SVERIGES LANTBRUKSUNIVERSITET Styrelsen BESLUT Dnr SLU ua 10-1013/09 2009-04-28 Exp. den Rektor Lokalförsörjning 3, Egendomsförvaltningen Beslut Ärendet Styrelsen för SLU beslutar: att fastställa internrevisionens rapport. Internrevisionen har under 2007 och 2008 granskat lokalförsörjningsområdet. Två rapporter lämnades till styrelsen i februari respektive juni 2008. Denna tredje granskning är främst inriktad på förvaltning av SLU:s egna egendomar och fastigheter. Förvaltning av egendomar och fastigheter är en udda verksamhet inom SLU med uppgift att både förse universitetet med lokaler och mark och att driva affärsmässig verksamhet. Bifogad granskningsrapport syftar till att bidra till att förbättra förvaltningen. Granskningen omfattar bl.a. regler, styrning, redovisning och intrångsersättning. Granskningen har utarbetats av internrevisionschef Inga Astorsdotter. I ärendets handläggning har även internrevisor Joakim Hedin deltagit. Lars-Erik Edqvist Inga Astorsdotter Kopia för kännedom Prorektor Dekanerna Universitetsdirektören Vice universitetsdirektören Avdelningscheferna inom universitetsadministrationen inkl. fakultetsdirektörerna Chefen för Egendomsförvaltningen Postadress: Box 7083, 75007 Uppsala Telefon: 018 67 16 25 E-post: inga.astorsdotter@adm.slu.se Besöksadress: Arrheniusplan 4 Fax: 018 67 22 37 Webb: http://internrev.adm.slu.se/
2
Bilaga till styrelsens beslut Dnr SLU ua 10-1013/09 Lokalförsörjning 3, Egendomsförvaltningen Rapport från internrevisionen Till styrelsen 2009-04-28
Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 1. Bakgrund och motiv... 4 2. Granskningens omfattning och inriktning... 4 3. Externt regelverk... 5 4. Internt regelverk... 5 4.1 Rektors direktiv... 5 4.2 Universitetsdirektörens uppdrag... 6 5. Tillämpning av regler... 6 5.1 Övergripande ekonomistyrning... 7 5.2 Upphandling... 8 5.3 Prissättning och redovisning... 8 5.4 Samråd och intrångsersättning... 9 5.5 Fastighetsvärdering... 10 2
Sammanfattning Förvaltning av egendomar och fastigheter är en udda verksamhet inom SLU med uppgift att både förse universitetet med lokaler och mark och att driva affärsmässig verksamhet. Verksamheten bedrivs av Egendomsförvaltningen, en enhet underställd universitetsdirektören. Verksamheten omfattas av många olika regelverk som generella myndighetsregleringar, specifika regler inom statlig fastighetsförvaltning samt dessutom kommersiella och branschspecifika regler och marknadsvillkor som gäller inom fastighetsoch markområdet liksom inom jord- och skogsbrukssektorn. Målet med granskningen har varit att bidra till att förbättra förvaltningen av universitetets egendomar och fastigheter. Granskningen omfattar bl.a. regler, styrning, upphandling, redovisning, samråd och intrångsersättning. De väsentligaste iakttagelserna och rekommendationerna sammanfattas nedan. Det interna regelverket som styr verksamheten följer i stor utsträckning det externa regelverket. Vissa brister har dock noterats och internrevisionen föreslår bland annat att rektors direktiv efterlevs samt att dokumentation upprättas av att så sker. Förbättringar av såväl regelverket som rutiner för att förbättra verksamhetens regelefterlevnad pågår för övrigt inom flera områden. Delegationen till chefen för Egendomsförvaltningen är något oklar, men håller på att uppdateras. Berörda handläggare har fullmakt att teckna hyresavtal, men dessa fullmakter bör eventuellt begränsas avseende avtalens belopps- och/eller giltighetstid. Verksamheten bör även utarbeta särskilda rutiner när det gäller hyresavtal som Egendomsförvaltningen tecknar med anställda, anhörig till anställd samt avtal som tecknas med högre befattningshavare inom universitetet. Arbetet med värdering av fastigheter pågår och en anläggningsmodul som ska underlätta redovisningen av fastigheterna och minska sårbarheten planeras. En första samrådsorganisation med representanter från Egendomsförvaltningen och verksamheten har bildats i Alnarp. Internrevisionen ser positivt