetarsamtal och lönesamtal enligt kommunens riktlinjer? Har personen ett etiskt och moraliskt förhållningssätt som stämmer med kommunens värdegrund? 7. Utveckling och förbättring Bidrar personen till att utveckla och förbättra sin och kommunens verksamhet? Tar personen till sig av konstruktiv feedback? Ser personen till att följa med i utvecklingen inom sitt kompetensområde? Omvärldsbevakning? 8. Ekonomi Håller personen sin budget? Agerar personen på ett ekonomiskt ansvarsfullt sätt. Följer personen kommunens inköpspolicy? Använder personen sig av kommunens avtal? 3.1 Lönekriteriernas 4 nivåer När man bedömer individens prestation utifrån kriterierna ska man utgå från fyra nivåer: 3

Utmärkt som är den högsta nivån ges till medarbetare som utvecklar verksamheten och påverkar andra i positiv riktning. En medarbetare vars förhållningssätt skapar goda exempel i och utanför den egna organisationen. Bra ges till medarbetare som ger ett ökat mervärde till verksamheten. En medarbetare som visar vilja/förmåga att agera med tyngdpunkt på genomföra och följa upp. Ett utgångsläge för fortsatt utveckling av arbetsplats/uppdrag. Tillfredsställande markerar vad organisationen förväntar sig av medarbetaren i uppdraget. Beskriver organisationens kvalitetsnorm där medarbetaren visar vilja till utveckling, har kunskap och förmåga. Ett utgångsläge för fortsatt utveckling. Otillfredsställande markerar vad organisationen ej accepterar. Beskriver ett otillfredsställande förhållningssätt i relationen till uppdraget där medarbetaren brister i vilja och/eller förmåga. Ett utgångsläge för fortsatt utveckling. 4 Riktlinjer och strategier 4.1 Lönesättning vid nyanställning Det är viktigt att lönesättningen vid nyanställning sker på samma grunder oavsett arbetsplats. För de stora befattningsgrupperna som t.ex. pedagoger och omsorgspersonal finns fastställda ingångslöner. I samband med internrekrytering till likvärdig befattning med motsvarande befogenheter och ansvar behålls lönen. Internrekrytering till annat yrke/befattning är att betrakta som nyanställning och lönesättning sker i samband med anställningsbeslutet enligt den nya befattningens löneläge, befogenheter och ansvar. Observera att lönen inte ska användas som konkurrensmedel inom Nybro kommun. 4.2 Löneförändringar utöver löneöversyn Inga löneförändringar får göras för tillsvidareanställd personal utöver löneöversynen. Förändrade arbetsuppgifter och ansvarsområden ska normalt ingå i den årliga löneöversynen. Vår utgångspunkt är att då vi tillämpar individuell och differentierad lönesättning med tydliga lönekriterier ska det leda till att den som tar ett stort ansvar och bidrar till utveckling av verksamheten erhåller en bra löneutveckling över tid istället för tillfälliga ersättningar. Undantag är övergång till nytt yrke/befattning, se ovan. 4.3 Lönetillägg Lönetillägg tillämpas endast i undantagsfall då en medarbetare får ett uppdrag under en begränsad tidsperiod och som i väsentlig grad avviker från ordinarie arbetsuppgifter och som bedöms mer kvalificerat än ordinarie arbete. Lönetillägg används restriktivt och alltid efter samråd med personalchefen tydliga verksamhetsmässiga skäl och utsatt tidsperiod ska dokumenteras i en överenskommelse. 4

