Utvärdering av Delprojekt-Vårdplanering med hjälp av tekniska lösningar

P R O J E K T N A M N U T G Å V A D A T U M D I A R I E N R Utvärdering av Delprojekt-Vårdplanering med hjälp av tekniska lösningar Syfte: Skapa möjligheten att använda tekniska lösningar som ett komplement vid vårdplaneringar mellan sjukhus, vårdcentraler, öppenvård och kommunal vård och omsorg. Signeras: Signeras: Ort och datum Ort och datum Uppdragsgivare Projektledare Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 J:\Delprojekt\Vårdplanering teknik\uppföljning utvärdering\utvärdering Delprojektplan vårdplanering teknik slutgiltig.docx Utskriftsdatum: 2016- SID 1(12) 02-02 13:42

Ändringshistorik Utgåva Datum Orsak till ändring Ändring Utfärdare UPPDRAGSGIVARE... 3 PROJEKTETS OMFATTNING... 3 BAKGRUND... 3 ARBETSPROCESS... 3 UPPFÖLJNINGAR... 4 Uppföljning av effektmål... 4 Uppföljning av huvudmål... 5 Uppföljning med referensgrupp... 11 TEKNIK... 11 LÄRDOMAR... 12 FÖRSLAG PÅ LÖSNINGAR FÖR FORTSATT INFÖRANDE... 12 SID 2(12)

UPPDRAGSGIVARE Styrgrupp för projektet Närvård i västra Sörmland PROJEKTETS OMFATTNING Skapa möjligheten att använda tekniska lösningar som ett komplement vid vårdplaneringar mellan sjukhus, vårdcentraler, öppenvård och kommunal vård och omsorg. Genom att prova olika tekniska lösningar, under perioden februari-november 2015, hitta ett koncept som i samverkan kan införas i hela Sörmland 2016 med samtliga vårdgivare. Aktuella enheter i försöket Flens kommun- bistånd, hemsjukvård och socialpsykiatri Katrineholms kommun, bistånd socialpsykiatri Vingåkers kommun- bistånd, hemsjukvård och socialpsykiatri Kullbergska sjukhuset- vårdplatsenheten och SSIH Nyköpings lasarett- allvårdsenheten psykiatriska kliniken Psykiatriska öppenvårdsmottagningarna Flen och Katrineholm, omvårdnadteamet och akuta jourteamet BAKGRUND En av attsatserna i syftet för projektet Närvården i västra Sörmland är att Hitta former för hur vi kan utveckla befintlig kommunikations och informationssystem samt utveckla nya möjligheter med hjälp av tekniska lösningar. Under flera år har det framkommit synpunkter och avvikelser som visar på brister i samarbete, rutiner och tidsbrist när det gäller vårdplanering på sjukhus. Några exempel är samtliga yrkeskategorier som är viktiga för planeringen inte deltar av olika själ. det har inte alltid varit aktuellt med vårdplanering när biståndshandläggare kommit till sjukhuset. hemsjukvården har inte kunnat delta i den utsträckning de önskar då det inte finns tid att åka till sjukhusen för att fysiskt närvara vid planeringen. anhöriga har ibland svårt att delta på plats på grund av långa avstånd eller möjlighet att vara ledig längre stund dagtid. det tar mycket tid för bl.a biståndshandläggarna att ta sig till olika vårdplaneringar på länets olika sjukhus. När det gäller vårdplanering i hemmet och upprättande av samordnade individuella planer- SIP är det sen flera år en prioriterad fråga både inom psykiatrin och vården av de multisjuka äldre. I dag sker många vårdplaneringar utan att patienten ges möjlighet att delta eller med bara delar av det aktuella teamet närvarande. Det är också olika i olika kommuner huruvida man planerar både hälso- och sjukvård samt omsorg vid samma tillfälle. ARBETSPROCESS Inför uppstart av projektet anordnades informationsmöten med genomgång av syftet med delprojektet, förslag till arbetsordning och genomgång av teknisk utrustning samt vad man behöver tänka på vid videomöten. SID 3(12)

