Granskning av aktiverade utvecklingskostnader inom ITT Genomförd på uppdrag av revisorerna i Region Skåne Oktober 2008
Innehållsförteckning 1 INLEDNING...2 1.1 Bakgrund...2 1.2 Syfte och metod...2 2 FÖREKOMSTEN AV AKTIVERADE UTVECKLINGSKOSTNADER...2 2.1 Profit, Profit CA...3 2.2 TGP Etapp 2...3 2.3 Serverplattform...3 2.4 Gemit II...4 3 RIKTLINJER FÖR REDOVISNING AV IMMATERIELLA TILLGÅNGAR...4 3.1 Lagen om kommunal redovisning...4 3.2 Riktlinjer inom Region Skåne...4 3.3 Beräkning av anskaffningsvärde...4 4 TILLÄMPNING AV RIKTLINJER...5 5 PRÖVNING AV NEDSKRIVNINGSBEHOV...5 6 OMPRÖVNING AV NYTTJANDEPERIOD...5 7 BEDÖMNING...6 8 IAKTTAGELSER OCH REKOMMENDATIONER...6
1 Inledning 1.1 Bakgrund På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har vi granskat aktiverade utvecklingskostnader inom ITT (InformationsTeknikTjänster). ITT levererar IT-infrastrukturtjänster till hela Region Skåne. Utvecklingsarbetet bedrivs i projekt av olika natur. Sedan 2006 har utvecklingskostnader för vissa projekt aktiverats. Det innebär att utgifterna för utvecklingsarbetet, såsom köpta konsulttjänster och internt upparbetad tid, tas upp som en immateriell tillgång i balansräkningen. Under 2007 ökade värdet på immateriella tillgångar med 21 475 tkr. Det bokförda värdet uppgick i bokslutet 2007-12-31 till 27 390 tkr. I samband med granskningen av årsbokslutet 2007 uppmärksammades att värderingen av eget aktiverat arbete kunde vara för högt beräknad. 1.2 Syfte och metod Syftet med denna uppföljande granskning är att granska kalkyler för eget aktiverat arbete, tillämpningen av riktlinjer för när aktivering kan ske samt hur den löpande prövningen av eventuellt nedskrivningsbehov och omprövning av nyttjandeperiod sker. Revisionsmålen kan sammanfattas i följande frågor: Hur sker prissättning av intern tid? Är styrdokumenten tydliga och aktuella? Hur säkerställs att styrdokumenten efterlevs? Hur sker den löpande prövningen av nedskrivningsbehov och nyttjandeperiod? Rapporten innefattar väsentliga iakttagelser och förslag till förbättringar. Granskningen bygger huvudsakligen på intervjuer, genomgång av befintliga styrdokument, såsom riktlinjer, checklistor, mallar, etc samt kalkyler och underlag för bokföringen. 2 Förekomsten av aktiverade utvecklingskostnader Fyra olika projekt har redovisats i räkenskaperna som immateriella tillgångar. Sammanlagt har utvecklingskostnader med 42,3 Mkr aktiverats fram till utgången av augusti 2008. Avskrivningar har skett med 1,5 Mkr. Bokfört värde för immateriella tillgångar uppgår därmed till 40,8 Mkr i delårsbokslutet per 2008-08-31. 2
Nedan redovisas ackumulerade anskaffningsvärden för aktiverade kostnader per projekt under perioden jan 2006 aug 2008 Tkr Aktiverat 2006 Aktiverat 2007 Aktiverat 2008 tom aug Ombokning OH Utgående balans 2008-08-31 Profit 5 916 3 233 2 808-409 11 548 Profit CA 0 969 42 0 1 011 TGP 0 13 063 9 075-2 676 19 462 Serverplattform 0 4 205 3 277-776 6 706 Gemit II 0 0 3 534 0 3 534 Ospec 0 5 0 0 5 Summa 5 916 21 475 18 737-3 861 42 266 2.1 Profit, Profit CA Profit startade i april 2006 och har tagits i bruk från och med 2008. Avskrivning sker på 5 år med början 2008-01-01. Profit CA, som är en del av projektet Profit kommer att tas i bruk senare under 2008. Namnet PROFIT är en förkortning av Processtyrning för IT. Projektets syfte är att samordna och effektivisera Region Skånes IT-verksamhet på ett kontrollerat sätt. Projektet innebär att man arbetar enligt ett ledningssystem ITIL (IT Infrastructure Library). 2.2 TGP Etapp 2 TGP står för Teknisk GrundPlattform och avser utveckling och införande av Region Skånes standardarbetsplatskoncept. Inom regionen finns ca 24 000 datorer där varje sjukhus hanterar sin verksamhets datorer på sitt eget sätt. Projektets övergripande mål är att genom standardisering göra det enklare för användaren, att införa gemensam support och uppnå en enhetligt hantering och gemensam administration inom regionen. Projektet startade 2006 och beräknas vara avslutat under 2009. Den totala investeringen beräknas uppgå till 43 Mkr. 2.3 Serverplattform Projektet avser att utveckla ett regiongemensamt koncept för hur serverhanteringen skall ske. Huvudmålet är att uppnå kostnadsbesparingar samt införa en strategi för långt driven standardisering och högre driftsäkerhet. Projektet beräknas pågå 2007-2008. Den totala investeringen beräknas uppgå till 15 Mkr. 3
