5.9. ERSÄTTNINGSPOLICY Fastställd av styrelsen 2015-06-17 Tidigare fastställd av styrelsen 2014-05-28 I de fall Hälsinglands Sparbank saknar policys eller instruktioner inom något område ska Swedbanks regelverk gälla så som bankens egna. För samtliga policys och instruktioner har Head of Compliance i Hälsinglands Sparbank tolkningsföreträde. Ansvarig för implementering: VD Innehåll Externa regelverk Interna regelverk 1. Syfte 2. Övergripande mål 3. Organisation och ansvar 3.1 Beslut om ersättningssystem och riskbedömning 3.2 Särskilt ansvarig styrelseledamot 3.3 Riskutskott 4. Bankens modell för rörlig ersättning 4.1 Grundförutsättningar 4.2 Mål 4.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning 4.4 Resultatbedömning och riskjustering 4.5 Uppskjutande 5. Uppföljning och kontroll 6. Information 6.1 Information till anställda 6.2 Offentliggörande Bilaga 1 Riskbedömning Externa regelverk Finansinspektionen FFFS 2007:5 Om offentliggörande av information om kapitaltäckning och riskhantering. FFFS 2011:1 Om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning. FFFS 2014:1 Om styrning, riskhantering och kontroll i kreditinstitut. FFFS 2014:30 Om syfte, organisation, ansvar samt uppföljning och kontroll i dokument.
Avsnitt B Ledningsorgan 19 styrning av ersättningspolicyn Avsnitt C Riskhantering 21 Överensstämmelse mellan ersättningspolicyn och riskprofilen Interna regelverk Styrelsen har vid sidan av denna policy fastställt en övergripande Personalpolicy. 1. Syfte Syftet med denna policy är att styrelsen ska ange grunder och principer för ersättningar till anställda i Hälsinglands Sparbank samt hur styrelsen ska styra, analysera, mäta och kontrollera de risker som rörliga ersättningssystem kan medföra för Sparbanken, direkt (ekonomisk skada) eller indirekt (allmänhetens förtroende). Samtliga ersättningssystem ska uppfattas som sunda och rimliga, kopplade till långsiktigt värdeskapande samt innebära en väl avvägd risknivå för sparbanken. Policyn skall årligen omprövas av styrelsen. 2. Övergripandemål Sparbankens långsiktiga huvudmålsättning är att i enlighet med sparbankslagen och lagen om bank- och finansieringsrörelse bedriva verksamheten på ett sådant sätt att sparbankens förmåga att fullgöra sina förpliktelser (soliditet och likviditet) inte äventyras. Detta inbegriper även riskhantering, sundhet och öppenhet. 3. Organisation och ansvar 3.1 Beslut om ersättningssystem och riskbedömning Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ska besluta om rörliga ersättningar i sparbanken, i förekommande fall efter förslag från VD. Till grund för styrelsens beslut ska ligga en av styrelsen fastställd riskbedömning, fogad till denna policy som bilaga 1. Styrelsens beslut ska i tillämpliga fall följa vad bolagsstämman beslutat i fråga om ersättning i sparbanken. 3.2 Särskilt ansvarig styrelseledamot Inom styrelsen finns en särskilt ansvarig styrelseledamot för ersättningsfrågor till
anställda. Denna person har tillräcklig kunskap och erfarenhet av riskbedömning för att självständigt kunna bedöma ersättningspolicyns lämplighet. Personen bereder och följer upp frågor om ersättningssystem i sparbanken och rapporterar till styrelsen. Anställd i sparbanken som tillika ingår i styrelsen får inte inneha denna funktion. I Hälsinglands Sparbank är styrelsens ordförande särskilt ansvarig för ersättningsfrågor. 3.3 Riskutskott Riskutkott skall bistå vid upprättandet av en sund ersättningspolicy och Ersättningspraxis, utan att det påverkar de uppgifter och det ansvar som bankens Styrelseledamot har, undersöka om incitament i ersättningssystemet tar hänsyn till risk, kapital, likviditet samt sannolikheten och tidpunkten för bankens resultat. 4. Bankens modell för rörlig ersättning 4.1 Grundförsättningar Sparbankens anställda tjänstemän kan ha rörlig ersättning utöver fast lön. Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av sparbanken uppsatta mål. Målen kan vara resultatmål och/eller aktivitetsmål. Rörliga ersättningssystem för anställda får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens långsiktiga huvudmålsättning enligt punkt 2 ovan. I Sparbanken ska endast förekomma ett rörligt ersättningssystem, som är lika för alla anställda som omfattas av ersättningssystemet. I Hälsinglands Sparbank tillämpas för närvarande ett resultatandelssystem med avsättningar till Stiftelsen Guldeken där utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. Samtliga anställda, förutom VD, anställda inom fastighetsskötsel och lokalvård omfattas av rörliga ersättningssystem. 4.2 Mål Rörlig ersättning till anställda ska vara kopplad till bestämda och beslutade mätbara mål. Tidsperspektiv och utbetalningstider ska fastställas liksom metoder för bedömning, dokumentation och uppföljning. Proportionen mellan grundlön och rörlig del ska vara rimlig. Rörlig del ska även innehålla ett maximalt belopp som kan utfalla. Kriterierna för rörlig ersättning baserade på resultatmål ska fastställas så att de helt bortfaller om måluppfyllelsen understiger en nivå som styrelsen årligen definierar. Kriterierna skall dokumenteras.
