Förslag till hyresmodell för Alingsås

Förslag till hyresmodell för Alingsås

1 Innehållsförteckning Sidan 1 Inledning 3 2 Syfte och mål 4 3 Fabs AB 5 3.1 Historik 5 3.2 Ägardirektiv 5 3.2.1 Ändamålet med verksamheten 5 3.2.2 Ekonomiska mål 5 Soliditet 5 Direktavkastning 5 Koncernbidrag 5 Kommunal borgen 5 3.3 Fastighetsbestånd 6 3.4 Nuvarande princip för hyressättning 6 3.4.1 Uthyrning till Alingsås kommun 6 3.4.2 Extern uthyrning 6 3.4.3 Försäljning av mark för verksamheter 6 3.5 Resultat 2010 6 4 Hyressättningsmodeller 8 4.1 Marknadshyra 8 4.2 Självkostnadshyra 8 4.2.1 Exempel från några organisationer 8 Borås kommun 8 Kungälvs kommun 8 Region Skåne 9 Försvarsfastigheter 10 5 Förslag till hyresmodell 11 5.1 Ekonomiskt mål för Fabs 11 5.2 Uthyrning till Alingsås kommun 11 5.2.1 Fördelning av kostnader 11 5.2.2 Dialog och samverkan 11 5.2.3 Hyra 11 5.2.4 Avtalstider och regler för uppsägning 12 Avtalstider 12 Uppsägning 12 5.2.5 Årliga hyresförändringar 12 5.2.6 Ingående komponenter 13 5.2.7 Kapitalkostnader 13 5.2.8 Administration 14 5.2.9 Planerat underhåll 14 5.2.10 Drift 14 Lokal administration 14 Fastighetsskötsel och tillsyn 14 Reparationer (felavhjälpande underhåll) 14 Skadegörelse 15 Hyra av anläggningstillgångar 15 Riskkostnader 15 5.2.11 Mediaförsörjning 15 Värme (och ev. kyla) samt vatten och avlopp 15 Vatten och avlopp (ingår inte i hyran) 15 El (ingår inte i hyran) 15 5.2.12 Fastighetsskatt 15

2 Innehållsförteckning (forts) Sidan 5.2.13 Övrigt 15 Förstudier 15 Mindre lokalförbättringar 16 5.3 Utfall 16 5.4 Gränsdragning mellan hyresvärd och hyresgäst 16 5.5 Hyresgästanpassningar 16 5.5.1 Skeden 16 Förstudie 16 Programarbete 16 Projektering 16 Byggskede 17 Uppföljningsskede 17 5.5.2 Hyresoffert 17 5.5.3 Kostnader för nedlagda utredningar 17 6 Fortsatt arbete 18

3 1 Inledning Den kommunala verksamheten bedrivs i lokaler som antingen hyrs in från de kommunala bolagen (Fabs AB och AB Alingsåshem) eller från externa fastighetsägare. Kommun har uttryckt önskemål om att en ny hyresmodell införs. En arbetsgrupp med Lars Eklund (ABAR), Peter Jakobson (Fabs), Ing-Marie Odegren (Alingsåshem), Sven Stengard (KLK) och Susanna Andersson (KLK) har bildats. Två modeller har diskuterats. Boråsmodellen innebär att hyrorna beräknas enligt självkostnadsprincipen. Göteborgsmodellen innebär att lokalerna indelas i olika kategorier och får en form av bruksvärde. Den senare modellen kan sägas vara en typ av marknadsmässig hyra. Av dessa modeller har arbetsgruppen förordat Boråsmodellen. Det fortsatta arbetet har därför inriktats på att studera en hyresmodell enligt självkostnadsprincipen. Innehållet i en sådan modell kan dock variera kraftigt. För att få uppslag till hur modellen ska se ut, har studerats exempel från några olika offentliga organisationer. I förslaget redovisas förhållandet mellan Fabs som hyresvärd och Alingsås kommun som hyresgäst. I det fortsatta arbetet får modellen utökas till att även omfatta förhållandet mellan Alingsåshem och kommunen.

4 2 Syfte och mål Hyresmodellen ska klargöra förhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst avseende uthyrning av lokaler för verksamheter av olika slag. Syftet med hyresmodellen är att säkra att fastigheterna förvaltas så att dess värde bevaras, säkra att fastighetsbeståndet förvaltas med hög kostnadseffektivitet, tydliggöra den hyressättning av lokalerna som görs, bidra till en ökad medvetenhet om kostnaderna för lokaler, bidra till ett effektivt utnyttjande av lokaler, bidra till att utveckla och kvalitetssäkra arbetet med fastighetsförvaltning och lokalanpassning, bidra till att utveckla dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäst.

