Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden. Internkontrollplan 2019

Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden Internkontrollplan 2019

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Årets prioriterade risker... 4 3 Årets planerade kontroller... 6 Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 2(11)

1 Inledning Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 3(11)

2 Årets prioriterade risker 5 5 10 15 20 25 3 4 4 8 12 16 20 1 4 5 6 3 6 9 12 15 2 7 8 9 11 12 3 13 14 15 2 4 6 8 10 10 2 1 2 3 4 5 Sannolikhet 1 1 2 3 4 5 Konsekvens 3 12 Hög (Åtgärdas snarast) Medium (Bör åtgärdas) Totalt: 15 Hög (Åtgärdas snarast) Medium (Bör åtgärdas) Låg (Kan accepteras) Sannolikhet 5 Mycket sannolikt (Det är mycket sannolikt att fel ska uppstå) 4 Sannolikt (Det är sannolikt att fel ska uppstå) 3 Möjligt (Det finns risk för att fel ska uppstå) 2 Mindre sannolikt (Risken är mycket liten att fel ska uppstå) 1 Osannolikt (Risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå) Konsekvens Mycket allvarlig (Konsekvenserna för verksamheten skulle vara mycket allvarliga) Allvarlig (Konsekvenserna för verksamheten skulle vara allvarliga) Kännbar (Konsekvenserna för verksamheten kan vara påtagliga) Lindrig (Konsekvenserna för verksamheten behöver övervägas) Försumbar (Konsekvenserna för verksamheten är försumbar och kan negligeras) Område Process/rutin Risker Sannolikhet Konsekvens Riskvärde Ekonomi Inköp Bristande följsamhet till upphandlade avtal 4. Sannolikt 3. Kännbar 12.Bör åtgärdas Fakturahantering följsamhet till attestregle- Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 4(11)

Område Process/rutin Risker Sannolikhet Konsekvens Riskvärde mente Onödig dröjsmålsränta på fakturor 5. Mycket sannolikt 2. Lindrig 10.Bör åtgärdas Ekonomisk uppföljning Bristande kontroll av personalkostnader 4. Sannolikt 4. Allvarlig 16.Åtgärdas snarast Låg kvalitet på ekonomiska analyser i linjeorganisationen till följd av liten användarvänlighet i systemet 4. Sannolikt 4. Allvarlig 16.Åtgärdas snarast Försämrad prognossäkerhet 4. Sannolikt 4. Allvarlig 16.Åtgärdas snarast Regelverk Arkivering och diarieföring följsamhet till rutiner för diarieföring följsamhet till rutiner för arkivering Övriga regelverk som styr nämndens verksamheter följsamhet till dataskyddsförordningen GDPR följsamhet till delegationsordning 2. Mindre sannolikt 4. Allvarlig 8.Bör åtgärdas Verksamhet Budget och uppföljning följsamhet till budget- och uppföljningsprocessen Systematiskt kvalitetsarbete följsamhet till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 3. Möjligt 4. Allvarlig 12.Bör åtgärdas Förvaltningsmodellen (IT) följsamhet till förvaltningsmodellen Ledning, styrning, kommunikation och organisation följsamhet till beslut från sektorledning Personal följsamhet till SAM (Systematiskt arbetsmiljöarbete) Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 5(11)

3 Årets planerade kontroller 3.1 Inköp Bristande följsamhet till upphandlade avtal Kontroll av inköp mot ramavtal Om inköp är genomförda enligt upphandlade avtal Kontroll av inköp mot ramavtal Regelbundna stickprov av inköp Löpande vid behov men minst tre gånger per år Kontrollen dokumenteras i uppföljningen av internkontrollplanen 3.2 Fakturahantering till attestreglemente Följsamhetskontroll av attestreglementet Följsamhet till attestreglementet Följsamhetskontroll av attestreglementet Genom stickprov och/eller kartläggning görs en följsamhetskontroll. Ansvarig chef gör en rimlighetsbedömning om utfallet. och granskning av fakturahantering Vid behov men minst tre gånger per år Kontrollen dokumenteras i internkontrollplan 3.3 Ekonomisk uppföljning Bristande kontroll av personalkostnader Månadsvis kontroll av lönekostnader Lönekostnaderna för varje enhet och månad. Samtliga chefer Månadsvis kontroll av lönekostnader Kontroll av huruvida chefer genomför kostnadskontroller Utdata från system Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 6(11)

Ansvarig chef gör en rimlighetsbedömning av lönekostnaden Månadsvis. Kontrollen dokumenteras vid behov i aktuell månadsavstämning / uppföljningsrapport. Låg kvalitet på ekonomiska analyser i linjeorganisationen till följd av liten användarvänlighet i systemet Utbildning och kommunikation kring ekonomisystemet Att linjeorganisationens chefer får möjlighet att utöka sin kompetens i ekonomisystemet genom att bl.a. delta på utbildningar och andra informationstillfällen. Samtliga chefer Sektorchef Kontroll av att chefer har fått möjlighet att delta på utbildningar och informationstillfällen kring ekonomisystemet Löpande under året I uppföljning av internkontrollplan Försämrad prognossäkerhet Tillräcklig periodisering i budget- och prognosarbetet Sektorchef Utvärdering av periodisering/prognossäkerhet Att hänsyn tas till cykliska aspekter av verksamhetsåret (återkommande arbetstoppar, semestrar etc.) Tillämpad periodisering i prognosarbetet Löpande under året I uppföljning av internkontrollplan 3.4 Arkivering och diarieföring till rutiner för diarieföring Regelbunden revidering, publicering och kommunicering av styrdokument för diarieföring Årlig revidering, publicering och kommunicering av styrdokument för Årlig revidering och publicering av styrdokument för diarieföring. Vid behov skall ändringen kommuni- Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 7(11)

