Förenklingskommissionen Karin Ekelund Stabschef vårdproduktion 040 67 53032 DELRAPPORT Datum 2014-08-20 Dnr 1 (10) Förenklingskommissionens delrapport 2014-08-20 Postadress: S-291 89 KRISTIANSTAD Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 34 Internet: www.skane.se
Datum 2014-08-20 2 (10) Bakgrund Regionstyrelsen beslutade vid sitt februari-sammanträde att från och med den 1 mars 2014 inrätta en tillfällig beredning med uppdrag att genomföra en översyn av administrativa belastningar inom hälso- och sjukvården. Regionstyrelsen beslutade vidare att denna tillfälliga beredning, som fått namnet Förenklingskommissionen, ska lämna en rapport med förslag till regionstyrelsen senast den 30 september 2014 samt avvecklas 2014-09-30. Syftet med att bilda Förenklingskommissionen var att det hörts många röster i vården om att administrationen och byråkratin ofta är alltför omfattande och att detta stjäl tid från vårdpersonalens arbete med patienter. Stora delar av det administrativa arbetet inom vården har självfallet stor betydelse ur medicinsk säkerhetssynpunkt. Andra delar kan däremot vara rutiner och vanor som lever kvar av gammal vana, utan att ge något egentligt mervärde för verksamheten. Annan byråkrati har vi själva skapat genom ibland onödigt höga krav på administration, t ex i våra olika ackrediteringsvillkor inom ramen för LOV. Uppdrag Förenklingskommissionens uppdrag är att se över och lämna förslag på hur hälso- och sjukvården kan använda anslagna resurser på ett mer effektivt och ändamålsenligt sätt, såväl den offentliga som den privat bedrivna vården. Förändringar och förenklingar för medarbetarna innebär att se över administrativa rutiner, befintliga arbetssätt, journalföring samt om rätt medarbetare gör rätt saker eller om vissa arbetsuppgifter skulle kunna fördelas annorlunda på olika yrkesgrupper. Det kan handla om att göra förändringar i datasystem och IT och förändringar och ifrågasättande av gamla rutiner och arbetssätt. På huvudmannanivå ska Förenklingskommissionens arbete präglas av att se hur ackrediteringsvillkor kan förenklas, men även se över vilka krav Region Skåne ställer på insamling av statistik i syfte att mäta och utveckla verksamheten. Den tekniska utvecklingen har möjliggjort att det är möjligt att samla in och lagra betydligt mer data än vad som var möjligt för bara några år sedan. Behöver vi all data vi samlar in och kan vi mäta allting? Kan man förändra hur mycket och på vilket sätt vi samlar in data utan att kvaliteten och möjligheterna till uppföljning försämras? Förenklingskommissionen ska i sitt arbete vara lyhörd för och göra det praktiskt möjligt för medarbetare som dagligen arbetar med patienter och vårdadministration att lämna synpunkter och förslag. Samma möjlighet ska erbjudas den privata vård med vilken har avtal.
