Svar på inkomna frågor 5

1 (8) Datum 02.00 2015-06-11 Diarienr (åberopas) A.216.917/2014 Polismyndigheten Ekonomiavdelningen Inköpsenheten Handläggare Linda Johansson E-post linda-m.johansson@polisen.se Svar på inkomna frågor 5 Fråga 1: Det anges att den som Polisen anlitar skall vara en av biltillverkaren auktoriserad verkstad. Varför finns det ett auktorisationskrav? Menar Polisen att en icke-auktoriserad verkstad inte skulle klara av att serva och reparera aktuella bilmodeller på ett fackmässigt sätt? Svar på fråga 1: Polisens krav på auktorisation är en kontroll för att säkerställa kvaliteten i arbetet på de tjänster som efterfrågas. Motsvarande kontroll om ett arbete är fackmässigt utfört eller ej går inte att kontrollera på förhand och skulle således inte kunna kontrolleras under utvärderingen av anbud. Anledningen till att Polisen ställer dessa kvalitetskrav är för att polisens körsätt är unikt jämfört med andra kommersiella användare. Polisbilar används på ett sätt som kräver att bilens aktiva och passiva konstruktion måste vara av högsta klass och vidmakthållas under hela dess livslängd. Polisens körsätt innebär en stor påfrestning på bilen där kraftiga accelerationer, hög hastighet, undanmanövrar och kraftiga upprepade inbromsningar förekommer. Samtidigt som användningen och metoderna ställer långtgående krav på trafiksäkerhet och arbetsmiljö. Vidare anpassas fordon i operativ polisverksamhet efter en kravspecifikation utfärdad av Polisen vilken innehåller höga krav på manöverduglighet och trafiksäkerhet vid utryckningskörning. Bland annat återfinns krav på att billeverantören levererar ett chassi och bromsar som är anpassade efter Polisens verksamhet och körning. Polisen kontrollerar och vidimerar systematiskt att bilens egenskaper faktiskt överensstämmer med vad som avtalats mot specifikationen, även när bilmodellerna förändras över modellåren. Det är bilfabrikanten som ytterst är ansvarig för sin konstruktion och har att genomföra sådana förändringar att bilmodellen uppfyller kraven. Som en garanti för att den tekniska kvaliteten vidmakthålls, att de reparationer som utförs samt att de reservdelar som används inte på något sätt riskerar att Postadress Polismyndigheten Box 12256 102 26 Stockholm Besöksadress Polhemsgatan 30 Stockholm Telefon 114 14 Webbplats polisen.se E-post registrator.kansli@polisen.se

2 förändra bilens ursprungliga utformning och säkerhet har Polisen i aktuell upphandling ställt krav på att anbusgivaren skall vara en auktoriserad verkstad. Fråga 2: Vad är en märkesauktoriserad periodisk underhållsservice? Menar Polisen att en icke-auktoriserad verkstad inte klarar av att utföra en märkesauktoriserad periodisk underhållsservice? Svar på fråga 2: En märkesauktoriserad periodisk underhållsservice enligt polisens definition är en underhållsservice som sker enligt fabrikantens anvisningar, instruktioner och metoder. Som bevis på att detta kommer att uppfyllas har polisen i anbudsförfrågan ställt krav på auktorisation. Fråga 3: På vilket annat sätt än att bli auktoriserad av en biltillverkare kan en verkstad uppnå kraven att bli kvalitetsgranskad eller godkänd av en bilfabrikant? Svar på fråga 3: Kravet i upphandlingen är att anbudsgivaren skall vara auktoriserad. Fråga 4: Menar Polisen att en verkstad som inte är kvalitetsgranskad eller godkänd av en bilfabrikant inte kan utföra en fackmässig underhållsservice eller reparation? Svar på fråga 4: Se svar på fråga 1. Fråga 5: Vilka inköpsställen erbjuder försäljning av reservdelar som är utvecklade av och anpassade för den aktuella bilmodellen och som är kvalitetsgranskade och godkända av bilfabrikanten? Svar på fråga 5: Det åligger anbudsgivaren att kontrollera. Polisen köper en tjänst där det ingår i leverantörens åtagande att ersätta trasiga delar med reservdelar som är utvecklade och anpassade för den aktuella bilmodellen och som är kvalitetsgranskade och godkända av bilfabrikanten. Fråga 6: Menar Polisen att en verkstad som vid en underhållsservice och reparation inte använder reservdelar som är kvalitetsgranskade och godkända av bilfabrikanten inte utfört en fackmässig service och reparation? Svar på fråga 6: Frågan om tjänsten är utförd på ett fackmässigt sätt eller ej varken kravställs eller kontrolleras vid utvärdering av anbud. Se även svar på fråga 1.