Ansvariga för IT i respektive kommun bjöds in för information om delprojektet samt diskussion om infrastruktur och utrustning hos respektive huvudman. Landstinget har stått för all utrustning under projektet och önskan var att kommunernas IT- enhet skulle kunna finnas som back up och kunna vara en del i utvecklingsarbetet. Det är dock bara Vingåkers kommun som varit aktiv under projektets gång och försökt hitta lösningar tillsammans med D-data då kommunens egen datautrustning varit ett bättre alternativ. Under projektets gång har uppföljningar skett varje månad via videokonferenser. Respektive kontaktperson i varje verksamhet, representanter på D-data har fått kallelse och haft ansvar för att verksamheten har en representant med på mötet. Det har varit olika hur man valt att delta på dessa möten, möjlighet har getts att även mejla in synpunkter inför varje möte. Många idéer till att använda utrustningen framförallt på primärvårdsnivå har kommit under projektets gång. Tyvärr är det inte någon medarbetare som gjort verklighet av idéerna. Utbildningar har erbjudits löpande när det gäller användandet av utrustningen. D-data har även funnits som support då medarbetare haft svårigheter att få tekniken att fungera vid faktiska planeringsmöten. UPPFÖLJNINGAR Nedan följer en uppföljning av beslutade mål. Det mesta materialet bygger på erfarenheter från somatisk vård. Några få erfarenheter finns från psykiatrin men då det har varit mycket lågt deltagande från dessa verksamheter under processen och det inte inkommit några svar på uppföljningsenkäten från psykiatrin, varken från slutenvård eller öppenvård. Någon statistik gällande kallelser finns inte då den bygger på att kallelsen sker i Prator, Allvårdsenheten väljer oftast att kalla till vårdplanering via telefonsamtal och då komma överens om tid och mötesform. Enligt muntlig rapportering sker allt fler vårdplaneringar med videokonferens. Uppföljning av effektmål De vårdplaneringar på sjukhus som är möjliga att genomföra med hjälp av tekniken genomförs på distans. Allt fler vårdplaneringar sker med hjälp av videotekniken. Både Flen och Vingåkers kommun har beslutat att det ska vara första hands alternativet. Medarbetare från Vårdcentralerna deltar endast vid de vårdplaneringar som sker med videoteknik. Patienter och anhöriga upplever planeringarna positiva, påtalar tryggheten med att få se personer som de kommer möta i hemmet efter utskrivning. Då ljud och bildkvalitet ibland varit dålig har flera upplevt att det blivit otydligt vad som blivit bestämt och att det känns osäkert. Vårdplaneringar som sker i kommunal hemsjukvård kan ske i hemmet med patienten som en självklar deltagare tillsammans med andra aktörer på distans. Bara några få vårdplaneringar har skett från hemmet bl. a mellan socialpsykiatrin och vårdcentral. Många idéer finns på hur man kan utveckla användandet men det är mycket svårt att få medarbetare att prova nya arbetssätt. De patienter som fått möjligheten är mycket nöjda. SID 4(12)

Hitta mötesstruktur som bidrar till delaktighet för både patienter, anhöriga och de medarbetare som ingår i teamet. En checklista har tagits fram och reviderats under delprojektets gång. Vid uppföljningen är den gemensamma uppfattningen att det blivit bättre struktur på mötena och att det finns önskemål om att samma checklista ska användas vid möten på plats. Uppföljning av huvudmål Vårdplanering på sjukhus 1/3 (33%) av vårdplaneringarna som vårdplatsenheten KSK och allvårdsenheten kallar till under 2015 sker med en eller flera deltagare på distans. Vårdplanering inför utskrivning kan ske på tre sätt via telefon, möte på sjukhuset eller möte via videokonferens. Totalt under perioden april till december 2015 ser fördelningen ut på följande sätt vid vårdplanering på Kullbergska sjukhuset. Kommun Telefon Möte på sjukhuset Möte via videokonferens Flen 2% 39% 59% Vingåker 3% 49% 48% Nedanståden diagram visar antal vårdplaneringar och i vilken form planeringarna genomförts/kommun och månad under april december 2015. Flen 16 14 12 10 8 6 4 2 0 april maj juni juli aug sept okt nov dec Flen Telefon Flen Möte Flen Video SID 5(12)