2.4 Gemit II Gemit står för Gemensam IT. Gemit-projektet startade hösten 2004 och avser en gemensam IT-plattform för primärvården. Våren 2006 omorganiserades projektet till ett utrullningsprojekt i ITT:s regi Gemit II. Projekt innebär att införa tunna klienter i Primärvården. Projektet kommer att avslutas vid årsskiftet 2008/2009. Den totala investeringen beräknas uppgå till 7 Mkr. 3 Riktlinjer för redovisning av immateriella tillgångar 3.1 Lagen om kommunal redovisning I 6 kap. 2 lagen om kommunal redovisning anges att utgifter för forsknings- och utvecklingsarbeten och liknande arbeten som är av väsentligt värde för verksamheten under kommande år får tas upp som immateriell tillgång. Av lagens förarbeten framgår att denna paragraf ger kommuner och landsting möjlighet att aktivera vissa forsknings- och utvecklingsutgifter. Som exempel på situationer när utgifter för utveckling bör kunna aktiveras nämns utvecklandet av datasystem och andra egna produkter som kan säljas eller på annat sätt leda till intäkter eller kostnadsbesparingar. För att utgifterna skall få aktiveras måste de dock vara av väsentligt värde. I Region Skåne är kravet på väsentligt värde uppfyllt när anskaffningsbeloppet uppgår till minst 1 Mkr och för att redovisas som en tillgång ska nyttjandeperioden överstiga tre år. 3.2 Riktlinjer inom Region Skåne Region Skånes dokumenterade riktlinjer för redovisning av immateriella tillgångar, som fastställdes år 2002, innebär att rekommendation nr 12 från Rådet för kommunal redovisning ska följas. En särskild blankett har tagits fram i syfte att vara ett stöd i prövningen av varje enskilt fall, dels om värdet är väsentligt för organisationen och dels om kriterierna är uppfyllda. Se bilaga 1. Enligt riktlinjerna ska prövningen göras centralt av koncernledning och koncernstab. 3.3 Beräkning av anskaffningsvärde Underlaget för anskaffningsvärdet består dels av externa konsulttjänster dels av beräknade kostnader för eget arbete. Till grund för beräkning av kostnader för eget arbete ligger ITT:s tidsredovisning som tillämpas i samtliga projekt. Systemet som används heter Tid och rapport och är levererat av VM-Data. I anvisningarna, som finns på ITT:s intranät, framgår att det endast är arbetad tid som ska redovisas i tidsredovisningen. Den tid som den anställde är frånvarande av någon anledning; semester, kompledig, sjuk, mm ska inte tas med. När den anställde har redovisat sin tid ska attest ske av närmaste chef. Efterföljande månad sker en omräkning av tid till kostnad som läses in i Ekonomisystemet Raindance. Den kostnad som fördelas ut med hjälp av tidsredovisningen är varje anställds sammanlagda timkostnad per projekt + overheadkostnader. Kostnader för eget arbete som ska tas upp som immateriell tillgång bokförs på konto 10121 exklusive overheadkostnader. I delårsbokslutet 2008-08-31 gjordes en rättelse av felaktigt beräknat eget arbete. Felet bestod i att 3,9 Mkr avseende overheadkostnader ingått i anskaffningsvärdet. 4
