Vasa kyrkliga samfällighets fastighetsstrategi 2015 2020 15.6.2015 MP

Vasa kyrkliga samfällighets fastighetsstrategi 2015 2020 15.6.2015 MP

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 1/15 1 INLEDNING... 2 1.1 FASTIGHETSSTRATEGIPROCESSEN OCH FÖRBEREDANDE ARBETE2 1.2 FASTIGHETSVÄSENDETS STRATEGIASPEKTER... 2 1.3 FASTIGHETSVÄSENDETS UPPDRAG... 2 2 FASTIGHETSVÄSENDETS VISION 2015 2020... 3 3 FASTIGHETSVÄSENDETS STRATEGISKA MÅL... 3 3.1 FASTIGHETER... 3 3.2 FASTIGHETSTJÄNSTER... 6 4 FASTIGHETER OCH JORDEGENDOM 2014... 8 4.1 BYGGNADER... 8 4.2 AKTIELÄGENHETER... 8 4.3 HYRDA LOKALER... 9 4.4 JORDEGENDOM... 9 4.5 DETALJPLANEOMRÅDEN... 9 4.6 DELGENERALPLANEOMRÅDEN... 9 5 SLUTSATSER/ÅTGÄRDER... 10 5.1 INVESTERINGSPROGRAM... 10 5.1.1 Finansiering av investeringar... 10 5.2 ÅTGÄRDSPROGRAM... 10 5.3 PROGRAM FÖR AVSTÅENDE AV LOKALER... 11 5.3.1 Gruppering av fastigheterna... 12 5.3.2 Principer för avstående från byggnader och lokaler... 12 5.3.3 Interna hyror... 13 5.4 PERSONALPROGRAM... 13 6 FORTSATTA ÅTGÄRDER... 13 6.1 FASTIGHETSSTRATEGISKA ÅTGÄRDER... 13 6.2 VASA KYRKLIGA SAMFÄLLIGHETS NÄRVARO VID PLANERING AV MARKANVÄNDNING... 13 6.3 VASA KYRKLIGA SAMFÄLLIGHETS MÖJLIGHETER TILL SAMARBETE MED ANDRA AKTÖRER... 14 6.4 NYA MÖJLIGHETER ATT ANVÄNDA LOKALERNA... 14

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 2/15 1 INLEDNING 1.1 FASTIGHETSSTRATEGIPROCESSEN OCH FÖRBEREDANDE ARBETE Arbetet med Vasa kyrkliga samfällighets fastighetsstrategi påbörjades 2013 och blev klart 2014. Den ursprungliga fastighetsstrategin uppdaterades i juni 2015. Fastighetsväsendet har haft flera strategimöten där fastighetsväsendets vision och värderingar tagits fram, liksom de tillvägagångssätt och rutiner som behövs för att uppnå visionen. Som grund för strategin har fastighetsväsendet utrett lokalernas användningsgrad, drifts- och underhållskostnader, investeringar samt läget för fastigheterna i fråga om planläggning. En fastighetsförteckning med redogörelser för bakgrund och uppgifter om jordegendom finns i en separat bilaga. Uppgifter (utgångsuppgifter och annat material) som kompletterar Vasa kyrkliga samfällighets fastighetsstrategi finns i ett separat bilagesammandrag. Det beslutades att en fastighetsstrategi ska utarbetas eftersom fastighetsmassan är stor och fastighetskostnaderna (drifts- och investeringskostnader) växer i förhållande till de ekonomiska resurserna och personalresurserna under de kommande åren. Vi såg även möjligheter att effektivera bruket av lokalerna. 1.2 FASTIGHETSVÄSENDETS STRATEGIASPEKTER Genom fastighetsförvaltningen sköts och styrs fastighetsegendomen och lokalresurserna utifrån Vasa kyrkliga samfällighets kärnuppgift och egendomsförvaltning. Inom fastighetsförvaltningen finns tre olika aspekter: ägande, bruk och service. Vasa kyrkliga samfällighet äger största delen av sina lokaler och därför utgör skötseln av egendomen en viktig del av fastighetsförvaltningen. Inom fastighetsförvaltningen koncentrerar man sig på att bevara egendomens värde och att hålla lokalerna i användbart skick. Vid produktionen av service är säkra och ändamålsenliga lokaler som inte medför hälsoproblem en viktig del. Ägandet av och verksamheten i lokalerna kräver som stöd olika tjänster i form av fastighetsskötsel, städning, underhåll och säkerhet. Tillhandahållandet av tjänsterna utgör en central del av styrningen av fastighetstjänsternas verksamhet. Också investeringarna och de disponibla resurserna för dem ska systematiskt och konsekvent riktas in på att stödja församlingarnas verksamhet. 1.3 FASTIGHETSVÄSENDETS UPPDRAG Fastighetsväsendets uppdrag är att stödja församlingarnas verksamhet genom att erbjuda högklassiga vaktmästar-, köks- och städtjänster, de underhålls-, reparations-, bygg- och säkerhetstjänster som behövs för lokalerna, sköta de åligganden som myndigheterna kräver samt hyra ut församlingarnas och kyrkliga samfällighetens lägenheter. Detta genomförs kontrollerat, säkert och ekonomiskt genom att med olika tjänster och

