Laholms kommuns PA-RIKTLINJER

Laholms kommuns PA-RIKTLINJER Reviderad april 2014

2 (61) INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sida 1 Anställningsrutiner 5 1.1 Återbesättning 5 1.2 Annonsering/Kungörelse 5 1.2.1 Tjänster under 3 månader 5 1.2.2 Tjänster med varaktighet 3 månader och längre 5 1.2.3 Kravprofil 6 1.2.4 Rutiner för annonsering 6 1.3 Ansökningar 7 1.4 Tillsättningsförfarandet 7 1.4.1 Administrationen kring tillsättningsförfarandet 8 1.4.2 Beslut om lön 8 1.4.3 Anmälan till företagshälsovården 8 1.4.4 Introduktion 9 1.5 Omplacering 9 1.6 Regler för anställning av minderåriga 9 1.7 Handläggningsrutiner för anställningsstöd från arbetsförmedlingen 10 2 Allmänna skyldigheter i anställningen 12 2.1 Yttrandefrihet och meddelarfrihet 12 2.2 Arbetsmiljölagstiftningen och samverkansavtalet 12 2.3 Skyldigheter enligt anställningsavtalet 13 2.4 Att tänka på vid användning av sociala medier 13 3 Personalavveckling 14 3.1 Uppsägning från den anställde 14 3.2 Visstidsanställningar uppsägningsbara 14 3.3 Uppsägning från arbetsgivaren 14 3.4 Tjänstgöringsbetyg och tjänstgöringsintyg 15 3.5 Omställningsavtalet KOM-KL 15 3.6 Pension 15 3.6.1 Ålderspension 15 3.6.2 Minskad arbetstid för äldre 16 3.6.3 Löneväxling till pension 17 3.6.4 Sjukersättning, aktivitetsersättning 17 4 Lagen om anställningsskydd 19 4.1 Lagar och regler 19

3 (61) INNEHÅLLSFÖRTECKNING, forts 4.1.1 Företrädesrätt för vikarier 19 4.1.2 Företrädesrätt för deltidsanställda 19 4.1.3 Turordning mellan olika företrädesberättigade 19 4.1.4 Tidsbegränsade anställningar 20 4.2 Rutiner och blanketter 21 4.2.1 Rutiner vid företrädesrätt 21 4.2.2 Rutiner vid inkonvertering 22 4.2.3 Rutiner för inrapportering av timavlönades arbetstid 22 4.3 Uppsägning 23 4.3.1 Uppsägning från arbetsgivaren 23 5 Tillämpning av arbetstidslagens EG-direktiv 24 5.1 Arbetstidslagen EG:s arbetstidsdirektiv 24 5.2 Avvikelse från arbetstidslagens regler om dygns- och veckovila 26 5.3 Arbetstidsmodeller 27 5.3.1 Flextid 27 5.3.2 Tvättstugeschema 28 5.3.3 Årsarbetstid inom vård och omsorg 28 5.3.4 Flytande tid 28 6 Lönefrågor 29 6.1 Övertid 29 6.1.1 Arbetstidslagen 29 6.1.2 Allmänna bestämmelser 29 6.2 Övriga lönefrågor 32 6.2.1 Ersättning och regler vid jour och beredskap 32 6.2.2 Tillämpning av sovande jour inom LSS mm 32 6.2.3 Lön vid sysselsättningsgrad under 40% 33 6.2.4 Vikariatsersättning/tillfällig ersättning för ordinarie chef 33 6.2.5 Regler vid övergång till sommartid och vintertid 33 6.2.6 Extra ordinära händelser storm, snökaos, strömavbrott etc 34 6.3 Rutiner för rapportering och utbetalning av lön 34 6.3.1 Månadsrapporter för timanställda 34 6.3.2 Förskott 35 6.3.3 Extra utbetalningar/pluto 35 6.3.4 Löneskulder 35 7 Resor och Traktamente 36 7.1 Ersättning för resor i tjänsten 36 7.2 Ersättning vid resor för utbildning i tjänsten 37 7.2.2 Semesterresor inom LSS 37 7.3 Traktamente och resetillägg 37

4 (61) INNEHÅLLSFÖRTECKNING, forts 8 Ledigheter enligt lag och avtal 38 8.1 Semester 38 8.1.1 Riktlinje för semesterdagstillägg mot ledig tid 41 8.2 Föräldraledighet 42 8.3 Ledighet vid sjukdom 44 8.3.1 Rehabilitering 46 8.4 Ledighet för enskild angelägenhet av vikt 47 8.5 Vård av närstående 48 8.6 Studieledighet 49 8.6.1 Utbildning i tjänsten 49 8.7 Facklig ledighet 50 8.7.1 Avtalade tider 50 8.7.2 Övergripande facklig verksamhet 51 8.7.3 Lokalt fackligt arbete 51 9 Riktlinjer för annan ledighet 52 10 Uppvaktning av anställda 54 10.1 Regler för uppvaktning av anställda 54 10.1.1 Minnesgåvor 54 10.1.2 Övriga uppvaktningar 55 11 Glasögon vid bildskärmsarbete 56 12 Företagshälsovård 58 12.1 Laholmshälsan 58 12.2 Beställning av företagshälsovårdstjänster 58 12.3 Tidig återgång vid sjukskrivning 59 12.4 Övrigt om företagshälsovård 59 13 Privat hälso- och sjukvård bruttolöneavdrag 60 13.1 Allmänt om privat hälso- och sjukvård 60 13.2 Skatteregler/lagstiftning, bruttolöneväxling 60 13.3 Bruttolöneavdrag 60 13.4 Avtal om behandling 61 13.5 Övrig information 61

