Introduktion till Tidbokaren
Innehållsförteckning Introduktion... 3 Logga in... 3 Bokningar... 4 Registrera en aktivitet... 4 Ändra, uppdatera eller ta bort aktivitet... 5 Gör en bokning... 5 Administrera bokningar... 7 Medlemmar och statistik... 7 Medlemmar... 7 Statistik... 8 Utseende och struktur... 8 Menysidor... 8 Nyheter... 9 Färger...10 Inställningar...11 Lista/Schema...12 Schemalängd...12 Max antal bokningar per medlem/pass...13 Rubriker och texter...13 Integration...13
Introduktion Detta dokument beskriver hur Tidbokaren konfigureras och administreras. Vi hoppas att det ger dig tydlig vägledning till hur Tidbokaren kan hjälpa dig och dina kunder. Du är alltid välkommen att kontakta oss på info@tidbokaren.se med frågor. Logga in När du har anmält dig till Tidbokaren får du ett introduktionsmail. I detta mail finns en länk till din tidsbokare, samt dina inloggningsuppgifter. Klicka på länken och logga in med ditt användarnamn och lösenord. Du kommer då till Tidbokarens administrationsverktyg. Detta är den del av Tidbokaren som du ser och arbetar med. Bild 1. Tidbokarens administrationsverktyg Tidbokarens administrationsverktyg består av följande delar: Menysidor: Här kan du lägga till information som du vill kommunicera till dina kunder på separata menysidor i Tidbokaren Nyheter: Här kan du lägga in nyheter som du vill kommunicera till dina kunder via Tidbokaren Bokningar: Här lägger du upp dina aktiviteter och administrerar kundbokningar Statistik: Här hittar du bokningsstatistik Medlemmar: Här kan du administrera och följa upp på de medlemmar som registrerat sig för Tidbokaren Besökslogg: Här ser du hur många som besöker din Tidsbokare samt vad de gör Inställningar: Här kan du ändra på Tidbokarens utseende, funktion och texter För att komma till den del av Tidbokaren som dina kunder kommer att se, bokningssidan, så klickar du på länken [Till hemsidan] i toppen av sidan. Din Tidsbokares bokningssida öppnas i ett nytt fönster.
Tidbokaren kan användas som din hemsida eller integreras i en befintlig hemsida. Hur du kan omforma Tidbokaren till att bli din hemsida kan du läsa om i avsnittet Utseende och struktur. Hur du integrerar Tidbokaren i en befintlig hemsida kan du läsa om i avsnittet Integration. Bild 2. Tidbokarens bokningssida Bokningar Registrera en aktivitet För att registrera en aktivitet så går du till administrationsverktyget och klickar på Bokningar i toppmenyn. På nästa sida så klickar du på länken Lägg till aktivitet i vänstermenyn. Följande sida visas: Bild 3. Lägg till aktivitet Välj och skriv i: Dag för aktiviteten
Tid för aktiviteten (Från klockslag Till klockslag) Antal platser (Hur många kunder som kan delta i aktiviteten) Bakgrundsfärg i schemat (Med vilken färg aktiviteten visas i schemat) Min. timmar för bokning (Minimum antal timmar till aktiviteten för att kunden skall få lova att boka) Min. timmar för avbokning (Minimum antal timmar till aktiviteten för att kunden skall få lov att avboka) Rubrik (exempelvis Spinning eller Nybörjaryoga ) Information (information om aktiviteten som du vill visa för kunden) Privat information (information om aktiviteten som du vill anteckna för din egen skull visas inte för dina kunder) Klicka därefter på knappen Lägg till. Aktiviteten läggs till i ditt schema och dina kunder kan genast se den. I administrationen kan du när som helst ändra, uppdatera och ta bort aktiviteten. Gå in på Tidbokarens bokningssida och uppdatera sidan (klicka på refresh i browsern eller F5 på tangentbordet). Din aktivitet är nu synlig för dina kunder och de kan göra bokningar. Ändra, uppdatera eller ta bort aktivitet I Tidbokarens administrationsverktyg så klickar du på Bokningar i toppmenyn och därefter på den aktivitet som du vill editera i vänstermenyn. Om du vill ändra aktiviteten så inför du de ändringar som du önskar och klickar därefter på knappen Uppdatera. Om du vill ta bort aktiviteten så klickar du på länken Ta bort aktivitet som finns ovanför knappen Avbryt. Du kan när som helts avbryta editeringen genom att klicka på knappen Avbryt. Gör en bokning När du har upprättat en aktivitet så kan du testa hur Tidbokaren fungerar för dina kunder. För att kunna boka tider måste kunden vara registrerad. Kunden registrerar sig själv den första gången som han/hon bokar tid och behöver sedan inte göra det fler gånger. För att se hur det fungera, gå in i Tidbokarens bokningssida. Klicka på länken Bli medlem i toppmenyn.
