Verksamhetsberättelse 2015 för Föreningen Världsbutiken Örebro

Verksamhetsberättelse 2015 för Föreningen Världsbutiken Örebro Föreningen Syfte Världsbutiken i Örebro är en ideell förening med uppgift att sälja hantverk och livsmedel, som tillverkats enligt principerna för Fair Trade, från småskaliga producenter i Latinamerika, Afrika och Asien samt att genom information och utbildning verka för en ökad medvetenhet om rättvis handel och en rättvisare global handel. Föreningens överskott används för att utveckla Världsbutiken och för informations- och utbildningsinsatser enligt syftet. Föreningen är medlem i Organisationen Fair Trade Återförsäljarna, som är den rikstäckande medlemsorganisationen för återförsäljare av rättvist handlade produkter i Sverige. Organisationen Fair Trade Återförsäljarna är medlemmar i World Fair Trade Organization (WFTO), både på europeisk och global nivå och stödjer också Föreningen för Fairtrade samt är drivande i Nätverket Rättvis Handel. Antalet medlemmar var 53 vid årets slut. Inför årsmötet gjordes en genomgång av medlemsförteckningen och personer som inte betalat medlemsavgiften för 2015 togs bort. Enligt stadgarna är man medlem i föreningen om man erlagt medlemsavgift. Vid årsmötet 2015 var antalet medlemmar 32. Styrelsen Vid årsmötet den 26 februari valdes Agneta Sandqvist till ordförande för 1 år. Ove Peterson och Maria Tjernström Mård valdes till ordinarie ledamöter för två år. Jerome Bigirimana och Monic Rogberg kvarstod som ordinarie ledamöter ytterligare ett år. Åsa Andersson, Emma Chardi, Lillian Jansson och Agneta Öhman valdes till ersättare för 1 år. Vi konstituerande styrelsemötet valdes Ove till vice ordförande, Jerome till kassör och Lillian till sekreterare. Lillian slutade i styrelsen under våren och därefter har Agneta S fungerat som sekreterare. Åsa slutade i styrelsen i somras. Styrelsen har haft 13 möten under året. Verksamhetsplan Vid årsmötet i februari beslutades om verksamhetsplan med mål för föreningens verksamhet under 2015 samt ekonomiska riktlinjer. Verksamhetsplanen för 2015 innehåller aktiviteter på en mer detaljerad nivå än tidigare års verksamhetsplaner. Vid styrelsemötet i slutet av mars delades ansvar ut för de olika aktiviteterna samt tider då aktiviteterna skulle avrapporteras. Vid varje styrelsemöte har ansvariga i styrelsen rapporterat om sina respektive aktiviteter med verksamhetsplanen som utgångspunkt. En uppföljning av planen gjordes vid styrelsemötet i september och en sammanställning skickades ut till alla medlemmar i oktober. 1

Medlemmarna Medlemsmöten Under året har fem medlemsmöten hållits. I januari hölls en workshop om inriktningen av butiken. I slutet februari var det årsmöte och i september bjöds medlemmarna in till invigning av den nyrenoverade butiken. Dessutom har två temakvällar hållits, en om kakao och en om hantverk. Medlemsinformation Fyra medlemsbrev med information och inbjudningar till möten har skickats ut under året (januari, april, augusti och oktober). Dessutom skickades kallelsen till årsmötet samt årsmöteshandlingarna ut. Medlemsrekrytering Arbetet med att rekrytera fler medlemmar har pågått under året. Det började med att tillfråga tidigare medlemmar om de vill fortsätta vara medlemmar i föreningen. En folder om föreningen och hur man blir medlem togs fram till Seniorfestivalen. Den har därefter delats ut i butiken och vid andra evenemang. Information om föreningen och medlemskap finns på hemsidan och har också skrivits på vår Facebooksida. Butiksvärdar Som medlem i föreningen kan man engagera sig som volontär. De flesta volontärer är också butiksvärdar. En handledning för rekrytering av butiksvärdar har tagits fram. Rekrytering av butiksvärdar har pågått under året. Förutom de medlemsmöten som hållits och där butiksvärdarna ingår har fyra möten för butiksvärdarna hållits samt en städkväll. I november (inför julhandeln) ingick bl.a. utbildning i hantering av kassaapparaten. Under våren och sommaren var det många butiksvärdar som var frånvarande p.g.a. långsemestrar och sjukdom. Vid några tillfällen fick butiken stängas p.g.a. att ingen butiksvärd fanns tillgänglig och under sommaren beslutades att minska öppethållandet. Då väcktes tanken att undersöka möjligheten att anställa en person på halvtid med anställningsstöd. Styrelsen har tagit fram ekonomiskt underlag samt haft kontakter med arbetsförmedlingen. I november beslutade arbetsförmedlingen att en av våra butiksvärdar som är berättigad till anställningsstöd skulle få praktik i avvaktan på beslut om lönebidrag. Information till butiksvärdarna Att nå ut med information till butiksvärdarna är viktigt. E-post används i första hand för att sprida information. En del av informationen är Butiksnytt som skickats ut nio gånger under året. 2