5 (61) 1 ANSTÄLLNINGSRUTINER Rekrytering av personal är en viktig och tidskrävande del av kommunens arbete och ska utföras på ett professionellt sätt och med hög kvalitet. All rekrytering ska inledas med en noggrann kravanalys där det framgår vilka krav befattningen ställer på innehavaren avseende utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper. Det är av stor vikt att alla sökande behandlas så lika det går, så att ingen diskriminering förekommer. Rekrytering är även ett sätt att marknadsföra Laholms kommun som en attraktiv arbetsgivare. Det är därför viktigt att behandla alla sökande på ett sådant sätt att även de som inte får anställning får en positiv bild av Laholms kommun som arbetsgivare. Vem som beslutar i olika typer av anställningsärenden framgår av kommunstyrelsens delegationsordning. Nedanstående rekryteringsrutiner ska fungera som ett stöd i rekryteringsarbetet. 1.1 Återbesättning Tillsvidareanställningar, allmänna visstidsanställningar och vikariat ska alltid återbesättningsprövas av anställande chef. Vid återbesättningsprövningen ska övervägas: Om arbetsuppgifterna är bestående eller övergående. Om behovet kan tillgodoses genom omfördelning av arbetsuppgifterna och/eller höjd sysselsättningsgrad för befintlig personal. Om det finns skäl för granskning av organisationen eller rationalisering av arbetsuppgifterna. Om tjänsten behöver tas i anspråk för omplacering. 1.2 Annonsering / Kungörelse 1.2.1 Tjänster under 3 månader Vikariat mellan 14 dagar upp till 3 månader behöver inte kungöras och ska i första hand erbjudas de som har företrädesrätt enligt LAS. Se under avsnitt 4 om LAS. 1.2.2 Tjänster med varaktighet 3 månader och längre Tillsvidareanställningar, vikariat och allmänna visstidsanställningar med varaktighet 3 månader och längre annonseras med en minsta ansökningstid om cirka 14 dagar. Innan annonsering sker ska det prövas om det finns företrädesberättigade enligt LAS.

6 (61) 1.2.3 Kravprofil Respektive chef ska upprätta en kravprofil innan annonsering sker. Syftet med en kravprofil är att specificera vilka krav som vi som arbetsgivare ställer på personen som söker tjänsten. Kravprofilen ska innehålla krav på formell utbildning, kunskaper i övrigt, erfarenhet och personliga egenskaper. För samtliga punkter bör man också ange om det är absoluta krav eller om vissa är önskvärda krav. Genom att lägga ner tid på en genomarbetad kravprofil underlättar man den fortsatta rekryteringsprocessen, dvs annonsformuleringen, urvalet, intervjun och referenstagningen. Se mall, bilaga 1. I enlighet med Diskrimineringslagens krav om jämn könsfördelning, 9, ska vi sträva efter att rekrytera underrepresenterat kön om arbetsplatsen har en ojämn könsfördelning. Utifrån kravprofilen utformar respektive chef annonsen med kommunens annonsmall som grund alternativt gör en personalbeställning i Heroma självservice. Se mall, bilaga 2. Annonsunderlaget lämnas till PA-konsult för respektive verksamhetsområde som sköter all annonsering. 1.2.4 Rutiner för annonsering Annonsering kan ske internt eller externt. Intern annonsering kan användas när man bedömer att det finns kvalificerade sökande bland kommunens egen personal. Annonsen anslås på kommunens officiella anslagstavla och på exempelvis Öppen Dialog. Extern annonsering sker på kommuns webbplats, på kommunens officiella anslagstavla och via Arbetsförmedlingens platsbank. Annonsering kan även göras i dagspress och/eller fackpress och/eller på olika webbsidor när man vill nå en vidare krets sökande. Annonskostnaden belastar då respektive verksamhet. Återhållsamhet ska iakttas vid extern annonsering i fackpress, rikspress och via internetföretag. Alla platsannonser både interna och externa publiceras även i Heroma självservice. I Lagen om anställningsskydd (LAS) finns regler om informationsskyldighet till föräldralediga arbetstagare med tidsbegränsad anställning. Informationen behöver endast lämnas till arbetstagaren om denne direkt begärt det. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan därför komma överens om hur informationen på lämpligt sätt kan lämnas under föräldraledigheten. De flesta lediga anställningar annonseras via kommunens webbplats och den föräldraledige kan därmed hänvisas till att ta del av informationen på detta sätt.

