Kommunrevisorerna granskar

Kommunrevisorerna granskar UMEÅ KOMMUN inom skolan 2014-05-22 ABCD

Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning...3 1 Inledning...5 1.1 Bakgrund...5 1.2 Syfte...5 1.3 Definitioner...5 2 Det formella läget...6 2.1 Måltidsservices organisation...6 2.2 Mål, policys och riktlinjer för kostorganisationen...8 3 Matsvinn...9 3.1 Kök- och restaurangområdenas arbete med matsvinn... 10 3.1.1 Produktionskök, kök- och restaurangområde Norr... 10 3.1.2 Produktionskök, kök- och restaurangområde Öst/Väst... 11 3.1.3 Förskolor, kök- och restaurangområde Norr... 12 3.1.4 Mottagningskök, Hedlundaskolan, kök- och restaurangområdet Öst/Väst... 13 3.1.5 Mottagningskök, Rödängs skola, kök- och restaurangområdet Öst/Väst... 13 4 Umeå kommuns uppföljning av matens kvalitet... 14 5 Elevernas upplevelse av matens kvalitet... 15 2

Sammanfattande bedömning KPMG har av Umeå kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kostorganisationen. Syftet med granskningen är att bedöma om kostorganisationen bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Efter Umeå kommuns omorganisation den 1 januari 2013, finns på tjänstemannasidan tre organisatoriska huvudområden; Unga, Vuxna samt Samhällsbyggnad. Omorganisationen innebär att ansvariga chefer rapporterar mot flera nämnder. Måltidsservice tillhör område Samhällsbyggnad. Måltidsservices budget ligger kvar hos för- och grundskolan respektive kommundelarna. Verksamhetens ansvar innefattar inte miljön i skolrestauranger. Måltidsservice har drygt 280 medarbetare och verksamheten omfattar tillagning, transport och servering av måltider inom både för- och grundskolan, gymnasieskolan och äldreomsorgen. Måltidsservice lagar ca 23 000 skolluncher per dag och i kommunen finns totalt 130 kök. Sedan januari 2013 ingår även kommundelarna i organisationen Umeå kommun har antagit fem övergripande mål med tillhörande delmål för Måltidsservice. Möjlighet att uppfylla målen om ökad produktivitet, minskad negativ miljöpåverkan och en ekonomi i balans försvåras i olika grad av att det idag inte finns specifika mål för att minska matsvinn, gemensamma sätt att mäta och följa upp hur mycket mat som slängts, eller analysera vad som kan göras för att minska matsvinn. Enheterna och dess för- och grundskolor har kommit olika långt i arbetet med att minska mängden matsvinn, vilket i sin tur påverkar budgetberäkningar och i förlängningen även de tre ovan nämnda målen. Skolan på Rödäng och Hedlundaskolan väger idag den mat som eleverna kastat och insamlad statistik används lokalt av skolorna. Produktionsköket på Hagaskolan har tagit fram en skolrestauranglista för att få en överblick av matåtgången. Information från skolrestauranglistan används vid skapandet av matsedeln. Andra kök räknar tallrikar för att veta antal serverade portioner. Denna sammanställning är till viss del underlag för budgetberäkningar, men kommunen har inte något sätt att processa den statistik som samlas in från skolorna. Genom den nya skollagen (2010:800) som började tillämpas den 1 juli 2011, har de obligatoriska skolformerna kompletterats med ett krav på att måltiderna ska vara näringsriktiga. Skollagen innehåller dock ingen precisering av begreppet näringsriktig. Måltidsservice utgår därför från Livsmedelsverkets riktlinjer när de fastställer matsedeln. Just nu utvecklar Måltidsservice en funktion där eleverna ska kunna tycka till om maten via en applikation, Umeå appen. Resultat av elevenkäter visar att cirka 80 procent av eleverna i årskurs F-3 på frågan Tycker du att maten smakar gott? anger de två högsta svarsalternativen på en fyrgradig skala. Motsvarande fråga för årskurs 4-6 är 43 procent respektive 37 procent för årskurs 7-9. Kvalitetsansvariga inom måltidsservice skulle i preventivt syfte kunna genomföra stickprov i den egna verksamheten som ett komplement till de kontroller som görs idag, för att få en indikation på hur verksamheten fungerar. Vid granskningen framkommer även att måltidsservice startar ett projekt i mars 2014 för att se över rutiner och riktlinjer för pedagogiska luncher som är otydliga och i vissa fall felaktiga. I dagsläget finns många olika varianter med exempelvis månadsavdrag osv. Detta ger problem hos lönesupport som får in ofullständigt, svårtydig underlag till hur och vilka avdrag som ska göras. 3

