sid 1 av 29 Plats och tid Asarumssalen, klockan 13:30 16.00. Ajournering kl. 14.35-14.50. Beslutande: Berith Gustavsson Ordförande (S) Sirkka Kahilainen Ledamot (S) Carl-Magnus Kälvestam Ledamot (M) Gudrun Johansson Ledamot (SD) Billy Månsson Ledamot (S) Laila Johansson Ledamot (M) Inger Åkesson Ledamot (C) Margareta Norander Ledamot (L) Bengt Jensen Ledamot (MP) Tjänstgörande ersättare: Annica Roth (S) Ulla Olofsson (M) ersätter Leif Håkansson (S) Iréne Ahlstrand Mårlind (M) Närvarande ersättare: Övriga: Monica Nobach (S), Ann-Sofie Eriksson (S), Leif Gummesson (S), Ellen Kragh (MP) Torill Skaar Magnusson, förvaltningschef Lena Mattsson, sekreterare Emma Håkansson, sekreterare Maria Bengtsson, verksamhetschef stöd i ordinärt boende 45-55 Rebecca Welander, verksamhetschef myndighet och resurs 45-55 Cecilia Bernhardsson, jurist 45-48 Magnus Persson, fastighetschef 45-49 Maja Andersson, personalutvecklare 45-50 Johanna Dansdotter Johansson, verksamhetschef stöd i särskilt boende 49-55 Silvia Nichifor, enhetschef stöd i särskilt boende 51 Utses att justera: Sirkka Kahilainen (S) Paragrafer: 45-64 Justeringsdatum: 2018-03-27 Sekreterare Ordförande Justerande Lena Mattsson Berith Gustavsson Sirkka Kahilainen
sid 2 av 29 Anslag/Bevis Organ: Sammanträdesdatum: Datum då anslaget sätts upp: 2018-03-28 Datum då anslaget tas ner: Förvaringsplats för Rådhuset protokollet: 2018-04-18 Underskrift:
sid 3 av 29 Innehållsförteckning 45 Val av protokollsjusterare... 4 46 Godkännande av dagordning... 5 47 Information om GDPR (General Data Protection Regulation)... 6 48 Information om allmänna handlingar samt offentlighet och sekretess... 7 49 Behov av särskilt boende i, nulägesrapport 2016/3386... 8 50 Arbetsmiljörapport 2017 2018/828... 10 51 Uppföljning av riskbedömningar enligt Senior Alert 2018/985... 11 52 Organisering av undersköterske- och kvalitetsunderskötersketjänster 2017/1488... 12 53 Kompletterande underlag angående delade turer 2017/4249... 14 54 Yttrande över motion om att införa vårdbiträden 2017/3571... 16 55 Uppföljning utifrån revisionsrapport Granskning av rutinerna för biståndshandläggning inom äldreomsorgen 2017/1076... 18 56 Ordförandens information... 21 57 Förvaltningschefens information... 22 58 Informationsärenden mars 2018 2018/165... 23 59 Rapport från kontaktpolitiker... 24 60 Beslutsuppföljning mars 2018 2018/1026... 25 61 Handlingar för kännedom mars 2018 2018/91... 26 62 Redovisning av delegationsbeslut mars 2018 2018/164... 27 63 Nästa möte... 28 64 Övrigt... 29
sid 4 av 29 45 Val av protokollsjusterare s beslut att utse Sirkka Kahilainen (S) att justera dagens protokoll 2018-03-27
sid 5 av 29 46 Godkännande av dagordning s beslut att godkänna dagordningen med tillägg enligt sammanfattning nedan Monica Nobach (S) vill informera om Svängstadagen som läggs till punkten övrigt.
