VALLENTUNA KOMMUN Kommunstyrelsen Sa mma nträdesprotokol I 2015-1 1-30 18 (2s) 5 2OO Taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar (KS 2015.391) Beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta reviderat förslag till taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar. Ärendebeskrivning Tryckfrihetsförordningen ger den som önskar ta del av allmän handling rätt till kopia, avskrift eller utskrift av allmän handling mot fastställd avgift. Kommunens nu rådande taxa behöver kompletteras med bestämmelser kring de situationer där det föreligger myndigheten särskilda skäl att ta ut avgift från första sidan samt revidera bestämmelsen om fakturering av återkommande beställningar. Yrkanden Ordförande Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta reviderat förslag till taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar. Beslutsgång Ordförande ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsen beslutar i enlighet därmed. Ärendets tidigare behandling Kommunstyrelsens arbetsutskott zo 15- r r- o5 $ 169 Beslutsunderlag 1. Taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar 2. Förslag på revidering av taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar 3. r.6.or Avgifter för kopior av allmänna handlingar Expedieras till Akten Justerandes sign Utd ragsbestyrka nde (L l'"""'"î7'
VALLENTUNA KOMMUN Kom m u nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesp roto kol I 2015-1 1-05 18 (33) 5 16e Taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar (KS 201s.391) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att Kommunsþrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta reviderat förslag till taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar. Ärendebeskrivning Tryckfrihetsförordningen ger den som önskar ta del av allmän handling rätt till kopia, avskrift eller utskrift av allmän handling mot fastställd avgift. Kommunens nu rådande taxa behöver kompletteras med bestämmelser kring de situationer där det föreligger myndigheten särskilda skäl att ta ut avgift från första sidan samt revidera bestämmelsen om fakturering av återkommande beställningar. Yrkanden Ordförande Parisa Liljestrand (M) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta reviderat förslag till taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar. Beslutsgång Ordföranden ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar 2. Förslag på revidering av taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar B. r.6.or Avgifter för kopior av allmänna handlingar Expedieras till Akten Justerandes sign "/')1,, & \rl Justera ndes sign I Utdragsbestyrkande
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-10-22 DNR KS 2015.391 KAROLIN STAAF SID 1/2 ENHETSCHEF REGISTRATUR OCH ARKIV KAROLIN.STAAF@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anta reviderat förslag till taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar. Ärendet i korthet Tryckfrihetsförordningen ger den som önskar ta del av allmän handling rätt till kopia, avskrift eller utskrift av allmän handling mot fastställd avgift. Kommunens nu rådande taxa behöver kompletteras med bestämmelser kring de situationer där det föreligger myndigheten särskilda skäl att ta ut avgift från första sidan samt revidera bestämmelsen om fakturering av återkommande beställningar. Bakgrund Varje kommun får själv fastställa de avgifter som ska tas ut för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar. Avgifterna ska täcka myndighetens kostnader för papper, skrivarbläck och slitage på kopieringsapparaten/faxmaskinen. Nuvarande avgiftsnivåer grundar sig i av den för statliga myndigheter rådande avgiftsförordningen. Det förekommer att avgiftsbestämmelserna systematisk missbrukas. De rör sig om de fall där någon, istället för att göra en samlad beställning, ständigt återkommer med beställningar om färre än tio sidor i syfte att undvika att betala för kopior, avskrifter och utskrifter. I dessa fall föreslås myndigheten kunna ta ut avgift från första sidan. Då det av praktiska skäl är svårt att genomföra årsvis fakturering av återkommande beställningar föreslås detta ändras till månadsvis. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-10-22 DNR KS 2015.391 SID 2/2 Handlingar 1. Förslag på revidering av taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar 2. 1.6.01 Avgifter för kopior av allmänna handlingar 3. Taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar Victor Kilén Kommundirektör Mikael Carlgren Kanslichef Ska expedieras till: Akten