5 3 Fabs AB Fabs AB hyr ut lokaler till kommunal verksamhet och till externa hyresgäster samt säljer mark för verksamheter. Bolaget ingår i den kommunala bolagskoncernen som dotterbolag till AB Alingsås Rådhus (ABAR). Bolagets verksamhet styrs av bolagsordning, företagspolicy och ägardirektiv som antagits av kommunfullmäktige och av bolagsstämma. 3.1 Historik Fabs bildades 1946 under namnet Fastighetsaktiebolaget Småindustrier för att förvärva, bebygga och förvalta fastigheter till gagn för det allmänna. Verksamheten utökades 1989 till att även omfatta exploatering och försäljning av industrimark. Kommunens verksamhetsfastigheter, som tidigare låg under fastighetsavdelningen på tekniska kontoret, överfördes fr.o.m. den 1 januari 2005 till Fabs. Det rörde sig om ett 50-tal fastigheter (förskolor, grundskolor, gymnasieskola, rådhuset, brandstationen, museet, Kabomfastigheten, Nolhagahallen, ishallen m.fl.). 3.2 Ägardirektiv 3.2.1 Ändamålet med verksamheten Enligt företagspolicyn och ägardirektiven skall Fabs vara ett aktivt instrument för näringslivsutveckling och lokalförsörjning för kommunal verksamhet. Bolaget skall genom att bygga, förvärva, äga, förvalta och sälja fastigheter erbjuda lokaler och kontor anpassade till kundernas behov, exploatera och sälja mark för verksamheter av olika slag, medverka till att företag i kommunen utvecklas, företagsetableringar sker och nyföretagande stimuleras, medverka till att kommunens olika verksamheter har ändamålsenliga lokaler och att dessa används effektivt. Fabs skall aktivt medverka till att kommunens vision kan förverkligas. 3.2.2 Ekonomiska mål Enligt ägardirektiven gäller följande för ekonomi och finansiering av Fabs verksamhet. Soliditet Soliditeten i Fabs skall långsiktigt uppgå till minst 20 %. Vid investeringar i näringslivslokaler skall bolaget självt genom egen finansiering svara för att soliditeten bibehålls. Vid investeringar i kommunala verksamhetslokaler skall, i den utsträckning egen finansiering inte är tillräcklig, aktiekapitalet i bolaget ökas genom nyemission så att soliditeten bibehålls. Direktavkastning Bolaget skall arbeta med ett krav på direktavkastning som motsvarar tioårig statsobligationsränta ökad med fyra procentenheter. Koncernbidrag Fabs skall, i den mån resultatet medger, lämna koncernbidrag till AB Alingsås Rådhus. Koncernbidragets storlek fastställs av styrelsen för AB Alingsås Rådhus i samråd med styrelsen för Fabs AB. Kommunal borgen Upplåning sker mot kommunal borgen enligt de riktlinjer som har antagits av kommunfullmäktige. För kommunens åtagande erläggs en avgift med 0,25 % på utnyttjad borgen.

6 3.3 Fastighetsbestånd I samband med övertagandet av fastigheterna från kommunen gjordes en indelning av Fabs verksamhet i affärsområde Näringsliv och affärsområde Kommunen. Till affärsområde Näringsliv fördes de fastigheter som Fabs ägde före övertagandet med ett undantag. Utbildningens Hus fördes över till affärsområde Kommunen. 3.4 Nuvarande princip för hyressättning 3.4.1 Uthyrning till Alingsås kommun Överlåtelserna av kommunens verksamhetsfastigheter till Fabs 2005 skedde till det sammanlagda bokförda värdet, som fastigheterna hade hos kommunen. I samband med överlåtelserna gjordes dock en viss justering mellan de bokförda värdena för enskilda fastigheter så att en riktigare fördelning av värdena på de olika fastigheterna uppnåddes. Hyran till kommunens olika förvaltningar påverkades inte av överlåtelsen av fastigheterna. I princip de självkostnadshyror som hade gällt mellan fastighetsavdelningen och förvaltningarna gällde även efter överlåtelsen. En viss justering av hyrorna mellan de olika lokalerna inom barnoch ungdomsförvaltningen gjordes dock för att få en mera rättvisande hyressättning. Sammanfattningsvis gällde följande principer för hyressättningen fr.o.m. 2005: hyra enligt fastighetsavdelningens budget, viss omfördelning mellan olika objekt, 10-årig hyrestid, som innebär att många hyresavtal löper ut 2014-12-31, rätt till förhandling om hyresvillkoren vart 3:e år, precisering av ansvarsfördelningen mellan hyresvärd och hyresgäst, 65 % av hyran indexregleras, ränteklausul. Köpeskillingen för fastigheterna uppgick till 355 000 tkr och 2 855 tkr för inventarier. Finansiering skedde genom övertagande av lån hos kreditgivare, upptagande av lån hos kommunen samt ökning av aktiekapitalet med 50 mkr. Koncernbidraget till ABAR för 2005 höjdes från 1 050 tkr till 4 550 tkr. Efter övertagandet av fastigheterna från kommunen har Fabs genomfört omfattande investeringar i lokaler som hyrs ut till kommunen. Investeringarna har inneburit att nya hyresavtal har upprättats eller att tillägg till gällande hyresavtal har skett. Möjligheten att säga upp hyresavtalen och omförhandla hyresvillkoren i övrigt har dock inte utnyttjats trots kraftigt ökade kostnader framför allt då det gäller mediaförsörjningen. 3.4.2 Extern uthyrning För extern uthyrning har efter uppsägningar av hyresavtal successivt tillämpats en mera marknadsmässig hyra. 3.4.3 Försäljning av mark för verksamheter Försäljning av mark för verksamheter sker till ett marknadsmässigt pris där kommunens prissättning är vägledande. 3.5 Resultat 2010 Omsättningen i Fabs för 2010 uppgick till 139 474 tkr. Av omsättningen avsåg 138 471 tkr fastighetsförvaltningen och 1 003 tkr försäljningen av industrimark. Av årets nettoomsättning avsåg 90 % intäkter från Alingsås kommun och andra koncernbolag. Rörelseresultatet uppgick till 27 581 tkr före finansiella poster. Resultatet efter finansiella poster uppgick till 9 130 tkr.