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 3/15 yrkeskunniga anställda se till att de fastigheter som kyrkliga samfälligheten förvaltar är i ändamålsenligt och gott skick för verksamheten. 2 FASTIGHETSVÄSENDETS VISION 2015 2020 Fastighetsväsendet gör det möjligt för församlingens olika sektorer att i praktiska, trivsamma och säkra arbetsmiljöer möta Vasaborna i vardag och fest. 3 FASTIGHETSVÄSENDETS STRATEGISKA MÅL 3.1 FASTIGHETER Fastighetsstrategin gäller för tiden 2015 2020. Följande åtgärder föreslås som viktigaste strategiska mål för fastighetsväsendet: Mål 1: Mål 2: Vi ser till att församlingarna för sitt grundläggande uppdrag har ett tillräckligt antal ändamålsenliga och säkra lokaler som inte medför hälsoproblem och som driftskostnaderna är rimliga för. En kartläggning av samfällighetens egendom i form av byggnader och mark genomförs. Riktlinjer ges för: vilka byggnader som ska bevaras, vilka byggnader som ska utvecklas och vilka lokaler som man kan avstå från i huvudsak utgående från driftsutgifter och/eller användningsgrad vilka kriterier som används och på vilket sätt man avstår från improduktiva lokaler som används lite eller inte alls i församlingsverksamheten vilken princip och finansieringsform som ska användas när fastigheter förvärvas eller totalrenoveras. Vi strävar efter att avstå från lokaler som hyrs av utomstående genom att placera aktiviteterna i egna lokaler och på så vis höja användningsgraden för dem. Användningen av markområden som ägs kan planeras om och en del kan man besluta att avstå från. Mål 3: Vi strävar efter att bevara värdet på de fastigheter som ska bevaras genom att utföra konditionsbedömningar med långsiktiga planer för objekten, genom att uppskatta den s.k. reparationsskulden och genom att i tid utföra de åtgärder som föreslås i konditionsbedömningarna. Underhållet ska skötas så bra att faktorer som i betydande mån försämrar fastigheternas värde och användning undviks. Byggnadernas reparationsskulder ska särskilt beaktas. Målet är att

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 4/15 byggnaderna hålls i skick till 75 %. Genom systematiskt underhåll undviker vi en ökad reparationsskuld och stora överraskningar i kostnaderna (se bilaga 3). I värsta fall kan ett bristfälligt underhåll leda till att byggnaden inte längre kan repareras, och då är rivning det enda alternativet. Särskild uppmärksamhet fästs vid att bevara värdet på de kulturhistoriska byggnaderna. Mål 4: Mål 5: Mål 6: För de uthyrda aktielokalernas del har avkastningen granskats och vi strävar efter att avstå från dem som ger dålig avkastning. Uthyrningsverksamhet hör inte direkt till en församlings kärnverksamhet och därför bör det vid granskningarna även beaktas hur uthyrningen påverkar fastighetspersonalens arbetsmängd och behovet av investeringar för aktielokalerna i form av drifts- och underhållskostnader. För att utgifterna inte ska öka i framtiden strävar vi också efter att öka möjligheterna till mångsidigt bruk av lokalerna, undvika onödiga nyinvesteringar, totalrenovera befintliga fastigheter och effektivera användningen av lokalerna. Vid nyinvesteringar strävar vi efter att optimera behovet av lokaler och undvika överdrivet byggande. När nya investeringar övervägs söker vi alternativa sätt att förverkliga projektet till exempel genom hyrande/leasing/bolagisering/fonder/samarbetsprojekt osv. I fråga om investeringar försöker vi också beakta den rådande osäkra ekonomiska situationen. Det finns också skäl att beakta de sammanslagningar av församlingar som planerats i en nära framtid. Beredskapen inför sammanslagningar förbättras genom att före en sammanslagning kräva att församlingarnas fastighetsmassa är känd, att fastigheternas avtal och lagfarter är i skick samt att konditionsbedömningar har gjorts för byggnaderna och reparationsskulden har utretts. Samtidigt säkerställs också åtgärderna som gäller personalresurser. När beslut fattas beaktas även de prognoser för befolkningsstrukturen som finns tillgängliga när beslutet fattas. I det följande anges tyngdpunkter i verksamheten som stöder de ovannämnda viktigaste strategiska målen: Att fastigheterna är säkra och inte orsakar hälsoproblem kontrolleras regelbundet med konditionsbedömningar och undersökningar av inomhusluften. Konditionsbedömningar används alltid som grund när planer för de existerande byggnaderna görs upp. En konditionsbedömning som en gång