sid 6 av 29 47 Information om GDPR (General Data Protection Regulation) s beslut att godkänna informationen Cecilia Bernhardsson, jurist informerar om GDPR (General Data Protection Regulation) GDPR är en förordning med syftet att skydda personuppgifter. Den ersätter personuppgiftslagen och börjar gälla 2018-05-25. Nämnden är personuppgiftsansvarig. Personuppgiftsbiträde är den som får uppdraget och förvaltningscheferna har fått i uppdrag att uppdatera avtalen. Nämnden ska utse dataskyddsombud som håller i utbildningar och ansvarar för avtal. Datainspektionen är tillsynsmyndighet och kontaktas vid tillbud.
sid 7 av 29 48 Information om allmänna handlingar samt offentlighet och sekretess s beslut att godkänna informationen Cecilia Bernhardsson, jurist informerar om allmänna handlingar samt offentlighet och sekretess. Offentlighetsprincipen innebär att man har rätt att ta del av allmänna handlingar så länge det inte råder sekretess. Handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och är inkommen eller upprättad. Den ska registreras hos en myndighet men kan hållas ordnade om den inte är sekretessbelagd. En handling kan vara t. ex ett pappersdokument eller e-postmeddelande. Handlingen ska bevaras men får gallras enligt nämndens dokumenthanteringsplan. Post till förtroendevald i egenskap av partiföreträde är ej allmän handling. Post till förtroendevald som är ställd eller riktad till en är allmän handling. Man har rätt att ta del av en allmän handling, utan avgift, och det ska ske skyndsamt. Begäran ska inkomma hos den som förvarar handlingen och man får ej fråga om syfte eller vem som begär ut den. Myndigheten kan besluta om att ej lämna ut en handling. Delegationsordningen visar vem som fattar beslutet. Beslut om avslag ska innehålla hänvisning till paragraf samt besvärshänvisning. Skriftligt överklagande ska innehålla beslutet och vilken ändring som begärs. Överklagandet ska ställas till kammarrätten men skickas till beslutade nämnd inom tre veckor. Sekretess innebär att ej röja en uppgift. Brott mot tystnadsplikt kan ge böter eller fängelse. Det finna olika grader av sekretess såsom svag, stark, absolut sekretess samt sekretessbrytande bestämmelser (samtycke).
sid 8 av 29 49 Behov av särskilt boende i, nulägesrapport 2016/3386 s beslut att godkänna nulägesrapporten att godkänna rapporten gällande behovet av särskilda boendeplatser i de olika delarna att en ny redovisning sker på nämndens sammanträde 2018-06-13 Magnus Persson, fastighetschef föredrar ärendet. Det finns ett behov av fler lägenheter för särskilt boende i. En utredning skulle tillsättas för att se vad ett nytt särskilt boende med runt 100 lägenheter skulle kosta att bygga. Pengar avsattas hos fullmäktige för att utreda frågan. I samband med detta beslut pågick projekteringen av nästa etapp på Östralycke. Efter dialog med bostäder konstaterades att nyckeltal gick att erhålla från denna projektering så att en kostnadsbedömning skulle kunna fås även för det nu nämnda projektet. När kostnaden erhållits konstaterades att 100 nya lägenheter i särskilt boende skulle kosta runt 250 miljoner kronor exkl. moms. I detta ingår inget storkök. Då summan erhållits diskuterades frågan i strategi och beredanderådet som hanterar strategiska och långsiktiga frågor inom. Det gick att konstatera att ett projekt av den magnitud som ett nytt särskilt boende med 100 lägenheter medför måste utredas ordentligt enligt den projektmodell som är beslutad inom en. Detta innebär att en ordentlig förstudie måste genomföras Förstudien innebär att frågan om ett nytt särskilt boende skall utredas ur ett bredare perspektiv där alla intressenter ska vara med. Pga. många stora projekt och