Rekommendation Vi rekommenderar för- och grundskolenämnden att: Utvärdera effekterna av den nya organisationens styrning och ledning av Måltidsservices verksamhet Se över skolrestaurangernas miljö utifrån mängden matsvinn. Undersöka vilka kopplingar som finns mellan matsvinn och miljö och vad som kan göras med skolrestaurangernas miljö för att minska matsvinnet Utarbeta gemensamma system, metoder och synsätt för hur mätning av matsvinnet kan genomföras och premieras för att kunna analysera vad som ger matsvinnet dess omfång Utveckla de metoder som redan tagits fram, bland kommunens skolor för att mäta mängden tallriksskräp och matrester. Kvalitetsansvariga inom måltidsservice i preventivt syfte genomför stickprov i den egna verksamheten som ett komplement Se över rutiner för den pedagogiska personalens medverkan vid elevernas måltider 4

1 Inledning KPMG har av Umeå kommuns revisorer fått i uppdrag att granska kostorganisationen. 1.1 Bakgrund En stor del av den mat som serveras på landets skolor hamnar i soporna. Enligt Livsmedelsverkets kunskapssammanställning, 2011-4, slängs idag en tiondel av all mat. Matsvinn är mat som slängs, men även dryck och andra livsmedel ingår i begreppet matsvinn. Revisionens tidigare kartläggning av kostorganisationen uppmärksammade att det finns enheter där hanteringen av mat med avseende på tidsåtgång från produktion till servering kan förbättras. I samband med revisorernas risk- och väsentlighetsanalys prioriterades en granskning av kostkvalitet samt en fördjupning av problematiken kring matsvinn. 1.2 Syfte Syftet med granskningen är att bedöma om kostorganisationen bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. Följande frågor ligger till grund för granskningen: Hur uppfyller kostorganisationen de uppsatta mål- och delmålen? Finns fastställda normer för vad som är god kvalitet och rätt näringsvärde i kostorganisationen? Hur tillses att de måltider som serveras i Umeå kommuns barnomsorg och skolor uppfyller dessa krav? På vilket sätt mäter och analyserar Umeå kommun matsvinnet i skolorna? Vilken uppföljning görs kring mängden matsvinn och finns rutiner för uppföljning? Hur upplever eleverna matens kvalitet? 1.3 Definitioner Produktionskök tillagar och levererar antingen kyld eller varm mat till mottagningsköken. Mottagningskök tar emot tillagad mat från produktionskök, men tillagar själv exempelvis pasta, ris, potatis samt sallad. Tillagningskök beställer och tillagar kökspersonalen mat till egen verksamhet. Kökssvinn matsvinn som uppkommer vid tillagning. Grönsakssvinn potatisskal, morotsskal osv. Matrester mat som blir kvar från serveringen. Tallriksskräp mat som lämnats på tallriken. 5

2 Det formella läget I Umeå kommun är förskolor och grundskolor samordnade i 13 geografiska skolområden, inkluderat Sävar, Holmsund-Obbola och Hörnefors. I varje skolområde ingår tre till elva enheter. En skolområdeschef samordnar arbetet i respektive område och arbetar samtidigt som rektor eller förskolechef i en av enheterna. Det finns 82 kommunala förskolor och cirka 70 familjedaghem i Umeå. Cirka 5 700 barn har plats inom barnomsorgen. Cirka 11 500 elever går i grundskolan, fördelade på 52 kommunala grundskolor runtom i kommunen. Inom Umeå kommun finns även fem kommunala gymnasieskolor. 2.1 Måltidsservices organisation Efter Umeå kommuns omorganisation den 1 januari 2013, finns på tjänstemannasidan tre organisatoriska huvudområden; Unga, Vuxna samt Samhällsbyggnad. Alla tre områdena tillhör en och samma förvaltning. Omorganisationen på tjänstemannasidan innebär att ansvariga chefer rapporterar mot flera nämnder. Måltidsservice tillhör område Samhällsbyggnad, tillsammans med exempelvis kommunens städverksamhet, då det är verksamheter som servar övriga verksamheter. Måltidsservices budget ligger kvar hos för- och grundskolan respektive kommundelarna. Detta innebär att måltidsservices ekonomi, kvalitetsförändringar, ansvarsfördelningar och organisationsförändringar fortfarande lyfts till för- och grundskolenämnden och kommundelsnämnderna. Måltidsservice verksamhet erhåller ett årligt anslag och utifrån detta läggs en budget. Detta innebär att måltidsservices chef inte äger matfrågan helt, utan måste stämma av med för- och grundskolans ekonomiansvariga, då direktiven kring måltidsservices mål och funktion kommer från för- och grundskolans förtroendevalda. Måltidsservice chef betonar vikten av att tydliggöra ledning och styrning av Måltidsservice, om organisationsstrukturen kvarstår som den är i dag. Hösten 2012 beslutades att för- och grundskolan och kommundelarnas måltidsverksamhet från och med 2013 ska samordnas till en gemensam måltidsprocess. Måltidsservice har drygt 280 medarbetare och verksamheten omfattar tillagning, transport och servering av måltider inom både för- och grundskolan, gymnasieskolan samt ett antal enheter inom äldreomsorgen. Måltidsservice lagar ca 23 000 luncher per dag och i kommunen finns totalt 130 kök. Verksamhetens produktionsenheter levererar antingen varm eller kyld mat till 68 mottagningskök och utöver detta finns 50 tillagningskök som lagar mat till sin egen för- och grundskola. 6

