Verktyg för valberedningar i PRO

studiematerial ORGAniSATION Verktyg för valberedningar i PRO

3 STUDIEMATERIAL

Verktyg för valberedningar i PRo 3 Välkommen som valberedare! Det här underlaget är tänkt att vara till hjälp för valberedningens arbete inom PRO. Valberedningen kan arbeta på många olika sätt. I din hand håller du ett arbetssätt som syftar till att förbättra, stärka och utveckla PRO:s möjlig heter att hitta dem som vill vara med och leda vår verksamhet. Arbetsmetoden är tänkt att steg för steg underlätta och förbättra den tid som valberedningen har mellan årsmötena. Att vara ute i god tid underlättar arbetet betydligt. Använd de verktyg du tycker fungerar bäst ur verktygs lådan. Låt dig inspireras! Använd också distriktet och riksorganisationen som stöd för handledning och tips. En av valberedningens viktigaste uppgifter är att se till att många får möjlighet att vara med i vårt arbete. PRO ser olikheter och mångfald som en stor tillgång för att vi ska utvecklas som organisation. Men också för att vi ska kunna möta nya utmaningar. Människor med olika bakgrund och erfarenheter breddar vår kompetens så att vi blir bättre på att utföra vårt viktiga arbete som gör Sverige och världen; klokare, friskare och roligare! Glöm inte att i PRO sitter man inte i styrelsen. Man arbetar i den - tillsammans! Lycka till med valberedningsarbetet!

4 STUDIEMATERIAL Valberedningens uppdrag och roll Valberedningen utses av medlemmarna på årsmötet. Valberedningens uppdrag är att till nästa årsmöte ge förslag på en bra sammansatt styrelse, kompetenta revisorer och övriga funktioner. För att kunna göra ett bra arbete ska valberedningen vara väl insatt i PRO:s mål och verksamhetsplaner. Valberedningen har en viktig uppgift i att värdera vilka personer som är bäst lämpade att vara med och leda föreningens arbete. Det handlar både om att föreslå kandidater men även att be ledamöter att dra sig tillbaka. Det kräver både mod, empati och diplomati. Valberedningen har gjort ett bra jobb när den valda styrelsen fungerar i sitt samarbete. När den lyckats driva verksamheten framåt så att vi når våra mål till största möjliga medlemsnytta. Hur val av valberedning går till och hur många personer den ska bestå av anges i stadgarna. Valberedningen ett kvalificerat uppdrag En fungerande valberedning leder ofta till en god organisation i föreningen. Med rätt valberedning blir styrelsearbetet bättre. Valberedningens ledamöter bör därför ha god kunskap om föreningens kultur, struktur och arbetssätt. Likaså bör valberedningen ha ett stort kontaktnät och god människokännedom med förmågan att se vilka personer som tillsammans kan bli ett starkt lag. Valberedningens mandat Valberedningen är inte underställd styrelsen. Valberedningen har sitt mandat direkt från årsmötet och rapporterar till detta. Uppdraget är begränsat till att föreslå kandidater. Valberedningen ska vara fristående varför det inte är lämpligt att valberedningens ledamöter innehar förtroendeuppdrag i den förening man är valberedare i.

Verktyg för valberedningar i PRo 5 Valberedningen har en central roll Valberedningen har en central roll i en ideell förening. Valberedningens främsta arbetsuppgift är att ta fram förslag till nya förtroendevalda i styrelsen. Valberedningen bör själva vara aktiva i föreningen och delta på sammanträden och aktiviteter. Det är viktigt att valberedningens ledamöter känner till vilka personer och kompetenser som finns både inom och utanför den egna organisationen. Valberedningens uppgift olika erfarenheter och kompetenser Valberedningen har till uppgift att leta fram rätt personer som ska vara med och leda det strategiska arbetet i föreningen. Utifrån föreningens verksamhet och behov behöver valberedningen söka efter personer som tillsammans kan bidra med sina kunskaper och erfarenheter och vara representativa för föreningens medlemmar. Inte bara styrelsekandidater Valberedningen brukar också i vissa fall arbeta tillsammans med styrelsen med förberedelser inför årsmötet genom att hitta lämpliga personer till presidiet (mötesordförande och mötessekreterare). Ett annat uppdrag som valberedningen kan ha är att komma med förslag på personer till andra uppdrag i organisationen som exempelvis reseansvariga, kommittéansvariga m. fl. Valberedningen arbetar under hela året För att valberedningens arbete ska bli framgångsrikt måste valberedningsarbetet påbörjas i god tid före nästa årsmöte. Ansvaret för att valberedningen kommer igång i tid ligger på valberedningens sammankallande. Uppföljning Valberedningens uppgift är också att kontinuerligt studera det som händer i föreningen. Hur föreningen utvecklas och om det finns brist på viss kunskap eller erfarenhet. För att skapa sig en uppfattning om