7 För 2010 uppgick koncernbidraget till 5 950 tkr. Härutöver betalade Fabs 450 tkr i administrationsersättning till ABAR. Den totala lokalytan för Fabs fastighetsbestånd uppgick för år 2010 till 171 887 m 2. Av denna yta hyrdes 141 322 m 2 ut till Alingsås kommun.

8 4 Hyressättningsmodeller Vid hyressättning skiljer man ofta mellan marknadshyra och självkostnadshyra. 4.1 Marknadshyra Marknadshyra definieras vanligen som den hyra man får vid tecknande av hyresavtal på en öppen och fri marknad. Hyran bestäms av utbud och efterfrågan och fastighetsägarens kostnader har ingen eller ringa betydelse för hyressättningen. Vid intern hyressättning inom offentlig verksamhet är marknadshyra ovanlig. Det beror delvis på att offentliga fastighetsförvaltare inte arbetar med vinstkrav på samma sätt som privata fastighetsägare. Ofta saknas också marknadshyror att stämma av en hyra emot, eftersom direkta jämförelseobjekt saknas. 4.2 Självkostnadshyra Självkostnadshyran innebär att intäkterna för en fastighetsförvaltning ska motsvara kostnaderna för förvaltningen. I kostnaderna ingår också ett avkastningskrav på fastigheternas kapitalvärde. Självkostnadshyran behöver inte innebära att hyran för varje enskilt år motsvarar kostnaderna för fastigheten samma år. Kostnaderna kan delvis beräknas med hjälp av schabloner och erfarenhetsvärden, framför allt då det gäller drift och underhåll samt kostnader för administration. I det följande redovisas exempel på hyresmodeller från några offentliga organisationer. Exemplen kan ge värdefulla uppslag vid utarbetande av hyresmodell för Alingsås kommun. 4.2.1 Exempel från några organisationer Borås kommun I Borås sköts lokalförsörjningen av en nämnd/förvaltning. För uthyrning till kommunala verksamheter tillämpas ett internhyressystem som bygger på självkostnadsprincipen. Externa hyresgäster betalar marknadsmässig hyra. Systemet innebär bl a följande (belopp för 2011): hyrorna sätts årligen i samband med budgetarbetet, kapitalkostnaderna beräknas efter en real annuitetsmetod med en årlig inflationsuppräkning, driftkostnader och konsumtionsavgifter indexuppräknas med senast avslutade bokslut som bas dvs. två år före omräkningen, planerat underhåll (78,00 kr/m 2 ), felavhjälpande underhåll (46,00 kr/m 2 ), förvaltningskostnader (31,74 kr/m 2 ) och försäkringskostnader (5,83 kr/m 2 ) beräknas per m 2 bruksarea, för att stimulera brukarna att återlämna överkapacitet av lokaler finns möjlighet att säga upp uthyrningsbar enhet; för att täcka kostnaden för tomma lokaler avsätts medel till en lokalbank; kostnaden ingår i hyran med 4,85 kr/m 2, för att täcka kostnaderna för evakueringslokaler vid sanering på grund av sanitära olägenheter avsätts 1,82 kr/m 2 till ett saneringskonto, kostnader för förstudier som inte går att hänföra till visst projekt finansieras via ett uttag i internhyran med 1,00 kr/m 2, avvikelser mellan den budgeterade hyran och utfallet tas ut genom avräkning i den budgeterade hyran två år i efterhand. Kungälvs kommun I Kungälv sköts lokalförsörjningen av en nämnd/förvaltning. Hyran bestäms med utgångspunkt från principen att varje enskilt hyresobjekt skall ha en hyra som motsvarar beräknad självkostnad för hyresobjektet. Systemet innebär bl a följande: formerna för dialog och samverkan mellan hyresvärd och hyresgäst utvecklas,

