UPPFÖRANDEKOD Kort version Portsystem är en det samarbetspartner utöver kundanpassade vanliga och specialist på m. Vi har engaport- och dockningssyste arbetar för att m so re ta be ar ed m de ra ge nden, är öppna skapa ett mervärde för ku r med för nya idéer och arbeta h innovativa produkter oc te arbetssätt i nära samarbe med kunden. Box 210, 566 24, HABO. Växel 010-474 86 00 info@portsystem.se www.portsystem.com
Uppförandekod Denna version av uppförandekoden är en sammanfattning av vår uppförandekod. Den distribueras till alla medarbetare. Även den fullständiga versionen av uppförandekoden finns tillgänglig för alla medarbetare och kan användas om något behöver förtydligas. Uppförandekod Portsystem tror på ett ansvarsfullt socialt och etiskt beteende och har ett ansvar gentemot de medarbetare som arbetar för företaget runt om i landet. Dessutom har Portsystem och dess medarbetare ett åtagande gentemot sina intressenter att upprätthålla en hög nivå när det gäller integritet och korrekt uppträdande. Detta är grunden för och anledningen till att Portsystem har skapat uppförandekoden. För vilka gäller uppförandekoden? Uppförandekoden gäller för alla våra medarbetare och alla våra affärspartners. Leverantörer omfattas genom kontraktuella bestämmelser. Efterlevnad av lagar Uppförandekoden ersätter inte lagstiftning och om någon del av innehållet skulle stå i konflikt med lagstiftning är det lagstiftningen som har företräde. Situationer kan uppstå då det inte finns några särskilda riktlinjer. I sådana fall ska man agera i enlighet med uppförandekodens andemening. Vägledning och whistleblowing Om en medarbetare är oroad över en viss situation eller vill rapportera överträdelser, ska närmsta chef, en representant från ledningen eller företagets HR-avdelning informeras. I detta fall kan formuläret i Bilaga 1 användas. Information från medarbetare kommer att behandlas med sekretess och påföljder för en medarbetare som i god tro rapporterar överträdelser tolereras inte. Implementering och kontroll Portsystem övervakar implementeringen av uppförandekoden. Uppträdande i strid mot koden beivras omedelbart. Pierre Lindekrantz VD Portsystem PORTSYSTEM 3
Arbetstagares rättigheter, mänskliga rättigheter, konsumentintressen och samhällsengagemang Barnarbete Portsystem respekterar alla barns rätt att skyddas från ekonomiskt utnyttjande och från att utföra arbete som kan vara skadligt för dess fysiska, psykiska eller andliga hälsa, skadligt för dess moraliska eller sociala utveckling eller som kan inverka störande på dess utbildning. Ett barn är i det här sammanhanget en person som är yngre än 15 år. I vissa länder används beteckningen unga arbetare för personer som är äldre än minimiåldern, vilket innebär att det kan finnas lagliga begränsningar för vilken typ av arbeten de får utföra. Tvångsarbete eller slavarbete Portsystem använder sig inte av och accepterar inte någon form av tvångs- eller slavarbete eller arbete som utförs av fångar eller illegala arbetstagare. Föreningsfrihet och kollektivförhandlingar Portsystems medarbetare är fria att ansluta sig till eller starta en förening, att organisera sig och att förhandla kollektivt eller individuellt. Inga medarbetare ska riskera trakasserier eller repressalier för att utöva dessa rättigheter. Anställningskontrakt, arbetstid och ersättning Portsystem följer lokala lagar och avtal när det gäller anställningskontrakt och arbetstid, inklusive övertid och övertidsersättning. Lön ska betalas ut regelbundet och följa gällande lokal lagstiftning och den lokala marknadssituationen. Medarbetare har rätt till minst en ledig dag under en sjudagarsperiod och till ledighet på nationella och lokala helgdagar. Medarbetarna har rätt till avtalad årlig semester, sjukledighet och föräldraledighet, utan negativa konsekvenser. Mångfald och jämställdhet Portsystem värdesätter och främjar mångfald. Det gäller även balansen mellan könen för chefsbefattningar. Portsystem prioriterar det underrepresenterade könet vid likvärdiga meriter och främjar mångfald i rekryteringsprocessen. Diskriminering, trakasserier och lika möjligheter Portsystem erbjuder en arbetsmiljö där alla ska behandlas med respekt och värdighet och ha rättvisa och likvärdiga utvecklingsmöjligheter. Därför tolererar Portsystem inte någon form av diskriminering eller trakasserier på arbetsplatsen på grund av ras, etniskt ursprung, sexuell läggning, kön, religion, ålder, handikapp, politiska åsikter, nationalitet eller andra eventuella diskrimineringsfaktorer. Medarbetarnas personliga integritet E-post: Företagets e-post- och Internetfunktioner ska endast användas för arbetet, vilket innebär att all sådan kommunikation ägs av företaget. Portsystem förbehåller sig därför rätten att granska användningen av e-post och Internet. Telefonsamtal: Portsystem avlyssnar inte telefonsamtal, annat än för särskilda syften, t.ex. utbildning. All avlyssning måste avtalas i förväg mellan medarbetaren och företaget. Eventuella tredje parter ska också informeras i förväg om avlyssningen. Personalakter och hälsojournaler är sekretessbelagda och görs tillgängliga endast om laglig grund föreligger. Medarbetares hälsojournaler förvaras avskilda från andra personalakter, i låsta skåp eller liknande. Personalakter och journaler lämnas inte ut till någon, utom då det finns laglig grund eller om berörd medarbetare lämnar sitt skriftliga medgivande. Alkohol- och/eller drogmissbruk Portsystem förväntar sig att alla medarbetare infinner sig på arbetet med opåverkat omdöme. Medarbetarna måste därför avstå från alkohol- och/eller drogmissbruk som kan påverka deras arbete. Samhällsengagemang Portsystem uppträder som en god samhällsmedborgare på alla platser där företaget är verksamt och stödjer lokala, regionala och globala institutioner på lämpligt sätt. 4 PORTSYSTEM
