Plats och sammanträdestid Beslutande Ersättare Övriga deltagare SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1 (23) s sessionssal i Stadshuset kl. 13.00 16.30 Ronnie Brorsson (S) Ulf Gustafsson (S) Sven Moosberg (STP) Rose- Marie Fagerberg (STP) ers för Peter Sövig (STP) Anders Olsson (M) Siwert Hjalmarsson (M) Peter Heie (C) Hans-Inge Sältenberg (C) kl 13-15.50 Info och 80-90 Morgan Gutge ers för Hans-Inge Sältenberg (C) 91-92 Håkan Eriksson (FP) Margareta Fredriksson (FP) Carla Valdevieso Morales (MP) Lena Martinsson (S) Leif Andersson (S) Rose-Marie Fagerberg (STP) Morgan Gutke (C) Lars-Åke Karlgren (V) kl 13.00-16.00 Kommunchef Niels Bredberg Administrativ chef Anneli Skarp Hjälmén Göran Wallo VD Strömstadslokaler AB Ola Lindström, omsorgschef Agneta Johansson, ekonomichef Justeringens plats och tid Kommunledningsförvaltningen 2012-06-25 kl 16.00 Sekreterare...Paragrafer 80-92 Anneli Skarp Hjälmén Ordförande... Ronnie Brorsson (S) Justerare Ulf Gustafsson (S) Håkan Eriksson (FP) Organ ANSLAGSBEVIS (justeringen har tillkännagivits genom anslag) Datum för Anslags uppsättning Datum för Anslags nedtagning Protokollets förvaringsplats Kommunledningsförvaltningen Underskrift... Inger Sand, registrator
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2 (23) Informationssammanträde kl 13.05 14.15 Info1. 13.05-13.10 Lokalplaneringsuppdraget, Niels Bredberg Info 2. 13.10-13.20 Reviderad kostnadsbedömning för ombyggnad av stadshuset, Göran Wallo Info 3. 13.20-13.25 Uttag av borgensavgift för bolagens utnyttjade borgensram, KS/2012/0192, Göran Wallo Info 4. 13.25-13.30 Rapport från Brottsförebyggande rådet, Margareta Fredriksson Info 5. 13.30-14.15 Kostnad per brukare, Omsorgsnämnden, Ola Lindström Ajournering för fika 14.15-14.45 Beslutssammanträde 14.45-16.30
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3 (23) Au 122 Ks 80 Delårsrapport 1 2012 KS/2012-0191 s beslutar 1. Delårsrapport 1 2012, godkänns 2. Åtgärder ska vidtas för att nämnderna ska genomföra åtgärder för att säkerställa det budgeterade resultatet 2012 samt varaktigt bromsa nettokostnadsutvecklingen. Delårsrapport för tertial 1 år 2012 har sammanställts och omfattar utfall till och med april samt helårsprognos med verksamhetsuppföljning. Resultatet för perioden uppgår till 1,2 Mkr, att jämföra med budget på 0 kr. Helårsprognosen för Årets resultat uppgår till 7,6 Mkr, vilket är 0,7 Mkr lägre än budgeterade 8,3 Mkr. Tillsammans med de kommunala bolagen är totala resultatprognosen 10 Mkr. Kommunens nettoinvesteringar per april uppgår till 12,6 Mkr att jämföra med helårsbudgeten på 82 Mkr. Investeringsprognosen för helåret bedöms till 73,6 Mkr, varav 56,1 Mkr avser Tekniska nämnden Bedömning Aprilprognosen innefattar en negativ avvikelse inom nämndsverksamheten på 7,5 Mkr, fördelat på tre nämnder. Det uppvägs till stor del av positiv avvikelse inom finansförvaltningen på 6,7 Mkr, varav 4,8 Mkr avser preliminär slutavräkningsprognos för kommunalskatten. Skatteprognosens osäkerhet handlar om miljonbelopp åt båda håll. Osäkerhetsintervallet brukar vara snävare inom verksamheterna. Sammanfattningsvis finns det risk för ytterligare försämrat resultat, troligen inte under noll. Exp till: Alla förvaltningar och bolag