9 den beräknade självkostnadshyran gäller i fem år; efter fem år sätts en ny självkostnadshyra, för äldre lokaler där inga hyresrelaterade investeringar gjorts under senare år är avtalstiden 1 år, i samband med nyinvesteringar är avtalstiden normalt 10 år, uppsägning av hyresavtal skall ske minst nio månader före avtalstidens utgång i annat fall förlängs avtalet med ett år i sänder, den del av hyran som utgörs av kapitalkostnad är fast under femårsperioden, övriga delar av hyran indexuppräknas årligen med hjälp av ett sammanvägt index som består av tre olika delindex (konsumentindex, konsumentindex delindex för energi och bränsle samt arbetskostnadsindex), kostnaderna för mediaförbrukning ingår i hyran och beräknas som objektets genomsnittliga årsförbrukning för den senaste treårsperioden multiplicerat med vid avstämningstidpunkten gällande energipris, oljepris eller VA-kostnad, kostnader för fastighetsskötsel ingår i hyran och beräknas som medelvärdet av de senaste tre årens kostnader för objektet omräknat till avstämningsårets kostnadsläge, planerat underhåll ingår i hyran med ett schablonbelopp per m 2 bruksarea som motsvarar budgeterad kostnad för planerat underhåll enligt underhållsplan per objekttyp, lokalförbättringsmedel ingår i hyran med ett schablonbelopp per m 2 bruksarea; medlen skall täcka kostnader för mindre förbättringar (kostnadsgräns 0,5 basbelopp) som förorsakas av myndighetskrav och ändrad lagstiftning; mera omfattande åtgärder som inte ryms inom medlen hanteras som investeringar, felavhjälpande underhåll ingår i hyran och beräknas som medelvärdet av de senaste tre årens kostnader för objektet omräknat till avstämningsårets kostnadsläge, utvändiga skador eller utvändig skadegörelse och skador orsakade av fel på fastighetens konstruktion eller försörjningssystem ingår i hyran och beräknas som medelvärdet av de senaste tre årens kostnader för objektet omräknat till avstämningsårets kostnadsläge, hyresgästen ansvarar för invändiga skador i de lokaler som ingår i hyresavtalet, administrationskostnader ingår i hyran med ett schablonbelopp som motsvarar avstämningsårets självkostnad för administration utslaget per m 2 bruksarea, försäkringspremie för fastighetsförsäkring och ev. fastighetsskatt ingår i hyran med ett belopp som motsvarar avstämningsårets självkostnad; självrisken vid försäkringsskador ingår i hyran enligt samma regler som gäller vid skada/skadegörelse, ägarrelaterade investeringar, dvs. investeringar som föranleds av fastighetsägarens krav på förbättringar, energibesparande åtgärder, myndighetskrav eller liknande, ingår i hyran och finansieras med det överskott som uppkommer genom att räntekostnaden på bokfört värde minskar genom avskrivningar; därmed påverkas inte hyran, ägarrelaterade investeringar som uppkommer som en direkt följd av hyresgästrelaterade investeringar ingår i och finansieras av det investeringsanslag som hyresgästen begär, mindre uppdrag som hyresgästen önskar få utförda, dvs. har en ekonomisk livslängd på högst tre år och understiger 0,5 basbelopp, betalas helt av hyresgästen. Region Skåne I Region Skåne sköts lokalförsörjningen av en nämnd/förvaltning. För intern uthyrning tillämpas en självkostnadsbaserad hyra som så exakt som möjligt skall återspegla den verkliga lokalkostnaden på byggnadsnivå. RegionFastigheters budgeterade resultat skall bli 0. Systemet innebär bl a följande: ny internhyra beräknas under budgetprocessen inför varje nytt år och nytt internhyresavtal tecknas, uppsägning av uthyrningsbara lokaler kan ske löpande under året med tre månaders uppsägning,

10 tomställda lokaler skall hyras ut eller ev. avyttras; uthyrning till externa hyresgäster skall ske till marknadsmässiga villkor; resultatet av uthyrning till externa hyresgäster räknas av mot kostnaderna för tomställda lokaler och utgör en egen resultatpost som finansieras med regionbidrag, kapitalkostnaden beräknas efter de avskrivningsregler och den internränta som vid varje tidpunkt har fastställts, kostnaderna för planerat underhåll, felavhjälpande underhåll, drift, tillsyn, skötsel, administrationskostnader och övriga fastighetskostnader ingår i hyran, konsultationer av mindre omfattning såsom kalkylering av förslag till investeringsobjekt ingår i hyran, kostnader för media ingår i hyran med ett belopp som budgeteras utifrån normalårsförbrukning och mediaprissättning; kostnaden regleras i efterskott i förhållande till verkligt utfall, efter justering för faktisk mediakostnad sker ingen ytterligare reglering av internhyran efter hyresperioden. Försvarsfastigheter Fortifikationsverket har till uppgift att förvalta statens fastigheter avsedda för försvarsändamål. Försvarsmakten är den dominerande hyresgästen och hyr ca 96 % av den totala arean. En ny hyresmodell arbetades fram 2003. Modellen präglas av stor öppenhet mellan parterna i hyresförhållandet. Hyran är en självkostnadshyra som skall täcka alla kostnader hos Fortifikationsverket. Två kriterier har varit avgörande för utformningen av modellen, nämligen att den skall ge upphov till en hyresnivå som går att prognostisera och att den skall leda till en korrekt hyra objektvis. Modellen innebär bl a följande: kostnadstäckningen ska uppnås på ett eller några års sikt, upplåtelseavtalen gäller tills vidare med en uppsägningstid på 12 kalendermånader; i en översyn av modellen 2005 har statskontoret föreslagit att en övergång sker till långa och tidsbundna avtal, kapitalkostnaderna beräknas efter en fastställd avskrivningsplan och en kalkylränta som är en avvägning mellan statens avkastningskrav och Riksgäldens utlåningsränta för fastighetslån, administrationskostnaderna fördelas efter en nyckel som innehåller både en fast och en rörlig del per objekt; takbelopp finns också för den maximala kostnad för central administration som ett objekt får belastas med, driftkostnaderna ingår i hyran, mediakostnaderna innefattar förutom direkt förbrukning också kostnader för infrastruktur för mediaförsörjningen (kapital-, drift- och underhållskostnader); dessa kostnader fördelas efter en särskild nyckel; den rörliga mediakostnaden beräknas efter en normalförbrukning och förväntad prisutveckling; den debiterade ersättningen följs i efterhand upp mot faktiskt utfall och över- eller underförbrukning regleras under första kvartalet efter verksamhetsåret, en sexårig underhållsplan ligger till grund för de underhållskostnader som ingår i hyran; underhållsplanerna ingår som bilaga till hyresavtalet, även för ägarrelaterade investeringar (tvingande investeringar, effektivitetsinvesteringar och investeringar för teknisk försörjning) ska finnas en sexårig plan som bifogas hyresavtalet; kapitalkostnaderna belastar hyresgästen när investeringen tas i bruk.

