Omvärlden påverkar oss

Gemensam IT-plattform GIP i Svenska kyrkan 1 Gemensam IT Plattform Omvärlden påverkar oss Förändrade levnadsvanor och värden Globala förändringar Nya arenor öppnas för kyrkosamfund och frivilligsektor Ekonomiska förändringar Svenska kyrkan Religiös förändring Ett förändrat mediaoch kommunikationslandskap Demografiska förändringar Inomkyrklig samverkan Förändrad konkurrenssituation Förändrat kunskapsläge om religion och kyrka Förändring av samhällets offentliga åtaganden 2 Gemensam IT Plattform

Svenska kyrkans ekonomi - totalt Miljarder kronor 2010 2009 Förändr Intäkter Församlingar 18,2 17,4 0,8 Stift 0,9 0,9 0,0 Nationell 1,7 2,0-0,3 Internt -0,5-0,3-0,2 Summa 20,3 20,0 0,3 Årets resultat Församlingar 1,2 1,1 Stift 0,1 0,0 Nationell 0,3 0,6 Summa 1,6 1,7-0,1 Totala tillgångar 37,7 35,8 2,2 Eget kapital 30,2 28,6 1,6 3 Gemensam IT Plattform 250 Årets resultat församlingar Strängnäs stift Kronor per tillhörig 200 150 100 50 Riket Strängnäs 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 4 Gemensam IT Plattform 4

Disponibelt kapital, spridning mellan församlingar och samfälligheter inom Svenska kyrkan 120 106 101 97 Antal ekonomiska enheter 100 80 60 40 20 59 st 7 5 5 15 27 26 73 87 54 50 40 32 15 42 0 <12 11 8 5 2 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 >=33 Månader KA netto (+ 1) 5 Gemensam IT Plattform 12 10 8 Disponibelt kapital 8 10 120 100 80 Antal stiftet 6 4 2 0 1 0 0 2 2 3 3 5 5 4 0 2 2 4 3 60 40 20 0 Antal riket Strängnäs Riket 6 Gemensam IT Plattform

Kostnader per verksamhetsgren Strängnäs stift och riket / per tillhörig (begravningsverksamheten bortrensad) Kr per tillhörig 2010 Förändr 2009-2010 Andel Årlig förändr sedan 2002 Strängnäs Riket Strängnäs Riket Strängnäs Riket Strängnäs Riket Församl verks 1 077 1116 1% 2% 52% 54% 5% 5% Fastighetsförv 562 566 17% 6% 27% 27% 7% 6% Gem administr 403 338 4% -2% 19% 16% 4% 3% Serviceverks 48 42 56% 1% 2% 2% 14% 8% S:a kostnader 2 089 2062 6% 2% 100% 100% 5% 5% 7 Gemensam IT Plattform Disponibelt kapital per kyrka 2010 10 9 8 7 6 mnkr 5 4 3 2 1 0 Storstad Förort Större stad Medelstor stad Större tätort Mindre tätort Landsbygd Glesbygd 8 Gemensam IT Plattform

Utredningar som påverkarp Begravningsutredningen Strukturutredningen Moms för ideella föreningar Ny kyrkohandbok 9 Gemensam IT Plattform Omvärld - Statliga utredningar Folkbokföringsutredningen (SOU 2009:75) Begravningsfrågor (SOU 2009:79) Stiftelse- o föreningsskatteutredning (SOU 2009:65) Skatteincitament gåvor / forskning (SOU 2009:59) Mervärdesskatt för den ideella sektorn (Ds 2009:58) 10 Gemensam IT Plattform

Invärld - Kyrkliga utredningar Arbetsformer i förändring församlingens uppgift och förutsättningar (Svk:s utredn 2009:2) Ersättning kyrkliga handlingar (Svk:s utredn 2009:3) Närhet och samverkan- strukturfrågor (apr 2011) Tystnadsplikt (sept 2010) Tidsbegränsade anställningsformer för kyrkoherdar (Svk:s utredn 2010:2) Den svenska kyrkohandboken (försöksverksamhet 2013, kyrkomötesbehandling 2015) 11 Gemensam IT Plattform Medlemsprognos 2009-2019 Medlemmar (2010) = Medlemmar (2009) + Döpta (2010) Avlidna (2010) + Inträdda (2010) Utträdda (2010) Generationsväxling Inträdesnetto + Inflyttade (2010) Utflyttade (2010) Flyttnetto 12 Gemensam IT Plattform

ANTAL MEDLEMMAR EFTER ÅLDER ÅR 2009 TILL 2019 13 Gemensam IT Plattform 15,0% Medlems och befolkningsutveckling 31 dec 2000 31 dec 2010 10,0% 5,0% Procentuell förändring 0,0% 5,0% 10,0% Tillhöriga Folkmängd 15,0% 20,0% 14 Gemensam IT Plattform

