1 AKTIAKONCERNENS LÖNEPOLITIK Godkänd av styrelsen 28.3.2012 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Principerna för lönepolitiken... 1 2. Totalbelöningssystemet... 2 3. Grundlön och förmåner... 3 4. Kortfristigt belöningsprogram... 3 5. Långfristigt belöningsprogram... 4 6. övriga förmåner... 5 7. Tilläggspension... 5 8. Personalfonden... 5 9. Benchmark... 6 10. Övervakning och utvecklingsplan... 6 1. PRINCIPERNA FÖR LÖNEPOLITIKEN Avlöning är ett centralt hjälpmedel för ledarskap. Syftet med lönepolitiken är att ge cheferna praktiska anvisningar och principer för styrning och planering av belöningen. Lönepolitiken är förberedd av kompensationsutskottet och bestäms av styrelsen och den skall efterföljas när belöningen bestäms. Lönepolitiken är en viktig del av personalstrategin. Aktias löne- och belöningssystem utvecklas för att stöda mångsidigt kunnande, samarbete och utveckling av arbetet med beaktande av förändrade omständigheter som bl.a. krav på utveckling av affärsverksamheten och förändringar såväl inom företaget som i dess omvärld. Rättvis avlöning betyder i praktiken bl.a. att lika lön betalas för lika arbete. Rättvisa är också det att lönen som betalas för ett arbete ska stå i relation till hur krävande arbetet är och till övriga löner. Det här kravet ska uppfyllas oberoende av vilken typ av arbetsförhållande det är fråga om (visstids- eller fast anställning). Arbetsuppgiftens krav bestämmer lönen för specifika befattningar enligt kollektivavtalet och de på Aktia allmänt godkända rollerna och befattningsbeskrivningarna. Konkurrensen om sakkunnig personal kommer att bli hårdare i framtiden. Därför ska arbetsgivare försäkra sig om att lönerna är tillräckligt konkurrenskraftiga. Konkurrenselementet kan leda till att man för en befattning betalar högre lön än vad den egentliga bedömningen av svårighetsgrad skulle förutsätta eller högre än gällande medellön. Styrelsen godkänner arvodena för Aktia Abp:s koncernledning och fastställer verkställande direktörens arvoden på förslag av styrelsens ordförande. Styrelsen fastställer på förslag av verkställande direktören den övriga koncernledningens arvoden. Samma grundprincip - "en över en"- gäller i hela koncernen. Sålunda fastställer koncernens verkställande direktör på
förslag av koncernledningsmedlem de till koncernledningsmedlemmarna rapporterande personernas löner, arvoden och bonusersättningar. På motsvarande sätt rullas "en över en - principen ned genom samtliga beslutsnivåer i koncernen, dock så att årliga ramarna för bonusarrangemang alltid fastlås av Aktia Abp:s verkställande direktör, som också ska omfatta deras utbetalning. Lönepolitiken och kollektivavtalen Ramarna för Aktias lönepolitik ges av branschernas kollektivavtal. För närvarande gäller två allmänt bindande kollektivavtal. Det allmänt bindande kollektivavtalet för finansbranschen Det allmänt bindande kollektivavtalet för försäkringsbranschen Fastighetsförmedlarnas anställningsförhållande grundar sig på lagen om arbetsavtal Utgångspunkten är att alla bolagen i Aktiakoncernen som arbetsgivare följer riksomfattande kollektivavtal och att alla avgörande görs inom ramen för dem. Likaså är utgångspunkten att lokala överenskommelser ingås vid behov och att avtal som ingåtts efterföljs. Möjligheterna till lokala överenskommelser inom ramen för kollektivavtalen utnyttjas aktivt. Beslut gällande andra löneförhöjningar än kollektivavtalsenliga tas fortsättningsvis enligt principen "en över en". I Aktiakoncernen har personer som inte omfattas av kollektivavtalen ett eget lönesystem - meritförhöjningssystem. 2. TOTALBELÖNINGSSYSTEMET Aktias totalbelöningssystem är ett centralt instrument för den operativa ledningen som utgör ett stöd för att uppnå organisationens strategiska mål på kort och lång sikt. Totalbelöningssystemet ska leda till förbättrat resultat. Ur personalens synvinkel belönar totalbelöningssystemet på ett rättvist, ändamålsenligt, jämlikt, konkurrenskraftigt och motiverat sätt. Målsättningen är att utveckla lönestrukturen så att den individuella arbetsinsatsen inverkar på personens slutliga belöning. Följande personliga faktorer inverkar på totalbelöningen: Arbetsresultat Kompetens Samarbetsförmåga Vilja att utvecklas i sitt arbete Aktias totalbelöning utgör en bas för organisationens belöningspraxis, ger möjligheter till flexibelt beaktande av företagets och den operativa organisationens växlande behov och framtidens, delvis ännu okända, utmaningar. Totalbelöningssystemet ska särskilt stöda förändringarna som sker i företagets affärsverksamhet och därmed förknippade nya mål och strävanden. Aktias totalbelöningssystem består av immateriella och materiella moduler med
