Riktlinjer för information vid Svenska Judoförbundet

Transkript

1 Svenska Judoförbundet Riktlinjer för information vid Svenska Judoförbundet INNEHÅLL 1 Informationsbehov 2 Vem informerar 3 Övergripande mål 4 Intern information 5 Extern information 6 Mediekontakt 7 Krisinformation 8 Samordning, uppföljning Bilaga1 Policy för SJF-Aktuellt Bilaga 2 Policy för Internet, www judo.se Version Alf Tornberg

2 ( AT) Sida 1 1 INFORMATIONSBEHOV Det finns ett stort behov av information från styrelsen och från kommittéernas verksamhet till såväl interna som externa målgrupper. Dels för att förtroendevalda och anställda skall kunna fullgöra sina uppdrag på bästa sätt, dels för att förbundets och föreningarnas medlemmar skall uppleva tillhörighet och känna delaktighet i SJF:s arbete. All information rörande SJF skall genomsyras av förbundets värderingar och synsätt i alla sammanhang och i alla kanaler. 2 VEM INFORMERAR Var och en som innehar en förtroendepost i eller är anställd av SJF har ett ansvar att själv söka och förmedla information, såväl internt som externt enligt gällande mål och riktlinjer. Huvudansvarig för att all information vid SJF fungerar enligt riktlinjer är informationsansvarig i förbundsstyrelsen. För insamling och spridning av information ansvarar generalsekreteraren. 3 ÖVERGRIPANDE MÅL Genom snabb, öppen och kompetent information skall SJF: - ge kunskap om SJF och dess verksamhet till olika målgrupper i och utanför SJF - skapa förtroende för SJF och dess verksamhet bland interna och externa målgrupper

3 ( AT) Sida 2 4 INTERN INFORMATION Den interna informationen skall höja kunskapsnivån om och öka delaktigheten i SJF:s verksamhet. Detta skapar förutsättningar och motivation för människorna i de interna målgrupperna att agera på rätt sätt. SJF:s arbete med intern information skall verka för en öppen och konstruktiv dialog inom förbundet. En väl fungerande intern information skapar tydliga mål och gemensamma attityder och värderingar. MÅLGRUPPER Med intern information inom SJF avses information till och från samt mellan: styrelsemedlemmar kanslipersonal kommittémedlemmar funktionärer i förbund, distrikt och föreningar MÅL - säkerställa att alla i de interna målgrupperna har insikt om SJF och dess verksamhet - säkerställa en öppen och konstruktiv dialog inom förbundet - skapa förståelse och delaktighet hos alla i de interna målgrupperna De interna målgrupperna skall känna till: - SJF:s vision, mål och strategisk riktning - SJF:s värderingar - Verksamheten inom kommittéer, råd och andra interna konstellationer - SJF:s roll i judovärlden - SJF:s utbildningsutbud - SJF:s olika evenemang och funktionärsarbete INFORMATIONSANSVAR Inom varje kommitté och arbetsgrupp, samt från kansliet, skall utses person med ansvar att förmedla information från kommitténs, arbetsgruppens och kansliets verksamhet, omfattade beslut och andra viktiga händelser till informationschefen. Generalsekreteraren har ansvar för att informationen från styrelse, kommittéer, arbetsgrupper och kansli anpassas och fördelas till lämplig kanal för spridning till rätt målgrupp(er). När det gäller information via elektroniska kanaler ansvarar informationsansvarig i förbundsstyrelsen och generalsekreterare för innehållet och utformningen och datatekniker för tekniken. Varje förtroendevald och anställd har också ett ansvar att själv söka och förmedla relevant information.

4 ( AT) Sida 3 INTERNA MEDIER Interna medier skall: - vara nyhetskanal inom SJF - ge ökad kunskap om SJF - stimulera till öppen och konstruktiv diskussion mellan alla led inom SJF: styrelse, förtroendevalda, funktionärer och anställda - stärka samhörigheten inom SJF KANALER - Intranät med access för aktuell målgrupp via SJF:s webbplats (bör tillskapas) - SJF-Aktuellt som pdf-fil på - Nyhetsmail från ordföranden och/eller generalsekreteraren vid viktiga nyheter - SJF:s webbplats (är huvudsakligen en extern kanal) - CD, DVD - Informationsblad från varje kommitté som pdf-fil på (OBS! Speciell policy avseende mål, innehåll och ansvar bör utvecklas för var och en av de olika kanalerna)

