Fritidsnämndens arbetsutskott 2007-11-22 Plats och tid för sammanträdet Mörbyrummet, Fritidskontoret Tuna torg 15, Vallentuna, torsdagen den 22 november 2007, kl. 17.00-18.30 Beslutande Marge Aab Svensson (m), ordförande Per-Olof Björkman (fp) Tommy Eckelöv (s) Övriga deltagare Jan-Åke Bredberg, fritidschef Lars Lundkvist, fritidsintendent Inger Karlsson, ekonomiansvarig, 95-96 Marie-Louise Bornholm, nämndsekreterare Utses att justera Tommy Eckelöv Justeringens plats och tid Fritidskontoret, Vallentuna, den 27 november 2007 Sekreterare Marie-Louise Bornholm Paragrafer 95-104 Ordförande Marge Aab Svensson Justerande Tommy Eckelöv 1 (14)
Innehållsförteckning: Sid. Oreglerad skuld mellan kommunen och IF Vallentuna BK Ishockey...3 Budgetuppföljning oktober 2007...4 Besluts- och behörighetsattestanter 2008...5 Fritidsnämndens dokumenthanteringsplan...7 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende kontanthantering...8 Bidrag till Vallentuna Styrketräningsförening...9 Informationsskyltar vid Vallentuna trafikplats...11 Skyltning vid diskgolfbanan...12 Sammanträdestider för arbetsutskottet under 2008...13 IF Vallentuna BK Ishockey 60 år...14 2 (14)
Oreglerad skuld mellan kommunen och IF Vallentuna BK Ishockey AU 95 FN Dnr 2002.020 821 Arbetsutskottets förslag Utifrån den uppkomna situationen där det trots ett omfattande arbete inte gått att reda ut den uppkomna differensen beslutar fritidsnämnden att kommunens fordran (58 204 kr) avskrivs. Efter omfattande kontroller av både IF Vallentuna BK Ishockeys och fritidskontorets reskontror m.m. har parterna inte lyckats finna orsaken till en differens på 58 204 kronor. Förvaltningens ekonom, Inger Karlsson, och klubbens kassör, Staffan Nilsson redovisar i bifogade skrivelser sina respektive uppfattningar i ärendet. Fritidskontorets förslag Utifrån den uppkomna situationen där det trots ett omfattande arbete inte gått att reda ut den uppkomna differensen föreslår fritidskontoret att kommunens fordran (58 204 kr) avskrivs. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. Handlingar i ärendet Skrivelser från förvaltningens ekonom Inger Karlsson samt från klubbens kassör Staffan Nilsson. 3 (14)
Budgetuppföljning oktober 2007 AU 96 FN Dnr 2007.021 042 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att budgetuppföljningen för oktober 2007 godkänns, överlämnas till kommunstyrelsen samt därefter läggs till handlingarna. Kommunstyrelsen har beslutat att alla nämnder varje månad ska inkomma med en budgetuppföljning. Uppföljningen till och med oktober månad följer i stort budget (bifogas). Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att budgetuppföljningen för oktober 2007 godkänns, överlämnas till kommunstyrelsen samt därefter läggs till handlingarna. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. Handlingar i ärendet Fritidsnämndens budgetuppföljning gällande oktober 2007. 4 (14)
Besluts- och behörighetsattestanter 2008 AU 97 FN Dnr 2007.064 002 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar enligt nedanstående förslag. Fritidsnämnden har att utse beslutsattestanter och ersättare för dessa samt att ange vilka ansvar uppdragen gäller. Beslutsattestant vidimerar att nämndbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan samt att normer eller riktlinjer följs. Vederbörande svarar också för att kontering verkställs. Enligt kommunens redovisningsreglemente skall, förutom beslutsattestanter, även behörighetsattestanter godkännas av fritidsnämnden. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att beslutsattestanter utses enligt nedanstående förteckning: Driftbudget Verksamhet 400 104 (fritidsnämnden) 401 300 (fritid, arrangemang och verksamhet) 401 390 (fritidsförvaltningens administration) 402 340 (idrotts- och fritidsanläggningar) 403 300 (fritid, arrangemang och verksamhet) 403 350 (fritidsgårdar) 405 300 (fritid, arrangemang och verksamhet) 406 301 (föreningsbidrag) Investeringsbudget Beslutsattestant Fritidsnämndens ordförande Fritidschefen Fritidschefen Fritidsintendenten Enhetschefen Enhetschefen Handikappkonsulenten Nämndsekreterare Marie-Louise Bornholm Fritidschefen 5 (14)