Vingåker 10 8 6 4 2 Vingåker Telefon Vingåker Möte Vingåker Video 0 april maj juni juli aug sept okt nov dec Öka antalet vårdplaneringar där samtliga kompetenser som krävs deltar Vid mätningen i december 2014 visade de tydligt att det var ofta förekommande att det saknades en eller flera kompetenser vid planeringstillfället. Kompetenser som man såg skulle vara viktiga för patient och eller anhöriga i den fortsatta vården och omsorgen. Det var vanligt att planeringen bara skedde mellan sjuksköterska och biståndshandläggare. Medarbetare från vårdcentralerna hade aldrig närvarat och paramedicinsk personal från kommunerna var sällan kallade eller hade på grund av resurser inte möjlighet att vara borta från den lokala verksamheten. Dialogen mellan paramedicinska kollegor skedde ofta per telefon och i den dialogen var inte patienterna med. Vingåkers kommun deltog så ofta de kunde med biståndshandläggare, distriktssköterska/sjuksköterska och arbetsterapeut eller sjukgymnast. Det var dock ofta som man inte visste vilka kompetenser som var bäst att delta med. Allvårdsenheten kallade sällan andra verksamheter än öppenvårdspsykiatri, socialpsykiatri och biståndshandläggare. Vid uppföljning av delprojektet- Vårdplanering med hjälp av tekniska lösningar fick alla verksamheter som deltagit frågan Har dina/era möjligheter att medverka på relevanta vårdplaneringar förändrats med hjälp av tekniken? 1. Möjligheterna har ökat betydligt 2. Möjligheterna har ökat något 3. Det är ingen skillnad 4. Möjligheterna har försämrats 5. Möjligheterna har försämrats betydligt Samtliga verksamheter som svarat har svarat att Möjligheterna har ökat något eller Möjligheten har ökat betydligt. De flesta uttrycker att Möjligheten har ökat betydligt då det blev fasta tider avsatta för vårdplaneringarna för respektive kommun på Kullbergska, inklusive vårdcentralerna. Många diskussioner har berört hur man från sjukhuset kan tydliggöra vilka som bör vara med vid planeringen redan då kallelsen skickas. Det har visat sig vara svårt då vårdplaneringsteamet sällan i förväg vet vilka önskemål patienten har inför hemgång. Nu har man enats om att sjukhuset försöker beskriva ev. behov av hälso- och sjukvård t. ex Fragmin, omläggning två gånger i veckan och om man tror att patienten kommer kunna ta sig till vårdcentralen eller inte. Vid oklarheter skickar kommunen SID 6(12)

och vårdcentraler de frågor de har via extrameddelanden och på så vis försöker man tillsammans utveckla kommunikationen vidare. När det gäller omsorgsinsattser sker en ansökan om insattser i samband med planeringen, om patienten önskar omsorg i någon form kallas alltid biståndshandläggare. Antalet patienter som känner sig delaktiga i planeringen i samband med utskrivning från sjukhus Samtliga patienter som skrivits ut från Kullbergska sjukhuset följs upp via telefon av Uppföljningssköterkan. Nedan redovisas patienternas upplevelse av delaktighet oavsett i vilken form som vårdplaneringen skett. Genom att fråga Var du med och planerade inför din hemgång och Fick du med dig någon skriftlig information Var du med och planerade inför din hemgång? Avd 1 Avd 2A SID 7(12)

Avd 2B Fick du med dig någon skriftlig information Avd 1 SID 8(12)

Avd 2 A Avd 2B Vårdplanering i hemmet Öka antalet vårdplaneringar där samtliga kompetenser som krävs deltar. Vårdplaneringar med patienter i hemmet sker på flera olika sätt. Det finns ingen verksamhet som lyckats hitta nya arbetssätt som används regelbundet med hjälp av tekniken. Några få försök har gjorts mellan verksamhet i kommun och någon medarbetare på Vårdcentralen. Följanade möjligheter har framkommit som idéer under projektets gång 1. Sjuksköterskorna i kommunen bör ha Ipads för att möjliggöra att hen tillsammans med patienten kan kommunicera med ansvarig läkare. Läkarna behöver inte åka på oplanerade hembesök utan kan istället möta patienten på skärmen efter överenskommelse med ansvarig sjuksköterska SID 9(12)