3 Fråga 7: Var kan en servicetekniker genomgå utbildning enligt bilfabrikantens utbildningskrav för den bilmodell denne är satt att reparera? Var kan serviceteknikern genomgå föreskriven vidareutbildning? Svar på fråga 7: Anbudsgivaren får kontrollera detta med bilfabrikanten. Kravet är att service och reparation ska utföras av en servicetekniker som är utbildad enligt fabrikantens utbildningskrav för aktuell bilmodell samt att denne genomgår föreskriven vidareutbildning. Fråga 8: Menar Polisen att en servicetekniker som inte är utbildad enligt bilfabrikantens utbildningskrav inte kan utföra en fackmässig service eller reparation? Menar Polisen att en servicetekniker som inte gått av bilfabrikanten föreskriven vidareutbildning inte kan utföra en fackmässig service eller reparation? Svar på fråga 8: En servicetekniker som inte genomgått av bilfabrikanten föreskriven vidareutbildning uppfyller inte Polisens krav. Frågan om denne servicetekniker skulle kunna utföra en fackmässig service eller reparation prövas ej. Fråga 9: Var kan man inköpa verktyg och diagnosinstrument som är anpassade till bilen, godkända av en bilfabrikant och som uppdaterar sig mot bilfabrikantens kvalitetssystem? Svar på fråga 9: Det åligger anbudsgivaren att kontrollera detta, förslagsvis genom att kontakta bilfabrikanten. Polisen efterfrågar i denna upphandling service och reparationstjänster där det ingår i leverantörens åtagande att inneha vissa verktyg och diagnosinstrument som är godkända av bilfabrikanten. Varifrån dessa verktyg och diagnosinstrument införskaffas varken kravställs eller prövas. Fråga 10: Menar Polisen att en verkstad inte kan utföra en fackmässig service eller reparation utan att använda verktyg och diagnosinstrument som är anpassade till bilen, godkända av en bilfabrikant och som uppdaterar sig mot bilfabrikantens kvalitetssystem? Svar på fråga 10: Fråga om fackmässighet varken kravställs eller prövas i upphandlingen. Se svar på fråga 1. Fråga 11: Vad menas med all slags underhållsservice och reparationer på bilen? Ingår glasarbeten och montage av fönsterrutor i den definitionen? Svar på fråga 11: Med all slags underhållsservice och reparationer avses bilfabrikantens ordinarie underhållsservice och den utökade underhållsservice som krävs på utryckningsfordon (mellanservice) samt alla tänkbara reparationer på en bil. Ja, om det inte är fråga om försäkringsskada.

