1/6 Datum: 2014-03-21 Förvaltning: Kommunstyrelsen Handläggare: Lena Fischer Telefon: 0523-613 119 E-post: lena.fischer@lysekil.se Lysekils Stadshus Årsrapport 2013 Dnr: LKS 2014-162-042 Styrelsens arbete under året Styrelsemöten Styrelsen har haft 12 styrelsemöten under året. Dessa genomfördes den 16 januari, 1, 13 och 26 februari 25 mars, 15,17 och 25 april, 27 juni, 16 september, 29 oktober och 11 december 2013. Huvudsakligt innehåll vid årets styrelsemöten har varit finansieringsfrågor inom koncernen, utredning av bolagsstruktur inom hamnområdet, förberedelser och uppföljning av bolagsdialoger, samt frågor kring ägarroll och styrning. Bolagsdialoger Tider för ägardialoger med dotterbolagen lades under 2013 in i dialog med respektive bolag utifrån budget- och planeringsprocess, samt utifrån de frågor som krävde särskild uppmärksamhet i relation de olika dotterbolagen. Dialoger med Lysekils Bostadsbolag genomfördes den 1 och 26 februari, samt 16 september. Havets Hus AB och Lysekils Stadshus AB möttes i dialoger den 13 februari, 17 oktober och 26 november. Med LEVA hölls dialogerna den 4 och 29 oktober och med Lysekils Hamn AB och Kolholmarna den 16 september och 29 oktober. Gemensam utbildning Med anledning av förändringar i kommunallagen, KL 6 kap. 1a och 1b vad avser styrning av kommunala bolag genomförde Lysekils Stadshus AB en gemensam utbildning med dotterbolagens presidier och VD:ar den 10 april 2013. För utbildningen anlitades Olle Nilsson, PwC. Utredningar som initierats under året Vid styrelsens möte den 16 januari beslutades att anlita KPMG för att utreda framtida driftsform för de uppdrag som ligger inom ägardirektivet för Kolholmarna AB. Vid styrelsens möte den 25 mars beslutades i dialog mellan Lysekils Stadshus AB och styrelsen för Lysekils Bostadsbolag om en uppdragshandling till Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
2/6 extern utredare avseende att minska riskerna med de lånefinansierade bestånden. Löpande kontakter Utöver de möten som redovisats under rubrikerna ovan har en rad löpande kontakter förekommit mellan moderbolaget och dotterbolagen. Som exempel kan nämnas avstämningar kring KPMG:s utredning av framtida driftsform för Kolholmarna AB, gemensamt utredningsuppdrag LSAB och LBAB, Havets Hus ägarstruktur och utvecklingsplaner, samt rekrytering av nya VD:ar till LEVA och Lysekils Bostadsbolag. Styrelsens iakttagelser Lysekils Stadshus styrelse kan konstatera att överläggningarna med dotterbolagen har intensifierats under 2013. Återkommande dialoger har inneburit att angelägna frågor i relation till respektive dotterbolag har behandlats med kontinuitet. Samtliga dotterbolag befinner sig i olika typer av strategiska överväganden. Styrelsen i Lysekils Stadshus har därför en viktig roll att fungera som länk mellan bolagen, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Framtagandet av det gemensamma ägardirektivet och reviderade särskilda ägardirektiv för dotterbolagen med beslut i kommunfullmäktige i juni 2012 har inte till fullo implementerats i dotterbolagen. Synkronisering av samtliga styrdokument inom bolagskoncernen behöver fullföljas och för detta uppdrag har en särskild utredare anlitats. Översynen kommer att redovisas under första tertialet 2014. Förändringar i den politiska ledningen mot bakgrund av kommunfullmäktiges beslut i april 2013 skapade en oklar situation i styrningen inom koncernen under närmare fyra månader av året. Länkarna i den politiska styrningen behöver stärkas i båda riktningar från och till kommunfullmäktige, kommunstyrelse, Lysekils Stadshus styrelse och dotterbolagens styrelser. Vidare bör övervägas hur de politiska uppdragen fördelas på ett sådant sätt att intressekonflikter undviks i de olika funktionerna. Lysekils Hamn AB och Kolholmarna AB Lysekils Hamn AB och Kolholmarna AB står i ett inbördes beroendeförhållande till varandra. Under 2013 har en utredning genomförts av KPMG i syfte att finna den driftsform som bäst gynnar koncernen vad gäller Kolholmarna AB. Vid avrapporteringen av utredningens resultat i juni 2013 framkom att ytterligare beräkningar krävdes. Dessa beräkningar tar sin utgångspunkt i antaganden om värden i bolaget och skattekonsekvenser av olika vägval. Med kompletta underlag förväntas kommunfullmäktige kunna fatta beslut i juni 2014. Båda dotterbolagen är inbegripna i ekonomiska transaktioner som involverar kommunens Samhällsbyggnadsförvaltning. Tjänsteköp från samhällsbyggnadsförvaltningen till Lysekils Hamn AB utgör en inte oväsentlig del av bolagets ekonomi.