2. Sjuksköterskan från kommunen kan tillsammans med mobil äldreakut ha uppföljningar via Ipads så patienten kan vara med. Oftast sker bara uppföljning mellan sjuksköterska och läkare eller sjuksköterska och sjuksköterska utan att patienten är med. 3. Kommunikation mellan kommun oavsett boendeform och mottagningarna på sjukhuset. Patienten slipper åka och man får en diskussion tillsammans med patienten och mellan kollegor samtidigt. Ex. hud-, diabetes- och ortopedmottagningen postoperativt. 4. Paramedicin på sjukhuset kan tillsammans med patienten och paramedicin i kommunen gå igenom träning eller förflyttning inför utskrivning. Även t.ex uppföljning av Strokepatienter skulle kunna vara möjlig mellan stroketeam och hemsjukvårdens rehabpersonal 5. Biståndshandläggare och samordningssköterskorna borde använda tekniken för att öka sitt samarbete. Vi har många gemensamma patienter/brukare men samverkar väldigt lite. På så vis kan vi arbeta mer förebyggande. 6. Läkemedelsgenomgångar kan ske med apotekare och läkare på vårdcentralen och sjuksköterska, hemtjänst och patient i hemmet. Öka antalet vårdplaneringar med patienten närvarande vid upprättandet av SIP Varken Flen eller Vingåker har använt utrustningen på primärvårdsnivå. Vid upprättande av SIP har man valt att träffas på plats, dock inte alltid med alla yrkeskategorier som vore lämpliga. En bidragande orsak var att det var mycket problem med ljud och bild i början av försöket och då tappade flera medarbetare lusten och valde istället att fortsätta som tidigare. Ovanstående utvärdering både på sjukhuset och i hemmet berör till största delen vårdplaneringar där vårdcentralerna Flen, Malmköping och Vingåker, hemsjukvård, SÄBO och korttids i Flen och Vingåkers kommun samt Vårdplaneringsteamet Kullbergska sjukhuset deltagit. SSIH deltog i början med en förhoppning att utveckla kommunikationen internt på enheten mellan t. ex sjuksköterska som gör hembesök och läkaren som finns på plats på sjukhuset. Då det drog ut på tiden med installation av tekniken på datorer på sjukhuset tappades arbetssättet bort och andra frågor har prioriterats istället. Synpunkter har dock inkommit att ju mer man börjar att arbeta med kommunerna med gemensamma patienter, delat ansvar, kan tekniken vara till hjälp. Psykiatrin har tidigt i projektet signalerat att de har svårt att hitta användningsområden och tillfällen att använda sin utrustning mobilt. Allvårdsenheten deltog i början på uppföljningsmötena men har sedan uteblivit. De olika teamen i öppenvården har tyvärr inte deltagit vid något tillfälle efter informationsträffen. Öppenvården i Flen avslutade sitt deltagande med Ipad i oktober då de inte såg några användningsområden utanför mottagningen, den utrustningen flyttades istället till hemsjukvården i Flen som hade behov av ytterligare en utrustning. Inom psykiatriska kliniken används dock videomöten en hel del sedan tidigare både för dialog mellan medarbetare, för vårdplaneringar mellan öppenvård och slutenvård, samt några försök mellan patient i hemmet och t. ex läkare på kliniken. SID 10(12)

Uppföljning med referensgrupp Referensgruppen med medborgare* till projektet Närvård i västra Sörmland har fått genomgång av hur vårdplanering med hjälp av videokonferens kan gå till och har även testat utrustningen. Några hade egna erfarenheter av att varit med som patient eller anhörig både på plats på Kullbergska sjukhuset men också att som anhörig kunnat delta från Vingåkers VC tillsammans med samordningssköterskan istället för att åka till Katrineholm. De ställer sig mycket positiva till möjligheten och lyfter fram följande synpunkter; 1. De flesta äldre har i dag dator eller platta så fler borde få möjligheten att kommunicera med vården med hjälp av tekniken. 2. Vid vårdplanering på sjukhuset är det tryggt att få ansikten på de personer som kommer att komma hem till en 3. Det är viktigt att själv få föra sin talan så länge man kan, jag vill inte att man talar ovanför mitt huvud och bestämmer utan att jag är med 4. Det är sällan som samordningen fungerar mellan olika verksamheter, om alla är med på en vårdplanering borde det bli bättre 5. Tro inte att vi äldre inte kan något eller inte vill lära oss nya saker 6. Bra att anhöriga kan vara med från annan ort 7. Vill ha uppföljning i hemmet, det är så mycket att tänka på när man ska hem och då är det svårt att komma ihåg allt. Bra att sjuksköterska från sjukhuset ringer upp efter utskrivning men de vill också att någon kommer hem och följer upp om det så önskar. TEKNIK Flera olika utrustningar har testats under projekttiden. Vårdplatsenheten och Allvårdsenheten har haft stationär videokonferensutrustning, så kallad konferensrumsutrustning. Det är en helt integrerad videokonferensutrustning som består av 55 skärm, kamera, högtalare och stativ på hjul. Denna utrustning fungerar utmärkt i rum med upp till 8 12 personer beroende på sittning. Det är vid denna typ av utrustning som patienten deltar. Den stora skärmen gör det möjligt att se alla andra deltagande parter på bästa möjliga sätt. vårdcentralerna har använt, vad vi kallar, bordssystem. Det är också en integrerad enhet men med 24 skärm placerad på rullbord för enkel förflyttning mellan rum. Detta system är i första hand tänkt som en-personssystem men fungerar bra för upp till 3 personer. Kommunerna har man provat Ipads, bärbar dator samt stationär dator med kamera. I vissa fall har utrustningen kompletterats med extra högtalare för bättre ljud. På dessa enheter har man använt en videoklientprogramvara som fungerar tillsammans med ovanstående videosystem. *Referensgruppen består av sju personer, fyra män och tre kvinnor mellan 67 och 86 år. De har själva anmält sig till att delta i referensgruppen i samband med Idé Caféer för medborgarer juni 2015. SID 11(12)

