www.pwc.se Revisionsrapport Johan Lidström Ansvarsutövande Barn- & Utbildningsnämn den Sundsvalls Kommun
Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Revisionsfråga... 2 2.3. Revisionskriterier... 2 2.4. Kontrollområden... 2 2.5. Metod och avgränsning... 2 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Risk- och väsentlighetsanalys... 4 3.2. Jämförelser med andra kommuner... 4 3.3. Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten / mätetal som kopplar till nämndens mål... 4 3.4. Ekonomiska mål... 5 3.5. Vidtar aktiva åtgärder... 5 Sundsvalls Kommun
1. Sammanfattning Nedan sammanfattas vad som framkommit vid granskningen av kontrollområdena Risk- och väsentlighetsanalys 2013-01-30 fastställde Barn- och utbildningsnämnden fyra kontrollpunkter till internkontrollplanen för 2013. Kontrollmiljöerna som omfattas är bl.a. administrativa rutiner, rutiner, styrning, kommunikation och kompetens. Kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll innehåller flera moment som internkontrollplan ska innehålla. Barn- och utbildningsnämnden har med samtliga moment i internkontrollplanen. Jämförelser med andra kommuner Barn- och utbildningsnämnden är med i nätverk, SKL:s Matematik PISA 2015, SIQ benchmarkingprogram och även med i SKL:s öppna jämförelser. Dessa delar innebär att nämnden jämför sig med andra kommuner inom flera olika områden. Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten / mätetal som kopplar till nämndens mål? Utifrån Mål- och resursplan för 2013 har förvaltningen tagit fram en Verksamhetsplan som innehåller förvaltningsledningens tolkning och kvittens av politikens uppdrag och beslut för processen utbildning. Nämnden har åtta mål vilka ska mätas och följas upp genom totalt 52 indikatorer som har en bestämd önskad nivå för 2013. Totalt finns 83 indikatorer framtagna men där en del saknar tidigare utfall och/eller önskad nivå för 2013. Ekonomiska mål Utöver målet att ha en budget i balans har Barn- och utbildningsnämnden inga andra ekonomiska mål. Vidtar aktiva åtgärder Under våren 2013 prognosticerade nämnden ett underskott på 10 mnkr. Nämnden antog i juni ett åtgärdsprogram med syfte att stärka ekonomin. Detta ledde till ett prognosticerat nollresultat vid delårsrapport per augusti. Vår sammanfattande bedömning är att Barn- och utbildningsnämnden vidtar tillräckliga åtgärder för att styra, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag men att uppföljning av ekonomin kunde göras bättre. Sundsvalls Kommun 1 av 5
2. Inledning 2.1. Bakgrund Av kommunallagen och god revisionssed följer att revisorerna årligen ska granska alla styrelser, nämnder och fullmäktigeberedningar. Kommunstyrelse, facknämnder och beredningar ska förvalta och genomföra verksamheten i enlighet med fullmäktiges uppdrag, lagar och föreskrifter. För att fullgöra uppdraget måste respektive organ bygga upp system och verktyg för ledning, styrning, uppföljning, kontroll och rapportering samt säkerställa att dessa verktyg tillämpas på avsett sätt. 2.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande fråga: Vidtar barn- och utbildningsnämnden tillräckliga åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag? 2.3. Revisionskriterier Bedömningsgrunder utgörs av dokument som styrker nämndens kontrollerande aktiviteter inom områdena ledning, styrning, uppföljning och kontroll. Exempel på dokument är nämndernas planer, regler och rapporter samt protokollförda beslut. 2.4. Kontrollområden Nämndsgemensamma: Nämnderna gör en riskbedömning (risk och väsentlighetsanalys) enligt tillämpningsanvisningarna till Reglemente för intern kontroll. Nämnderna arbetar på ett strukturerat sätt med jämförelser med andra kommuner i syfte att utveckla verksamheten. Nämnden har angivit mål/indikatorer för att mäta produktiviteten i syfte att förbättra kostnadseffektiviteten. Specifika för Barn- & utbildningsnämnden: Har nämnden fastställt mätetal/indikatorer som kopplar till nämndens mål? Har nämnden i år ekonomiska mål för att säkerställa en ekonomi som följer budget och är i balans? Värderar och analyserar nämnden mottagen information och vidtar aktiva åtgärder om behov uppstår på ett aktivare och tydligare sätt? 2.5. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta Barn- och utbildningsnämnden och avgränsas i tid till främst år 2013. Revisionsmetoden består i huvudsak av dokumentanalys av Sundsvalls Kommun 2 av 5
