Sida 1 av 1 Mötestid: Tisdagen den 22 april 2003 kl. 13.00-15.25 Plats: Storagatan 9 Närvarande: Henning Lindström ordförande Eva Mikkola-Karlström viceordf. Lars Hassel Lennart Isaksson tom 143 Anne-Christine Silander Katarina Ulenius Jeanette Blomqvist Frånvarande: Barbro Gustafsson Kaj Jansson Dan Nordman Mariehamn den 22 april 2003 Henning Lindström Ordförande Agneta Eriksson-Granskog Sekreterare Katarina Ulenius Justerare
140 Mötets öppnande 141 Konstaterande av närvarolistan och beslutförhet Godkännande av agendan Förslag till beslut: Närvarolistan konstaterades. Mötet konstaterades vara beslutfört. Mötesagendan godkändes. Enligt förslag. Sida 2 av 2 142 Val av protokolljusterare Föreslås att Katarina Ulenius är protokolljusterare. Enligt förslag. 143 Organisation ansvar och befogenheter. Brev till Ålands Redarförening och Fraktfartygsföreningen genomgicks och beslöts sändas (Bilaga 1). 144 Tjänstesituation Genomgång av nuvarande tjänstesituation och diskussion om prioriteringar och strategier inför arbetet med budgeten för 2004. Diskussion om forskning i anslutning till utbildningsprogrammen, forskning i tjänsten samt rörlig forskningsresurs. Beslöts att principerna för prioriteringar gällande förslag till ändring av tjänster och begäran om nya tjänster inför beredningen av förnyelsen av utbildningsavtalet och budgetförslaget för 2004 skall vara att
Sida 3 av 3 det vid högskolan skall finns överlärare inom de centrala ämnesområdena så att varje utbildningsprogram har överlärartjänster inom sina centrala ämnesområden och genom detta kan upprätthålla god kvalitet. styrelsen i samband en tjänstetillsättning kan besluta om en lärartjänst skall inrättas som en överlärartjänst eller lektorstjänst för att uppnå tillräcklig flexibilitet och anpassning till rådande förhållanden i en liten organisation Föreslås ersätta den tillfälliga tjänsten sedan 1998 med en laboratorieingenjörstjänst för att sköta el- och automationslaboratorierna föreslås att utbildningsledartjänsterna knutna till programmen för hotell- och restaurangservice respektive vård ombildas till överlärartjänster inom motsvarande ämnesområden föreslås ombilda timlärare i huvudsyssla till överlärartjänst i redovisning och flera timlärarsysslor till lektorstjänst i logistik föreslås ombilda en timlärare i huvudsyssla till lektor i språk med en ämneskombination som kompletterar de kompetensområden språklärarna vid högskolan nu har föreslås överflytta tjänster som bibliotekarie från Mariehamns stad till högskolan i stället för att högskolan köper motsvarande resurser från staden föreslås inrätta tjänst som internationell koordinator föreslås ombilda de heltids- och deltids-ekonomtjänster som högskolan nu förfogar över till fyra heltids-högskolesekreterartjänster med särskilda ansvarsområden såsom inom ekonomi, löner, telefonväxel- och registratur, studerandeprestationsregister, betyg, studerandeservice samt sekreteraruppgifter och kansliuppgifter. 145 Utbildningsavtalet Genomgång av nuvarande utbildningsavtal och diskussion om prioriteringar inför arbetet med det nya avtalet. Bordlades. 146 Planerings- och utvecklingschef Gösta Helander föreslås fortsätta som planerings- och utvecklingschef t o m 31.12.2003.