på detta men föreslår dock att regler fastställs för hur ledamöter ska utses samt vad samrådsorganisationerna ska ha för syfte och befogenheter. För att förbättra tydligheten och transparensen i Egendomsförvaltningens arbete, exempelvis i samarbetet med SLU Lokaler och vid s.k. intrång, är det angeläget att enhetliga regler för intern upplåtelse samt hyres- och arrendeberäkning utarbetas, fastställs och tillämpas. Fastställda priser för intrång underlättar både Egendomsförvaltningens arbete och underlättar för de enheter som bedriver eller planerar att bedriva verksamhet på egendomarna att förutse vilka kostnader det medför eller kommer att medföra. Det är även viktigt att redovisningen är mer transparent. Egendomsförvaltningen har genomfört ett flertal upphandlingar, men vissa brister föreligger och internrevisionen påpekar vikten av att efterleva Lagen om offentlig upphandling, tillämpa ett affärsmässigt förfarande och beakta vikten av konkurrensutsättning. I universitetets beslutsordning för ny- och ombyggnationer framgår att för projekt som bara avser extern brukare samt anläggningar som används i Egendomsförvaltningens jordbruksdrift anges att en särskild beslutsordning behöver utarbetas. Arbetet med en sådan beslutsordning har ännu inte påbörjats och internrevisionen rekommenderar även att en sådan utarbetas, fastställs och tillämpas. 3
1. Bakgrund och motiv Internrevisionen har under 2007 och 2008 granskat lokalförsörjningsområdet. Två rapporter lämnades till styrelsen i februari respektive juni 2008. Denna tredje granskning är främst inriktad på förvaltning av SLU:s egna egendomar och fastigheter. SLU äger och förvaltar egendomar och fastigheter i enlighet med särskilt bemyndigande av regeringen. Uppdraget ges i kap 1 6 Förordning (1993:221) för Sveriges lantbruksuniversitet och lyder Lantbruksuniversitetet förvaltar universitetets fasta egendom och andra tillgångar. Syftet med innehavet av egendomarna är att de används i utbildnings- och forskningsverksamheten. 1 Med fastighetsförvaltning avses ansvar för förvärv, upplåtelse, drift och underhåll samt avyttring av fast egendom för statens räkning. Med fast egendom avses även tomträtt samt byggnad och anläggning som är lös egendom. 2 SLU:s mark och lokalbestånd uppgår till 6 100 ha mark och ca 125 000 kvm lokaler. Det bokförda värdet på fastigheterna i årsredovisningen 2008 uppgick till 437 mnkr. 3 Förvaltningen av egendomar och fastigheter sker vid Egendomsförvaltningen. Enheten är den näst största hyresvärden inom SLU efter Akademiska hus. 4 Förvaltning av egendomar och fastigheter är en udda verksamhet inom SLU som utöver att förse universitetet med lokaler och mark till verksamheten, drivs rent affärsmässigt när det gäller uthyrning utanför universitetet och försäljning av jord- och skogsbruksprodukter. Det innebär att verksamheten omfattas av ett antal olika komplexa regelverk, dels de generella regler som gäller för myndigheter och mer specifikt även de regelverk som omfattar statlig fastighetsförvaltning. Dessutom omfattas Egendomsförvaltningen av de regler och marknadsvillkor som gäller inom markområdet, jord- och skogsbrukssektorn och inom den externa uthyrningen. Inför granskningen identifierade internrevisionen ett antal risker, bland annat följande: o Risk att SLU:s ekonomi urholkas samt att dess anseende och förtroende skadas om universitetets egendomsförvaltning inte sköts effektivt och enligt gällande lagar och regler. o Risk att Egendomsförvaltningens interna anseende skadas om den verksamhet som enheten bedriver inte sköts effektivt, enligt gällande lagar och regler samt med god insyn och gott förtroende från övrig verksamhet inom SLU. 2. Granskningens omfattning och inriktning Målet med denna granskning är att bidra till att förbättra förvaltningen av universitetets egendomar och fastigheter. Detta uppnås genom att granska och att föreslå förbättringar av den interna styrningen och kontrollen av Egendomsförvaltningen. Granskningen omfattar regler, styrning, regelefterlevnad, upphandling, prissättning, redovisning, samråd, intrångsersättning och fastighetsvärdering. Granskningen har genomförts genom: o Insamling och genomläsning av lagar, förordningar inom området samt av interna regler. o Intervjuer och samtal med personal vid Egendomsförvaltningen, universitetsadministrationen (SLU Lokaler, ekonomienheten samt upphandlingsfunktionen), fakultetskanslier och med universitetsdirektören. o Genomgång av ekonomisk redovisning, upphandlingsdokument och uppgifter ur Egendomsförvaltningens fastighetsdatabas. 