SVENSKA MIGRÄNFÖRBUNDET SMIF Förbundsstyrelsen, protokoll nr 2 2011-02-22 Tid och plats: Närvarande, beslutande Övriga Anmält förhinder Studieförbundet Vuxenskolan, Västerås Tisdagen den 22 februari 2011, kl. 13.00 16.00 Ingemar Färm, ordförande Anne Svensson Birgitta Killgren Hultgren Bertil Rickäng Camilla Andersson Helena Elliott, kansliet Angela Glad Ingegerd Ricknell 1. Öppnande. Förbundsordförande Ingemar Färm förklarade mötet öppnat. 2. Val av protokollsjusterare. Till att jämte ordförande justera dagens protokoll utsågs Birgitta Killgren Hultgren. 3. Godkännande av dagordning. Den utsända dagordningen kompletterades med följande ärende: - Utseende av interimistiskt valberedning - Representant till styrelsen för Hjärnfonden och EHA s styrelse - Ansökan om föreningsstöd från Migränföreningen i Södermanlans län - Deltagande i Forskning och Hälsas event i Kungsträdgården 20 maj 2011 - Fråga till kansliet om rapportering av nya medlemmar till medlemsföreningarna att med tillägg av dessa ärenden godkänna föredragningslistan. 4. Protokoll och beslutsuppföljning. Protokoll 2011-02-04 är justerat och utsänt. Vid beslutsuppföljningen noteras följande: 1. Skrivelse till övriga organisationer som representerar personer med neurologiska sjukdomar (2011-02-04, 5.1) att gemensamt agera till stöd för nationella riktlinjer är inte verkställd. 1
2. Suppleanternas deltagande på styrelsemötena (2011-02-04 5.5). 3. Administrativ assistent (2011-02-04 9.1). Helena Elliott meddelar att det redan kommit in över 100 ansökningar till kansliet. Ansökningstiden går ut den 6 mars 2011. Tillsättning av tjänsten beräknas ske under april. Vid tillsättning kommer ekonomisk kompetens att prioriteras. 4. Den jurist som var aktuell för försöksverksamhet med rådgivning (2011-0204 9.3) har hoppat av. 5. Medlemsansökan till HSO (2011-02-04 5.7). HSO har besvarat Migränförbundets skrivelse och kommer att behandla medlemsansökan vid ordförandekonferens den 17 mars 2011. att ta anteckningar till protokollet. 5. Interimistisk valberedningen inför stämman 2011. Förbundsordförande har sänt ut en skrivelse (2011-02-04 6.2) till medlemsföreningarna med begäran om namnförslag till en interimistisk valberedning inför stämman. Skälet till förfarandet är att Förbundsstämma 2010 beslöt att stämma skall hållas varje år mot tidigare vartannat år, och att stämman samtidigt inte utsåg valberedning (Stämmoprotokoll 2010-05-29 2.2, 15). Följande namnförslag har inkommit: Anette Falk och Christina Sand. Förbudsstyrelsen beslöt att till interimistisk valberedning inför stämma 2011 utse Anette Falk och Christina Sand samt att uppdra åt ordförande att slutföra ärendet med den interimistiska valberedningen 6. Bokslut 2010 Lars-Åke Karlsson, LÅK förenings- och företagsservice, redovisar förslag till bokslut för Svenska Migränförbundet för 2010 med en genomgång av resultaträkning, balansräkning med redovisningsprinciper och noter. Av rapporten framgår att årets resultat är 13 983:-. att godkänna förslaget till bokslut 2010 att föreslå förbundsstämman att verksamhetsårets överskott balanseras i ny räkning. 7. Datum för rapportering av medlemsantalet I samband med överläggning om ekonomi föreslår Lars-Åke Karlsson att Svenska Migränförbundet fastställer 31/12 som grund för rapportering av medlemsantal i all möjliga avseenden (t ex underlag för ansökan om statsbidrag, utbetalning av bidrag till medlemsföreningarna, underlag till avgift till HSO osv). Åtgärden både förenklar och förtydligar hanteringen. enligt förslaget. 8.Rapporter 2
