Avseende lokalförsörjning inom Finspångs kommun. Antagna av kommunstyrelsen 2004-02-09 29

2007-04-11 1(26) Interna spelregler Avseende lokalförsörjning inom Finspångs kommun Antagna av kommunstyrelsen 2004-02-09 29 Se även Kommunstyrelsens delegationsordning avseende beslut för att hyra internt och externt

2007-04-11 2(26) Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 1. Inledning... 10 2. Organisation för lokalförsörjning... 10 2.1 Ansvar för lokalförsörjning... 10 2.2 Lokalplanering och lokalgrupp... 11 3. Interna hyresupplåtelser... 13 3.1 Internhyra... 13 3.2 Interna hyresavtal... 14 3.3 Hyresvärdens respektive hyresgästens åligganden... 15 4. Avtal med externa fastighetsägare och externa hyresgäster... 16 4.1 Externa förhyrningar... 16 4.2 Uthyrning av kommunens lokaler till externa hyresgäster... 18 5. Tomställda lokaler... 18 6. Investering i lokaler... 20 6.1 Grundregler för investeringar... 20 6.2 Investeringspolicy... 20 6.3 Arbetsmodell för handläggning av investering genom ny-/till- eller ombyggnad... 22 6.4 Mindre byggprojekt och hyresgästanpassningar... 25 6.5 Reinvesteringar och oförutsedda investeringsbehov... 26

2007-04-11 3(26) Sammanfattning Angående lokalförsörjning, se vidare avsnitt 2.1: Fastighetsägarrollen avseende kommunens fastigheter bolagens fastigheter Utökning eller minskning av lokalyta, extern förhyrning, ny-, till- eller ombyggnad i samråd med kommunstyrelsen Respektive bolag Respektive lokalnyttjande förvaltning och bolag VD och affärsområdeschef kommunala lokaler och fastigheter Respektive bolags VD eller VD Angående lokalplanering och lokalgrupp, se vidare avsnitt 2.2: Frågans art Koncernövergripande lokalfrågor inkl lokalförsörjningsplan, underlag till investerings- och driftbudget för lokaler och fastigheter, bedömning av behov av utökning eller minskning av lokalyta, extern förhyrning, ny-, tilleller ombyggnad Ansvaret ligger på... Lokalgruppen bereder lokalfrågor inför politisk behandling Ansvariga tjänstemän I lokalgruppen ingår Kommunchefen eller den kommunchefen utser Affärsområdeschef () kommunala lokaler och fastigheter (ordförande) en för barn och ungdom en för omsorg Övriga förvaltningschefer och VD vid berörd fråga

2007-04-11 4(26) Angående administration av internhyra, se vidare avsnitt 3.1: Bokfört värde, avskrivning och kalkylränta till underlag för beräkning av internhyra Drift- och underhållsprognoser samt det sammantagna ansvaret för internhyresberäkning Debitering av internhyror Kommunens ekonomiavdelning Kommunens ekonomiavdelning Ekonomichefen VD och/eller affärsområdeschef Ekonomichefen Angående interna hyresavtal, se vidare avsnitt 3.2: Tillvarata fastighetsägarens (kommunens) intresse vid interna upplåtelser av lokaler Underteckna internt hyresavtal Fråga om utökad förhyrning Kommunledning Berörd förvaltning Berörd förvaltning Frågan skall beredas av lokalgruppen VD och/eller affärsområdeschef Kommunchefen

2007-04-11 5(26) Angående fastighetsförvaltning, se vidare avsnitt 3.3: Frågor om drift och underhåll, ombyggnader och lokalanpassningar Affärsområdeschef Driftsfrågor Affärsområdeschef Driftsansvarig Akuta drifts- och underhållsfrågor Fastighetsjouren eller s kontor Angående externa förhyrningar, se vidare avsnitt 4.1: Fråga om inhyrning Tecknande av hyresavtal med extern fastighetsägare med hyrestid upp t o m 5 år Tecknande av hyresavtal med extern fastighetsägare med hyrestid överstigande 5 år Förhandling med extern fastighetsägare Uppsägning av avtal tecknat av tecknat av kommunen Fråga om lokalanpassning och investering i externt förhyrd lokal Berörd förvaltning i samråd med. Frågan skall av berörd förvaltningschef föras till lokalgruppen för beredning Beslut av kommunstyrelsen och undertecknande enligt kommunstyrelsens riktlinjer Förhandlingen skall ske i samråd med den berörda förvaltningen Kommunstyrelsen och enligt kommunstyrelsens riktlinjer och VD/affärsområdeschef VD VD och/eller affärsområdeschef. VD Affärsområdeschef i samråd med berörd förvaltningschef

