Stiftelsen Lycée Français Saint Louis de Stockholm registreringsnummer 9020041852 Närvarande : Protokoll från styrelsmötet den 30 mars 2015 Protokoll från möte No 2014/2015-5 Stockholm den 30 mars 2015, från 17.30 till 21.50, sal 210 på LFSL Mr. L. Grundberg, Mme S. Maraux, Mr. L. Clavel, Mme A. Lebas, Mme M. Goubaud, Mr. T. Loyau-Kahn, Mme Hind Bernard, Mr. P. Cailluet, Mr. B. Montoriol, Mme F. Guionneau, Mme E. Rodriguez, Mme N. Lillo, Mme V. Hansson. Frånvarande : Mr. Lucen Herly och Mme Beata Gianelli, externa medlemmar. Då Mr. Lars Grundberg måste lämna mötet kl.18.00, föreslår närvarande medlemmar, Mr. L Grundberg, Mme M. Goubaud, Mr. T. Loyau-Kahn, Mme Hind Bernard, Mr. B. Montoriol, Mr. P. Cailluet et Mme F. Guionneau att Mr. Philippe Cailluet ska vara ordförande detta möte. Denna accepterar uppdraget. 1. Mötets öppnande Mötets ordförande, Mr Philippe Cailluet, förklarar mötet öppnat kl. 17.45. 2. Val av mötessekreterare Styrelsen väljer Mme F. Guionneau som mötessekreterare. 3. Kallelse och deltagarlista 3.1 Närvarande ordinarie medlemmar: Laurent Clavel, Kultur- och vetenskapsråd vid Franska Ambassaden Amandine Lebas, Fransk konsul Sophie Maraux, Rektor Påminnelse : sedan maj 2013 har dessa medlemmar inte rösträtt (Se protokoll från 31 maj 2013). Lars Grundberg, styrelsens ordförande, extern medlem Malin Goubaud, föräldrarepresentant Thomas Loyau-kahn, föräldrarepresentant Hind Bernhard, föräldrarepresentant Bertrand Montoriol, personalrepresentant Philippe Cailluet, personalrepresentant Françoise Guionneau, personalrepresentant
3.2 Frånvarande ordinarie medlemmar: Lucien Herly, extern medlem Beata Gianelli, extern medlem 3.3 Personer med konsultativ roll : Elsa Rodriguez, Biträdande rektor låg- och mellanstadium, LFSL Nina Lillo, Förskolechef Valérie Hansson, Ekonomi- och administrationschef 4 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes med tillägg under övriga frågor, punkt 15 enligt följande : - Analys av tjänsten elevassistent. - Problem med datasystemet - Skriva om kontrakt från tidsbegränsad anställning till tillsvidareanställning - Träningskort till personalen 5 Godkännande av styrelseprotokollet från 16 februari 2015 Protokollet från 16 februari 2015 godkänns. 6 Administration : godkännande av betalning av skatter och moms Allt är betalt. 7 Fritids För att kunna göra en besiktning av de arbeten som beställdes av den förra styrelsen under ett möte som ägde rum 28 augusti 2014, ska M. Goubaud och V. Hansson träffa den advokat som har ansvar för detta uppdrag, på Holmgrenhansson Advokatbyrå AB, den 17 april 2015. 8 Stadgarna och kammarkollegiet Ordföranden Lars Grundberg informerar att ett svar från Kammarkollegiet, på det brev som skickades den 13 mars 2015 av honom själv och Mme S. Maraux med ansökan om att få igenom de förändringar i stadgarna som det fattades beslut om under styrelsemötet den 16 februari 2015, inkom den 20 mars 2015. I sitt svar ifrågasätter Kammarkollegiet redigeringen i paragraferna 4, 5 och 11 vilka bör respektera gällande svensk lagstiftning för stiftelser. Kammarkollegiet föreslår en möjlig redigering av paragraferna så att de når samstämmighet med svensk lagstiftning. Paragraf 4 Sålunda, i paragraf 4, avslås uttrycket adjungera, vilket är den gängse översättningen av det franska uttrycket coopté, p.g.a. att adjungerade medlemmar inte har någon rösträtt, enligt den svenska betydelsen. Kammarkollegiet föreslår istället utse, vilket är en alternativ översättning av coopté. Observation: Detta accepteras av styrelsens medlemmar.