4.4 Vikariatsförordnande Enligt AB 6 är arbetstagare skyldig att vid behov vikariera för annan arbetstagare och därvid helt eller delvis utföra även egna arbetsuppgifter högst 6 månader per kalenderår eller i en följd utan ersättning. Nybros fastställda ordning är att vikariatsersättning kan utges om beordrandet omfattar fler än 14 sammanhängande kalenderdagar och utgör ett tillägg om högst 10 % av arbetstagarens lön. Ersättningens storlek är beroende av i vilken omfattning som arbetstagaren utför de arbetsuppgifter som förordnandet gäller. Ersättningen jämte egen lön kan dock inte vara högre än lönen för den befattningshavare vikariatet avser. 4.5 Övriga avvikelser om kompensation Om det av särskilda verksamhetsmässiga skäl uppstår behov av kompensation som ligger utöver centrala och lokala avtal samt övriga tillämpningsbeslut som gäller ska det alltid ske i samråd med personalchefen. 4.5.1 Beredskap och jour Beredskap (på godkänd plats utom arbetsstället) och jour (på arbetsstället) bör enligt AB förekomma endast i den omfattning som är absolut nödvändig och enbart med hänsyn till vad verksamheten kräver. Huvudregeln och utgångspunkten är att reglerna i AB ska följas. Om annan överenskommelse eller lokalt avtal ändå är aktuellt ska den alltid göras i samråd med personalchefen. 4.5.2 Tjänstebil Tjänstebil kan förekomma i ytterst särskilda fall, och ska följa kommunens regelverk för tjänstebilar. 4.6 Lönekartläggning Arbetsgivaren ansvarar för att kartlägga och analysera löneskillnader mellan kvinnor och män. Arbetets svårighetsgrad fastställs då med arbetsvärderingssystemet Lönelots. Styrkan i verktyget är att alla befattningar värderas efter samma faktorer med samma viktning oavsett om det är yrken inom vård, teknik, administration, utbildning eller service. Varje befattning värderas/bedöms med beaktande av kriterierna kunskaper färdigheter, ansvar samt arbetsförhållanden, samma områden som anges i 3 kap. 2 Diskrimineringslagen. I Nybro kommun görs denna kartläggning var tredje år och inför varje löneöversyn görs en mindre omfattande analys. Syftet är att upptäcka, åtgärda och förhindra osakliga löneskillnader mellan kvinnor och män och att likvärdiga arbeten ska ha lika lön. Om man ska uppnå en god överenstämmelse med verkligheten krävs, förutom kunskap om systemet, även att den som gör bedömningen har en god kännedom om de faktiska arbetsuppgifterna och vilka krav de ställer på den som ska utföra dem. Arbetsvärdering ska göras på samtliga befattningar. Det är personalchefen som är ytterst ansvarig för arbetsvärderingarna. 5

4.7 Medarbetarsamtal En individuell och differentierad lönesättning förutsätter regelbundna medarbetarsamtal. Medarbetarsamtalet ska leda till att chef och medarbetare tillsammans får en tydlig bild av: Prestation Förväntningar/mål framöver Vad har varit bra och mindre bra Vad behöver förändras i arbetet Inom vilka områden behövs utveckling/förändring För att lyckas med detta ligger det både i chefens och medarbetarens ansvar att skapa dialog att ge och ta - och att båda kommer väl förberedda till samtalet. Ett väl planerat och genomfört medarbetarsamtal är en förutsättning för trygghet, förtroende, utveckling och engagemang på arbetsplatsen. Medarbetarsamtal ska genomföras varje år. Genomförda medarbetarsamtal ska dokumenteras av chefen i en utvecklingsplan. Dokumentet ska visa den överenskommelse som träffats med arbetstagaren om mål och utvecklingsområden. Dokumentationen ska överföras vid chefsbyten. 4.8 Lönesamtal Alla medarbetare ska bjudas in till ett lönesamtal. Lönesamtalet är en dialog mellan chef och medarbetare. Vid samtalet lämnar lönesättande chef ett konkret löneförslag till arbetstagaren. Lönesamtalet är inget förhandlingstillfälle, utan ett tillfälle till dialog där chefen lämnar förslag till ny lön. Samtalet ska röra uppställda mål, arbetsresultat och arbetsinsatsens koppling till lön. Förslaget ska motiveras och vara grundat på väl kända lönekriterier. En individuell lönesättning kräver chefer med tydlighet i såväl målbeskrivningen som i sättet att bestämma lön. 5 Rollfördelning KS Au (Kommunstyrelsens personalutskott): utgör kollektivavtalsslutande part, ansvarar för lönepolitik och handlingsplan. Personalenheten: samordnar löneöversynsprocessen, genomför löneanalys och kartläggning. Upprättar efter samråd med chefsgruppen riktlinjer till lönesättande chefer inför varje löneöversyn. Bevakar att kollektivavtal följs samt håller i kontakterna med de fackliga parterna. Följer upp resultatet. Förvaltningschef och bolags-vd: medverkar till att ange inriktningen på lönepolitiska bedömningar utifrån de lönepolitiska grunderna samt kommunens löneanalys och lönekartläggning. Ansvarar för att verksamhetsspecifika mål och riktlinjer innefattas i lönebildningen. Har det förvaltningsrespektive bolagsövergripande ansvaret för att löneöversynen genomförs enligt riktlinjer, i enlighet med kollektivavtalets bestämmelser samt inom den ekonomiska ram som angivits. 6

