Förslag på Verksamhetsplan 13/14 Styrelsen Styrelsen åläggs att i början av terminen ha ett gemensamt planeringsmöte inför verksamhetsåret. Motivering: Detta är ett bra sätt för de nya styrelsemedlemmarna att brainstorma samt konkretisera vad de vill uppnå med sitt verksamhetsår. Det är också ett sätt att se till att alla arbetar mot samma målbild. Styrelsen ska i början av varje termin genomföra ett bli-aktiv-möte / get-involvedmeeting samt i samband med mötena genomföra en rekryteringskampanj. Motivering: Föreningen är beroende av aktiva medlemmar som avlastar styrelsens arbetsbörda. För att rekrytera nya aktiva ska styrelsen arrangera möten dit nyfikna medlemmar kan komma och få information om alla utskott och aktuella poster som finns att söka. Styrelsen ska arbeta för att samarbeta med andra organisationer vid lämpliga arrangemang för att sprida vår verksamhet. Motivering: Genom samarbeten kan ny publik nås och nya typer av föreläsare kan lockas. Arrangerade event kan bli uppmärksammade inom grupper som UF i vanliga fall ej når ut till. Exempel på samarbetspartners kan vara universitetet, programsektioner eller temaveckor. Styrelsen ska påbörja planeringen av Nolle-P för verksamhetsåret 13/14. Motivering: För att föreningen ska kunna konkurrera på ett bra sätt bland andra studentföreningar under Nolle-P krävs god förberedelse. Arbetet ska inledas i god tid innan Nolle-P börjar. Styrelsen åläggs att göra hemsidan mer användarvänlig för engelsktalande samt att hålla den engelska versionen av våra stadgar uppdaterad med våra svenska stadgar. Motivering: UF Linköping ska vara en tvåspråkig förening och öppen för personer som ej har svenska som modersmål. Hemsidan är en viktig källa till information och ska kunna användas av alla föreningens medlemmar. Hemsidan ger en inblick i vår verksamhet åt förbundet UF Sverige som har medlemsföreningar som endast är engelskspråkiga. Medlemsföreningarnas hemsidor är en viktig källa till kunskapsutbyte och bör kunna användas enkelt av alla parter.
Styrelsen skall fortsätta hålla bra kommunikation med Utrikespolitiska förbundet Sverige (UFS) och sträva efter att i stor utsträckning engagera sig i förbundets verksamhet. Motivering: UFS är ett forum där lokalföreningarna har möjlighet att mötas och lära av varandra. Att upprätthålla god kommunikation och ett högt engagemang är att eftersträva då det gynnar vår lokala verksamhet och då beslut som fattas inom UFS kan komma att påverka UF Linköpings verksamhet. Styrelsen ska se till att föreningsrummet (UFFE) hålls städat och rent. Ordförande Ordförande åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dennes Ordförande ska ansvara för att verksamhetsplanen följs och uppnås i sin helhet. Motivering: Ordföranden är styrelsens ledare och ansvarar för att den löpande verksamheten genomförs i enlighet med föreningens stadgar. Om någon styrelseledamot av någon anledning inte kan utföra sina uppgifter är det ordförandens ansvar att se till att detta genomförs. Ordföranden åläggs att ansvara för att Föreningsstämman under verksamhetsåret håller minst två sammanträden, ett höstmöte före den 31 oktober och ett vårmöte före den 30 maj. Vårstämman rekommenderas att hållas första veckan i maj. Ordförande ansvarar för att styrelsen sammanträder minst fyra gånger per termin. Motivering: Enligt föreningens stadgar måste styrelsen sammanträda minst fyra gånger per termin. Ordföranden rekommenderas att hålla i styrelsemöten varannan vecka. Vice Ordförande Vice Ordförande åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dennes Vice Ordförande ansvarar för att följande skickas in till ekonomi@ufsverige.org innan den 31/1 varje år (lathund med ytterligare information tillhandahåller UFS i god tid innan deadline): o Ekonomisk redovisning samt ansökan, Forum Syd o Ekonomisk redovisning, Svenska Spel o Medlemslistor o Frågeformulär
Vice Ordförande ansvarar för att följande skickas in till ekonomi@ufsverige.org innan den 31/7 varje år (lathund med ytterligare information tillhandahåller UFS i god tid innan deadline): o Senast gjorda verksamhetsberättelser o Stadgar o Revisionsberättelse o Årsmötesprotokoll Vice ordförande ansvarar för att varje termin utvärdera relevansen av att återuppta bidragsansökan till Folke Bernadotteakademin. Motivering: För att inte möjligheten att ansöka om bidrag från Folke Bernadotteakademin ska glömmas bort är det viktigt att under varje ansökansperiod åter se över föreningens ekonomiska situation och överväga om det är aktuellt att återuppta samarbetet. Vice ordföranden ska under året sköta all kontakt med Studiefrämjandet samt tillhandahålla dem den information de behöver för bidragsprocessen. Vice ordföranden ska i början av verksamhetsåret informera resterande styrelse om relevanta utbildningar som Studiefrämjandet erbjuder. Kassör Kassören åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dennes Kassören ansvarar för att, i början av verksamhetsåret, se över och eventuellt revidera det förslag till budget som erhållits från föregående styrelse. Budgeten ska sedan presenteras till, och godkännas av, styrelsen. Kassören ansvarar för att ha upprättat det ekonomiska material som Vice Ordföranden behöver till de olika delarna av bidragsprocesserna i god tid innan 31/1 varje år. Kassören ansvarar för att ett förslag till budget samt budgetbilaga upprättas och presenteras till efterkommande styrelse. Kassören ansvarar för att regelbundet kolla föreningens postfack.
