2012-10-15 BESLUT Dnr LiU-2012-01606 1(7) Användning av sociala linköpings universitet medier vid Inledning I detta beslut beskrivs hur sociala medier ska användas vid Linköpings universitet (LiU). Med sociala medier menas här digitala kommunikationsvägar utöver e-post och webbsidor som saknar möjlighet för läsare att lämna kommentarer. Användning Universitetet ska sträva efter att använda den kommunikationskanal som i den specifika situationen är bäst lämpad för ändamålet. Sociala medier ska därför användas när det är relevant för universitetets verksamhet och lämpligt med hänsyn till omständighetema. När sociala medier används vid LiU måste någon ansvara för dem, delvis för att undvika att universitetet bryter mot någon lagstiftning, men också för att vi har ett egenintresse av att hålla uppsikt över våra kommunikationskanaler. Den som har det utpekade ansvaret för området måste godkänna öppnandet av en ny social mediekanal och utse en person som ansvarig för det sociala mediet. Den som utsetts till ansvarig, ansvarar för att LiUs regelverk och gällande lagstiftning följs. Det kan t.ex. gälla sociala medier som ska svara för ett särskilt utpekat uppdrag. Checklistan i bilaga l ska användas vid öppnande av nya kommunikationskanaler i sociala medier. I rektors delegationsordning anges vem som har det övergripande ansvaret för användningen av sociala medier vid universitetet. Avsändare Det kan för utomstående vara svårt att avgöra om en universitetsanställds användande av ett socialt medium sker i egenskap av privatperson eller som anställd vid universitetet. Det är därför av stor vikt att det inte råder någon tveksamhet om i vilken egenskap LiD-anställda kommunicerar. Det måste därför framgå tydligt om universitetet är ansvarigt eller inte och om den som kommunicerar gör det som representant för universitetet. Privat användande på sådant sätt att universitetet kan framstå som avsändare ska undvikas. Om det finns risk för missuppfattningar ska därför, på lämpligt sätt, tydliggöras om det är fråga om privat användning eller användande i tjänsten. Det kan exempelvis ske genom information i profilinformation eller vid val av kontonamn. Generella riktlinjer Sociala medier är en bra kanal för service och information. Ärendehantering och myndighetsutövning i öppna kanaler ska däremot undvikas. Särskild restriktivitet måste iakttas om kommunikation kan komma att innehålla känsliga eller sekretessbelagda Linköpings universitet
2(7) uppgifter eller aru1an personlig information. När sådana uppgifter kan förekomma ska kontakten ske på annat sätt, exempelvis med krypterad e-post, per telefon eller post. Andra förhållanden som måste beaktas är mediets användarvillkor. Offentlighet och öppenhet är en hörnsten i universitetets verksamhet och en fri och öppen debatt är grundläggande för universitetets ide. Oaktat det får inte sociala medier användas för att sprida information i strid mot gällande lagstiftning. Universitetet står inte heller värdeneutralt; antidemokratisk propaganda, rasism och sexism är exempel på yttringar som vi aktivt vill motarbeta. Material som uppenbart strider mot universitetets verksamhet och ide, motverkar LiUs verksamhet eller skadar dess goda namn och rykte ska inte heller förekomma i våra sociala medier. Vidare ska varsamhet visas med material som kan upplevas som stötande, kränkande eller vars publicering kan skapa fara för eller skada någon. Om det inte är av relevans för den egna framställningen ska vi även undvika att länka vidare till dokument som är av den karaktären att vi själva inte skulle kunna tänka oss publicera dem. Medarbetare bör även vara medvetna om den offentliga- och potentiellt stora spridning som privat användning av sociala medier kan få. Ett oövertänkt inlägg på en privat sida, ämnat enbart för en mindre krets, riskerar att spridas på ett helt annat sätt än vid andra sociala kontakter. Rätt eller fel i sak kan det få mycket större verkningar än vad som avsetts. Krav på universitetets sociala medier Det finns inte någon särskild lagstiftning för sociala medier. Universitetets användning ska därför hanteras i enlighet med de regler som gäller även för andra kommunikationsformer, t.ex. rörande myndighetsutövning, registrering, arkivering, sekretess och hantering av personuppgifter. Hanteringskrav Vissa uppgifter får p.g.a. uttryckliga lagförbud inte förekomma i sociala