År 2019 har vi en kyrka med Riket 5 841 000 medlemmar 860 000 färre än 2009 59% av folkmängden är medlemmar (72% 2009) Medelåldern höjts med 3 år Antalet döpta o konfirmerade har minskat markant Befolkningsomflyttning till storstad - Stockholms stift + 211 000 - Lunds stift + 132 000 - Göteborgs stift + 98 000 Strängnäs stift 349 000 medlemmar 63 000 färre än 2009 54 % % av folkmängden är medlemmar (68 % 2009) Folkmängden i stiftet har ökat med 45 000 personer 15 Gemensam IT Plattform Svenska kyrkan en komplex organisation 35 000 förtroendevalda 23 000 anställda En organisation med 100 000-tals frivilliga 1 500 församlingar 300 samfälligheter 13 stift 1 nationell nivå Ekonomisk verksamhet i 792 enheter 16 Gemensam IT Plattform

Antal anställda (helårsomräknade) Oförändrad personalstyrka, men fördelningen mellan nivåerna har ändrats 2010 2009 Förändr Församlingar 21 613 21 543 0,3% stift 860 897-4,1% Nationell nivå 445 479-7,1% Totalt 22 918 22 919 0,0% Snitt personalkostnad steg 1,8% bland församlingarna. Att jämföra med förra årets ökning med 5,5% Sjukfrånvaron ligger kvar på samma nivå som förra året, 3% 17 Gemensam IT Plattform Kompetensförsörjning Stora pensionsavgångar 4 500 går i pension till 2014 (ca 19%) 4 600 ytterligare går i pension till 2019 (ca 39%) Viktigt att attrahera kompetent personal Dela kunskap och erfarenhet Utveckla frivillighet 18 Gemensam IT Plattform

Sammanfattning 2009 2010 Strängnäs stift Ökade intäkter, långt utöver rikssnittet. PLT (prästlönetillgångar) delade ut igen efter nollutdelning 2009. Även övriga verksamhetsintäkter ökar Märkbart högre kostnadsökningstakt än riket, särskilt inom fastigheter och administration Personalförändring ungefär som riket Årets resultat per tillhörig något högre än riket, förbättring utöver riksgenomsnitt beroende på verksamhetsresultatet Förbättring av finansnettot något utöver riksgenomsnitt Högre kapitalreserver än riksgenomsnitt 19 Gemensam IT Plattform 20 Gemensam IT Plattform 20 Framåtblickar

Kyrkoavgiftsintäkt (Fast pris omräknat till KPIs prisnivå 2011) mnkr 13 000 12 500 12 000 11 500 11 000 10 500 10 000 9 500 9 000 8 500 8 000 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 21 Gemensam IT Plattform Lång sikt, 2010-talet Ökade medelinkomster +3,5%* Automatiska kostnadsökningar -3,5%** Medlemstapp (1,1%=1,5% intäkter) -1,7% Effektiviseringstryck om cirka 2% per år *genomsnitt de sex inkomståren 2003-2009 ** genomsnitt de 8 bokföringsåren 2001-2009 var ökningstakten 4,7% i riket (och 4,4% i Stockholm) Medlemsminskning 2001-2009 var i genomsnitt 1,1% per år (och 0,9% i Stockholm) 22 Gemensam IT Plattform

Längre sikt, efter 2020 Den stora 40-talistgenerationen minskar De små årgångarna efter 1996 går in i arbetslivet Effektiviseringstrycket ökar För vissa församlingar med sned åldersfördelning kommer förändringen tidigare 23 Gemensam IT Plattform Utmaningar framtiden Olika förhållanden olika förutsättningar Minskade andel tillhör Svenska kyrkan Ekonomin krymper Hantera administrativa krav o kostnader Kyrkobyggnader en gemensam angelägenhet för många Hög förväntan på kyrklig närvaro och verksamhet 24 Gemensam IT Plattform

Hot eller möjlighet? Behov av - Prioritering - Effektivisering - Samverkan God hushållning ger resurser till kärnverksamhet! 25 Gemensam IT Plattform Ökad effektivitet genom samverkan inom Svenska kyrkan Nya utmaningar under andra ekonomiska förutsättningar Bidra till att goda ekonomiska förutsättningar skapas Att kyrkans verksamhet bedrivs så effektivt som möjligt Effektivt = rätt saker görs på rätt sätt i rätt tid till så låg kostnad som möjligt Göra mera lika 26 Gemensam IT Plattform 26

Riktat församlingsbidrag 27 Gemensam IT Plattform Kyrkomötet 2009 extra pengar Riktat församlingsbidrag (RFb) - 100 mkr/år 2011 och 2112 - Ökad samverkan mellan församlingar - Avsätts till stiften - Stiften handlägger, beslutar och rekvirerar Allmänt bidrag - Strategiska insatser - 100 mkr/år 2011 och 2012 - Utbetalas till enheterna 28 Gemensam IT Plattform

Stift Kyrkotillhöriga RFb 2011 Uppsala 542 068 8 130 000 Linköping 409 472 6 140 000 Skara 402 759 6 040 000 Strängnäs 412 876 6 200 000 Västerås 438 143 6 570 000 Växjö 471 027 7 070 000 Lund 964 835 14 470 000 Göteborg 900 200 13 500 000 Karlstad 292 375 4 390 000 Härnösand 301 357 4 520 000 Luleå 412 896 6 200 000 Visby 44 371 670 000 Stockholm 1 073 431 16 100 000 29 Gemensam IT Plattform Nyttan är vägledande Åtgärder som leder till Ökad samverkan mellan församlingar för Bestående förändringar och Verksamhetseffektivisering 30 Gemensam IT Plattform