Medlemssekreterare Medlemssekreterare åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dennes Medlemssekreteraren ska under året utveckla medlemssystemet. Medlemsansvarig åläggs att ha upprättat en korrekt lista med medlemsuppgifter i god tid innan 31/1 varje år så att Vice Ordförande kan skicka in denne till Utrikespolitiska Förbundet Sverige för statsbidragsansökan. Programansvariga De båda programansvariga åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dessas Programansvariga ansvarar för att en svensk föreläsning genomförs varje onsdag, samt att en engelsk föreläsning genomförs varannan torsdag, under perioden HT: v.37-49 och VT: v.5-20. Motivering: Perioden är satt utefter erfarenhet inom föreningen. Föreläsningar utanför dessa perioder tenderar att intressera få på grund av flera faktorer. Utanför perioderna blir föreläsaren själv den viktigaste faktorn, exempelvis ett väldigt publikt namn. Programansvariga ska, i samråd med PR-ansvarig, skriva texten till föreläsningarnas affischer samt ansvara för att texten stämmer överrens med det föreläsaren kommer för att tala om. Motivering: Programansvariga är de som bäst känner till föreläsarens ämne och har närmast kontakt med föreläsaren. Där med kan programansvariga se till att texten är korrekt och i linje med talarens tema. Programassistent Programassistenten åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dennes Programassistenten åläggs att själv anordna, eller tillsätta en projektgrupp, till Forum Syd-projektet under höstterminen. Projektet rekommenderas att hållas i november. Programassistenten åläggs att själv anordna, eller tillsätta en projektgrupp, till Forum Syd-projektet under vårterminen. Projektet rekommenderas att hållas i april.
Programassitenten uppmuntras att, i samråd med programansvariga, anordna lunchföreläsningar. Aktivitetsansvarig Aktivitetsansvarig åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dennes Aktivitetsansvarig ska, utöver en aktivitet kopplad till utrikespolitik varje månad, genomföra en social aktivitet för föreningens medlemmar minst en gång i månaden. Motivering: Sociala aktiviteters syfte är att stärka banden mellan alla föreningens aktiva medlemmar och skapa en vi-känsla i föreningen. Sociala aktiviteter är också väsentligt för att skapa och upprätthålla motivationen bland föreningens aktiva. Aktivitetsansvarig ska minst en gång varje termin genomföra en större social aktivitet öppen för alla UF Linköpings medlemmar. Motivering: För att hålla ihop föreningen och erbjuda mer än bara kunskap ska större sociala aktiviteter genomföras. Dessa större aktiviteter är en viktig del för att skapa en bild av UF Linköping som en rolig förening och ge mervärde åt medlemmarna. Aktivitetsansvarig ska tillsätta en projektgrupp för att genomföra en temadag (tidigare UF-dagen). Motivering: I syfte att främja kunskapen om utrikespolitik bland Linköpings studenter ska en temadag genomföras. En temadag är ett stort projekt och ska planeras ordentligt. Detta sköts bäst av en tillsatt projektgrupp under tillsyn av styrelsen. Temadagen är ej ett PR-event utan fokus ska ligga på ämnet utrikespolitik och inte föreningen UF. Reseansvarig Reseansvarig åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dennes Reseansvarig åläggs att under verksamhetsåret genomföra minst en längre utlandsresa planerad i linje med föreningens syfte. Reseansvarig åläggs att genomföra minst två studiebesök per termin.
PR-ansvarig PR-ansvarig åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dennes PR-ansvarig ska i början av verksamhetsåret lägga upp en plan för föreningens marknadsföring under året. PR-ansvarig åläggs genomföra minst ett informationsevent varannan vecka. Motivering: Informationseventet ska göra föreningen synlig på campus samt informera och locka till kommande evenemang. PR-ansvarig är ansvarig för att affischer trycks, sätts upp i god tid innan evenemang och hålls aktuella. Det är även ditt ansvar att plocka ned gamla affischer där det behövs. Motivering: För att föreningens marknadsföring ska fungera effektivt krävs det att PR-ansvarig har god överblick och är insatt i hela processen. För att affischer ska tjäna sitt syfte måste de vara synliga tillräckligt länge och inte sitta uppe med utgången information. PR-ansvarig är ansvarig för att revidera programansvarigas texter till föreläsningarna samt för att se till att de är fungerar bra för marknadsföring. PR-ansvarig är ansvarig för att information om kommande föreläsingar och aktiviteter finns tillgänglig vid föreningens evenemang. Motivering: För att ge lättöverskådlig information till medlemmar så att de kan planera in våra föreläsningar i god tid. PR-ansvarig ska inför varje större föreläsning skicka ut en pressinbjudan. Om press ej har närvarat på dessa evenemang ska PR-ansvarig skicka ut ett pressmeddelande. Motivering: Att synas i lokal och nationell media är ett mycket bra sätt för föreningen att sprida sitt syfte och nå ut till en större publik. Pressinbjudan och pressmeddelande ökar chanserna för att göra föreningen och vårt syfte synligt utanför Linköpings universitet. Mediaansvarig Mediaansvarig åläggs att ansvara för, samt genomföra, det som framgår av dennes
Mediaansvarig ansvarar för att upprätthålla samt utveckla webbtidningen Utpost.org (i detta ingår UFtv med inspelade intervjuer). I detta ansvar ingår att tillträda som, eller tillsätta, en chefredaktör. Mediaansvarig ska publicera minst en artikel på Utpost.org och en intervju på UFtv varje månad. Mediaansvarig ansvarar för att hemsidan, facebook, instagram och twitter upprätthålls och är uppdaterad med aktuell information om föreningen. Motivering: Ovanstående är de viktigaste informationskanalerna vi har och måste skötas, vara aktuella och ständigt i drift.