2007-04-11 6(26) Underteckna andrahandsupplåtelse mellan och förvaltning Berörd förvaltning VD Angående uthyrning till externa hyresgäster, se vidare avsnitt 4.2: Fråga om uthyrning Marknadsföring av lokal och förhandling om uthyrning, fråga om lokalanpassning, investeringar eller andra åtgärder Tecknande av avtal med extern hyresgäst hyrestid upp till 3 år hyrestid längre än 3 år Frågan skall beredas i lokalgruppen Kommunstyrelsen och enligt kommunstyrelsens riktlinjer VD eller affärsområdeschef VD eller affärsområdeschef VD

2007-04-11 7(26) Angående tomställda lokaler, se vidare avsnitt 5: Fråga om att lämna lokal Strategi avseende tomställd lokal Uthyrning av lokal i lokalpoolen till extern hyresgäst Beslut om försäljning av fastighet och undertecknande av köpeavtal Frågan skall beredas av lokalgruppen Frågan skall beredas av lokalgruppen efter samråd med lokalgruppen Kommunfullmäktige och enligt fullmäktiges riktlinjer Berörd förvaltningschef VD eller affärsområdeschef VD eller affärsområdeschef Angående investering i lokaler genom ny-/till- eller ombyggnad, se vidare avsnitt 6: Förstudie Lokalplanering Anskaffningsberedning (projektering) Genomförande Uppföljning Berörd verksamhetsdrivande nämnd Samråd skall ske med lokalgruppen Berörd verksamhetsdrivande nämnd Samråd skall ske med lokalgruppen på uppdrag av kommunstyrelsen på uppdrag av kommunstyrelsen på uppdrag av kommunstyrelsen utser byggprojektledare Byggprojektledare Byggprojektledare Byggprojektledare

2007-04-11 8(26) Beslut Beslut om förstudie Beslut inriktning och ram Preliminärt beslut De finiti vt beslut Återrapporte ring Skede Förstudie Lokalplanering Anskaffningsberedning Genomförande Uppföljning Beslutsunderlag Beskrivning av Behov Alternativ Nyttobedömning Ekonomi Lokalprogram Layout Systemlösning Nyttobedömning Kalkyl Driftbudget Tidplan Huvudhandlingar Ekonomisk be dömning Upphandlingsoch anbudshandlingar Analys Ansvar Verksamhetsdrivande nämnd på uppdrag av kommunstyrelsen Angående investering i mindre byggprojekt och hyresgästanpassning, se avsnitt 6.4: Förslag till åtgärd Bedömning av åtgärd Hyresgästanpassning Berörd verksamhetsdrivande nämnd Berörd verksamhetsdrivande nämnd Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Berörd verksamhetsdrivande nämnd Affärsområdeschef Genomförande Av utsedd byggprojektledare

2007-04-11 9(26) Angående reinvesteringar, se avsnitt 6.5: Bedömning och budgetering av reinvesteringsbehov Fastställande av årlig investeringsram Godkännande av reinvestering upp till 10 basbelopp överstigande 10 basbelopp Kommunfullmäktige efter bemyndigande från kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Affärsområdeschef

2007-04-11 10(26) 1 Inledning Syftet med interna spelregler för lokalförsörjning är att tydliggöra den politiska ledningens uppfattning om hur lokalfrågor ska hanteras och samtidigt vara en vägledning för verksamheterna i den praktiska hanteringen. Kostnaderna för lokaler utgör en betydande del av kommunens sammantagna kostnader och mot bakgrund av att ställningstaganden om lokaler påverkar kostnaderna i ett flerårsperspektiv är varje beslut att betrakta som strategiskt. I begreppet lokalförsörjning menar vi här att anskaffa lokaler till kommunens verksamheter antingen genom omdisponering i det befintliga lokalinnehavet eller att skaffa nya lokaler genom att hyra in från externa fastighetsägare eller att investera i nya byggnader. Anskaffning av nya lokaler eller investering i befintliga innebär en avvägning mellan nytta och kostnader. Lokaler skall i första hand betraktas som en resurs för att genomföra kommunens primära uppgifter till gagn för kommuninvånarna. Detta innebär att läge, utformning, storlek och utrustning av lokalerna skall stödja verksamheterna i sina respektive uppgifter. Lokalerna skall också vara fullgoda arbetsplatser för såväl anställda som elever, förskolebarn och andra som vistas i lokalerna. För att nå dithän har kommunen inte råd med överytor för lokaler, utan lokalinnehavet måste successivt anpassas efter det verkliga behovet. Lokalbehov skall därför bygga på väl genomarbetade prognoser över respektive verksamhets utveckling mot bakgrund av omvärldsförändringar och kommunens ekonomiska betingelser. Lokalerna och fastigheterna behöver också underhållas och skötas för att dels bibehålla det investerade kapitalet dels hålla låga driftskostnader. Ansvaret för detta ligger på funktionen för fastighetsförvaltning men det finns också ett gemensamt intresse att väl vårda lokaler och fastigheter. Det bör finnas ett incitament för verksamheterna att aktivt bidra till låga underhålls- och driftskostnader. Sammanfattningsvis är det den politiska lednings förhoppning att kommunens verksamheter med gemensamma krafter skall uppnå effektivare framförhållning i lokalförsörjningen och optimera nyttan av vad lokaler årligen kostar kommunen. 2 Organisation för lokalförsörjning 2.1 Ansvar för lokalförsörjning Ansvaret för lokalförsörjning och kommunens fastigheter ligger ytterst på kommunfullmäktige. Fullmäktige har genom reglemente lagt den löpande uppsikten över bl a lokalförsörjningsfrågor på kommunstyrelsen. För den praktiska hanteringen av kommunens och de helägda bolagens fastighetsförvaltning och frågor om lokalförsörjning har fullmäktige genom ägardirektiv lagt ett samlat ansvar på kommunens helägda bolag Finspångs Förvaltnings- och Industrihus AB (FFIA). FFIA:s helägda dotterbolag AB har i sin bolagsordning och genom ägardirektiv ansvaret för förvaltningen av kommunens bebyggda fastigheter och administrationen av lokalförsörjningsfrågor.