Datum 2014-08-20 3 (10) Mål Förenklingskommissionen ska ge förslag på åtgärder som kan vidtas av, men även belysa åtgärder som skulle kunna ge effekt men som beslutas av kommunerna, staten eller annan myndighet. Åtgärderna ska syfta till att medarbetarnas tid, kunskap och engagemang används på bästa sätt för att säkerställa att hälso- och sjukvården bedrivs på ett effektivt och smidigt sätt. Sammansättning Förenklingskommissionen har haft följande sammansättning - Gilbert Tribo, (fp), ordförande - Ewa Pihl Krabbe, (s), vice ordförande - Stefan Lamme, (m) - Patrik Holmberg, (c) - Saima Jönsson Fahoum, (v) Karin Ekelund har varit ansvarig tjänsteman, Tommy Nilsson beredningens sekreterare och Gunilla Milstam har varit beredningens kommunikatör. Arbetssätt Förenklingskommissionen har under våren besökt flera arbetsplatser inom s hälso- och sjukvård i syfte att få medarbetarnas syn på vad som kan förenkla deras arbete och vilka rutiner som anses onödiga. På formgivna förslagslappar har medarbetarna kunnat skriva ner och inkomma med idéer och tankar. Många samtal med beredningens politiker har förts vid dessa arbetsplatsbesök. Förenklingskommissionens besök har aviserats i god tid innan via VGI vårt gemensamma intranät. Förenklingskommissionen har därtill inrättat en funktionsbrevlåda, dit medarbetare har kunnat skicka in förslag och idéer. Totalt har 301 förslag inkommit via funktionsbrevlådan och arbetsplatsbesöken. Förenklingskommissionen undersöker därtill möjligheterna för att anordna en chatt med medarbetare, i syfte att bereda möjlighet för så många som möjligt att inkomma med synpunkter och idéer. Samråd med fackliga organisationer Förenklingskommissionen har vid ett tillfälle i maj månad träffat de fackliga organisationerna för att presentera sitt arbete och inhämta synpunkter. Ytter-
Datum 2014-08-20 4 (10) ligare ett tillfälle kommer att planeras in under hösten för dialog kring beredningens slutrapport. Inkomna förslag Förenklingskommissionens funktionsbrevlåda har rönt uppskattning bland s medarbetare. Många har uttryckt att den fyller ett behov som inte blivit tillgodosett tidigare. Många medarbetare går med tankar och idéer, som de inte känt att de kunnat kanalisera eller fått gehör för via linjen. Bland de inkomna förslagen dominerar sex stycken huvudkategorier; - Bristfällig kommunikation mellan de olika IT-system som används inom hälso- och sjukvården. Denna dubbeldokumentation tar mycket tid i anspråk. Personalen efterfrågar ett integrerat system där man både journalför, registrerar och bokar tider. - Onödigt administrativt arbete för sjuksköterskor och läkare, exempelvis bokning av patienter, rumsbokning, bilbokning, muntliga diktat, turbyten, semesterdagsansökningar etcetera. Personalen förespråkar rätt person på rätt plats, och detta är arbetsuppgifter som med fördel bör utföras av medicinska sekreterare. - Synpunkter på GSF, gemensam servicefunktion. Personalen upplever att mycket tid läggs på att sitta i telefonkö och mycket tid på att rätta till felaktiga underlag. Man efterfrågar lokala löneassistenter alternativt en kontaktperson på GSF. - HR Fönster, läkare och omvårdnadspersonal upplever att okvalificerade uppgifter läggs på dem, tid som istället hade kunnat läggas på direkt patientkontakt. Man efterfrågar administrativ personal i arbetet gentemot HR Fönster. - SVPL-IT, systemet upplevs långsamt och man ifrågasätter varför det måste vara läkaren som dokumenterar. Det finns en stark önskan att systemets kapacitet uppgraderas och att man möjliggör för annan personalkategori att dokumentera. - Forcera arbetet med single-sign on. Personalen upplever att onödig tid läggs på att logga in och logga ut ur de olika IT-systemen. Med en (1) inloggning hade tid frigjorts.
