Best practice inom privat vård och omsorg 16 maj 2014 Mats Fagerlund Partner Anders Thörnsten Manager 2013 Grant Thornton International Ltd. All rights reserved.
Agenda - Best practice inom privat vård och omsorg Inledning och introduktion Slutsatser från Grant Thorntons intervjustudie Läkarleasing en tillväxtresa i en bransch som ingen vill ha (Thomas Göthlin, VD och ägare)
Bara ett fåtal företag lyckas skapa en uthållig och lönsam tillväxt
DI Gasell åren 2008-12 3500 1000 <10
Sju framgångsfaktorer vi sett Tydlig vision, affärsidé och målbild Skarpt fokus i affärsmodellen Aktivt ledarskap Tydliga roller och ansvar Kommunikation och information Kontroll på riskerna Ordning och reda
Utgångspunkter för intervjustudien och respondenter Legal rapportering Krav på kontroll och uppföljning från huvumän Enhetsredovisning Levereras rätt kvalitet på köpt tjänst Externa rådgivare Finansiellkontroll Kvalitet- & uppföljning Ökade krav på reglering Förvärv- och integration Övertagande av offentlig verksamhet Rekryteringsbehov Attrahera & bibehålla personal Financial due Commercial diligence due diligence Audit Kommunika tion- & media Opinion & politiska risker Förändringar i lagstiftning Vinstfrågor Attityder till arbete och fritid Varumärke Frågor kring driftsformer Ny medialogik
Kommunikation och mediahantering Kommunikation & media
Kommunikation om vinster i välfärden Kommunikation & media Förskjutning i opinionen mot vinster i välfärden 7 av 10 för att stoppa vinstutdelning Partiöverskridande Fler partier antar officiellt mer kritisk inställning till vinster i välfärden Dock starkt stöd för ökad valfrihet för individen Grund för ologisk debatt kring ägar- och driftsformer Ny medialogik ökar riskerna för privata vårdaktörer
3 största utmaningarna Kommunikation & media Kommunikation & media 1. Att inte låta sig påverkas för mycket av den politiska osäkerheten i verksamhetsbeslut 2. Att få alla medarbetare att förstå betydelsen av kommunikation och att den påverkar en helhet 3. Att förbereda personalen på viktiga frågeställningar som kan komma att diskuteras
Hur möter man dessa utmaningar? Kommunikation & media Få nyckelpersoner att förstå betydelsen av kommunikation Öka medvetenheten genom konkreta exempel Enhetlig kommunikation (definiera vilka vi är, vad vi står för, vilka budskap som ska användas och säkerställ att dessa är sanna) Undvik försvarsställning och agera proaktivt Hög närvaro för att öka snabbheten Prioritera journalisternas frågor men se bolaget som en helhet Kombinera uttalande om vinstnivåer med kvalitativ information så att inte debatten om vinster blir för ensidig
Kvalitet och uppföljning Kvalitet & uppföljning Kvalitetsansvarig och organisation Förebyggande kvalitetsarbete riskanalyser avvikelsehantering kontinuerlig utbildning av personal kvalitetsansvarig med en oberoende kvalitetsorganisation kvalitetssystem och uppföljning Internt kvalitetsarbete systematiska förbättringar av ledningssystemet interna revisioner och interna anmärkningar interna mätningar, utvärderingar och uppföljningar Reaktivt kvalitetsarbete anmärkningar (interna, externa, websida etc.) uppföljningar av anmärkningar processer för systematiska förbättringar efter varje anmärkning Externt kvalitetsarbete extern revision av ledningssystem övervaktning och rapportering av/till externa organ t ex socialstyrelsen, kommuner etc. kundutvärderingar Kvalitetsstyrning
3 största utmaningarna inom kvalitet Kvalitet & uppföljning 1. Balansera kraven från myndigheter/beställare etc. med vad organisationen behöver för att leverera god vård 2. Balans mellan behovet av centralstyrning av kvalitetsarbetet och bibehållande av lokal drivkraft 3. Uppföljningssystem som skapar engagemang och bidrar till öppen och tillåtande kultur
Hur möter man dessa utmaningar? Kvalitet & uppföljning Initiativet ska stöttas från ägare och ledning Undvik att styras av lagstiftning eller vad andra anser är viktigt Skapa ett logiskt och lättanvänt system Använd färre men de absolut viktigaste kvalitetsindikatorerna Säkerställ mätbarhet över tid och målsättning Återkoppling på måluppfyllelse till uppdragsgivaren ISO certifiering synliggör processer och rutiner som varje medarbetare kan förbättra (demokratisering)
Hur möter man dessa utmaningar? Kvalitet & uppföljning Skapa en kultur där medarbetare tillåts tänka i termer av förbättringar och vågar göra misstag Vid misstag är fokus på rutiner och processer som brustit och inte på enskilda medarbetare Öka samverkan med uppdragsgivaren för att förtydliga förutsättningar för rätt behandling och ökad tonvikt på kvalitet/investering framför pris
3 största utmaningarna Attrahera och behålla personal Attrahera & bibehålla personal 1. Rekrytera personal med rätt inställning och kompetens 2. Kommunikation internt för att hantera oro bland personalen kring förändringar i verksamheten och ägande 3. Implementera bra rutiner och processer för att skapa trygghet hos personalen
Hur möter man dessa utmaningar? Attrahera & bibehålla personal Kommunikation till personalen Tydlighet med vad ägarna vill åstadkomma Personalen ska vara beredd på förändring Att förändring innebär möjligheter Vid kontinuerlig tillväxt kommer inget att någonsin vara helt "färdigt" fokus på förbättringar Viktigt att personalen känner att ägarna bryr sig om personalen (tydlighet i satsning på personalen år 1)
Hur möter man dessa utmaningar? Attrahera & bibehålla personal Hög närvaro från ägare/ledning Skapa delaktighet Ta itu med medarbetarproblem direkt Prioritera rutiner och processer och gör personalen delaktig Skapa utrymme för samverkan/diskussion Personalen är vårdande till sin natur, vilket ställer krav på lyhördhet för bakomliggande problem.