Mål - Verksamhetseffektivisering Göra mera lika Ökad kompetens och uthållighet Samverka för bättre resursanvändning Lösningar som är både skalbara och möjliga att nyttja inom Svenska Kyrkan som helhet För projekt som rör administrativ samverkan att de stödjer en fortsatt utveckling mot gemensamma system 31 Gemensam IT Plattform Stiftens uppdrag Beslut om prioriteringar RFb på ett eller flera områden Planering för arbetet med RFb och projektstöd Information Leda och stödja projekt Rekvirera Resurser behövs för handläggning respektive stöd och projektledning 32 Gemensam IT Plattform

Samverkan i stiften Möjlighet för stift att avsätta hela eller merparten av RFb för samverkansprojekt som erbjuds alla enheter inom stiftet Ett möjlighetsbidrag inte rättighetsbidrag 33 Gemensam IT Plattform Riktade församlingsbidraget och prioriterade områden gemensamt för samtliga stift 34 Gemensam IT Plattform

Samverkansprojekt i stiften Luleå stift - IT-plattform - Servicecentrum ekonomi o lön - Tillgänglighet o telefoni - Medlemskommunikation (RFb) Härnösands stift -IT-plattform (RFb) -Telefoni Skara stift -IT-plattform (RFb) Stockholms stift - Telefoniplattform (RFb) - IT-plattform (RFb) Visby stift - Administrativ stödfunktion - IT-plattform o telefoni (RFb) Karlstad stift - Fastighetsprojekt - IT-plattform inlett (RFb) Göteborgs stift - IT-plattform, Telefoni, Grundl uppgiften (RFb) Västerås stift - Administrativ stödfunktion - IT-plattform, administrativ samverkan och fastighetsprojekt (RFb) Uppsala stift - IT-plattform och telefoni (RFb) Lunds stift - IT-plattform och fastighetsprojekt (RFb) Växjö stift - Telefoni och IT-plattform, fastigheter (RFb) Stängnäs stift - IT-plattform (RFb) Linköping stift - Projekt IT-plattform och fastighetsprojekt (RFb) 35 Gemensam IT Plattform 36 Gemensam IT Plattform

Kyrknätet Svenska kyrkans gemensamma datanät 18.000 användare 800 anslutna lan (lokala nätverk) Gemensam säkerhet Skydd för vital information Gemensamma system Gemensam support http://internwww.svenskakyrkan.se 37 Gemensam IT Plattform Gemensamma system 1991 Kyrkobokföringssystem 1997 Gemensam IT-plattform 1997 E-post Ms Exchange 1997 Kyrkobokföring Windows 1998 Organisationsregister 1998 Behörighetssystem 1999 Statistikdatabas 1999 Budgetsimulering 2000 Kyrkkontot 2000 Kyrkoantikvarisk ersättning 2001 Val-/mandatsystem 2003 Kyrkobokföring 2003 Centralt 2004 Utbildningsportal 2004 Pensionssystem (PAUS) 2006 Kollekt- o betalsystem (KOB) 2006 Utjämningssystem 2007 svenskakyrkan.se (ny webbplats) 2007 Avgiftssystem (kyrko- o begravn. avg) 2007 H-bok (historikmiljö ministerialböcker) 2007 E-post mobilt (mobil.svenskakyrkan.se) 2007 GIP Gemensam IT-plattform (Luleå) 2008 KBR Kyrkobyggnadsregister 2008 Nilex (helpdesksystem med självbetjäning) 2009 Exchangebrygga (till bokningssystem) 2009 Clearing av kyrkliga handlingar 2009 Gemensamt intranät 2010 Integration KOB (lokala ekonomisystem) 2012 KBR Inventarier (kulturminnesinventarier) 2012 Scanning till E-faktura (test) 2012 Kyrksam, etapp 1 (rapporter, sms, mail) 2013 Kyrksam, etapp 2, (verksamhetsregister) 2014 Kyrksam, etapp 3, (organisationsregister) Samt årliga uppdateringar och förbättringar i systemen 38 Gemensam IT Plattform

Extern Dns 100Mb mot Internet Uppsala INSIDE Haninge SafeWord Intern exhan4 Dns Svky07r-han Svky04r-han Svky02r-han Uppsala-DMZ Advance MGN X-line 1984kb Övervakning PARTNER Sehan11/12rs-vas Vlan 559 Vlan558 Verksamhetens krav på tillgänglighet DMZ ökar Vlan 1272 hela tiden svky10r-han Svky09r-han Kraven är nu dygnet runt året runt Netscreen Nätstrukturen är komplex Vlan VPN- Client 1271 Kvalitén på data Sehan11/12rs Vlan 1270 Kraven på samverkan och samordning Vlan ökar vi måste 1269 göra mer lika. Vlan 2060 Prolane VPN DataNet Uppsala Centrala Nät Uppsala-DMZ Uppsala-DMZ Internwww Västerås över DN Exhan3 Ringin1 Ring-in Ringin2 Applicate X-line 1984kb Svky01r-sema Frame/Relay ISDN Luleå över DN Helsingborg över DN 39 Gemensam IT Plattform Datorarbetsplats i Svenska kyrkan 40 Gemensam IT Plattform