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 5/15 utarbetats uppdateras minst vart tionde år. Fastigheternas säkerhet förbättras genom tekniska arrangemang och genom instruktioner till personalen. Även kartläggningen av tillgängligheten (2013) i samfällighetens fastigheter beaktas vid nyinvesteringar och totalrenoveringar av fastigheterna. Bedömningen av konsekvenserna för barn inklusive tillhörande mål beaktas både när beslut fattas och planer utarbetas. Fastighetsväsendet i Vasa kyrkliga samfällighet har för närvarande årliga drifts- och underhållskostnader på ca 2,4 milj. euro (2013). Fastighetsväsendets drifts- och underhållskostnader härrör från de funktioner i församlingarna som använder lokalerna. Drifts- och underhållskostnadernas årliga tillväxt är cirka 3 5 %. Skillnaden mellan 2012 och 2013 beror i synnerhet på församlingssammanslagningen Vasa- Lillkyro. Den höjda fastighetsskatten ökar också driftskostnaderna i betydande grad. Därför strävar vi efter att minska drifts- och underhållskostnaderna. Detta kan ske till exempel genom att minska antalet fastigheter (ca 2000 m 2 ). Fastigheter som kunde avyttras är till exempel Dragnäsbäcks kyrka, Sunnanvik församlingshem och scoutlokalerna. Avsikten är också att sänka driftskostnaderna genom att utveckla församlingarnas verksamhet, minska på personalutgifterna och genom att sörja för övervakning/förebyggande/tillräcklig driftskompetens i fråga om energiförbrukningen. Att ta i bruk interna hyror kan också övervägas som en metod för styrning. (I bilaga 4 visas hur fastighetsväsendets driftskostnader fördelar sig och även hur församlingssammanslagningen Vasa/Lillkyro påverkat driftskostnaderna. Bilagan innehåller också en redogörelse för verksamhetsintäkterna 2009 2013.) Miljöbelastningen minskas genom verksamhet och lösningar till exempel genom att i mån av möjlighet förbättra ordnandet av avfallshanteringen (t.ex. tillträde till det kommunala avloppet, övervakningen och styrningen av energiförbrukningen (investeringar, totalrenoveringar) och personalutbildningen. Köksfunktionens tjänster och verksamhet utvecklas under planeringsperioden. Lägergårdarnas driftskostnader är höga i jämförelse med övriga lokaler, se bilaga 5. Driftskostnaderna kan kontrolleras till exempel genom att stänga lägergårdar med obetydlig användningsgrad för vintern eller genom att söka alternativa lösningar för hur de kan användas. Till exempel genom att stänga en lägergård för vintern kan man spara cirka 75 000 euro om året. Vi försöker effektivera användningsgraden. Kyrkostyrelsens förslag till hur användningsgraden ska dimensioneras: - Kyrka, 14 evenemang per vecka = 100 % - Samlingslokal, 72 h per vecka = 100 % - Kontorslokal, 5 d per vecka = 100 % I bilaga 6 visas användningsgraderna för Vasaförsamlingarnas lokaler enligt dagens situation (2013). Av tabellen framgår att endast Trefaldighetskyrkan uppfyller kyrkostyrelsens förslag till