LÄRDOMAR Fasta tider för vårdplaneringar är en förutsättning för att alla som bör delta ska kunna delta För att utveckla nya arbetssätt krävs att respektive verksamhet med ansvarig chef tillsammans med en eller flera medarbetare provar nya lösningar som sedan kan spridas. Uppföljning måste hela tiden ske i respektive verksamhet. Det gäller att hitta medarbetare och chefer som tror på tekniken som lösning och att det finns uppbackning av den egna IT-avdelningen. Utbildning inför start är en viktig faktor. Utbildningen måste genomföras i god tid och bestå av flera tillfällen för att deltagande personal skall få en god förståelse över hur videokonferens fungerar. Deltagarna måste få en förståelse för att detta inte är en teknik enbart för vårdplanering. Man måste även försöka hitta andra områden där videokonferens kan användas för att effektivisera, minska resande eller uppnå andra effekter. Genom att man använder videomöten även i andra sammanhang upprätthåller man sina kunskaper i videokonferens. Målet måste vara att videomöten är ett naturligt sätt att mötas. Fler personer på sjukhuset måste kunna tekniken. Det får inte bli så att det vid sjukdom eller semestrar inte längre finns planering med hjälp av videokonferens som alternativ. FÖRSLAG PÅ LÖSNINGAR FÖR FORTSATT INFÖRANDE Det viktigaste är att alltid sträva efter bästa möjliga kvalité för varje given situation. En enhet som skickar videosamtal med dålig kvalité påverkar inte i första hand den egna situationen utan det är motparten som får en sämre upplevelse. Man måste därför alltid eftersträva högsta kvalité på alla enheter. Det innebär följande förslag: - På vårdplatsenhet eller motsvarande stationära platser skall konferensrumssystem användas, dvs. 55 skärm. Här deltar bl.a. patient som bör se motparter så bra som möjligt. Den stora skärmen medför även att om någon part sänder med sämre kvalité så ser deltagarna på denna sida bra. - Övriga parter, som vårdcentraler, kommun etc., bör använda stationär videokonferensutrustning så långt det går. Det kan t.ex. vara sådan utrustning som placeras på vårdplatsenhet för flera deltagare, mindre system för några deltagare eller videoklient på stationär dator. Det som styr är hur mötet sker. Är man ensam vid mötet så vill man kanske sitta vid sitt skrivbord medan om fler deltar så sker mötet i konferensrum eller motsvarande. - Mobil utrustning som ipad, bärbar dator eller liknande används enbart då man inte har tillgång till fast videokonferensutrustning, som t.ex. vid hembesök. D-data kan förutom de integrerade videosystemen även skräddarsy utrustning och lösningar utifrån kundens önskemål. Det kan t.ex. gälla storlek på skärm som man vill anpassa utifrån de förutsättningar man har avseende placering etc. Det kan därför vara svårt att ge ett generellt svar för varje situation, utan ibland måste en noggrann genomgång av behov ske inför beslut. SID 12(12)