Sammanträdesdatum 1(17) Plats och tid Götenesalen kl.8.30-12 Beslutande Karl-Gustaf Bynke (FP), ordförande Owe Rosenberg (M), förste vice ordförande Bengt Sävhammar (KD) för Lars Johansson (S), andre vice ordförande Clemens Nordentoft (GF), tredje vice ordförande Kerstin Karlsson (S) Jan-Olof Bohlin (M) Kjell Hjalmarsson (S) Klas-Åke Jansson (C) Ove Nordström, (V) Johnny Johansson (C) Övriga deltagande Göran Gustafsson, förvaltningschef Lena Skogh, sekreterare Pernilla Geidvall, controller 25-27 Mats Flygelholm, controller 25-27 Bo Hermansson, trafikingenjör 27-28 Kristina Fahlgren-Palm, avdelningschef kosten 25-29 Åsa Alvner, avdelningschef lokalvården 25-30 Stefan Svensson, avdelningschef fastighet 25-31 Utses att justera Justeringens tid och plats: Harven den 12 april kl. 16 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Lena Skogh 25-37 Ordförande Karl-Gustaf Bynke Justerande Clemens Nordentoft ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Sammanträdesdatum Anslaget under tiden 2013-04-15 2013-05-06 Förvaringsplats för protokollet Harven Underskrift Lena Skogh
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2 Sida Innehållsförteckning sidan 25 Beslut om internbudget 2013 3 26 Ekonomisk rapport gata/park 4 27 Revisionsrapport leverantörsfakturor 6 28 Yttrande över remiss om tävling på väg Stena / Skara 7 Motorracet 29 Verksamhetsrapport kost 8 30 Verksamhetsrapport lokalvård 9 31 Verksamhetsrapport fastighet 10 32 Verksamhetsrapport gata/park 11 33 Yttrande över tematiskt tillägg till översiktsplan, Kinnekulle 12 34 Tema: personal 13 35 Anmälan av delegationsbeslut 14 36 Meddelanden 15 37 Övriga frågor 17
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 3 Sida Us 25 Diarienummer: US12-139 Beslut om internbudget 2013 Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen beslutar fastställa internbudget 2013 för verksamheterna kost, lokalvård, post, repro, gata/park samt fastighet. Bakgrund Förvaltningen för Service & Teknik har utarbetat förslag till internbudget 2013 för de verksamheter som ingår i Utförarstyrelsens ansvarsområde. Internbudgeten bygger på årsbeställningarna från Götene och Skara kommuner. Utförarstyrelsen utför beställningarna och debiterar därefter kommunernas verksamheter självkostnadspris för utförd beställning. Utförarstyrelsens verksamheter finansieras genom årsbeställningar. Alla avdelningar inom utförarstyrelsen har nollresultat, utom fastighet som har ett avkastningskrav på 7 miljoner 460 tusen kronor i Skara kommun. Paragrafen skickas till: Ekonomikontoret
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 4 Sida Us 26 Diarienummer: US12-139 Ekonomisk rapport gata/park En ekonomisk uppföljning har gjorts per mars månad för avdelningen gata/park. Uppföljningen har gjorts tillsammans med avdelningschef och verksamhetsansvariga inom avdelningen. Gata/park Götene Götene kommun köper verksamhet för 11 miljoner 700 tusen kronor 2013, exklusive investeringsprojekt. Det finns i nuläget inga avvikelser att rapportera, men några områden finns att beakta redan nu. Vinterväghållning har en budget på 1 miljon 745 tusen kronor och till och med mars månad har kostnaderna uppgått till 900 tusen kronor. Två tredjedelar av kostnaderna brukar normalt uppstå under första kvartalet och en tredjedel vid fjärde kvartalet. Med det antagandet bör budget kunna hållas, men naturligtvis är det helt beroende på hur kommande vinter ser ut. En annan osäkerhet är övrigt beläggningsunderhåll, där vi idag, bland annat, ser att många trottoarer är dåliga och behöver repareras. Total