6 STUDIEMATERIAL hur styrelsearbetet fungerar är två lämpliga metoder att läsa protokoll från styrelsemötena och att delta på några av styrelsemötena. Valberedningen måste ha kunskap om vilka samtal och dialoger som förs inom och utanför föreningen. Att tala med medlemmar och styrelseledamöter om deras syn på styrelsens förmåga att leda föreningen är också en viktig del av valberedningens arbete. Val av valberedning Årsmötet väljer vilka personer som ska ingå i valberedningen. Hur många ledamöter styrelsen ska ha och hur lång mandatperioden är framgår av stadgarna eller beslutas av årsmötet.

Verktyg för valberedningar i PRo 7 Arbetsprocess för valberedningen Nedan ser du hur processen i valberedningen bör se ut. Ser man till omfattningen av förarbetet är det lätt att inse att detta inte låter sig göras med bara någon månad kvar till årsmötet. Börja i god tid så blir arbetet både bättre och roligare. 1. Undersökning Diskutera med styrelsen och andra för att samla in fakta, synpunkter och förslag. Kom ihåg att fråga om framtidsplaner, aktuella stadgar med mera som kan leda till nya behov eller på annat sätt kan påverka valen. 2. Analys Fastställ utgångsläget. Vilka vill avgå? Vilka vill sitta kvar ytterligare något år? Vilka vill stå på omval? Vilka håller inte måttet eller har suttit för länge? 3. Klargöra vilka poster och funktioner som blir vakanta 4. Fastställ kravprofiler Vilka ledamöter kommer att behövas och vilka egenskaper och kompetenser behöver styrelsen, både som individer och som grupp? 5. Inhämta förslag Inhämta förslag på lämpliga kandidater från medlemmarna. Valberedningen kan också föreslå egna kandidater. 6. Kolla kandidater Gör en lista på föreslagna kandidater. Kontrollera att alla verkligen kandiderar. Intervjua kandidaterna vid behov.

8 STUDIEMATERIAL 7. Analysera kandidaterna Analysera kandidaternas styrkor och svagheter och jämför med kravprofilerna. 8. Välj ut de mest lämpliga Se till att förslaget är balanserat. Skriv en motivation för var och en av kandidaterna. 9. Framför förslaget på årsmötet Redogör för förslaget på årsmötet. Motivera förslaget. Skicka gärna ut förslaget innan årsmötet. Tänk på att göra en så bra presentation som möjligt (till exempel bildspel eller folder). Tänk på att: Valberedningen ska föreslå en styrelse och andra eventuella ledamöter som man tror kan göra ett bra jobb. Förtroendevalda som inte håller måttet ska inte föreslås igen. Om de inte självmant avgår bör valberedningen ta en diskussion med dem. Det tillhör god sed att en valberedning inte föreslår sig själv. Om en ledamot av valberedningen kandiderar till någon post bör denne först lämna valberedningen. Vilka funktioner som ska väljas avgör varje förening själv. Att bli vald av medlemmarna på ett möte gör uppdraget mer formellt och höjer statusen. Samtidigt är det viktigt att tänka på att valprocedurerna inte får bli långa och utdragna. Då får valen motsatt effekt.

Verktyg för valberedningar i PRo 9 Vad kännetecknar en effektiv styrelse? En effektiv styrelse: Är beslutsförmögen. Tar sig tid att omvärdera. Ingen påträngande minoritet/grupp. Intresserad och lyssnande. Beslut fattas genom konsensus. Öppen stämning. Alla deltar i diskussioner. Alla kommer med förslag. Det är ok att inte vara överens jämt. Vad kännetecknar en ineffektiv styrelse? En ineffektiv styrelse: Diskuterar aldrig den egna processen. Atmosfär av apati, tristess eller hög spänning. Åtgärder och beslut är otydliga. Ett fåtal dominerar diskussionen. Ledamöterna lyssnar inte på varandra. Samtal efter mötet där åsikter ventileras. Oenighet sopas under mattan. En grupp är så aggressiv att resten ansluter sig för att slippa konflikter. Kritik skapar spänning eller förlägenhet.

