Stiftelsen Lycée Français Saint Louis de Stockholm registreringsnummer Protokoll från styrelsmötet den19 januari 2015

Transkript

1 Stiftelsen Lycée Français Saint Louis de Stockholm registreringsnummer Närvarande : Protokoll från styrelsmötet den19 januari 2015 Protokoll från möte No 2014/ Stockholm den 19 januari 2015, från till 22.25, sal 210 på LFSL Mme S. Maraux, Mr. L. Clavel, Mme A. Lebas, Mme M. Goubaud, Mr. T. Loyau-Kahn, Mr. Håkan Jerlström, Mr. B. Montoriol, Mr. P. Cailluet, Mme F. Guionneau, Mme E. Rodriguez, Mme N. Lillo, Mme V. Hansson. Frånvarande : Mr. L Grundberg, Ordförande, Mme H. Bernhard. Då Mr. Lars Grundberg är frånvarande, föreslår Mme M. Goubaud, Mr. T. Loyau-Kahn, Mr. B. Montoriol, Mr. P. Cailluet et Mme F. Guionneau att Mr. Thomas Loyau-Kahn ska vara ordförande detta möte. Denna accepterar uppdraget. 1. Mötets öppnande Mötets ordförande, Mr. T. Loyau-Kahn, förklarar mötet öppnat kl Val av mötessekreterare Styrelsen väljer Mme F. Guionneau som mötessekreterare. 3. Kallelse och deltagarlista 3.1 Närvarande ordinarie medlemmar: Laurent Clavel, Kultur- och vetenskapsråd vid Franska Ambassaden Amandine Lebas, Fransk konsul Sophie Maraux, Rektor Påminnelse : sedan maj 2013 har dessa medlemmar inte rösträtt (Se protokoll från 31 maj 2013). Malin Goubaud, föräldrarepresentant Thomas Loyau-kahn, föräldrarepresentant

2 Håkan Jerlström, suppleant för föräldrarepresentant Philippe Cailluet, personalrepresentant Bertrand Montoriol, personalrepresentant Françoise Guionneau, personalrepresentant 3.2 Frånvarande ordinarie medlemmar: Lars Grundberg, Styrelseordförande, extern medlem Hind Bernhard, föräldrarepresentant, tillfälligt ersatt av suppleanten Håkan Jerlström Clara Tronêt-Guillon, extern medlem, har avgått från styrelsen (7 december 2014) Caroline Devaux-Scaramoni, extern medlem, har avgått från (12 janvier 2015) 3.3 Personer med konsultativ roll : Elsa Rodriguez, Biträdande rektor låg- och mellanstadium, LFSL Nina Lillo, Förskolechef Valérie Hansson, Ekonomi- och administrationschef 4 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes med med tillägg på punkt 17 (övriga frågor) enligt följande : - Upplägg för godkännande av dagordning och protokoll före offentliggörandet. - Administrationen : inkassering av skulder - Skriva om ett kontrakt från tidsbegränsad anställning till tillsvidareanställning - Göra om en tjänst från résident till lokalanställning. - Skolresor och Skolverkets ställning i fråga om dessa. - IT-säkerhet 5 Godkännande av styrelseprotokollet från 9 december 2014 Protokollet från 9 december 2014 godkänns, men måste signeras av styrelseordföranden, Mr. Lars Grundberg. 6 Administration : godkännande av betalning av skatter och moms

