WISBY OPEN 12-14 JUNI 2014 PÅ VISBY GOLFKLUBB Funktionärsmanual
DU ÄR VIKTIG! Vecka 24, 12-14 juni är det dags för Wisby Open på Visby Golfklubb. Tävlingen ingår på Nordea Tour. Wisby Open är Visby Golfklubbs satsning för ett större idrottsevenemang på Gotland. Tillsammans med näringslivet, turismen och idrottsrörelsen vill vi skapa ett Idrottens Ö-evenemang som bidrar med tillväxt även utanför den intensiva sommarperioden. För att det ska lyckas är Du en viktig person. Att vara funktionär i ett arrangemang som Wisby Open är att vara en viktig kugge i ett stort maskineri. Därför är du som funktionär den viktigaste resursen som tävlingen har. Det är hur du kommer att bemöta tävlande, press, publik och andra funktionärer som avgör för vilket renommé tävlingen kommer att få. Service är ett nyckelbegrepp under tävlingen. Är det någonting som kan förstärka ett intryck så är det god service. Service kan vara det där lilla extra som egentligen inte förväntas. Service kan också definieras som all kommunikation som sker i ett förhållande med en gäst. Service är att ta hänsyn till främmande människors välbefinnande. Som funktionär under Wisby Open kommer du att tillhöra frontlinjen av servicemedarbetare. Du kommer att vara tävlingens ansikte utåt. En viktig del av ditt arbete är att få folk att trivas. Förhoppningen är att även du får en positiv upplevelse genom din arbetsinsats och dina möten med andra människor. En central målsättning är att sälja in Visby Golfklubb och Gotland. Var stolt över Gotland och vad vi erbjuder! Ett av målen med vårt arrangemang är att du som funktionär ska ll få den kunskap du behöver för att utföra din arbetsuppgift på bästa sätt. Vi har skapat detta Funktionärsmaterial för att du ska få den kunskap som behövs för tävlingen och för att du ska känna dig trygg i din roll som funktionär. I denna folder hoppas vi att du skall hitta all den information som du behöver för att känna dig trygg i funktionärsrollen. 2
Wisby Open 2014 - Vision med tävlingen och huvudmålsättningar - Nordea Tour - Visby GK och golf på Gotland - Program - Tävlingsfakta - Säkerhet - Organisation - Sidoaktiviteter Funktionärsrollen - Funktionärsfunktionerna - Att vara funktionär Visby GK:s vision med tävlingen Att ge deltagare och besökare - En upplevelse utöver det vanliga! Huvudmålsättning 2014 - Att göra Wisby Open till en givande upplevelse för de tävlande, sponsorer samarbetspartners, funktionärer och Visby Golfklubb. - Att ge Gotland och Visby Golfklubb bästa möjliga PR genom ett gott arrangemang. - Att ge deltagarna, supportrar och familjer en oförglömlig vecka på Gotland. - Att skapa en idrottsfest på Gotland och göra Wisby Open till en av årets största idrottshändelser på ön 2014. - Att öka kunskapen om Gotland och stärka ön som besöksmål 3
Om Nordea Tour Nordea Tour är Sveriges professionella golftour med 18 tävlingar för herrar och 11 tävlingar för damer med en prissumma på totalt närmare 10.000.000 kr. Nordea Tour har tävlingar i Sverige, Danmark, Finland, Norge, Spanien och Thailand. Sedan 1984 har touren funnits och det är en av anledningarna till att vi har så pass många duktiga spelare från Sverige på världens tourer. Alla våra stora spelare har startat sin karriär på denna tour och det är en mycket viktig del för spelarnas möjligheter att utvecklas i sin golfkarriär. Det är framtidens golfstjärnor som spelar här och det är många duktiga och engagerade arrangörsklubbar som genomför tävlingarna tillsammans med tourens organisation. Sponsorer som engagerar sig på olika sätt med Nordea Tour får utdelning av sina investeringar genom ProAm och möten med spelarna på ett sätt som bara golfen som idrott kan erbjuda. Golf handlar om etik och moral, glädje och ledarskap. Att touren exponeras i media är viktigt och inför varje tävling skickas pressreleaser ut till ett stort antal rikstäckande journalister. Från ett flertal av tävlingarna görs sammandrag som visas på Viasat Golf och Eurosport. På Aftonbladet golf visas kortare sammanfattningar från tävlingarna i rörliga bilder. Nordea Tour är en mycket viktig faktor i Svensk elitgolfs utveckling. Om Visby Golfklubb och golf på Gotland Visby Golfklubb är Gotlands äldsta golfklubb och bildades 1958. Anläggningen har 27-hål och klubben har cirka 1 800 medlemmar. 