Datum 2014-08-20 5 (10) Det dominerande temat i de inkomna förslagen är således av IT-karaktär. Förenklingskommissionen har därför uppdragit åt Medicinsk Serviceförvaltning att till augustisammanträdet presentera en förslagslista på vad som kan göras 1) tämligen omgående och 2) utveckling på lite längre sikt. Sammanställningen samt beslutsförslag kopplat till denna kommer att återfinnas i Förenklingskommissionens slutrapport. Avseende arbetsuppgifter som kan utföras av medicinska sekreterare har regiondirektören initierat en rapport med förslag. Beskrivning av denna återfinns under rubriken Parallella initiativ. Breven till funktionsbrevlådan indikerar att det finns ett behov av kommunikationsvägar för vårdpersonalen avseende de tidstjuvar de möter i vardagen. Samtliga brev som inkommer avidentifieras och kanaliseras till berörd linjechef för återkoppling. Brevskrivaren ska sedan via funktionsbrevlådan få en återkoppling på det inkomna förslaget. Förenklingskommissionen ser ett behov av att en dylik kommunikationsväg säkerställs även efter beredningens avveckling. Innovationspris Ett av de inkomna förslagen till funktionsbrevlådan innebar att inrätta ett innovationspris till den bästa idé som vuxit fram i arbetsvardagen och som på bästa sätt kan bidra till att förbättra både arbetsmiljön och vården för patienterna. Beslut om att inrätta ett sådant pris togs i maj 2014, och tävlingen genomförs i samarbete med Innovator Skåne. Medarbetarna kan tävla i två kategorier en för idéer om nya produkter och tjänster och en för att minska byråkrati och frigöra tid för patienterna. Vinnarna är många och tävlingens slogan är Tävla med din idé så vinner fler. Den vinnande idén för respektive tävlingskategori koras av en jury och belönas med ett stipendium för personlig utveckling under hösten 2014. Parallella initiativ Sedan tidigare pågår en rad initiativ, både regionalt och nationellt, för att bättre utnyttja resurserna inom hälso- och sjukvården. Inom ser man över möjligheterna att minska administrationen inom vården. Bland annat har en arbetsgrupp på uppdrag av regiondirektören tittat på möjligheter att minska dubbeldokumentationen i journalsystemen och att identifiera arbetsuppgifter som medicinska sekreterare kan ta över från vårdpersonal. Uppdraget har inneburit att;
Datum 2014-08-20 6 (10) Ge förslag på hur dubbeldokumentationen i våra journalsystem kan minska. Ge förslag på arbetsuppgifter som medicinska sekreterare kan ta över från vårdpersonal med bevarad eller förbättrad kvalité. Ge förslag på administrativa arbetsuppgifter som vi kan sluta göra utan att försämra kvalité eller patientsäkerhet. Arbetsgruppen, under ledning av Johan Cosmo, har i sin slutrapport identifierat en rad åtgärder som Förenklingskommissionen ställer sig bakom och som täcker in många av de synpunkter och förslag som inkommit till funktionsbrevlådan och/eller arbetsplatsträffarna. Dessa är; Minska dubbeldokumentation Förvaltningschefer; Ger alla chefer ett uppdrag att se till att dubbeldokumentation minskar inom sina respektive verksamheter/enheter till ex genom att införa tydliga dokumentationsriktlinjer, att all personal som dokumenterar i journaler utbildas och att avvikelser följs upp. Inför att omvårdnads- och medicinskepikris förs samman till en anteckning. Inför att det som beslutas vid tvärprofessionella ronder dokumenteras av endast en i teamet och inte som nu av många. Gärna att sekreterare är med vid rond och dokumenterar allt som beslutas. Regiondirektören skapar regionala arbetsgrupper som får i uppgift att; Inför en IT baserad modul för konsultremisser i Melior/PMO. Förbättra befintlig patientöversikt i Melior, där viktig administrativoch medicinsk information skall dokumenteras, så att detta inte behöver repeteras i varje anteckning. Påskynda arbetet med att skapa en gemensam journal för all hälsooch sjukvård i. Arbetsuppgifter som sekreterare kan ta över från vårdpersonal På de ställen där administrationen fungerar bäst har man infört teamsekreterare där en eller fler sekreterare servar ett team eller en avdelning. De har då fått en personkännedom och gör ett bättre arbete. Några förflyttningar av arbetsuppgifter till sekreterare som arbetsgruppen anser bör genomföras är; Schemaläggningen av alla personalkategorier.
