Kommunikationsplan för Sveriges läkarförbund Student

Kommunikationsplan för Sveriges läkarförbund Student Antagen av fullmäktige 2017-11-18 Senast reviderad 2017-11-18

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Intern kommunikation... 4 2.1 Förankringsförfarande... 4 2.1.1 Externa remisser... 4 2.1.2 Policydokument... 4 2.1.3 Insamling av åsikter till styrelsens arbete... 5 2.1.4 Förankring av uttalanden och debattartiklar... 5 2.2 Kontinuerlig kommunikation... 6 2.2.1 Inom förbundsstyrelsen (FS)... 6 2.2.2 Mellan FS och avdelningar... 6 3 Extern kommunikation... 7 3.1 Mellan FS eller avdelning och andra parter... 7 3.2 Mellan FS eller avdelning och medlemmar... 8 4 Verktyg... 9 4.1 Hemsida... 9 4.2 Sociala medier... 9 4.2.1 Valda kanaler inom sociala medier... 9 4.2.2 Facebook... 9 4.2.3 Twitter...10 2

1 Inledning Sveriges läkarförbund Student (härefter SLF Student) har verksamhet både nationellt och lokalt, med aktiva avdelningar på alla universitetsorter med ett läkarprogram, samt en avdelning för svenska utlandsstuderande läkarstudenter. Tillsammans åligger det förbundet och avdelningarna enligt stadgarna Att tillvarata medlemmarnas utbildningsmässiga, sociala och ekonomiska intressen. Att främja medlemmarnas yrkesmässiga och vetenskapliga intressen. Detta fordrar en god kommunikation mellan förbundets olika delar, mellan förbundet och medlemmarna, samt gentemot externa parter. Kommunikationsplanens funktion är att ge riktlinjer för förbundsstyrelsens (härefter FS) kommunikationsarbete samt klarlägga ansvarsfördelningen i kommunikationen mellan FS och avdelningar. För att kommunikationsplanen ska vara uppdaterad gentemot förbundets organisation och arbete, nya tekniska lösningar och övriga omvärldshändelser bör kommunikationsplanen revideras med maximalt tre års mellanrum. 3

2 Intern kommunikation 2.1 Förankringsförfarande 2.1.1 Externa remisser FS får regelbundet förfrågningar om att skriva remissvar på utredningar från olika instanser. Då är det viktigt att vi i våra remissvar förmedlar våra medlemmars åsikter och värnar om deras intressen. Det är viktigt för den demokratiska processen att avdelningarna får möjlighet att påverka och ges insyn i arbetet. Genom att låta avdelningarna bidra med synpunkter till remissvaren värnas transparensen i förbundet. När FS blir ombedda att skriva ett remissvar bedöms relevansen för våra medlemmar. Detta görs med fördel genom att konsultera förbundets åsiktsprogram. Anses remissen relevant skickas den vidare till avdelningarnas ordförande för att de ska få kännedom om remissen och möjlighet att kommentera. Deadline för avdelningarna att komma med åsikter sätts, om möjligt, till en vecka innan sista FS-mötet före deadline för FS remissvar. Datum specificeras i remissbrevet. En kopia av det färdiga remissvaret skickas till avdelningarna för kännedom. 2.1.2 Policydokument Förbundets policydokument har stor inverkan på förbundets verksamhet. Det är därför av största vikt att alla policydokument är väl förankrade samt att revidering av dokumenten sker kontinuerligt med tanke på den stora medlemsomsättningen. FS interna policydokument omfattas inte av den här ordningen. Upprättande av nya policydokument När FS har fattat beslut om att upprätta ett nytt policydokument skall avdelningarnas ordförande delges de öppna frågeställningar som dokumentet är tänkt att besvara. Om tillämpligt skickas även bakgrundsinformation. Det åligger avdelningens FS-representant att vara väl uppdaterad om policydokumentets syfte och tänkta innehåll för att kunna svara på frågor från avdelningens styrelse. Deadline för avdelningarna att skicka in sina synpunkter sätts till fyra veckor efter utskicket. FS sammanställer åsikterna samt formulerar ett utkast på dokumentet. Utkastet och de sammanställda åsikterna skickas med handlingarna till fullmäktigemötet. Fullmäktigemötet har möjlighet att ändra i policydokumentet innan det antas. Dokumentet förvaras tillgängligt för avdelningarna. 4