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4 (23) Au 123 Ks 81 Budgetdirektiv till nämnderna inför Mål & Budget 2013 samt plan 2014-2016 KS/12-0165 s förslag till kommunfullmäktiges beslut 1. Utgångspunkten inför hösten är oförändrade ramar. Nämnderna ska beskriva effektiviseringsåtgärder, med syfte att uppnå en kommunövergripande nettokostnadsminskning på 6,5 Mkr. Kommunchefen får i uppdrag att precisera direktiv om driftbudgetunderlag 2. Fastställa direktiv om investeringsbudget och nämndsmål 3. Fastställa direktiv till tekniska nämndens taxekollektiv 4. Fastställa tidplan för fortsatt budgetprocess ----------------------- Ekonomichefen lämnar under sammanträdet ett förtydligat beslutsförslag för beslutspunkt 1 samt förkortad beslutspunkt 2. --------------------- Ordföranden ställer proposition på förtydligade beslutspunkter 1 och 2 mot liggande förslag för punkterna 1 och 2 och finner de förtydligade beslutspunkterna 1 och 2 bifallna. Ordföranden ställer proposition på liggande förslag för beslutspunkterna 3 och 4 och finner dem bifallna. -------------------------
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5 (23) Prognosunderlaget med ekonomiska förutsättningar inför kommande budget- och prognosperiod har hämtats från det senaste cirkuläret från SKL 1, 12015 från slutet av april. Enligt Sveriges Kommuner och Landsting SKL, har prognosen för skatteunderlagsutvecklingen år 2011-2015 förbättrats från 19,9 till 20,1 procent sedan februari. Orsakerna är upprevidering av pensionsinkomsterna år 2011, ökning av antal arbetade timmar år 2012 samt större höjningar av löner och pensioner år 2013. År 2014-2015 förutses sänkt skatteunderlagstillväxt, då bedömningen är att sysselsättningsökningen som följer av konjunkturåterhämtningen infaller tidigare, med svagare utveckling dessa år som följd. Förändringen påverkar såväl de egna skatteintäkterna som inkomsterna från inkomstutjämningen positivt. Därutöver har merparten av det underliggande datamaterialet för kostnadsutjämning och för LSSutjämning uppdaterats, med sänkta avgiftsnivåer för Strömstads del som följd. Sammantaget innebär uppdateringarna en större förstärkning inför 2013 års budget. Prognosen är dock högst preliminär till följd av det osäkra utfallet av utvecklingen inom euroområdet, en osäkerhet som har tilltagit under maj månad. Exp till: Alla förvaltningar och bolag
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6 (23) Au 125 Ks 82 Svar på motion från (MP) om utomhusträning för äldre KS/2011-0361 s förslag till kommunfullmäktiges beslut 1. Motionen överlämnas till Folkhälsorådet för yttrande senast december 2012 för att därefter överlämnas till kommunfullmäktige 2. Återrapportera utredningen till kommunfullmäktige senast i december 2012. ------------ YRKANDE Margareta Fredriksson (FP) yrkar att kommunstyrelsen motionen överlämnas till Folkhälsorådet för yttrande senast december 2012 för att därefter överlämnas till kommunfullmäktige PROPOSITIONSORDNING Ordförande ställer liggande förslag mot Margareta Fredrikssons (FP) yrkande och finner Margareta Fredrikssons yrkande bifallet. Bengt Bivrin (MP) inkom 2011-08-29 med en motion gällande utomhusträning för äldre där han föreslår att en plats med träningsredskap för äldre anordnas samt att medel för detta skulle ansökas om från Folkhälsorådet. KF beslutade 2011-09-22 195 att överlämna motionen på remiss till Omsorgsnämnden. Omsorgsnämnden beslutade 2012-04-12 35 att anta Omsorgschefens förslag till yttrande som sitt eget. Yttrandet i korthet angav att förvaltningschefen gett Rehabenheten i uppdrag att utreda behov och möjligheter att skapa träningsmöjligheter för äldre. Samarbete skulle även sökas med kommunens