Att relevanta styrdokument och rutiner är uppdaterade så att lagar och regler efterlevs. och granskning av existerande styrdokument. Omvärldsbevakning för att säkerställa att erforderliga ändringar görs. diarieföring Följsamhetskontroll av styrdokument för diarieföring ceras i linjeorganisationen. Genom stickprov och/eller kartläggning görs en följsamhetskontroll. Ansvarig chef gör en rimlighetsbedömning om utfallet. Årligen och vid behov. Genom revidering av rutin och styrdokument samt publicering. till rutiner för arkivering Regelbunden revidering av styrdokument för arkivering Att relevanta styrdokument och rutiner är uppdaterade så att lagar och regler efterlevs. och granskning av existerande styrdokument. Omvärldsbevakning för att säkerställa att erforderliga ändringar görs. Årlig revidering, publicering och kommunicering av styrdokument för arkivering. Följsamhetskontroll av styrdokument för arkivering Genom stickprov och/eller kartläggning görs en kontroll av huruvida följsamheten är god eller inte. Ansvarig chef gör en rimlighetsbedömning om utfallet. Årligen och vid behov. Genom revidering och publicering av styrdokument. 3.5 Övriga regelverk som styr nämndens verksamheter till dataskyddsförordningen GDPR Följsamhetskontroll till GDPR Följsamheten till de viktigaste komponenterna i GDPR följs upp: Loggar, registerförteckning i system, behörighetsstruktur, dokumentationskontroll samt tillsyn av externa aktörer. Kontroll av loggar Kontroll av registerförteckning i system Kontroll av behörighetsstruktur Dokumentationskontroll enligt GDPR Tillsyn av externa aktörer enligt GDPR Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 8(11)

Granskning och stickprov genomförs vid behov men minst tre gånger per år. Vid behov men minst tre gånger per år. Inom ramen för förvaltningsmodellen och internkontrollplanen. till delegationsordning Regelbunden revidering, publicering och kommunicering av delegationsordning Årlig revidering, publicering och kommunicering av delegationsordning Att delegationsordningen är uppdaterad så att lagar och regler efterlevs. och granskning av delegationsordning. Omvärldsbevakning för att säkerställa att erforderliga ändringar görs. Följsamhetskontroll av delegationsordning Genom stickprov och/eller kartläggning görs en kontroll av huruvida följsamheten är god eller inte. Ansvarig chef gör en rimlighetsbedömning om utfallet. Årligen och vid behov. Genom revidering, publicering och kommunicering av delegationsordning. 3.6 Budget och uppföljning till budget- och uppföljningsprocessen till uppföljningsprocessen Att linjeorganisationen känner till och följer processen för plan och uppföljning. Kontroll av följsamhet och kännedom om uppföljningsprocessen Utdata från system Löpande i verksamheten i takt med att planer och uppföljningsrapporter tas fram. Löpande under verksamhetsåret. Kontrollen dokumenteras i internkontrollplanen. Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 9(11)

3.7 Systematiskt kvalitetsarbete Bristande kännedom och följsamhet till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och följsamhet till ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete Att linjeorganisationen känner till och följer ledningssystemet. Kontroll av följsamhet och kännedom om ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete Kontrollen sker i samband med framtagningen av kvalitets- och patientsäkerhetsrapporter Löpande men minst två gånger per år Kontrollen dokumenteras i kvalitets- och patientsäkerhetsrapporteringen på nämndnivå och även i internkontrollplanen 3.8 Förvaltningsmodellen (IT) till förvaltningsmodellen till förvaltningsmodellen Att verksamheter känner till och arbetar efter förvaltningsmodellen till förvaltningsmodellen Löpande utvärdering under året Löpande under verksamhetsåret I uppföljning av internkontrollplan 3.9 Ledning, styrning, kommunikation och organisation till beslut från sektorledning till beslut från sektorledning till beslut av sektorledning Att besluten som tas i sektorledning kom- Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 10(11)

municeras och tas emot i verksamheterna, samt att de följs. Regelbunden återrapportering mellan verksamheters ledningsgrupper och sektorledning Löpande under året I uppföljning av internkontrollplan 3.10 Personal till SAM (Systematiskt arbetsmiljöarbete) till SAM (Systematiskt arbetsmiljöarbete) Sektorchef till SAM Att verksamheterna känner till och följer upp sina SAM-planer Uppföljning i SAMmodulen i Stratsys Löpande under året I uppföljning av internkontrollplan samt i SAM-modulen Internkontrollplan 2019, Omsorgs- och arbetsmarknadsnämnden 11(11)