Revidering av gamla policydokument Det gamla policydokumentet skickas till avdelningarnas ordförande tillsammans med information om revisionens mål samt, om tillämpligt, bakgrundsinformation och underlag. Deadline för avdelningarna att skicka in åsikter sätts till fyra veckor efter utskicket. Styrelsen reviderar dokumentet och upprättar en ny version. Den nya versionen tillsammans med sammanställda åsikter skickas med handlingarna till fullmäktigemötet. Fullmäktigemötet har möjlighet att ändra i policydokumentet innan det antas. Dokumentet lagras på plats dit avdelningarna har tillgång. 2.1.3 Insamling av åsikter till styrelsens arbete Vissa moment i FS arbete kräver att åsikter inhämtas från avdelningarna, till exempel för utvärdering och utveckling av kurspaketet. När insamlingen inte ligger till grund för upprättandet av dokument eller liknande gäller nedanstående riktlinjer. Frågeställningarna som FS vill ha svar på skickas ut till avdelningarna, antingen via e- mail till ordföranden eller via ett formulär som delas i forum för aktiva inom förbundet. Deadline för inlämnande av åsikter sätts till fyra veckor efter utskick via e-mail eller två veckor efter publicering av formulär på Facebook. Åsikterna sammanställs och görs tillgängliga för avdelningarna. Resultatet av insamlingen och det fortsatta arbetet framkommer i verksamhetsberättelsen. 2.1.4 Förankring av uttalanden och debattartiklar I FS arbete ingår det att synliggöra förbundets åsikter i media. Detta inkluderar att skriva debattartiklar, ställa upp på intervjuer, göra uttalanden, och så vidare. På grund av de mycket varierande tidshorisonterna för detta arbetet är det mycket svårt att fastställa strikta regler för ett förankringsförfarande. Nedan följer dock några allmänna riktlinjer som styrelsen bör hålla sig till. Titta alltid i förbundets åsiktsdokument innan ett uttalande. Behandlas frågan i åsiktsdokumentet är det den linjen som ska följas. Det är viktigt att vara väl påläst om såväl frågan som förbundets agenda och strategi för denna. Uttalanden ska alltid ligga i linje med förbundets politik, i enlighet med av fullmäktige fastställda stadgar och åsiktsprogram. Uttalanden ska i största möjliga mån vara förankrade inom styrelsen. Uttalanden ska alltid skickas till avdelningarna för kännedom. Underskrift på debattartikel i Sveriges läkarförbund Students namn ska alltid godkännas av FS. Om möjligt kan åsikter samlas in via e-mail till ordföranden eller från forum för aktiva medlemmar i förbundet. 5

2.2 Kontinuerlig kommunikation Med kontinuerlig kommunikation åsyftas den kommunikation som sker mellan FS-ledamöter i styrelsens arbete, information till avdelningar om förbundets arbete och aktiviteter, samt spridning av annan information som kan vara av intresse för aktiva medlemmar. 2.2.1 Inom förbundsstyrelsen (FS) De lämpligaste verktygen är e-mail, sms eller röstsamtal. Vid brådskande ärenden bör sms eller telefon användas som antingen primär kontakt eller för att uppmärksamma mottagaren om ett brådskande digitalt meddelande. Vid det konstituerande mötet efter fullmäktige upprättar FS en intern kommunikationsplan för att fastställa när, och hur, ovanstående kommunikationsmedel används inom styrelsen. 2.2.2 Mellan FS och avdelningar De lämpligaste verktygen för officiell kommunikation är e-mail eller annan direkt kommunikation. För generell informationsspridning, och för att uppmuntra till diskussion mellan avdelningarna, används med fördel en Facebook-grupp eller liknande för aktiva medlemmar. FS-ledamöterna ansvarar för att avdelningarna informeras om arbetet inom FS och att FS informeras om arbetet inom de respektive avdelningarna. Inbjudan till nationella evenemang skickas till avdelningarnas ordförande. Avdelningarnas ordförande ansvarar för att avdelningarna informeras om och besvarar dessa. Avdelningarna bör utse kassör, rekryteringsansvarig, PR-ansvarig, enkätansvarig och arbetsmarknadskvällsansvarig för direkt kommunikation mellan FS och vederbörande. Vid behov kan ytterligare ansvarsområden bli aktuella. Avdelningarna förväntas kommunicera ut resultaten av rapporter och liknande lokalt. FS förväntas bistå avdelningarna med information inför rapportsläpp. Avdelningarna uppmuntras att sprida material från förbundets nationella Facebook-sida genom att dela dessa inlägg på sina egna Facebook-sidor. 6