2007-04-11 11(26) Mot bakgrund av att lokalförsörjning är en strategisk fråga har förvaltningsledningen respektive verkställande direktören huvudansvaret inom sin förvaltning/sitt bolag. Konkret innebär detta att frågor som rör utökning eller minskning av lokalyta, oavsett om detta sker genom intern eller extern förhyrning, ny-, till- eller ombyggnad, alltid skall sanktioneras av respektive förvaltnings- eller bolagsledning. Ansvaret för strategiska lokalförsörjningsfrågor inom den kommunala koncernen är enligt följande: Fastighetsägarrollen avseende kommunens fastigheter bolagens fastigheter Utökning eller minskning av lokalyta, extern förhyrning, ny-, till- eller ombyggnad i samråd med kommunstyrelsen Respektive bolag Respektive lokalnyttjande förvaltning och bolag VD och affärsområdeschef kommunala lokaler och fastigheter Respektive bolags VD eller VD 2.2 Lokalplanering och lokalgrupp Som inledningsvis uttalas betraktar kommunledningen lokalförsörjning som en strategisk fråga som därmed skall behandlas koncernövergripande. För den skull finns en lokalgrupp bildad med representanter från vardera kommunstyrelsens tjänstemannastab, och respektive förvaltning och bolag. Mot bakgrund av att merparten av lokalfrågor rör barn- och ungdom och omsorg har dessa förvaltningar och stående representation i lokalgruppen medan övriga förvaltningar och bolag deltar i händelse av att lokalfrågor behandlas som berör dem. Ordförande i lokalgruppen är s affärsområdeschef för kommunala lokaler och fastigheter. Lokalgruppen skall bereda lokalfrågor, varmed menas frågor om utökning eller minskning av lokalyta, extern förhyrning, ny-, till- eller ombyggnad. Detta innebär att nämnda frågor alltid skall föras till lokalgruppen för beredning och lokalgruppens mening skall inhämtas vid politisk behandling av lokalfråga. Vid fråga om önskemål om utökad lokalyta för verksamhet skall i första hand alltid undersökas om tomställd yta finns på annat håll inom kommunen och i vad mån lokalbehovet därigenom kan lösas. Kostnaden för tomställd yta skall därför alltid inkluderas i kalkylen över anskaffning av ny lokal såvida det inte är uppenbart att den tomställda ytan är olämplig för den aktuella verksamheten.

2007-04-11 12(26) Respektive förvaltning och bolag skall årligen upprätta en lokalförsörjningsplan med planeringshorisont 10 år. Lokalförsörjningsplanen är rullande och omarbetas varje år. I lokalförsörjningsplanen anges det lokalbehov som verksamheten uppskattar utifrån bedömning av verksamhetens utveckling. Lokalförsörjningsplanerna sammanställs av lokalgruppen som gör en bearbetning och bedömning av det sammantagna lokalbehovet och vilka konsekvenser detta för med sig i form av möjliga omdisponeringar av lokalyta, ny-, till- eller ombyggnad eller extern förhyrning. Lokalgruppens bedömning ligger sedan till grund för förslag till investeringsplan och förvaltningarnas egna driftsbudget avseende lokaler. Lokalgruppen ger anvisningar till förvaltningarna om när lokalförsörjningsplaner skall lämnas till gruppen. Ansvaret för lokalplanering är enligt följande: Koncernövergripande lokalfrågor inkl lokalförsörjningsplan, underlag till investerings- och driftbudget för lokaler och fastigheter, bedömning av behov av utökning eller minskning av lokalyta, extern förhyrning, ny-, tilleller ombyggnad Lokalgruppen bereder lokalfrågor inför politisk behandling I lokalgruppen ingår: Kommunchefen eller den kommunchefen utser Affärsområdeschef () för kommunala lokaler och fastigheter (ordf) en för barn och ungdom en för omsorg Övriga förvaltningschefer och VD vid berörd fråga