Måltidsservice organisation: Källa organisationsbild: Slutrapport Ny gemensam Måltidsorganisation, Umeå kommun, 2013-09-05. Kommundelarna samordnades med Måltidsservice under 2013. Dessförinnan hade verksamhetschefer och rektorer varit personalansvariga i Hörnefors. I Holmsund/Obbola och Sävar var kost/servicechef utöver måltidsverksamheten även ansvarig för bland annat lokalvård och vaktmästeri. Måltidsservices chef infogade Hörnefors i den nya organisationen, medan de två kostcheferna i Holmsund Obbola och Sävar blev måltidsutvecklare i den nya organisationen, med ansvar för den yttre respektive den inre kvaliteten. Måltidsservices organisation är indelad i tre områden; Syd (med tre enhetschefer), Öst/Väst (fyra enhetschefer) och Norr (fyra enhetschefer). En enhetschef i varje område är utsedd till lagledare och dessa tre bildar ett ledarlag, som har inplanerade träffar i samband med ledningsgruppens möten. Genom omorganisationen har gamla strukturer luckrats upp. Ledningsgruppen, som träffas två gånger i månaden, består av lagledare för de tre köks- och restaurangområdena, ekonom, två måltidsutvecklare samt måltidsservices chef. Utöver ledningsgruppen består Måltidsservice av en dietist som ansvarar för exempelvis säkerhet kring specialkost, utbildning och information. I organisationen finns en kvalitetssäkrare med ansvar för egenkontroller, lokaler, utrustning. Tillsammans med dietisten ansvarar kvalitetssäkraren för exempelvis utbildning i organisationen. Måltidsplaneraren ansvar för arbetet med basmatsedeln, recept, näringsberäkning och deltar i upphandlingsgrupper för att tillse att maten får rätt kvalitet, genomför kvalitetstester av maten osv. I kommunens skolkök finns utbildade kockar som ansvarar för matlagningen. Verksamheter med fler än en kock har även specialkock som ansvarar för tillagning av specialkosten. Stora kök med många medarbetare, har en driftskock, som har det övergripande ansvaret för produktionen och kontakten med de mottagande enheterna. Mottagningsköken har en restaurangföreståndare som ansvarar för det dagliga arbetet. Ekonomibiträden serverar skolrestaurangens gäster, ansvarar för salladerna, disk och städ m.m. 7