3 Extern kommunikation Den externa kommunikationen är grundbulten för förbundets påverkansarbete och måste vara väl genomtänkt och ändamålsenlig för att vår politik ska få genomslag. Följande punkter utgör själva kärnan i arbetet med den externa kommunikationen: Sveriges läkarförbund Student ska arbeta med fokus på att kontinuerligt föra fram åsikter i media och därigenom på lång sikt arbeta in sitt varumärke, såväl internt som bland läkarstudenter, beslutsfattare och allmänhet. Att synas i media innebär inte bara att synas på tv, i radio och i dagstidningar. Det innebär även att vara aktiv på relevanta sidor på internet och att synas i medier som vänder sig till de som arbetar eller studerar inom det medicinska fältet. Det finns inte alltid aktuella frågor som tas upp i media och det förutsätts därför att man jobbar proaktivt i mellanperioderna med sådana frågor som kan bli aktuella i framtiden, och gör SLF Students ståndpunkter i dessa tillgängliga för människor. Detta är en förutsättning för att långsiktigt stärka SLF Students varumärke. Sveriges läkarförbund Student ska vara en seriös, kunnig och konstruktiv röst i debatten Genom att kontinuerligt synas på ett bra sätt kan vi skapa ett välkänt och välrenommerat varumärke som förknippas med kunnighet, professionalitet och pålitlighet. Därigenom vinner vi i längden respekt och förtroende inte bara bland medlemmar och inom Läkarförbundet, utan även bland makthavare. SLF Student blir på så vis en organisation vars åsikt makthavare vill höra innan de bildar sig en egen uppfattning. Att SLF Student kommer med välgrundade åsikter och lösningsförslag är i längden en förutsättning för att vi ska bli tagna på allvar. SLF Student är en organisation som på ett mycket bra sätt representerar svenska läkarstudenter i hela Sverige och utomlands. Detta kan bland annat åstadkommas genom SLF Students etablerade system för att ta reda på läkarstudenternas åsikter. Något annat som krävs för välgrundade åsikter är att SLF Student har insikt i sin omvärld, vilket kan upprätthållas genom kontinuerlig och systematisk nyhetsbevakning och trendanalys. Nedan finns riktlinjer för hur den externa kommunikationen ska bedrivas, med avseende på parterna i kommunikationen och vilka verktyg som är lämpliga. Därefter beskrivs mål och syfte för varje verktyg samt vem som har huvudansvaret för detta på nationell nivå. 3.1 Mellan FS eller avdelning och andra parter De lämpligaste verktygen är representation och möten, debattartiklar, pressmeddelanden samt sociala media (Facebook, Twitter med flera). Även en debattartikel i en liten eller lokal publikation kan vinna stort ett genomslag via väl utfärd marknadsföring i sociala media. Förbundet och avdelningarna kan hjälpa till med detta. Timing är viktig; debattartiklar och nyheter får lättare genomslag under nyhetstorka. Om möjligt bör det undvikas konkurrens med storpolitiska händelser 7