olika verkningstid. Modulerna kompletterar varandra och de kan kombineras enligt den anställdas position: Grundlön och förmåner Kortfristigt belöningsprogram Långfristigt belöningsprogram Immateriell belöning Tilläggspension Personalfonden Vid val av belöningssystem och personalförmåner har skattepåföljder, socialskydd samt arbets-, företags- och avtalsrättsliga frågor beaktats. Aktias totalbelöning utvärderas årligen och anpassas fortlöpande till koncernens utveckling. 3. GRUNDLÖN OCH FÖRMÅNER Fasta grundlöner utgör en stabil utgångspunkt för verksamhetens basfunktioner och utvecklingen av dessa. Grundlönerna i Aktia bestäms på basis av rådande marknadsläge, arbetets kravnivå och den anställdas färdigheter och kunskaper. Löneförhandlingarna förs en gång per år enligt fastslagna principer för koncernledningen och för övriga chefer inom ramen för ett meritförhöjningssystem för helhetslöntagare samt för övriga anställda inom ramen för gällande kollektivavtal. Företaget strävar efter att följa löneindex vid justeringen av grundlönerna. Vid justering av grundlönerna bör helhetskompensationen och belöningens konkurrenskraft granskas. Företaget tillämpar lönesekretess. Grundlönen avtalas mellan den anställda och hennes/hans chef med godkännande av chefens chef enligt principen en över en. Verkställande direktören framlägger koncernledningens grundlöner för godkännande av Aktia Abp:s styrelse. Förmånerna som avtalas med respektive chef följer företagets gällande policy. Företaget erbjuder följande förmåner: bil, mobiltelefon och subventionerad lunch. Eventuella avsteg från denna grundpolicy ska oberoende av beslutsnivå alltid godkännas av koncernens verkställande direktör. 4. KORTFRISTIGT BELÖNINGSPROGRAM De årliga bonuslönerna stöder god tillväxt under verksamhetsåret och verksamhetsförändringar på kort sikt. I Aktiakoncernen kan resultatlön (bonus) användas på följande sätt enligt systemet för sporrande belöning: För resultatansvariga chefer och specialistdirektörer på basis av enhetens totala resultat - även individuella mätare möjliga På basis av enhetens totala resultat till alla anställda i enheten Provisionslön till fastighetsförmedlare enligt bolagets principer Användningen förutsätter överenskommelse om gemensamma spelregler på koncernnivå Metoderna för mätning av resultat ska vara i skick
Koncernens övergripande, totala målsättningar skall styra utformningen av kriterierna för enskilda enheters resultatlöneprogram. Verkställande direktören och medlemmarna i Aktias ledningsgrupp har en arbetsbeskrivning med ansvarsområden samt ett årligt resultatkort med strategiska mål och mätare. Vid de årliga mål- och resultatsamtalen definieras de grundläggande resultat- och prestationsnivåerna med mätare och utvärderingsmetoder i anslutning till bonussystemet. Årliga bonusmaximum är för tillfället följande: VD: 3 månaders lön Ledningsgruppmedlemmar: 3 månaders lön Andra nyckelpersoner: 1 6 månaders lön Via prestationsledningen förs mål- och resultatlönesamtal 1 2 gånger per år med de personer som är med i bonusprogram. Syftet med samtalen är att: bedöma förutsättningarna för att uppnå de mål som berättigar till resultatlön samt att skapa sådana förutsättningar få feedback och följa upp resultatlönerealiseringen Aktiakoncernen har också i bruk ett så kallad motivationstillägg. Enligt Aktiakoncernens praxis kan motivationstillägg av engångsnatur användas i situationer där arbetsgivaren i efterskott vill belöna en enhet eller person för gott arbetsresultat eller en enskild prestation. 5. LÅNGFRISTIGT BELÖNINGSPROGRAM Det aktierelaterade incitamentet stöder ett långsiktigt engagemang och långsiktig motivation samt stärker företagets image i fråga om konkurrenskraft och som intressant arbetsplats. Aktiakoncernen har inte på förhand bestämda preferenser vad gäller formen av det långfristiga belöningsprogrammet. Aktias långfristiga belöningsprogram måste dock vara ett sådant program som bäst uppfyller koncernens strategiska målsättningar och stöder aktieägarvärdet. Långsiktiga strategiska mål betonas i framtiden mera än operativa mål. Personliga och operativa mål lämpar sig bättre för årlig bonus. Det långfristiga belöningsprogrammet innehåller ett signifikant bindande element och iden är att likrikta aktieägares och ledningens intressen. Det långfristiga belöningsprogrammet samt betalning av den kortfristiga resultatlönen måste också vara i linje med existerande reglering (Finansministeriets förordning om kreditinstituts och värdepappersföretags ersättningssystem och Finansinspektionens uppdatering av ställningstagandet angående ersättningssystem). Det långfristiga belöningsprogrammets målgrupp utgörs av koncernledningen och vissa andra nyckelpersoner som man vill binda till bolaget på lång sikt. Det långfristiga belöningsprogrammet utgör inte ett anställningsvillkor. Aktiebelöningsprogrammet har uppgjorts av Alexander Corporate Finance 2011. Mer information om aktiebelöningsprogrammet här: http://www.aktia.fi/sv/johto_ja_hallinto/konserninjohdolle_maksettavat_korvaukset.