Kammarkollegiet accepterar inte heller tillägget av termen AEFE i paragraf 4 då den inte fanns med i de ursprungliga stadgarna. Observation: Frågan är alltså om utelämnandet av begreppet AEFE medför att den obligatoriska närvaron av Kultur- och vetenskapsrådet vid Franska Ambassaden, Konsuln och Rektorn inte kan bibehållas, eftersom denna del av stadgarna är inte förhandlingsbar för styrelsemedlemmarna. Paragraf 11 Kammarkollegiet accepterar inte den nya paragraf 11 då den skulle utgöra ett icke acceptabelt tillägg till stadgarna. Kammarkollegiet föreslår emellertid en inkludering av den önskade kvalificerade majoriteten i paragraf 5. Paragraf 11 skulle då ingå i paragraf 5. Observation: Detta accepteras av styrelsens medlemmar. Med anledning av nödvändigheten av ett snabbt svar till Kammarkollegiet genomförs en omröstning. Beslut 8: Termen AEFE ska förekomma i det interna reglementet. L. Grundberg föreslår att stadgekomissionen träffas för att revidera Uppförandekoden, vilken är styrelsens interna reglemente. 9 Möte med SISAB 16 mars 2015 och LFSL:s framtid Ett möte ägde rum 16 mars 2015. Närvarande från LFSL var S. Maraux, V. Hansson, S. Vuille-dit-Bille, H. Bernhard et T. Loyau-Kahn. Anne Söderman och Lars Sandström representerade SISAB. T. Loyau-Kahn presenterar LFSL:s situation: Avsaknad av utrymme då stiftelsen måste möta Skolverkets krav gällande förskolan samt nödvändigheten att ha en större kapacitet i l acceuil (mottagandet av barn på morgonen, före skolstart) och som tillåter 90 barn i förskolan och 3 klasser per nivå i grundskolan. SISAB medger att processen är långsam p.g.a. kommunens nyväckta intresse för byggandet av matsalen. Kommunen önskar nu delta i detta projekt för att få tillgång till skolbespisning och matsal.. Projektet på tre våningar är idag nedlagt. Endast en byggnad på två våningar är möjlig: idrottshall/skolmatsal, den senare till vilken Stockholms kommun kommer att förena sig. Ytterligare en undersökning efter yta är fullt möjlig och kommer att diskuteras inom kort, förmodligen under mötet den 15 april 2015. Det är fortfarande möjligt att förutsätta att invigningen av de nya lokalerna ska kunna ske i januari 2017, även om anökan om byggtillstånd kan bli lång.
Styrelsen bör alltså snabbt beställa en studie av SISAB för att kunna få ett kostnadsförslag i september 2015. Detta ska inkludera de allmänna ritningarna, produktionskostnad, påverkan på hyran, andra möjliga finansieringar. Ytterligare två kostnader ska inkluderas: 1) Den förutnämnda studien har också en kostnad 2) Användandet av skolmatsalen: två typer av nyttjanden är möjliga men med vitt skilda kostnader. Vi behöver sålunda besluta om vi vill ta in färdiglagad mat som vi gör idag, eller om måltiderna ska tillagas på plats. En fråga kommer att lyftas den 15 april 2015, i samband med de arkitektanbud som SISAB ska ta in inför dylika projekt. En tidsplan upprättas: 15 april 2015: nytt möte med SISAB September 2015: SISAB presenterar sin studie för styrelsen Januari/februari 2016: erhållande av byggtillstånd Januari 2017: invigning av byggnaden matsal/idrottshall 10 Förskola: kartläggning Det har ännu inte kommit någon rapport från UF. Däremot är ett möte inbokat till den 22 april kl.15.00. Styrelsemedlemmarna rekommenderar att man gör en dagordning till detta möte, som anses vara mycket viktigt. Styrelsen informeras också om att samtliga diplomatbarn utanför EU bör betala terminsavgifter utifrån en högre bas än andra elever. Mme Elsa Rodgriguez berättar att Skolinspektionen har godkänt urvalskriterierna med tillägget av punkt 3 för elever som kommer från Förskola LFSL. Sålunda kommer elever från Förskola LFSL få ett företräde framför elever från det svenska systemet. Men det är viktigt att notera att även om dessa elever går före de som kommer från det svenska systemet, är det det gällande inskrivningsförfarandet till CP som fortsatt kommer att vara det avgörande för en slutgiltig inskrivning. 