50 % av medlemmarna är boende på Gotland och 50 % är sommargotlänningar där den stora massan är skrivna i Mälardalen. Visby Golfklubb besöks årligen av cirka 11 000 gästspelare. Banan är ursprungligen ritad av Nils Sköld, när anläggningen utökades till 27-hål i början av 90-talet anlitades Peter Nordwall. 2006-2009 byggdes hela anläggningen om och samtliga greenområden anlades enligt USGA standard. Pierre Fulke Design stod bakom denna totala ombyggnation. 4
Efter den senaste ombyggnationen har Visby Golfklubbs anseende i Sverige stärkts. Tidningen Golf Digest rankade banan som Sveriges näst bästa bana både 2012 och 2013, Top 100 golfcourses of the world rankar Visby som nummer 25 i kontinentala Europa, även boken The Rolex World s Top 1 000 Golfcourses rankar golfbanan högt. 2013 utsåg föreningen Golfkournalisterna klubben till Årets Golfklubb i Sverige Utöver Visby Golfklubb finns det fem andra golfklubbar på ön; När GK, Slite GK, Gumbalde GK, Gotska GK och Ljugarns GK. Samtliga av dessa klubbar har 18-hål förutom Ljugarns GK som har en 9-hålsbana. Program Wisby Open 2014 Proffstävlingen spelas torsdag till lördag 12-14 juni, men inför tävlingen kommer det även att vara andra aktiviteter och events. Under April: Nordea Tours Tornament director tillsammans med Magnus, Matz och Petter har en genomgång på banan. Mån 9/6: Banan färdigställs för tävling, med reklamskyltar, tee markeringar, flaggor etc. Inspelsdag för spelarna. Tis. 10/6: Pro-AM med kanonstart 10:00, inspel för övriga spelarna från 15:00. After Golf 15:30, Pro Am middag 20:00 i Visby Ons. 11/6: Inspelsdag. Funktionärsinformation Kronholmen 17:00 övervåningen i klubbhuset Tor. 12/6: Första tävlingsvarvet första start 07:00 på både hål 1 och 10. Fre. 13/6: Andra tävlingsvarvet omvänd startordning första start 07:00 från hål 1 och 10. Lör. 14/6: Finalvarvet. De 50 bästa spelarna deltar. Första start 07:00 från hål 1 och 10 Sön. 29/6: Funktionärsgolf på Kronholmen 13.00. Inbjudan kommer. 5
Tävlingsfakta Banan: Spelarna kommer att spela en bana uppsatt i samråd mellan tourens Tournament Director och Banchef Petter Lindblad. Tävlingen spelas från vit tee som mäter cirka 6 250 meter. Det är en förhållandevis kort bana jämfört med andra tourbanor. Det innebär att spelarnas utmaning i större utsträckning ligger i ruffens tjocklek, bredd på fairway, pinnplaceringar och snabbheten på greenerna. Längden till trots kommer banan inte vara en munsbit, speciellt inte om det tillkommer lite vind under tävlingsdagarna. Spelarna: Totalt deltar 156 spelare där majoriteten kommer från Sverige, Danmark, Norge och Finland. Det kommer även vara deltagare från övriga delar av Europa och övriga världen. Spelarna delas in i två grupper som består av 78 spelare vardera. Grupp 1 spelar förmiddag och Grupp 2 spelar eftermiddag dag 1 med start från både hål 1 och 10. Dag 2 är det omvänt. Alla spelare får starta en gång från hål 1 och hål 10. Allt för rättvisans skull. Domare: Under tävlingsveckan kommer det att finnas Förbundsdomare ute på banan. Prissumma: 400 000 kr är den totala vinstsumman som fördelas ut till de bästa professionella spelarna. Prisutdelningen förrättas av Tournament Director tillsammans med representant Visby Golfklubb. Även bästa Amatör får ett pris som klubbens ordförande Lars Leissner delar ut under prisceremonin på lördagen. Prisceremoni: 20 minuter efter det att sista bollen puttat ut är det prisceremoni. Den sker på greenen på hål 18. Vid dålig väderlek sker ceremonin i klubbhusets klubbrum. 6