11 5 Förslag till hyresmodell Den nuvarande indelningen i kommunfastigheter och näringslivsfastigheter slopas. I stället görs en indelning i uthyrning till Alingsås kommun och uthyrning till externa hyresgäster. Härtill kommer försäljning av industrimark. Uthyrning av lokaler från Fabs till Alingsås kommun ska ske till en hyra som motsvarar hyresvärdens beräknade självkostnader för varje enskilt hyresobjekt. Fabs uthyrning till externa hyresgäster och försäljning av industrimark ska bedrivas enligt marknadsmässiga principer. Fabs ska kontinuerligt undersöka vilka villkor som marknaden erbjuder för jämförbar verksamhet. 5.1 Ekonomiskt mål för Fabs Det ekonomiska målet för Fabs är att den totala verksamheten ska ge det överskott som behövs för att Fabs ska kunna ge koncernbidrag till AB Alingsås Rådhus. Härutöver skall verksamheten ge ett överskott för att kunna finansiera en del av investeringarna med eget kapital så att soliditeten bibehålls. För att uppfylla det ekonomiska målet kan ett särskilt påslag på hyran behöva ske utöver vad som följer av självkostnadsprincipen. 5.2 Uthyrning till Alingsås kommun Hyresmodellen ska vara administrativt enkel att hantera och lätt att förklara för hyresgästerna. Genom öppenhet och insyn ska skapas förståelse för de verkliga kostnader som bildar underlag för hyran. 5.2.1 Fördelning av kostnader Uthyrning till Alingsås kommun omfattade för 2010 90 % av den totala omsättningen. Vid fördelning av kostnader mellan uthyrning till kommunen och Fabs övriga verksamhet används denna procentsats. 5.2.2 Dialog och samverkan För att hyresmodellen skall fungera tillfredsställande är det viktigt att formerna för dialog och samverkan utvecklas. För att behandla strategiska och principiella frågor finns en central lokalgrupp med representanter från kommunledning, förvaltningar, Fabs och Alingsåshem. Denna grupp har även till uppgift att utveckla hyresmodellen över tiden. Gruppen träffas två gånger per år och sammankallande är kommunledningskontoret. För att lösa frågor som rör den dagliga operativa verksamheten på det lokala planet finns en lokalresursplaneringsgrupp (lrp-grupp), som samordnar alla pågående lokalprojekt och lokalfrågor. Lrp-gruppen ska utveckla relationerna mellan hyresvärd och hyresgäst och bygga upp ett förtroende mellan olika yrkesgrupper och lösa eventuella konflikter och tvister genom dialog och samverkan. Sammankallande är lokalförsörjningsansvarig på KLK. Härutöver finns lokala samarbetsgrupper där fastighetsägare och förvaltningar träffas regelbundet. I samband med genomförande av investeringsprojekt bildas särskilda projektgrupper. 5.2.3 Hyra Den framräknade självkostnadshyran enligt hyresavtalet (bashyran) gäller i tre år. Årliga justeringar sker enligt avsnitt 5.2.5 Årliga hyresförändringar. Efter tre år sätts en ny självkostnadshyra.

12 5.2.4 Avtalstider och regler för uppsägning Avtalstider För samtliga lokaler tecknas nya hyresavtal fr.o.m. 2013-01-01. Hyreskontraktet utformas enligt bilaga 1. Följande avtalstider tillämpas (inom parentes anges antalet hyreskontrakt som f.n. finns inom respektive kategori): lokaler med ett bokfört värde under 5 mkr 3 år (21) lokaler med ett bokfört värde 5-10 mkr 6 år (8) lokaler med ett bokfört värde 10-20 mkr 12 år (9) lokaler med ett bokfört värde 20-50 mkr 15 år (6) lokaler med ett bokfört värde över 50 mkr 20 år (1) Om hyresavtal tecknas under ett kalenderår så förlängs avtalstiden med det antal månader som krävs för att hyresavtalet ska löpa ut vid ett årsskifte. Vid investeringar under 3 mkr i lokalerna under löpande avtalstid tecknas tillägg till avtalet med den hyresökning som investeringen medför. Vid investeringar över 3 mkr tecknas nytt avtal med en hyrestid på mellan tre och tjugo år beroende på i vilket intervall det bokförda värdet hamnar efter investeringen. Vid ändrad verksamhet i lokalerna tecknas alltid nytt avtal. I samband med nybyggnation tillämpas ovanstående avtalstider. Speciell hänsyn ska tas till fastigheter inom Alingsåshems bestånd där förändringar är på väg att genomföras och därav denna bindningstid av avtalen inte ska vara tillämplig. Uppsägning Uppsägning av hyresavtalet ska ske minst ett år före avtalstidens utgång. I annat fall förlängs avtalet med tre år i taget. Uppsägning av del av lokal kan ske om lokalen är en uthyrningsbar enhet. Uppsägning under löpande avtalstid kan ske om det finns annan hyresgäst som är beredd att hyra lokalen med gällande avtalsvillkor. 5.2.5 Årliga hyresförändringar Den del av hyran som utgörs av kapitalkostnad omräknas årligen med hänsyn till den förändring av internräntan och det bokförda värdet vid årets ingång som har skett. Kostnaderna för uppvärmning indexregleras med hänsyn till den förändring av fjärrvärmeindex som har skett mellan oktober 2011 (basmånad) och oktober månad året för aktuellt år. Övriga delar av hyran indexregleras med hänsyn till den förändring av konsumentindex som har skett mellan oktober 2011 (basmånad) och oktober månad året före aktuellt år. De omräknade hyrorna för kommande år presenteras för förvaltningarna senast den 1 februari. De presenterade hyrorna bygger på en beräkning av den förändring av index som kommer att ske fram till oktober månad och en uppskattning av hittills kända hyresökningar under kommande år på grund av investeringar. Då ny självkostnadshyra vid kommande årsskifte ska beräknas enligt 5.2.3 ska hyresvärden vid detta tillfälle presentera förslag till ny hyra. Årliga hyresförändringar kan påverkas av framförhandlade bostadshyror vad gäller fastigheter inom Alingsåshems bestånd. Denna förändring påverkar hyreskostnaden, justering ska då ske för dessa förändringar. Påverkan på grund av hyresförhandlingar utredas separat efter modellens införande