7 (61) 1.3 Ansökningar All ansökning till utannonserade tjänster sker i Heromas rektyteringsmodul där de sökande lägger upp en användare. Redan anställd personal kan även ansöka via Heroma självservice. Respektive chef ges behörighet till sina ärenden och kan under ansökningstiden se de ansökningar som inkommer. Ansökningar som kommer via mail eller per brev skickas till PAkonsult som scannar in och lägger till ansökan i modulen. Rekryteringsmodulen fungerar även som diarium. När ansökningstiden gått ut ombesörjer PA-konsulten en sammanställning över de sökandes profilsvar som skickas till chefen. Chefen ska själv skriva ut bifogade filer till ansökningarna om sådana finns. Chefen ser till att fackliga företrädare och andra intressenter får en kopia av sammanställningen och eventuella bifogade filer. 1.4 Tillsättningsförfarandet Hänsyn ska tas till sökande med LAS-företräde. Den som har LAS-företräde ska erbjudas fortsatt arbete i kommunen. Arbetsgivaren är dock inte skyldig att erbjuda en specifik tjänst som den "lasade" önskar om det finns annat arbete som han/hon kan erbjudas. Urval: De sökandes kvalifikationer bedöms gentemot de krav som ställs på befattningen i kravprofilen. Här vägs in utbildning, erfarenheter och personliga egenskaper. Sökandes ålder, kön, könsöverskridande identitet och uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder eller sexuell läggning får inte utgöra hinder för anställning. Anställningsintervjuer ger arbetsgivaren tillfälle att stämma av den sökandes kvalifikationer och personliga egenskaper. Samtidigt som den sökande får möjlighet att bilda sig en uppfattning om arbetet och arbetsgivaren. Det är lämpligt att göra en mall för intervjufrågorna så alla sökande får samma grundfrågor. Ställ inte personliga frågor om hemförhållanden, barn, sjukdomar, trosuppfattning etc. utan be istället den sökanden berätta om sig själv. Se upp med att bedöma utifrån individuella kulturella skillnader så som klädstil, sätt att beskriva och framställa sig själv, då det kan ha koppling till diskrimineringsgrunder som exempelvis ålder och etnicitet. I samband med intervjutillfället bör representanter av olika kön och personer som kan representera en mångfald delta, för att undvika en ensidig bild av den sökande. Vid chefsrekryteringar, som ska förhandlas enligt MBL med de fackliga organisationer som har medlemmar på berörd arbetsplats, ska även de fackliga företrädarna beredas tillfälle att intervjua de sökande. Referenstagning är en väldigt viktig del i rekryteringsprocessen för att förtydliga bilden av den sökande. Det ska säkerställa att den sökande verkligen har den kompetens som efterfrågas och ytterligare utreda eventuella tveksamheter som framkommit vid intervjun. Exempel på kravprofil, intervjuguide och referensguide i finns i bilagorna. Se bilaga 1, 3, 4.

8 (61) Tester kan användas som ett komplement till intervju och referenstagning, framförallt vid chefsoch specialistrekryteringar. Det finns flera olika typers test och vanligast är personlighetstester, t ex OPQ32 där man får en bild av personens styrkor och svagheter. Kontakta personalenheten för mer information. Testkostnaden belastar respektive verksamhet. Även när den sökande rekryteras internt kan det vara värdefullt för båda parter med ett anställningssamtal där man diskuterar kring arbetsuppgifter, förväntningar, anledning till att man sökt, arbetstider m m. Bekräftelse i form av anställningsavtal skrivs av löneassistent med blanketten underlag för anställning som grund. Se bilaga 5. 1.4.1 Administrationen kring tillsättningsförfarandet När anställning har gjorts ska den som fattat beslutet se till att: Anställningsavtalet, som skrivs av löneassistent, mailas till chef som skriver ut det i två original till den nyanställda för underskrift. Ett original behåller den nyanställda och ett original läggs i personalakten. Berörd chef skickar tillsammans med underskrivet anställningsavtal den anställdes handlingar t ex examensbevis till löneassistenten som upprättar en personalakt för den anställde. Personalenheten delegationsanmäler besluten. Om anställningsavtalet föregåtts av MBL-förhandling eller behandling i samverkansgrupp (vid chefstillsättningar) ska kopia av protokollet också läggas i diariet samt i personalakten. Den chef som fattat anställningsbeslutet meddelar PA-konsult vem som anställts på utannonserad tjänst. Tackbrev till de medsökande skickas ut av PA-konsult, som också är behjälplig om annan information behöver skickas ut till de sökande under rekryteringsprocessen. I de fall arbetsgivaren avbryter tillsättningsförfarandet ska skäl anges och meddelas de sökande. 1.4.2 Beslut om lön Anställande chef beslutar också om löneplacering. Se vidare kommunstyrelsens delegationsordning. OBS! Beslut om lönetillägg samt ändrad lön under pågående anställning beslutas av personalsekreterare för respektive verksamhetsområde. Lönebeslutet anges på anställningsavtalet. 1.4.3 Anmälan till företagshälsovården Nya tillsvidareanställda och visstidsanställda (även anställda på beredskapsavtalet) med minst 6 månaders anställning ska anmälas till företagshälsovården (6 månaders vikariat jämställs med en termins anställning). Personalenheten ansvarar för att anmälning sker.