3 Allt är betalt. Dock begick revisorfirman, Ernst & young, ett allvarligt fel i skattedeklarationen rörande pensioner och preliminära skatter Malin Goubaud ska be om gottgörelse. Firman skulle t.ex. kunna sänka räkningen. 7 Förskola/Maternelle Nina Lillo, Förskolechef, och Malin Goubaud, styrelsens representant för förskolan gentemot de svenska myndigheterna (Utbildningsförvaltningen, kallad UF), går igenom rapporten från inspektionen som ägde rum 10, 12 november samt 3 december 2014, tillika Förskolans svar på de 13 ålägganden som denna innehåller. Ålägganden 1 och 13 berör lokalerna som fortsatt är otillräckliga för de 73 elever som finns på förskolan idag. Stiftelsen har förklarat att en byggnad ska byggas på skolgården och att ett av våningsplanen är reserverat för förskolan. UF kräver att få se planerna tillsammans med tillhörande dokument. Det visar sig att projektet har komplicerats med tiden p.g.a. följande: - Skolan har anhållit om ett möte med SISAB, men svar kom endast efter en längre tid. - Projektet med en byggnad som skulle rymma förskola, gymnastiksal, och matsal har komplicerats då kommunen idag vill vara en del av matsalsprojektet för Essingeskolans del, vilket tidigare inte har intresserat dem. - Det finns också tveksamheter kring byggnadens tre våningar då det är möjligt att det nu bara är fråga om en byggnad på två våningar, vilket endast skulle tillåta följande två valmöjligheter: matsal och gymnastiksal ELLER matsal och förskola. - Datumen för byggstart och byggslut har även de ifrågasatts. Från början skulle planeringen göras under 2014; godkännande från alla parter under 2015; byggstart 2016 och överlämning av nycklar T. Loyau-Khan ber Sophie Maraux att hitta all information som finns rörande förhandlingarna med SISAB och alla tillhörande dokument för att kunna sätta samman en komplett akt samt skicka de efterfrågade dokumenten till UF. Åläggande 5 berör förskolans undervisande personal, vilka inte är tillräckligt många, och inte har tillräcklig utbildning. Nina Lillo förklarar att en legitimerad lärares lön bör vara mer attraktiv än den Stiftelsen erbjuder. Detsamma gäller arbetsvillkoren, bl.a. gällande semestern. Elsa Rodriguez berättar att de svenska myndigheterna vill ha mer av det svenska språket, men att vi också behöver mer franska för att barnen ska kunna börja på LFLS:s lågstadium utan stress. En tydlig fråga uppstår hos styrelsemedlemmarna: Vi vet vad vi vill och hur vi vill göra det, men är det möjligt inom ramen för det som UF kräver? Åläggande 9 och 11 förklarar nödvändigheten av en professionell fortbildning för att kunna säkerställa löpande uppdatering av Förskolan gentemot den svenska läroplanen. Denna fortbildning bör också möjliggöra en dokumentation av barnens språkutveckling samt kvaliten på stimulansen av det svenska språket.

4 För detta ändamål frågar Nina Lillo styrelsen om tillstånd att stänga igen under två skoldagar. Dessa två dagar skulle då vara utan barn så att man kan bjuda in en specialist på den svenska läroplanen. Fortbildningen skulle äga rum 16 februari och 30 april Kostnaden skulle vara kr per dag, d.v.s kr totalt och tas från Förskolans budgetpost fortbildning. Nina Lillo ska försöka förhandla fram ett bättre pris. Fem beslut rörande Förskolan fattas : Beslut 7.1 : Svar till ålaäggande 9 rörande förskolepersonalens fortbildning. Tillåts förskolans att stänga för personalfortbildning, 16 februari samt 30 april?. Beslut 7.2 : Godkänns den professionella fortbildningens genomförande 16 februari samt 30 april, och dess kostnad? Décision 7.3 : Utkastet till det övergripande svaret till UF ska skickas till styrelsemedlammarna för godkännande, sedan ska det slutgiltiliga dokumentet signeras av Malin Goubaud och Françoise Guionneau, båda tillhörande «Maternelle»- kommissionen. Medlemmarna måste ge sitt godkännande inom 24 timmar, då UF :s tidsgräns är mycket brådskande. Décision 7. 4 : Malin Goubaud, styrelsens representant för förskolan, kan hon signera Förskolechefens semester? Det beslutas att det ska bes om tillstånd för detta hos styrelsens ordförande, medlemmarna är för detta. Décision 7.5 : Utifrån ett önskmål från Laurent Clavel - kommer en övergripande reflektion som inbegriper de ekonomiska aspekterna att behandlas i diskussionerna kring Förskolans framtid?