10 STUDIEMATERIAL Ingen vill ställa upp! Vad gör vi? Inom PRO sägs det allt oftare att det är svårt att hitta förtroendevalda. Och, visst kan det vara svårt i vissa lägen att få nya ledare i organisationen. Men, ofta startar valberedningens arbete för sent. Styrelsen saknar kanske en uttalad strategi för att få nya ledare i föreningen. Några tips: Gör först klart vad det är för krafter som behövs. Fråga inte efter frivilliga i en större grupp som t.ex. på ett månadsmöte. Det blir oftast knäpptyst. Ta god tid på er att scanna av vad det finns för resurser. I kommittéer, på bouleplanen, under stavgången eller på pub-kvällen. Eller till och med utanför PRO. Ställ frågan om ev. kandidatur som den vore ett erbjudande. Inte en delgivning. Smickra! Ljug inte om uppdragets omfattning Jag har frågat alla. Ofta är alla en relativt begränsad krets när man skrapar på ytan. Inse att processen att få fram kandidater tar lång tid. Därför ska valberedningen arbeta hela året.

Verktyg för valberedningar i PRo 11 Mentorskap en väg att rekrytera långsiktigt Mentorskap i korthet: Styrelsen i samarbete med valberedningen tar fram förslag på lämpliga kandidater för framtiden. Lotsa in dem i det ledarskap som en folkrörelse omfattas av. Utbilda dem. Låt dem delta i styrelsekurser och studiecirklar i ledarskap och utbildningar för styrelseledamöter. Underhåll intresset hos dem. Mentorskapet är styrelsens ansvar men valberedningen ansvarar för att följa varje individs utveckling.

12 STUDIEMATERIAL Mallar På följande sidor hittar du ett antal mallar till hjälp för ditt uppdrag i valberedningen. A. Checklista förberedelser HAR VALBEREDNINGEN JA NEJ Fått relevant utbildning/introduktion? Satt upp egna spelregler för arbetet? Diskuterat och förberett sig på ev. maktspel? Planerat arbetssättet och startdatum? Fördelat arbetsuppgifterna inom valberedningen? Tagit del av stadgarna?

Verktyg för valberedningar i PRo 13 B. Utvärdering av styrkor och svagheter Verktyget kan användas för utvärdering av både grupper och individer. Vad är nuvarande styrelses styrkor och svagheter? Vad är valberedningens styrkor och svagheter? Vad är respektive kandidats styrkor och svagheter? STYRKOR SVAGHETER

14 STUDIEMATERIAL C. Enskild ledamots utvärdering av nuvarande/sittande styrelse Hur upplever du att styrelsens arbete har fungerat under året som varit med tanke på: FRÅGESTÄLLNING BEDÖMNING KOMMENTARER Förberedelser inför mötet (Dagordning, dokument utskickade i förväg vid beslutsärende etc.) Genomförande av möten? (Tidsåtgång, effektivitet, beslutsmässighet, konstruktiva diskussioner, etc.) Ansvarsfördelning inom styrelsen? (Ansvarsfördelning, arbete mellan möten, engagemang, ansvarsfrågor.) Din egen roll? Vad tycker du att ditt största bidrag har varit under året? Hur tycker du att ditt samarbete fungerat med övriga styrelsemedlemmar? Beskriv vilken typ av medlemskontakter du haft under året och vad de givit dig i ditt styrelsearbete? Kan du tänka dig att ställa upp för omval? Ja Nej Förslag på utveckling för kommande styrelser: Har du idéer på hur kommande styrelser i vår organisation kan

Verktyg för valberedningar i PRo 15 arbeta mer effektivt och åstadkomma ett ännu bättre resultat vill vi gärna ha dina idéer och synpunkter på detta. D. Kompetensprofil för utvärdering av kandidater Att användas för bedömning av kandidater efter genomförda intervjuer och andra eventuella urvalsmetoder. Eventuell specifik roll i styrelsen: Namn: Telefon bostad: Mobiltelefon: E-postadress: Övrigt: 1. Erfarenhet FRÅGESTÄLLNING BEDÖMNING KOMMENTARER Tidigare arbete Nuvarande och tidigare förtroendeuppdrag Specifik erfarenhet av vissa arbetsuppgifter som styrelsen behöver ha kompetens att utföra Ledarerfarenheter