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7 (23) folkhälsosamordnare och möjligheter att söka bidrag från Folkhälsorådet skulle undersökas. Exp inkl yttrande till: Omsorgsnämnden Folkhälsorådet
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8 (23) Au 126 Ks 83 Svar på motion från (FP) om utökning av olika boendeplatser för äldre och demenssjuka KS/2011-088 s förslag till kommunfullmäktiges beslut Anse motionen som besvarad i och med omsorgschefens yttrande, som anger att utredning i frågan pågår inom Omsorgsförvaltningens ordinarie arbete. Margareta Fredriksson (FP) m fl har i motion som inkom 2011-02-11 föreslagit flera boenden de bedömer som lämpliga för att tillskapa ytterligare boendeplatser för äldre och demenssjuka. KF beslutade 2011-03-17 113 att överlämna motionen på remiss till Omsorgsnämnden. Omsorgsnämnden antog tjänstemannayttrande 2012-04-12 36. I yttrandet redogjorde förvaltningschefen för att utredning pågår i frågan. Exp till: Folkpartiet Omsorgsnämnden
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9 (23) Au 127 Ks 84 Komplettering av Strömstads kommuns säkerhetspolicy KS/2012-0211 s förslag till kommunfullmäktiges beslut Strömstads kommuns säkerhetspolicy kompletteras under punkt 3.2.3 med Uppdraget som säkerhetsskyddschef är direkt underställd kommunchefen. KF antog 2010-10-28 90 en reviderad säkerhetspolicy för Strömstads kommun. Säkerhetssamordnare/säkerhetschef Peter Birgersson Dafteryd har i skrivelse daterad 2012-05-02 påtalat kravet i 6 i Säkerhetsskyddsförordningen angående placeringen av kommunens säkerhetsskyddschef som ska var direkt underställd kommunchefen. Exp till: Säkerhetssamordnaren
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10 (23) Au 128 Ks 85 Inhyrning av externa lokaler för kommunal verksamhet KS/2012-0090 s förslag till kommunfullmäktiges beslut 1. Regler för genomförande godkänns. 2. Strömstadslokaler AB ansvarar för all uthyrning av lokaler för verksamheter i Strömstads kommun Strömstads kommun har antagit riktlinjer, vilka reglerar umgänget mellan hyresgäst och hyresvärd vid behov av lokalförändringar och som reglerar upprättandet av hyresavtal. Kommunfullmäktige har beslutat att i Strömstads kommun skall de kommunala verksamhetslokalerna samlas inom det kommunala lokalbolaget Strömstadslokaler AB. Strömstads kommuns verksamheter hyr verksamhetslokaler såväl av Strömstadslokaler AB som av externa hyresvärdar. För verksamheterna innebär detta att olika företrädare förhandlar med flera olika hyresvärdar om olika hyreskontrakt. Beredning I samråd med VD för Strömstadslokaler AB har kommunchefen och förvaltningscheferna kommit överens om att föreslå en förändring avseende ansvar för inhyrda lokaler. Den huvudsakliga kompetensen avseende lokaler, lokalplanering, hyreskontrakt och hyresförhandlingar ligger samlat i det kommunala lokalbolaget Strömstadslokaler AB. För verksamheterna är det viktigt att kunna säkerställa god kompetens i samband med inhyrning av lokaler för verksamhet.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11 (23) För Strömstads kommun skapas förbättrade möjligheter till samordning då samtliga verksamhetslokaler hyrs ut till verksamheterna genom Strömstadslokaler AB för optimal samordning och kommunal ekonomi. Regler för genomförande I takt med att nu gällande hyreskontrakt med externa fastighetsägare löper ut, skall följande gälla; Gamla hyreskontrakt löper ut o Vid omförhandling Strömstadslokaler AB ansvarar för nytecknande av hyreskontrakt. Strömstadslokaler AB hyr i sin tur ut lokalerna till verksamheten. o Vid avslut Kontrakten skall av nuvarande verksamheter vara uppsagda inom hyreskontraktets gällande avtal. Nya hyreskontrakt skall tecknas o Strömstadslokaler AB ska efter beställning enligt riktlinjer teckna nya hyreskontrakt och ska i sin tur hyra ut till verksamheterna. Exp till inkl tjänsteskrivelse; Strömstadsbyggen AB