KS 2015.391 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 1.6.01 Taxa för kopior, avskrifter och utskrifter av allmänna handlingar Fastställd av kommunfullmäktige 1993-03-08 13 Reviderad av kommunfullmäktige 2011-06-13, 59, 2015-XX-XX XX Inledande bestämmelser 1 Avgift ska tas ut för att efter särskild begäran lämna ut: 1. kopia eller avskrift av allmän handling 2. utskrift av elektroniskt lagrad allmän handling Avgifter 2 Vid beställning av kopia/avskrift/utskrift bestäms avgiften efter det antal sidor som fordras för att utföra beställningen med den utrustning som myndigheten normalt använder för sådana ändamål. Avgifter utgår enligt följande. Papperskopior Svart-vitt Färg Format A4-1-9 sidor kostnadsfritt - 10 sidor 50 kr - varje sida därutöver 2 kr/sida 5 kr/sida Format A3 5 kr/sida 10 kr/sida Format A2 25 kr/sida 75 kr/sida Format A1 45 kr /sida 125 kr/sida Format A0 75 kr/sida 250 kr/sida 3 Om någon, istället för att göra en samlad beställning, ständigt återkommer med beställningar om färre än tio sidor i syfte att undvika att betala för kopior, avskrifter
SID 2/2 och utskrifter kan myndigheten ta ut avgift för första sidan med 50 kr och därutöver 2 kr per sida. 4 När avgift tas ut ska myndigheten ta ut ersättning för portokostnad, om försändelsen överstiger 20 gram, samt för eventuell postförskottsavgift eller annan särskild kostnad för att med post, bud eller liknande förmedling sända begärda handlingar till mottagaren. 5 Avgifterna gäller även när handlingar sänds via telefax. 6 Avgift tas inte ut av kommunens tjänstemän, förtroendevalda, andra kommunala nämnder eller bolag. Övriga bestämmelser 7 När beställningen skickas per post eller lämnas direkt till beställaren bifogas inbetalningskort för kostnader under 100 kr. Vid högre belopp tillämpas kommunens faktureringsregler. Återkommande beställningar kan samlas och faktureras månadsvis. 8 Om det föreligger särskilda skäl får myndigheten medge avgiftsbefrielse i det enskilda fallet.
2015-10-2201 NUMMER 1.6.01 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Avgift för kopior av allmänna handlingar, mm Fastställd av kommunfullmäktige 1993-03-08 13 Reviderad av kommunfullmäktige 2011-06-13, 59 Avgift ska tas ut för att efter särskild begäran lämna ut: 1. kopia eller avskrift av allmän handling 2. utskrift av upptagning för automatisk databehandling (ADB) När avgift tas ut ska myndigheten samtidigt ta ut ersättning för portokostnad, om försändelsen överstiger 20 gram, samt för ev postförskottsavgift eller annan särskild kostnad för att med post, bud eller liknande förmedling sända den begärda handlingen eller kopian till mottagaren. Vid beställning av kopia bestäms avgiften efter det antal sidor som fordras för att utföra beställningen med den utrustning som myndigheten normalt använder för sådana ändamål. Avgift Papperskopior Svart/vit Färg Format A4 5 kr/sida - 1-9 sidor Ingen avgift - 10 sidor 50 kr - varje sida därutöver 2 kr/sida
2015-10-2201 NUMMER 1.6.01 KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Format A3 5 kr/sida 10 kr/sida Format A2 25 kr/sida 75 kr/sida Format A1 45 kr/sida 125 kr/sida Format A0 75 kr/sida 250 kr/sida Övriga bestämmelser Avgifterna gäller även när en handling sänds via telefax. Avgift för kopior tas inte ut av kommunens förtroendevalda, personalföreträdare, andra kommunala nämnder eller bolag. Denna taxa träder i kraft den 1 juli 2011 då tidigare antagen taxa upphör att gälla. Betalningssätt När beställningen skickas per post eller lämnas direkt till beställaren bifogas inbetalningskort för kostnader under 100 kr. Vid högre belopp tillämpas kommunens faktureringsregler. Återkommande beställningar kan samlas och faktureras årsvis. Om det föreligger särskilda skäl får myndighet medge avgiftsbefrielse i det enskilda fallet.