budget är 415 tusen kronor, varav hittills 61 tusen kronor har förbrukats. Gata/park - Skara Skara kommun köper verksamhet för 15 miljoner 525 tusen kronor 2013, exklusive investeringsprojekt. En avvikelse vi redan nu kan se är driftbidrag till vägsamfälligheter, där Serviceutskottet förra året beslutade om en begränsning av utbetalning till högst 450 tusen kronor. Förslaget om minskade utbetalningar av bidrag har inte fastställts av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige måste besluta om sådana förändringar. Kostnaden för utbetalningar 2013 är 666 tusen kronor, vilket medför en negativ avvikelse med 216 tusen kronor. Vinterväghållning har en budget på 1 miljon 835 tusen kronor och till och med mars har kostnaderna uppgått till 1 miljon 216 tusen kronor, och med samma antagande som för Götenes vinterväghållning så bör budget kunna hållas. Då mycket klagomål på snöröjningen kommit håller förvaltningen på med en översyn av vinterväghållningen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 5 Sida Us 26 fortsättning Det finns, precis som i Götene, en osäkerhet gällande övrigt beläggningsunderhåll. Det finns många lagningar som behöver göras på vägar och trottoarer. Total budget är 446 tusen kronor, varav hittills 31 tusen kronor har förbrukats. Paragrafen skickas till Ekonomikontoret
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 6 Sida Us 27 Diarienummer: US13-43 Revisionsrapport leverantörsfakturor Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen har tagit del av revisorernas granskningsrapport av leverantörsfakturor och lägger den därmed till handlingarna. Bakgrund Kommunens revisorer har genomfört en granskning av förvaltningens leverantörsfakturor. Syftet är att pröva den interna kontrollen utifrån kommunens attestreglemente och skatteverkets krav på vad en faktura ska innehålla. Av de granskade fakturorna var endast två felaktiga. Sammanlagt hanterar förvaltningen 22 tusen fakturor per år. Paragrafen skickas till Kommunens revisorer
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 7 Sida Us 28 Diarienummer: US12-177 Yttrande över remiss om tävling på väg Stena/ Skara Motorracet Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen lämnar följande yttrande över remiss om tävling på väg, Stena Skara motorracet (lst dnr 258-9450-2013): Sökanden eller länsstyrelsen inhämtar medgivande enligt 5 TSFS 2012:28. Sökanden eller länsstyrelsen inhämtar samtycke enligt 7 TSFS 2012:28. Vi förutsätter att trafiksäkerheten beaktas på ett tillfredsställande sätt. Sökande ombesörjer och bekostar skyltning och avstängningar. Sökande ska i god tid meddela skyltningar och avstängningar till ansvarig på förvaltning för service och. Personen ska minst ha trafikverkets utbildning för utmärkningsansvarig för arbete på väg. Information om avstängningarna bör ges till boende och andra berörda i god tid före tävlingsdagen. Information om avstängningarna ska ges i ortstidningarna i samband med annonsering för loppet. I övrigt har vi inget att erinra mot att tävlingen genomförs. Bakgrund Länsstyrelsen har för yttrande översänt ansökan om tävling på väg från Skaraborgs avd Mustangclubben Sweden om tävling på väg för Stena/ Skara Motorracet den 15 juni 2013 med Länsstyrelsens diarienummer 258-9450-2013. Skaraborgs avdelning Mustangclubben Sweden har ansökt hos Länsstyrelsen om att arrangera tävlingen och uppvisningen Stena/ Skara Motorracet. Det innefattar streetrace på Smedstorpsgatan 2013-06-15 kl. 17.00-21.00 och cruising i centrum 21.00-01.00. Tävlingen innebär att Filipsdalsgatan, Biskop Bengtsgatan och Smedstorpsgatan stängs av, vilket medför omfattande omledning av trafiken. Paragrafen skickas till: Länsstyrelsen