2.2 Mål, policys och riktlinjer för kostorganisationen Umeå kommun har antagit fem övergripande mål med tillhörande delmål för Måltidsservice. Att vara en attraktiv arbetsgivare är ett mål och genom att exempelvis ta del av varandras erfarenheter och kunskaper ska Måltidsservice nå målet om ökad produktivitet. Ett annat mål inom är minskad negativ miljöpåverkan där ett av delmålen är att minska matsvinnet i skolrestaurangerna. Med bland annat minskat svinn och ökad ekonomisk medvetenhet uppnår Måltidsservice målet om en ekonomi i balans. Målet om nöjda gäster nås exempelvis genom ökad elevsamverkan och goda hälsosamma måltider i en trivsam miljö. Det finns för närvarande en kostpolicy med strategi och övergripande riktlinjer. Utöver detta finns även kvalitetsdeklarationer. Kommundelarnas, sedan tidigare delvis egna mål, är ganska lika Måltidsservices mål. Olikheter har tidigare funnits i kommundelarnas kostorganisation, men ett måltidskoncept är framtaget för att göra utbud och kvalitet så likvärdigt som möjligt. Fokus för verksamheten ligger nu på att tänka gemensamt, synkronisera målen för hela verksamheten, samt tydliggöra och koppla målen till aktiviteter. I april 2014 kommer måltidsservices chef att lägga fram ett förslag på en kommungemensam kvalitetsdeklaration. Detta dokument ersätter i sådana fall kommunens kostpolicy och de kvalitetsdeklarationer som finns idag. I den nya kvalitetsdeklarationen kommer det att framgå vad måltidsservice står för och vad de ska göra och vad de vill göra framöver. Genom den nya skollagen (2010:800) som började tillämpas den 1 juli 2011, har de obligatoriska skolformerna kompletterats med ett krav på att måltiderna ska vara näringsriktiga. Skollagen innehåller dock ingen precisering av begreppet näringsriktig. Måltidsservice i Umeå kommun utgår därför från Livsmedelsverkets riktlinjer när de fastställer matsedeln. Måltidsservice ser till att välja rätt råvaror genom delaktighet i upphandlingarna. Matens kvalitet är testad och genom insamling av statistik från Umeå kommuns upphandlingsbyrå och från leverantörer, kan måltidsservice se eventuella avvikelser. Det förekommer att verksamheten till exempel inte köper in råvaror från upphandlade leverantörer. Dessa avvikelser kan bero på många variabler och med hjälp av information och förtydliganden av riktlinjer och rutiner kan måltidsservice visa vad som gäller. Kommunens förtroendevalda har ett mål om att Måltidsservice ska införa mer vegetarisk mat vid skolmåltiderna. Idag serveras två rätter till lunch, varav den ena är vegetarisk. Önskemålet är att utbudet en dag i veckan blir helt vegetarisk, med två vegetariska rätter. Arbetet med en helvegetarisk dag påbörjades under 2013 och förberedelserna har bestått i information, samarbete med berörda pilotverksamheter och att ta fram hållbara vegetariska recept som eleverna tycker om. Just nu provar måltidsservice detta koncept på ett antal skolor och förskolor i kommunen. Dessa förberedelser får ta sin tid, planerats att vara inför våren 2015. Vid granskningen framkommer även att måltidsservice startar ett projekt i mars 2014 för att se över rutiner och riktlinjer för pedagogiska luncher som är otydliga och i vissa fall felaktiga. I dagsläget finns många olika varianter med exempelvis månadsavdrag osv. Detta ger problem hos lönesupport som får in ofullständigt, svårtydig underlag till hur och vilka avdrag som ska göras. 8

Måltidsservice ska, med start höstterminen 2014, införa ett ledningssystem. I detta har kvalitetsdeklarationen brutits ner i mål, problembild, lösningar och aktiviteter. Det är ledningsgruppen som arbetar fram detta dokument. Kommentar Måltidsservice möjlighet att uppfylla de övergripande målen om ökad produktivitet, minskad negativ miljöpåverkan och en ekonomi i balans försvåras i olika grad av att det idag inte finns specifika mål för att minska matsvinn, gemensamma sätt att mäta och följa upp hur mycket mat som slängts, eller analysera vad som kan göras för att minska matsvinn. Enheterna och dess föroch grundskolor har kommit olika långt i arbetet med att minska mängden matsvinn, vilket i sin tur påverkar budgetberäkningar och i förlängningen även de tre ovan nämnda målen. 3 Matsvinn Utöver det övergripande målet om minskad negativ miljöpåverkan med delmålet att minska matsvinnet i skolrestaurangerna finns inga specifika mål i kommunen kring matsvinn inom för- och grundskolan. Detta trots att Umeå kommun för länge sedan tog fram ett dokument med verktyg för att mäta svinn. Vissa skolor mäter själva matsvinnet, medan andra inte påbörjat detta arbete, men Måltidsservice kan konstatera att ju äldre eleverna är desto större blir matsvinnet. Gymnasieeleverna tar exempelvis mer mat än vad de äter upp, dels för att maten är god och dels på grund av långa matköer. Måltidsservice är på gång att köpa in vågar för att skolorna ska kunna väga matsvinnet där minskning över tid premieras. Förutom det matsvinn som finns i skolornas restauranger finns även ett kökssvinn, som uppkommer vid tillagning, även om det mesta i kommunens produktionskök beställs färdigskalat. Tidigare kunde produktionsköken endast leverera varm mat, vilket resulterade i att överbliven mat som blev över efter servering kastades. Dessutom bestämde produktionsköket, inte det mottagande köket, mängdvolymerna på det som tillagades och skickades ut till respektive skola. Idag har detta ändrats och nästan alla skolor följer rutiner där mottagaren beställer mängden mat som levereras. Köken räknar tallrikar för att veta antal serverade portioner, underlaget skickas in och måltidsplaneraren sammanställer materialet. Sammanställningen är till viss del underlag för budgetberäkningar. Kommunen har inte något sätt att processa den statistik som samlas in från skolorna. Stress hos kökspersonalen på grund av för långa matköer, kan vara en faktor till att större volymer av mat värms än vad som beräknas gå åt. Idag finns möjlighet att leverera kyld mat från produktionsköken, vilket gör att skolorna kan ta tillvara maten på ett bättre sätt. Men alla mottagningskök kan inte ta emot kyld mat ännu, beroende på exempelvis begränsad utrustning. När det gäller matsvinn, uppger Måltidsservice att det inte finns någon central styrning, ingen bra uppföljning och inget system kring hur matsvinnet ska minskas. Viss del av matavfallet transporteras sedan till biogasanläggningen i Skellefteå medan andra för- och grundskolor inte hunnit införa det systemet ännu, och därför kastar matavfallet i vanliga soporna som brännbart. Enligt Umeå 9