Bild 4. Bli medlem Fyll i dina uppgifter och klicka på knappen Skicka. Du får nu ett aktiveringsmail till sin mailbox Detta är en säkerhetsrutin som förhindrar sabotage mot din Tidsbokare. Öppna mailet och klicka på aktiveringslänken. Ett nytt fönster öppnas med information om att du nu är registrerad användare. Logga på som kund med din mail och ditt lösenord (uppe i högra hörnan). Du kan nu boka plats på aktiviteter genom att klicka på länken Boka tid i toppmenyn. Bild 5. Boka tid Välj en aktivitet i schemat och klicka på länken Boka. Du kommer till en sida där aktiviteten presenteras Klicka på knappen Fortsätt. Bekräfta slutligen bokningen genom att klicka på knappen Boka. Du har nu bokat en tid.
Kunder kan få en översikt över sina bokningar genom att klicka på länken Mina bokningar uppe i sidans högra hörna. Där har kunden även möjlighet att göra avbokningar. Administrera bokningar Bokningar ser du i Tidbokarens administrations verktyg. Du klickar på Bokningar i toppmenyn och kan nu se vilka aktiviteter som du har registrerat i vänstermenyn. Efter varje aktivitet finns en parentes med två tal (XX/YY), där XX står för antalet gjorda bokningar och YY för totalt antal platser på aktiviteten. För att se vem som har bokat plats och för att redigera bokningar så klickar du på aktuell aktivitet i vänstermenyn. Bild 6. Administration av bokningar Du får nu en detaljerad översikt över vem som har bokat tid på aktiviteten, längst ned på sidan. Till höger om varje bokning finns länkarna Ändra och Ta bort som kan användas vi redigering av bokningar. Medlemmar och statistik Medlemmar I Tidbokarens administrationsverktyg så kan du enkelt få en översikt över registrerade medlemmar och statistik. Klicka på länken Medlemmar i toppmenyn för att se dina registrerade medlemmar.
Bild 7. Medlemsregister I medlemsregistret kan du redigera information för enskilda medlemmar genom att klicka på länken Editera till höger om en medlem. Du kan sortera medlemmar och skapa medlemslistor med olika urvalskriterier. Du kan göra ett urval genom att välja begynnelsebokstav, välja förkryssade eller genom en fritextsökning. Om du vill skapa en adresslista för urvalet så klickar du på knappen Skapa adresslista för urvalet i toppen av sidan. Statistik Statistik hittar du genom att klicka på länken Statistik i toppmenyn. Här kan du se antal bokningar under en viss tidsperiod och/eller för en viss person. För att se hur många som surfar in på Tidbokaren och vad de gör, så kan du klicka på länken Besökslogg i toppmenyn. I vänstermenyn presenteras efter varje datum hur många unika användare som har varit inne på din Tidsbokare samt hur många sidor de har tittat på. Mer detaljerad information får du genom att klicka på ett datum i vänstermenyn. Utseende och struktur Menysidor Tidbokaren kan användas till mycket mer än bara tidsbokning. Den kan byggas ut till att vara hela din hemsida genom att lägga till Menysidor. En menysida är en sida i toppmenyn av din Tidsbokare. Du lägger till en ny menysida genom att klicka på länken Menysidor i administrationsverktyget. Klicka därefter på länken Lägg till informationssida i vänstermenyn. Skriv in sidans namn (exempelvis Hem eller Om oss ) och klicka därefter på knappen Lägg till informationssida. Följande sida visas:
Bild 8. Skapa ny menysida Skriv in önskad text och lägg till eventuella bilder. En detaljerad beskrivning för hur du lägger till bilder finns på sidan Menysidor i administrationsverktyget. Markera därefter Publicera sida i toppen av sidan och klicka på knappen Uppdatera sida. Du kan nu se att du har fått en ny sida i Tidbokaren (i detta exempel Hem ). Bild 9. Ny menysida som heter Hem Du kan när som helst ändra på en sidas innehåll och ändringarna publiceras så snart du klickar på knappen Uppdatera sida. Om du vill ändra på ordningen som sidorna presenteras i din toppmeny, så klickar du på pilarna i administrationsverktygets vänstermeny. Nyheter Nyheter presenteras på den högra sidan av Tidbokaren.