Standardarbetsplats hårdvarah 41 Gemensam IT Plattform Standardarbetsplats mjukvara Officepaketet Microsoft eller Open Office eller Webbläsare Explorer eller Opera eller Firefox eller Virusskydd Norton, F-secure eller E-postklient Outlook (finns visst en i Ubuntu Linux som fungerar bra) Acrobat reader Flash mm 42 Gemensam IT Plattform

Nätutrustning 43 Gemensam IT Plattform Skrivare är r inte enklare 44 Gemensam IT Plattform

Kostnader som syns Inköp hårdvara Inköp mjukvara Underhållsavtal Inköp förbrukningsartiklar Konsultkostnader Kommunikationskostnader Vad mer. 45 Gemensam IT Plattform Kostnader som inte syns Min egen arbetstid räknas sällan eller aldrig. Upphandling Leverantörskontakter Utbildningskostnader (syns bara till del) Strul- och lösa problemensjälv-tid Lokalkostnad El-kostnad Kyl-kostnad Olika hårdvaror, olika program som ska samverka Vad mer. 46 Gemensam IT Plattform

Vad kostar IT idag i Svenska kyrkan? Ingen vet! Antagande* 20.000 datorarbetsplatser med en snittkostnad på 15.000 kronor per styck och år = 300 miljoner kronor per år Till det ska läggas all arbetstid för upphandling, avtal, leverantörskontakter mm * uppskattat av kyrkokansliet, inkluderar servrar och gemensamma datorer 47 Gemensam IT Plattform Vilken kvalité får r vi för f r 300 miljoner? Ingen vet! Ett nyckeltalsprojektet har pågått med Göteborgs kyrkliga samfällighet i spetsen och 12 andra större samfälligheter. under de tre år projektet pågått går det inte att utläsa något om levererad kvalité. Det går heller inte att utläsa vilken kvalité som är beställd/önskvärd. Vilken kvalité behövs för att stödja den grundläggande uppgiften? Men kostnaden per arbetsplats kan räknas ut Billigast Dyrast Snittkostnad 9.000 kronor /år och datorarbetsplats 45.400 kronor /år och datorarbetsplats 17.500 kronor för deltagande enheter 48 Gemensam IT Plattform

Kostnad administrativa system Hur mycket kostar våra administrativa system som Svenska kyrkan använder? Ekonomisystem / affärssystem Lönesystem / tidredovisning Diarie / ärendehanteringssystem Gravsystem Bokningssystem Arkivsystem Adressregister/prenumerationssystem Mm. Mm. 49 Gemensam IT Plattform Kostnad administrativa system Svaret är detsamma : Ingen vet! En försiktig uppskattning på en liten del av kostnaden är att vi köper underhållsavtal på administrativa system för minst hundra miljoner kronor per år. 50 Gemensam IT Plattform

Några siffror Inventering Stockholm stift 1.952 användare i 51 (av 56) enheter inventerade Personalen lägger 18.500 timmar per år på IT Personalen lägger 2.300 timmar på att upphandla IT IT-budget 22 miljoner per år (Not: Projektledare i Stockholm uppskattar kostnad till ca 30 milj/år, en försiktig uppskattning för hela landet ca 200 milj/år) Årarbetstid ca 1.980 timmar, varav faktisk tid ca 1.644 timmar 51 Gemensam IT Plattform Några siffror Inventering Stockholm stift 203 lokaler med olika typer av dataförbindelser Antal skrivare 638 (3 användare per skrivare) 77.688 applikationer installerade Varav ex 5.880 MS Office 52 Gemensam IT Plattform

Luleå stift 1/3 av Sverige 8 kontrakt 46 Ek enheter 58 församlingar Utmaningar Långa avstånd Glesbygd Kallare klimat Befolkningsomflyttning Ålderstigen befolkning Ojämn Sysselsättning Högre kostnadsbild Kompetensbehov i små kyrkliga enheter Möjligheter Hyfsad kyrklig indelning Ansvarstagande förtroendevalda Naturtillgångar Besöksnäringspotential Barentsområdet Finland/Norge/Ryssland Mycket tillgångar Stor befolkning Flera Universitet industriell kompetens LKAB/NOKIA m.fl. 53 Gemensam IT Plattform Projekt: Stödfunktionsutveckling undersöker andra former av stöd än ekonomiskt bidrag i syfte att främja församlingarnas arbete med kyrkans grundläggande uppgift. 54 Gemensam IT Plattform

Förstudie våren v 2006 Resultat från förstudie i Luleå (Kyrkoherdar, administratörer m.fl. olika geografiska områden och storlekar av församlingar) och remittering av rapporten Stiftet initierar samverkan/samordning avseende: Ekonomi och lön Telefoni IT plattform Webbsidor Kompetensutveckling av administration Bättre metoder för verksamhetsstyrning 55 Gemensam IT Plattform Beslut i Luleå efter studien Stiftet initierar projekt utifrån församlingarnas önskemål o prioriteringar. Detta inkluderar att genomföra en säkring av IT-infrastrukturen Idag är 65% av enheterna (32 av 46) anslutna Ca 700 användare Utifrån erfarenheterna i Luleå har arbetet gått vidare till nationell nivå och skapade 56 Gemensam IT Plattform