9 (61) 1.4.4 Introduktion En väl genomförd introduktion är grunden för att den nyanställde snabbt ska komma in i arbetsuppgifterna och trivas på arbetsplatsen. Varje verksamhet ska därför ha egna introduktionsrutiner som är anpassade efter den egna verksamheten/arbetsplatsen. Se riktlinjer för introduktion i Riktlinjerna för samverkan och arbetsmiljöarbete. Personalenheten svarar för att central introduktion för nyanställd personal genomförs kontinuerligt. Personalenheten ansvarar för att nyanställda som har fått en tillsvidareanställning eller visstidsanställning över 6 månader inbjuds till introduktionsdagen. 1.5 Omplacering Med omplacering avses en anställds övergång till annan befattning i kommunen. Omplacering kan föranledas av Organisationsförändringar som leder till indragna eller förändrade arbetsuppgifter. Nedsatt arbetsförmåga hos den anställde p g a fysiska, psykiska eller sociala orsaker. Se vidare avsnittet om rehabilitering i "Arbetsmiljö- och samverkan - riktlinjer för Laholms kommun". Tjänster som behöver tas i anspråk för omplacering behöver ej kungöras. Samråd/förhandling ska ske med berörd facklig organisation innan beslut om omplacering. Personalchefen beslutar om omplacering av personal till anställning inom annat verksamhetsområde. Företrädesrätt till återanställning enligt LAS gäller inte arbete som behöver disponeras för omplacering. 1.6 Regler för anställning av minderåriga För minderåriga (under år 18 år) gäller Arbetsmiljöverkets föreskrift 1996:1 om minderåriga i arbetslivet. Arbetsmiljöverket har gett ut en ny föreskrift 2012:3 om Minderårigas arbetsmiljö som träder i kraft den 1 februari 2013. Den nya föreskriften trycker mer på att arbetsgivaren/praktikgivare ska göra riskbedömningar för målgruppen. Det finns även ändringar och förtydliganden när det gäller arbetstidsreglerna. Här presenteras en kort sammanfattning. Medicinska kontroller ska göras av den minderårige om det behövs för att bedöma riskerna för dennes säkerhet, fysiska och psykisk hälsa eller utveckling. Den bekostas av arbetsgivaren/praktikgivaren.

10 (61) I bilaga till föreskriften finns uppräknat riskfyllda arbetsuppgifter, som är förbjudna för minderårig att utföra. Undantag kan göras i vissa fall när arbetsuppgifterna t ex ingår som en del i undervisning eller om den minderårige har adekvat utbildning för arbetsuppgifterna Arbetstid för ungdomar som fyllt 16 år men inte 18 får uppgå till högst 8 tim per dag och 40 tim per vecka. Ledighet ska förläggas med minst två dagar per vecka. Dygnsvilan ska uppgå till 12 timmar. Arbetet får utföras mellan kl 7.00 23.00 eller 6.00 22.00. På arbetsplatser där ordinarie arbetspass slutar mellan kl 22.00-24.00 eller börjar mellan kl 5.00 och 7.00 kan dygnsvilan förkortas till 11 timmar. Detsamma gäller för arbete som utförs på sjukhus, äldreboende, inom jordbruk eller hotell och restaurang. Om den minderårige utför arbete hos fler arbetsgivare ska arbetstiden hos dessa räknas samman vid beaktande av arbetstidens längd per dag, dygnsvila och veckovila. Detsamma gäller även vid kombinerad undervisning och praktik t ex lärlingsutbildning och grundskolans PRAO. Arbete, undervisning och uppföljningsmöten får tillsammans uppgå till max 40 tim per vecka för ungdomar 16-18 år och 35 tim per vecka för barn 13-15 år. Rast om minst 30 min ska förläggas senast 4,5 timme efter arbetspassets början, vilket gäller för alla minderåriga. Vid planering av arbete eller praktik för minderåriga rekommenderas att chef eller praktikansvarig undersöker de regler som är tillämpliga i det enskilda fallet med utgångspunkt i föreskriften. Personalenheten kan vara behjälplig i bedömningen. 1.7 Handläggningsrutiner för anställningsstöd från Arbetsförmedlingen Här nedan följer några tips och råd vad du som chef bör tänka på och göra i samband med att du anställer en medarbetare med anställningsstöd. Det finns och har funnits en mängd olika typer av anställningsstöd. Om du vill veta mer kring detta kontakta personalenheten eller gå in på Arbetsförmedlingens webbplats: http://www.arbetsformedlingen.se/for-arbetsgivare/stod-och-service/insatser-och-program.html Handläggningsprocessen Handläggningsprocessen inleds vanligtvis med att Arbetsförmedlingen muntligen tar kontakt med den anställande chefen. (Givetvis kan bägge parter vara den som tar den första kontakten.) Beslutsunderlag Inför en anställning med anställningsstöd skickar Arbetsförmedlingen en blankett Beslutsunderlag/Överenskommelse till dig som chef (det är samma blankett för alla stödformer). Ange respektive löneförrättare som administrativ kontaktperson då det är personalenheten som rekvirerar pengarna från AMS ekonomitjänst. Facket ska lämna sitt yttrande på blanketten innan den sänds tillbaka till Arbetsförmedlingen.