kommuns avfallsplan ska alla enheter införa matavfallshantering och detta införande sker löpande. Det finns variabler som påverkar möjligheten att nå uppsatta mål, såsom miljön i skolrestaurangen. Måltidsservice kan flagga för störande miljö men äger inte ansvaret för lokalerna där maten serveras. Måltidsservices personal ansvarar för matsedel, råvaror och tillagning. För och grundskolans pedagoger styr schemaläggningen kring måltiderna, eftersom skolrestaurangen och dess miljö är varje rektors ansvarsområde. Långa köer och stojig miljö i skolrestaurangerna, som kan vara en indirekt anledning till stort matsvinn, ligger utanför Måltidsservice ansvarsområde. 3.1 Kök- och restaurangområdenas arbete med matsvinn I Umeå kommuns skolrestaurangkök finns idag olika sätt att bedöma hur mycket mat som ska tillagas, transporteras och serveras. Produktionsköken får däremot inte någon information om hur mycket av maten som har kastats och ingen statistik finns samlad centralt hos Måltidsservice. Det är idag upp till varje för- och grundskola att mäta svinn och föra statistik. Måltidsservice har en matsedelsgrupp, där kostekonomen samt driftskockarna från produktionsköken ingår, som utgår från Livsmedelsverkets rekommendationer när matsedelns skapas. Varje tillagningskök kan sedan byta ut recepten, så länge huvudkomponenten fortfarande ingår. Recepten hämtas från Måltidsservices kostprogram, där måltiderna är näringsberäknade och uppfyller Livsmedelsverkets rekommendationer. Måltidskonceptet som Umeå kommun arbetar med innebär att maten ska hålla samma kvalitet och anpassas efter gästerna, oavsett var maten tillagas och serveras. En viss anpassning av maträtterna kan ske exempelvis genom fler salladsval för äldre elever, eller mer finfördelad mat för yngre elever. För att minska mängden matrester pågår diskussioner om hur mycket som ska ställas fram åt gången samt möjlighet att ställa fram mindre formar på slutet av lunchen. 3.1.1 Produktionskök, kök- och restaurangområde Norr Produktionsköket på Hagaskolan producerar cirka 3 300 portioner per dag och har 10.5 årsarbetare, inklusive Hagaskolans restaurangpersonal. För närvarande levereras cirka 1 200 portioner kyld mat och cirka 2 100 portioner varm mat till skolorna i området. Av Umeå kommuns portioneringslista framgår angivna mängder per portion. Produktionsköket räknar om förskolans 0.75-portioner och vuxnas 1.25-portioner till 1.0-portioner, men det finns en oro att portionernas storlek är för väl tilltagna. Produktionsköket har byggt upp ett eget dokumentationssätt där antalet beställda portioner per dag minskas eller ökas utifrån respektive skolas abonnemang. Detta ger produktionsköket kontroll hur mycket de ska leverera till mottagarna. Utifrån en lista framtagen av produktionsköket kan mottagande kök även ange antal vegetariska portioner och därmed också minska antalet portioner av Dagens mat, som är ickevegetarisk. Denna lista ger, precis som 10