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 6/15 eftersträvad användningsgrad och användningen av de andra lokalerna ligger under hälften av målet. Användningsgraden höjs genom att effektivera användningen av bokningsprogrammet och genom att ge anvisningar om vad som ska beaktas när lokaler bokas för att användningen ska vara förnuftig. Lokaler som har en låg användningsgrad börjar i mån av möjlighet användas för andra ändamål så att lokalernas läge och antal motsvarar behovet. Verksamheten i dessa lokaler ska vi också försöka koncentrera. Vid behov avstår vi från underutnyttjade lokaler. Projektplaneringen preciseras så att investeringar och underhåll kan genomföras på rätt sätt och enligt tidtabellen. Det schema över etapperna i ett byggprojekt som finns i bilaga 2 visar hur kostnaderna för ett projekt binds redan i ett tidigt stadium av projektet. 3.2 FASTIGHETSTJÄNSTER Fastighetsförvaltningens nuvarande organisation visas i schemat i bilaga 7. För närvarande arbetar 32 personer i Vasa kyrkliga samfällighet fastighetsväsende. En utveckling av fastighetsförvaltningens organisation pågår. När kravnivån på fastighetstjänsterna ökar kan antalet anställda inom fastighetsväsendet inte minskas utan att församlingarnas arbetssätt ändras. Det finns redan nu exempel på ändringar av arbetssätt: för att undvika dubbelbokning av lägergårdarna håller en överenskommelse om att en person ska sköta bokningen på att komma till stånd. Med hjälp av en cirkulerande vaktmästare som behärskar alla fastigheter kan vi även optimera arbetstiderna. Det finns ett fortlöpande behov av specialexperter inom fastighetstjänsterna. Det finns behov att anställa en teknisk disponent (expert inom VVS, automation och el). I uppgiften kan utöver expertuppgifterna inom VVS, automation och el ingå t.ex. intern utbildning, uppgifter i samband med församlingssammanslagningar och projektplanering m.m. Fastighetsförvaltningens personal sköter samhälleliga åligganden, bl.a. offentlig upphandling, avfallshantering, säkerhetstekniska arrangemang, brand-, el-, sotningsinspektioner och granskning av brandvarnare, arbetarskyddsärenden, underhåll av områden, ordningsstadgor, räddningsplanen, skattedeklarationer osv. De samhälleliga åliggandena och sammanslagningsärendena förutsätter redan nu att konsulter anlitas kontinuerligt. Som en ny uppgift för fastighetstjänsterna har anmälningsskyldighet enligt skattelagstiftningen trätt i kraft 1.7.2014. De arbeten som anmälningsskyldigheten gäller måste alltså också ordnas. Eventuella nya församlingssammanslagningar påverkar även antalet anställda. Före en församlingssammanslagning utreds det totala behovet av anställda i förhållande till den totala

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 7/15 fastighetsmassan och strävan är att eliminera överlappande uppgifter genom omorganisering eller på annat sätt. Bruket av serviceboken är för närvarande sporadiskt. Personalen ges utbildning om införande av data/dagboken i RYHTI 4 och därefter tas serviceboken i kontinuerligt bruk. Med hjälp av den kan man effektivera bl.a. fastighetsförvaltningen genom att via serviceboken hänvisa användarnas förfrågningar om underhåll direkt till dem som utför arbetet. Skriftliga avtal om samarbetets innehåll har gjorts upp med de nuvarande samarbetsparterna. Upphandlingsdokumenten har också utarbetats skriftligen. För byggtekniska underhållsarbeten har vi delvis anlitat samarbetsparter som visat sig vara bra utan egentliga upphandlingar/avtal. Upphandlingarna/avtalen förnyas när tiden för de gamla avtalen går ut. Upphandling ordnas och avtal görs upp också för byggtekniska arbeten inom underhållet (t.ex. årsavtal för den innevarande planeperioden). Avtal finns för följande servicehelheter: - bevakning/kameraövervakning - passerkontroll, låssystem/säkerhet - underhåll för VVS, automation och el - underhåll av brandvarnarna - larmöverföring som gäller brand, VVS, automation och el - kontroll av brandsläckare - avfallshantering - underhåll av uteområden - skogsvård - städning - livsmedelstransporter - underhåll/reparation av hissar - byggnadsautomationssystem - elektronisk servicebok - tvätteri - avtalet om underhåll med avloppsreningsverket Det vore bra om samfälligheten skaffar ett enhetligt administrationssystem för fastigheterna som är kompatibelt med systemen i de andra mest betydande församlingarna. Målet är att alla avtal o.d. som hittills gjorts upp och som gäller registreras i systemet. Personalen förpliktas att i fortsättningen regelbundet använda systemet och vid behov ges de handledning i användningen av det. Det är fastighetstjänsternas avsikt att överföra de existerande planerna (ARK, RAK, LVIAS) i elektronisk form under