Datum 2014-08-20 7 (10) Bokning av patienter till operationer och mottagningar. DRG/KVÅ kodning och registrering åt alla personalkategorier. Beställning av patienttransporter, telefonkontakt med 30 000, mm. Registrera i olika IT system så som HR-fönster, Kvalitetsregister, Orbit 5, Med control/avic, mm Utskrift av diktat från andra personalkategorier än läkare. Identifiera vårdplatser till patienter som skall läggas in från akutmottagningar. Säkerställa att allt är klart inför och efter besök/operation vad gäller remisser, undersökningar, tolk, mm Administrativa uppgifter i samband med forskning, utredningar, förbättringsarbeten, ST arbeten mm. Ta ut och sammanställa information för verksamhetsuppföljning. Överlag bör införandet av nya administrativa göromål och system noga övervägas och belastningen vägas mot patientsäkerheten, liksom ställningstagandet till vilken yrkeskategori som ges behörighet att dokumentera vad. I syfte att få en övergripande och enhetlig bedömning av detta bör någon form av administrationsprövningsfunktion skapas. Administrationsprövningsfunktionen bör ges tydliga mandat, och införandet av nya IT-system liksom önskemål om förändringar i befintliga system måste, för att ge önskat resultat, kanaliseras genom denna funktion. Administrativa arbetsuppgifter som vi kan sluta göra/förenkla Administration i IT system tar mycket onödig tid. Några system som anses extra tidskrävande är HR fönster och SVPL-IT. Förslaget är bilda två regionala arbetsgrupper som får i uppdrag att förenkla nuvarande rutiner och funktioner i HR fönster samt SVPL- IT. Signering av journalanteckningar tar mycket tid för läkare. Man pekar på att detta är en onödig arbetsuppgift. Lena Lundgren, regeringens utredare av rätten att komma åt patientinformation, har föreslagit att vi i svensk sjukvård skall slopa signeringskravet. I samtal med Socialstyrelsen framkommer att denna möjlighet redan finns. En arbetsgrupp bör bildas och få i uppdrag att lägga fram förslag på regionövergripande signeringsrutiner. Minska mängden mail är ett önskemål som ofta förs fram.
Datum 2014-08-20 8 (10) En arbetsgrupp bör bildas och få i uppdrag att lägga fram ett förslag på riktlinjer avseende hur vi skall bete oss kring mail i Region Skåne. Mycket onödig administration går åt till KVÅ/DGR registrering. Framför allt vid BESA-besök ( besök annan vårdgivare) anses det extra onödigt. Ge DRG nätverket i uppdrag att ta fram riktlinjer för vilka koder vi skall använda samt minska antalet DRG/KVÅ koder i dessa riktlinjer. Arbetsgruppen har, liksom Förenklingskommissionen, identifierat att administrationen kunde vara enklare och mindre om standardiserade och automatiserade journal-, sjukskrivnings- och operationsmallar fanns att tillgå. Ortopedklinikerna i Skåne har kommit långt kring detta med IT systemet Ortreg. En första åtgärd bör vara att ge Medicinsk Service-förvaltningen i uppdrag att tillse att Ortreg fungerar mot det nya operationsplaneringssystemet Orbit 5. Därefter bör uppdraget ges att arbeta mot standardiserade och automatiserade journal-, sjukskrivnings- och operationsmallar i samtliga system. håller därtill på att ta fram gemensamma nyckeltal för hur många sjusköterskor och undersköterskor som bör bemanna internmedicinska vårdavdelningar. Ett liknande arbete ska också göras på akutmottagningarna. Det pågår även ett arbete med att se över vilka yrkesgrupper som ska göra vad när det gäller olika typer av servicetjänster. Förenklingskommissionen ser ett behov av att dessa olika förenklingsinitiativ samordnas, och att de inom tjänstemannaorganisationen ges tydliga mandat. En synkronisering av de olika parallella initiativen skulle ge större kraft och genomslag i arbetet med att minska onödig administration och fördela arbetsuppgifter annorlunda på olika yrkesgrupper. Nationellt förenklingsarbete Regeringen har tillsatt en nationell samordnare för ett bättre resursutnyttjande inom hälso- och sjukvården. Samordnare är Göran Stiernstedt, chef för avdelningen för vård och omsorg på Sveriges Kommuner och landsting. Slutrapport kommer i december 2015. Förenklingskommissionen träffade i