GIP Gemensam IT-plattform IT - infrastruktur för samverkan Vad skall den används till? 57 Gemensam IT Plattform Gemensam IT plattform i samverkan: Församling Stift Nationell nivå Säkerhet Säker kommunikation Brandvägg Nationell tvättinrättning Redundans reserv/dubblering Stöldskydd / säker serverhall Säkerhetskopiering 58 Gemensam IT Plattform Luleå + (Skellefteå och Uppsala) support Fortlax och Skellefteå Säker serverhall Driftövervakning Uppsala - Support Kyrknätet - Nationella system Haninge, Stockholm - Kopplingspunkt - Brandvägg mm - Utgång till Internet 65% i GIP 32 av 46 enheter 700 användare

Svenska kyrkans gemensamma IT-miljö Internet Gemensam IT-plattform (Citrix) DATORER och SKRIVARE Hårdvara Disk, minne Operativsystem: Uppdatering Säkerhet Antivirus, Backup Program Installation, Uppdatering Licenser IT-support AB SERVER, NÄTVERK och ADM. SYSTEM Ström (UPS) och kyla SERVER Hårdvara och ADM. Disk, Minne SYSTEM Ström Operativsystem: (UPS) och kyla Uppdatering Hårdvara Disk, Säkerhet Minne Operativsystem: NÄTVERK Skalskydd, Antivirus, och Uppdatering ADM. Behörighetsadministration SYSTEM Säkerhet Administrativa Backup system Skalskydd, Antivirus, Avtal Administrativa och licenssystem Behörighetsadministration Leverantörskontakt Installation, Uppdatering Backup Avtal Behörighetsadministration och licens Administrativa system Leverantörskontakt Lokalt nätverk Installation, Uppdatering Kommunikation-internt Licenser Kommunikation-externt Lokalt nätverk Kommunikation-internt Kommunikation-externt 59 Gemensam IT Plattform Tunn klient Används som vanligt Upplevs som vanligt Startar snabbt Tar liten plats, är tyst Flexibel, minimal kostnad och effektiv support Ej stöldbegärlig Drar en tiondel så mycket ström som en vanlig dator 60 Gemensam IT Plattform

Spara pengar javisst, men kanske är ändå miljövinsterna ännu mer värt 2.500 kronor håller i 4-5 år Drar 10 watt ström 5000 kronor håller i 3 år Drar 100 watt ström Ström: 10 kronor per år Avskrivning: 624 kronor per år Ström: 100 kronor per år Avskrivning: 1656 kronor per år 61 Gemensam IT Plattform Grön IT Elförbrukning Lite beräkningar i Stockholm stift Lokal Server En server nyttjas normalt till 40% En server drar minst 300w 24/7 En dator drar minst 100w under 8/5 Kringutrustning och skärmar står i standby läge 24/7 683 skrivare i standbyläge drar el för 75.000:- /år GIP Server En GIP-server nyttjas minst till 80% En tunn klient drar 10w 8/5 Bara strömförbrukning skulle minska församlingarnas kostnader med 500.000:- per år. Då har vi inte räknat med kostnader utanför skalen t.ex. kyla 62 Gemensam IT Plattform

Varför IT-plattform? Är ekonomiskt fördelaktigt för de lokala enheterna Innebär bättre informationssäkerhet Stödjer strävan efter bättre tillgänglighet Innebär mindre sårbarhet - ökad säkerhet Verkar för Grön IT Hållbar utveckling Minskar konsultberoendet lokalt Innebär ökad kvalitet Gemensam IT-plattform underlättar samarbete Plattform för administrativ samverkan Samma resurstillgång för den rika och den fattiga församlingen eller den lilla och stora Kunna göra mer lika 63 Gemensam IT Plattform DATORER och SKRIVARE Hårdvara Disk, minne Operativsystem: Uppdatering Säkerhet Antivirus, Backup Program Installation, Uppdatering Licenser Svenska kyrkans gemensamma IT-miljö Gemensam IT-plattform (Citrix) Internet SERVER och ADM. SYSTEM Ström (UPS) och kyla Hårdvara Disk, Minne Operativsystem: Uppdatering Säkerhet Skalskydd, Antivirus, Behörighetsadministration Backup Administrativa system Installation, Uppdatering IT-support AB DATORER och SKRIVARE Hårdvara Disk, minne Operativsystem: Uppdatering Säkerhet Antivirus, Backup Program Installation, Uppdatering Licenser NÄTVERK och ADM. SYSTEM Administrativa system Avtal och licens Leverantörskontakt Behörighetsadministration Lokalt nätverk Kommunikation-internt Kommunikation-externt 64 Gemensam IT Plattform

Tillgång till informationen Från min arbetsplats Från min hemdator Från min PC eller Mac Från min surfplatta Från min mobiltelefon 65 Gemensam IT Plattform GIP-statistik GIP-användare 1250 just nu 4 stift inkopplade -Luleå -Skara - Härnösand -Stockholm 5 stift på väg att kopplas in -Karlstad -Lund - Linköping -Göteborg -Visby Övriga informerar och inventerar -Växjö - Uppsala - Strängnäs Idag är 1250 användare anslutna Till årsskiftet beräknas att det är ca 1800 användare Till våren ökar takten då fler stift påbörjar införanden 66 Gemensam IT Plattform

Samverkan Göra mera lika 67 Gemensam IT Plattform Gemensam IT-plattform Svenska kyrkan Tjänster och priser 68 Gemensam IT Plattform