3/6
4/6 Lysekils Stadshus AB har under 2013 tillfört Kolholmarna AB 2,0 mnkr i koncernbidrag. Utan detta tillskott hade bolagets aktiekapital varit förbrukat. Havets Hus AB Lysekils Stadshus överläggningar med Havets Hus har kretsat kring ägarfrågan och möjligheten att hitta en förändrad ägarstruktur. Bolagets utvecklingsmöjligheter såväl lokalmässigt som i verksamheten har också varit återkommande frågor. Lysekils Bostadsbolag Lysekils Bostadsbolag har under 2013 avvikit i flera bemärkelser från de övriga dotterbolagen. Till skillnad från övriga dotterbolag antogs inte gemensamma ägardirektiv och reviderade särskilda ägardirektiv vid bolagstämman 2013. Uppdraget att verka för ökad grad av självfinansiering avvisades av dotterbolagets styrelse. Vid sitt styrelsemöte den 19 mars beslutar bolaget att inte medverka i någon utredning som undersöker möjligheten att avyttra delar av beståndet. Styrelseledamöter i Lysekils Stadshus och Lysekils Bostadsbolag beslutade den 25 mars att tillsätta en utredning i syfte att minska riskerna med lånefinansierade bestånd och för att få kunskap om hur omsättning av tillgångar skulle kunna minska dotterbolagets och koncernens samlade låneskuld. Utredningen var tänkt att redovisas till styrelserna den 15 juni 2013. Den tillsatta utredningen fick relativt omgående vidkännas problem, då Lysekils Bostadsbolag meddelade svårigheter att avsätta resurser för utredningen. Upprättande av budget och affärsplan har inte redovisats av bolaget för 2013. I samband med omsättning av lån under november månad 2013 avviker Lysekils Bostadsbolag från av kommunfullmäktige antagen finanspolicyn (punkt 2.3) och fullföljer förändringen trots påpekande från kommunen. Tillsättning av VD följde inte den ordning som följer av de gemensamma ägardirektiven. LEVA Flera strategiska frågor har varit föremål för överläggningar mellan moderbolaget och LEVA. Framtagandet av en ny VA-plan för Lysekils kommun är ett uppdrag där kommunen och dotterbolaget arbetar tillsammans. LEVA:s roll som en viktig del i kommunens tekniska verksamhet är ett område som har uppmärksammats under en längre tid. LEVA: s framtida uppdrag inom gata, park, anläggningar har förhandlats för perioden fram till 31 mars 2015. En långsiktig plan för denna typ av uppdrag behöver fastställas under 2014.