11 (61) Beslut/anställningsavtal Arbetsförmedlingen beslutar om stödets storlek och periodens längd och skickar beslutet till kommunen. Chefen lämnar originalet till personalenheten, där de förvaras i medarbetarens personakt. (Om någon behöver en kopia är den att ses som arbetsmaterial) Ett anställningsavtal skrivs ut av löneassistenten efter samråd med berörd arbetsledare. Det är viktigt att rätt anställningsform anges eftersom det styr ett eventuellt framtida Las-företräde. Anställningsformen styrs av vilket anställningsstöd som är beslutat. Den som anställs enbart för att mildra arbetslösheten kan oavsett typ av anställningsstöd placeras på BEA-avtalet. Rekvirering Personalenheten rekvirerar det beviljade anställningsstödet (via Internet) från AMS programekonomi månaden efter det att lönen utbetalts. OBS! Rekvisitionen måste sökas inom 60 dagar efter den arbetsmånad som rekvisitionen avser. I annat fall förloras rätten till bidrag. Därför är det oerhört viktigt att personalenheten anges som administrativ kontaktperson. Ekonomienheten fördelar det inkomna bidraget till respektive konto. Omförhandling Arbetsförmedlingen skickar en kallelse till omförhandling av anställningsstödet till den kontaktperson som är angiven på beslutsunderlaget (vanligtvis chefen).

12 (61) 2 ALLMÄNNA SKYLDIGHETER I ANSTÄLLNINGEN Här följer en kort sammanfattning om grundläggande rättigheter och skyldigheter för anställda i Laholms kommun. 2.1 Yttrandefrihet och meddelarfrihet Om missförhållanden uppstår på en arbetsplats, bör man i första hand tala med sina arbetskamrater och chefer för att försöka lösa problemen. Ibland fungerar det inte och då har du som offentligt anställd vissa rättigheter. Yttrandefriheten är skyddad i grundlagen och gäller även på jobbet för dig som har anställning hos en offentlig arbetsgivare såsom i Laholms kommun. Den som använder sig av sin yttrandefrihet får inte utsättas för repressalier av arbetsgivaren. Arbetsgivaren Laholms kommun bestämmer dock vem eller vilka som får uttala sig på kommunens vägnar. Meddelarfriheten är också inskriven i grundlagen och innebär att den som är offentligt anställd har rätt att tala med massmedia om sitt arbete. Syftet med lagen är att man ska ha möjlighet att avslöja missförhållanden inom verksamheterna Det är bara muntliga uppgifter som får lämnas. Det uttryckliga syftet måste vara att uppgifterna ska publiceras i tidningar, radio eller tv eller andra media för att på så sätt komma till allmänhetens kännedom. Begränsningar Observera att yttrandefriheten inte innebär att man t ex har rätt att uttala sig kränkande mot kollegor, chef eller verksamhetens kunder eller att t ex fälla rasistiska yttranden. Att yttra sig på sådant sätt kan också vara straffbart enligt annan lagstiftning. Man måste även beakta de sekretessregler som finns i verksamheten. 2.2 Arbetsmiljölagstiftningen och Samverkansavtalet I arbetsmiljölagen anges att den anställde ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet. I samverkanssystemet tas den enskildes inflytande och delaktighet tillvara genom arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. Den anställde ska delta i arbetsmiljöarbetet och i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Han/hon ska följa givna föreskrifter och använda de skyddsanordningar som finns.

13 (61) 2.3 Skyldigheter enligt anställningsavtalet Utföra arbete de arbetsuppgifter som har ett naturligt samband med verksamheten och som man har kompetens för. Här ingår även att delta i utbildningar, handleda praktikanter, introducera nya arbetskamrater, bära särskilda arbetskläder. Det finns även en skyldighet att vikariera för t ex en kollega, byta schema, förskjuta arbetstid, arbeta mertid och övertid samt jour och beredskap. Men arbetsgivaren ska ta hänsyn till om den anställde i ett visst fall har giltiga skäl att t ex inte arbeta övertid m m. Sådana skäl kan vara att barnpassningen inte kan lösas med kort varsel vid övertidsarbete. (Allmänna bestämmelser 6, allmänna åligganden). Samarbeta man är skyldig att ömsesidigt samarbeta med sina kollegor och chefer, vilket också innebär att man har ett bra bemötande till dessa. Vara lojal innebär att följa givna direktiv och beslut i sitt arbete. Följa ordnings- och arbetsmiljöreglerna på arbetsplatsen. 2.4 Att tänka på vid användning av sociala medier Laholms kommun har antagit särskilda riktlinjer för användning av sociala medier. Gränsen för vad som är privat och vad som rör arbetet flyter lätt ihop när man bloggar eller använder facebook. Därför finns det anledning att uppmana till eftertanke. Tänk på att Konflikter och meningsskiljaktigheter som rör arbetsplatsen löses bäst på arbetsplatsen av chef och kollegor tillsammans. Att diskutera detta via t ex facebook förvärrar situationen. Beakta sekretessreglerna om sådan gäller för din verksamhet. Man får inte förmedla någon information som kan härledas till en viss elev eller brukare. Det är viktigt att anställda i Laholms kommun har ett professionellt förhållningssätt till verksamhetens kunder. Att lägga till en brukare eller elev som vän i Facebook kan göra det svårt för den anställde att upprätthålla sitt professionella förhållningssätt. Det kan också finnas risk för att allmänhetens och kundernas förtroende för verksamheten försämras om man uppträder olämpligt i dessa sammanhang. Kränkningar av arbetskamrater, chefer och verksamhetens kunder samt sekretessbrott kan leda till arbetsrättsliga åtgärder och polisanmälan.