6. ÖVRIGA FÖRMÅNER Övriga anställningsförmåner för Aktias anställda omfattar bland annat personlig prestationsledning, arbetsflexibilitet, hälsa, välmående, god arbetsatmosfär och möjligheter till avancemang. Aktias målsättning är att alla aktianer ska uppleva sig ha ett gott och välbalanserat liv och att man ska kunna njuta av arbetet och fritiden frisk och kry. Således består Aktias anställningsförmåner av följande element: De anställda vid Aktia koncernen har rätt till företagshälsovård på minst allmänläkarnivå. Hela koncernen erbjuds utvidgad företagshälsovård på specialläkarnivå när företagsläkaren anser detta motiverat. Ledningsgruppsmedlemmarna har rätt till en årlig så kallad större granskning. Företaget uppmuntrar till och stöder motionsverksamhet som främjar de anställdas hälsa och arbetsförmåga. Företaget ersätter högst det årliga belopp av de anställdas utgifter för egen motion, som beskattaren accepterar som skattefri förmån. Lön för sjuktiden uppgår till tre månader för anställda på finansierings- och försäkringsbranschen. Om utbyte av semesterpeng mot ledighet liksom om andra arbetstidslösningar avtalas från fall till fall. De anställda vid Aktia koncernen har rätt till reseförsäkring under arbetsresor. Aktia uppvaktar sina medarbetare vid jämna tjänsteår samt 50 och 60 års bemärkelsedagar. I samband med företagets årliga chefsutvärdering och den undersökning av välbefinnande på arbetsplatsen som genomförs vartannat år ger hela personalen feedback på: lednings- och chefsarbetet samarbetet och verksamheten inom arbetssamfundet de faktorer som inverkar på den individuella arbetsinsatsen Verksamheten och samarbetet utvecklas på basis av resultaten från dessa undersökningar. 7. TILLÄGGSPENSION Alla personerna i ledningsgruppen har tilläggspensionsavtal. Pensionsförmånens värde tas i beaktande vid fastställande av totalavlöningen. Ledningsgruppsmedlemmarna har rätt att med hjälp av denna tilläggspension gå i pension vid 60 63 års ålder. 8. PERSONALFONDEN Till Aktiakoncernens personalfond hör hela koncernens personal med undantag av fastighetsförmedlarna, dotterbolagens delägare samt de personer som omfattas av aktiebelöningsprogrammet. Aktia Abp:s styrelse fastställer årligen det mål som ligger till grund för utbetalning till personalfonden. Styrelsen fastslår både maximibelopp för utbetalning och minimimålnivå, vid vars uppfyllande utbetalning av minimibelopp betalas till personalfonden samt principer för utbetalning vid gradvis måluppfyllelse.
9. BENCHMARK Helhetskompensationens element samt dess nivåer granskas årligen. Helhetskompensationen måste vara konkurrenskraftig och motiverande vilket innebär att kompensationen bör jämföras med belöningen i andra bolag i samma storlek och bolag inom finanssektorn. 10. ÖVERVAKNING OCH UTVECKLINGSPLAN Lönepolitiken definierar företagets belöningspraxis som kan justeras i enlighet med styrelsens beslut. Utvecklingen av belöningssystemet skall stöda dess funktion som ett centralt instrument för den operativa ledningen för att uppnå organisationens mål på kort och medellång sikt.