abonnemangslistan, information om hur stora volymer produktionsköket ska skicka. Ännu ett dokument för att få en överblick av matåtgång, som har tagits fram av kök- och restaurangområdet, är skolrestauranglistan. Denna innefattar variablerna: mängden huvudrätt, antal ätande, mat som blev kvar i serveringen samt mat från tallrik. Produktionsköket vägde under en period tallriksskrapet och kunde av ett antal stickprov konstatera att fiskdagarna hade det största matsvinnet. Information från skolrestauranglistan används vid skapandet av matsedeln. Produktionsköket får idag inte någon dokumenterad återkoppling från förskolorna om hur mycket mat som kastas, eftersom matrester av hygienskäl inte får återföras till köket för exempelvis vägning eller liknande kontroll. På förskolorna hamnar allt matsvinn tillsammans vilket gör det svårt att mäta mängden tallriksskräp på förskolor inom produktionskökets område idag. Men det är tydligt att för mycket mat levereras till vissa avdelningar. Dialog kring maten på förskolorna sker via föreståndarna och dess kockar. 3.1.2 Produktionskök, kök- och restaurangområde Öst/Väst Produktionsköket på Dragonskolan har 12,75 årsarbetare och producerar cirka 3 000 3 500 portioner per dag. Mat från produktionsköket levereras till åtta mottagningskök, varav fem av dessa är förskolor. Utöver Dragonskolans produktionskök finns tre tillagningskök inom köks- och restaurangområdet. Två av dessa kök servar både för- och grundskola. Från produktionsköket levereras cirka 650 portioner/dag till grundskolor i området, cirka 350 portioner/dag till förskolor medan cirka 2 000 portioner/dag serveras på Dragonskolan. Det finns ingen möjlighet att från produktionsköket leverera kyld mat då detta kök saknar nedkylningsmöjligheter för ett sådant ändamål. Återkoppling sker på olika sätt från områdets skolrestauranger. På Hissjöskolan, som tillagar och serverar mat till både för- och grundskola, får kocken muntlig feedback från elever och lärare. Dragonskolans restaurang får återkoppling genom exempelvis elevråd. Återkopplingen kring maten på Dragonskolan går dock i perioder då elevråden är beroende av engagemang från både rektorer, lärare och elever. Till varje vagn med mat som levereras från produktionsköket medföljer en feedbacklapp. På denna kan för- och grundskolorna skriftligt notera eventuella avvikelser, elevernas matupplevelser om något speciellt dykt upp, kommentarer kring den specifika maträtten osv. Feedbacklapparna tas upp under produktionskökets fredagsmöten och utifrån den informationen kan mängderna justeras. Produktionsköket gjorde för länge sedan en stickprovsmätning av hur mycket mat som slängdes i områdets skolrestauranger. Mätningen är inte ett återkommande inslag och något sådant stickprov har inte gjorts under 2013. Skolan på Rödäng och Hedlundaskolan väger idag den mat som eleverna kastat. Insamlad statistik används lokalt av skolorna för att visa eleverna mängden kastad mat, exempelvis vid elevråd osv. 11

Produktionsköket får idag inte någon information från förskolorna om hur mycket mat som kastats, eftersom mathanteringen ute på respektive avdelning sköts av pedagogerna. Dialog kring maten på förskolorna sker med hjälp av kockar och restaurangföreståndarna som får feedback från pedagogerna. Ingen skriftlig återkoppling eller insamling av data på ett strukturerat sätt sker i dagsläget, förutom feedbacklapparna. På förskolorna finns white boards där personalen fyller i hur många som beräknas äta. Ett sätt att minska matsvinnet vid Dragonskolan är att servera maten i större bleck i början av lunchen, och i slutet av dagen servera maten i mindre bleck, eftersom matbleck som påbörjats måste kastas. På detta sätt kan stora bleck som blir över kylas ner och serveras vid annat tillfälle. Vid Dragonskolan, Hissjö och Tavelsjö finns nedkylningsmöjlighet för rester, men övriga skolor som produktionsköket levererar mat till har inte denna kylmöjlighet. 3.1.3 Förskolor, kök- och restaurangområde Norr Inom Haga- och Ersbodaområdet som tillhör kök- och restaurangområde Norr finns femton förskolor inklusive en förskola i Ersmark, tillhörande Måltidsservice organisation. På de femton förskolorna serveras i snitt cirka 80-100 portioner per dag. Vanligtvis portionerar köken upp all levererad mat till avdelningarna. Vid områdets förskolor sker ingen mätning av mängden mat som kastats och under den tid som förskolornas kök har tillhört Måltidsservice, cirka två år, har inga stickprov gjorts av mängden matsvinn. En svårighet är att förskolorna består av flera avdelningar och de klädombyten som måste ske av hygienskäl gör att kockarna inte äter ute på avdelningarna för att få information om hur maten mottagits, hur mycket som slängts osv. På samtliga femton förskolor i kök- och restaurangområdet finns en anslagstavla, där pedagogerna fyller i hur många barn som kommer till förskolan under veckan. Det finns dock en svårighet med detta system eftersom vårdnadshavarna inte alltid meddelar barnens frånvaro, exempelvis vid lov osv. Vid granskningen framgår att det finns ett samarbete mellan kockarna och pedagogerna på förskolorna kring hur maten mottagits och denna återkoppling sker muntligt och på en del enheter skriftligt. Förskolorna har gjort försök med att dokumentera pedagogernas feedback kring maten, men detta har inte fungerat optimalt. Måltidsservices enhetschef för området deltar på förskolornas möten cirka 1-2 gånger där kocken, förskolechef och en pedagog per av delning träffas. Måltidsservices dietist och kostekonom har deltagit i föräldramöten för att informera om maten, men även belyst matsvinn. Måltidsservice gör stickprov genom att äta i skolrestaurangerna, men ännu inte ute på förskolorna. 12