Forts. 97 Som ersättare föreslås tjänstgörande ersättare på tjänsten eller närmaste överordnad. För fritidsnämndens ordförande är fritidschefen ersättare. Fritidskontoret föreslår vidare att Inger Karlsson, ekonomi- och personalansvarig, utses som ordinarie behörighetsattestant med Marie- Louise Bornholm som ersättare. Beslutet gäller samtliga ansvar inom driftbudgeten samt för investeringsbudgeten. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. 6 (14)
Fritidsnämndens dokumenthanteringsplan AU 98 FN Dnr 2007.062 004 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att anta bilagt förslag till dokumenthanteringsplan. Alla nämnder ska inlämna dokumenthanteringsplaner till kommunfullmäktige. Fritidsnämnden antog förvaltningens uppdaterade dokumenthanteringsplan den 23 februari 2006, 10, samt en komplettering till denna den 26 mars 2007, 23. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att fritidsnämnden antar bilagt förslag. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. Handlingar i ärendet Fritidsnämndens dokumenthanteringsplan. E-postpolicy för Vallentuna kommun. 7 (14)
Revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende kontanthantering AU 99 FN Dnr 2007.063 007 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att godkänna fritidskontorets föreslagna åtgärder samt att därefter lägga ärendet till handlingarna. Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse Coopers har på uppdrag av revisorerna i Vallentuna kommun granskat och genomfört stickprovskontroller av kommunens hantering av kontanthantering/försäljningsintäkter m.m. Fritidskontorets tjänsteutlåtande För fritidsnämndens del innebar ovanstående en granskning av kassahanteringen vid Kvarnbadet. Resultatet redovisas i bilagd revisionsrapport. Nämnas kan att kontrollaktiviteterna på Kvarnbadet bedöms som föredömliga. En ny rutinbeskrivning är under utarbetande med anpassning till det nya kassasystemet. Dessutom kommer hädanefter alltid två personer att underteckna redovisningsblanketten. Fritidskontorets förslag Fritidsnämnden beslutar att godkänna fritidskontorets föreslagna åtgärder samt att därefter lägga ärendet till handlingarna. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. Handlingar i ärendet Revisionsrapport Granskning av intern kontroll Vallentuna kommun. 8 (14)
Bidrag till Vallentuna Styrketräningsförening AU 100 FN Dnr 2007.065 805 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att ett bidrag gällande 2007 skall utbetalas med 40 tkr (oförändrat) till Vallentuna Styrketräningsförening. Vallentuna Styrketräningsförening (VSTF) hyr en lokal för sin verksamhet i Hammarbacksskolan. Föreningen har utrustat lokalen och svarar för städning och underhåll av densamma. VSTF har drygt 200 aktiva medlemmar varav ett 70-tal är ungdomar mellan 15 och 20 år. Föreningen betalar full hyra för sin verksamhetslokal, 134 tkr per år, och söker inga kommunala föreningsbidrag. Anledningen till att föreningen inte sökt några kommunala bidrag för sin ungdomsverksamhet är att denna inte till alla delar passar in på kommunens bidragsnormer. VSTF är en välskött förening, som bedriver styrketräningsverksamhet främst på motionsnivå. Medlemmarna städar lokalen och svarar för enklare underhåll. Föreningen har dessutom utrustat lokalen på egen bekostnad. Andra idrottsföreningar i kommunen och skolan får disponera styrketräningslokalen efter överenskommelse med föreningen. VSTF är