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12 (23) Au 129 Ks 86 Förslag till namnbyte för Omsorgsnämnden KS/2012-0185 beslutar 1. Avslå Omsorgsnämndens förslag att byta namn i nuläget 2. Kommunchefen får i uppdrag att utreda frågan i samband med den utredning om kommunens grafiska profil som pågår --------------- YRKANDE Anders Olsson (M) yrkar ; 1. Omsorgsnämndens förslag avslås i nuläget 2. Kommunchefen får i uppdrag att utreda frågan i samband med den utredning om kommunens grafiska profil som pågår. PROPOSITIONSORDNING Ordförande ställer proposition på liggande förslag och finner det avslaget Ordföranden ställer proposition på Anders Olssons (M) yrkande om att omsorgsnämndens förslag avslås i nuläget och finner det bifallet Ordföranden ställer proposition på Anders Olssons (M) yrkande om att kommunchefen får i uppdrag att utreda frågan i samband med den utredning om kommunens grafiska profil som pågår och finner det bifallet Omsorgsnämnden beslutade 2012-04-12 41 att föreslå fullmäktige att Omsorgsnämndens namn ändras till Socialnämnden.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13 (23) Bedömning Ett arbete pågår på Administrativa avdelningen med att ta fram en grafisk gemenskap i kommunen. Om namnändring ska göras är det lämpligt att se över om det finns andra namn på kommunala verksamheter som kan behöva ändras för att mera överensstämma med vad verksamheten gör. Av den anledningen kan en utredning göra en avvägning av dels vad kostnaden blir för namnbyte dels vilka kriterier som ska avgöra namnet på verksamheten. Exp, inkl tjänsteskrivelse till; Omsorgsnämnden
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14 (23) Au 130 Ks 87 Årsrapport 2011, avseende försäkrings- och skadehantering i Strömstads kommun KS/2012-0197 beslutar Notera årsrapport 2011 avseende försäkrings- och skadehantering i Strömstads kommun till protokollet. Försäkringssamordnare Bengt Andersson har översänt årsrapport 2011 avseende försäkrings- och skadehanteringen i Strömstads kommun daterad 2012-04-23 Exp till; Bengt Andersson
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15 (23) Au 131 Ks 88 Förslag till yttrande över revisionsberättelse för 2011 KS/2012-0191 beslutar Yttrande daterat 2012-05-29 noteras till protokollet Kommunens revisorer lämnade 2012-04-17 rapport med redogörelse för revisionsverksamheten 2011. Redogörelsen omfattar granskning av delårsrapport och årsredovisning 2011 samt uppföljning av tidigare granskningar. Efter att ha tagit del av redogörelsen avges i tjänstemannaskrivelse daterad 2012-05-29 svar på hur påtalade brister och rekommendationer kommer att hanteras. Beredning Yttrandet är formulerat i fyra punkter, 1:internkontroll, 2: ej fullgjorda uppdrag från kommunstyrelsen, 3: säkerställning av rutiner, 4: rättvisande räkenskaper och följsamhet mot lagar och regelverk. Exp till; Kommunala revisionen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16 (23) Au 132 Ks 89 Regional plan Vindkraft i Østfold KS/2012-0212 beslutar Ingen erinran lämnas Handlingar har översänts för synpunkter. Svar ska lämnas senast 10 september. Handlingar finns tillängliga på Østfold fylkeskommunes hemsida: http://www.ostfoldfk.no/modules/module_123/proxy.asp?d=2&c=394& I=22273&m=1395 Planen syftar till att finna lämpliga platser för vindkraftsutbyggnad i Østfold. Strömstads vindkraftsplan, antagen 2010, föreslår ingen vindkraftsutbyggnad i norra halvan av kommunen. Förslaget från Østfold fylkeskommune föreslår ingen vindkraft nära gränsen mot Strömstads kommun. Sammantaget innebär detta att områdena längs Idefjorden hålls fria från vindkraft, vilket är bra med hänsyn till de naturvärden som finns där. Exp till, inkl yttrande: Östfolds fylkeskommune