Bordlades. Sida 4 av 4 147 Avskedsansökan Enhetschefen för sjöfartsprogrammet Mikaela Björkholm har anhållit om avsked 1 augusti 2003 från sin ordinarie tjänst vid högskolan vilket beviljades. Ärendet bordlades vid möte nr 15. 148 Föräldraledighet Bakgrund: Henrik Nordlund beviljades partiell föräldraledighet 105. Grunden för partiell föräldraledighet uppfylldes dock inte i och med att barnet föddes 2002 och inte 2003. Nordlund önskar att styrelsen återtar beslutet samt beviljar honom föräldraledighet enligt bilaga 2. Henrik Nordlund beviljas tjänstledighet enligt bilaga 2. Bordlades. 149 Tillfällig ekonomtjänst Fördelning och organisering av kansliuppgifter i högskolan efter 1.1.2003. Ärendebehandling 4.10.2002, 18 punkt 2 Beslöts att ge styrgruppen i uppdrag att till nästa styrelsemöte 18.10.2002 1) Ge förslag till hur kanslifunktionerna skall lösas från och med 1.1.2003 med beaktande av en totallösning för hela högskolan och där man försöker hitta gemensamma lösningar så att tex. samtliga betyg i högskolan registreras av en person. 2) Definiera vilka kansligöromål som skall utföras inom högskolan. 3) Vilka uppgifter skall utföras inom ramen för högskolans procentandelar av tjänster som finns i gymnasialstadieskolorna? 4) Vilka uppgifter kan för högskolans räkning koncentreras till en person? ----------- Fortsatt behandling av ärendet 18.10.2002, 24
Sida 5 av 5 Beredning: Styrgruppen har inkommit med en skrivelse gällande kansligöromålen i högskolan. Skrivelsen bifogas som bilaga 1. Förslag till beslut: Föreslås att styrelsen ger styrgruppen i uppgift att namnge respektive ansvarig person för gemensamma funktioner enligt förslag. Beslöts som en kortsiktig lösning att verksamheten om möjligt fortgår oförändrad under vt 2003. En praktisk omorganisering av arbetsuppgifterna, i enlighet med den nya organisationen för Högskolan på Åland, skall klarläggas inför hösten 2003. Styrelsen för högskolan förväntar sig att kanslisterna i berörda gymnasialstadieskolor under ett övergångsskede (vt 2003) handhar de ärenden som ankommer på högskoleutbildningen inom ramen för den löneandel som högskolan betalar och kan vid behov ersätta för tilläggsresurs. Styrelsen önskar även att gymnasialstadiets rektorer i ett övergångsskede kan bistå med sin sakkunskap. Styrelsen utgår ifrån att det är bättre att gemensamma lärartjänster finns på högskolan än på gymnasialstadiet. ------------ Ärendebehandling 15.11.2002, 43 Kanslifunktionen och rektors roll i berörda gymnasialstadieskolor Kanslisituationen och nuvarande rektors roll i de delade skolorna aktualiserades. Styrelsen beslöt att en skriftlig anhållan till de delade skolornas direktioner skulle utgå ifrån styrelsen beträffande kanslisituationen. ------------ Fortsatt behandling av ärendet 29.11.2002, 51 Beredning: Ett sammanfattande förslag till lösning på samarbetsrutiner och kanslisituationen i berörda gymnasialstadieskolor (ÅHL och ÅHRS) under vårterminen och i framtiden har utarbetats 21.11.2002 av rektorerna Diana Axén och Viveca Häggblom och föredragande Elisabeth Storfors. Bilaga. Förslaget bygger på att Ålands handelsläroverk och Ålands hotell- och restaurangskola har avsatt en kansliresurs som högskolan finansierar och kan disponera vid sidan de arbetsuppgifter som kanslistens utför för gymnasialstadiets räkning. Förslaget kan tillämpas på kanslisituationen på Ålands vårdinstitut om finansieringen av tjänster ordnas från högskolans sida. Förslag till beslut: Föreslås att styrelsen riktar en anhållan till respektive direktion för Ålands handelsläroverk och Ålands hotell och restaurangskola med uppgiftsfördelning fram till 15.6.2003 enligt förslag i bilaga. En lösning på kanslisituationen för vårdprogrammet framförhandlas med Ålands vårdinstitut.