1 Regeringsbeslut 2000-01-27, Fastighetsförvaltande myndigheter, Fi 2000/241 2 Enligt förordning (1993:527) om förvaltning av statliga fastigheter, m.m. 3 Byggnader, mark och annan fast egendom 345 mnkr, förbättringsutgift på annans fastighet 71 mnkr samt pågående nyanläggningar 21 mnkr 4 Ungefär 86% av den totala hyran utgörs av lokaler från Akademiska Hus och ca 8% av lokaler från Egendomsförvaltningen. Övriga sex procent hyr universitetet från ett fåtal andra hyresvärdar, främst Uppsala Universitet och Umeå Universitet. 4
3. Externt regelverk Varje fastighet ska förvaltas på ett för staten ekonomiskt effektivt sätt så att tillgångarnas värde bibehålls och om möjligt ökas. SLU måste som fastighetsförvaltare ha ett antal förteckningar som ska hållas aktuella: 5 o Objektplan över alla fastigheter. o Investeringsplan över förvärv, ny- och ombyggnader av fast egendom över 10 mnkr o Förvaltningsplan över drift och underhåll av fastigheter. o Avyttringsplan över fastigheter som inte behövs och därmed kan avyttras. Vid investeringar över 10 mnkr 6 och försäljningar över 5 mnkr 7 ska universitetet överlämna frågan till regeringen för prövning. De avgifter som tas ut i samband med fastighetsförvaltningen ska beräknas så att full kostnadstäckning uppnås. SLU ska årligen samråda med Ekonomistyrningsverket (ESV) om avgifterna om inte ESV har medgett undantag. Denna typ av undantag kan exempelvis medges när priset styrs av marknadsvillkor. Enligt ESV:s föreskrifter ska avgiftsnivån beräknas så att den långsiktiga självkostnaden täcks, vilket innebär att på ett eller några års sikt ska samtliga med verksamheten direkt eller indirekt förenade kostnader täckas. 8 Riktlinjer för offentliga aktörer som bedriver konkurrensutsatt verksamhet har utarbetas av konkurrensrådet. 9 Riktlinjerna syftar till att åstadkomma konkurrensneutrala villkor. Detta förutsätter att verksamheten ska ha tydliga ekonomiska mål och att verksamheten ska omprövas när det ekonomiska målet inte uppfylls. Prissättningen ska utformas så att det ekonomiska målet uppfylls. Verksamheten ska vara avgränsad i en egen resultatenhet och alla relevanta kostnader ska vara beaktade. Verksamheten ska belastas med en skälig internränta för utnyttjat kapital. Vissa transparenskrav ska vara uppfyllda, bl.a. vilka prissättningskonstruktioner som tillämpas. 4. Internt regelverk 4.1 Rektors direktiv Egendomsförvaltningens uppdrag finns i ett särskilt direktiv som beslutats av rektor. 10 Av direktivet framgår att egendomarna i första hand ska ställas till förfogande för SLU:s behov inom utbildning och forskning. Om egendomarna i ett framtida perspektiv kan komma att behövas för utbildning och forskning får de under tiden uthyras internt eller externt för andra ändamål. Saknas sådant behov ska förslag till hantering av dessa egendomar lämnas. All uthyrning ska ske affärsmässigt, med en kostnadsbaserad prissättning som grund. Detta gäller såväl internt som externt nyttjande av själva fastigheterna och jord- och skogsbruksdriften. Enligt direktiven bör varje större jord- och skogsbruksenhet och varje verksamhetsgren inom jord- och skogsbruksdriften vara självbärande. Därutöver måste avsättningar göras för täckande av t ex uppkomna realisationsförluster och liknande kostnader. I samband med årsredovisningen ska det föras en diskussion om hur årets resultat ska disponeras. Rektor ska därefter fatta beslut efter föredragning av universitetsdirektören. Enligt direktivet ska kostnaden gentemot intern brukare hållas så låg som möjligt med beaktande av att samtliga kostnader ska täckas och att annan finansiering inte ska behöva tillskjutas. I direktiven anges bl.a. även att: 1. Egendomsförvaltningen regelbundet ska följas upp ekonomiskt gentemot fastställd budget. 