Tjänster i GIP GIP-tjänsterna regleras med avtal mellan stift och den nationella nivån stift och församlingar/samfälligheter 69 Gemensam IT Plattform Principer för f r kostnader och avtal 1. Nationella nivån tillhandahåller miljön till självkostnad för anslutna enheter 2. Stiften ingår i ett gemensamt förvaltningsråd som förvaltar och utvecklar miljön 3. Stiften ansvarar för användarförening och samordning i respektive stift Nationell nivå tecknar avtal med respektive stift, anslutna enheter tecknar avtal med respektive stift Drifts- och lokala investeringskostnader bekostar resp. enhet. Införandekostnader så lång det är möjligt från RFb-pengar 70 Gemensam IT Plattform

Normalarbetsplats (350 kr /månad, utan Office 250 kr /månad nad) Citrixklient Operativsystem Windows XP Standardiserat skrivbord med Ms Office standard E-postlåda @svenskakyrkan.se Antivirusskydd:F-Secure Internet Explorer Acrobat Reader, Flash, Bild-, Zipprogramvara m.m. Gemensamma system (Kbok, Orgreg, KOB mm) Anslutning till Svenska kyrkans AD... Lagring egna filer 3 GB / person med säkerhetskopiering (starka önskemål finns att utöka lagringsutrymmet) Support Not: Bärbara och stationära datorer kopplar upp sig som tunn klient, men har ett flertal möjligheter Hårdvara ingår inte Lokalt installerad mjukvara ingår inte, förutom det som ingår i standard. 71 Gemensam IT Plattform Skrivare Grundpris 25:- / månad per skrivarkö (skrivare) oavsett antal användare Engångsavgift för anslutning av ny skrivare Not: Antalet skrivare varierar mycket. 72 Gemensam IT Plattform

Virtuell server Grundpris 150:- / månad och enhet Oavsett antalet användare Grundkonfiguration Lagringsutrymme 10 GB (starka önskemål finns att utöka detta). Övervakning, skötsel, säkerhetskopiering Plats för administrativa system och delade dokument mm. 73 Gemensam IT Plattform Administrativa system Pris per system och månad Oavsett antalet användare Placering virtuell server Varje system: olika tekniska krav olika arbetsinsats därför inget enhetspris Ingår: utrymme serverhotell plats i MS SQL-server drift, skötsel, uppdatering Not: församlingen ansvarar för licenser och underhållsavtal! 74 Gemensam IT Plattform

Prisexempel adm system Virtuell server, FAS (ej bokning) Virtuell server, Agrando Grav Virtuell server, Agrando Kasall Virtuell server, Agrando Klös Virtuell server, Agrando Ksak Virtuell server, Agrando Acta Virtuell server, Agrando Labora Virtuell server, Hogia Lön Virtuell server, Eniac Aveny inkl karta 150 kronor 150 kronor 150 kronor 150 kronor 150 kronor 150 kronor 150 kronor 250 kronor 250 kronor 75 Gemensam IT Plattform Sammanfattning Inga servrar finns kvar lokalt efter införande utan avvecklas. Nätverksutrustning Klienter Tunna klienter Förtunnade stationära Bärbara (särskilda behov) Stationära (särskilda behov) Skrivare Citrixcertifierade Endast nätverksskrivare Skrivarserverlösning kan prövas GIP erbjuder gemensamt inköp av viss hårdvara. 76 Gemensam IT Plattform

Gemensam IT-plattform Svenska kyrkan 77 Gemensam IT Plattform Översyn administrativa system Åke Nordlundh 78 Gemensam IT Plattform

Nuvarande lösning avseende ekonomi- och lönesystem Nedan visas en förteckning över de administrativa system avseende ekonomi och lön som har identifierats i församlingarna och stiften: Ekonomi- och lönesystem SoftIT (FAS) ENIAC(Aveny) Agrando (Kasall, KLÖS) Ekonomisystem Visma (Control) Lönesystem Aditro Personec SoftOne Inskanning av fakturor Readsoft/IM Tidredovisning Bofabs Casa WIn FLEX Tidredovisning Svenska kyrkans pensionskassa har under 2010 kvalitetssäkrat följande lönesystemsleverantörer: Agrando (KLÖS), SoftIT/LJ-system (FAS), ENIAC/Hogia (Aveny), Aditro (Personec-K), Kontek, Logica (ecompanion), SoftOne (Carat2000), Agda PS 79 Gemensam IT Plattform Bakgrund GIP som gemensam infrastruktur i Svenska kyrkan Intresset för att med GIP som grund, kunna åstadkomma gemensamma lösningar inom det administrativa området ökat mycket snabbt. Strukturutredningen Har redan skett eller sker i andra organisationer Intresset är starkast för samordnade lösningar inom ekonomi- och löneområdet. Referens- och samrådsgruppen för administrativ samverkan (RgAdm) som finns mellan nationell nivå och stiften betonar vikten av samverkanslösningar. Inledande inventering och kartläggning 80 Gemensam IT Plattform