(budgetpropositioner, Almedalen med flera) såvida det inte finns en tydlig anknytning till dessa. Vid publikation av rapporter och pressmeddelanden bör samtliga potentiella intressenter meddelas, inom media såväl som bland relevanta aktörer som förbundet vill påverka. Om flera saker i rapporten har nyhetsvärde är det bäst att släppa dessa stegvis, oftast en nyhet per dag, för att åstadkomma maximalt medialt genomslag för alla viktiga delar. Ett nyhetsembargo är en överenskommelse med en publikation eller avdelning där den ges tillgång till materialet i förväg och i gengäld inte publicerar nyheten före avsett tillfälle. Embargon underlättar stegvisa släpp. Avdelningar bör, när så är möjligt, bidraga med lokal nyhetsanknytning i form av lokala exempel, händelser eller personer som kan intervjuas av lokala media. 3.2 Mellan FS eller avdelning och medlemmar De lämpligaste verktygen för viktigare medlemsutskick är e-mail, post eller sms då dessa når de avsedda mottagarna. E-mail når fram snabbare medan post kan vara lämpligare för längre texter till en eller flera medlemmar. De lämpligaste verktygen för att kommunicera med aktiva och intresserade medlemmar är sociala medier (Facebook, Twitter med flera) alternativt e-mail (till exempel sändlistor). Det är viktigt att medlemmarna hålls väl informerade om vad förbundet gör, så att de ser vilket arbete som uträttas och vilka resultat som uppnås. Debattartiklar, rapporter och pressmeddelanden bör spridas via sociala media. Information om förbundets arbete, till exempel representation eller andra händelser som kan vara av intresse för medlemmarna att känna till, bör spridas via sociala media. 8

4 Verktyg 4.1 Hemsida Mål Att förmedla mer bestående information med SLF Students åsikter, agendor, kalendarium, medlemsförmåner med mera. Att hålla informationen på hemsidan uppdaterad. Ansvar Det är ordförandens uppgift att hålla hemsidan uppdaterad. 4.2 Sociala medier Syftet med närvaron på sociala medier? Kostnadseffektivt och snabbt sätt för SLF Student att engagera och interagera med nuvarande och potentiella medlemmar. Skapar ytterligare möjligheter för medlemmarna att ha en dialog med förbundet. Omvärldsbevaka. Våra medlemmar och intressenter finns här och diskuterar våra verksamhetsfrågor. 4.2.1 Valda kanaler inom sociala medier Vilka sociala medier som SLF Student väljer att aktivt vara en del av, kommer troligen förändras med tiden. Trots att förbundet inte finns med i alla kanaler bör vi ha en överblick och kunskap om de kanaler som finns och tillkommer. Huvudregeln i valet av kommunikationskanal är att välja kanal efter var målgruppen finns och för vilken typ av information som kanalen är bäst lämpad. Vid införandet av nya kommunikationskanaler är det önskvärt att kommunikationsplanen uppdateras med mål och ansvar för dessa. 4.2.2 Facebook Mål Att uppdatera SLF Students medlemmar om våra åsikter och vad vi gör. Att göra inlägg, lägga upp bilder med mera i samband med viktiga möten och sammankomster såsom fullmäktige, representantskap, Saco studentråd. Att dela viktiga inslag från till exempel artiklar i Läkartidningen, debattinlägg och nyhetsklipp. Att inlägg till SLF Student ska besvaras så snabbt som möjligt. 9

Att följa SLF Students avdelningar och relaterade föreningar. Att avdelningarnas Facebook-ansvariga uppmuntras att sprida och dela förbundets inlägg. Ansvar Ordföranden har yttersta ansvar för Facebook-profilen. Styrelseledamöter och studenthandläggare görs till redaktörer för förbundets sida för att ha möjlighet att göra inlägg vid exempelvis representation. 4.2.3 Twitter Mål Att i samband med fullmäktige, AMEE, Almedalen och dylikt uppdatera våra medlemmar via Twitter om vad som händer och vad SLF Student gör där. Att debattera sakfrågor med relevanta makthavare. Ansvar Styrelsemedlemmar uppmuntras vid tillfälle Twittra enligt målen ovan 10