förstudier har just denna förstudie ännu ej riktigt påbörjats, men detta kommer ske inom en snar framtid. I förstudien ska även undersökas potentiella placeringar av ett nytt särskilt boende med 100 nya lägenheter. Enligt beslut i omsorgsnämnden 2017-01-18 11 uppdrogs till förvaltningschefen att utreda behovet av särskilda boendeplatser i de olika delarna och även behovet av LSS-boende i de olika delarna fram till 2024 samt att detta redovisas till omsorgsnämnden senast maj 2017. Ansvaret för LSS har sedan beslutet togs flyttats till nämnden för arbete och välfärd. Det finns i en särskilt boende i samtliga delar, Gustavsborg, Perennagården och Solrosen centralt i Karlshamn, Båtsmansgården och Östralycke i Asarum, Ekegården i Mörrum, Mariegården i Svängsta och Ekelunden i Hällaryd/Åryd. Sammantaget finns det enligt uppgift 367 lägenheter att tillgå i särskilt boende samt att det
sid 9 av 29 kommer ett tillskott om 45 lägenheter under våren 2019 då den pågående utbyggnaden av Östralycke planeras vara klart. Därutöver finns 14 korttidsplatser att tillgå på Persgården i Mörrum. Översyn av rutiner och arbetsmetoder samt en utökning av boendeplatser hösten 2017 har lett till att kön till särskilt boende har minskat och i dagsläget är hanterbar. Persgården uppfyller inte kraven för ett modernt boende och korttidsverksamheten planeras därför att flyttas över till Östralycke när byggnationen är klar. Det innebär att tillskottet av boendeplatser blir runt 30 vilket utifrån dagsläget bedöms som tillräckligt för att täcka behovet de närmsta åren. Enligt uppgift har 163 beslut om särskilt boende fattats under 2017. Av dessa har sex personer önskat Mariegården och nio personer har tackat nej till den samma. Åtta personer har önskat Ekelunden och en har tackat nej. 27 personer har önskat Ekegården och 13 har tackat nej. De flesta önskar boende i Asarum och centrala Karlshamn. Bedömningen blir utifrån ovanstående att behovet av boendeplatser på landsbygden är tillgodosedd med befintliga boenden. I dagsläget finns det inga uppgifter om renoveringsbehov av Ekelunden och Mariegården, men skulle det bli aktuellt med renovering av något av dessa boenden kan möjligheten för utökning ses över. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från fastighetschef Magnus Persson och förvaltningschef Torill Skaar Magnusson Beslutet skickas till Torill Skaar Magnusson, förvaltningschef Magnus Persson, fastighetschef
sid 10 av 29 50 Arbetsmiljörapport 2017 2018/828 s beslut att fastställa arbetsmiljörapport 2017 för omsorgsnämnden att godkänna informationen för sjuktalen januari februari 2018 Maja Andersson, personalutvecklare föredrar ärendet tillsammans med Johanna Dansdotter Johansson, verksamhetschef särskilt boende, Maria Bengtsson, verksamhetschef stöd i ordinärt boendet samt Rebecca Welander verksamhetschef myndighet och resurs. delges skriftlig arbetsmiljörapport för 2017. Rapporten innehåller uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, sjukfrånvaro per nämnd och arbetsskador för omsorgen under år 2017. 2018 kommer arbetsskador att delas upp per nämnd (omsorg och arbete och välfärd). Redovisning sker även av sjuktalen januari februari 2018. Beslutsunderlag 1 Presentation Powerpoint 2 Redovisning av Avonovas insatser mot under 2017 3 Sammanställning av arbetsskadestatistiken inom för 2017 Beslutet skickas till Torill Skaar Magnusson, förvaltningschef Maja Andersson, personalutvecklare Johanna Dansdotter Johansson, verksamhetschef särskilt boende Maria Bengtsson, verksamhetschef stöd i ordinärt boendet Rebecca Welander verksamhetschef myndighet och resurs