Sådant som påverkar och bidrar. Olika processer som f n pågår kring administrativa system: Bokningssystem - brygga på plats ger möjlighet till integrering mellan de befintliga bokningssystemen och Exchange GTP har integrering mellan kalender och hänvisningssystem Biz-talk integreringsmotor Portal för e-fakturor Ramavtal för skanning av fakturor Dokument/ärendehanteringssystem behöver införas för att ersätta nuvarande diariesystem - processer i vardande såväl i stiften som på nationell nivå. Nationella nivån provar läsplattan som arbetsredskap f förtroendevalda. Intresse i stiften, bl.a. Luleå stift. Luleå stift erbjuder fastighetsdatasystem På nationell nivå planeras ett projekt som syftar till att inom SvK kunna erbjuda ett förvaltningsverktyg för vård och underhåll intresse för samverkan med administrativa system Intranätet vårt gemensamma verktyg ger fördelar och möjligheter 81 Gemensam IT Plattform Referens- och samverkansgrupp Nationell nivå gemensamt med stiften har en referensoch samverkansgrupp med uppgift att se möjligheter med samordning inom det administrativa området och särskilt administrativa system. 82 Gemensam IT Plattform

Uppdrag till gruppen Utforma och beskriva konkreta förslag till lösningar inom det administrativa systemområdet för att åstadkomma samordnade systemlösningar för Svenska kyrkan Uppdraget inkluderar också att peka på krav på regelverk, arbetssätt mm Förslagen skall vara realiserbara inom ramen för Gemensamma IT-plattformen 83 Gemensam IT Plattform Målbild för arbetet Med framtida samordnade administrativa lösningar inom ekonomi och lön avses ett system som är: Användbart och kvalitetssäkrat Distansoberoende för att möjliggöra samverkan oberoende av distans Flexibelt för att kunna passa både i den lilla enheten och för en växande samverkan och stordrift Lokal integration mellan ekonomi- och lönesystem, grav- samt boknings-, fastighets- och inventariesystem osv. Kan samverka med centrala system och övriga system: kollekt- och betalningssystemet KOB, kyrkobokföringssystem, AD-system, organisationsregister, behörighetssystem samt Skattemyndigheten, Svenska Kyrkans Pensionskassa, SCB, bankernas system m fl. Konkurrensutsatt dvs. leverantörsoberoende system som kan plocka ihop moduler från olika leverantörer Förvaltningsbart avseende databaser i en gemensam GIP miljö för många enheter 84 Gemensam IT Plattform

Slutsatser efter genomgång Integration mellan ekonomi och lön, kyrkogårdsprogram, bokning etc. En samordnad och gemensam lösning är möjlig men tydliga förutsättningar och acceptans är avgörande. Kundorienterad administration kan hanteras lokalt, men intern administration och administrativa stödsystem bör vara standardiserade och kan hanteras samordnat och i samverkan 85 Gemensam IT Plattform Rekommendationer Utarbeta gemensamma processer, roller, rutiner, ekonomihandbok, arvodeshandbok etc. En fördjupad kartläggning/inventering av dagens kostnader bör genomföras En kartläggning av vilken kompetens som finns och vad som kommer att krävas av användarna bör genomföras Definiera en målbild för framtida organisation Etablera ett projekt, detaljera en projektplan och forma kommunikationsplan 86 Gemensam IT Plattform

Möten med leverantörer September 2011 Agrando Soft IT Eniac Visma 87 Gemensam IT Plattform Utmaning till intresserade systemleverantörer På vilket sätt skulle ni kunna tänka er att samverka med stiften och nationell nivå i uppsättningen av en gemensam systemlösning? På vilket sätt skulle ni föreslå att man i så fall skulle gå tillväga införande? På vilket sätt ser ni att vi kunde ha en modell för att ta betalt som gör att det blir gynnsamt för såväl liten som stor enhet.? (Affären) Vilka av era produkter skulle passa in i ett sådant samordnat erbjudande? På vilket sätt skulle era befintliga kunder kunna erbjudas att flytta in en gemensam lösning? Hur kan era lösningar sättas upp så att de inkluderar att hantera kunder som vill nyttja en servicebyråfunktion som använder samma systemlösning? 88 Gemensam IT Plattform

Leverantörerna vår bild Fyra mycket olika leverantörer Alla kan erbjuda systemlösningar Olika syn på samordningens möjligheter Man inser att kartbild, inriktning och förutsättningar håller på att förändras Förhållningssättet till förändringens effekter och möjligheter varierar Utvecklingen av gemensam infrastruktur både intresserar och skrämmer Olika intresse- och aktivitetsnivå kan förutses i en fortsatt dialog 89 Gemensam IT Plattform Finlands evangelisk-lutherska kyrka HeTa-projektet Syfte att omorganisera bokföringen och löneräkningen i Finlands evangelisk-lutherska kyrka. Det ska inrättas ett servicecenter för kyrkan. För att sköta vissa uppgifter i församlingarnas, stiftens och kyrkans centralfonds bokföring och löneräkning centralt. Kyrkans ekonomiska enheters beslutanderätt över sin ekonomi kvarstår. En del av kyrkostyrelsens organisation men samtidigt självständig. Målsättningen är 4-6 verksamhetsställen 90 Gemensam IT Plattform