2007-04-11 13(26) 3 Interna hyresupplåtelser 3.1 Internhyra Kommunen tillämpar internprissättning (internhyra) för verksamhetslokaler. Syftet med internprissättningen är att tydliggöra lokalernas andel av de sammantagna kostnaderna för produktionsresurser och ge verksamheterna möjlighet att inkludera lokalkostnader i strategiska ekonomiska överväganden. Den interna prissättningen baseras för närvarande på följande beräkningsmodell Kapitalkostnadsdel baserat på historisk anskaffningskostnad, avskrivning enligt avskrivningsplan och kommunens interna årsränta Drifts- och underhållskostnader enligt flerårig prognos För att verksamheterna ska kunna väga in lokalkostnader som en aspekt i sin flerårsplanering krävs att lokalprissättningen är kalkylerbar över tiden. Målsättningen är därför att internhyran ska följa en någorlunda förutsägbar utveckling över flera år. De korrigeringar som behöver göras bör därför vara relativt små. Internhyran för det kommande verksamhetsåret skall tillföras kommunens budgetprocess för att ligga till grund för verksamheternas arbete med budgeten. Ansvaret för administration av internhyran är enligt följande: Bokfört värde, avskrivning och kalkylränta till underlag för beräkning av internhyra Drift- och underhållsprognoser samt det sammantagna ansvaret för internhyresberäkning Debitering av internhyror Kommunens ekonomiavdelning Kommunens ekonomiavdelning Ekonomichefen VD och/eller affärsområdeschef Ekonomichefen

2007-04-11 14(26) 3.2 Interna hyresavtal Interna avtal upprättas mellan kommunledningen i egenskap av fastighetsägare och förvaltningarna. Avtalen är ej civilrättsligt bindande då såväl fastighetsägare som hyresgäst är samma juridiska person. Avsikten med avtalen är att i ett kontrakt mellan kommunledningen och verksamheterna tydliggöra det resursutnyttjande som dispositionen av lokaler innebär och vilka regler som gäller därvidlag. administrerar hanteringen av interna hyresavtal. Upprättas hyresavtal mellan kommunen och endera av de kommunala bolagen eller mellan bolag sinsemellan, uppstår däremot ett civilrättsligt hyresavtal som skall hanteras därefter. För närvarande finns separata interna hyresavtal för ett antal lokaler undertecknade av verksamhetsansvariga. Målsättningen är att teckna samlingsavtal med respektive förvaltning med specificerad prissättning för respektive lokal. För interna hyresupplåtelser skall följande gälla: Tillvarata fastighetsägarens (kommunens) intresse vid interna upplåtelser av lokaler Underteckna internt hyresavtal Fråga om utökad förhyrning Kommunledningen Berörd förvaltning Berörd förvaltning Frågan skall beredas av lokalgruppen VD och/eller affärsområdeschef Kommunchefen För de interna hyresavtalen skall följande gälla: Hyresavtalets form Hyrestid Vid nybyggnad eller omfattande ombyggnad och särskild anpassning för verksamheten Uthyrning av befintliga lokaler med eller utan smärre anpassningar eller underhållsåtgärder Avtalen skall vara skriftliga och undertecknade Tillsvidare Tills vidare

2007-04-11 15(26) Uppsägningstid Vid nybyggnad (se ovan) Befintliga lokaler Avtalet är i princip ej uppsägningsbart under avtalsperioden Se avsnitt 5 3.3 Hyresvärdens respektive hyresgästens åligganden ombesörjer i normalfallet förvaltningen av fastigheterna inklusive såväl invändigt- som utvändigt underhåll, drift och skötsel. I normalfallet administrerar också abonnemang för el, vatten och fjärrvärme samt sophämtning. Verksamheterna har ansvar för underhåll av egen fast installerad verksamhetsanknuten utrustning. Efter överenskommelse med har verksamheterna möjlighet att själva ansvara för förvaltningsnära uppgifter i den omfattning som verksamhet har egna personella resurser. Dock får verksamhet ej förhandla bort åtgärder eller underhåll som bedömer riskera att äventyra fastighetens kapitalvärde eller annars innebär att underhållsbehovet ackumuleras för framtiden. Särskild gränsdragningslista mellan hyresvärdens och hyresgästens åtagande och åligganden skall upprättas för varje fastighet eller lokal. För att stimulera verksamheterna till återhållsamhet med energi och medieförbrukning skall för hyresgästen presentera förbrukningsstatistik och bistå med råd och anvisningar för att sänka förbrukning. Det står parterna fritt att överenskomma om incitament eller andra åtgärder som leder till att exempelvis energiförbrukningen sänks. Det åligger att underhålla fastigheterna enligt en flerårig underhållsplan som själva upprättar och ansvarar för. skall samråda med verksamheterna om omfattningen av bedömda underhållsåtgärder och när i tiden åtgärderna är lämpliga att genomföra. För akut underhåll och driftsstörningar skall ombesörja att telefonjour finns dygnet runt samt att verksamheterna i övrigt kan kontakta förvaltningspersonal via telefon under kontorstid eller via e-post. För förvaltningen av fastigheterna skall följande gälla: Frågor om drift och underhåll, ombyggnader och lokalanpassningar Affärsområdeschef Driftsfrågor Affärsområdeschef eller driftsansvarig Akuta drifts- och underhållsfrågor Fastighetsjouren eller s kontor