Utbildning av butiksvärdar Vid introduktionen av nya butiksvärdar har de uppmanats att ta del av Utbildningspaketet Fair Trade Start som Återförsäljarna tagit fram. Återförsäljarna har också tagit fram ett mer grundläggande utbildningsmaterial för volontärer och butiksvärdar, Fair Trade Grund. Det är en nio timmars utbildning och en första omgång av denna utbildning hölls under våren. Sju butiksvärdar deltog. Övrigt Fair Trade Återförsäljarna Organisationen Fair Trade Återförsäljarnas höll sitt årsmöte den 21-22 mars i Lund. Ordföranden deltog vid årsmötet. Vid årsmötet informerades bl.a. om arbetet med WFTO:s produktmärkning. Styrgruppen för Örebro Fairtrade city Monic Rogberg har varit föreningens representant i styrgruppen för Örebro Fairtrade city. Ove Petersson har varit suppleant. Styrgruppen hade ett möte i början av året. Därefter har styrgruppen varit vilande. Styrelsen bjöd in Lennart Bondesson, ansvarigt kommunalråd för hållbarhetsfrågor, till ett möte med representanter för styrelsen. Mötet hölls i oktober och då deltog även Elin Enes som motionerat om att Region Örebro ska bli en Fairtrade region. Det är Fairtrade Sverige som tagit fram krav för att bli Fairtrade city respektive Fairtrade region. Arbetsgrupper De arbetsgrupper som bildades under 2014 har fortsatt arbeta under 2015. Grupperna har haft ansvar för aktiviter i verksamhetsplanen. Verksamhet och ansvarsområden har utvecklats och lett till att de riktlinjerna som togs fram under 2014 uppdaterats vid ett flertal tillfällen. Aktuella riktlinjer finns i bilaga 1. Under våren beslutades att dela upp Butiks- och inköpsgruppen i två grupper, en grupp för inköpsverksamheten och en grupp med ansvar för butiken. Butiken Butikens öppettider Världsbutiken har varit öppen måndagar fredagar 10 18 samt lördagar 11 15 under största delen av året. Under julhandeln (från 1:a advent fram till jul) utökades öppettiderna på lördagar med en timme, så butiken var öppen 11 16. Butiken var dessutom öppen söndagar 12 16. Under juli och augusti var det så stora problem att bemanna butiken att styrelsen beslutade att minska öppettiderna till 12 16 tisdag-fredag. Butiken var helt stängd under vecka 29. 3