5 Förordning (1993:527) om förvaltning av statliga fastigheter, m.m. 6 Ibid 7 Förordning (1996:1190) om överlåtelse av statens fasta egendom, m.m. 8 Avgiftsförordning (1992:191) 5 9 Konkurrensrådets riktlinjer för offentliga aktörer som bedriver konkurrensutsatt verksamhet, Konkurrensverkets hemsida http://www.konkurrensverket.se/ 10 Rektors beslut Uppdrag och direktiv gällande SLU:s egendomsförvaltning, 2005-05-24, dnr 13.1-1511/05 5
2. I årsredovisningen ska redovisas hur egendomarna har nyttjats under året; vilken verksamheten varit, total omfattning samt omfattning per fakultet. 3. En rullande treårig investeringsplanering ska hållas aktuell. I direktiven ges samtliga fakulteter i uppdrag att i samband med den årliga planeringen och budgeteringen, med utgångspunkt i Egendomsförvaltningens uppgifter om nyttjande, lämna uppgift om förändringar i behovet av jord- och skogsbruksegendomar. De fakulteter och institutioner som nyttjar SLU:s jord- och skogsbruksegendomar i utbildnings- och forskningssyfte måste enligt direktiven vara beredda att täcka de kostnader som nyttjandet innebär, eftersom någon övergripande finansiering inte finns att tillgå. Rektor har utfärdat personlig och tidsbegränsad fullmakt till chefen för Egendomsförvaltningen att ingå avtal för SLU:s räkning i ärenden som rör universitetets fastigheter, såsom avtal om nyttjanderätt, avtal om byggnation, fastighets- och markreglering etc. Det anges i fullmakten att den inte gäller köp eller försäljning av fastigheter. 11 I beslutsordning för ny- och ombyggnationer vid SLU som fastställdes av rektor den 8 september 2008 anges att beslutsordningen gäller oavsett om byggnationen görs av annan fastighetsförvaltare eller av SLU genom Egendomsförvaltningen. För projekt som bara avser extern brukare samt anläggningar som används i Egendomsförvaltningens jordbruksdrift anges i delegationen att en särskild beslutsordning behöver utarbetas. Arbete med en sådan beslutsordning har ännu inte påbörjats. 4.2 Universitetsdirektörens uppdrag Universitetsdirektören har i uppdrag att företräda rektor i ledningen av Egendomsförvaltningen 12 och att efter samråd med rektor anställa chef för Egendomsförvaltningen. Enheten är alltså underställd universitetsdirektören, men är inte en del av universitetsadministrationen. Universitetsdirektören har i delegation till universitetsadministrationen angett att det åligger respektive chef inom universitetsadministrationen att ansvara för arbetsmiljö m.m. Det framgår inte av dokumentet om detta åliggande även avser chefen för Egendomsförvaltningen. Av delegationen framgår att det åligger Egendomsförvaltningen att förvalta och driva fastigheterna samt upplåta fastigheter för universitetets behov inom forskning och utbildning. Till chefen för enheten delegeras rätten att teckna avtal om köp och försäljning av fast egendom, servitut, arrende, hyra och liknande. Delegationen gäller även rätt att i övrigt företräda SLU i frågor rörande dess roll som statlig fastighetsförvaltare. Delegationen är under omarbetning. Internrevisionen ser med tillfredställelse att delegationen till chefen för Egendomsförvaltningen uppdateras. Detta är synnerligen viktigt dels eftersom delegationen inte överensstämmer med rektors direktiv och fullmakt, och dels eftersom enheten är verksam i en mycket skadedrabbad bransch där ett tydligt ansvar inom arbetsmiljöområdet är viktigt. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen säkerställer att beslutsordning för ny- och ombyggnationer till extern brukare samt anläggningar som används i Egendomsförvaltningens jordbruksdrift utarbetas, fastställs och tillämpas. 5. Tillämpning av regler Kravet på att investeringar över 10 mnkr och försäljning över 5 mnkr ska överlämnas till regeringen för prövning tillämpas inom SLU. Likaledes samråder universitetet med Ekonomistyrningsverket om de olika typer av avgifter som tas ut. Möjligheten att begära dispens för varor och tjänster där marknadspris råder har inte nyttjats. 11 Fullmakten uppdaterades senast 2009-02-24, dnr SLU ua 21-583/09 12 Rektors delegationsordning, 2008-05-15 6