3.1.4 Mottagningskök, Hedlundaskolan, kök- och restaurangområdet Öst/Väst På Hedlundaskolan F-6, äter elever, pedagoger samt betalande gäster (vikarier, pensionärer). Skolrestaurangen, som tar emot varm mat från Dragonskolans produktionskök, har vägt maten som kastas i ungefär tre år. I början av mätningen slängdes cirka 1-1½ kg mat per dag, men mängden kastad mat har ökat. Nu ligger snittmängden på cirka 4-5 kg mat per dag. Under vecka 6-8, 2014, visar vägningarna att 62 kg mat kastats. Insamlad statistik har inte efterfrågats från centralt håll av Måltidsservice, men används lokalt för att visa eleverna hur mycket mat som kastas. Slängd mat transporteras vidare till biogasanläggningen i Skellefteå. Restaurangföreståndaren estimerar att matsvinnet kan komma att uppgå till cirka 400-500 kg vid terminens slut. Skolrestaurangen har ingen möjlighet att kyla ner överbliven mat, utan den maten kastas. Restaurangföreståndaren har, med Måltidsservice ledning, tagit upp möjligheten att orörda blek som uppfyller lag och kontroller transporteras till exempelvis IOGT. Många nyanlända barn är inte van vid den mat som serveras, vilket kan bidra till mängden matsvinn. Även stressiga luncher kan innebära att många kastar mat. Restaurangföreståndaren ser att de äldre barnen som tar maten själva har svårt att måtta maten på tallriken, trots information om att ta mindre portioner eller ta flera gånger. Skolrestaurangen anser att det ansvar som medföljer de pedagogiska luncherna, har betydelse för mängden matsvinn. Här ser skolrestaurangen en stor förbättringspotential. Den vegetariska dagen, då två vegetariska rätter serveras, har funnits på Hedlundaskolan i cirka ett år. Skolrestaurangen har noterat att endast en rätt går åt, under den vegetariska dagen. 3.1.5 Mottagningskök, Rödängs skola, kök- och restaurangområdet Öst/Väst Rödängs skolrestaurang får varm mat från Dragonskolan efter beställning, men kokar potatis och gör salladerna till buffén. På Rödängs skola äter 98 barn och ca10 vuxna. På skolan finns årskurserna F-3. Skolrestaurangen väger maten en gång i veckan under fem-sex veckor, som en utmaning för eleverna. Tävlingen sker klassvis. Vinnande klass får glasstrutar. Under dagar när matsvinnet vägs upplever skolrestaurangen att mindre volymer mat slängs. De har även noterat att ju äldre eleverna blir, desto mer mat kastar de. Mätningarna visar att matsvinnet är stort främst när sås och gryträtter serveras. Mängden matsvinn varierar, men fisk och potatis genererar cirka 3,5 kg (då är skal från potatis inräknad), soppa: ca 3 kg, potatisbullar och blodpudding. 7 hg, kycklinggryta och ris: 2,6 kg, korv och makaroner: 1 kg. Restaurangföreståndaren uppger att det, förutom matsvinnet, inte blir mycket mat över. Kommentar Vid granskningen framkommer att förskolorna inom samtliga tre granskade områden kan bli bättre på att minska matsvinnet. Eftersom överbliven mat på 13