Renovering av butiken I september gjordes en renovering av butikslokalen, där väggarna målades i vitt och grönt och nya hyllsystem köptes in för att förbättra exponeringen och förvaringen av alla varor. Vita hyllor valdes vilket bidrar till att varorna kommer fram bättre än de tidigare gjort. Smyckena fick också bättre exponering med hjälp av trälister med piggar på. När renoveringen var klar bjöds medlemmar och kunder in till invigningen dit också ordförande för Organisationen Fair Trade Återförsäljarna, Maria Lövström, bjöds in. Maria invigde butiken och informerade lite kring Fair Trade. Övrigt om butiken Butiksgruppen har också arbetat för att få in mer information i butiken kring både varor och de 10 principerna för Fair Trade. Vita ramar köptes in som placerats runtom i lokalen med information om t.ex. Fairwood och smycken från Fair Monkey. Det har även tryckts små informationsblad om leksaker från Fairwood, Sture & Lisas barnkläder samt Bolgakorgarna vilka skickas med kunderna vid köp. Butiksgruppen Butiksgruppen har bestått av Majsan Cedersjö, Emma Chardi och Britt Marie Kjell. Emma har varit ansvarig inför styrelsen. Inköpsverksamheten Sedan i våras har vi anlitat en ny leverantör, Hammershus Fair Trade, vars korgar sålt mycket bra. I höstas började en ny leverantör av leksaker, Fairwood AB, anlitas. I övrigt har bara mindre förändringar av varusortimentet gjorts. Kampanjer Under våren gjordes en riktad kampanj om presenter inför sommaren. Brev skickades till företag, organisationer m.fl. Kampanjen gav inget gensvar. Årets julkampanj gjordes enbart genom sociala medier och genom en trycksak med erbjudanden som i huvudsak delades ut i butiken. Kampanjen gav inte samma gensvar som inför julen 2014. Inköpsgruppen I inköpsgruppen ingick Ove Petersson, Emma Chardi, Maria Tjernström Mård och Majsan Cedersjö. Maria har varit ansvarig och svarat för att styrelsen fått fortlöpande information om inköpsverksamheten vid styrelsemötena. Under hösten hade Ove samordningsansvaret. 4

Extern information och marknadsföring Deltagande med informations- och försäljningsbord vid olika publika evenemang Världsbutiken deltog vid flera evenemang under året. Systerskapsfestivalen på Kulturhuset på internationella kvinnodagen den 8 mars. Försäljningsbord och informationsmaterial samt utställningsskärmar om Kvinnokooperativ med tillverkning av Fair Trade varor. Föreningsmässa i Stadsparken med anledning av Örebros 750 årsfirande. Förutom försäljningsbord gjordes en presentation av föreningen och Fair Trade från scenen. Seniormässa på Conventum Arena. Julmarknad i Johannaskolan och Immanuelkyrkan. Information och försäljning i kyrkor/äldreboenden Försäljning vid två tillfällen vid kyrkkaffet i Immanuelkyrkan, bl.a. vid gudstjänsttemat Att leva rättvist. Information vid två tillfällen för grupper från Immanuelkyrkan. 10-20 personer deltog vid respektive tillfälle. Information vid Marklyckans äldreboende. Drygt 50 personer deltog. Informationsaktiviteter i butiken Den 9 maj firades World Fair Trade Day (WFTD) med smakprov av Palestinsk couscoussallad och marknadsföring av palestinska produkter i butiken. På marknadsafton i början av juni bjöds på kaffe och chokladbit i butiken. Under Fairtrade Fokus kampanjveckor i början av oktober lyftes Latinamerika fram i butiken genom skyltning och information. Fair Trade Challenge (oktober) då vi bjöd på kaffe. Seniorjournalisterna hade möte i butiken i november och fick information om föreningen, Fair Trade, våra produkter och producenter. Deltagarna gavs möjlighet att handla. Övrig extern information I mitten av april var det en veckas utställning i skyltfönstret i Föreningarnas Hus med information om Världsbutiken och våra producenter. Frukostmöte hos Svensk Form med information om föreningen, Fair Trade och våra produkter och producenter. Information om föreningen, Fair Trade, våra produkter och producenter vid styrelsemöte i Handelsanställdas förbunds avdelningsstyrelse. Utbildning I gruppens ansvarsområde ingår förutom extern information och marknadsföring också att anordna utbildning i Fair Trade för medlemmar och andra intresserade. En studiecirkel om Rättvis Handel och globala handelsvillkor för medlemmar och andra intresserade hölls under våren. Fem personer deltog. 5