5 Skolan har bett om ett möte med UF. Delegationen består av Nina Lillo, Malin Goubaud och Håkan Jerlström, denne sistnämnde såsom vittne till de förhandlingar som har gjort tidigare. 8 Införande av suppelanter i maillistan Omröstning : JA: 3 NEJ: 2 Nedlagda röster : 1 Inget beslut fattas och frågan bordlägges. Håkan Jerlströms argument : Införandet är viktigt för att suppleanten effektivt ska kunna sätta sig in i möten där hen ska vara supplenant. Argument från de som röstade NEJ : Erfarenheten har visat att detta inte är nödvändigt då ersättningarna är enstaka och suppleanten därmed kan informeras inför varje enskilt tillfälle om punkterna på dagordningen, av den person som den ska vara suppleant för. 9 Skapande av posten skattmästare för styrelsen I avsaknad av kandidater, bordlägges denna fråga till ett senare styrelsemöte. Valérie Hansson får i uppdrag att faställa vad vi förväntar oss av en skattmästare. Inget beslut fattas och frågan bordlägges. 10 Skapande av en kommitté för rekrytering av externa personer Styrelsen söker alltjämt en extern medlem och yrkar på en rekryteringspool. Bertrand Montoriol föreslår Handelskammaren och före detta Lycéeelever. Styrelsemedlemmarna beslutar att skapa en sådan kommitté, som kan, men inte behöver vara extern från styrelsen. Tre personer skulle kunna ingå, varav en med ständig rätt att ingå i styrelsen i.o.m. sitt uppdrag som Kultur- och vetenskapsråd vid Franska Ambassaden. Två beslut fattas. Beslut 10.1 : Behöver vi skapa en kommitté för rekrytering av externa personer, vars funktion skulle vara att föreslå dessa för styrelsen, vid val av externa medlemmar? Décision 10.2 : Ska Kultur- och vetenskapsrådet vid Franska Ambassaden vara en av medlemmarna i denna kommission?

6 11 Organisation och bevarande av Stiftelsens arkiv I avsaknad av arkiv, beslutas det om att bygga upp sådana. Dessa ska finnas på Lfsl (annexet och huvudbyggnaden) samt på Franska Konsulatet. För att få ett mer permanent bevarande föreslår F. Guionneau att Stiftelens arkiv ska skickas till La Courneuve och ingå i ambassadens och konsulatets övriga arkiv. Två beslut fattas : Beslut 11.1 : Bör vi bygga upp Stiftelsens arkiv och förvara dem på LFSL (annexet - huvudbyggnaden) samt på Franska Konsulatet? Décision 11.2 : Kan vi utnämna Françoise Guionneau till arkivarie med uppdraget att bygga upp, organisera och katalogisera stiftelsens arkiv? 12 Fritids Enligt ett beslut som fattades av styrelsen den 27 augusti 2014 inleddes en undersökning av möjligheten att integrera Fritids i Stiftelsen av advokatbyrån «Holmgrenhansson». Ett kostnadsförslag på en summa av kr inklusive moms godkändes av styrelsen. 50% av kostnaden skulle betalas av stiftelsen, och den resterande summan av Fritids. Då den sittande styrelsen inte har varit informerad om detta ber ordföranden styrelsemedlemmarna att stoppa processen för att få tid att tänka igenom vilken ställning som ska tas i frågan. Beslut12.1 : Bör vi dra tillbaka beställningen? Valérie Hansson ombes kontrollera om en bon de commande har upprättats och om det finns fakturor. Hon ombes också kontakta firman «Holmgrenhansson» för att dra tillbaka beställningen fram till nya direktiv ges. 13 Arbete utfört av «kommissionen för stadgar och uppförandekod»

7 Förändringarnan i Stiftelsens stadgar är redan uppmärksammade och ska diskuteras av medlemmarna i «kommissionen för stadgar och uppförandekod» fredagen den 23 januari Det slutgiltiga dokumentet kommer att presenteras för styrelsemedlemmarna för godkännande under nästkommande möte. Lars Grundberg har fått ett nytt slutdatum för inlämnandet av de nya förändringarna i Kammarkollegiet. Tidsgränsen är nu 31 mars Arbetet med att aktualisera «uppförandekoden» ska snart inledas. 14 Byte av revisorfirma Till följd av ett flertal misstag begångna av de anställda på revisorfirman E&Y, föreslår, Sophie Maraux, rektor, ett byte, trots att Stiftelsen har arbetat med firman i väldigt många år (1973). Valérie Hansson, Ekonomi- och administrationschef, håller med henne. Medlemmarna ber Valérie Hansson att upprätta en lista med möjliga firmor. Beslut 14.1 : Ska frågan tas upp på ett kommande styrelsemöte med utgångspunkt i förberedd lista? 15 Rekrytering av en halvtidstjänst på Administrationsavdelningen Valérie Hansson ber om att ett kontrakt ska skrivas om från tidsbegränsad anställning till tillsvidareanställning för en av de anställda på administrationsavdelningen. Omröstning : JA : 4 NEJ : 1 NEDLAGDA RÖSTER : 1 P.g.a. ett problem med proceduren kommer denna punkt att tas upp i ett särskilt protokoll. Décision 15.2 : Ska vi göra en kartläggning för att undersöka möjligheterna att fastställa Stiftelsens lönepolitik? 16 Godkännande av kostnadsförslag för att införa elektroniska omröstningar Sophie Maraux föreslår att elektroniska omröstningar för val till Conseil d école, Conseil d Etablissement samt för val av föräldrarepresentantater till styrelsen ska införas, till en kostnad av 1500 euros exklusive moms.