14 (61) 3 PERSONALAVVECKLING Med personalavveckling avses de åtgärder som vidtas när en anställd slutar. Ett anställningsförhållande kan upphöra på följande sätt Den anställde säger upp sig Arbetsgivaren säger upp arbetstagaren En tidsbegränsad anställning upphör Arbetstagaren avgår med pension 3.1 Uppsägning från den anställde Arbetstagare som har varit anställda i minst 12 mån har en uppsägningstid på 3 månader. För anställd under 12 månader är uppsägningstiden 1 månad. Undantagna från denna bestämmelse är vissa personalkategorier inom kommunals avtalsområde städpersonal, vårdpersonal, ekonomi- och kökspersonal, barnskötare, skolmåltidspersonal och kommunalarbetare/yrkesarbetare, som har 1 månads uppsägningstid. Uppsägningen ska vara skriftlig. Blankett, se bilaga 6. Efter godkännande insändes uppsägningen snarast till löneassistenten för arkivering. 3.2 Visstidsanställningar uppsägningsbara Särskilda uppsägningsregler för visstidsanställda gäller från och med den 1 maj 2012. Visstidsanställningar som pågår längre än tre månader är möjliga att säga upp med 1 månads uppsägningstid, för såväl arbetstagaren som arbetsgivaren. För att arbetsgivaren ska kunna säga upp krävs skäl motsvarande saklig grund. Tidigare har en visstidsanställning inte varit uppsägningsbar. Observera att det är möjligt för arbetsgivaren och arbetstagaren att vid anställningstillfället komma överens om annat, t ex en längre ömsesidig uppsägnings tid eller att anställningen inte är uppsägningsbar. Detta ska då antecknas på anställningsavtalet. 3.3 Uppsägning från arbetsgivaren Uppsägning från arbetsgivaren kan aktualiseras p g a arbetsbrist eller personliga förhållanden enl LAS 7. Se regler för uppsägning under avsnitt 4, Lagen om anställningsskydd.

15 (61) Arbetsbrist kan uppkomma genom rationaliseringar eller organisationsförändringar i verksamheten. Innan uppsägning sker ska alltid undersökas om arbetstagaren kan omplaceras till annan befattning i kommunen. Personalenheten skriver omplaceringsutredning och medverkar vid MBL-förhandlingar. 3.4 Tjänstgöringsintyg och tjänstgöringsbetyg Löneassistenten utfärdar på begäran tjänstgöringsintyg och anställningsuppgifterna på tjänstgöringsbetyg. Tjänstgöringsintyget innehåller endast uppgifter om anställningen och kan utfärdas både vid anställningens upphörande och under pågående anställning. Om arbetstagaren begär tjänstgöringsbetyg ska det utfärdas, dock efter minst 6 månaders sammanhängande anställning. Förutom uppgifter om anställningen innehåller betyget också vitsord från chefen. Kopia på intyget eller betyget förvaras i personalakten. 3.5 Omställningsavtalet KOM-KL Sedan 1 januari 2012 finns ett omställningsavtal för anställda inom kommuner och landsting. Avtalet omfattar anställda som sägs upp på grund av arbetsbrist och som uppfyller ett antal kriterier enligt omställningsavtalet. Det innebär att anställda kan få hjälp via Omställningsavtalets omställningsorganisation - Omställningsfonden. Omställningsfondens uppdrag är att aktivt hjälpa anställda som blir uppsagda på grund av arbetsbrist till ett nytt jobb (aktiva åtgärder). Den uppsagda kan även ha rätt till tidsbegränsade ekonomiska förmåner. Personalenheten ombesörjer att de personer som uppfyller kriterierna i omställningsavtalet anmäls till omställningsfonden omgående efter att uppsägningen verkställts. Se även Omställningsfondens webbplats: www.omstallningsfonden.se. 3.6 Pension 3.6.1 Ålderspension Regler Överenskommelse om Kollektiv Avtalad Pension, KAP-KL, har tecknats av de centrala parterna och gäller alla anställda. Fr om 2014-01-01 omfattas alla anställda födda 1986 eller senare av AKAP-KL. Den största skillnaden mellan avtalen är att AKAP-KL inte innehåller någon åldersgräns för intjänande av pension. Gemensamt för KAP-KL och AKAP-KL är att pensionen är avgiftsbaserad.