sid 11 av 29 51 Uppföljning av riskbedömningar enligt Senior Alert 2018/985 s beslut att omsorgsnämnden godkänner uppföljningen Silvia Nichifor, enhetschef stöd i särskilt boende föredrar ärendet tillsammans med medarbetare på Solrosen. Senior Alert är ett nationellt kvalitetsregister och verktyg som används för att på ett systematiskt sätt förebygga risker för fall, trycksår, undernäring, dålig munhälsa samt blåsdysfunktion. Enligt rutin ska en person som flyttar till särskilt boende erbjudas registrering i Senior Alert senast en vecka efter inflyttningen. SSK informerar individen och samlar in information, i största möjliga mån från individen själv. Riskbedömning och utredning av bakomliggande orsaker görs av vårdteamet. Förebyggande åtgärder planeras och sätts in. Därpå följer uppföljning, utvärdering av åtgärder och därmed ny riskbedömning. Enhetschef ansvarar för att Senior Alert diskuteras på teamets möte, vilket genomförs en gång/månad. HSL-personal ansvarar för att riskbedömning görs, åtgärder planeras, sätts in och utvärderas. SSK ansvarar för att uppgifter registreras i det nationella kvalitetsregistret. Uppdatering av registret ska göras minst var sjätte månad. Syftet med registreringen är att sätta individens behov i centrum och göra åtgärder utifrån dem. Alla professioner måste samverka för att Senior Alert ska leda till effekt och förbättring för individen. Utredningen och målsättningen skall vara ett underlag för genomförandeplanen som uppdateras av kontaktpersonen. Beslutsunderlag Uppföljning av riskbedömningar enligt Senior Alert, tjänsteskrivelse av Johanna Dansdotter Johansson verksamhetschef stöd i särskilt boende Beslutet skickas till Johanna Dansdotter Johansson, verksamhetschef stöd i särskilt boende
sid 12 av 29 52 Organisering av undersköterske- och kvalitetsunderskötersketjänster 2017/1488 s beslut att godkänna rapporten Torill Skaar Magnusson, förvaltningschef föredrar ärendet. Enligt beslut i omsorgsnämnden 2017-04-24 68 uppdrogs till förvaltningschefen att utreda möjligheten att organisera verksamheten så att uppdraget för undersköterskor i äldreomsorgen kan renodlas till att gälla vård- och omsorgsuppgifter. Den formella organisationen består hierarkiskt av fyra led, förvaltningschef, verksamhetschefer, enhetschefer samt operativ personal. Den operativa personalen utgör mera än 90% av totalen som är ca 800 personal. Förutom att ha en budget i balans har kraven med tiden blivit all mera fokuserade på systematisk och upplevd kvalitet samt på arbetsmiljön eftersom god hälsa hos personalen ger bättre kvalitet i verksamheten. Vård och omsorg har en längre tid både nationellt och lokalt belastats med hög sjukfrånvaro. Tillsyn från både IVO och arbetsmiljöverket har med tiden stramats upp och möjligtvis ökat, samt att kvalitetsundersökningar av olika slag görs regelbundet. Detta sammantaget kräver ett systematiskt förhållningssätt i hela verksamheten och att kvalitet, budget och personalfrågor integreras. Resultat, analyser och förbättringsarbeten ska arbetas med i hela verksamheten och det slutliga resultatet ska vila på ett underifrånperspektiv och inte tvärs om. Karlshamn har sedan flera år tillbaka inom särskilt boende tjänster som teamledare där uppdraget är att arbeta med förbättringar i arbetslaget. Teamledarna har regelbunden handledning av verksamhetens metodutvecklare. Tjänsterna bygger på tillfälliga uppdrag med lönetillägg. Insatsplanerare och schemaplanerare finns sedan kortare tid tillbaka i hela verksamheten. Avsikten med insatsplanerarna var att ha koll på de äldres behov och utifrån det planera in de arbetstider och arbetsturer som krävs för att uppfylla behoven. Avsikten med schemaplanerare är att se till att turerna och tiderna från insatsplanerarna fylls