Lönesättande chefer: gör bedömning av medarbetarnas arbetsinsats, sätter lön samt genomför medarbetar- och lönesamtal. Ansvarar för att verksamhetens mål och riktlinjer är väl kända av medarbetarna samt att verksamhets- och arbetsplatsanknutna lönekriterier tas fram i samverkan med de anställda på berörd arbetsplats. Hanterar dialogen med medarbetarna. Medarbetarna: ska vara väl förtrogna med verksamhetens och arbetsplatsens mål samt arbetsplatsens bedömnings- och lönekriterier. 6 Tidplan för löneöversynsarbetet Löneöversyn sker i enlighet med de centrala avtalen, oftast årligen. Löneöversynen består av ett antal aktiviteter utspridda under året. Genom en god planering kan respektive löneöversyn slutföras innan tidpunkten för ikraftträdande. Speciellt viktigt är det att alla samtal planeras i tid då samtal tar tid och det är lätt att hamna i tidsnöd. I grova drag ser processen ut enligt följande: Hösten Medarbetarsamtal Lönesättande chef förbereder och genomför medarbetarsamtal. Analys av löner Personalenheten genomför analyser av lönestrukturen i Nybro kommun, omvärldsanalys och lönekartläggning enligt lag. Lönepolitisk dag KS Au, Vd:ar och förvaltningschefer samlas för att gå igenom analysmaterialet samt diskutera förutsättningarna inför den kommande löneöversynen. De fackliga representanterna deltar del av dagen och ges då tillfälle att lägga fram sina synpunkter. Vintern Fastställande av riktlinjer KS Au gör lönepolitiska och ekonomiska bedömningar och fattar beslut om lönepolitiska riktlinjer, nivå, särskilda satsningar mm. Överläggningar Parterna genomför överläggningar med de fackliga organisationerna om planerade åtgärder utifrån Ksau:s beslutade handlingsplan. Information ges av respektive part till lönesättande chefer och respektive lokala fackliga ombud. Lönesamtal Löneöversyn sker genom att lönesättande chef lämnar förslag i dialog om ny lön till berörd medarbetare. Våren 7

Sammanställning Personalenheten sammanställer förvaltningarnas löneförslag samt stämmer av mot kollektivavtal och planerade åtgärder. Personalenheten lämnar samlat förslag om ny lön till respektive fack. Avstämning Parterna stämmer av löneförslaget, den genomförda löneöversynsprocessen samt prövar sambandet mellan överläggning och resultat. Arbetstagarpart äger rätt att påkalla förhandling om huruvida garanterat utfall uppnåtts. Resultat av löneöversynen Efter avstämning, och om förhandling ej påkallats, anses förslaget fastställt och ingår i LOK:en (Lokalt kollektivavtal). Övrigt Budgettilldelning till förvaltningen sker då resultatet av löneöversynen är klar. 7 Övriga principer vid löneöversyn Dialog med dem som fått svag eller ingen löneutveckling Det är viktigt att den medarbetare som får en svag eller ingen löneutveckling är medveten om detta och orsakerna därtill genom tidigare samtal mellan chef och medarbetare. Det ska inte komma som någon överraskning. För att åstadkomma en förändring är det naturligt att chef och medarbetare tar fram en skriftlig handlingsplan som sedan följs upp. Långtidsfrånvarande och löneutveckling Långtidsfrånvarande ska lönesättas utifrån kriterierna på samma sätt som andra medarbetare. De ska inte få lägre löneökning bara av det skälet att de är tjänstlediga. Om chefen pga frånvaron har så dålig kännedom om medarbetarens prestation att det inte går att göra en bedömning ska medarbetaren erhålla 75 % av det angivna löneutrymmet. Arbetstagare som kommer att sluta Arbetstagare som kommer att sluta sin anställning kort efter löneöversynen ska lönesättas utifrån kriterierna på samma sätt som andra anställda. Visstidsanställda Visstidsanställda ingår enligt avtal inte i löneöversynen. Chefen ser över lönen då överenskommelse om anställning/ förlängning av visstiden sker. För medarbetare med ett intermittent anställningsförhållande sker översyn årligen, oftast i samband med den årliga löneöversynen. Diskriminering Diskrimineringslagen innehåller förbud mot lönediskriminering pga kön. Det finns också en lag om att man inte får diskriminera visstidsanställda och deltidsanställda. Det innebär att samtliga 8

lönesättande chefer har i uppdrag att på individnivå bedöma och rätta till eventuellt osakliga löneskillnader mellan män och kvinnor, mellan tillsvidare- och visstidsanställda samt mellan heltidsoch deltidsanställda. Titeländringar I samband med löneöversyn kan behov av titeländringar ses över. Förvaltningschef tar fram underlag och stämmer av med personalenheten. Medarbetare som vidareutbildar sig Det är viktigt att arbetsgivaren sörjer för att medarbetarna vidareutvecklas i yrket. Sådan kompetensutveckling sker i eller utanför tjänsten. Vidareutveckling som sker i tjänsten eller på fritiden och som inte leder till mer kvalificerade arbetsuppgifter än vad som kan anses som normalt för yrket, medför inte högre lön enbart av den anledningen. Fortfarande är det medarbetarens prestationer som ska bedömas vilket hanteras i löneöversynen under året. 9