Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2016-04-26 Dokumenttyp: Anvisning Version: 1.1 Mappstruktur, filnamn och städtips I EN DIGITAL MILJÖ PÅ FILESERVER OCH SHAREPOINT
Inledning... 2 Bakgrund... 2 Strategi och plan för Region Skånes dokumenthantering... 2 Dokumentstyrningsplan... 2 Baskrav för metadata... 2 Instruktion för bevarande och gallring av administrativa handlingar... 3 Var kan man lagra/inte lagra information?... 3 Struktur... 3 Mappstruktur... 5 Filstruktur... 5 Genomförande steg för steg... 7 Exempel på mappstruktur... 8 Översta nivån... 8 Med utfällda mappar... 9 Exempel på hård styrning av uppdragsknutna... 10 1
Inledning För att medarbetare ska kunna hantera allmänna handlingar som skapas och inkommer till Region Skåne på ett rättssäkert sätt, med forskning och medborgarperspektiv i åtanke, måste information oavsett medium och lagring struktureras. För att veta vad vi behöver bevara för framtiden måste vi också veta vad som kan slängas (gallras). Med digital information är detta mer angeläget än någonsin. Det är orimligt att hantera denna mängd om vi inte börjar strukturera informationen genom att slänga det som kan slängas, arkivera det som ska bevaras och organisera det som verksamheten behöver för sitt dagliga arbete. Struktur är förutsättningen för ett effektivt arbetssätt. Vissa delar av informationen som förvaras digitalt inom Region Skåne ligger i systemstöd som hjälper till med en säker och strukturerad förvaring. Denna anvisning syftar till att skapa struktur bland den information som inte ligger i strukturerade systemstöd, så som t ex information på gemensamma kataloger och vissa sharepoint lösningar. Målen med denna anvisning är att: förbereda för implementering av dokumenthanteringssystem genom städning möjliggöra för medarbetare att hitta relevant information så lätt som möjligt säkerställa att information som ska arkiveras inte försvinner Bakgrund Det finns ett antal styrande dokument att luta sig på inom Region Skåne för dokumenthanteringsfrågor. Nedan följer en sammanställning och summering. STRATEGI OCH PLAN FÖR REGION SKÅNES DOKUMENTHANTERING Strategi och plan för Region Skånes dokumenthantering fastställdes av KL 2015-04-20 och Regionarkivarien har delegerats samordningsansvar gällande dokumenthanteringsfrågor. I planen ingår bland annat: implementering av baskrav på metadata som minimikrav på befintliga system, koppling mellan dokumentflöde och process enligt VLS implementering av ett kvalificerat IT-stöd för dokumenthantering DOKUMENTSTYRNINGSPLAN Region Skånes dokumentstyrningsplan är grunden för en regiongemensam hantering av alla elektroniska dokument som finns förvarade i regionen med undantag för journalhandlingar. I planen finns förutom grunden till metadatabaskraven även beskrivning av dokumenthanteringsprocessen, knutna roller och uppföljning av processen. BASKRAV FÖR METADATA I enlighet med Regiondirektörens beslut ska befintliga systemlösningar anpassas till de krav på lagringsformat och metadata som beskrivs i fastställda metadatabaskrav som återfinns på 2
Region Skånes intranät. Vid införande av nya system och tekniska lösningar ska arkivmyndigheten (Regionarkivet) konsulteras. I tillämpningsanvisningarna till metadatabaskraven finns även riktlinjer för hur information som hanteras utanför systemstöd ska hanteras, se mer nedan under Struktur. INSTRUKTION FÖR BEVARANDE OCH GALLRING AV ADMINISTRATIVA HANDLINGAR För hantering av administrativ information i regionen finns en regiongemensam instruktion för bevarande och gallring som verksamheterna ska utgå ifrån i befintliga system eller när struktur sätts upp i stöd som inte kan uppfylla baskrav för metadata (exempelvis gemensamma kataloger eller vissa sharepoint lösningar). Var kan man lagra/inte lagra information? För att skapa förutsättningar för att kunna e-arkivera digital information måste verksamheten bygga upp och följa en regiongemensam lagringsstruktur. Men man måste även säkerställa att informationen ligger lagrad på en av Region Skåne kontrollerad och behörighetsstyrd server med backup. Nedan lagringsmedium är inte att rekommendera: externa hårddiskar USB-minnen minneskort hemkatalog (H:) egna hårddisken (C:) Dessa ytor och liknande kan medföra problem med dubbellagring, åtkomst, versionshantering och medför en överhängande risk att information försvinner. Struktur Metoden att skapa struktur innan vi har riktig dokumenthantering är att fejka metadatataggning. Detta görs på tre sätt: Dokumentets sidhuvud Mappstruktur Filnamnstandard Metataggarna i dokumentstyrningsplanen finns i tabellen nedan. De som är möjliga att fånga automatiskt eller manuellt på en vanlig server eller sharepoint, är gulmarkerade: Metadata Kommentar Maskingenererat/Manuellt Dokument-id Unikt Maskin Filformat Behövs för bl a arkiv Maskin Checksumma Behövs för säkra innehållet vid migrering av teknik, arkivering etc Maskin 3