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 8 Sida Us 29 Verksamhetsrapport kost - Redovisning av kostenkäten inom äldreomsorgen i Skara Alla hemmaboende som får en matlåda har fått möjlighet att besvara en enkät där syftet är att följa upp vad den enskilde tycker om matlådorna och om de går att utveckla. 77 fick enkäten och 48 svar kom in. Frågorna berör förändringar i antalet måltider som är beställda, hur man äter måltiden, om man kompletterar måltiden, vad man dricker till maten, om man äter tillsammans med någon. I enkäten finns det också frågor som berör hur man upplever maten, om man är nöjd med variationen, hur man upplever smaken, om man saknar någon maträtt, hur många måltider man äter per dag och så vidare. Syftet med undersökningen är att ta reda på hur och vad man äter och varför beställningar av matportioner minskat. Hemtjänstpersonalen kommer att få utbildning och information om vad man behöver få i sig för näringsämnen under en dag.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 9 Sida Us 30 Verksamhetsrapport lokalvård - Kvalitetsarbete Inom lokalvården har man börjat ett arbete med kvalitetskontroller enligt ett eget kvalitetssystem. Ett enkelt dokument är framtaget där man fyller i uppgifter som helhetsintryck, rengjord städmaskin, genomgång av det städschema som är uppgjort för lokalen, städmaterial, toaletter, golv, klassrum och kontor. - Arbetet med nya mål Lokalvården har börjat arbeta med nya mål i form av ett balanserat styrkort. Där arbetar man fram mål för olika områden som personal, kunder, ekonomi och interna processer. Utifrån målen kommer lokalvården att utarbeta lönekriterier.
Sammanträdesdatum 10 Us 31 Verksamhetsrapport fastighet - Ny 7-9 skola i Skara Fastighetschefen informerar om hur arkitekterna utformat den nya 7-9 skolan. Service & Teknik har fått uppdraget att genomföra projekteringsarbetet. Målet är att skolan ska vara klar att flytta in i hösten 2015. Kostnaden för skolan är beräknad till 330 miljoner kronor. Tanken är att skolan ska vara energisnål och uppfylla höga krav från Boverkets byggregler. Projekteringen bygger på det vinnande arkitektförslaget. För att skolan ska vara färdig hösten 2015 krävs beslut om att bygga skolan i april 2013. Projektplaneringen pågår för fullt för att allt ska vara klart för upphandling så snart beslut finns. - Kultur- och föreningsfastigheter I Skara pågår en diskussion om tre kulturfastigheter som ska säljas. I Skara finns flera fastigheter där ingen eller mycket låg hyra betalas och som inte täcker kostnaderna för de fastigheterna. Owe Rosenberg (M) frågar om idrottshallen i Hällekis om bygget följer tidsplanen. Tidsplanen följs och hallen är inte fullskalig men möjlig att bygga till.
Sammanträdesdatum 11 Us 32 Verksamhetsrapport gata/park - Införande av GPS i fordon och maskiner Förvaltningschefen informerar om införande av GPS i olika fordon och maskiner inom förvaltningen. Det görs för att skapa bra underlag i det fortsatta beställningsarbetet. En del av personalen känner sig övervakade av den nya en. - Bemanningen i verkstaden Ett bemanningsföretag är inhyrt under en period för att täcka upp i verkstaden då personalen sagt upp sig. Kommunals uppsägningstid är en månad och förvaltningen har därför inte hunnit rekrytera personal till verkstaden. På förrådet i Götene har nu ett kodlås installerats på dieseltanken och vi har ansökt om kameraövervakning av området, precis som på Harven.