Bild 10. Nyheter En nyhet är en kortare text som du vill presentera för din kund. Du lägger till en nyhet genom att klicka på länken Nyheter i administrationsverktygets toppmeny. Därefter klickar du på Lägg till nyhet i vänstermenyn och får upp följande sida: Bild 11. Skapa nyhet Efter att ha skrivit in din text så klickar du på knappen Lägg till nyhet och nyheten är därmed publicerad. Du kan ändra på nyheternas individuella ordning genom att klicka på pilarna i administrationsverktygets vänstermeny. Du kan när som helst ändra på en nyhet genom att klicka på nyheten i administrationsverktygets vänstermeny, införa ändringar och därefter klicka på knappen Uppdatera. Färger Du kan enkelt ändra din Tidsbokares färgsättning. Detta gör du genom att klicka på länken Inställningar i toppmenyn och därefter på länken Färger och utseende i vänstermenyn. Följande sida visas (färgkartan får du fram genom att klicka på den lilla paletten till höger om varje färg):
Bild 11. Ändra färg och utseende Du kan ändra på samtliga sidans färger och publicerar ändringarna genom att klicka på knappen Uppdatera. På denna sida kan du även ändra Tidbokarens rubrik. Efter att ha ändrat färger kan Tidbokaren se ut som nedan: Bild 12. Tidbokaren med ny rubrik och färgsättning Inställningar Tidbokaren är mycket flexibel och du kan ändra både utseende, funktionalitet och texter under menypunkten Inställningar i administrationsverktyget. Nedan följer en beskrivning av de viktigaste ändringsmöjligheterna.
Lista/Schema Det är möjligt att presentera sina aktiviteter i antingen en lista eller i ett schema. Du ändrar denna inställning i administrationsverktyget genom att klicka på länken Bokning allmänt i vänstermenyn under menypunkten Inställningar. Nedan ser du skillnaden mellan lista/schema presentation. Bild 13. Schema presentation Bild 14. Lista presentation Schemalängd Under menypunkten Inställningar och länken Bokning allmänt kan du ändra schemats längd. Detta innebär att du ändrar antalet veckor som dina kunder ser i Tidbokaren. Du gör detta genom att skriva i antalet veckor i fältet Visa antal veckor och sedan klicka på knappen Uppdatera
Max antal bokningar per medlem/pass Du kan tillåta en medlem att boka tid för X antal andra medlemmar. Detta gör du genom att ange ett tal i fältet Max antal bokningar per medlem/pass på samma sida som ovan. Om du anger talet 2 i fältet så kan en kund boka in sig själv plus en annan medlem på ett pass. Kunden gör detta genom att uppge den andra medlemmens nummer. Rubriker och texter Du kan ändra samtliga Tidbokarens texter, såsom Rubriker och Knappar. Detta gör du under menypunkten Inställningar och länken Strängar. Ändra de texter du önskar och klicka därefter på knappen Uppdatera. Integration Du har flera möjligheter att styra över hur du vill visa Tidbokaren för dina kunder 1. Rekommenderad Du använder Tidbokaren som en fristående hemsida under egen domän tex http://www.mindomän.se Du kan köpa domän via oss. Vill du ha en adress som slutar på tidbokaren.se t.ex. http://mittföretag.tidbokaren.se så ingår det i priset. 2. Genom en så kallad hyperlänk Du får en liten kod motsvarande den här nedanför som du klistrar in på din befintliga hemsida: <a href= http://www.tidbokaren.se/site/?siteid=1034 > > Klicka här för att komma till Tidbokaren! </a> Tidbokaren öppnas då i ett eget fönster, du kan välja om den ska öppnas i ett nytt fönster eller i samma fönster som man befinner sig i. 3. Genom en så kallad iframe Du får en liten kod motsvarande den här nedanför som du klistrar in på din befintliga hemsida: <iframe frameborder="0" style="width: 1200px; height: 2000px;" src="http://www.tidbokaren.se/site/?siteid=1034"> "> </iframe> Genom att använda iframe kan Tidbokaren bäddas in var som helst på din befintliga sida.