Arbetsgruppen Agneta Öhman, Monic Rogberg och Eva Hagström har ingått i arbetsgruppen. Agneta har varit ansvarig i styrelsen. Sociala medier (hemsidan, Facebook och Instagram) En ny design på hemsidan har tagits fram och riktlinjer för publicering. Hemsidan uppdateras regelbundet och publicering på Facebook och Instagram görs flera gånger per vecka. I bilaga 2 visas diagram över hur spridningen utvecklats under året. Arbetsgruppen för sociala medier har bestått av Emma Chardi, Lena Dahlström-Svärdh, Lingxiao Dai (fram till sommaren) och Ove Petersson. Mediabevakning Ett nytt aktivitetsområde, mediabevakning, påbörjades under hösten. Syftet är att framför allt i lokala medier och då i synnerhet Nerikes Allehanda (NA), bevaka reportage, nyhetsartiklar, debatter/ledare som på något sätt berör Fair Trade och skriva kommentarer, insändare eller debattartiklar till dem. Uttalanden/kommentarer/insändare görs i föreningens namn och undertecknas av ordföranden. Tre artiklar har skrivits, en publicerades som debattartikel, en publicerades som insändare, den tredje togs inte in. Bakgrunden till insändaren var en ledare i NA skriven av Lars Ströman. Vi ville med den sprida information om Fair Trade för att öka medvetenheten om rättvis handel inför julhandeln. Debattartikeln handlade om Örebro som Fair Trade City. Det finns risk att Örebro blir av med sin diplomering (omdiplomering ska ske 2016) eftersom man inte lever upp till alla kriterier. Övriga aktiviteter En miljöpolicy för föreningen och butiken Vi tänker mer på miljön vid olika aktiviteter i föreningen. Det finns dock inget förslag till policy att ta upp vid årsmötet. Utveckling av anvisningarna för butiksvärdar. En uppdatering av anvisningarna gjordes i april. Ingen ytterligare utveckling av anvisningarna har gjorts. 6

Ekonomi Föreningens ekonomi framgår av resultat- och balansräkningen. Nettoomsättningen har ökat med 4 % under 2015. Den externa försäljningen och beställningar i samband med julkampanjen var avsevärt lägre under 2015 jämfört med 2014. För att se utvecklingen av försäljningen i butiken har en sammanställning gjorts av uppgifterna dag för dag från den s.k. Z-remsan. Dessa uppgifter har summerats för samtliga månader och för respektive år. Vid jämförelse av försäljningssiffrorna för respektive år har försäljningen i butiken ökat med ca 14 %. Försäljningen per månad har ökat alla månader utom juni-september då butiken hade begränsat öppethållande och dessutom var stängd för renovering. År Nettoomsättning, kr. (Moms ingår ej) Försäljning exkl. medlemsavgifter 1, kr. (Moms ingår) Medlemsavgifter, kr. Resultat, kr. 2015 512 899 588 000 7 150 Överskott: 139 992 2014 492 306 516 000 5 050 2 Underskott: 9 752 2013 440 106 3 500 Överskott: 92 426 2012 304 941 5 050 Underskott: 18 542 2011 341 000 4 500 Underskott: 8 856 2010 372 000 7 650 Underskott: 53 670 2009 480 000 8 700 Underskott: 12 584 2008 600 000 8 600 Överskott: 40 931 2007 530 000 Överskott: 60 098 Ekonomiska riktlinjer I verksamhetsplanen för 2015 beslutades också om ekonomiska riktlinjer för året. Förstärkning av det egna kapitalet Detta formulerades på följande sätt i verksamhetsplanen. Bokslutet för 2015 måste innebära en förstärkning av det egna kapitalet (dvs. ett överskott i verksamheten) alternativt en ökning av lagret. Det måste finnas ett ekonomiskt utrymme vid varje månadsslut för att betala de fasta kostnaderna. Dessutom bör vi ha möjlighet att köpa revisorstjänst. 1 Från Z-remsan. 2 Medlemsavgiften höjdes 2014. 7