Datum nuläge Version Språk Process Säkerhetsklass Det datum då dokumentet fick sin nuvarade status Ska vara svenska default, och endast ändras vid behov Konfidentiell, Begränsad grupp internt, alla internt, begränsad grupp externt, alla invånare Maskin Maskin Maskin/Manuellt Manuellt Manuellt Titel Manuellt Dokumentslag Någon av de 5 definierade Manuellt Dokumenttyp * Fördefinierade, beroende på Dokumentslag. Till dokumenttyp ska gällande mall knytas i systemet. Manuellt Faktaägare * Dokumentstatus * Datum gallringsfrist * Klasspecifika metadata För Styrande dok Påminnelsedatum Ansvarar för att dokumentet och dess innehåll är korrekt. Se rollbeskrivning nedan Detta definierar ett processflöde. Kommer att vara olika för olika dokumentslag. Som mest finns följande värden: Utkast Granskad Godkänd Publicerad Upphävd Arkiverad Anges för att få signal om arkivering eller gallring. Gallringstid sätts beroende på typ, förprogrammerat. Räknas ut via Datum nuläge + gallringsfrist För att systemet ska ge Faktaägaren påminnelse om att granska innehållet Manuellt Flödet bör stödjas av valt systemstöd, dvs att det är automatiserat och att t ex godkännandet sker elektroniskt i systemet Maskin Gäller för Klasspecifika metadata För Redovisande dok Utfärdare Klasspecifika metadata För Uppdragsknutna dok Uppdragsnummer Klasspecifika metadata För Tekniska dok Central process, Delprocess, lokal tillämpning den gruppering vars aktivitet gett upphov till dokumentet, t ex fullmäktige, internrevision 4
Påminnelsedatum SIDHUVUD För att systemet ska ge Faktaägaren påminnelse om att granska innehållet I dokumenthuvudet anges: Datum Version Faktaägare MAPPSTRUKTUR I mappstrukturen hanteras ytterligare metataggar: Dokumentslag (slaget styr vilka metataggar som behövs för dokumentet) Process Organisation, i de fall tillämpbart För uppdragsknutna dokument; uppdragsnamn För tekniska dokument; vad som avses t ex byggnad, server, applikation, apparat För redovisande dokument; utfärdaren En färdig mappstruktur(zipfil) kan beställas från Dokumentstyrning@skane.se Mappstrukturen utgör ett exempel som kan förändras efter behov. Men det är en fördel om grundtanken med strukturen inte frångås med tanke på framtida behov och regional enhetlighet. Exempel på hur den zippade mappstrukturen ser ut finns sist i anvisningen. FILSTRUKTUR Byggs i tre led enligt principen dokumentslag _ typ _ kort fritext Exempel: ST_Inst_skriva brev Första ledet, Dokumentslag, är något av följande: ST RE UP IN TE för styrande för redovisande för uppdragsknutna för informerande för tekniska Andra ledet, typ, enligt understrykningar i listan nedan. Tredje ledet, några ord som beskriver innehållet. 5
Informerande dokument Redovisande dokument Korrespondens Informationsmaterial Anbud Ansökan Avtal Beslut Beställning Förteckning Protokoll Rapport Informationsmaterial Utbildningsmaterial Intyg Ansökan Anbud Infordran Förfrågningsunderlag Ansökan Ackreditering Bidrag HR Tjänst Stämning Avtal Avrop Försäkring Hyres Ram Ackreditering Kvittens Service Beslut Delegering Utanordning Beställning Ekonomi HR Utlån Inspektion Sammanträde Mötesanteckning Rapport 6
Styrande dokument Remiss Policy Riktlinje Instruktion Anvisning Budget Mall Plan Rollbeskrivning Uppdragsknutna dokument Direktiv Plan Slutrapport Tekniska dokument Ritningar och modeller Systemdokumentation Avvikelse Enkät HR Statistik Plan Verksamhet Genomförande steg för steg Utse ägare till en mapp och dess underliggande träd. Denna mappägare ska ha behörighet till hela den underliggande strukturen. Behörighet beställs via behörig beställare. Beställ även en dold mapp på översta nivån i den ägda mappstrukturen, dit bara mappägaren och dess ställföreträdare har läs och skrivbehörighet. Döp mappen till Dold Informera berörda om att städning och omorganisation kommer att ske och att om medarbetare upplever att de blir av med information ska de i första hand vända sig till mappägaren. Detta då information kanske har blivit gömd eller omflyttad, och i dessa fall vill man inte riskera en återläsning av backupper. Informera servicedesk om att städning kommer att ske i strukturen, och be dem kontakta dig om någon felanmäler att dokument försvunnit. Skapa en ny mappstruktur på översta nivån. Utgå från det förslag som kan beställas som zipfil från dokumentstyrning@skane.se och modifiera vid behov. Analysera befintliga mappar och filer, kolla med ägarna. Om mapparna verkar innehålla gammal och oviktigt information, göms de undan i den dolda mappen. Döp mappen med det datum då du gömde den som tillägg till mappnamnet. 7
Om ni kan identifiera material som inte används, men som enligt lag ska arkiveras: o Säkerställ då att informationen inte finns i andra upplagor (i Diariet, kopior eller närarkiv), o skapa en arkivmapp där informationen kan placeras Ta om möjligt reda på om det finns flera upplagor av samma dokument/mapp. Behåll den som kan betraktas som original, ta bort kopior. I mappen Dold gallrar den städansvarige mappägaren mappar beroende på vad de innehåller och när informationen upprättades. När något kan gallras avgörs utifrån instruktion_bevarande och gallring administrativa handlingar. Är informationen kopior kan de gallras direkt. Utse ansvarig för att upprätthålla strukturen Implementera att filnamnstrukturen ska användas för nyskapade filer Exempel på mappstruktur ÖVERSTA NIVÅN 8
MED UTFÄLLDA MAPPAR 9
EXEMPEL PÅ HÅRD STYRNING AV UPPDRAGSKNUTNA 10