13 5.2.6 Ingående komponenter Den tillämpade hyran är en kostnadsbaserad hyra där hyresintäkterna skall täcka hyresvärdens kostnader. De komponenter för vilka kostnader ska beräknas är följande: Kapital Administration Planerat underhåll Drift Mediaförsörjning Fastighetsskatt Övrigt Resultatkrav Internränta Avskrivningar Central administration Planerat underhåll Lokal administration Fastighetsskötsel och tillsyn Reparationer (felavhjälpande underhåll) Skadegörelse Hyra av anläggningstillgångar Riskkostnader Värme och ev. kyla Vatten och avlopp (ingår i hyran) El (ingår i hyran) Ev. fastighetsskatt Förstudier Mindre lokalförbättringar 5.2.7 Kapitalkostnader Avskrivningar av anläggningstillgångar görs efter en bedömning av tillgångens nyttjandeperiod. Viss vägledning har hämtats från SKL:s förslag till avskrivningstider. I varje enskilt fall ska den faktiska livslängden beaktas, med hänsyn till byggteknik och kvalitet. Följande procentsatser för olika objektslag bör tillämpas: 2 % nyare industri- och kontorslokaler (Spiken, Vindbryggan och Kristina 7) 3 % skolor, förskolor och övriga byggnader med kommunal verksamhet äldre industrilokaler (Bulten 2 och Bolltorp) 4 % diverse äldre byggnader (Skräddaren 5 och Utbildningens Hus) 10 % byggnadsinventarier 20 % övriga maskiner och inventarier Värdena som avskrivningarna grundar sig på är de historiska anskaffningsvärdena. För fastigheter som Fabs förvärvade 2005 från kommunen sker avskrivning på överlåtelsevärdena. På de bokförda värdena vid ingången till verksamhetsåret beräknas ränta. Det är naturligt att använda den internränta som SKL rekommenderar att man skall använda vid kapitalkostnadsberäkningar för aktiverade investeringar. Denna ränta syftar till att visa den genomsnittliga finansieringskostnaden för aktiverade investeringar under hela deras ekonomiska livslängd. För 2011 är den rekommenderade internräntan 4,3 % och för 2012 4,2 %. Vid nybyggnationer kan kapitalkostnaden för enskilda objekt komma att utjämnas mellan åren.

14 5.2.8 Administration Central administration omfattar bolagsgemensamma lednings- och stödfunktioner. Kostnaderna ingår i hyran med ett schablonbelopp per m 2 bruksarea. 5.2.9 Planerat underhåll För alla objekt ska finnas treåriga underhållsplaner/underhållsplanering som beskriver de åtgärder som behöver göras för att bibehålla funktion och standard hos objekten. Av planen ska framgå kostnaderna för åtgärderna. Underhållsplanerna ska uppdateras årligen och presenteras för hyresgästerna vid den årliga genomgången av hyran för kommande år och utfallet för föregående år. Intern hos bolaget finns även 10-åriga underhållsplaner. Kostnaderna för planerat underhåll ingår i hyran med ett schablonbelopp per m 2 bruksarea, som motsvarar den årliga genomsnittliga kostnaden enligt underhållsplanen. Vid nybyggnation eller fullständig ombyggnad av lokaler trappas underhållskostnaderna upp enligt följande: år 1-3 år 4-6 år 7-9 år 10-0 % av schablonbeloppet 10 % av schablonbeloppet 50 % av schablonbeloppet 100 % av schablonbeloppet 5.2.10 Drift Lokal administration Lokal administration omfattar den administration som behövs för förvaltning av fastighetsbeståndet. Kostnaderna ingår i hyra med ett schablonbelopp per m 2 bruksarea. Fastighetsskötsel och tillsyn Fastighetsskötsel omfattar skötsel och renhållning av mark inklusive snöröjning och halkbekämpning samt skötsel av byggnader och lokaler. I fastighetsskötsel ingår f n även avgift för borttransport av avfall och resthantering. Den interna avfallshanteringen, dvs omhändertagande, sortering och transport inom hyresgästens lokal till centralt soprum, ingår däremot inte. Renhållningskostnader efter uppförande av miljöhus, ingår i hyreskostnad. Teknisk tillsyn omfattar åtgärder som krävs för att byggnadens eller lokalens tekniska försörjningssystem ska fungera och kunna förse lokalerna med ett bra inomhusklimat, god belysning, driftsäker elkraft, driftsäkra transportsystem etc. Fastighetsskötsel och tillsyn bedrivs dels med Fabs egen personal och dels med köpta tjänster och ingår i hyran. Kostnaden för Fabs egen personal ingår med ett schablonbelopp per m 2 bruksarea. Kostnaden för köpta tjänster ingår med den verkliga kostnaden. Reparationer (felavhjälpande underhåll) Reparationer (felavhjälpande underhåll) är åtgärder som syftar till att återställa funktion eller reparera en skada. Insatserna hanteras med ett system för felanmälan. Kostnaderna för reparationer ingår i hyran med ett schablonbelopp per m 2 bruksarea. Skadegörelse Hyresgästen ansvarar för invändiga skador i de lokaler som ingår i hyresavtalet. Hyresvärden ansvarar för skador utvändigt på byggnadens tak och fasader samt på mark. Hyresvärden ansvarar även för invändiga skador som uppkommer på grund av fel på fastighetens konstruktion eller försörjningssystem. Kostnaderna för skadegörelse ingår i hyran med den verkliga kostnaden.