4.3 Balans mellan fast och rörlig ersättning Om ersättning innefattar en rörlig del ska det finnas en lämplig balans mellan den fasta och den rörliga delen. Principen skall vara att det är den fasta delen av lönen som är den primära ersättningen medan den rörliga ersättningen är en möjlighet som den anställde inte bör räkna med. Den rörliga ersättningen ska således kunna bestämmas till noll. Den rörliga ersättningen i banken uppgår till samma begränsade belopp för varje anställd som omfattas av vinstandelssystemet Guldeken, justerad efter tjänstgöringsgrad. Den rörliga ersättningen utgör därför olika stor andel av den totala ersättningen beroende på den anställdes fasta ersättning. Den rörliga ersättningen får max uppgå till 80.000 kr per år och anställd, exklusive VD, anställda inom fastighetsskötsel och lokalvård. 4.4 Resultatbedömning och riskjustering Beslut om att anställda i banken ska erhålla rörlig ersättning ska grunda sig på en bedömning av riskjusterade vinstmått. Nuvarande och framtida risker samt faktiska kostnader för hållande av kapital och likviditet ska särskilt beaktas. Bedömningen skall baseras på ett långsiktigt hållbart resultat. Rörliga ersättningar får inte begränsa bankens förmåga att upprätthålla en tillräcklig kapitalbas eller vid behov stärka kapitalbasen. Rörlig ersättning bestäms utifrån en av styrelsen beslutad beräkningsmall. Avsättningen baseras på bankens uppnådda resultat och på av medarbetarna uppnådda aktivitetsmål. Rörlig ersättning baseras inte enbart på individens resultat, utan hela bankens resultat skall beaktas. 4.5 Uppskjutande I de fall rörlig ersättning till särskilt reglerad personal uppgår till minst 100.000kr, skall särskilda regler beaktas, detta beskrivs i bilaga 2. 5. Uppföljning och kontroll VD ansvarar för löpande uppföljning av sparbankens ersättningssystem. VD skall redovisa uppföljningen av denna till den särskilt ansvarige styrelseledamoten. Sparbankens internrevision skall vid behov och minst en gång årligen granska efterlevnaden av ersättningspolicyn och rapportera resultatet av granskningen till styrelsen.
6. Information 6.1 Information till anställda Sparbankens ledning skall informera de anställda som berörs av ersättningspolicyn och beslutat ersättningssystem, samt om innebörden av policyn och ersättningssystemet. 6.2 Offentliggörande Relevant och tydlig information om sparbankens ersättningar skall lämnas i årsredovisningen eller på sparbankens webblats. Informationen skall finnas tillgänglig minst ett år efter offentliggörandet. Informationen skall innehålla: Beslutsprocess och riskbedömning för ersättningssystemet Mål och kriterier för rörlig ersättning Räkenskapsårets kostnadsförda belopp för ersättningar Övriga relevanta uppgifter enligt FFFS 2007:5, kap 11 Ersättningssystem till anställda är styrelsens angelägenhet och ansvar liksom riskbedömning, tillämpning och uppföljning. Styrelsen ska besluta om rörliga ersättningar i sparbanken, i förekommande fall efter förslag från VD.