grund av bland annat hygienskäl inte kommer tillbaka till förskolans kök, är det svårt att se hur mycket som slängs. Det finns ännu inte något gemensamt sätt att mäta och följa upp hur mycket mat som slängts, eller analysera vad som kan göras för att minska matsvinnet och enheterna har kommit olika långt i arbetet med att minska matsvinnet. Det är upp till varje för- och grundskola att mäta svinn och föra statistik. Förbättrade rutiner och tydlig uppföljning är av stor vikt. En möjlighet är att väga matsvinnet, premiera när statistik lämnas in, för att sedan analysera vad som ger matsvinnet dess omfång. Om exempelvis en relativt billig maträtt ändå resulterar i stort matsvinn kanske servering av denna kan motiveras ur en ekonomisk synpunkt. Måltidsservice rekommenderas upprätta specifika mål kring hantering, mätning och uppföljning av matsvinn. Kvalitetsansvariga inom måltidsservice skulle i preventivt syfte kunna genomföra stickprov i den egna verksamheten som ett komplement till de kontroller som görs idag. Utifrån en checklista där ledningsgruppen definierar vad de vill veta om verksamheten skulle de kunna få en indikation på hur verksamheten fungerar. Verksamheten rekommenderas utveckla den skolrestauranglista som produktionsköket på Hagaskolan har utvecklat för att mäta mängden kastat mat, både tallriksskräp och matrester. Utifrån vad som tillagas, levereras, serveras och sedan försvinner i matsvinn, skulle skolrestauranglistan kunna ge värdefull information om mängden mat kastas. Vid granskningen framkom även önskemål om att upprätta en dialog om portioneringslistan, då det finns en oro över att mängden mat som levereras utgår från för stora portioner. Att transportera kastad mat till biogasanläggningen i Skellefteå är en metod att ta hand om slängd mat, men det minskar inte matsvinnet. 4 Umeå kommuns uppföljning av matens kvalitet För att säkra god kvalitet och rätt näringsvärde använder måltidsservice Livsmedelsverkets riktlinjer. Ansvaret med att säkerställa att skolorna följer riktlinjerna avseende god kvalitet och rätt näringsvärde ligger på de elva enhetscheferna. Detta ska säkras via arbetsplatsträffar och i kontakten med driftskockar, som kan informera om vad eleverna tyckte om den mat som serverats. Detta förväntas fungera bättre när organisationen med ledarlagen är implementerad till fullo, då de ansvarar för att kvaliteten upprätthålls. En förbättring kan också ses med hjälp av basmatsedeln som skolorna kan utgå från och välja fler recept utifrån samma råvaror. Arbetet med basmatsedeln har gjorts i samarbetet med kommundelarna. Till denna finns recept framtagna i enlighet med livsmedelsverkets råd om bra mat i förskola och skola. Var femte vecka samlar måltidsservice chef sin ledningsgrupp inklusive dietist, kvalitetssäkrare, måltidsutvecklare, måltidsplanerare och administratör till en kostenhetsdialog, som även utgör arbetsplatsträff. På denna träff informeras om arbetsmiljö, branschfrågor och kommunövergripande information. Deltagarna äter lunch på en utvald skola, som inte alltid blivit förvarnade om besöket. 14

Enhetscheferna åker också ut och testar maten, för en dialog med rektorer, elevråd, elevskyddsombud osv. Fungerar inte riktlinjer och rutiner som förväntat blir det ett ärende för måltidsservices chef genom att representanter för skolorna kontaktar chefen. Enheten Miljö och hälsa vid Umeå kommun kontrollerar matens redlighet och att kvalitet och näringsriktighet stämmer. Måltidsservice utvecklar just nu en funktion där eleverna ska kunna tycka till om maten via en applikation, Umeå appen. Detta då elevenkäter inte ger rätt information om vad eleverna tycker om maten. Vid vissa skolor finns matråd till vilka skolrestaurangens gäster kan framföra sina synpunkter. Andra skolor använder elevråden som forum för detta. Synpunkter som inkommer kan även tas upp vid personalköksmöten med exempelvis produktionskök och bli föremål för en åtgärdsplan, där Måltidsservices personal går igenom vad som kan förbättras. Utöver detta kan Måltidsservice bli kontaktad direkt av gäster som har synpunkter på den mat som serveras. 5 Elevernas upplevelse av matens kvalitet För att stämma av vad eleverna tycker om maten som serveras träffar Måltidsservices chef, måltidsutvecklare, måltidsplanerare, dietist samt för- och grundskolans elevombud. Måltidsservice deltar på skolors elevråd och matråd, samt träffa elevrådsrepresentanter. Måltidsservice finns även med i den årliga elevenkäten som för- och grundskolan ger ut. Alla elever få ta del av enkätresultatet via skolan. Inom Måltidsservice är det enhetschefen som redovisar enhetens resultat till sin personal. Vid en granskning av enkäternas resultat framgår att cirka 80 procent av eleverna i årskurs F-3 tycker att maten smakar gott. Motsvarande för årskurs 4-6 är 43 procent respektive 37 procent för årskurs 7-9. En enkät riktas till elever gymnasieelever där 34 procent ger maten betyget 3. Vidare framgår eleverna tycker bäst om köttfärssås och spagetti samt ugnspannkaka, medan de fyra minst omtyckta rätterna innehåller olika sorters fiskrätter. 15

Vid granskningen har vi även genomfört stickprovsintervjuer med elever på Dragonskolan, för att få en uppfattning om elevernas upplevelse av matens kvalitet. Tjugo slumpvist utvalda elever tillfrågades om rätterna för dagen; potatissoppa, ost, mjukt bröd alternativt grahamsgrynsgröt, äppelmos, mjukt bröd samt ost. Cirka hälften av de tillfrågade gillade maten. Några av de intervjuade ansåg att de inte blev mätta på soppa och framhöll att de köper till exempel paj i cafeterian. Eleverna uppgav att de hellre kommer för sent till lektionen på grund av för långa köer till matsalen, än att lämna mat och gå hungrig. En av eleverna som tillfrågades var positiv till skolmaten, eftersom maträtterna är goda och matsedeln är varierande. Umeå, 22 maj 2014 Helen Sundström Hetta Sarita Nordström 16