Enligt förslag. Sida 6 av 6 ---------- Fortsatt behandling av ärendet 17.12.2002, 58 Beredning: Konstaterades att kanslifunktionen för närvarande är underbemannad på Ålands Vårdinstitut. En flexibel lösning möjliggörs under vårterminen 1.1.2003-3.2003 genom att Högskolan på Åland köper en 20 % kanslifunktion i lkl A 16 ( tot. 2.650 ) från Ålands vårdinstitut i väntan på att en omorganisering av högskolan genomförs. Förslag till beslut: Föreslås att högskolan inköper från Ålands vårdinstitut en 20 % kanslifunktion i lkl A 16 till en total kostnad av ca. 2.650 under perioden 1.1.2003-31.7.2003 i väntan på att en omorganisering av högskolan genomförs. De inköpta tjänsterna motsvarar de tjänster som kanslisterna i Ålands hotell- och restaurangskola och Ålands handelsläroverk utför för högskolans räkning under vårterminen. Dessa ärende är av följande typ: 1. Förmedla information till studerande, lärare och föreläsare kring högskolans verksamhet eftersom allt finns kvar i huset 2. Kontera gemensamma räkningar ute på gymnasialstadiets skolor för att därefter godkännas av rektor för högskolan 3. Utarbeta ett underlag för löneräkningen för de lärare som har sin huvudsakliga tjänstgöring på gymnasialstadiet 4. Registrera studieresultat, hantera databasen, kontrollera studiekort och skriva ut examensbetyg Enligt förslag Fortsatt behandling av ärendet 11.4.2003, 138 Högskolan köper ekonomtjänster i lkl A 16 t o m 15.6.2003 samt t o m 31.7.2003 20% från Ålands handelsläroverk, 20% från Ålands hotell- och restaurangskola 20% från Ålands vårdinstitut
Sida 7 av 7 för information, kontering, löneunderlag och registrering av studieprestationer, studiekort och examensbetyg Dessutom på grund av omfördelning finns vid högskolan ledig 10 % tjänst som kurssekreterare i lkl A 13 Högskolan har en sekreterartjänst för att sköta kontering, studieservice och löpande ärenden vid centralförvaltningen sedan hösten 40 % från 1.1-28.2.2003 i lkl A 13 ( 69 ) samt förordnanden för mars och april Att utbildningsprogrammet för vård flyttar från Ålands vårdinstitut vid vårterminens slut aktualiserar beslut om att utöka personalen för att ersätta den personalinsats som nu köps från vårdinstitutet. Vid Ålands handelsläroverk går kanslipersonal i pension och läroverket har inte längre möjlighet att erbjuda ekonomtjänster till högskolan. Utökade arbetsuppgifter för kanslipersonal har tillkommit i och med att centralförvaltningen och Öppna högskolan inte längre tillhör landskapsstyrelsens telefonväxel. Högskolans egen telefonväxel servar centralförvaltningen, Öppna högskolan, högskolebiblioteket, personal tillhörande sju utbildningsprogram fördelade i fyra-fem skolbyggnader samt tillsvidare Ålands teknologicentrum. Utökade arbetsuppgifter i och med att högskolan nu sköter sin internpost och inte längre ingår i landskapsstyrelsens posthantering. Posthantering och sortering, distribution för lika många delar av verksamheten som telefonväxeln sköts av vaktmästare/gårdskarlar men påverkar även kanslipersonalen. Utökade arbetsuppgifter har tillkommit för högskolans ekonomer i och med att kanslipersonalen vid de delade skolorna nu endast deltar i de arbetsuppgifter som finns uppräknade i överenskommelsen med högskolan, övriga uppgifter har tillfallit vår egen kanslipersonal. Utökande arbetsuppgifter gällande kontering har funnits sedan 1.1.2003 på grund av att högskolan betalar (inklusive konterar, godkänner, arkiverar) en
Sida 8 av 8 procentsats (ca 30%) av kostnaderna vid Ålands handelsläroverk/ålands lyceum, Ålands hotell- och restaurangskola och Ålands vårdinstitut. Samtliga räkningar inom högskolan samt vid de uppräknade skolorna hanteras av sekretaren och omfattar i dag ca halvtidstjänst. Högskolan lediganslår tillfällig tjänst som ekonom 15.6-31.12.2003. Bordlades. 150 Vaktstyrmansutbildning Bakgrund: Ålands sjömansskola har sänt skrivelse angående samarbete kring en ny vaktstyrmansutbildning (bilaga 3). Styrelsen utsåg programansvariga för programmen i sjöfart och maskinteknik samt prefekten för institutionen för sjöfart och teknik att representera högskolan i arbetet med att utforma den nya utbildningen. Enligt förslag.