2007-04-11 16(26) 4 Avtal med externa fastighetsägare och externa hyresgäster 4.1 Externa förhyrningar I s operativa ansvar för lokalförsörjningsfrågor ligger att svara för extern förhyrning av lokaler för förvaltningarnas behov från externa fastighetsägare. tecknar det externa avtalet och samtidigt ett avtal om vidareuthyrning till berörd förvaltning. Förhandlingar med extern fastighetsägare skall ske i samråd mellan och den berörda förvaltningen. Avtalstiden för andrahandsuthyrning skall följa avtalstiden för det externa hyresavtalet med undantag för uppsägningstiden, som skall vara 2 månader längre för avtalet om andrahandsuthyrning. Eventuella återställningskostnader eller andra kostnader förknippade med det externa avtalets upphörande skall betalas av den berörda förvaltningen och sådana villkor skall tydliggöras i samband med att det externa hyresavtalet tecknas. svarar för kontakten med den externe fastighetsägaren i frågor som rör avtalet, uppsägning och hyresinbetalningar samt frågor som rör lokalanpassning och investering i lokalen. I normalfall svarar fastighetsägaren för skötsel och underhåll av fastigheten, varför verksamheten vänder sig direkt till fastighetsägaren enligt dennes anvisningar vid felanmälan eller andra löpande förvaltningsfrågor. Hyran mellan och förvaltningen skall motsvara hyresbetalningen till den externe fastighetsägaren. Fråga om extern förhyrning av lokaler skall beredas av lokalgruppen (se 2.2) och vara väl motiverad. Externförhyrningsalternativet skall ställas mot möjliga omdisponeringar av lokaler i kommunens fastigheter och att använda tomställda lokaler. Kostnader för tomställd användbar lokal skall ingå i den ekonomiska kalkylen för den externa förhyrningen. Avser den externa förhyrningen kontrakterad hyrestid överstigande 5 år skall kommunen teckna hyresavtalet och frågan om extern förhyrning jämställas med investering och föras till kommunstyrelsen för ställningstagande. Det ankommer på den berörda förvaltningen att till kommunstyrelsen presentera beslutsunderlag som kompletterar lokalgruppens bedömning. För externa förhyrningar skall följande gälla: Fråga om inhyrning Tecknande av hyresavtal med extern fastighetsägare med hyrestid upp t o m 5 år Berörd förvaltning i samråd med Frågan skall föras till lokalgruppen för beredning och VD/affärsområdeschef VD

2007-04-11 17(26) Tecknande av hyresavtal med extern fastighetsägare med hyrestid överstigande 5 år Förhandling med extern fastighetsägare Uppsägning av avtal tecknat av tecknat av kommunen Fråga om lokalanpassning och investering i externt förhyrd lokal Underteckna andrahandsupplåtelse mellan och förvaltning Beslut av kommunstyrelsen och undertecknande enligt kommunstyrelsens riktlinjer Förhandlingen skall ske i samråd med den berörda förvaltningen Kommunstyrelsen och enligt kommunstyrelsens riktlinjer Berörd förvaltning VD och/eller affärsområdeschef VD Affärsområdeschef i samråd med berörd förvaltningschef VD

2007-04-11 18(26) 4.2 Uthyrning av kommunens lokaler till externa hyresgäster ansvarar för förvaltningen av kommunens bebyggda fastigheter. Detta innebär också att tillvarata kommunens ekonomiska intressen vid förekommande uthyrning av lokaler till externa hyresgäster. Fråga om uthyrning skall dock förankras i lokalgruppen i händelse av att det internt finns behov av lokalen. Hyresavtal med extern hyresgäst får inte tecknas för längre hyrestid än 3 år med sedvanlig förlängningsklausul och i övrigt marknadsmässiga villkor. Längre hyresavtal kräver kommunstyrelsens ställningstagande. Vid uthyrning till externa hyresgäster skall följande gälla: Fråga om uthyrning Marknadsföring av lokal och förhandling om uthyrning, fråga om lokalanpassning, investeringar eller andra åtgärder Tecknande av avtal med extern hyresgäst hyrestid upp till 3 år hyrestid längre än 3 år Frågan skall beredas av lokalgruppen Kommunstyrelsen och enligt kommunstyrelsens riktlinjer VD eller affärsområdesansvarig VD eller affärsområdesansvarig VD 5. Tomställda lokaler Den övergripande strategiska inriktningen beträffande kommunens lokalinnehav är att kommunens verksamheter inte skall nyttja mer lokaler än vad som behövs. Hur mycket lokalyta som behövs överlåts till verksamheten att avgöra men det ankommer på respektive förvaltning att genom relationstal eller andra jämförelser visa på effektivt lokalutnyttjande. En av lokalgruppens uppgifter är att genom lokalrevisioner följa upp lokalutnyttjandet. Kommunledningen vill stimulera till att förvaltningarna lämnar lokaler som inte längre behövs. Därigenom kan kommunen spara drifts- och underhållskostnader. De lokaler som lämnas skall dock vara så belägna och disponerade att de kan användas av annan verksamhet. Därtill skall förvaltningen visa att lokalen/-erna lämnas som ett led i rationalisering av verksamheten eller att underlaget för verksamheten förändrats så att behovet av lokalen inte längre finns.