Bilaga 1 Riskbedömning Bakgrund Finansinspektionen utkom i februari 2011 med nya föreskrifter om ersättningssystem i kreditinstitut, värdepappersbolag och fondbolag med tillstånd för diskretionär portföljförvaltning, FFFS 2011:1 (föreskrifterna). Syftet med de nya föreskrifterna är att förbättra företagens hantering av risker i sina ersättningssystem. Föreskrifterna uppställer generella krav på företagens ersättningspolicy och rörliga ersättning samt specifika krav på riskanpassning av ersättningssystemets struktur såsom resultatbedömning, riskjustering, uppskjutande av rörlig ersättning samt krav på att resultatbaserad rörlig ersättning ska grundas på riskjusterade vinstmått. Syfte Syftet med denna riskbedömning är att analysera de risker som finns med Hälsinglands Sparbanks ersättningspolicy och ersättningssystem samt identifiera särskilt reglerad personal som omfattas av specifika bestämmelser om riskanpassning av ersättningens struktur. Metod I föreskrifterna finns inte någon vägledning för hur riskbedömningen ska utformas. Däremot framgår att ersättningspolicyn ska utformas och tillämpas på ett sätt som är lämpligt med hänsyn till företagets storlek och interna organisation samt verksamhetens art, omfattning och komplexitet. Vidare anges att ersättningspolicyn ska överensstämma med företagets affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen. När det gäller bedömningen av vilken personal som ska anses vara särskilt reglerad gäller som utgångspunkt i riskbedömningen en presumtion för att alla anställda i de personalkategorier som anges i 1 kap 4 9 a-d i föreskrifterna utgör särskilt reglerad personal. Riskbedömningen kan emellertid visa att det finns personal i dessa kategorier, som trots sin position inte kan påverka företagets risknivå i väsentlig utsträckning. Dessa personer kan då undantas från särskilt reglerad personal. Skälen för detta ska dokumenteras i riskbedömningen. Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem Sparbankens storlek, verksamhetens art, omfattning och komplexitet Hälsinglands Sparbank är en självständig sparbank vars verksamhetsområde omfattar Hudiksvalls-, Ljusdals- och till viss del Sundsvalls kommuner. Hälsinglands Sparbank har 5 kontor och bedriver en traditionell sparbanksrörelse riktad till privat- och företagskunder. Verksamheten innefattar huvudsakligen utlåning, inlåning, finansiell
rådgivning och försäkring. Sparbanken bedriver inte egen handel med värdepapper. Antalet anställda är ca 90 årsarbetare. Rörliga ersättningar i Hälsinglands Sparbank Samtliga anställda (exkl VD, anställda inom fastighetsskötsel och lokalvård) omfattas av sparbankens resultatandelssystem Guldeken. Utfallet av Guldeken baseras på av styrelsen beslutade mål. Maximal avsättning uppgår till 80.000 kr per heltidsanställd och år. Utfallande belopp avsätts till Stiftelsen Guldeken. Utbetalning av andel sker tidigast efter fem års fondering. Med anledning av Hälsinglands Sparbanks storlek och komplexitet bedömer Sparbanken det som lämpligast att samma principer för avsättning till vinstandelssystemet Guldeken gäller även för särkskilt reglerad personal, dock får aldrig ersättningsmodellerna utformas så att kontrollfunktionspersonalens objektivitet kan ifrågasättas. Risker med Hälsinglands Sparbanks ersättningspolicy och ersättningssystem Sparbankens ersättningspolicy och ersättningssystem får aldrig innebära att de äventyrar sparbankens möjlighet att fullgöra sina förpliktelser. I Sparbanken ska endast finnas ett rörligt ersättningssystem som är lika för alla som omfattas. Den rörliga ersättningen avser ett marginellt belopp och utgör inte någon risk för sparbanken. Maximalt utfall ger ett sammanlagt belopp som motsvarar ca 1,3 procent av sparbankens nuvarande egna kapital. Överensstämmelse med Hälsinglands Sparbanks affärsstrategi, mål, värderingar och långsiktiga intressen Syftet med rörlig ersättning är att stödja och motivera medarbetare till att uppnå av styrelsen uppsatta mål. Målen sätts med utgångspunkt från sparbankens strategiska plan och skall leda till att styra beteende och försäljning på ett sätt som är långsiktigt bra för sparbanken. Särskilt reglerad personal Hälsinglands Sparbank har mot bakgrund av riskbedömningen bedömt att följande anställda ska anses vara särskilt reglerad personal. Verkställande ledning Till denna personalkategori hör den verkställande direktören, den verkställande direktörens ställföreträdare (vice verkställande direktör) och de som ingår i bankledningen, exkluderat personalrepresentanten.
Anställda i ledande strategiska befattningar I denna personalkategori finns ingen i Hälsinglands Sparbank. Anställda med ansvar för kontrollfunktioner Till denna personalkategori hör anställda som är ansvariga för någon av funktionerna för regelefterlevnad (Head of Compliance), och Riskkontroll. Risktagare Till denna kategori hör anställda som i tjänsten kan utöva ett väsentligt inflytande över Bankens risknivå. Utgångspunkten för bedömningen av vilka som hör till denna personalkategori är att anställda som kan ingå avtal för Bankens räkning eller ta positioner för Bankens räkning skall höra till denna personalkategori. De som är anställda i följande befattningar eller motsvarande skall anses höra till denna kategori: - Anställda i den verkställande ledningen. - Anställda i ledande strategiska befattningar. - Anställda med ansvar för kontrollfunktionerna. - Kreditchef och Ekonomichef. Anställda som har en motsvarande nivå på ersättningen som den verkställande ledningen I denna personalkategori finns ingen på Hälsinglands Sparbank. Då rörlig ersättning är maximerad till 80.000 kr per heltidsanställd och år, omfattas särskilt reglerad personal inte av uppskjuten utbetalning. Slutsats Sparbankens rörliga ersättningssystem syftar till långsiktigt värdeskapande och har en väl avvägd risknivå som aldrig kommer att leda till att sparbankens långsiktiga huvudmålsättning äventyras.