Studiebesök i oktober 2011 Våra frågor till Finska kyrkan Bakgrund och motiv för HeTa-projektet och Finska kyrkans beslut Finns det en frivilliglinje eller är man som församling bunden av ett centralt beslut? Hur har utredningsarbetet skett? Regionala centra för administration motiv och organisation Val av systemlösningar hur har man gått tillväga och hur ser ansvarskedjan ut Hur är IT-lösningen organiserad och hur garanteras enheterna tillgång och vad händer (och vem har ansvar) vid driftstopp Antalet centraler är färre än antalet stift motiv och hur har stiften reagerat Man talar om distansarbete i förslaget hur organiseras det och för vilka uppgifter? Ekonomi 91 Gemensam IT Plattform Reviderad arbetsplan - utkast Studiebesök i Finland Beslut om projekt Projektorganisation formas Delprojekt, exempel - Ekonomihandbok - Utreda och samordna arvodesbestämmelser - Administrativ personal i SvK till 2017 inventering och analys - Utreda, utvärdera, analysera systemlösningar - Initiera samverkan i användning av scanning och elektroniska fakturor Kommunikationsplan Pilotprojekt och utvärdering - Luleå stift, - Stockholm, - Skara stift, ev flera Möjligheter och vägen framåt 92 Gemensam IT Plattform

Gemensamma system (på gång) KBR - Kyrkoinventarier Varje församling är skyldig att ha ett register över kyrkoantikvariska kulturminnesinventarier. Det sker idag på olika sätt i församlingarna Under våren kommer ett gemensamt system inom ramen för KBR/KOB (april 2012). Det kan ev. användas även för andra inventarier. Scanning av fakturor gemensamt till EFH Arbete pågår med scanning av pappersfakturor till EFH som kan användas av församlingar i centralt system. Pilotförsök ska genomföras under våren. Varje enhet behöver inte investera i eget system. 93 Gemensam IT Plattform Strängnäs stift kontrakt och pastorat GIP i Strängnäs stift okt/nov 2011 94 Gemensam IT Plattform

Ett sätt att beskriva stiftet 73 Församlingar 62 Pastorat 54 Ekonomiska enheter Varav 43 Församlingar 8 Enpastoratssamfälligheter 3 Flerpastoratssamfälligheter 95 Gemensam IT Plattform Stiftsstyrelsen beslutade i mars att det riktade församlingsbidraget (RFb) ska användas för projekt som stiftet självt genomför och att inriktningen för 2011 års bidrag ska vara att utveckla en gemensam IT-plattform (GIP) som församlingar/samfälligheter i stiftet erbjuds ansluta sig till. 96 Gemensam IT Plattform

Projektet syftar till att tillgängliga ekonomiska och andra resurser används klokare i Svenska kyrkan sammantaget, dvs församlingarna ska kunna använda en större andel av sina resurser för arbete med den grundläggande uppgiften, skapa förutsättningar för ytterligare utveckling av samverkan mellan olika enheter inom Svenska kyrkan, såväl administrativt som i verksamheten, de enheter som ansluts till GIP ska ha tillgång till en säker och stabil IT-miljö med väl fungerande support bidra till goda relationer mellan stiftet och församlingarna/samfälligheterna. 97 Gemensam IT Plattform Målsättning i Strängnäs stift Konkreta och mätbara mål för projektet är att alla stiftets församlingar/samfälligheter ska erbjudas möjlighet att ansluta sig till GIP och inför sitt ställningstagande ha fått relevant information, minst 75% av stiftets församlingar/samfälligheter har anslutit sig till GIP vid utgången av augusti månad 2013. 98 Gemensam IT Plattform

Införandeprocessen 99 Gemensam IT Plattform Tidsplan i Strängnäs stift Den översiktliga tidplanen är Hösten 2011: information skriftligt och i möten runt om i stiftet, förankringsmöten med de stora samfälligheterna/pastoraten December 2011: avsiktsförklaringar om anslutning inlämnade Våren 2012: inventeringar lokalt av förutsättningar för respektive enhets anslutning till GIP Hösten 2012: införande, migreringar, utbildning Hösten 2012: en andra omgång inventeringar Våren 2013: en andra omgång migreringar 100 Gemensam IT Plattform

Vad behöver göras nu Undersök och diskutera lokalt, fråga gärna Lämna en intresseanmälan / avsiktsförklaring Utse en kontaktperson All information kommer att läggas ut på stiftets hemsida under församlingarnas verktygslåda 101 Gemensam IT Plattform Informationsmöten i Stiftet Första omgången informationsmöten 31/10 Hallsberg, Örebro 10/11 Eskilstuna, Södertälje, Nyköping Uppföljande informationsmöten 6/12 Katrineholm 8/12 Laxå, Casselgården 15/12 Salem, Säby församlingshem Totalt 48 av 54 samfälligheter/församlingar = 89% 102 Gemensam IT Plattform

Strängnäs stift GIP 2011-12-15 Informerade (48) Lämnad avsiktsförklaring (26) 103 Gemensam IT Plattform Samverkan Tillsammans kan vi skapa förutsättningar för morgondagens kyrka där mer resurser går till den grundläggande uppgiften Kontakter i Strängnäs stift Stefan Landmark, telefon: 0768-711 799 Epost: stefan.landmark@svenskakyrkan.se Elisabeth Sundström, telefon: 0152-234 83 Epost: elisabeth.sundström@svenskakyrkan.se 104 Gemensam IT Plattform