Överskottet i verksamheten har ökat under året. Det har funnits ett ekonomiskt utrymme varje månad att betala de fasta kostnaderna. Inför julhandeln kunde inköpen göras utan att låna av medlemmarna vilket var en åtgärd som gjordes under 2014. Utrymmet har varit så stort att renoveringen av butiken kunde finansieras. Det goda ekonomiska utrymmet har gjort att styrelsen beslutat att driva frågan om att anställa en person på halvtid med anställningsstöd 3. Byta bank och att skaffa kassakredit Möjligheten att byta bank och att skaffa kassakredit skulle utredas under året. Dessutom skulle kontanthanteringen förbättras. Några banker har kontaktats, men inget praktiskt arbete för att byta bank har gjorts. Vid kontakt med nuvarande bank (Nordea) har avgifterna för kortinlösen förhandlats ner. Frågan om kassakredit togs också upp med banken. Styrelsen gjorde därefter bedömningen att för närvarande inte ansöka om kassakredit eftersom behovet inte har funnits under året. Styrelsen har diskuterat hur kontanthanteringen skulle kunna förbättras och beslutade i våras att köpa en låst låda där sedlar utöver en dagskassa motsvarande 1500 kronor skulle läggas. Detta har inte införts eftersom styrelsen gjort bedömningen att det skulle bli ytterligare ett besvärligt moment för butiksvärdarna. Frågan om Swish som ett alternativ vid extern försäljning har diskuterats. Kontakter har tagits med banken för att få klarhet i rutiner m.m. Styrelsen beslutade därefter att avvakta med att skaffa Swish och ta reda på vilka andra alternativ som finns för att komma bort från kontanthanteringen vid extern försäljning. Alternativ till nuvarande kortläsare har också diskuterats, men inget beslut har tagits om detta. Måluppfyllelse I verksamhetsplanen sattes fem mål upp för verksamheten 2015. En uppföljning av planen gjordes av styrelsen i september och den skickades ut till medlemmarna i ett medlemsbrev i oktober. Antal betalande medlemmar ska öka med minst 30 %. Vid årsmötet var vi 32 betalande medlemmar. I slutet av 2015 var vi 53 medlemmar. Av dessa är 17 helt nya medlemmar. Vi har alltså ökat andelen medlemmar med 65 % sedan årsmötet och andelen helt nya är drygt 50 %.. Omsättningen ska öka med minst 20 %. Omsättningen har ökat med ca 4 % under året. Försäljningen i butiken har dock ökat med 14 %. Antalet medlemmar och butiksvärdar som genomgått utbildning i Fair Trade ska öka jämfört med 2014. Fair Trade Start och Fair Trade Grund är två utbildningar som tagits fram av Återförsäljarna. De utbildningarna fanns inte under 2014. Fair Trade Start används i utbildningen av nya butiksvärdar. Gamla butiksvärdar har uppmanats att gå igenom materialet. En grupp gamla 3 Anställningen gäller fr.o.m. 1 februari 2016. 8

butiksvärdar har gått de första delarna av Fair Trade Grund. En studiecirkel om Fair Trade för medlemmar och andra intresserade har hållits. Antalet utåtriktade informationsaktiviteter ska öka jämfört med 2014. Hemsidan har fått ny layout och uppdateras regelbundet. Vi är mer aktiva på hemsidan, facebook och instagram och har fått fler följare under året. Vi har också deltagit vid samt själva arrangerat fler aktiviteter, 18 aktiviteter 2015 jämfört med 14 under 2014. Antalet butiksvärdar vid årets slut ska vara minst 25. Under året har nio nya butiksvärdar introducerats. Samtidigt har butiksvärdar slutat eftersom de inte längre har möjlighet att vara i butiken. I slutet av året var vi 20 aktiva butiksvärdar. Slutord Under det gångna året har föreningens verksamhet fortsatt att utvecklas även om vi inte lyckats nå upp till alla mål. Årets höjdpunkt var renoveringen av butiken och de möjligheter det gett att exponera produkter på ett nytt sätt. Sortimentet har breddats och främst barnkläder, leksaker och bolgakorgarna har varit en framgång. Som en del i att erbjuda nya produkter har en satsning gjorts på att informera om produkterna och producenterna. Det har skett genom information i butiken och i sociala medier som facebook, instagram och på hemsidan. Deltagandet i utåtriktade informationsaktiviteter där vi i samband med försäljning eller i andra sammanhang berättat om föreningen och Fair Trade har ökat. Medlemmar och butiksvärdar har bl.a. lärt mer om Fair Trade i studiecirkel, självstudier och vid de temakvällar som ordnats i butiken. Att verksamheten utvecklats har varit möjligt genom mycket engagerade butiksvärdar, både gamla och nya. För att kunna fortsätta utveckla verksamheten måste vi bli fler aktiva medlemmar och butiksvärdar. Det kommer att vara en viktig uppgift för föreningen och den nya styrelsen under 2016. Vi ser dock stora möjligheter att fortsätta utvecklingen av verksamheten under året, intresset för Fair Trade ökar både hos konsumenter och organisationer och vi hoppas att Örebro kommun får behålla sin Fairtrade City-diplomering och att Region Örebro Län diplomeras som Fairtrade Region, vilket ytterligare skulle öka engagemanget för Fair Trade. Ett stort TACK till alla er, som på olika sätt bidragit till att 2015 blev ett så bra år! Vi ser fram emot att på olika sätt bidra till att föreningen fortsätter utvecklas under 2016! Örebro 2016-02-28 Agneta Sandqvist Ove Petersson Jerome Bigirimana Monic Rogberg Maria Tjernström Mård Agneta Öhman Emma Chardi 9