8 Syftet är att förenkla valen genom att göra omröstningen mer smidig, lättläst och demokratisk. Det skulle även behöva göras en ekonomisk beräkning, för att se om vinsterna i kvalitet och tid kompenserar den ekonomiska kostnaden. P.g.a. tidsbrist bordlägges frågan till ett kommande styrelsemöte. 17 Övriga frågor Styrelsens ställningstagande gällande godkännande av dagordning och protokoll: Eftersom dagordningen ska skickas till föräldrar och personal åtta dagar före mötet, beslutas följande: Beslut 17.1 : Utkastet till dagordningen ska godkännas inom 48 timmar efter att den har skickats ut till styrelsemedlemmarna. Den som inte svarar accepterar innehållet. Eftersom protokollen ska skickas till föräldrar och personal så snart som möjligt, beslutas följande: Beslut 17.2 : Utkastet till protokollet ska skickas till styrelsemedlemmarna inom sju dagar. All korrigering ska ske inom de följande fem dagarna. Den som inte svarar inom tidsbegränsingen accepterar innehållet. Indrivningsföretag : en elevs förälder är skyldig Stiftelsen kronor. För att verkställa indrivningen behövs två signaturer, desssvärre är ordföranden frånvarande. Följande rekommenderas: Skanna och skicka dokumentet till ordföranden för påskrift som skickar tillbaka det signerade dokumentet via internet. ELLER Dokumentet signeras av alla styrelesemedelmmarna. Skriva om ett kontrakt från tidsbegränsad anställning till tillsvidareanställning En anställd som anlände till skolan för nio månader sedan önskar få sitt kontrakt omskrivet från en tidsbegränsad anställning till en visstidsanställning. Den allmänna regeln att skriva om kontrakt är efter två år. Beslut 17.3 : Kan vi godkänna denna omskrivning av kontrakt?

9 NEJ : 6/6 Begäran avslås. Göra om en tjänst från Résident till lokalanställning. Denna förändring skulle innebära en ökad kostnad för Stiftelsen. Två beslut fattas i frågan: Beslut 17.4: Ska vi rösta ikväll i frågan? JA : 5 NEJ : 1 Beslut 17.5 : Ska vi göra om den här tjänsten från Résident till en lokalanställning? NEJ : 5 NEDLAGDA RÖSTER : 1 Begäran avslås. Om personen hittar nya argument har hen rätt att åter ta upp sin förfrågan och ansöka om en lokalanställning när en tredje CP-klass öppnas. Skolresor och Skolverkets skriftliga ställningstagande Ett skriftligt ställningstagande från Skolverket tillåter skolor att be föräldrar om ett ekonomiskt bidrag, för specifika aktiviteter, under villkoret att det är en frivillig gåva och att den insamlade summan kommer alla deltagande elever tillgodo. Rebecca Lemberger, Svensk biträdande rektor, kontrollerade med Skolverket att detta var korrekt, vilket hon fick bekräftat. Beslut 17.3 : Kan vi i praktiken omsätta detta ställningstagande för LFSL:s skolresor, med villkoret att godkännandet av beslutet inte går emot den svenska skollagen? Malin Goubaud, jurist och styrelsemedlem tar på sig att kontrollera detta. 18 Nästa möte Nästa styrelsemöte kommer att äga rum den 16 februari 2015, kl i sal 201 på LFSL. 19 Mötet avslutas Mötet avslutades kl

10 Bordlagda punkter, p.g.a. tidsbrist : IT-säkerhet Thomas Loyau-Kahn Sophie Maraux Françoise Guionneau Mötesordförande Rektor Mötessekreterare