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 8/15 strategiperioden. Arbetet har redan inletts. Fastighetsväsendets personalutbildning och samarbete upprätthålls och den interna informationen utvecklas. Fastighetsväsendets uppgifter grundar sig på behoven i församlingarnas verksamhet. När behoven tillgodoses uppstår kostnader för fastighetsväsendet. Om besparingar görs i fastighetsväsendets verksamhet påverkar det direkt församlingarnas verksamhet. Bokningssystemet för församlingarnas lägergårdar håller på att förnyas. Bokningssystemet blir tvåspråkigt. 4 FASTIGHETER OCH JORDEGENDOM 2014 4.1 BYGGNADER Nedan finns en förteckning över de byggnader som ägs av Vasa kyrkliga samfällighet. Fastighetsförteckningen finns i bilaga 1 och förslagen till åtgärder i de nuvarande fastigheterna i bilaga 10. Kyrkor som ägs av Vasa kyrkliga samfällighet: Trefaldighetskyrkan, Brändö kyrka, Roparnäs kyrka, Sundom kyrka och kyrkan i Lillkyro. Vasa kyrkliga samfällighet äger totalt fem församlingsgårdar: Ämbetshuset (Skolhusgatan 26 28), Brändö församlingsgård, Korsnästågets församlingscentrum, Lillkyro församlingshem och Roparnäs församlingsgård. Det finns tre prästgårdar: Haga prästgård, Sundom prästgård och Lillkyro prästgård. Samfälligheten äger för närvarande följande lägergårdar: Alskathemmet, Lepikko, Österhankmo och Köklot. Rivningstillstånd har sökts och beviljats för lägergården i Köklot på grund av de skador som orsakats av aktinomycet (strålsvamp), och den brändes ner vårvintern 2015. Det finns fem församlingshem: Gerby, Sunnanvik, Sandviken, Skogsberget och Siltaranta i Lillkyro. 4.2 AKTIELÄGENHETER Vasa kyrkliga samfällighet har förutom de ovannämnda fastigheterna aktielägenheter, som i regel är uthyrda till utomstående aktörer. Dessa är: Handelsesplanaden 30 (R-Kioski Oy), Kyrkoesplanaden 30 (Hidden) och Myggvägen 9 (daghemmet Kolibridalen). Hyresintäkterna för de uthyrda lägenheterna är cirka 14 259 /mån. När det gäller lägenheter som ägs av en fond, styrs hyresintäkterna till respektive fond. Driftskostnaderna utgör ändå till fullt belopp kostnader för fastighetsväsendet. Vasa kyrkliga samfällighet har sammanlagt 40 hyresbostäder varav 16 ägs av olika fonder och 24 är samfällighetens egna. Det finns dessutom 8 affärslokaler.

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 9/15 I budgeten ska det beaktas att i de bostadsaktiebolag där Vasa kyrkliga samfällighet är delägare innebär renoveringskostnaderna för fastigheterna 2015 2020 att samfälligheten bereder sig på en finansieringsandel på 170 000 euro. Vi utreder och förbereder en eventuell försäljning av aktielägenheter. 4.3 HYRDA LOKALER Förutom de kyrkor som samfälligheten äger hyr den (Vasa kyrkliga stiftelse) Dragnäsbäcks kyrka och den aktielokal som gravvårdsfonden äger i bostadsbolaget Handelsesplanaden 4 där Ungdomsgården Cross finns. Matbanken finns på Mjölnaregatan 4. Finska församlingens scoutlokal finns på Storalånggatan 66. Svenska församlingens scoutlokal ligger på Metviksgatan 5. Dessutom hyrs kontors- och samlingslokaler (Lillkyro församlingshem) i affärsfastigheten på Vähänkyröntie 6 i Lillkyro centrum. 4.4 JORDEGENDOM Vasa kyrkliga samfällighet äger cirka 171 ha jord (skog, stränder) samt 61 ha detaljplanerade områden. I skogsvårdsplanerna Vasa kyrkliga samfällighet 2006 2015 och församlingen i Lillkyro (2011 2020) presenteras skogsområdena och vården av dem. Vasa kyrkliga samfällighet har skyddade Natura 2000-områden, 23 ha i Köklot och 199 ha vattenområden. Det finns fridlysningsbestämmelser för dessa områden. Det finns 150 ha skogsegendom i Lillkyro, Ilmola och Korsholm och 21,30 ha i Vasa, sammanlagt 171 ha. Skogsvårdsplaner har gjorts upp för skogsegendomen i Österhankmo och Lepikko 2006 2015 och för Lillkyro 2011 2020. 4.5 DETALJPLANEOMRÅDEN Vasa kyrkliga samfällighets jordområden och läget i fråga om planläggningen för dem presenteras i bilaga 1. 4.6 DELGENERALPLANEOMRÅDEN Områden vid Sundom kyrka och prästgård, Kronvik samt Päiväranta Lillkyro (Korsholm): områden i Köklot (bl.a. lägergården) två separata områden och området Kotkaneva. I delgeneralplaneområdet i Köklot anvisas utöver området för lägergårdsverksamheten byggplats för sjutton fritidsbostäder. I Korsholm områden för lägergårdsverksamheten i Österhankmo, Lepikko och Alskat.