Egendomsförvaltningen har uppdaterad objektplan och investeringsplan. Arbetet med att uppdatera underhållsplaner pågår och beräknas vara färdigställt under 2009. Om Egendomsförvaltningen bedömer att egendomar inte behövs för grundutbildning, forskning eller försöksverksamhet förs diskussion med fakulteterna och om dessa inte anger att behov av egendomarna saknas på kort eller lång sikt kontaktas ledningskansliet för vidare diskussioner. Om bedömning görs att egendomar inte behövs inleds arbete med avyttring. I SLU:s budgetunderlag för 2009-2011 anhåller universitetet hos regeringen om att få avyttra egendom till ett värde om 100 mnkr och disponera försäljningsintäkten för investering i nybyggnationer. Avtal och beslut om inköp och försäljning av fast egendom tecknas vanligtvis av rektor. Det förekommer även att universitetsdirektören tecknar denna typ av avtal och beslut, det är dock oklart i vilken utsträckning detta ingår i universitetsdirektörens mandat. Chefen för Egendomsförvaltningen har vidaredelegerat till två handläggare att inom sina respektive ansvarsområden för SLU:s räkning teckna nyttjanderättsavtal såsom servitut, arrende, hyra m.m. Fullmakterna är inte tidsbegränsade och det finns inte heller någon begränsning i fullmakten avseende avtalens belopps- eller giltighetstid. Det förekommer avtal där anställd hyr lokal av SLU och där den anställdes underordnade undertecknar avtal i SLU:s namn. Detta är inte lämpligt. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen beaktar de möjligheter som finns att begära dispens från avgiftsförordningens krav på samråd med ESV angående prissättning för varor och tjänster. Internrevisionen rekommenderar även att hyresavtal mellan en anställd och Egendomsförvaltningen inte undertecknas av den anställdes underordnade. Lämpliga rutiner för avtalsteckning bör även finnas när det gäller hyresavtal som Egendomsförvaltningen tecknar med anhörig till anställd samt avtal som tecknas med högre befattningshavare inom universitetet. Internrevisionen rekommenderar slutligen att tydliggörande görs av om universitetsdirektören får teckna avtal och fatta beslut om inköp och försäljning av fast egendom, samt inom vilka beloppsgränser och vilken tidsperiod detta i så fall ska gälla. 5.1 Övergripande ekonomistyrning Egendomsförvaltningens ekonomiska resultat har varierat mycket under åren. Verksamheten omfattar två kostnadsställen som avser fastighetsförvaltningen respektive jord- och skogsbruket. Verksamheten gick med ett totalt underskott om 0,7 mnkr 2008. Jordbruksdriften gick med ett överskott på 1,1 mnkr och fastighetsförvaltningen med ett underskott på 1,8 mnkr. Jordbruksdriften har tidigare gått med underskott och fastighetsförvaltningen med överskott. Sammantaget redovisar de två verksamheterna ett ackumulerat överskott om 8,8 mnkr. Verksamheten finansierades 2008 till 40 % genom hyresintäkter, 26 % försäljning av tjänster och 24 % genom försäljning av jord- och skogsprodukter. Enligt rektors direktiv ska en diskussion föras i samband med årsredovisningen om hur årets resultat ska disponeras och rektor ska fatta beslut efter föredragning av universitetsdirektören. Denna typ av diskussion om resultatet för universitetsdirektören med chefen för Egendomsförvaltning och därefter diskuterar universitetsdirektören med rektor. Dokumentation av dessa diskussioner och eventuella fattade beslut till följd av diskussionerna saknas dock. I samband med bokslutet 2008 finansierades ett större underskott inom Egendomsförvaltningens jordbruksverksamhet genom att ett överskott överfördes från enhetens fastighetsverksamhet. Resultatdispositionen har attesterats av en befattningshavare på ekonomienheten med ett e-brev från Egendomsförvaltningens controller som underlag. Detta beslut borde i enlighet med rektors direktiv ha fattats av rektor. Enligt direktiven ska det i årsredovisningen redovisas hur egendomarna har nyttjats under året; vilken verksamheten varit, total omfattning samt omfattning per fakultet. Någon sådan 7