11 Utnämning av den nya rektorn på LFSL Mme S. Maraux annonserar att hennes efterträdare, Mr. Laurent Cantuel, för närvarande biträdande rektor på Lycée Louis le Grand de Paris, kommer att besöka oss den 4 maj 2015, därför beslutar styrelsemedlemmarna att hålla ett styrelsemöte samma dag. Hon delger oss också sin utnämning som rektor på Lycée Simone Veil de Valbonne, på Rivieran. 12 Ekonomisk reglering för familjerna De utestående fordringarna är många, vilket slår på en del av Stiftelsen LFSL:s finanser. Mme S. Maraux har bett Mme Rebecca Lemberger att kontakta Skolinspektionen för att ta reda på
om det är möjligt att fatta beslut om att inte låta elever vars föräldrar inte betalar terminsavgifterna, fortsätta gå i skolan. I och med detta har Mme S. Maraux redigerat det bifogade dokumentet, se annex no :1. 13 Delegation från AEFE i juni En delegation från AEFE kommer till Stockholm 4-5 juni och har bett om att få träffa styrelsemedlemmarna. Det har därför lagts in ett extra möte den 4 juni, vilket inte kommer att sammanfalla med ett ordinarie möte. 14 Hantering av bidrag Mme V. Hansson berättar att bidragen för mars och oktober 2015 ligger över det som budgeterats. Detta bidrar till att minska förlusten som konstaterades i oktober 2014. Barn till diplomater utanför EU som är elever på LFSL, kommer framgent att erhålla samma bidrag av kommunen som de andra eleverna. Detta innebär att föräldrarna ska betala samma skolavgifter som de andra. Trots att detta är en god nyhet, visar det sig att det är svårt med hanteringen av bidragen p.g.a. att kommunerna borde ha informerat skolan om det nya förhållningssättet så att ekonomiavdelningen hade kunnat ansöka om dessa bidrag och inte ha tagit ut inadekvata skolavgifter. 15 Övriga frågor 15.1: Elevassistent Jonas Dahlström, specialpedagog, önskar mer hjälp till eleverna med svårigheter. Han föreslår att man skapar tjänsten elevassistent på heltid. Styrelsemedlemmarna ber om Mme S. Maraux, rektor, åsikt, som anser att den lärare som idag assisterar eleverna 20 timmar/vecka skulle kunna gå upp till 28 timmar/vecka, till vilka man lägger till de 13 timmar som det beslutats om under ett tidigare styrelsemöte (se protokoll från 19 januari 2015; punkt 15). Det skulle då röra sig om en tillsvidareanställning på heltid. Ett löneerbjudande kommer att läggas fram till kandidaten av S. Maraux. Ett principbeslut röstas fram av samtliga styrelsemedlemmar: 7/7. 15.2: Datasystemet Personalrepresententatnerna berättar om flera problem som användarna stöter på, vissa av dem kan inte arbeta mer när datasystemet inte längre svarar. Dysfunktioner i säkerheten nämns också av de som använder datasystemet på LFSL. V. Hansson ombeds utvärdera den totala kostnaden för datasystemet kostar, beaktandes att varje avbruten/misslyckad manöver har en kostnad.
Tre omedelbara åtgärder ska utföras: - Kontroll av åtkomst c/o Microsoft - Hantering av rättigheterna till mapparna - Utlokalisering av mapparna c/o Microsoft Dessa beslut är enhälliga: 7/7. 15.3: Omskrivning av kontrakt från tidsbegränsad anställning till tillsvidareanställning Ett dokument ska publiceras och tillhandahållas styrelsen på förslag från B. Montoriol som kommer att arbeta fram detta med Mme S. Maraux. 15.4: Träningskort till personalen Så till goda nyheter, det beslutas enhälligt att åter ge personalen ett finansiellt stöd av ett träningskort, under följande premisser: - Valet av träningsklubb tillfaller personalen - LFSL bidrar med 2000kr till ett träningskort. Kostnader över denna summa betalas av personalen. 16 Mötet avslutas Mötesordförande, Philippe Cailluet, förklarade mötet avslutat kl. 21.50. 17 Nästa möte Måndag 4 maj 2015 kl. 17.30 i sal 210. Philippe Cailluet Sophie Maraux Françoise Guionneau Mötesordförande Rektor Mötessekreterare