Riktlinjer för Butiksgruppen Exponering av varor i skyltfönster Butiksgruppen ansvarar för att skylta i de två skyltfönster som finns i lokalen. Bilaga 1 Skyltningen skall ses över kontinuerligt för att t.ex. fylla på när det blivit sålt och ställa iordning varor som eventuellt ramlat. Vi har en skyldighet att visa priser på våra varor i skyltfönstret, varför prislappar skall ligga synliga- alternativt att priser skrivs på en skylt eller liknande intill varorna. Det är tillåtet att ha all mat förutom choklad i skylten men tänk på att inte exponera den för mycket för solljuset. Även textilier bör med försiktighet exponeras då de kan blekas. Butiksgruppen är ansvarig för att skylta om och ingen ska vara rädd att ändra något som någon annan av oss i gruppen har gjort. Less is more och att skylta om oftare skall prägla skyltningen. Skylten skall uppdateras inför högtider, efter säsong och aktuella teman och gärna när vi fått in nya varor. Skulle det vara så att medlemmarna i butiksgruppen inte är närvarande i butiken under en tid bör någon av övriga butiksvärdar se efter skylten och uppdatera den. Butiksgruppen utser någon som får detta uppdrag. Blir varor i skylten sålda bör dessa tomma utrymmen fyllas. Övriga butiksvärdar kan göra detta. Exponering av varor i butikslokalen Exponering och placering av varor sker av butiksgruppen utifrån behov och vartefter inköp görs. Varorna placeras i butiken utefter varukategori. Barnkläder och leksaker finns på en hylla, hantverk på en annan, livsmedel på en tredje samt smycken/hudvård på en fjärde. En dialog med inköpsgruppen förs hela tiden för att se till så att nya varor kan lyftas fram på bästa sätt. Ett bord kan placeras mitt på golvet vid event/aktuella teman eller nya varor ska lyftas fram. Vanligtvis skall det inte finnas något bord mitt på golvet. Viktigt är att livsmedel placeras med kortast bäst-före-datum längst fram. Datumen skall också ses över kontinuerligt så att vi inte säljer gamla varor. Är det kort datum kvar sätter butiksgruppen ner priset enligt anvisningarna. Varuinformation i butiken Butiken en viktig arena för vårt informationsuppdrag. Informationen kan handla om både enskilda produkter, producenter eller om Fair Trade i stort. Vita ramar har köpts in där diverse informationsblad eller skyltar kan ställas fram i anslutning till relevanta varor. Våra egenskrivna skyltar skall vara enhetliga, ha ett enkelt typsnitt och stämma överens med vår rättvisa och miljövänliga profil. Vi använder miljövänligt papper etc. Planscher får gärna användas, bara med information framtagen av WFTO. Informationsarbetet bör hela tiden föras i samarbete/kontakt med inköpsgruppen och externa gruppen. Butiksgruppen tar ansvar för att informationen på anslagstavlan utanför butiken är aktuell. På surfplattan finns också länkar direkt till våra olika leverantörer där ytterligare produktinformation finns. 10

Underhåll av butikslokalen Butiksgruppen bär huvudansvaret för att det ser rent och snyggt ut i butikslokalen, även om den varje dag skall städas av de butiksvärdar som jobbar. Detta enligt det städschema som sitter uppe i personalutrymmet. Butiksgruppen är också ansvarig för annat underhåll inventarier, uppfräschning, belysning och inredningsdetaljer. Butiksansvarig ser till så att lappar för prismärkning, presentpapper, snören, kassar, Fair Trade märken etc. köps in vid behov. Detta görs i samråd med kassören eller styrelsen (vid större inköp). Organisation I butiksgruppen ingår Britt-Marie Kjell, Emma Chardi och Majsan Cedersjö. Butiksansvarig är Emma Chardi. Arbetet planeras vid regelbundna möten. Uppföljning och rapportering till styrelsen Emma svarar för regelbunden uppföljning och rapportering till styrelsen. 11