2007-04-11 19(26) Med nämnda kriterier får förvaltningarna lämna lokaler med 6 månaders uppsägningstid. Lokalgruppen avgör om förvaltning får lämna lokal. Lokal som hyrts in från extern fastighetsägare får ej lämnas före avtalstidens utgång och med beaktande av avtalad uppsägningstid (se 4.1). Bedömer lokalgruppen att tomställd lokal sannolikt kommer att behövas för annan kommunal verksamhet placeras lokalen i s k lokalpool. får därvid efter lokalgruppens godkännande hyra ut lokalen till extern hyresgäst i avvaktan på annan permanent användning (se 4.2). Kostnader för tomställda lokaler redovisas på särskilt konto under kommunstyrelsen. s ersättning för förvaltningen av tomställda lokaler reduceras motsvarande s minskade utlägg för drift, skötsel och underhåll. Bedömer lokalgruppen att tomställd fastighet saknar strategiskt värde för kommunen är det s uppgift att på kommunstyrelsens uppdrag avyttra fastigheten eller i avvaktan på köpare hyra ut lokalerna till extern hyresgäst. Endast begränsade och särskilt påkallade underhållsåtgärder får vidtas i sådan fastighet. För tomställda lokaler gäller följande: Fråga om att lämna lokal Strategi avseende tomställda lokaler Uthyrning av lokal i lokalpoolen till extern hyresgäst Beslut om försäljning av fastighet och undertecknande av köpeavtal Frågan skall beredas av lokalgruppen Frågan skall beredas av lokalgruppen efter samråd med lokalgruppen Kommunfullmäktige och enligt fullmäktiges riktlinjer Berörd förvaltningschef Affärsområdeschef VD eller affärsområdeschef

2007-04-11 20(26) 6 Investering i lokaler 6.1 Grundregler för investeringar En investering är en kapitalsatsning som får konsekvenser under en längre tid. Investering i fastighet skall tas upp som anläggningstillgång i balansräkningen och avskrivas under en följd av år. De viktigaste kriterierna för vad som skall räknas som anläggningstillgång baseras på tillgångens värde och varaktighet. Investering i fastigheter kan avse alternativt ny-, till- eller ombyggnad eller reinvestering. Reinvestering avser redan avskriven eller åtminstone långvarigt brukad anläggningsdel. Åtgärder som innebär standardförbättringar genom byggnads- eller installationsåtgärder ska i princip bokföras som investeringsutgift. Hit hör även andra åtgärder som höjer anläggningens allmänna standard. Endast mellanskillnaden mellan vad som betraktas som värdehöjande och normalt underhåll ska aktiveras. Reparationer och underhåll, det vill säga åtgärder som syftar till att vidmakthålla en anläggnings tekniska och funktionella status, bokförs som kostnad det år som åtgärden utförs. Vid investering i fastigheter gäller i Finspångs kommun följande: Anskaffningsvärdet skall motsvara minst ett basbelopp avrundat till närmast hela tusental kronor Varaktigheten, d v s den ekonomiska livslängden, skall vara 3 år eller längre. Avskrivningstidens längd följer av Svenska Kommunförbundet lämnade rekommendationer. 6.2 Investeringspolicy Investering i fastigheter skall rymmas inom kommunens investeringsplan. I princip får ingen investering ske utöver planen. Beslutsprocessen för kommunens investeringsplan skall tidsmässigt samordnas med framtagandet av verksamhetsplaner och driftbudgets för respektive förvaltning. Vid investering rörande fastigheter krävs ett aktivt samråd mellan verksamhetsdrivande förvaltning och, som besitter fackkunskaper rörande investering i fastigheter. Fråga om investering som rör ny-, till- eller större ombyggnad skall föras till lokalgruppen för beredning. upprättar plan för reinvesteringar och annan investering i fastigheterna som bedömer erforderlig för fastigheternas goda bestånd eller i övrigt till ekonomisk nytta för kommunen. lämnar sitt förslag till investeringsplan i enlighet med de anvisningar som gäller för kommunens budgetprocess. Byggprojekt föregås ofta av utredningsarbete och planering som kan innebära stora utgifter. Då dessa inträffar före beslutstidpunkten påverkas de inte av vilket alternativ man väljer och

