1(6) Datum Diarienummer 2012-09-12 RS110268 Lars-Anders Rothman, Ekonomidirektör Ekonomi och Finans 070-5704755 Lars-anders.rothman@regionhalland.se Internhyresregler för Region Halland
2(6) 1 INLEDNING 1.1 Bakgrund Regionfastigheter ska tillgodose de lokalbehov som verksamheten/hyresgästen efterfrågar (verksamhetslokaler samt blockförhyrningar av exempelvis elevboenden) och är beredd att finansiera. Detta gäller vid såväl intern som extern förhyrning. Förhyrning av externa lokaler får endast ske med Regionfastigheters medverkan hyresavtalet ska godkännas av såväl berörd verksamhet som Regionfastigheter. Regionfastigheter svarar för drift och förvaltning av regionens egna fastigheter/lokaler. Strategiska fastighetsfrågor hanteras av Regionkontoret. Region Halland (RH) har en decentraliserad organisation där nämnder och styrelser har ansvar för verksamhet, kvalitet, personal och ekonomi. I detta ingår det ekonomiska ansvaret för verksamhetens lokalbehov. 1.2 Syfte Interna hyror är en metod för att fördela RH:s kostnader för lokaler. Hyrorna ska stimulera till kostnadsmedvetande samt uppmuntra ett effektivt lokalnyttjande genom att skapa incitament för optimerad lokalefterfrågan. 2 INTERNHYRANS DELAR 2.1 Kapitaltjänstkostnad I internhyran ingår kapitaltjänstkostnader, dvs kostnader för räntor och avskrivningar för grundinvestering samt tilläggsinvesteringar (om- och tillbyggnader, tekniska förbättringar, myndighetskrav m m). Räntekomponenten baseras på SKL:s internränta. Avskrivningskomponenten i enlighet med av RH tillämpade avskrivningstider. 2.2 Fastighetsservice Ansvaret för fastighetsservice ligger på hyresvärden och ingår i hyran. Begreppet inkluderar media (kostnader för el, olja, fastbränsle, fjärrvärme, fjärrkyla, gas för uppvärmning, vatten samt avlopp), markskötsel (sommar- och vintertid) samt förebyggande och avhjälpande underhåll. Förebyggande underhåll är åtgärder för att förebygga uppkomst av skada, t ex tillsyn genom rondering och kontroll enligt fastställt schema. Avhjälpande underhåll är åtgärder som kräver omedelbar insats och som ej kunnat förutses. I internhyran ingår att gällande säkerhetsbestämmelser tillämpas samt att kontroller, revisions- och myndighetsbesiktningar utförs på följande byggnadsanknutna utrustningar: ånga, el- och vattenförsörjning, medicinska centralgasanläggningar, kyl-
3(6) anläggningar, ventilationsanläggningar, hissar, brandlarm samt byggnadsanknutet brandskydd. Om mediaförbrukningen är individuellt mätbar så är det lämpligt att den preliminärdebiteras för att därefter faktiskt avräknas mot verklig förbrukning. 2.3 Planerat fastighetsunderhåll Till planerat fastighetsunderhåll räknas planerbara underhållsåtgärder med periodicitet längre än ett år. Härmed avses reparationer och utbyte av förslitna byggnads- och installationsdelar hörande till fastigheten. Tidpunkten för när en underhållsåtgärd ska utföras avgörs av hyresvärden i samråd med hyresgästen. Då planerade underhållskostnader ofta omfattar betydande belopp fördelas kostnaderna på hela beståndet genom att internhyran påförs ett schablonmässigt tillägg. 2.4 Skatt, försäkring och administration RH:s fastigheter är befriade från skatt för de fastigheter där man bedriver lagbunden verksamhet. I övriga fall, t ex där man bedriver affärsmässig verksamhet eller där man hyr ut lokaler för bostadsändamål, är regionen skyldig att betala skatt/avgift. Skatt ingår i hyran i de fall detta krävs. RH försäkrar samtliga regionägda fastigheter (inkl lös egendom). Försäkringspremier och kostnader för skada på fast egendom ingår i internhyran. Vid extern förhyrning av lokaler försäkrar regionen enbart lös egendom som ägs av regionen. I hyran ingår administrativa kostnader. Projektberoende kostnader belastar respektive projekt. 2.5 Om- och tillbyggnader Om en hyresgäst önskar anpassa sina lokaler till ny eller förändrad verksamhet ska detta ske på egen bekostnad. Finansiering sker genom hyrestillägg om anpassningen överstiger 200 tkr, annars kontant betalning. Avsteg kan göras från detta. Ombyggnader i RH:s egna fastigheter ska alltid utföras av hyresvärden. Vid om- och tillbyggnader i externt förhyrda fastigheter ska Regionfastigheter agera beställare gentemot hyresvärden. 2.6 Extern förhyrning I de fall RH förhyr lokaler externt, genom Regionfastigheters försorg, ska även dessa lokaler bära del av Regionfastigheters administrativa kostnader. 2.7 Riktat stöd I de fall RH frångår att debitera hyresgästen självkostnad för en lokal ska stöd för detta utgå från RH till Regionfastigheter. Hyran ska i sådana fall baseras på självkostnad reducerat med riktat stöd.