på med personal samt att se till att schemaraderna uppfyller arbetstidslagen. Det har sedan lång tid tillbaka genomförts olika former av regelkontroller, även tillsynsmyndigheterna har haft större fokus på systemkontroll än kvalitetskontroll, alltså vilken effekt arbetet faktiskt får för våra brukare. Genom öppna jämförelser får vi en fingervisning om vad brukarna tycker om våra tjänster. Tillsyn, granskning, internkontroll, egenkontroll, enkätundersökningar osv. syftar alla till att identifiera förbättringsområden som ska leda till ständigt pågående utveckling av kvaliteten i verksamheten. Omsorgsförvaltningen behöver göra en genomlysning angående hur arbetsordningen fungerar i syfte att insatserna för de äldre utförs på rätt vårdnivå. Det är svårt att rekrytera
sid 13 av 29 legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal i allmänhet och rehabiliteringspersonal i synnerhet. Teamledare finns på varje enskilt avdelning inom särskilt boende, planerare finns inom alla enheter, både inom hemtjänst och särskilt boende. Den största delen av baspersonalen är utbildade undersköterskor men med få undantag så skiljer det inte i uppdragen på utbildad och outbildad personal, inte heller mellan erfaren och oerfaren personal. Karlshamn har systematiskt arbetat för att upprätthålla en hög utbildningsnivå i basverksamheten men som de flesta andra er inte lyckats nå ända fram då sjuktalen är höga och timvikarier i flera fall inte har formell utbildning. Genom att inrätta teamledare/kvalitetsundersköterskor med uppdraget att följa arbetet i gruppen och därigenom säkerställa att kvaliteten säkras och utvecklas samt att systematiskt organisera och fördela arbetet utifrån kompetens och erfarenhet förväntas både kvaliteten i verksamheten och attraktionen för yrket att öka. Målet är att organisera teamledaruppdraget till tjänst, att titulera tjänsten kvalitetsundersköterska, att organisera om arbetet inom enheterna så att delegerbara hälso- och sjukvårdsuppgifter, utöver medicingivning, ska hanteras av ett fåtal undersköterskor och att tydliggöra uppdrag som planerare och organisera planerare som tjänster inom hemtjänsten. Till följd av samhällets utveckling där personer med omfattande omvårdnadsbehov ska kunna leva och bo som andra har den ala äldreomsorgen förändrats från att ha varit en form av serviceverksamhet till att i stor utsträckning ha blivit en verksamhet med inriktning på vård och omsorg. För att kunna upprätthålla, säkerställa och utveckla kvaliteten i verksamheten krävs en förändring när det gäller att nyttja och utveckla den kompetens som finns i organisationen på ett mer effektivt sätt än vad som görs idag. Förvaltningen vill kunna planera och organisera verksamheten på ett mera ändamålsenligt sätt utifrån både effektivitets- och kompetensperspektivet. Beslutsunderlag Organisering av undersköterske- och kvalitetsunderskötersketjänster, tjänsteskrivelse av Torill Skaar Magnusson, förvaltningschef
sid 14 av 29 53 Kompletterande underlag angående delade turer 2017/4249 s beslut att godkänna rapporten Torill Skaar Magnusson, förvaltningschef föredrar ärendet. Enligt beslut i omsorgsnämnden 2017-01-24 3, lyftes ärendet ut ifrån dagordningen i väntan på kompletterande underlag. Inom äldreomsorgen pågår verksamheten dygnet runt. Resurstilldelningen har utgångspunkt i brukarnas behov vilket innebär en ojämn produktionslinje över dygnet. Behovet är till största delen koncentrerat till morgon- och kvällsbestyren samt till måltiderna. Kommunen har sedan en längre tid tillbaka haft ambitionen om att personalen ska ha möjlighet att välja heltidsarbete vilket också är gällande inom omsorgen men trots möjlighet till heltid så är