16 (61) Enligt övergångsbestämmelser som gäller from 1998 är anställningstiden till och med 1997 beräknad som en intjänad pensionsrätt per 1997-12-31. Från och med 1998 har arbetsgivaren betalat hela pensionsavgiften till den pensionsförvaltare som arbetstagaren valt. Rutiner Ålderspension utges tidigast från den månad under vilken arbetstagaren fyller 61 år och senast vid utgången av den månad arbetstagaren fyller 67 år. Pensionen utges enligt den beräknade intjänade pensionsrätten per den 31 december 1997. Den intjänade pensionsrätten kan utbetalas temporärt före 65 års ålder. Pensionsrätten kan även utges som partiell ålderspension om arbetstagaren minskar sin sysselsättningsgrad. Arbetstagare har rätt att uppbära pension tidigast tre månader efter det att arbetsgivaren fått ansökan. KPA Pension AB meddelar berörd arbetstagare ca 6 månader före uppnådda 65 år en beräknad livsvarig pension från månaden då arbetstagaren fyller 65 år. Blanketten Ansökan om uttag av pension bifogas beräkningen. Ansökan skickas in till KPA Pension AB efter ifyllande av den anställde och underskrift av berörd chef, senast 3 månader före önskad avgång. I samband med pensionsavgång ska även arbetstagaren lämna en uppsägning till berörd chef, senast 3 månader före önskad avgång. För uppsägningsblanketten, se bilaga 6. Vid frågor kontakta Personalenheten eller KPA Pension AB, Pensionshjälpen, tel 08-665 05 70. Arbetstagaren är skyldig att avgå från sin anställning vid utgången av den månad han eller hon fyller 67 år. Arbetsgivaren ska skriftligen ge arbetstagaren besked om detta minst en månad i förväg i det fall han/hon inte sagt upp sin anställning tidigare. Personalenheten bevakar detta och skickar vid behov ut besked till arbetstagaren. Om pensioner; se även följande webbplatser: Sveriges Kommuner och Landsting KPA Pension Pensionsvalet Min Pension www.skl.se. www.kpa.se www.pensionsvalet.se www.minpension.se 3.6.2 Minskad arbetstid för äldre I syfte att öka förutsättningarna för äldre anställda att arbeta till 65 år eller längre, har Laholms kommun i sin pensionspolicy beslutat om möjlighet till minskad arbetstid, i kombination med oförändrad pensionsgrundande lön för tjänstepensionen. Arbetstagaren får däremot inte ta arbete hos annan arbetsgivare samtidigt som arbetstiden i kommunen minskas. Möjligheten gäller äldre anställda som genom permanent omreglering av anställningen tillåts minska sin arbetstid enligt nedanstående riktlinjer.

17 (61) Riktlinjer Möjligheten gäller tillsvidareanställda. Den anställde kan minska sin arbetstid till som mest 50 % av heltid. Arbetstidsminskningen kan ske tidigast från och med den månad den anställde fyller 61 år. Den anställde ska ha minst 5 års sammanhängande anställningstid i kommunen i omedelbar anslutning till arbetstidsminskningen. Arbetstidsminskningen ska inte påverka tjänstepensionen avseende den individuella delen. Pensionsgrundande lön ska därför även fortsättningsvis vara lönen före arbetstidsminskningen. Denna lön ska värdesäkras årligen med inkomstbasbeloppet. Beslut om minskad arbetstid enligt ovanstående sker efter individuell prövning med hänsyn tagen till förutsättningarna i verksamheten och kommunens ekonomiska situation. Beslut fattas av personalchefen. Den anställde ska så långt det är möjligt behålla tidigare arbetsuppgifter, men i mindre omfattning. Om verksamheten kräver det kan den anställde behöva få en ny deltidsanställning med nya arbetsuppgifter och ny lön. Arbetstidsminskningen kan komma att påverka den anställdes allmänna pension, sjukersättning och ersättning från avtalsförsäkringarna eftersom den kontanta lönen blir lägre. 3.6.3 Löneväxling till pension Som ett led i kommunens arbete med att framstå som en attraktiv arbetsgivare och därmed stärka möjligheten att rekrytera och behålla kompetent personal, erbjuder kommunen samtliga tillsvidareanställda möjlighet att växla lön mot pension. Löneväxlingen sker via ett överenskommet månatligt bruttolöneavdrag. Överenskommelse om löneväxling kan träffas i samband med införande av erbjudandet, vid löneöversyn samt nyanställning. Det överenskomna beloppet betalas till en tjänstepensionsförsäkring. För mer information se kommunens pensionspolicy. 3.6.4 Sjukersättning, aktivitetsersättning Regler Försäkringskassan beslutar om sjukersättning. Sjukersättning beviljas om arbetsoförmågan är varaktigt nedsatt med minst en fjärdedel i alla förekommande arbeten på arbetsmarknaden. Har den anställde erhållit beslut om sjukersättning föreligger avgångsskyldighet från anställningen i Laholms kommun. Vid partiell sjukersättning omregleras anställningen motsvarande den del som sjukersättningen har beviljats för. Ny anställningsinformation ska då utfärdas. Tidsbegränsad sjukersättning upphörde som ersättningsform den 1 juli 2008. Den som då hade en tidsbegränsad sjukersättning bibehöll sin ersättning för den tidsperiod som var beviljad, dock längst t o m 31 dec 2012.

18 (61) Aktivitetsersättning kan den som är mellan 19 och 29 år få om arbetsförmågan är helt eller delvis nedsatt med minst en fjärdedel. Aktivitetsersättningen är tidsbegränsad och beviljas av Försäkringskassan för högst tre år i taget. Mer information finns på www.forsakringskassan.se Rutiner Den anställde ska uppvisa Försäkringskassans beslut för sin arbetsledare. Närmaste chef vidarebefordrar till personalenheten.