2007-04-11 21(26) inkluderas därför ofta inte i investeringen. Såvida dessa utgifter inte finns med i investeringsbudgeten skall utrymme reserveras i driftbudgeten för utredningskostnader. Investeringsbeslut skall fattas enligt följande förutsättningar: Utgångspunkt för investering är koncernnyttan Investeringen skall vara grundad på analys av samhällsutvecklingen Investering i lokaler och fastigheter skall beredas av lokalgruppen Investeringar skall handläggas enligt bestämd modell beroende av investeringens storlek och typ (se 6.3-6.5) Underlag för beslut om investering skall dokumenteras Tillsammans med lokalgruppen skall den verksamhetsdrivande förvaltningen göra en bedömning av om behovet av lokal/lokalförändring kan lösas inom befintligt fastighetsbestånd inom kommunkoncernen eller genom att hyra lokal av extern fastighetsägare.

2007-04-11 22(26) 6.3 Arbetsmodell för handläggning av investering genom ny-/till- eller ombyggnad Beslut Beslut om förstudie Beslut inriktning och ram Preliminärt beslut De finiti vt beslut Återrapporte ring Skede Förstu die Lokalplanering Anskaffningsberedning Genomförande Uppföljning 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 Beslutsunderlag Beskrivning av Behov Alternativ Nyttobedömning Ekonomi Lokalprogram Layout Systemlösning Nyttobedömning Kalkyl Driftbudget Tidplan Huvudhandlingar Ekonomisk be dömning Upphandlingsoch anbuds - handlingar Analys Ansvar Verksamhetsdrivande nämnd på uppdrag av kommunstyrelsen 6.3.1 Förstudie Förstudien innebär att på kort tid och med en begränsad insats av resurser få tillräckligt med kunskaper och underlag för att besluta om inriktning och preliminär investeringsram. Ärenden som nämnd föreslår till kommunens investeringsplan skall i princip föregås av en förstudie. Förstudien skall utmynna i ett dokument som innehåller minst följande information: - Behovsbeskrivning - Handlingsalternativ - Nyttobedömning - Ekonomisk bedömning - Täckning av driftskostnader - Förslag till beslut om inriktning och ram Den verksamhetsdrivande förvaltningen ansvarar för genomförandet av förstudien och erforderliga resurser för studien. Förstudien skall ske i samråd med lokalgruppen. Förstudien syftar till att leda fram till ett politiskt beslut om inriktning och preliminär investeringsram inrymmande dels en överslagsmässig uppskattning av investeringens storlek dels medel för utredning enligt skede 6.3.2.

2007-04-11 23(26) 6.3.2 Lokalplanering Lokalplaneringen syftar till att ta fram ett preliminärt investeringsbeslut där skisser och layouter ligger till grund för bedömningen av investeringens nytta och ekonomi. Den verksamhetsdrivande förvaltningen skall arbeta fram skriftliga direktiv för framtagande av lokalprogram. Arbetet genomförs i projektgrupp med representanter från den verksamhetsdrivande förvaltningen, och eventuellt andra intressenter. utser projektledare. Om extern konsult behövs skall upphandling/val ske i samråd med. Lokalplaneringsskedet skall utmynna i ett beslutsunderlag innehållande: - Lokalprogram - Principlayout - Systemutformning - Nyttobedömning - Kalkyl över investeringen - Beskrivning av hur investeringen kan inrymmas inom diftbudgetram - Tidplan - Förslag till preliminärt beslut Den verksamhetsdrivande förvaltningen ansvarar för genomförandet av lokalplaneringsskedet med biträde av. Utgifter för externa konsulter och medverkan av projektledare från ersätts inom tilldelad ram enligt beslut efter förstudie enligt skede 1. Resultatet av arbetet med lokalplanering stäms av med lokalgruppen. Lokalplaneringsskedet syftar till att leda fram till ett politiskt preliminärt beslut om att genomföra investeringen och att investeringsmedel ställs till förfogande för anskaffningsberedning. 6.3.3 Anskaffningsberedning (projektering) Skedet syftar till att ta fram ett definitivt investeringsbeslut som underlag för upphandling av byggnation. I anskaffningsskedet tas ritningar och beskrivningar fram. Följande underlag ligger till grund för beslut: - Huvudhandlingar - Ekonomisk bedömning ansvarar för genomförandet av anskaffningsberedning och anlitar externa konsulter i erforderlig omfattning. Utgifter för externa konsulter och medverkan av byggprojektledare från ersätts inom tilldelad investeringsram enligt beslut i 6.3.2. s byggprojektledare återförsäkrar frågor som uppkommer under projekteringen till projektgruppen vid den verksamhetsdrivande förvaltningen. Anskaffningsberedningen syftar till att leda fram till ett definitivt politiskt beslut om att genomföra investeringen. Den ekonomiska bedömningen stäms av mot tilldelad investeringsram enligt 6.3.2 för eventuellt beslut om justering.