Finansiell kontroll och styrning Finansiellkontroll In-house Strategier Offertstöd i upphandling Affärsstöd Core Outsourca? Analyser Operativ rapportering Konsolidering och legal rapportering Väsentlig core Budgetering och finansförvaltning Anläggningsregister Lönehantering Outsourca Kostnader Kassa & Bank Icke-core Leverantörsreskontra Kundreskontra
3 största utmaningarna finansiell kontroll Finansiellkontroll 1. En växande verksamhet ställer högre krav på kompetens inom ekonomi & finans 2. Att inte få för stort gap mellan verksamhetens storlek och finansiell styrning och kontroll 3. Kvalitetssäkring av integrationsarbetet (av förvärvade och nyöppnade enheter)
Hur möter man dessa utmaningar Finansiellkontroll Vid nyrekrytering prioritera ekonomer med förmåga att hantera hög förändringstakt Systemstöd som klarar tillväxt Hantera den ökande kravbilden genom utbildningar i dotterbolagen och ekonomipersonal Förankring via ett fåtal ambassadörer Ordning och reda - kritiskt för uppföljning & beslutsfattande Att kunna presentera bolagets finansiell utveckling God kontroll av kassa/likviditet. Förståelse för kassaflödet
Vanligaste svagheterna inom finansiell rapportering och uppföljning Finansiellkontroll Ovana vid månadsvis rapportering Låg kunskap om legala redovisningsregler Låg erfarenhet av prognoser och nyckeltal som styrinstrument Ingen eller låg grad av kontroller Låg dokumentationsgrad leder till högt personberoende och svårighet med byte av personal Avsaknad av plan och låg förberedelse för att växla upp kvalitén på ekonomifunktionen vid stark tillväxt Oklara attestregler
Hur skapas ordning och reda i ett vårdföretag? Finansiellkontroll Val av kollektivavtal (pensionslösningar och försäkringar) Kontroll på kund-, anställnings- och väsentliga leverantörsavtal Kontroll på indexering, ev. tak och löptid i kundavtal, standardtjänst resp. tilläggstjänst Dokumentation av väsentliga rutiner och processer Klassificering/kodning av debiterade tjänster
Hur skapas ordning och reda i ett vårdföretag? Finansiellkontroll Kontroll av arbetade och fakturerade timmar, avtalsefterlevnad och kontroll av frånvaro Arbeta strukturerat och resurseffektivt med schemaläggning, bemanning, jour etc. Kostnadseffektivitet (val av leverantörer och antal) Kontroll på semesterlöneskulden och betald semester Momshantering (interna tjänster, utfasning av momsgrupper, blandad verksamhet, tilläggstjänster)
Fallgropar vid förvärv i vårdsektorn Förvärv och integration Orsaker till misslyckade förvärv i vårdsektorn 1. Överskattad budget/prognos 2. Förändrad konkurrenssituation 3. Förändrade regler/lagar 4. Nya upphandlingar med förändrade villkor 80% 75% 75% 70% 60% 50% 40% 50% 50% 50% 38% 38% 38% 30% 25% 20% 10% 0% Noggrann planering inför förvärv Personalkultur Säkerställa att nyckelpersoner stannar efter förvärv Utvärdering av budget/prognoser Bedömning av väsentliga kund- & leverantörsavtal Bedömning av marknad/konkurrenter Ordning & reda i verksamheten Grundläggande värderingar i verksamheten Grundlig utvärdering av historiska resultat
Framgångsrika företagsförvärv i vårdsektorn Förvärv och integration Hög förståelse om segmentet du förvärvar i Vara förberedd när tillfälle ges Noggrannhet/disciplin i förarbetet och genom processen Få till stånd ett effektivt och bra informationsflöde En dedikerad resurs som håller i samordningen Om befintliga ägare ska arbeta kvar, se till att ha samsyn om närliggande framtid (vem ska göra vad, arbetsinsats, målsättningar etc.) Externa rådgivare bör veta vad ditt företag står för
Hur lyckas man med integrationen? Förvärv och integration Att ha skapat ett "Vi" i organisationen innan förvärv Arbeta med färdiga strukturer (exempelvis checklistor) Att jobba nära revisorerna ger insyn och ökar förståelsen för den förvärvade enheten Hög närvaro (helst på plats, med olika kompetenser) Satsa på nätverks-/kompetensdagar, kommunikationsgrupp Tydliga attest- och VD-instruktioner Tydliga skall-krav som sätter tillräckligt god lägstanivå Se till att det förvärvade bolaget får behålla sin unika affärsplan och affärsidé men får avlastning vid behov
Frågor & funderingar 2013 Grant Thornton International Ltd. All rights reserved.