redovisning har inte gjorts. Fakulteter lämnar inte uppgift om förändringar i behovet av jord- och skogsbruksegendomar i samband med den årliga planeringen och budgeteringen och Egendomsförvaltning lämnar inte uppgifter som de ska enligt direktiven med utgångspunkt från enhetens uppgifter om nyttjande. Från 2009 har enheten enligt universitetsadministrationens verksamhetsplan ett avkastningskrav på 1 mnkr som ska användas för att främja försök inom jordbruksverksamheten. Avkastningen ska i första hand användas till att stimulera institutionerna att utföra högkvalitativ försöksverksamhet vid Egendomsförvaltningen. Egendomsförvaltningens controller följer upp verksamheten ekonomiskt gentemot fastställd budget. Även Ledningskansliets controllerenhet gör uppföljning av verksamheten. Internrevisionen rekommenderar att rektors direktiv efterlevs samt att dokumentation upprättas av att så sker. 5.2 Upphandling Internrevisionen har granskat Egendomsförvaltningens upphandlingar av de tio största leverantörerna under perioden 2006 2008. Enheten har upphandlat nio av dessa tio leverantörer. Samtliga upphandlingar som medförde att SLU tecknade avtal med dessa nio leverantörer genomfördes under det sk tröskelvärdet. Detta innebär att upphandlingen inte gjorts med anbudsinfordran till samtliga EU-länder. Tröskelvärdet enligt Lagen om offentlig upphandling ligger för byggentreprenader f.n. på ca 47 mnkr och för andra byggrelaterade upphandlingar f.n. på ca 1,2 mnkr. Internrevisionen har granskat fyra upphandlingar på dels byggentreprenad och dels andra byggrelaterade upphandlingar. Totalt berör dessa fyra upphandlingar sex av leverantörerna. SLU:s inköp från fem av dessa sex leverantörer överskred gränsvärdet. I ett fall uppgick inköp från en leverantör till 28 mnkr, efter upphandling där gränsvärdet ligger på 1,2 mnkr. I samband med ett större brådskande saneringsarbete har Egendomsförvaltningen valt att bara begära offert från ett företag som enheten tidigare upphandlat för byggtjänster. Lagen om offentlig upphandling medger direktupphandling i brådskande fall, varför det här inte var nödvändigt med upphandling. Internrevisionen anser dock att enheten borde ha begärt in offerter från fler företag, exempelvis företag med erfarenhet av det aktuella saneringsområdet och företag lokaliserade närmare den ort där saneringsarbetet skulle genomföras. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen säkerställer att lagen om offentlig upphandling efterlevs samt att uppföljning görs av att så sker. Internrevisionen rekommenderar därutöver att även om särskilda skäl föreligger för att inte genomföra upphandling bör vikten av affärsmässigt förfarande och konkurrensutsättning beaktas. 5.3 Prissättning och redovisning SLU:s eget lokalbestånd består förutom jordbruks- och industrilokaler av hus, fritidshus, lägenheter, garage, förråd, mm. Av hyresintäkterna är två tredjedelar internuthyrning inom SLU och resten till företag, organisationer, privatpersoner mm. All uthyrning ska enligt rektors direktiv ske affärsmässigt, med en kostnadsbaserad prissättning som grund. Det finns inte närmare reglerat hur detta ska beräknas. På Egendomsförvaltningens hemsida finns specificerat hur hyressättningen i SLU:s egna fastigheter beräknades fram till och med 2005. Hyran till externa och interna hyresgäster bestäms av den handläggare som tecknar hyresavtal för Egendomsförvaltningens räkning. Avstämning sker med enhetens chef. Den externa hyran sätts efter beräknade kostnader, men hyran understiger aldrig rådande marknadspris för den typ av lokaler som avses. Hyresavtalen löper vanligtvis på 5-10 år. Avstämning sker gentemot likvärdiga fastigheter och motsvarande regioner. Den interna hyran baseras på avskrivningskostnader, förvaltningskostnad, planerat underhåll, administration, eventuella nyinvesteringar m.m. I de fall fastigheter donerats till 8