Sammanträdesdatum 12 Us 33 Yttrande över tematiskt tillägg till översiktsplan, Kinnekulle Utförarstyrelsens beslut Utförarstyrelsen lämnar följande yttrande över tillägget i översiktsplanen gällande Kinnekulle: Tillägget till översiktsplanen är omfattande och beskriver möjligheterna för Kinnekulles fortsatta utveckling. Planen har en sådan detaljeringsgrad att några synpunkter som berör Service & Tekniks verksamhetsområden inte går att lämna. I det framtida arbetet är det viktigt att förslagen prioriteras och tidsplaneras så att planering görs i god tid före ett eventuellt genomförande. Det bör även klarläggas vem som kommer att ansvara för respektive projekt. Bakgrund Götene kommun har utarbetat ett tematiskt tillägg för Kinnekulle till Framtidsplan för Götene kommun 2009-2020. Kinnekulle har stora värden och är skyddat av flera riksintressen som naturskyddsområden och Natura 2000. Ambitionen är att utifrån Kinnekulles värden öka boendet och skapa förutsättning för utveckling av verksamheter på Kinnekulle. Paragrafen skickas till: Kommunstyrelsens fu
Sammanträdesdatum 13 Us 34 Tema: personal På grund av tidsbrist återkommer genomgång av medarbetarenkäten samt den planerade ledarskapsutvecklingen vid nästa sammanträde.
Sammanträdesdatum 14 Us 35 Anmälan av delegationsbeslut Förvaltningen för service och anmäler delegationsbeslut enligt förteckning nummer 17-26. Utförarstyrelsen godkänner och lägger delegationsbeslut till handlingarna. Nr Från Ärende Dnr 17 Avdelningschef lokalvården 18 Enhetschefer lokalvården Upphandling av städmaskiner för 720 tusen kronor Vikariat Caroline Thimberg US13-10 19 Vikariat Jenny Wiide 20 Tillsvidareanställning Helene Stridh 21 Tillsvidareanställning Inger Johansson 22 Vikariat Kristina Johansson 23 Vikariat Bukuri Elshani 24 Tillsvidareanställning Vera Paponjak 25 Tillsvidareanställning Jenny Wiide 26 Enhetschef projekt fastighet Beställning entreprenad grundförstärkning Rådhuset, 825 tusen kronor US12-200
Sammanträdesdatum 15 Us 36 Meddelanden Förvaltningen för service och anmäler meddelanden enligt förteckning nummer 23-36. Utförarstyrelsen godkänner och lägger meddelanden till handlingarna. Nr Från Ärende Dnr 23 Länsstyrelsen Beslut avslag på ansökan om hastighetsbegränsning väg 26001 i Hällekis US12-60 24 Kommunfullmäktige Fastställande av kopior för kopior av allmänna handlingar 25 Götene kommuns beställare Beställning förbättring av trafiksituationen vid Sjökvarnsvägen, Källby US13-24 26 Tillstånd projektstart gångoch cykelväg i Hällekis 27 Beställning röjning vid Bölaholm, Götene 28 Beställning skidspår i Lundsbrunn US13-24 US13-24 US13-24 29 Service & Teknik Redovisning av motioner till kommunfullmäktige 30 Privatperson Skrivelse om plogning av cykelvägen mellan Lundsbrunn och Götene US13-39
Sammanträdesdatum 16 Us 36 fortsättning 31 Service & Teknik Svar på skrivelse om plogning av cykelvägen Lundsbrunn-Götene 32 Bekräftelse genomförd beställning, röjning vid Bölaholm 33 Bekräftelse genomförd beställning, skidspår Lundsbrunn 34 Bekräftelse genomförd beställning, röjning av mark för bygge av skatepark, Götene US13-39 US13-24 US13-24 US12-37 35 Beställaren Götene kommun Beställning av gång- och cykelväg i Källby, enligt investeringsplan US13-14 36 Solhem Entreprenad Begäran om uppgifter av gatusopning hos privata företag US13-49
Sammanträdesdatum 17 Us 37 Övriga frågor Clemens Nordentoft (GF) meddelar att vid Fiskesjön i Hällekis har en privatperson fällt träd och det ligger kvar en del på kommunal mark.