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17 (23) Au 133 Ks 90 Årsredovisningar av Strömstads kommuns förvaltade stiftelsefonder 2011 KS/2012-0221 beslutar Godkänna årsredovisningar av Strömstads kommuns förvaltade stiftelsefonder 2011. Redovisningsekonom Bengt Andersson har översänt årsredovisningar av Strömstads kommuns förvaltade stiftelsefonder 2011daterad 2012-05-08
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 18 (23) Au 134 Ks 90 Begäran om omprövning av kommunstyrelsens beslut om ersättning för förlorad arbetsinkomst KS/2012-0222 beslutar 1. Bevilja Berit Lotsner ersättning för förlorad arbetsförtjänst i samband med politiska uppdrag under tiden februari november 2011 2. Information om arvodesregler ska ges till nya ledamöter samt att nämnderna lyfter upp reglerna som information vid lämpligt tillfälle --------------- YRKANDE Anders Olsson (M) yrkar bifall till liggande förslag med instämmande av Sven Moosberg (STP) och Margareta Fredriksson (FP) PROPOSITIONSORDNING Ordföranden ställer proposition på liggande förslag och finner det bifallet Birgit Lotsner har i skrivelse daterad den 3 maj 2012 begärt att omprövar sitt beslut från den 11 april 2012, att avslå hennes ansökan med begäran om ersättning för förlorad arbetsförtjänst i samband med politiska uppdrag. beslutade den 11 april 2012 47 att avslå Birgit Lotsners begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst, då den inte är i överens-stämmelse med 17 punkt 1 i arvodesreglementet och ett tillstyrkande skulle medge ett för stort avsteg mot praxis. Birgit Lotsner som är anställd inom Omsorgsförvaltningen, inkom med skrivelse daterad 24 februari 2012 med begäran om ersättning för förlorad arbetsinkomst i samband med politiska uppdrag under 2011.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 19 (23) Avdrag på lön för tjänstledighet har gjorts med totalt 7636:92 för tiden februari november 2011. Av skrivelsen framgick att Birgit Lotsner vid nämndsmötena kryssat i närvaro-listan och att hon då uppfattat att detta skulle utgöra grund för ersättning för förlorad arbetsinkomst. Birgit Lotsner begär i skrivelse daterad den 3 maj 2012 att omprövar sitt beslut och att man då tar hänsyn till att hon varit i god tro och agerat utifrån de anvisningar som getts. Det har i efterhand visat sig att hon feltolkat anvisningarna. Bedömning Det finns skäl att ompröva beslutet med hänvisning till att Birgit Lotsner handlat i god tro, utifrån hur hon uppfattat den information som getts. De förändrade rutinerna vid begäran om tjänstledighet får också anses ha bidragit till de missförstånd som uppstått. Reglementet anger dock tydligt att Framställan om ersättning ska vara inlämnad senast inom tre månader från dagen för sammanträdet. har att tolka arvodesreglementet. Expedieras till: Birgit Lotsner Personalavdelningen Alla nämndsekreterare