universitetet eller köpts för en symbolisk summa ingår kapitalkostnader inte i den interna hyran. I och med att en stor del av kostnaderna inte fördelas ut på förvaltningsobjekt och enskilda fastigheter används schabloner i stor utsträckning. Egendomsförvaltningens motpart när det gäller intern uthyrning är SLU Lokaler som är en enhet inom avdelningen för infrastruktur. SLU Lokalers uppgift är att som intern hyresvärd förse universitetets olika verksamheter med lokaler. SLU Lokaler tecknar interna upplåtelseavtal med brukare och hyresavtal med fastighetsägare som Egendomsförvaltningen och Akademiska hus. De interna hyresgästerna har en uppsägningstid på sex månader gentemot SLU Lokaler, som i sin tur har en uppsägningstid gentemot Egendomsförvaltningen på nio månader. Uppsägningstiderna har inte fastställts centralt utan är en överenskommelse mellan Egendomsförvaltningen och SLU Lokaler. Nivån på internhyran diskuteras med den interna motparten SLU Lokaler. Handläggare på SLU Lokaler säger sig ha svårt att bedöma om Egendomsförvaltningens hyressättning är skälig eftersom så stor del av Egendomsförvaltningens kostnader, bland annat avskrivningar, inte fördelas ut på hyresobjekt utan bokas på ett gemensamt kostnadsställe. Interna hyresintäkter som Egendomsförvaltningen får från SLU Lokaler fördelas inte heller ut på hyresobjekt utan bokas på ett gemensamt kostnadsställe. Priset på arrenden sätts utifrån beräknade kostnader men planering finns på att övergå till en mer marknadsbaserad prissättning. Egendomsförvaltningen har för avsikt att göra en översyn av principen för hyresberäkningar som är en betydande del av verksamheten under 2009-2010. Därefter avser man att även revidera modellen för beräkning av arrenden. Enligt rektors direktiv bör varje större jord- och skogsbruksenhet och varje verksamhetsgren inom jord- och skogsbruksdriften vara självbärande. I Egendomsförvaltningens ekonomiska redovisning har en uppdelning gjorts på jordbruksenhet och på den underliggande nivån fastighet, men eftersom en stor del av avskrivningar och andra kostnader, liksom de interna intäkterna hanteras centralt kan uppföljning inte göras på vare sig enhets- eller fastighetsnivå. Enligt handläggare är det viktigt att även den interna hyran sätts så att det finns avsatta medel för att utföra normalt underhåll på fastigheter utan att detta ska påverka hyran. Egendomsförvaltningens tomma lokaler har minskat de senare åren. Eftersom enheten fram till 2007 saknade system för att följa upp detta saknas dock närmare uppgifter om hur kostnaden för tomma lokaler utvecklats över tiden. Internrevisionen ser med tillfredställelse att regler utarbetas för hur Egendomsförvaltningens priser ska sättas samt att dessa regler fastställs och tillämpas. Därmed säkras god transparens inom verksamheten och personberoendet minskar. Internrevisionen rekommenderar att universitetsledningen säkerställer att enhetliga regler för interna upplåtelser utarbetas, fastställs och tillämpas. Internrevisionen rekommenderar även att regler för beräkning av hyror och arrenden utarbetas, fastställs och tillämpas. Internrevisionen rekommenderar slutligen även att Egendomsförvaltningens redovisning inklusive resultatet på område och fastigheter görs mer transparent. 5.4 Samråd och intrångsersättning I universitetsadministrationens årliga verksamhetsplaner anges Egendomsförvaltningens finansiering, generella uppdrag och särskilda uppdrag. I de senaste tre verksamhetsplanerna (2007 2009) har Egendomsförvaltningen fått i uppdrag att bygga upp en organisation för samråd med den akademiska verksamheten. Det finns inga fastställda regler för hur ledamöterna i samrådorganisationen ska utses eller vad organisationen ska ha för mandat. I Alnarp har en första samrådsgrupp med representanter för Egendomsförvaltningen och verksamheten bildats. Verksamhetens medlemmar har utsetts av dekanen. Den övergripande principen för prissättning av institutionernas nyttjande av egendomar i utbildnings- och forskningssyfte är enligt rektors direktiv att kostnaderna som nyttjandet 9