15 Hyra av anläggningstillgångar Hyresgästen kan beställa och hyra tillfälliga paviljonger. För sådana ska separata hyresavtal upprättas. Avtalen ska tecknas för samma tidsperiod som hyresavtalet för anläggningstillgången och hyran ska motsvara Fabs självkostnad. Riskkostnader Fabs försäkrar sina fastigheter mot skador. Försäkringsskador är främst brand-, vatten- och inbrottsskador. Premien för fastighetsförsäkringen ingår i hyran med den verkliga kostnaden. Ansvaret för försäkringsskador delas mellan hyresvärd och hyresgäst enligt samma principer som gäller för skadegörelse. Självrisken vid försäkringsskador ingår i de fall då hyresvärden har ansvar för skadan. Vid skada enbart på inventarier gäller inte fastighetsförsäkringen. I sådana fall ska hyresgästen svara för skadeanmälan och stå för ev. självrisk. 5.2.11 Mediaförsörjning Värme (och ev. kyla) Kostnaderna för uppvärmning och ev. kyla påverkas både av hyresgästens beteende och hyresvärdens driftinsatser och investeringar. Hyresvärden bedöms ha störst möjlighet att påverka förbrukningar och kostnader genom en effektiv driftövervakning och genom att investera i energisnål teknik. Dessa avgifter bör därför ingå i hyran. Kostnaderna beräknas genom att de tre senaste årens genomsnittliga förbrukning multipliceras med gällande energipris. Vatten och avlopp (ingår i hyran) Kostnader för vatten och avlopp ingår i hyran. Hyresgästen kan genom sin förbrukning påverka kostnaden för vatten och avlopp därför kommer arbetet fortsätta för att på sikt låta denna kostnad ligga utanför hyreskostnaden. El (ingår i hyran) Kostnader för el ingår i hyran. Hyresgästen kan genom sin förbrukning påverka kostnaden för el därför kommer arbetet fortsätta för att på sikt låta denna kostnad ligga utanför hyreskostnaden. Hyresvärden står för abonnemangen och svarar för upphandling och tecknande av avtal med elleverantör. 5.2.12 Fastighetsskatt I de fall fastighetsskatt erläggs för fastigheten ingår skatten i hyran med den verkliga kostnaden för lokalerna. 5.2.13 Övrigt Förstudier I vissa fall görs förstudier som inte resulterar i något investeringsobjekt. Då utredningskostnaden för förstudien understiger 0,5 basbelopp ingår den i hyran. För att täcka dessa kostnader tas i hyran ut ett schablonbelopp på 2,00 kr/m 2 bruksarea. Det sammanlagda beloppet betraktas som en ram för insatser under året som inte får överskridas. Då utredningskostnaden överstiger 0,5 basbelopp betalas kostnaden av hyresgästen. I samband med att förstudien startar skall finnas ett avtal mellan hyresvärden och hyresgästen som reglerar betalningsansvaret. Mindre lokalförbättringar Mindre lokalförbättringar som hyresgästen vill få utförda och som understiger 1 basbelopp ingår i hyran. För att täcka dessa kostnader tas i hyran ut ett schablonbelopp på 3,00 kr/m 2 bruksarea. Det sammanlagda beloppet betraktas som en ram för insatser under året som inte får överskridas.