det många som väljer att arbeta deltid. Utifrån ett jämställdshetsperspektiv har en nu beslutat att ta detta steg fullt ut genom att ha beslutat om heltid som norm. En annan ambition är att arbeta för att göra undersköterskerollen mera attraktiv. En ambition med ÄDEL-reformen som vann laga kraft 1992 var att skapa en helhet och få till en bra kontinuitet för de äldre genom att samma personer kunde utföra förekommande uppgifter hos brukarna. Utifrån det beslutades om att samtlig personal skulle ha lägst undersköterskeutbildning. Utbildningsmålet har inte kunnat nås fullt ut men ändå i hög grad. Förändringen av undersköterskerollen har lett till ett minskat intresse för yrket trots den goda tillgången på arbete. Det har varit få eller inga förstahandsalternativ för ungdomarna när de söker till gymnasiet. Däremot har många läst till undersköterska via vuxenutbildning vilket har gjort att utbildningsnivån trots allt är relativt hög i erna. Undersköterskornas önskan är att få ägna sig åt vård och omsorg och att annan personal kan utföra serviceuppgifter. De som har haft anställning som vårdbiträde och utbildad sig senare upplever inte skillnad i arbetsuppgifter efter avklarad utbildning. I Karlshamn har ett arbete påbörjats inom särskilt boende där Samhällsbyggnadsförvaltningens serviceenhet har tagit över städ av brukarnas lägenheter samt tvätt av brukarnas kläder på Östralycke och under 2018 även på Ekegården. Samma enhet ombesörjer matvaruleverans till brukarna i hemtjänsten. En framtida tanke är att samma serviceenhet ska ta över flera serviceuppgifter som t ex tvätt till brukare i hemtjänsten. Avsikten är att genom att renodla tjänsterna att höja kvaliteten på levererade tjänster samt att göra undersköterskeyrket mera attraktivt. I dagsläget har personalen en delad tur på ett fyraveckorsschema eller om man vill en delad tur av fyra helgturer. För att avveckla de delade turerna krävs en halvtidstjänst för varje tur vilket betyder ca. 80 tjänster. Förutom att det genererar höga kostnader skulle den uppkomna överkapaciteten av medarbetare bli svårhanterlig i verksamheten.
sid 15 av 29 Genom att renodla tjänster för omvårdnadspersonal och införa heltid som norm får det en direkt motverkande effekt på att minska delade turer då de uppgifter som kan fylla ut vardagsarbetet läggs på annan verksamhet samt att ett större antal heltidstjänster innebär färre personer till uppdragen. För att kunna fylla överkapaciteten under vardagarna kan en lösning vara att återta servicetjänsterna från serviceenheten på samhällbyggnadsförvaltningen. Bedömningen är att den lösningen får en motverkande effekt på attraktiviteten av undersköterskeyrket vilket har betydelse både i dagsläget och inför framtiden, dels för att det är konkurrens om kompetent och duktig personal och dels för att komplexiteten och svårighetsgraden i det ala hälso- och sjukvårdsuppdraget har ökat. Beslutsunderlag Kompletterande underlag angående delande turer, tjänsteskrivelse från Torill Skaar Magnusson, förvaltningschef
sid 16 av 29 54 Yttrande över motion om att införa vårdbiträden 2017/3571 s beslut att återremittera ärendet för ytterligare utredning Torill Skaar Magnusson, förvaltningschef föredrar ärendet. I motionen föreslås att skall återinföra yrkesgruppen sjukvårdsbiträde eller motsvarande. Tidigare fanns yrkeskategorin sjukvårdsbiträde, som var vårdbiträde med viss medicinsk utbildning. Denna yrkestitel togs bort i mitten av 1990-talet. Yrket vårdbiträde kräver formellt endast motsvarande grundskolekompetens. Det förekommer att er anordnar vårdbiträdesutbildning, som brukar omfatta omkring en halv termin. Vårdbiträdes främsta uppdrag är enklare sysslor städning och