4 Fråga 12: Var kan verkstaden inhämta fabrikantens anvisningar och reparationsinstruktioner? Svar på fråga 12: Se svar på fråga 9. Fråga 13: Var kan man köpa unika chassidetaljer eller inredning som är anpassat för bilmodellen i utryckningsutförande? Svar på fråga 13: Se svar på fråga 9. Fråga 14: Vad med menas med fabrikantens kvalitetsgaranti? Svar på fråga 14: Att reservdelens konstruktion och kvalitet uppfyller bilfabrikantens krav på sådana delar för den aktuella bilmodellen Fråga 15: Vem tillhandahåller reservdelar som omfattas av fabrikantens kvalitetsgaranti? Svar på fråga 15: Se svar på fråga 9. Fråga 16: Menar Polisen att service och reparation som inte utförs med reservdelar som omfattas av kvalitetsgaranti inte är fackmässigt utförd? Svar på fråga 16: Se svar på fråga 1. Fråga 17: Hur vet man att en smörjolja är godkänd av bilfabrikanten? Svar på fråga 17: Det åligger leverantören att kontrollera detta. Polisen köper en tjänst där det ingår i leverantörens åtagande att se till att de smöroljor som används vid utförande av tjänsterna är godkända av bilfabrikanten. Fråga 18: Vem tillhandahåller smörjoljor som är godkända av bilfabrikanten? Svar på fråga 18: Se svar på fråga 17. Fråga 19: Menar Polisen att en service eller en reparation som inte utförs med smörjolja som inte är godkänd av bilfabrikanten inte är fackmässigt utförd? Svar på fråga 19: Se svar på fråga 1 samt fråga 10.

5 Fråga 20: Menar Polisen att verkstaden måste kunna leverera nya kodade startnycklar samt vid behov koda om befintliga startnycklar för att service och reparation ska anses vara fackmässigt utförd? Svar på fråga 20: Polisen efterfrågar i denna upphandling tjänster som rör service och reparation av polisens fordon. I tjänsten ingår att kunna leverera nya kodade startnycklar. Fråga om fackmässighet varken kravställs eller prövas. Fråga 21: Menas med ett av bilfabrikanten tillhandahållet diagnosinstrument, analysinstrument och specialverktyg, att verkstaden måste köpa dessa instrument och verktyg direkt från bilfabrikanten? Om inte, var kan annars en verkstad köpa dessa instrument och verktyg? Svar på fråga 21: Kravet är att anbudsgivaren skall använda ett av bilfabrikanten tillhandahållet diagnosinstrument, analysinstrument och specialverktyg anpassade och godkända för den aktuella bilmodellen. Varifrån dessa verktyg/instrument införskaffas åligger anbudsgivaren att kontrollera. Fråga 22: Det anges att instrumenten och verktygen ska vara godkända. Av vem? Svar på fråga 22: Bilfabrikanten. Fråga 23: Menar Polisen att verkstaden måste använda av bilfabrikanten tillhandahållet diagnosinstrument, analysinstrument och specialverktyg för att kunna utföra en fackmässig service eller reparation? Svar på fråga 23: Se svar på fråga 1 samt 10. Fråga 24: Vem tillhandahåller diagnosinstrument som kontinuerligt är uppkopplade mot bilfabrikantens centrala underhållssystem? Svar på fråga 24: Se svar på fråga 9. Fråga 25: Menar Polisen att verkstaden måste använda diagnosinstrument som kontinuerligt är uppkopplade mot bilfabrikantens centrala underhållssystem för att service eller reparation ska anses vara fackmässigt utförd? Svar på fråga 25: Se svar på fråga 1 samt 10. Fråga 26: Vad menas med att diagnosinstrumentet ska finnas i verkstadens egna lokaler? Måste diagnosinstrumentet finnas i verkstadens egna lokaler även när instrumentet inte används? I så fall, varför?