19 (61) 4 LAGEN OM ANSTÄLLNINGSSKYDD 4.1 Lagar och regler 4.1.1 Företrädesrätt för vikarier Den som varit anställd mer än 12 månader under den senaste 36-månadersperioden (kvalifikationstid) har företrädesrätt till återanställning. För anställda med timlön gäller kvalifikationstiden 360 dagar under den senaste 36-månadersperioden. Företrädesrätten gäller 9 månader efter anställningens upphörande. Vikariat som överstiger 14 dagar ska i första hand erbjudas den som har företrädesrätt. Om flera har företrädesrätt väljs den som har den längsta sammanlagda anställningstiden i. Arbetstagaren måste dock ha tillräckliga kvalifikationer för tjänsten. Om någon avvisar ett erbjudande som han/hon skäligen borde ha godtagit har han/hon förlorat sin företrädesrätt. Detta meddelas även till personalenheten. Ta gärna kontakt med personalenheten i tveksamma fall. 4.1.2 Företrädesrätt för deltidsanställda Enligt LAS 25a har deltidsanställda som önskar högre tjänstgöringsgrad eller heltidsarbete företräde till sådana tjänster. Denna företrädesrätt finns reglerad i AB 5 där det framgår att vid behov av arbetskraft ska det, innan nyanställning sker, prövas om arbetstagare som är anställd på arbetsstället och som anmält intresse - ska erbjudas höjd sysselsättningsgrad. Intresseanmälan ska inlämnas skriftligt till närmaste chef. För anmälningsblankett, se bilaga 7. Bestämmelsen gäller vid den organisatoriska enhet/arbetsställe (t ex förskola, servicehus, hemtjänstområde) där den anställde arbetar. Om fler arbetstagare anmält önskemål om ökad sysselsättningsgrad gäller sedvanliga rekryteringsprinciper. 4.1.3 Turordning mellan olika företrädesberättigade När flera har företrädesrätt till återanställning gäller att en arbetstagare med längre anställningstid har företräde framför en med kortare anställningstid. Vid lika anställningstid ger högre ålder företräde. Om arbetsgivaren avser att anställa någon annan än företrädesberättigad ska förhandling enligt 11-14 MBL ske (eller behandling i samverkansgrupp). En företrädesberättigad har dock inte

20 (61) ovillkorlig rätt till en viss tjänst utan ska erbjudas fortsatt arbete. Detsamma gäller när fråga uppkommer om vem av flera företrädesberättigade som ska få återanställning eller anställning med högre sysselsättningsgrad. Den som har behov av omplacering p g a arbetsbrist eller i rehabiliteringssyfte, har förtur till lämpligt arbete framför ev andra företrädesberättigade. I andra hand ges företräde till deltidsanställda som önskar högre tjänstgöringsgrad och först därefter kommer företrädesberättigade vikarier. 4.1.4 Tidsbegränsade anställningar I lagen om anställningsskydd finns regler om tidsbegränsade anställningar. De tidsbegränsade anställningsformerna som kan tillämpas är vikariat, allmän visstidsanställning, provanställning, säsongsanställning och tidsbegränsad anställning efter fyllda 67 år. Allmän visstidsanställning Med allmän visstidsanställning avses anställning för extra behov m m där man inte ersätter någon annan anställd. Det finns inga krav att arbetsgivaren ska redovisa några skäl för att anställa med stöd av allmän visstidsanställning. Allmän visstidsanställning infördes den 1 juli 2007 och ersatte då andra typer av tidsbegränsade anställningar. Allmän visstidsanställning konverteras till tillsvidareanställning Efter mer än två års anställning (721 dagar) under en femårsperiod övergår anställningen till en tillsvidareanställning. I den sammanlagda anställningstiden ska enbart anställningstid från allmän visstidsanställning ingå (vilket innebär att anställningstid från vikariat inte medräknas i kvalifikationstiden). Vid flera olika anställningar på anställningsformen allmän visstidsanställning räknas kommunen som en arbetsgivare. Automatisk övergång till tillsvidareanställning gäller inte obehöriga lärare och förskollärare. Observera vid beräkning av kvalifikationstiden 721 dagar räknas anställningstiden för AVA och vikariat var för sig. För vissa anställningar som anvisats av Arbetsförmedlingen som en arbetsmarknadsåtgärd samt för anställningar enligt PAN-avtalet (vissa personliga assistenter), tillgodoräknas inte tid för företrädesrätt och konvertering. Tillsvidareanställning för vikarier För en vikarie som varit anställd under minst två år under den senaste femårsperioden övergår anställningen automatiskt till en tillsvidareanställning. Observera att det ska röra sig om egentliga vikariat då man ersätter någon som är ledig. Endast vikariat får tillgodoräknas, ej andra tidsbegränsade anställningar. Det är därför extra viktigt att chefen anger rätt anställningsform på underlaget till anställningsavtalet, för att undvika oklarheter. Vid olika vikariat räknas kommunen som en arbetsgivare. Automatisk övergång till tillsvidareanställning gäller inte obehöriga lärare och förskollärare.