Kostnader för eget arbete beräknas enligt modellen: Den enskilde medarbetarens timlön + semesterlön + sociala avgifter 45% x redovisad tid i projektet per månad 4 Tillämpning av riktlinjer Vid granskningen har framkommit att det finns brister när det gäller tillämpning av riktlinjerna, både när det gäller prövning av kriterier för att redovisa immateriell tillgång i balansräkningen och när det gäller tidsredovisningen. Vi har funnit att mallen för prövning av immateriell anläggningstillgång bara har använts för två projekt, TPG och Serverplattform, medan de två övriga projekt som aktiverats inte har någon dokumenterad prövning. Brister i tidsredovisningen har förvaltningen själva uppmärksammat. Bristerna i tidsredovisningen innebär att det förekommer att medarbetare som till 100 % är knutna till projekt redovisar full arbetstid på projekt oavsett om han/hon är närvarande eller ej. För att komma till rätta med bristerna har förvaltningen tillsatt en arbetsgrupp som har till uppgift att se över rutinerna och förbättra redovisningen av tid inom ITT. 5 Prövning av nedskrivningsbehov I lagen om kommunal redovisning anges att om en anläggningstillgång vid räkenskapsårets utgång har ett värde som understiger det redovisade värdet skall tillgången skrivas ned, om värdenedgången kan antas vara bestående. De frågeställningar och bedömningar som gäller när nedskrivning skall ske, när nedskrivningar skall återföras samt hur nedskrivningsbeloppen skall redovisas har inte behandlats av Rådet för kommunal redovisning. Region Skånes egna riktlinjer hänvisar till Redovisningsrådets rekommendation RR 15 som i sin tur hänvisar till RR 17. Någon dokumenterad prövning av nedskrivningsbehov har inte skett för de tillgångar som aktiverats. Det finns heller inga rutiner eller mallar till stöd för att göra en prövning. 6 Omprövning av nyttjandeperiod Nyttjandeperioden för en immateriell tillgång med begränsad nyttjandeperiod skall omprövas i slutet av varje räkenskapsår. Om tillgångens förväntade nyttjandeperiod skiljer sig från tidigare bedömningar, skall avskrivningstiden ändras i enlighet med detta. Region Skåne har en investering, Profit, som är tagen i bruk. Avskrivning har påbörjats från och med januari 2008. Nyttjandeperioden har fastställts till 5 år. Omprövning av nyttjandeperiod blir därmed aktuell som först i kommande årsbokslut. 5
7 Bedömning Vår samlade bedömning efter utförd granskning är att det finns goda förutsättningar att kunna uppnå följsamhet till god redovisningssed när det gäller immateriella tillgångar. Det finns utarbetade riktlinjer och mallar som stöd för när aktivering av utvecklingskostnader kan ske och hur anskaffningsvärdet ska beräknas. En förutsättning för att uppnå följsamhet till god redovisningssed är dock att efterlevnaden kan säkerställas. Vi kan konstatera att det finns en stor förbättringspotential i det arbetet. Vi vill även lyfta fram att det i viss mån finns behov av att utvärdera och uppdatera befintliga rutiner och styrdokument. 8 Iakttagelser och rekommendationer Rådet för kommunal redovisning har omarbetat rekommendation nr 12 och ersatt denna med rekommendation 12:1. Den nya rekommendationen trädde i kraft från och med 2007. Bland annat så görs inte längre någon hänvisning till Redovisningsrådets rekommendation nr 15. Vi rekommenderar att Region Skåne uppdaterar riktlinjerna för redovisning av immateriella tillgångar från 2002 så att de överensstämmer med gällande rekommendation från Rådet för kommunal redovisning. Prövning av om en utgift är en immateriell anläggningstillgång dokumenteras inte i varje enskilt fall såsom riktlinjerna anger. Vi rekommenderar att rutinerna för dokumenterad prövning ses över och att efterlevnaden säkerställs. Brister i tidsredovisningen kan innebära att verklig arbetad tid är färre timmar än vad som redovisats. Anskaffningsvärdet på immateriella tillgångar kan därmed vara för högt beräknat. Vi rekommenderar att riktlinjerna för tidsredovisningen görs tydliga och blir kända i organisationen samt att efterlevnaden följs upp. Någon dokumenterad prövning av värdet på de immateriella tillgångarna för att fastställa om det föreligger nedskrivningsbehov finns inte. Vi rekommenderar att rutiner för löpande prövning av eventuellt nedskrivningsbehov utarbetas och ingår i riktlinjerna för redovisning av immateriella tillgångar. Kristianstad den 29 oktober 2008 Kerstin Sikander Certifierad revisor 6