5 ( AT) Sida 4 5 EXTERN INFORMATION Den externa informationen ska ge och stärka medlemmarnas och omvärldens kunskaper om SJF samt skapa förtroende för SJF. MÅLGRUPPER Med extern information från SJF avses information till: Primär målgrupp: Medlemmar Sekundära målgrupper: Blivande medlemmar Judointresserade i allmänhet Nordiska- och Europeiska Judounionen samt Internationella Judoförbundet Riksidrottsförbundet, Distriktsförbund och andra idrottsförbund SOK, SISU m. fl SJF:s omvärld (journalister, opinionsbildare, politiker, myndigheter, idrottshögskolor m. fl.) MÅL - förmedla kunskap om SJF och dess verksamhet, erbjudna tjänster och informera om värde av medlemskap - skapa förtroende för SJF som ett kompetent idrottsförbund - ge en tydlig profil av SJF - påverka omgivande beslutsprocesser som har konsekvenser för SJF:s verksamhet De externa målgrupperna skall känna till: - SJF:s verksamhet, vision, mål och strategi - SJF:s roll i judovärlden - SJF:s betydelse för fritid och samhälle - SJF:s utbildningsutbud - Tävlingar och övriga SJF-arrangemang - Aktuella tävlingsresultat och andra nyheter INFORMATIONSANSVAR Generalsekreteraren har ansvar i samråd med SJF:s informationsansvarig i förbundsstyrelsen för att informationen från SJF anpassas och fördelas till lämplig kanal för spridning till rätt målgrupp(er).

6 ( AT) Sida 5 EXTERNA MEDIER Dels förfogar SJF över egenkontrollerade kanaler, dels har SJF möjlighet att nå de externa målgrupperna via kanaler som kontrolleras av andra än SJF. KANALER som kontrolleras av SJF: - SJF:s webbplats - SJF-Aktuellt (är huvudsakligen en intern kanal) - Tävlingsprogram - CD, DVD - Nyhetsmejl (generell eller riktad vid viktig information) - Pressmeddelanden (Observera: Egen policy för de egenkontrollerade kanalerna bör utarbetas) KANALER som kontrolleras av andra än SJF: Dagspress (för debattartiklar och inlägg) Fackpress (för insända artiklar och reportage m m) Etermedia (inlägg i lokala och rikstäckande radio- och tv-program) Internet

7 ( AT) Sida 6 6 MEDIEKONTAKT Varje kontakt med massmedia är en möjlighet att föra ut SJF:s budskap. Förbundets relationer till media skall bygga på långsiktighet och ömsesidigt förtroende. SJF skall sträva efter att ha initiativet vid publicering av information för att minska risken för felaktig och vilseledande information. Syftet med goda massmedierelationer är att nå och påverka individer och grupper av betydelse för SJF:s verksamhet. Riktlinjerna för massmediekontakt skall vara en hjälp för SJF:s förtroendevalda och anställda i sina kontakter med journalister för att skapa en positiv relation mellan SJF och massmedierna. MÅL SJF skall: - öka journalisternas kunskap om SJF så att de kan stärka förbundets profil och därmed öka kunskapen om SJF hos medlemmarna och omvärlden - föra en kontinuerlig och konstruktiv dialog med medierna FÖRHÅLLNINGSSÄTT SJF:s kontakter skall vara sådana att SJF:s trovärdighet bibehålles och förstärks. All information måste vara saklig, korrekt och relevant. SJF:s information skall vara öppen och ärlig. Begränsningar i öppenheten är endast motiverad av särskilda omständigheter som kan skada förbundet eller dess medlemmars integritet. SJF:s information till medierna skall vara enkel och lättbegriplig. Enkelhet ger tydlighet. Massmediernas (speciellt nyhetsmediernas) arbetsvillkor kräver snabbhet. Ett löfte om att ringa tillbaka till en journalist skall alltid hållas utan dröjsmål. SJF skall ha respekt för journalisternas arbetsvillkor och kraven på journalistisk etik. SJF skall hjälpsamt förmedla fakta och information och får därmed möjlighet att föra ut information. En långsiktigt god relation med massmedierna kräver god tillgänglighet. Om journalisten inte får snabb kontakt med SJF:s företrädare söker de information från andra källor istället. Därmed missar SJF ett informationstillfälle och riskerar samtidigt att fel information förmedlas. ANSVAR Övergripande ansvar för att mediekontakterna fungerar enligt riktlinjerna är informationsansvarig i förbundsstyrelsen.

8 ( AT) Sida 7 RIKTLINJER FÖR MEDIEKONTAKT Med offensiv information har du goda möjligheter att styra utvecklingen. Med defensiv information är risken stor att du blir styrd av andra. Därför skall SJF ligga steget före när det gäller informationsspridning. Tänk på att dina uttalanden ska bidra till att stärka SJF:s image. Nyhetsjournalister arbetar ofta med snäva tidsmarginaler. Var medveten om att journalisten samtidigt söker information från andra källor i samma fråga. Ju tidigare du kan lämna uppgifter, desto större möjlighet har du att sätta prägel på artikeln eller inslaget. Var ärlig. Det innebär inte att du måste säga allt du vet. Kan du inte svara så säg det. Spekulera inte. Berätta om du vet var relevant information kan lämnas. Försök att ge en helhetsbild av ämnet. Låt inte bara journalistens frågor styra dina svar. Svara rakt och konkret på frågorna. Strö inte facktermer och koder omkring dig om du inte är säker på att journalisten vet vad du talar om. Om du talar om komplicerade frågor kan du begära att få dina citat upplästa av journalisten före publicering. Se till att dina uttalanden stämmer överens med de uttalanden som gjorts internt och att de överensstämmer med gällande riktlinjer. Undvik att tala i förtroende. Som talesman är du citerbar på allt du säger. Uttala dig aldrig om enskilda medlemmar.