kommunens enda styrketräningsförening och det är ur flera aspekter värdefullt att denna verksamhet finns i kommunen. Trots att verksamheten inte till alla delar passar in i kommunens normer för föreningsbidrag bör föreningen erhålla visst ekonomiskt stöd, dels för den ungdomsverksamhet man bedriver, dels för att man låter andra föreningar och skolan disponera lokalen och dels för att man sköter städning och underhåll. Fritidsnämnden beslutade den 17 juni 2004, 50, att bidragets storlek skall omprövas varje år och beräknas utifrån.. - antalet aktiva ungdomar i verksamheten, - skolans och andra föreningars möjlighet att disponera lokalen, - att städning och lokalunderhåll utförs av föreningen. Föreningen skall också på lämpligt sätt informera sina medlemmar om de etiska regler som gäller för idrottsrörelsen i allmänhet och styrketräningssporten i synnerhet. Fritidskontorets tjänsteutlåtande Fritidsintendent Lars Lundkvist har varit i kontakt med föreningens ordförande för att diskutera verksamheten och konstaterar att denna fungerar bra. Sedan Vallentuna Gym & Sim öppnade har antalet medlemmar minskat, men antalet ungdomar är ändå oförändrat mot 9 (14)
Forts. 100 föregående år. Man har dock redan sett, att en del av dessa medlemmar har kommit tillbaka till föreningen och även att en del andra, som inte tidigare vetat om styrketräningens verksamhet, nu kommit till. Fritidskontorets förslag Med anledning av ovanstående föreslår fritidskontoret att bidraget till Vallentuna Styrketräningsförening under 2007 skall vara oförändrat, 40 tkr (ca 30 % av klubbens hyreskostnad). Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag. 10 (14)
Informationsskyltar vid Vallentuna trafikplats AU 101 FN Dnr 2007.068 511 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att uppdra till fritidschef Jan-Åke Bredberg att kontakta styrgruppen för trafikplatsen för att med den utreda informationsskyltarnas utformning och placering. Ordförande Marge Aab Svensson (m) tar upp frågan om vikten av att alla informationsskyltar runt trafikplatsen blir enhetligt utformade och uppsatta på ett trafiksäkert sätt. Ordförande föreslår att fritidschef Jan-Åke Bredberg ges i uppdrag att kontakta styrgruppen för trafikplatsen i ärendet. Arbetsutskottet beslutar enligt ordförandes förslag. 11 (14)
Skyltning vid diskgolfbanan AU 102 FN Dnr 2007.069 829 På förslag från ordförande Marge Aab Svensson (m) beslutade fritidsnämnden den 29 oktober 2007, 110, att uppdra till fritidskontoret att snarast sätta upp skyltar med information om diskgolfbanans placering. Fritidsintendent Lars Lundkvist informerar om att en anslagstavla samt skyltar med anvisning om banans sträckning kommer att sättas upp under våren. 12 (14)
Sammanträdestider för arbetsutskottet under 2008 AU 103 FN Dnr 2007.053 006 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att flytta februarimötet till onsdagen den 27 februari. Fråga Tommy Eckelöv (s) frågar om arbetsutskottets sammanträde måndagen den 25 februari skulle kunna flyttas till onsdagen den 27 februari. Arbetsutskottet beslutar enligt Tommy Eckelövs önskan. 13 (14)
IF Vallentuna BK Ishockey 60 år AU 104 Arbetsutskottets förslag Fritidsnämnden beslutar att uppvakta IF Vallentuna BK Ishockey med ett bidrag till ungdomsverksamheten på 5 000 kr samt att uppdra till ordförande Marge Aab Svensson att representera nämnden och förvaltningen. Fritidschef Jan-Åke Bredberg informerar om att klubben inbjudit till 60-årsfirande lördagen den 24 november. Fritidskontorets förslag Fritidskontoret föreslår att fritidsnämnden ska uppvakta klubben med ett bidrag till ungdomsverksamheten på 5 000 kr. Arbetsutskottet beslutar enligt fritidskontorets förslag samt att ordförande Marge Aab Svensson (m) ska representera nämnden och förvaltningen. 14 (14)