SÄKERHET Wisby Open Vad kan hända? Någon blir skadad eller sjuk (spelare eller besökare) Någon råkar ut för en olycka Någon besökare uppför sig dåligt på banan eller i klubbhuset Någon spelare blir diskvalificerad. Vädret ställer till det (regn, blåst) Personskada/sjukdom/olycka Någon får en boll på sig Spelare blir skadade Någon som är allergisk får ett getinstick/ormbett Någon får ett hjärtstopp Någon får en insulinchock Någon blir påkörd på parkeringen Vid personskada eller sjukdom 1. Ta hand om den skadade/sjuke. Ge första hjälpen 2. Tillkalla sjukvårdare via telefon 3. Larma ev. ambulans 4. Informera Magnus Olsson Larma Ring 112 När ditt samtal är besvarat kommer SOS-operatören att ställa följande frågor: Vad har hänt? Var har det hänt? Beskriv tydligt platsen dit hjälpen skall sändas och ge SOS-operatören ditt namn, adress och telefonnummer. Adress: Västergarn Kronholmen 415, 622 30 Gotlands Tofta Om du ber någon annan att ringa. Se till att få detta bekräftat! Ta emot ambulans Skicka ut någon till infartsvägen för att ta emot ambulansen Visa väg till platsen. Ev. åk med Ev. någon mer som är utplacerad för att visa vägen Media Hänvisa trevligt men bestämt till pressansvarig (Magnus O.) Informera Magnus O. om vem som har hört av sig och vad de vill veta. 7
Funktionär under Wisby Open Funktionärsfunktioner Utöver Nordea Tours egen personal så krävs det funktionärer från Visby GK och övriga golfklubbar på Gotland. Funktionärsfunktionerna är bland annat: Resultatrapportörer, forecaddies, skyltmontering, caddies, informatörer, publikvärdar och sjukvårdare etc. Att vara funktionär Detta gör Dig till en bra värd: Entusiasm: Är du glad och positiv kommer det att smitta av sig. Ansvarstagande: Känn stolthet över din uppgift, ingen gör den bättre än du. Självständig: I någon situation kanske du är ensam, tvivla inte på dig själv. Flexibilitet: Program och förutsättningar kan ändras i sista minuten, var öppen och mottaglig för detta. Inställning: Var positiv, vänlig och hjälpsam även i stressade situationer. Med en positiv inställning kan man klara det mesta. Samarbetsvillig: Se till att vara lyhörd och öppen gentemot övriga funktionärer och våra gäster. Initiativ: Var inte rädd för att ta egna initiativ även om det inte är din uppgift. Var inte heller rädd för att be andra om hjälp. Ta även initiativ om någon ser frågande ut och ta första steget. OBS! Beslut som berör själva tävlingsgenomförandet får endast fattas av TD, Martin Dahlström. 8
Organisation Nordea Tour (Turnament Director, Tournament coordinator) Visby Golfklubb (Matz Bengtsson, Magnus Olsson) Pro AM Wisby Open Admin Personal Sidoakt. Visby GK Eventbyrå Starter Prisutdelare Golfdata Kansli Bana Restaurang Shop Funktionärer DG Visby GK Scandic Vby Eventbyrå DG= Destination Gotland Sidoaktiviteter Under tävlingsveckan kommer det inte enbart att tävlas i professionell golf. Det kommer även att ske en hel del sidoaktiviteter, bland annat en ProAm på tisdagen. På spelarhotellet(scandic Visby), kommer det att anordnas aktiviteter. 9
Kontaktlista Wisby Open 2014 Nordea Tour Tournament Director (Ej klart i nuläget) Tournament Coordinator (Ej klart i nuläget) Visby Golfklubb Administration Kansli 0498-20 09 30 Magnus Olsson (Projektledare, Media ansvarig) 0498-20 09 31, 0702-81 15 60 Matz Bengtsson (Projektledare) 0498-20 09 33 Lina Svegsjö 0498-20 09 36 Anna Mellquist 0498-20 09 32 Visby Golfklubb Banan Petter Lindblad (Banchef) 0498 20 09 34, 0707-60 11 63 Maskinhallen 0498-20 09 35 Visby Golfklubb Restaurangen Restaurangen 0498-20 09 36 Spelarhotellet (Scandic Visby) Reception: 0498-20 12 50 Sjukvårdsansvarig ( Under tävlingsdagarna) Ej klart i nuläget 10