8. 1. Föreningsstöd (2011-02-04 6). Vid dagens sammanträde görs en genomgång av Handlingsplan för stöd till existerande och start av nya föreningar. Den reviderade planen läggs som bilaga till dagens protokoll. 8.2. Rutin för rapportering av nya medlemmar till medlemsföreningarnas Birgitta Killgren Hultgren meddelar att det vore bra om föreningarna via Förbundet kunde få veta när ny medlem tillkommit som tillhör den egna föreningen. Helena erbjöd sig att kontinuerligt via e-post informera föreningarna om nya medlemmar. Föreningarna får sedan plocka ut vilka medlemmar som hör till dem och skicka ut välkomstbrev. 8.4. Deltagande i konferenser. Ingela Strigell Hådell har deltagit i Specialsjuksköterskans dag den 3 februari 2011. Birgitta Killgren Hultgren rapporterar från deltagande i Primärvårdsdagen 9 februari 2011. 8.5. Kommande konferenser Förbundsordförande meddelar att Angela Glad kommer att delta i möte med Handikapphistoriska föreningen den 2011-05-10. Migränförbundet har fått en inbjudan att delta i Forskning och Hälsas event som hålls i Kungsträdgården 2011-05-20. Bland arrangörerna är Karolinska Institutet och Stockholms läns landsting. Kostnaden för att delta med en egen monter är 10000:- exkl moms. Birgitta Killgren Hultgren får i uppdrag att undersöka med Anette Falk, som har kontakt med arrangören, om Svenska Migränförbundet inkl Hortonföreningen i Sverige kan få delta till reducerad kostnad. Birgitta meddelar resultatet till kansliet. Birgitta Killgren Hultgren meddelade att årets Skolsköterskekonferens ska hållas i Göteborg och undrar om föreningen i Västra Götaland räknar med att delta. Helena undersöker. att godkänna rapporterna. 9. Offert för ny hemsida Det har inkommit tre offerter på förfrågningsunderlaget om ny hemsida till Svenska Migränförbundet. Offerterna är från företagen Vektorgrafik, Yatzy Reklambyrå och Föreningssupport. En skriftlig sammanställning av offerterna har varit utsänd inför styrelsemötet. Ingemar Färm och Helena Elliott gör en muntlig genomgång av offerterna, kontakten med företagen och uppföljning av referenser. Vägledande för prioriteringen av offerterna har utöver kostnadsaspekten varit att den nya hemsidan ska vara lättanvänd, kunna rymma många olika funktioner och uppfylla allmänt accepterade kvalitets- och tillgänglighetskrav. Ingemar Färm och Helena Elliott föreslår styrelsen att anta offerten från Föreningssupport med aktuella moduler som ryms inom en total kostnad av 75.000 kronor. Efter överläggningar beslöt förbundsstyrelsen att anta offerten från Föreningssupport inom ramen av en total kostnad av 75.000:- att ge Ingemar Färm och Helena Elliott i uppdrag att slutföra arbetet ny hemsida. 3
10. Svenska Migränförbundets organisation På styrelsemötet den 4 februari 2011 diskuterades kort organisationen av förbundets rådgivnings- och kamratstödsarbete. Tidigare har styrelsen diskuterat inrättande av olika arbetsgrupper. Ordförande har sammanfattat förslaget i en organisationsskiss. efter överläggning att till protokollet anteckna att man ställer sig positiv till organisationsförslaget och att det i huvudsak blir den styrelse som Stämman 2011 utser som får arbeta vidare med förändringsarbetet som förslaget syftar till. Bilaga: Förslag Svenska Migränförbundets organisation. 11. Handlingar till förbundsstämman 11.1. Kallelse till stämman Kallelse till stämman ska enligt stadgarna sändas till föreningarna senast den 25 februari 2011. Förbundsordförande redogör för kallelse till förbundsstämman 28 29 maj 2011 på Tollare folkhögskola i Stockholm. Med kallelse följer ett program för dagarna. att godkänna förslag till kallelsen. 11.2. Dagordning och handlingar till förbundsstämman. Dagordning och handlingar ska enligt stadgarna sändas till de valda ombuden senast den 28 april 2011. Förslag till dagordning, verksamhetsberättelse 2010, bokslut 2010, verksamhetsplan 2010-13, budget 2011 och förslag till reviderade stadgar är utsända till ledamöterna. Vid dagens sammanträde inleds genomgången av verksamhetsberättelsen. På grund av tidsbrist beslöt förbundsstyrelsen att hänskjuta behandlingen av dessa frågor till nästkommande sammanträde, samt att under mellantiden via mail lämna synpunkter på förslagen till förbundsordförande och kansliet. 