Riktlinjer, rutiner och organisation av inköpsverksamheten Regler beträffande inköp av varor Vår förening bygger på att butiken utvecklas och att vi når målen i verksamhetsplanen. Ett attraktivt varusortiment är därför viktigt och att vi når ut med informationen om våra produkter. Vi följer de riktlinjer för inköp som fastställts av Organisation Fair Trade Återförsäljarna. Inköpspris utan moms, plus vårt påslag, ger vårt försäljningspris med moms. Vi tar ut följande försäljningspris för våra varor: Hantverk, smycken, bosättning, leksaker mm - inköpspris (exkl. moms) under 50 kr inköpspris x 2,8 - inköpspris (exkl moms) 50 kr 149 kr inköpspris x 2,5 - inköpspris (exkl moms) från 150 kr inköpspris x 2,2 Kaffe: inköpspris (exkl. moms) x 1,4 Övriga livsmedel: inköpspris x 1.8 Försäljningspris på hantverk mm skall sluta på 0 eller 5. Försäljningspriset skall sluta på 0 om det uträknade priset slutar på 1,2,8 eller 9. Försäljningspriset skall sluta på 5 om det uträknade priset slutar på 3,4, 6 eller 7. Hantverk mm som köps i flerpack men säljs styckvis skall delas upp innan priset räknas ut. Försäljningspriset kan justeras, uppåt eller nedåt, efter beslut av inköpsansvarig. Beslut om nya leverantörer fattas av styrelsen utifrån Riktlinjer för Leverantörslistan från Organisationen Fair Trade Återförsäljarna. Under 2015 är våra leverantörer: The House of Fair trade, North & South, Sackeús, Fair Monkey, Maison Afrique, Hammershus Fair Trade, Fairwood AB och Sture o Lisa. Minst 80 % av varuinköpen måste vara Fair Trade-varor enligt kriterierna för världsbutikerna. Vi fokuserar på Fair Trade-varor. Leverantörer och produkter prövas fortlöpande utifrån hur försäljningen går, efterfrågan från kunder, vilket noteras i Inköpsboken, och vilka nya godkända leverantörer som kommer till. Organisation En inköpsgrupp, med en ansvarig, svarar för planering, genomförande och uppföljning av inköpen. Den som i styrelsen är ansvarig för inköpsverksamheten svarar för samordning och kontakter med kassören. I gruppen ingår Maria Tjernström Mård (ansvarig), Emma Chardi, Majsan Cedersjö och Ove Petersson. 12

- Sture o Lisa Maria sköter beställningar och kontakter - The House of Fair Trade, North&South och Sackeús Ove svarar för beställningar och kontakter. - Fair Monkey Emma svarar för beställningar och kontakter. - La Maison Afrique Majsan svarar för beställningar och kontakter - Hammershus Fair Trade Majsan svar för beställningar och kontakter - Fairwood AB Ove svarar för beställningar och kontakter Vid inköp av hantverk och leksaker (där vi har flera olika leverantörer och med olika beställare/kontaktpersoner) görs en avstämning. Arbetet planeras vid regelbundna möten. Rutiner för varuleveranser, prissättning och information I Anvisningar för butiksvärdar finns rutiner för varuleveranser som berör Inköpsgruppen: - Den i inköpsgruppen som gör en beställning svarar för att noteringar görs i inköpsboken om vad som beställts samt att alla butiksvärdar informeras via mejl om att en beställning gjorts. - När varor kommit till butiken skall den som gjort beställningen meddelas via mejl, sms eller telefon. - När hela beställningen är uppackad skall den som gjort beställningen meddelas via mejl, sms eller telefon. - Den i inköpsgruppen som gjort beställningen är huvudansvarig för prissättningen. Om det inte är möjligt ansvarar någon av de övriga i gruppen för det. Den som gjort prissättningen informerar sedan den/de butiksvärdar, som är i butiken, om priserna så att prismärkning kan göras. - Prislappar sätts, på under- eller baksidan så att de inte skymmer produktinformation, datummärkning etc och så att de inte lämnar märken. - Den i inköpsgruppen som gjort beställningen svarar för att informera ansvarig för Facebook om nya varor som kommit in till butiken. - Inköpsgruppen svarar för att ta fram information om leverantörer och producenter och underlag till varuinformation till butiksgruppen. Uppföljning försäljningsstatistik rapportering till styrelsen. - Inköpsansvarig svarar för att styrelsen får fortlöpande information om inköpsverksamheten och hur försäljningen går vid styrelsemötena. 13