sammanträdesprotokoll, styrdokument, bokslut, delårsrapport mm. och vid behov kompletterande intervjuer. Sundsvalls Kommun 3 av 5
3. Granskningsresultat 3.1. Risk- och väsentlighetsanalys 2013-01-30 fastställde Barn- och utbildningsnämnden (BUN) fyra kontrollpunkter till internkontrollplanen för 2013. Dessa hämtades från den s.k. bruttolistan som innefattar 12 olika kontrollområden. Nämnden valde ut 4 områden där sannolikheten är möjlig och konsekvenserna skulle vara allvarliga eller kännbara. Kontrollmiljöerna som omfattas är bl.a. administrativa rutiner, rutiner, styrning, kommunikation och kompetens. Kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar till reglemente för intern kontroll innehåller flera moment som internkontrollplan ska innehålla. Barn- och utbildningsnämnden har med samtliga moment i internkontrollplanen. 3.2. Jämförelser med andra kommuner Barn- och utbildningsnämnden är med i nätverket 14-kommunerskonferensen som består av de stora kommunerna i landet. Syftet är att ta del av varandras utvecklingsarbeten och diskutera gemensamma frågor som rör skolutveckling. Barn- och utbildningsförvaltningen är med i SKL:s Matematik PISA 2015 där en tredjedel av landets kommuner är med. Förvaltningen kommer även under oktober att gå med i SIQ benchmarkingprogram kring kommunens ledningsprocess av skolan. Syftet är att utveckla förvaltningens egna ledningsprocess genom jämförelser med andra kommuner. Nämnden är även med i SKL:s öppna jämförelser angående elevernas syn på skolan. Detta innebär att nämnden jämför sig med drygt 160 kommuner. 3.3. Mål/indikatorer för att mäta produktiviteten / mätetal som kopplar till nämndens mål Utifrån Mål- och resursplan för 2013 har förvaltningen tagit fram en Verksamhetsplan som innehåller förvaltningsledningens tolkning och kvittens av politikens uppdrag och beslut för processen utbildning. I planen redovisas de planerade gemensamma aktiviteter som förvaltningen ska planera, styra, leda, följa upp och utvärdera. Med förvaltningens verksamhetsplan som underlag tar varje förskolechef, rektor och enhetschef fram en separat verksamhetsplan för sin förskola/skola/verksamhet. I Verksamhetsplanen finns nämndens mål uppställda och under dessa finns mätbara indikatorer med utfall för år 2011, önskad nivå 2012 och önskad nivå 2013. Nästan samtliga indikatorer mäts i procent och utgår från enkäter, betygsresultat mm. Dessa resultat används även för att mäta förvaltningens produktivitet. Sundsvalls Kommun 4 av 5
Nämnden har åtta mål vilka ska mätas och följas upp genom totalt 52 indikatorer som har en bestämd önskad nivå för 2013. Totalt finns 83 indikatorer framtagna men där en del saknar tidigare utfall och/eller önskad nivå för 2013. 3.4. Ekonomiska mål 2012-06-04 fick barn- och utbildningsnämnden i uppdrag av kommunstyrelsen att upprätta en åtgärdsplan för att komma tillrätta med ett underskott på 15,5 mnkr från delårsapport 1. Utöver målet att ha en budget i balans har Barn- och utbildningsnämnden inga andra ekonomiska mål. 3.5. Vidtar aktiva åtgärder Vid nämndssammanträdet 2013-03-27 redovisades månadsrapporten för februari månad. Där gjorden en preliminär bedömning om ett underskott på 10 mnkr men prognosen bedömdes som väldigt osäker. I delårsrapport per den sista april redovisas prognosticerat underskott på 18 mnkr vilket var en försämring mot tidigare bedömning på -10 mnkr. Kommunfullmäktiges kompletteringsbudget gjorde dock att underskottet minskade till 10 mnkr. Vid sammanträdet godkände nämnden den åtgärdsplan som förvaltningen tagit fram. Vid sammanträdet i juni beslutades om ett antal åtgärder för att förbättra nämndens ekonomi, däribland att ställa in ett nämndssammanträde, minska trycksaker och prioritera information via webben, upphöra med fria skolskjutsar till förskoleklass och att stoppa inköp av digital lärverkyg resterande del av 2013. I delårsrapport januari augusti prognosticerar nämnden ett nollresultat på helåret tack var den genomförda åtgärdsplanen. 2013-10-10 Sundsvalls Kommun 5 av 5