16 STUDIEMATERIAL 2. Utbildning/Förmåga FRÅGESTÄLLNING BEDÖMNING (1-5) KOMMENTARER Formell utbildning Annan utbildning (kurser etc.) T. ex. styrelsearbete, data/it, ekonomi, projektledning, mediakontakter Andra erfarenheter som kan kopplas till föreningens och styrelsens behov. Listan ska inte göras lång utan fokusera på de mest relevanta delarna. 3. Önskade egenskaper hos kandidaten Här anges till exempel de fem mest relevanta egenskaperna kandidaterna behöver ha. Viktigt att definitionen av egenskaperna är tydliga och att valberedningen är överens om dessa. Se exempel på egenskaper i tabell nedan. FRÅGESTÄLLNING BEDÖMNING KOMMENTARER Egenskap 1 Egenskap 2 Egenskap 3 Egenskap 4

Verktyg för valberedningar i PRo 17 Exempel på egenskaper/karaktärsdrag/ett sätt att vara: STYRKOR självförtroende envis lätt att samarbeta antar utmaningar effektiv brett kontaktnät punktlig ansvarsfull analytisk drivande lyhörd metodisk social optimist nyfiken och kreativ ordningsam SVAGHETER envis rotlös kontrollbehov dålig på att kompromissa velig, svårt att fatta beslut fattar för snabba beslut otålig kritisk försiktig långsam pratar mycket tidsoptimist enstöring pessimist naiv slarvig

18 STUDIEMATERIAL 4. Sammanfattning Öppet fält att göra en kortfattad summering av utvärderingen och de intryck man fått. FRÅGESTÄLLNING Rekommenderas starkt KRYSSA I VAL KOMMENTARER Rekommenderas Uppfyller inte kraven

Verktyg för valberedningar i PRo 19 E. Styrelsens utvärdering av valberedningens arbete Svara ja eller nej på frågorna. Välj de frågor som är relevanta för er och gör en enskild och gemensam utvärdering av styrelsen. NR FRÅGA BEDÖMNING 1 2 3 4 5 6 Har samarbetet med styrelsen varit bra under året som gått? Har valberedningen haft tillräckligt med kontakt med styrelsen under året? Har valberedningen gjort utvärdering av styrelsens arbete? Ställde valberedningen bra och rätt frågor till styrelsen om hur styrelsens arbete fungerat? Ställde valberedningen bra och rätt frågor kring vilken typ av framtida ledamöter som styrelsen upplevde att PRO behövde? Var valberedningens information om styrelsearbetet rätt beskrivet? 7 Övriga kommentarer.

20 STUDIEMATERIAL F. Valberedningens utvärdering av genomfört arbete NR FRÅGA BEDÖMNING 1 Var utbildningen för valberedningen tillräckligt informativ? 2 Var uppdraget tillräckligt tydligt? 3 Började arbetet i tid? 4 Var upplägget av arbetet tillfredsställande? 5 Fick valberedningen tillräcklig insikt i vår organisation och de aktuella frågorna? 6 Fungerade utvärderingen av sittande styrelse på ett tillfredsställande sätt?

Verktyg för valberedningar i PRo 21 NR FRÅGA BEDÖMNING 7 Gav sittande styrelse bra information om vilken typ av kandidater som behövdes och om behov av nya ledamöter fanns? 8 Var metoderna bra för att hitta de rätta kandidaterna? 9 Förankrade valberedningen sina kandidater på ett bra sätt (till styrelseledamöter, medlemmar med olika intressen, till årsmötet)? 10 Uppkom några situationer under processens gång med maktutövande? 11 Var det något i processen som gjorde att just detta år var speciellt med utgångspunkt från valberedningsarbetet?

4 STUDIEMATERIAL

Juni 2013, PRO, Pensionärernas Riksorganisation Text: Dan Karlsson Produktion IK Stockholm, Tryck: Printgraf, Artikelnummer: PRO659 Fotograf: Lena Granefelt/Agent Molly & Co www.pro.se