4(6) 3 AVTAL OCH VILLKOR 3.1 Hyresavtal Regelverket för internhyror reglerar vad som gäller i förhållandet hyresvärd hyresgäst. Detta får till följd att det inte är nödvändigt att teckna skriftliga interna hyresavtal. Vid extern förhyrning är däremot hyresavtalet av stor vikt. I normalfallet transfereras däri ingående villkor till den verksamhet som nyttjar lokalerna ifråga. 3.2 Parter På hyresvärdssidan representeras fastighetsägaren RH av Regionfastigheter. Hyresgäst är i normalfallet en förvaltning. 3.3 Avtalslängd RH:s egna bestånd hyrs ut på tillsvidarebas. Vid extern förhyrning transfereras det externa hyresavtalets villkor. 3.4 Uppsägning Uppsägningar av RH:s lokaler ska vara skriftliga och anses ha blivit gjorda vid det datum skrivelsen kommit hyresvärden tillhanda. Uppsägningstiden är sex månader. Kostnad för tomma lokaler under uppsägningstiden bärs av hyresgästen, såvida ej hyresvärden kan finna annan hyresgäst som kan flytta in under uppsägningstiden. I sådana fall avlastas avflyttande hyresgäst kostnadsansvar fr o m det datum tillträdande hyresgäst flyttar in. Efter uppsägningstid svarar Regionfastigheter för hyresförluster och eventuella kostnader. 3.5 Hyra/hyresjustering Hyressättningen baseras på långsiktig objektsbaserad självkostnad för Regionfastigheter. Huvudsakliga komponenter i hyran är 1. Drift för täckande av fastighetsservice, Regionfastigheters förvaltning/ administration, fastighetsskatt/-avgift etc 2. Tillägg för planerat fastighetsunderhåll 3. Kapitaltjänstkostnad motsvarande avskrivning och internränta (inkl ev tillägg för om-/tillbyggnad) Hyran justeras avseende punkt 1 och 2 en gång/år vid årsskiftet utifrån budgetanvisningar. Kapitaltjänstkostnad justeras normalt vid årsskifte. Vid hyressättning differentieras hyran för de olika typer av lokaler som ingår i objektet. Grund för differentiering: värde, mediaförbrukning etc.
5(6) 3.6 Avisering Hyran betalas månadsvis. Betalningen sker genom automatöverföring i ekonomisystemet. 3.7 Andrahandsuthyrning Andrahandsuthyrningar av lokaler eller markområde med kortare varaktighet än två år, men ej längre avtalstid än den egna, kan skötas av hyresgästen själv men ska godkännas av hyresvärden. Vid andrahandsuthyrningar som sköts och administreras av hyresgästen själv tillfaller hyresintäkterna avtalsinnehavaren. Hyresvärden debiterar i vanlig ordning avtalsinnehavaren internhyra. Uthyrning till verksamhetsanknuten användare, t ex elevbostäder, korttidsboende, kioskverksamhet, dubbelutnyttjade lokaler (kvälls- eller veckoslutsuthyrning) sköts av respektive hyresgäst. 3.8 Gränsdragning hyresgäst/hyresvärd Allmänt gäller att föremål som är knutna till en speciell hyresgästs verksamhet eller som ej är nödvändig för byggnadens generella bruk eller drift tillhör utrustning även om de är inbyggda. För att klargöra vilka installationer, inventarier och annan utrustning som tillhör hyresvärden (fastigheten) respektive hyresgästen (verksamheten) används gällande gränsdragningslista för byggnadsprojekt med vissa anpassningar (baserad på SKL). 3.9 Tvist I de fall en tvist mellan hyresvärd och hyresgäst uppstår och parterna inte kan komma överens avgörs den i sista hand av Regionstyrelsen. 3.11 Avytning Uppsägning av lokalyta ska ske skriftligt av den förvaltningschef eller lokalansvarig som ansvarar för hyresavtalet. Uppsägningstid enl 3.4. För att del av lokal ska kunna sägas upp ska den vara tillgänglig för uthyrning till annan lämplig verksamhet. Uppsagd del ska vara väl sammanhållen så att ny verksamhet kan bedrivas på ett effektivt sätt och ej vara störande för befintlig verksamhet. För att kunna säga upp del av lokal ska ytan normalt vara minst 50 kvm. Uppsagd lokal eller del av lokal ska, om så har överenskommits, återställas till ursprungligt skick på hyresgästens bekostnad. Normalt slitage bekostas av hyresvärden och övriga skador av hyresgästen. Vid avflyttning ska lokalen vara tömd och avstädad och besiktning ska ske med representanter för hyresvärd och hyresgäst. Uppsagd lokal eller del av lokal disponeras av hyresvärden. Vid återuthyrning internt eller externt ska samråd ske med närliggande hyresgäst innan hyresavtal tecknas.
6(6) 4 STRATEGISKA TOMSTÄLLDA LOKALER Med strategisk lokal avses lokaler som är belägna och integrerade inom befintliga sjukvårdslokaler. Lokaler som ej kan betraktas som strategiska är möjliga att på sikt hyras ut internt eller externt alternativt försäljas eller avvecklas. Strategiska tomställda lokaler redovisas hos Regionfastigheter i särskild resultatenhet där kostnaderna täcks av koncernbidrag. 5 EXTERN FÖRHYRNING När lokalbehov uppstår ska det kanaliseras i linje med fastslagna processer för lokalförsörjning i RH. I de fall Regionfastigheter förordar en extern förhyrning för att lösa behovet så ska de också ta huvudansvaret för att hitta lämpliga lokaler. Förhyrning av externa lokaler får således endast ske efter medverkan av Regionfastigheter. Hyresavtal med en avtalstid om högst tre år och till en kostnad om högst tre miljoner kronor för hela avtalsperioden får tecknas av Regionfastigheter med kontrasignering av nämnd/driftstyrelse. Hyresavtal som har en avtalsperiod som överstiger tre år eller omfattar ett hyresbelopp som överstiger tre miljoner kronor för hela avtalsperioden skall tecknas av Regionstyrelsen eller på delegation av Regionstyrelsen. I dessa fall ska Regionfastigheter kontrasignera kontrakten.