Strategisk informationsförsörjning 2015-05-22

Strategisk informationsförsörjning 2015-05-22

Ombedda att titta på hur vi tillsammans kan realisera en (gemensam) lösning för långsiktigt. Vi har bl.a. genomfört ett e-arkiv seminarium och samlat en expertgrupp med arkiv, kansli och IT experter från skånska kommuner, som vi haft mycket bra diskussioner tillsammans med. Vi har också gjort en snabb överblick på vad som händer i vår (när)omvärld. Utifrån dessa aktiviteter har vi tagit fram ett erbjudande kring hur vi 33 skånska kommuner tillsammans kan ta oss ett steg närmre ett fungerande långsiktigt.

leveranser rekommendation för införande förslag på organisation Vårt förslag är att tillsammans genomföra ett projekt som skall ge en rekommendation för hur vi skaffar oss och inför en lösning för ett långsiktigt samt ett förslag på hur vi lämpligen organiserar oss för ett gemensamt långsiktigt.

leveranser kompetenshöjande insatser förankring och erfarenhetsspridande nätverk (för kollegialt utbyte) Förutom att projektet levererar förslag till fortsättning och införande av långsiktigt, så har vi identifierat att arkiv-kompetensen är väldigt ojämn inom och mellan kommunerna. För att kunna införa ett långsiktigt är det en förutsättning att vi höjer kompetensen. Inte alla medarbetare eller grupper behöver lära sig allt om (digital) arkivkunskap, men för att kunna komma vidare behövs ett förankringsarbete och här levererar projektet såväl stöd till kommunerna i det interna förankringsarbetet som ett erfarenhetsutbyte mellan kommunerna genom seminarier för olika grupper. Kommunerna har ofta få, ibland bara en arkiv-medarbetare och här leverar projektet ett kollegium för arkivpersonal genom att etablera ett nätverk för arkivmedarbetare.

tidplan leverans december 2016 start januari 2016 beslut om deltagande 30 september 2015 erbjudande 15 juni 2015 Allt detta skall vara genomfört och levererat i december 2016. Vi har uppskattat att, för att projektet ska kunna leverera det jag precis utlovat behövs ett års kalendertid. Så projektet beräknas starta i januari 2016. För att hinna rekrytera projektledare måste vi därför ha klart om projektet kommer att startas och vilka kommuner som är intresserade av att delta senast siste september 2015. Ni får en teaser idag, en snabb överblick på erbjudandet som ni kommer att få tillskickat er senast 15 juni. Vi skickar till Kommundirektörerna.

tidplan erbjudande 15 juni 2015 beslut om deltagande 30 september 2015 start januari 2016 leverans december 2016 Och om man då ordnar datumen i rätt ordning, så ser det ut så här Erbjudandet skickas ut senast 15/6 Vi behöver ert svar på om ni vill delta senast 30/9 Projektet beräknas starta runt årsskiftet och leverera under december 2016.

bemanning projektledare arbetsgrupp samordnare och experter Projektet kommer att ledas av en projektledare som arbetar heltid under projektet med att hålla samman helheten, stötta och jaga på arbetsgrupp och expretgrupper, sammanställa resultat mm. Projektledaren behöver en projektarbetsgrupp, som avsätter ca 20 timmar i månaden under projekttiden för att arbeta med projektets leveranser. Projektet behöver också tillgång till expertkompetens inom olika sakområden, bl.a. ekonomi, juridik, it, arkiv. Denna kompetens finns i mycket stor utsträckning i kommunerna och utöver att varje deltagande kommun måste utse en kontaktperson för projektet - samordnare, så förväntas deltagande kommuner vara med att försörja projektet med expertkompetens.

kommunernas åtagande deltagaravgift kommunsamordnare expertkompetens Vad behöver varje kommun mönstra upp för att kunna delta. En deltagaravgift. Vi har utgått från att de flesta kommunerna är intresserade och vill delta och vi har utgått från detta när vi budgeterat projektet. Projektbudgeten består av tre, ungefär lika stora, delar. Projektledning och administration, Arbetsgruppsarbete samt Kompetenshöjningsinstatser Totalt är kostnaden för projektet ca 3 mnkr och den kostnaden fördelas på de deltagande kommunerna. (Prel. 50-50 med en del som är lika stor för alla deltagande kommuner och en del som är beroende av kommunens storlek) Arbetsgruppen kommer att bemannas med resurser från några av kommunerna och vi har räknat med att vi behöver ca 10 personer, som avsätter vardera ca 250 timmar under projektets gång. De kommuner som lånar ut medarbetare till denna arbetsgrupp kommer att ersättas för detta. Utöver deltagaravgiften ska alla deltagande kommuner ha en kontaktperson - en kommunsamordnare. Kommunsamordnarens uppgift är att koordinera arbetet inom kommunen och vara primär kontaktperson med projektet. (i storleksordningen 5% tjänst) Vi utgår också från att alla kommuner bidrar med expertkompetens för specifika utredningar inom något av de områden som identifieras. Uppskattningsvis handlar det om att delge sin kompetens under 2-3 möten under projekttiden. Vi har redan sett behov av kompetens inom juridik, ekonomi, arkiv samt IT.

Kommunförbundet Skånes åtagande projektledare projektkansli utbildningsinsatser Kommunförbundet håller samman projektet och ansvarar för projektledare och det administrativa stöd som hen har behov av. Vi administrerar även utbildnings-, förankrings- och erfarenhetsutbytesinsatserna.