Landskoder En landskod skall anges på prislappen för alla varor utom livsmedel. Landskoden visar i vilket land varan tillverkats. BA Bangladesh MD Madagaskar BO Bolivia ME Mexico BF Burkina Faso MO Mocambique CH Chile NA Namibia CO Colombia NE Nepal CR Costa Rica NI Nicaragua EC Ecuador PL Palestina ES El Salvador PE Peru GH Ghana SA Sydafrika GU Guatemala SL Sri Lanka IN Indien TA Tanzania INDO Indonesien TH Thailand KE Kenya TUR Turkiet LA Laos UG Uganda LE Lesotho UR Uruguay MA Mali VI Vietnam MAU Mauritius ZI Zimbabwe 14

Organisation och riktlinjer för publicering på Sociala medier Riktlinjer för publicering Vi skriver i Världsbutikens namn och inte som privatpersoner, vi skall fokusera på att berätta om våra produkter och vår verksamhet och uppmuntra följarna att ställa frågor och göra inlägg. Vi skall lyfta fram våra produkters kvalitet och vilken betydelse de har för de som producerar dom. Inga bilder på personer, dvs. kunder eller butiksvärdar/medlemmar får publiceras. Vi publicerar inga priser. Prisuppgifter lämnar vi när någon frågar. Omslagsbilder bör bytas ofta och informationen synkroniseras mellan hemsidan, facebook och Instagram. Vi använder enbart hashtaggarna #fairtrade och #världsbutikenörebro. Vi bör uppmuntra butikens vänner, medlemmar och butiksvärdar att dela våra inlägg för att öka spridningen. Inköpsansvariga svarar för att alla administratörer får information om nya produkter till butiken så att vi kan publicera på Sociala medier. Emma har huvudansvaret för produkt- och miljöbilder som publiceras. Hemsidan. Sidorna skall ha lite egen text, länkar till leverantörer Återförsäljarna m.fl. och mycket bilder på butiken och våra produkter samt vara synkroniserad med Facebook och Instagram. Facebook. Riktpunkten för hur frekvent vi skall publicera är ca 3g/vecka, med två bilder varje gång. Vi delar och kommenterar de vi följer kontinuerligt. Emma bevakar. Instagram. Bilder, med korta kommentarer och med länkar till facebook och hemsidan publiceras fortlöpande. Emma bevakar. Organisation Lena Dahlström-Svärdh är webbredaktör och svarar för fortlöpande publicering på hemsidan utifrån det text underlag och de bilder hon får. Administratörer för Facebook är Emma Chardi, Lena Dahlström-Svärd och Ove Petersson. Emma är ansvarig administratör för Instagram. Ove är ansvarig inför styrelsen. Arbetet planeras vid regelbundna möten. Uppföljning och rapportering till styrelsen Ove svarar för regelbunden uppföljning och rapportering till styrelsen i samverkan med Emma och Lena. 15

Riktlinjer, rutiner och organisation för arbetet med den publika verksamheten och utbildning om Fair Trade Riktlinjer Uppdraget omfattar två delar: Deltagande med informations- och försäljningsbord vid olika publika evenemang I det uppdraget ingår att planera och genomföra deltagande vid publika evenemang i Örebro och kampanjer i butiken. Utbildning om Fair Trade I det uppdraget ingår att planera och genomföra utbildning för butiksvärdar och medlemmar. Rutiner Aktiviteterna planeras långsiktigt och redovisas i styrelsens aktivitetsplan. Aktiviteter och kostnader som uppstår beslutas av styrelsen. Organisation I gruppen ingår Agneta Öhman, Eva Hagström och Monic Rogberg. Utbildning av butiksvärdar sker i nära samarbete med styrelsen som ansvarar för rekryteringen av butiksvärdar. Agneta Ö är ansvarig inför styrelsen. 16

Uppföljning, Sociala medier 2015 Bilaga 2 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 Hemsidan Facebook Instagram 0 Hemsidan: Totalt antal besökare per månad. Facebook: Räckvidd, genomsnitt per månad. Instagram: Totalt antal följare per månad. 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Facebook Instagram Facebook: Interaktion/antal personer, genomsnitt per månad. Instagram: Antal gilla-markeringar per månad. 17