12. Inrättade av en fond för verksamhet för barn- och ungdomar med migrän eller annan svår huvudvärk Anne Svensson och Ingemar Färm tog upp förslaget att inrätta en fond för verksamhet för barn och ungdomar, som drabbats av migrän eller annan svår huvudvärk. Förslaget är att fonden för barn och ungdomar tillkännages inför förbundets inbjudan till Öppet Hus i HSO Stockholms läns lokaler, Sankt Göransgatan 84, Stockholm, i anslutning till ordförandens 70- årsfirande. En särskild inbjudan kommer att sändas till de olika handikappsförbunden samt andra organisationer, företag och myndigheter. I inbjudan skrivs att förbundet värdesätter bidrag till denna nya fond. att inrätta en fond för verksamhet för barn och ungdomar som lider av migrän eller annan svår huvudvärk att bjuda in till Öppet hus den 11 april 2011 i samband med Ingemar Färms 70 årsdag 4
att inbjuda övriga handikappförbund, andra organisationer, företag och myndigheter att bidra till fonden 13. Föreningsstöd Migränförbundet i Södermanland har i en skrivelse daterad 2011-02-14 önskat föreningsstöd på 4000 kronor. att bevilja Migränförbundet i Södermanland föreningsstöd på 4000:-. 14. Kommande sammanträde Nästa sammanträde hålls på Hjelmslund 19-20 mars 2011. att flytta styrelsemötet den 12 april 2011 till den 11 april 2011. 15. Mötet avslutas Förbundsordförande förklarade sammanträde avslutat. Efter förbundsstyrelsens sammanträde skedde en överläggning med Västmanlands läns Migränförening. Vid protokollet Bertil Rickäng Sekreterare Ingemar Färm Förbundsordförande Birgitta Killgren Hultgren Justerare Bilagor: Handlingsplan för föreningsstöd 8.1. Svenska Migränförbundets organisation 10. Anmärkning till 5 Interimistisk valberedning: Förbundsordförande Ingemar Färm meddelar i en skrivelse 2011-03-09 att ärendet med valberedningen är slutfört. Den interimistiska valberedningen består av Anette Falk, Christina Sand och Suzanne Brostedt Lind. Suzanne Brostedt Lind är utsedd som sammankallande. Detta protokoll sänds till ordförande och justerare för underskrift. 5
Restnoterat 2011-02-22 (arbetsanteckningar) Dagordning och handlingar till stämman: 1. Styrelsens verksamhetsberättelse för 2010, se bil Verksamhetsberättelsen ska sändas till de valda ombuden senast den 28 april. Verksamhetsberättelsen ska överlämnas till revisorerna som ett underlag för deras granskning. 2. Bokslut för 2010 Bokslut ska sändas till de valda ombuden senast den 28 april. Bokslutet ska överlämnas till revisorerna som ett underlag för deras granskning. 3. Verksamhetsplan 2011-13, se bil Förslag till verksamhetsplan ska sändas till de valda ombuden senast den 28 april. Ordföranden föreslår Att styrelsen diskuterar innehållet i förslaget till verksamhetsplan och ger direktiv om förändringar med sikte på beslut den 12 april 4. Budget Förslag till budget ska sändas till de valda ombuden senast den 28 april. Ordföranden föreslår Att styrelsen diskuterar innehållet i förslaget till budget, se handlingar till telefonstyrelsemötet, och ger direktiv om förändringar med sikte på beslut den 12 april. 5. Reviderade stadgar, se bil Övriga förslag till beslut ska sändas till de valda ombuden senast den 28 april. F.n. har styrelsen inget annat förslag än vissa ändringar i stadgarna. Ordföranden föreslår Att styrelsen diskuterar innehållet i förslaget till reviderade stadgar och ger direktiv om förändringar med sikte på beslut den 12 april. Övriga frågor 6. Styrelsemötet 19-20 mars i Hjelmslund Vi behöver diskutera program och deltagande. 7. Diskussion om styrelsens arbetsformer efter stämman. 8. Representant till styrelsen för Hjärnfonden och ytterligare en styrelse (Vilken?) 6