2007-04-11 24(26) 6.3.4 Genomförande Byggnadsinvestering genomförs under ledning av projektledare från eller extern projektledare som tillsätter. infordrar anbud och anbudsutvärdering med förslag på entreprenör/-er tillställes kommunstyrelsen för beslut. s byggprojektledare följer kontinuerligt projektets ekonomi under byggnationens fortskridande. Alla beställningar och beslut som kan komma att påverka kostnaderna för projektet skall gå genom den av utsedda projektledaren. Genomförandeskedet skall leda fram till att entreprenör/-er antas och att byggnationen genomförs. 6.3.5 Uppföljning Investeringens ekonomi följs upp genom en efterkalkyl och en analys av avvikelser från förkalkylen. Uppföljning görs av och återrapporteras till kommunstyrelsen senast efter garantibesiktning. Uppföljning skall leda fram till att kommunstyrelsen får en återrapportering av den genomförda investeringen med jämförelse mot anslagna medel enligt investeringsbudget. 6.3.6 Ansvaret för handläggning av investering i lokaler genom ny-/till- eller ombyggnad är enligt följande: Förstudie Lokalplanering Anskaffningsberedning (projektering) Genomförande Uppföljning Berörd verksamhetsdrivande nämnd. Samråd skall ske med lokalgruppen. Berörd verksamhetsdrivande nämnd. Samråd skall ske med lokalgruppen på uppdrag av kommunstyrelsen på uppdrag av kommunstyrelsen på uppdrag av kommunstyrelsen utser byggprojektledare Byggprojektledare Byggprojektledare Byggprojektledare

2007-04-11 25(26) 6.4 Mindre byggprojekt och hyresgästanpassningar 6.4.1 Mindre byggprojekt För byggprojekt till storlek mindre än 3 basbelopp bör processen kunna drivas i ett enda steg. Den verksamhetsdrivande förvaltningen och utarbetar ett förslag som bereds i lokalgruppen. Därefter behandlar den verksamhetsansvariga nämnden förslaget för att sedan överlämna förslaget för behandling i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I normalfallet skall denna behandling av ärendet i möjligaste mån kopplas till den ordinarie budgetprocessen. får uppdraget att genomföra byggprojektet och att utse byggprojektledare. 6.4.2 Hyresgästanpassningar Vid olika tillfällen kan behov finnas av att göra anpassningar av lokaler för att tillmötesgå de krav som verksamheterna ställer på utformningen av lokalerna. För att få en smidig hantering av denna typ av frågor lämnar kommunfullmäktige i sitt årliga budgetbeslut ett bemyndigande till att inom en till belopp preciserad investeringsram utföra hyresgästanpassningar. Som förutsättning gäller att den hyreshöjning som föranleds av åtgärden ryms inom den berörda verksamhetens budgetram. Vid anpassningsåtgärder upp till 3 basbelopp får själv fatta beslut. För anpassningsåtgärder som överstiger 3 basbelopp krävs kommunstyrelsens godkännande före igångsättning. 6.4.3 Ansvaret för handläggning av investering i mindre byggprojekt är enligt följande: Förslag till åtgärd Bedömning av åtgärd Hyresgästanpassning Berörd verksamhetsdrivande nämnd Berörd verksamhetsdrivande nämnd. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige Berörd verksamhetsdrivande nämnd Affärsområdesansvarig Genomförande Av utsedd byggprojektledare

2007-04-11 26(26) 6.5 Reinvesteringar och oförutsedda investeringsbehov ansvarar för fastigheternas förvaltning, underhåll och i övrigt goda bestånd. I detta ansvar ingår att årligen samordnat med kommunens övriga budgetarbete upprätta flerårsplan för reinvesteringar och annan investering i fastigheterna som bedömer erforderligt. Vidare kan uppstå behov av åtgärder av investeringskaraktär som inte kunnat förutses. För en smidig hantering av nämnda typer av investeringar bemyndigar kommunfullmäktige att utföra åtgärder upp till 10 basbelopp utan krav på beslut i varje enskilt ärende. Vid investering upp till 10 basbelopp krävs dock att åtgärden anmäls till kommunstyrelsen senast efter att åtgärden utförts. Vid investering över 10 basbelopp krävs att ärendet bereds av lokalgruppen och förs till beslut i kommunstyrelsen. Ökade kapitalkostnader till följd av reinvesteringar inom beviljad årlig investeringsram skall täckas av internhyror för berörd/-a verksamhet/-er och vara inkluderade i budgeterade lokalkostnader i den årliga driftbudgeten. Kapitalkostnader till följd av oförutsedda investeringsbehov skall täckas inom budgeterad driftskostnadsram eller att särskilda investeringsmedel ställs till förfogande. Bedömning och budgetering av reinvesteringsbehov Fastställande av årlig investeringsram Godkännande av reinvestering Upp till 10 basbelopp Överstigande 10 basblopp Kommunfullmäktige efter bemyndigande från kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Affärsområdeschef