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 10/15 5 SLUTSATSER/ÅTGÄRDER 5.1 INVESTERINGSPROGRAM I investeringsprogrammet tas det ställning till byggnadernas behov av underhåll, totalrenovering och nybyggnad. Projektplaneringen förbättras så att investeringar och underhåll kan genomföras på rätt sätt och enligt planerad tidtabell. Med hjälp av konditionsbedömningar och planer på lång sikt får man viktig information om de befintliga byggnaderna för projektplaneringen. Enligt nuvarande praxis räknas som investeringsprojekt åtgärder med kostnader som överstiger 6 000 euro. Detta är en summa som vanligt underhåll kostar, så minimibeloppet bör höjas. Det föreslås att en egen budget görs upp för drifts- och underhållskostnader av investeringstyp. Totalbudgeten skulle då delas upp i följande delar: a) investeringsobjekt, b) drifts- och underhållskostnader av investeringstyp c) serviceåtgärder (driftsoch underhållskostnader). 5.1.1 Finansiering av investeringar Med investeringar avses anskaffning av nya byggnader eller konstruktioner eller totalrenovering av byggnader eller annan större anskaffning. Även köp av ett jordområde kan vara en investering. 5.2 ÅTGÄRDSPROGRAM Målet är att anskaffning, utvidgning och totalrenovering av församlingarnas lokaler i mån av möjlighet finansieras inte bara genom kyrkoskatten utan också genom övertäckning i resultatet i bokföringen eller genom försäljning av fastigheter. För anskaffning av förvaltningsfastigheter, såsom bostadshöghus och kontorslägenheter, reparationer eller totalrenoveringar används inte enbart inkomster från kyrkoskatten utan även extern finansiering (banklån eller besparingar från tidigare år). Inkomsterna från försäljning av fastigheter används i regel för att täcka fastighetsinvesteringar. Investeringarna planeras bli av samma storlek som avskrivningarna (i genomsnitt 1,3 milj. /år). I avskrivningskalkylerna följs den avskrivningsplan som gemensamma kyrkofullmäktige fastställer. Gemensamma kyrkorådet ber församlingsråden ge utlåtanden om vilka lokaler de kan avstå från och i vilken ordning. Målet är att före 2020 avstå från församlingslokaler på totalt cirka 2 000 m2. Beslut om totalrenovering av ämbetshuset på Skolhusgatan 26 28 fattas 2016 och beslut om totalrenovering av Lillkyro församlingshem likaså 2016. En särskild utredning görs om lägergårdarna 2016 varefter det beslutas om vilka områden som ska utvecklas.

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 11/15 Vi främjar planeringen av jordområden i samarbete med stadsplaneringen i Vasa. 5.3 PROGRAM FÖR AVSTÅENDE AV LOKALER Underhållskostnaderna för byggnaderna och lokalerna fortsätter att stiga med en tillväxttakt på i genomsnitt 3 5 % om året. Underhållskostnaderna för byggnaderna och lokalerna kan i framtiden inte just sänkas på annat sätt än genom att effektivera bruket av lokalerna och minska antalet lokaler. Under strategiperioden sker eventuellt betydande kommunsammanslagningar med den påföljden att samfällighetens totala fastighetsbestånd inklusive driftskostnader ökar. Antalet avskrivningar kan minskas endast genom att avstå från en del av det fastighetsbestånd som samfälligheten äger. Utgående från det som nämns ovan behövs/utarbetas ett program för avstående med en lista över de lokaler/fastigheter/jordområden som man kan avstå från och motiveringar för det. För lägergårdarnas del görs en separat utredning, varefter det beslutas vilka områden det ska satsas på och vad man eventuellt kan avstå från. Vad gäller byggnader och lokaler förbereds försäljning och/eller uppsägning av hyresavtalet för följande fastigheter: Päiväranta (Fastigheten får inte användas och samägandeförhållande) Myggvägen 9 (Klubblokalerna i det problematiska bostadsaktiebolaget) Umeågatan 2 (Användningsgraden låg; Driftskostnader 32 000 euro/år) Dragnäsbäcks kyrka (hyresutgifter 86 000 euro/år; församlingen har egna lokaler) Scoutlokal för finsk- och svenskspråkiga (Hyresutgifter 27 000 eur/år; hör inte till församlingens grundläggande verksamhet) Berghemmet (Hyresavtalet hävts) Skogsbergets lokaler (Användningsgraden låg; driftskostnader 66 000 euro/år) Bönerum i Tervajoki (Användningsgraden låg; uppfyller inte kraven på ett mötesrum) I fråga om jordområdena bör försäljning av följande övervägas: Ett skogsskifte i Köklot på ca 16 ha, där det finns 6 byggplatser för fritidsbostäder. Ett strandområde i Köklot där delgeneralplanen har 11 byggplatser för fritidsbostäder. Ett strandområde i Kronvik i Sundom Fastigheten Päiväranta Målsättningen är att med de medel som fås genom samfällighetens program för avstående delvis finansiera kommande investeringar i fastigheter och större totalrenoveringsprojekt.