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 20 (23) Au 135 Ks 91 Framställan till om finansiering av två nya förskoleavdelningar hösten 2012 KS/2012-0249 beslutar 1. Finansiering på årsbasis inför 2013 hänskjuts till den fortsatta budgetprocessen. 2. Uppdra till Barn- och utbildningsnämnden att ge uppdrag till AB Strömstadslokaler att ansvara för införskaffandet av två förskolepaviljonger och därtill hörande uppgifter. ---------------------------- Siwert Hjalmarsson (M) yrkar bifall till liggande förslag PROPOSITIONSORDNING Ordföranden ställer proposition på liggande förslag och finner det bifallet. ------------------------------ Efterfrågan på förskoleplatser i Strömstad är större än någonsin förut. Det totala behovet är större än tillgången och förvaltningen kan härigenom inte tillgodose det lagstadgade kravet om placering inom fyra månader. För att klara av ett erbjuda de som till hösten är i akut behov behöver antalet förskoleplatser utökas med motsvarande två avdelningar. Medel för detta behöver tillskjutas av då Barn- och utbildningsnämnden inte klarar av att finansiera dessa kostnader inom befintlig budgetram. Kostnaden för två nya avdelningar på årsbasis beräknas uppgå till 2 950 tkr. Beräkningen bygger på följande antaganden: Sex heltidstjänster + förbrukning intäkter (2 650 tkr + 50 tkr 300 tkr) =
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 21 (23) 2 400 tkr. Lokalkostnader (antagandet är samma kostnadsbild som för paviljongerna på Korpen, med reservation för ev. prisjusteringar) = 550 tkr. Behovet är att förskoleavdelningarna är på plats under augusti och för 2012 beräknas kostnaden uppgå till ca 1 000 tkr. Därtill kommer kostnader för staket och iordningsställande av utomhusmiljön. Vid KS möte 20120620 deltog tjänsteman Erland Lundqvist från BUF. EL besvarade frågor och föredrog en preliminär kalkyl för ledamöterna. Exp till: Barn&Utbildningsnämnden Strömstadslokaler AB
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 22 (23) 136 Ks 92 Framställan till kommunstyrelsen angående behov av byggnation av ny förskola på 5-6 avdelningar i Bojarskolans upptagningsområde KS/2012-0248 beslutar Strömstadslokaler får i uppdrag att ta fram en fullkostnadskalkyl för bygg- och hyreskostnader senast till nästa möte i kommunstyrelsens arbetsutskott den 29 augusti. -------------- Ordföranden kompletterar liggande förslag med att det ska vara en fullkostnadskalkyl. PROPOSITIONSORDNING Ordföranden ställer proposition på liggande förslag kompletterat med eget förslag och finner det bifallet. -------------------- Förvaltningschef Annelie Gollungberg redogör för ärendet. Utifrån analyser av SCB:s demografiska statistik för Strömstads kommun och en allt större inflyttning av barnfamiljer gör Barn- och utbildningsförvaltningen bedömningen att behovet av förskoleplatser ökar både på kort och på lång sikt. Analysen visar också att det ökade behovet inte kan tillgodoses inom förvaltningens befintliga förskolenheter. Det ökade behovet måste därför lösas skyndsamt genom att nya förskoleavdelningar byggas. Barn- och utbildningsförvaltningens lokalansvarige Erland Lundqvist har därför på uppdrag av förvaltningschefen skrivit ett uppdragsunderlag till Strömstadlokaler gällande beställning av offert avseende ny förskola i Mellby/Bojarområdet. Utifrån detta föreslår förvaltningen att Barn- och utbildningsnämnden gör en framställan till kommunstyrelsen angående
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 23 (23) behovet av byggnation av ny permanent förskola på 5 till 6 avdelningar i Bojarskolans upptagningsområde Exp till: Barn&Utbildningsnämnden Strömstadslokaler AB