medier. Om sådana uppgifter förekommer måste de flyttas från det sociala mediet skyndsamt oavsett om det är universitetet som av misstag lagt ut dem eller om någon annan lägger in dem. Vilken åtgärd som sedan är lämplig - besvaras, arkiveras, gallras eller annat, beror på omständigheterna i det enskilda fallet. Följande material måste omedelbart flyttas från sociala medier; kränkande eller känsliga personuppgifter om det inte är den som uppgifterna berör som offentliggjort dem, exempel kan vara information om hälsa, politisk åsikt, etniskt ursprung eller religion. Även om den som uppgifterna handlar om själv har lämnat dem bör de som huvudregel flyttas, uppgifter som innehåller uppvigling, hets mot folkgrupp, barnponwgrafibrott, olaga våldsskildring eller upphovsrättsintrång, uppgifter om tredje man som är uppenbart olämpliga. Offentlighet, arkivering och gallring Universitetet är en myndighet och omfattas som sådan av offentlighetsprincipen. Inlägg i sociala medier som LiU ansvarar för blir därför allmänna handlingar, det gäller både iniägg som utomstående skickar och sådana som upprättas av universitetet. Mer utförlig information finns i "Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet - en vägledning". Unköpings universitet
3(7) Av särskild vikt för sociala medier är följande: universitetet ansvarar för de kommunikationsvägar vi öppnar, så länge det är tekniskt möjligt är universitetet därför skyldigt att hantera ärendehandlingar som lämnas in genom sociala medier, inlägg som innehåller ärendehandling skall registreras och flyttas till diariet, LiU ska ha en bra ordning på material som finns i våra sociala medier, bl. a. för att underlätta om någon vill få del av det. Allmänna handlingar ska som huvudregel registreras (diarieföras), eller om handlingen inte innehåller sekretess vara ordnad på annat sätt. Anmälan av användning av sociala medier ska därför ske till liu liu.se när ny sådan kommunikationskanal öppnas, för varje användning av sociala medier ska den ansvarige värdera om hmehållet ska bevaras eller gallras, 1 inlägg som är olämpliga för det sociala mediet ska blockeras för allmän åtkomst, om de är av ringa betydelse kan de i stället gallras, LiU har en skyldighet att besvara frågor skyndsamt, kommunikationsvägar som öppnas måste därför hållas under uppsikt så att frågor eller ärenden inte missas. Andrakrav Andra bestämmelser som universitetet måste förhålla sig till när sociala medier används är att; universitetet ansvarar för en korrekt hantering av personuppgifter oavsett vem som skriver eller skickar in dem. Det innebär exempelvis att personliga uppgifter som personnummer, hemtelefon och hemadress inte ska publiceras i sociala medier utan skriftligt medgivande,' upphovsrätt och annan immaterialrätt ska respekteras, om vi använder cookies måste vi informera om det och hur de kan undvikas, en policy ska finnas och den måste vara tillgänglig i det sociala mediet, exempelvis genom länkning, ett lättbegripligt språk ska användas, LiU kan bli skadeståndsskyldigt för felaktiga uppgifter eller råd som lämnas, felaktigheter ska därför rättas snarast möjligt, om övervakningen inte sköts kan den ansvarige dömas till skadestånd eller fängelse, prövning i personalansvarsnämnden kan också bli aktuellt. Övervakning Information och inlägg i sociala medier är normalt öppna för allmänheten eller viss avgränsad grupp att ta del av. Eftersom universitetet löpande ska besvara frågor vi får och är skyldigt att flytta olämpligt material från allmänt tillgängliga kanaler måste vi övervaka våra sociala medium. Hur ofta den ansvarige ska göra sådan översyn beror på hur mediet används och på dess användare. Om många kränkande kommentarer förekommit eller det finns risk för att känsliga uppgifter kan förekomma måste bevakningen vara mer frekvent. I de fall riskerna bedöms som små är en gång per vecka en absolut miniminivå, i normalfallet förväntas översynen ske dagligen. 1 Se LiUs tillämpningsbeslut av RA-FS.1997:6 2 Se "Tillämpningen av PuL vid LiU", dn r: LiU-1494/04-14 för ytterligare information, där FuL avser Personuppgiftslagen (1998:204). Linköpings universitet