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 12/15 5.3.1 Gruppering av fastigheterna För granskning, utveckling och avstående av fastigheter bör de delas in i olika grupper (se bilaga 11). Byggnader och lokaler som ska bevaras: Lokaler som är nödvändiga för församlingarnas eller kyrkliga samfällighetens kärnverksamhet: Kyrkorna Kapellen Byggnader och lokaler som ska utvecklas: Lokaler där den nuvarande användningen ändras eller utvecklas aktivt. Den nuvarande församlingsverksamheten i lokalerna kan ändras, utvidgas eller upphöra. Då kan de omformas för annat produktivt bruk (till exempel Brändö församlingsgård). Byggnader och lokaler som man kan avstå från: Församlingslokaler med låg användningsgrad där verksamheten kan styras till en ersättande befintlig lokal eller en förvaltningsfastighet med låg avkastning. Gemensamma kyrkorådet ber församlingsråden om utlåtanden om vilka lokaler församlingarna kan avstå från. Innan man avstår från lokaler ska deras skick, behovet av kommande totalrenoveringar och kostnader granskas och en kostnadskalkyl begäras av en utomstående expert. Församlingarna kan genom att koncentrera aktiviteter frigöra lokaler för försäljning eller uthyrning. Gravvårdsfondens fastigheter: Gravvårdsfondens egendom får användas endast till gravskötsel. Den får inte användas för att täcka underskott i församlingarnas verksamhet och inte säljas för att bygga eller totalrenovera improduktiva församlingsbyggnader. Gravvårdsfondens situation är god. Därför föreslås inte att man avstår från byggnader eller bostadsaktier i nuläget. 5.3.2 Principer för avstående från byggnader och lokaler Församlingslokaler: Låg användningsgrad En annan lokal i närområdet som kan hyras på ett ändamålsenligt sätt Höga driftskostnader Kommande höga reparationskostnader De används inte huvudsakligen för församlingsverksamhet Förvaltningsfastigheter: Årsavkastningen är för låg Kommande höga reparationskostnader Förändrad situation i fråga om planläggningen

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 13/15 Innan man avstår från någon lokal bedöms värdet eller hyresintäkten och försäljningspriset uppskattas för beslutet. Byggnaderna kan antingen säljas eller hyras ut. 5.3.3 Interna hyror Interna hyror styr församlingarnas lokalbehov mot en ekonomisk användning. En beräkningsmodell för interna hyror undersöks under planeringsperioden 2016 2020. 5.4 PERSONALPROGRAM Fastighetstjänsternas organisation och personalstruktur förnyas enligt behoven i varje situation. Personalens kompetens utvecklas och vi strävar efter att ordna utbildning systematiskt. Vi försöker dimensionera personalantalet enligt verksamhetsbehoven. Personalantalet inverkar direkt på antalet lokaler som behövs. Genom kommunsammanslagningar ökar personalantalet och behovet av personalledning. Genom enhetlig styrning av bokningssystemet kan vi bättre koordinera den samtidiga användningen av lokalerna och då optimeras också behovet av personal samtidigt på olika ställen. Genom att koncentrera kan man påverka personalutgifterna. När den tekniska kravnivån stiger ökar också behovet av kunnande i fastighetstjänsterna. Därför kan det bli aktuellt att anställa en expert på husteknik. Den ökade personalmängd som eventuella församlingssammanslagningar för med sig förbereder vi oss på i tid för att undvika överlappande uppgifter. Genom ett systematiskt bruk av serviceboken och fastighetsförvaltningssystemet sparar vi så småningom arbetstid och samtidigt får alla tillgång till uppdaterade uppgifter om fastigheterna. Vår målsättning är att sörja för de anställdas arbetsförmåga. Samarbetskommissionen ordnar med rehabilitering. Vi stöder en fortsättning av dem. Möjligheten till frivilligt arbete i biståndsuppgifter inom fastighetsväsendet stärks. 6 FORTSATTA ÅTGÄRDER 6.1 FASTIGHETSSTRATEGISKA ÅTGÄRDER Fastighetsstrategin har gjorts upp för tiden 2015 2020. Den ses över årligen och publiceras på intranätet. 6.2 VASA KYRKLIGA SAMFÄLLIGHETS NÄRVARO VID PLANERING AV MARKANVÄNDNING Vasa kyrkliga samfällighet utarbetar tillsammans med stadsplaneringen i Vasa en plan och en samarbetsmodell enligt vilken samfälligheten redan i planeringsskedet kunde fatta beslut om fastighetsstrategiska åtgärder när