innebär täcks. Någon mer specificerad modell för hur denna sk intrångsersättning ska beräknas finns inte. Samrådsgruppen i Alnarp har arbetat fram ett förslag på att 75 % av marknadsarrendet ska utgöra grund för intrångsersättningen. Principer för beräkning av marknadsarrende saknas fn, men Egendomsförvaltningen arbetar i dagsläget med att ta fram sådan. Internrevisionen ser med tillfredställelse att en första organisation för samråd är under uppbyggnad och föreslår att rektor fastställer regler för hur ledamöter ska utses samt vad samrådsorganisationerna ska ha för syfte och befogenheter. Det är viktigt att beakta att samrådsorganisationerna inte ges beslutsrätt som står i strid med den formella beslutsstrukturen inom SLU. Internrevisionen upprepar även ovanstående rekommendation om att universitetsledningen säkerställer att enhetliga regler för interna upplåtelser utarbetas, fastställs och tillämpas. Fastställda priser för intrång underlättar både Egendomsförvaltningens arbete och underlättar för de enheter som planerar eller redan bedriver verksamhet på egendomarna att förutse vilka kostnader det medför. 5.5 Fastighetsvärdering Internrevisionen genomförde en granskning av området 2003-2004. Vissa rekommendationer rörande fastighetsvärdering och anläggningsregister i ekonomisystemet, som framfördes i denna granskning kvarstår fortfarande vilket framgår av internrevisionens årsrapport för 2008. Det bokförda värdet av fastigheterna varierade tidigare avsevärt från ett år till ett annat vilket påverkade den ekonomiska ställningen och resultatet. På senare år har dock ingen större förändring av bokfört värde gjorts. Däremot pågår en uppdatering av fastigheternas taxeringsvärde, vilket är en uppgift som ska anges i universitetets årsredovisning. Uppdateringen av taxeringsvärdet avser i första hand småhus och pågår i och med att Egendomsförvaltningen arbetar med att upprätta fastighetsdeklarationer till Skatteverket. Parallellt med detta arbete görs rättelser i de deklarationer som fortlöpande kommer in till förvaltningen. När värderingen av småhus avslutats kommer arbetet att fortsätta med områdesvis omprövning av tidigare taxeringsbeslut där dessa varit felaktiga. Kungsängen, Lövsta och Ultuna ligger först i planeringen då deklarationerna för dessa inte ändrats i takt med förändringar av verksamheten på fastigheterna. I årsrapporten angavs att översynen beräknas bli klar våren 2009. Enligt nuvarande prognos kommer dock översynen inte att vara klar förrän 2010. Arbetet försvåras av att Skatteverkets taxeringsunderlag inte överensstämmer med fastigheternas nyttjande. Redovisningen av fastigheter försvåras av att universitetets ekonomisystem saknar en lämplig anläggningsmodul. I dagsläget utgörs underlaget för beräkning av avskrivningar på olika fastigheter av en större tabell. Materialet hanteras av en handläggare på ekonomienheten som avgår med pension om några år. Rutinens sårbarhet och personberoende är därför stort. En anläggningsmodul till ekonomisystemet som förväntas underlätta redovisningen och minska sårbarheten planeras kunna tas i drift under 2010. Internrevisionen ser med tillfredställelse att fastigheternas taxeringsvärde uppdateras samt att ekonomienheten planerar att införa en anläggningsmodul som underlättar redovisningen och minskar sårbarheten. Internrevisionen ser det som angeläget att anläggningsmodulen införs så snart som möjligt. Inga Astorsdotter Internrevisionschef Joakim Hedin Internrevisor 10