5/6 LEVA:s investeringar inom VA-området, säkerhetsfrågor för vattenkvalitet, ledningssystemet för elnätet har behandlats vid dialogerna. Vidare har nuläge, tillbakablick och framtida ställningstaganden avseende vindkraften följts upp i dialogerna. LEVA:s inriktning att bli ett framstående miljöföretag är en fråga som ligger väl i linje med kommunens mål och strategier. Under slutet av året inledde LEVA rekrytering av ny VD. Avstämning under processen genomfördes mellan dotterbolag och moderbolag. Slutsatser Ägarstyrning Ägarstyrningen inom koncernen har utvecklats under de senaste åren. Framtagande av gemensamma ägardirektiv och revidering av särskilda ägardirektiv till respektive bolag är exempel på detta. Det gemensamma målarbetet under våren 2012 kommer under de närmaste åren att successivt foga samman koncernens mål- och resultatstyrning. Det för Lysekils kommun gemensamma årshjulet länkar också in dotterbolagen i planeringsprocesserna på ett naturligt sätt. Utvecklingsområden som gynnar såväl dotterbolag som förvaltningar undersöks kontinuerligt. Samordning av utbildning för politiker med anledning av årets val kommer delvis att ske. Uppdatering av styrdokumenten inom koncernen pågår och anpassas till den nya lagstiftningen. Kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges roll i styrningen av dotterbolagen kommer att förtydligas. Vad gäller bolagens verkställighet av ägardirektiven kan noteras att årlig rapportering till kommunfullmäktige inte har genomförts. Anpassning till kommunens budget- och uppföljningsprocess sker i allt högre utsträckning, men i varierande grad i de olika bolagen. Inriktningen är att i planeringsprocessen för 2016 arbeta utifrån en sammanhållen mål-, budget- och uppföljningsprocess i hela koncernen. Ägardirektivet för LEVA tar upp samplanering av kabeldragning för fiber i de projekt som genomförs i lednings- och anläggningsarbeten. Detta uppdrag bör följas upp. Lysekils Hamn AB har i sitt ägardirektiv uppdraget att pröva alternativ till att driva handelshamnen i kommunal regi. Detta uppdrag har inte aktualiserats under 2013, vilket är naturligt med tanke på den analys som pågår av verksamheterna i hamnområdet. Bolagsordningarna innehåller några punkter värda att notera. Den ena finns om 3 i LEVAs bolagsordning och handlar om bolagets uppdrag att kunna erbjuda teknisk service inom bolagskoncernen. Denna skrivning kan noteras i samband med pågående utredningsuppdrag inom den av kommunfullmäktige (2012) beslutade handlingsplanen för ekonomisk balans.
6/6 Samtliga bolagsordningar innehåller också en paragraf om dotterbolagens skyldighet att medverka i kommunens planerings- och utredningsverksamhet och i övrigt bistå kommunen med de uppgifter som önskas gällande den egna verksamheten. Årsrapporten ger olika exempel på hur denna del fungerat under 2013. Roller och intressekonflikter i den politiska styrningen är ett viktigt område att analysera. Ägarrollen i kommunfullmäktige, kommunstyrelse och/eller styrelsen för Lysekils Stadshus respektive verkställighetsrollen i dotterbolagets styrelse kan skapa otydlighet och förtroendeförluster. Finansiering Finansieringsfrågorna inom koncernen är den helt överskuggande uppgiften att komma till rätta med. Dotterbolagen kan endast verka om förutsättningar finns för lönsamhet på egna premisser. Upplåningen inom Lysekils Bostadbolag ökade med 42,0 mnkr under 2013 och belastar därmed koncernens lånelimit på ett sätt som inte var tänkt då projekten på Grundsund startade. De två hamnbolagen har de senaste två åren varit beroende av tillförsel av ekonomiska medel genom beslut om ägartillskott/koncernbidrag om sammanlagt 5,0 mnkr varav 2,0 mnkr tillförts Kolholmarna AB under 2013. Havets Hus uppvisar ett negativt resultat före bokslutsdispositioner om cirka 0,4 mnkr under 2013, genom bokslutsdispositioner lämnas i princip ett nollresultat. LEVA:s fördelaktiga ekonomiska utdelning från vindkraften har brutit sin positiva kurva. Betydande investeringar inom VA och elnät pockar på uppmärksamhet och en gemensam strategisk planering behöver inledas mellan dotterbolaget och Lysekils kommun. Koncernens långsiktiga finansiering kräver en planering som skapar trygg och stabil grund för de politiska beslut som tas framgent. Lysekil 21 mars 2014 Lena Fischer VD, Lysekils Stadshus