4(7) Information till användare av universitetets sociala medier Om universitetet öppnar en kommunikationskanal har vi en skyldighet att ta emot information som kommer den vägen, och agera på ett efter omständigheterna lämpligt sätt. Det finns dock inget som hindrar att en fortsatt kommunikation sker på annat sätt, t.ex. genom telefonsamtal eller e-post. För att hjälpa den som vill komma i kontakt med universitetet att hitta rätt kanaler och förstå information ska vi därför informera om vad det specifika sociala mediet är tänkt att användas till. För att användare av universitetets sociala medier ska veta villkoren för sin användning måste det finnas en policy som informerar dem om förutsättningarna. Policyn ska utarbetas efter den mall som finns i bilaga 2 till detta dokument och ska kommuniceras tydligt i det sociala mediet, exempelvis genom en länk. Detta beslut ska införas i Linköpings universitets lokala regelsamling. Beslut om dessa anvisningar har fattats av universitetsdirektören Kent W altersson efter föredragning av kommunikationsdirektör Mariethe Larsson och i närvaro av universitetsjuristen Martin Putsen och universitetsarkivarien Eli-Hjorth Reksten. Universitetsdirektör Mariethe Larsson Kommunikationsdirektör Unköpings universitet
5(7) Bilaga 1: Checklista inför använde av sociala medier 1. Förankra alltid etableringen av en ny kommunikationskanal hos behörig beslutsfattare. 2. Utse en ansvarig. 3. Klargör syftet och målgruppen -vad ska det sociala mediet fylla för funktion? 4. Avsätt resurser för att hantera kanalen. 5. Precisera vem som ska vara avsändare - LiU eller LiU genom Jakli l te t/ in s t i tu tio n/ avde/11 in g l c en t rum bild n i11 g l enskild an ställd e te. 6. Bestäm hur övervakning, arkivering, respektive gallring ska genomföras. 7. Utforrna en policy som ska finnas tillgänglig i mediet, exempelvis genom en länk (utgå från mallen i bilaga 2). 8. Utforrna det sociala mediet i enlighet med de anvisningar som finns vid LiU gällande logotyper typsnitt mm. 9. Anmäl att ni avser öppna en kanal tillliu liu.se. ange vilken kommunikationskanal det gäller, vad syftet är, ven1 som är avsändare och vem som är ansvarig. 10. Öppna kanalen. Linköpings universitet
6(7) Bilaga 2: Mall till policy för sociala medier vid Linköpings universitet Policy för [... ] l. Linköpings universitet [genom Institutionen får... ] ansvarar för den löpande driften av [detta konto]. 2. Syftet med universitetets användande av mediet är att[:. ]. 3. Linköpings universitet omfattas av offentlighetsprincipen. Meddelanden som kommer till universitetet genom detta medium och meddelanden som universitetet skickar kan därför bli en allmän handling. Att det blir en allmän handling innebär som huvudregel att materialet blir tillgängligt för andra att ta del av. 4. Om du lämnar meddelanden kommer de att bli tillgängliga [genom Internet och fritt tillgängliga att titta på for alla som vill]. 5. Ärendehantering genom detta medium är inte lämpligt, kontakta oss därför i stället gärna via [lämpligt kontaktsätt, e-postadress t. ex.] om det gäller sådana frågor. 6. Den som skriver/skickar in material har ett personligt ansvar för det. 7. Om du lämnar personuppgifter om dig själv på ett sätt som gör att de blir tillgängliga för annan än universitetet anses du ha lämnat ditt samtycke till att uppgifterna finns tillgängliga i mediet. 8. Kränkande uppgifter, annans personuppgifter eller sekretesskyddade uppgifter får inte förekomma. 9. Lagstridigt material får inte förekomma, det omfattar exempelvis uppvigling, hets mot folkgrupp, bampornografibrott, olaga våldsskildring och upphovsrättsintrång. 10. Användare ombes rapportera innehåll som strider mot denna policy till: [information om till vem. och hur klagomål ska lämnas]. 11. Material eller meddelanden som inte följer denna policy kommer att flyttas utan att särskilt meddelande om detta lämnas. 12. Universitetet förbehåller sig rätten att hindra person eller IP-nnmmer från användande av detta medium vid upprepade överträdelser av dem1a policy. Person som blockeras från denna tjänst hänvisas då att använda annat kommunikationssätt för kontakter med universitetet, exempelvis telefon eller post. 13. [Om cookies används är vi skyldiga att informera om att vi gör det,.varfår och hur de kan forhindras j. Unköpings universitet
7(7) Sänd lista: De lokala fackliga organisationerna Universitetsledningen Områdescheferna Dekanerna Prefekterna Personalchefen Överbibliotekarien!T -direktören Chefsjuristen DA-funktionen Internrevisionen Kommunikationsavdelningen Marie Ekström Lorentzon, LiU LES linköpings uniyersitet