Miljö, hälsa och säkerhet Miljö och hållbarhet Portsystem lever alltid upp till lagkrav. Portsystem söker ständigt nya vägar för att minska resursförbrukning, förebygga förorening och förbättra den totala miljöpåverkan från verksamheten och produkterna ur ett värdekedjeperspektiv. Portsystem främjar utveckling och spridning av miljövänliga teknologier. Portsystem kräver att de produktionsenheter som företaget samarbetar med har betydande miljöpåverkan implementerar certifierbara miljöledningssystem. Alla medarbetare förväntas stödja och ta ansvar för Portsystems miljöarbete. Arbetsmiljö Portsystem ska erbjuda en säker arbetsmiljö och minska risker som kan leda till olyckor eller försämra medarbetarnas hälsa och välbefinnande. Hit hör till exempel att kemikalier märks och hanteras på ett säkert sätt, att arbetsplatser hålls rena och att instruktioner om personlig skydds- och arbetsutrustning efterlevs. Byggnads- och brandsäkerhet Farliga material och farlig utrustning ska förvaras enligt gällande regler och bestämmelser. Nödutgångar ska vara tydligt markerade och upplysta och får inte vara blockerade. Alla medarbetare ska informeras om säkerhetsåtgärder som nödutgångar, brandsläckare, första hjälpen-utrustning etc. En utrymningsplan ska finnas på varje våning i en byggnad. Utrymningsövningar och testning av brandlarm ska genomföras regelbundet. Första hjälpen och sjukvård Första hjälpen-utrustning måste finnas på lämpliga platser på arbetsplatsen och minst en person på varje arbetsplats ska vara utbildad i första hjälpen. En läkare eller sjuksköterska ska kunna kontaktas vid behov om en olycka inträffar på arbetsplatsen. Företaget ska täcka sjukvårdskostnader som inte täcks av sjukvårdsförsäkringen i händelse av skador på arbetsplatsen, under förutsättning att gällande säkerhetsföreskrifter har följts. PORTSYSTEM 5
Affärsetik Portsystem respekterar lagar och förordningar beträffande affärsetik i de länder där företaget är verksamt och kräver att leverantörer och samarbetspartners agerar på samma sätt. Konkurrens och konkurrenslagstiftning Portsystem står för en kraftfull, men rättvis konkurrens som bygger på produkternas och tjänsternas mervärde. Portsystem ägnar sig inte åt orättvisa, vilseledande eller felaktiga jämförelser, konkurrensbegränsande avtal eller uppgörelser. Medarbetarna måste undvika alla typer av konkurrensbegränsande avtal eller samordnade förfaranden, av taktiska eller andra skäl, med någon av Portsystems konkurrenter eller affärspartners. Alla kontakter med konkurrenterna ska skötas med försiktighet. Vid oanmälda besök (s.k. gryningsräder) av konkurrensmyndigheter ska medarbetarna följa instruktionerna i Portsystems riktlinjer för gryningsräder. Medarbetarna ska samarbeta fullt ut med tjänstemännen och får inte på något sätt hindra utredningen. Mutor Portsystem accepterar inte mutor eller andra betalningar som kan påverka beslut eller utpressning i någon form, varken som givare/initiativtagare eller mottagare. Representation, gåvor, förmåner och donationer Inköp och försäljning ska skötas med yttersta integritet. Därför ska varken Portsystem eller dess medarbetare ge eller ta emot erbjudanden om gåvor, förmåner eller representation som kan påverka medarbetarens eller kundens beslutsfattande. Erbjudanden om mindre gåvor, gästfrihet och betalning av omkostnader är vanligt förekommande och ett naturligt inslag i affärsrelationer. Efter noggrant övervägande kan detta accepteras, om det är av ringa värde, utom i de fall då det på ett otillbörligt sätt skulle kunna påverka resultatet av en affärstransaktion. Bedrägerier Portsystem accepterar inte bedrägerier i någon form. Räkenskaper och rapporter Det är av yttersta vikt att Portsystems bokförings- och rapporteringssystem, inklusive elektroniska rapporter och system skyddas. Medarbetare måste vara särskilt noggranna med att säkerställa att räkenskaper sammanställs och granskas på ett korrekt sätt, oavsett om de används internt eller externt. Intressekonflikter Intressekonflikter mellan medarbetarna och företaget måste undvikas. Om en sådan konflikt uppstår måste medarbetaren informera sin närmsta chef. Intressekonflikter inkluderar: Affärsverksamhet utanför företaget Personliga ekonomiska intressen Användning av insiderinformation eller annan sekretessbelagd information för personlig vinning Anställning av nära släktingar Affärstransaktioner med nära släktingar 6 PORTSYSTEM
Bilaga 1: Rapportering av överträdelser mot uppförandekoden Jag känner till en situation som kan innebära en överträdelse mot Portsystems uppförandekod. Beskrivning av överträdelse eller eventuell överträdelse mot uppförandekoden: Namn och kontaktuppgifter (frivilligt): Skicka denna rapport till närmsta chef, en representant från ledningen eller företagets HR-avdelning. PORTSYSTEM 7
Box 210, 566 24, HABO. Växel 010-474 86 00 info@portsystem.se www.portsystem.com Uppförandekod, maj 2016