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 14/15 staden planerar nya bostadsområden och gör betydande planlösningar för nuvarande områden. Vasa stads planläggningsprogram följs. Ett exempel på ett nytt område är ett område i Gamla Vasa där samfälligheten har en tomt. Tomten har antecknats som Y-tomt med en byggrätt på 4 000 m 2 våningsyta och dess storlek är 1,8 ha. 6.3 VASA KYRKLIGA SAMFÄLLIGHETS MÖJLIGHETER TILL SAMARBETE MED ANDRA AKTÖRER Vasa kyrkliga samfällighet utreder möjligheterna till samarbete med olika samarbets- och intressentgrupper för att på så sätt effektivera användningen av fastigheterna och samtidigt förbättra kvaliteten på den service som erbjuds. Samarbetspartner kan vara t.ex.: Skolor (t.ex. Roparnäs kyrka som skola), daghem (eftermiddagsverksamhet för skolelever). Socialväsendet, t.ex. samlingslokaler för äldre osv. Övriga motsvarande möjligheter, t.ex. aktörer inom tredje sektorn, som ökar i antal när kommunerna lägger ut service på entreprenad (t.ex. daghemmet Kolibridalen). 6.4 NYA MÖJLIGHETER ATT ANVÄNDA LOKALERNA Nya möjligheter att använda och nya sätt att bjuda ut de nuvarande lokalerna för uthyrning på ett mångsidigare sätt utreds. BILAGOR: 1) Kiinteistöluettelo ja maaomaisuus 2) Rakennushankkeen vaiheet (Kuntaliitto) 3) Korjausvelka ja suunnitelmallinen korjaustoiminta (Kuntaliitto) 4) Kiinteistötoimen käyttömenojakautuma 5) Kiinteistöjen käyttömenot 6) Kaukolämmön, sähkö ja veden kulutukset 7) Tilojen käyttöasteet 8) Kiinteistöhallinnon organisaatio 9) Kiinteistöhallinnon työntekijät 10) Yhtiövastikkeet/vuokratuotot 11) Kiinteistöjen nykytilanne 12) Poistettavat, kehitettävät, säilytettävät rakennukset 13) Leirikeskusmaksut 1.1.2014 14) Leirikeskusmaksut 1.1.2015 15) Tilojen käyttökorvaukset 1.1.2014 16) Tilojen käyttökorvaukset 1.1.2015

FASTIGHETSSTRATEGI 15.6.2015 15/15 Översättning till svenska: 1. Fastighetsförteckning och jordegendom 2. Faserna i ett byggprojekt (Kommunförbundet) 3. Eftersatt underhåll och systematisk reparation (Kommunförbundet) 4. Fördelningen av fastighetsväsendets driftskostnader 5. Fastigheternas driftskostnader 6. Förbrukning av fjärrvärme, el och vatten 7. Lokalernas användningsgrad 8. Fastighetsförvaltningens organisation 9. Fastighetsförvaltningens anställda 10. Bolagsvederlag/hyresintäkter 11. Fastigheternas nuläge 12. Byggnader som ska avvecklas, utvecklas, bevaras 13. Avgifter för lägergårdarna 1.1.2014 14. Avgifter för lägergårdarna 1.1.2015 15. Bruksavgifter för lokalerna 1.1.2014 16. Bruksavgifter för lokalerna 1.1.2015