6 Svar på fråga 26: Att diagnosinstrumentet ska finnas i verkstadens egna lokaler (se även svar på fråga 39). Var diagnosinstrumentet finns när det inte används kravställs inte. Fråga 27: Vem tillhandahåller periodiska uppdateringar av bilens mjukvara utan särskild begäran av beställaren? Svar på fråga 27: Kravet är att den leverantör som Polisen tecknar avtal med ska tillhandahålla och implementera periodiska uppdateringar utan särskild begäran från Polisen. Fråga 28: Menar Polisen att verkstaden måste kontrollera bilens aktuella mjukvara vid varje tidpunkt för underhållsservice för att service ska anses vara fackmässigt utförd? Svar på fråga 28: Se svar på fråga 1 samt 10. Fråga 29: Vad menas med fabrikatsspecifik vidareutbildning enligt bilfabrikantens utbildningskrav? Svar på fråga 29: De krav som bilfabrikanten ställer. Fråga 30: Vem tillhandahåller den utbildningen? Svar på fråga 30: Bilfabrikanten. Fråga 31: Menar Polisen att verkstadens personal måste genomgå fabrikatsspecifik vidareutbildning enligt bilfabrikantens utbildningskrav för att kunna utföra fackmässig service eller reparation? Svar på fråga 31: Se svar på fråga 1 samt 10. Fråga 32: Vad menas med årlig fabrikatsspecifik vidareutbildning? Svar på fråga 32: Se svar på fråga 29. Fråga 33: Vem tillhandahåller utbildningen? Svar på fråga 33: Bilfabrikanten.

7 Fråga 34: Menar Polisen att verkstadens personal måste genomgå årligt fabrikatsspecifik vidareutbildning enligt bilfabrikantens utbildningskrav för att kunna utföra fackmässig service eller reparation? Svar på fråga 34: Se svar på fråga 1 samt 10. Fråga 35: Vilka verkstäder får utföra auktioner eller kampanjer? Svar på fråga 35: Auktoriserade verkstäder. Fråga 36: Till vilka verkstäder skickar bilfabrikanten särskild inkallelse? Svar på fråga 36: Med särskild inkallelse avses ett servicemedelande om åtgärd som ska genomföras och som skickas direkt från bilfabrikant till polisen eller ett servicemeddelande om åtgärd som ska genomföras och som går via ett nät av verkstäder. Fråga 37: På vilket eller vilka sätt är det möjligt för en verkstad att hålla sig uppdaterad om de av fabrikanten utfärdade auktioner som ska utföras på bilen samt vilka auktioner som redan genomförts på bilen? Svar på fråga 37: Det åligger leverantören att kontrollera detta. Polisen efterfrågar en tjänst där det ingår i leverantörens åtagande att hålla sig uppdaterad om de av fabrikanten utfärdade auktioner som ska utföras på bilen samt vilka auktioner som redan genomförts. Fråga 38: Vilka verkstäder får utföra dessa garantireparationer? Svar på fråga 38: Det åligger leverantören att kontrollera detta. Polisen efterfrågar en tjänst där det i tjänsten ingår att utföra garantireparationer. Fråga 39: Varför är det viktigt att garantireparationer utförs i egen verkstadslokal? Svar på fråga 39: För Polismyndigheten är det viktigt att veta vart polisbilarna befinner sig, vem som kör bilarna och vart bilarna står parkerade. Detta stadgas i 2 i Polismyndighetens författningssamling FAP 942-2 som villkorar att endast den som är anställd inom Polismyndigheten får köra Polismyndighetens fordon. Personal vid verkstad eller serviceinrättning där fordonet lämnas in är dock undantagna men under förutsättning att färden endast sker för kontroll av utförd reparation eller service. Sammantaget med en ständig hotbild för sabotage gör detta att det är viktigt att Polismyndigheten kan försäkra sig om att den verkstad bilen lämnas in hos är den verkstad där bilen kommer att repareras och förvaras utan att transporteras till andra företag eller lokaler.

8 Fråga 40: Vilka verkstäder får ta del av fabrikens principer för goodwillersättning? Svar på fråga 40: Det åligger leverantören att kontrollera. Polisen köper en tjänst där det ingår i leverantörens uppdrag att hantera fel som omfattas av fabrikantens principer för goodwillersättning enligt bilfabrikantens instruktioner.