16 5.3 Utfall Det ekonomiska utfallet per objekt redovisas för förvaltningarna senast den 1 februari årligen. Utfallet innebär inte att någon justering av hyresuttaget för det gångna året görs. 5.4 Gränsdragning mellan hyresvärd och hyresgäst Gränsdragningen mellan hyresvärdens och hyresgästens ansvar kommer att regleras i bilaga. 5.5 Hyresgästanpassningar Om- eller tillbyggnader eller andra anpassningsåtgärder i de förhyrda lokalerna ska genomföras enligt nedan. I tillämpliga delar gäller detta även nybyggnader. Beställning av åtgärder och utredningar ska vara skriftliga och undertecknade av behöriga personer hos hyresvärden och hyresgästen. 5.5.1 Skeden Ny-, till- och ombyggnader delas in i följande skeden: förstudie, programarbete, projektering, byggskede, uppföljningsskede. Förstudie Förstudien ska klarlägga behov och ge förslag till inriktning för lösning. Förstudien avslutas med en översiktlig kostnadsbedömning och beslut i behörig instans. Hyresvärden är ansvarig för förstudien på uppdrag av hyresgästen. Kostnaderna för förstudien ingår i investeringskostnaden som ligger till grund för hyressättningen. Programarbete Vid större projekt preciseras och utvecklas hyresgästens behov i ett programarbete, som avslutas med att skisser och ramhandlingar upprättas och att förhandsbesked för bygglov inhämtas. Kalkylen från förstudien uppdateras. Hyresvärden är ansvarig för programarbetet på uppdrag av hyresgästen. Kostnaderna för programarbetet ingår i investeringskostnaden som ligger till grund för hyressättningen. Projektering I projekteringsskedet utarbetas underlag för byggskedet och underlag för beställning av genomförandet. Hyresvärden är ansvarig för projekteringsskedet på uppdrag av hyresgästen. Kostnaderna för projekteringsskedet ingår i investeringskostnaden som ligger till grund för hyressättningen. Byggskede Under förutsättning att erforderliga beslut har fattats kan hyresgästen beställa ny-, till- och ombyggnadens genomförande av hyresvärden. Efter skriftlig beställning ansvarar hyresvärden för genomförandet med projektering och produktion. Hyresgästen deltar kontinuerligt i arbetet för att bevaka och tidigt ta del av eventuella avvikelser. Kostnaderna för byggskedet ingår i investeringskostnaden som ligger till grund för hyressättningen.

17 Uppföljningsskede Efter genomförande ska en slutredovisning göras av ny-, till- eller ombyggnadens utfall avseende ekonomi, funktion och tidplan. Hyresvärden ansvarar för att slutredovisning lämnas till hyresgästen. 5.5.2 Hyresoffert Den hyresoffert som hyresvärden lämnar till hyresgästen ska bland annat innehålla: redovisning av offertens underlag såsom beställning, kravspecifikation, tekniska handlingar och kostnadskalkyler, tydlig beskrivning av vilka åtgärder offerten omfattar och vilka eventuella underhållsåtgärder som hyresvärden avser att genomföra i anslutning till ny-, till- eller ombyggnaden utöver hyresgästens beställning, tydlig redovisning av kostnaderna för ränta under byggtiden samt hyresvärdens egna kostnader för att administrera projektet, en sammanställning av ny-, till- eller ombyggnadens totala kostnad redovisad så att det enkelt går att bedöma de olika åtgärdernas kostnader samt en bedömning av risk och oförutsedda kostnader, hyreseffekten av kostnaderna med angivande av investeringsbelopp, avskrivning, räntekostnad och driftkostnad. tidplan, övriga villkor och faktorer av betydelse för bedömning av offerten såsom evakuering, etappindelning mm. Innan beslut om genomförande fattas ska offerten förhandlas. Det innebär att parterna gör en gemensam genomgång av skäligheten i offererade kostnader, riskbedömningar och hyrestilläggstider mm. Dessutom ska fördelningen mellan hyresgrundande kostnader och underhållskostnader förhandlas. Hyresgästen tar därefter ställning till om ny-, till- eller ombyggnaden ska beställas. Beställningen ska vara skriftlig. 5.5.3 Kostnader för nedlagda utredningar I de fall en hyresoffert inte accepteras eller en påbörjad utredning av andra skäl inte leder till att åtgärder genomförs, ska hyresgästen ersätta hyresvärden för nedlagda kostnader enligt beställning. Hyresvärden är skyldig att meddela hyresgästen så snart information av vikt framkommer som kan ifrågasätta genomförandet av ny-, till- eller ombyggnaden. Om beställd utredning avbryts eller omöjliggörs efter beslut av hyresvärden är hyresgästen inte ersättningsansvarig för utredningskostnader. Om parterna redan innan en utredning påbörjas bedömer att genomförandet är osäkert ska i förväg överenskommas om hur eventuella kostnader för nedlagda utredningar ska fördelas. Kostnader för nedlagda utredningar ska direktbetalas och kan inte hyresföras.

18 6 Fortsatt arbete För det fortsatta arbetet gäller följande tidplan: december 2011 Remiss av förslag till samtliga nämnder. mars 2012 Sammanställning remissvar juni 2012 Beslut i Fabs september 2012 Beslut i KF oktober 2012 Förslag till nya hyror på objektsnivå. 1 januari 2013 Nya hyresavtal träder i kraft. 7 Nyckeltal, uppföljning och avslutande reflektioner Hyresmodellen ska leda till en insyn samt en medvetenhet om kostnader som ligger till grund för hyreskostnaden. På sikt ska detta leda till totalt minskade kostnader. En effektivisering av lokalytor och ev samverkans- möjligheter pågår parallellt. Kommunen och de kommunala fastighetsbolagen samverkar och arbetar mot ett gemensamt mål att begränsa kostnader. Speciell hänsyn ska tas till krav på affärsmässighet, enligt den nya lag som införts för allmännyttiga bostadsbolag. För att följa upp kostnader kommer nyckeltal för jämförelser att tas fram. Nyckeltal för ingående komponenterna i hyresmodellen finns både via SKL och via fastighetssystemet Repab. Jämförelser kan då ske både mellan kommuner och i jämförelse med andra fastighetsbolag. Hyresmodellen ska utvecklas över tid och kan komma att förändras, uppföljning kommer att ske i centrala lokalgruppen. Hyreskostnader kopplade till kommunens kosthantering kommer att utredas separat efter modellens införande. Detsamma gäller kvarstående frågor kring lokalbank.