9 ( AT) Sida 8 7 KRISINFORMATION Vid hotsituationer mot förbundet och dess medlemmar samt vid olyckor i samband med tävlingar eller andra evenemang gäller speciell krisinformationspolicy med tillhörande handlingsplan. (Bör utvecklas.) Den öppenhet som normalt gäller vid all SJF-information gäller inte i samband med hotsituationer eller olyckor. Förbundets ordförande och styrelse samt generalsekreterare måste i sådana situationer ha full kontroll över alla uttalanden. Alla som uttalar sig måste ha full överblick. Detta för att inte skapa osäkerhet bland medlemmar och i förbundets omvärld. Sådan osäkerhet kan i värsta fall leda till att situationen förvärras och att förtroendet för SJF skadas allvarligt. Förbundets styrelse utser vid krissituation en person som ensam kommunicerar med media. Förutom vad som ovan sagts om öppenhet gäller vid krisinformation alla punkter som beskrivits under förhållningssätt i kap 6. All information i krissituation skall ske i samråd med informationsansvarig i förbundsstyrelsen. 8 SAMORDNING, UPPFÖLJNING Ansvarig att dessa informationsriktlinjer finns i uppdaterad version hos ordförande, styrelse, samtliga kommittéer, arbetsgrupper är informationsansvarig i förbundsstyrelsen. Informationsriktlinjerna skall varje år tas upp för prövning i SJF:s styrelse.

10 Svenska Judoförbundet Bilaga 1 Policy för SJF-Aktuellt 1. SJF-Aktuellt är ett nyhetsblad som publiceras som en pdf-fil på Svenska Judoförbundets webbplats. 2. SJF-Aktuellts rättsliga grund är Yttrandefrihetsgrundlagens bestämmelser. 3. SJF-Aktuellt ska öka föreningarnas och deras medlemmars engagemang i förbundet och dess utveckling, öka läsarnas kunskap om förbundets alla verksamheter och stärka vi-känslan. 5. SJF-Aktuellt ska ge en öppen, korrekt och aktuell information samt ge en allsidig bild av förbundets verksamhet, ge sakinformation och teckna bakgrund och överblick till vad som händer i förbundet och dess omvärld. 6. Personangrepp får inte förekomma i SJF-Aktuellt. 7. SJF-Aktuellts innehåll får inte skada förbundets verksamhet. Hänsyn ska tas till förbundsstyrelsens behov av sekretess i vissa frågor. I övrigt ska de etiska spelregler som gäller för press, radio och TV vara vägledande för SJF-Aktuellt. 8. Det redaktionella arbetet leds av en chefredaktör som också har det formella ansvaret för SJF-Aktuellts produktion. Grunden för det redaktionella arbetet ska vara solidaritet och lojalitet gentemot förbundet. 9. SJF-Aktuellt ges ut av Svenska Judoförbundets styrelse, med ordföranden som ansvarig utgivare AT

11 Svenska Judoförbundet Bilaga 2 Policy för Internet, är förbundets officiella plats för information till medlemmar och omvärld. 2. Rättslig grund för är Yttrandefrihetsgryndlagen (YGL) samt Upphovsrättslagen och Marknadsföringslagen ska förmedla information som ökar föreningarnas, medlemmarnas och omvärdens kunskap om förbundets alla verksamheter ska ge en öppen, korrekt och aktuell information som ska vara anpassad till mediet, vilket innebär korta snabba nyheter på webbplatsens förstasida. 5. På ska finnas förbundets stadgar, riktlinjer, policydokument, formulär, resultat från mästerskapstävlingar och andra av förbundet sanktionerade tävlingar samt protokoll från förbundsstyrelsens och kommittéernas möten. Ett kalendarium som omfattar internationella-, förbunds- och förbundssanktionerade arrangemang ska finnas på webbplatsen. 6. Personangrepp får inte förekomma på Information får inte heller inehålla texter eller bilder som är kränkande för grupper, föreningar eller andra. 7 Innehållet på får inte skada förbundets verksamhet eller intressen. Hänsyn ska tas till förbundsstyrelsens behov av sekretess i vissa frågor skall vara registrerad hos Radio- och tv-verket. 9. Förbundsordföranden är ansvarig utgivare för den registrerade webbplatsen Förbunstyrelsens informationschef har webbplatsen som ansvarsområde. 10. Varje kommitté ska ha en speciellt utsedd person som är kontaktperson till All information från kommittéerna till webbmastern ska gå via respektive kontaktperson. 11. Webbmaster för lägger ut information enligt fastställda riktlinjer och i samråd med SJF:s informationschef. 12. För betald annonsering och sponsorexponering på gäller speciella riktlinjer AT