Datum 2014-08-20 9 (10) maj 2014 Göran Stiernstedt för ett gemensamt erfarenhetsutbyte. Bland annat diskuterades möjligheterna till ett nationellt arbete med gemensamma IT-lösningar för hälso- och sjukvården över landstings/regiongränser. Översyn av ackrediteringsvillkoren i Hälsovalet Under senare tid har synpunkter av olika slag framförts då det gäller styrningen och uppföljningen av Hälsoval Skåne. Det har bland annat handlat om antalet parametrar som ersätts. Frågor har också rests kring tydligheten i Regionens styrning av Hälsovalet och varför de ursprungliga idéerna om ett innovativt hälsoval inte gett större avtryck i nuvarande verksamheter. Mot bakgrund av detta har det under våren 2014 genomförts en extern övergripande översyn av ackrediteringsvillkoren i Hälsovalet. Översynens inriktning har varit att kartlägga och analysera styrningen av Hälsoval Skåne och har syftat till att förenkla/effektivisera nuvarande styroch ersättningssystem avseende ackrediteringsvillkoren, ersättningssystemets konstruktion och uppföljningen av vårdgivarna. En uttalad ambition med uppdraget har varit att minska antal parametrar som genererar ersättning. Några av förslagen i översynen innebär att ta bort alla målrelaterade ersättningar och lägga in dessa i kapitationen och istället införa vite om enheten inte når vissa måltal (till exempel avseende telefontillgängligheten) samt se över alla styckeersättningar, bland annat inom det hälsofrämjande arbetet. Översynen kommer att presenteras på Förenklingskommissionens augustisammanträde och beskrivas mer ingående i Förenklingskommissionens slutrapport. Förenklingskommissionen ser därtill ett behov av att genomlysa ackrediteringsvillkoren till samtliga vårdval inom. Slutsatser Vårdpersonal har en omfattande administrativ börda som till viss del går att ta bort, förenkla eller överföra till annan yrkeskategori. Flertalet studier och initiativ såväl inom som nationellt pekar på behovet av krafttag i syfte att använda anslagna resurser inom hälso- och sjukvården på ett mer effektivt och ändamålsenligt sätt. Olika förvaltningar, verksamheter och enheter i har olika problem och förutsättningar för att genomföra förändringar. Förenklingskommissionens delrapport beskriver flera områden där förändringar bör göras. För att till fullo analysera och föreslå genomgripande ändringar föreslås dock att Förenklingskommissionens upp-
Datum 2014-08-20 10 (10) drag förlängs. Parallellt med detta bör de olika förenklingsinitiativen inom samordnas och ges tydliga mandat. Förenklingskommissionens funktionsbrevlåda har visat sig fylla en viktig funktion och denna möjlighet för personal att inkomma med förslag och idéer bör göras permanent. Det är i vårdpersonalens dagliga arbete med patienter som förbättringspotential utkristalliseras, och inkomna brev till funktionsbrevlådan vittnar om att många medarbetare går med tankar och idéer, som de inte tidigare känt att de kunnat kanalisera eller fått gehör för via linjen. Att permanent införa denna form av visselblåsarfunktion säkerställer att vårdpersonal på ett, om så önskas, anonymt sätt kan inkomma med förbättringsförslag i syfte att utveckla och kvalitetssäkra vården samt använda resurserna på ett så effektivt och ändamålsenligt sätt som möjligt. En annan angelägen åtgärd är att inom införa en administrationsprövningsfunktion. Innan nya administrativa system, program och uppföljningar införs bör funktion, nytta och ändamålsenlighet noga prövas, likaså ställningstagandet till vilken personalkategori som ges behörighet att dokumentera vad. Därtill kommer Förenklingskommissionen i sin slutrapport föreslå att blir en tydlig kravställare avseende införandet av en nationell IT-lösning för samtlig hälso- och sjukvård.