klädvård. Det vanligast förekommande är att utbilda undersköterskor med kompetens motsvarande gymnasiets omvårdnadsprogram. Undersköterskor kan få delegering på enklare medicinska sysslor, som att lägga om sår, ge patienten läkemedel och ge insulinsprutor. Den som ska arbeta med stöd och hjälp till äldre personer kan enligt Socialstyrelsen SOSFS 2011:12 uppnå kunskaper och förmågor genom godkända kurser 1100 poäng i karaktärsämne och 300 poäng gerontologi och geriatrik det handlar om grundläggande kunskaper hos personalen som arbetar i socialtjänstens omsorg om äldre. För närvarande har omsorgsförvaltningen samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen städ och service. Samtliga lägenheter i särskilt boende städas av kvalificerad personal med tillhörande utbildning. På Östralycke sköter samma förvaltning även klädvård och det finns planer på att utöka den verksamheten inom omsorgen. Hemtjänsten har etta speciell service team som städar hos den enskilde som har biståndsbedömning på städhjälp. Dessa åtgärder frigör omvårdnads tid till övrig personal inom socialtjänsten. Yrkande Sirkka Kahilainen (S) yrkar på återremittering av ärendet. Beslutsunderlag Yttrande över motionen om att införa vårdbiträde, tjänsteskrivelse av Doris Zetterqvist Beslutet skickas till Kommunfullmäktige
sid 17 av 29 Torill Skaar Magnusson, förvaltningschef Doris Zetterqvist, verksamhetsutvecklare
sid 18 av 29 55 Uppföljning utifrån revisionsrapport Granskning av rutinerna för biståndshandläggning inom äldreomsorgen 2017/1076 s beslut att omsorgsnämnden godkänner informationen Rebecca Welander, verksamhetschef föredrar ärendet I revisionsrapporten från mars 2017 identifierades ett behov av förbättringsarbete gällande rutiner och riktlinjer, tidsram för beslut, uppföljningar av biståndsbeslut, individuella målformuleringar, samverkan med övriga professioner samt verksamhetsuppföljningar i syfte att uppnå en ändamålsenlig myndighetshandläggning. Även införande av IBIC (Individens behov i centrum) samt LOS är två förbättringsområden med stor inverkan på myndighetsutövningen och hela omsorgsförvaltningen. Rutiner och riktlinjer har delvis reviderats. Men då införandet av IBIC kommer att innebära ett nytt arbetssätt, vilket i sin tur innebär ett behov av revidering av rutiner och riktlinjer, kommer det fortsatta arbetet ske i linje med införandet av IBIC. Parallellt sker en revidering och uppdatering av ledningssystemet i varje professionsområde. Ny rutin med täta uppföljningar har bidragit till att tidsramen för beslut har blivit mindre. Nya beslut tas på två veckor för att därefter följas upp enligt nedan. Att inte ta beslut vid sittande bord är en fråga som inte helt landat. Vissa systemförändringar krävs för att nå målet då man i dagsläget har svårt att få in hemtjänstinsatser i procapita som inte är beslutade av biståndshandläggare. Detta är av vikt då vissa insatser behöver starta omgående innan utredning och beslut är klart. Täta uppföljningar sker enligt ny rutin, vilket innebär att ett nytt ärende följs upp efter två veckor, därefter en månad och tre månader. Det har skapat en trygg och förtroendefull relation till den enskilde och dess anhöriga. När uppföljningar inte hinns med inom tidsram sker en prioritering utifrån pågående ärenden. Målformuleringarna arbetas med kontinuerligt genom kollegiala granskningar och handledning med fokus på utredningar, målformulering och beslut. En prioriteringsordning har skapats där de brukare som bedöms ha förutsättning att återfå sin förmåga och själv kan bidra i målformuleringen har prioriterats. Målsättningen är dock att även ärenden med dementa- och palliativa brukare skall få en tydlig målformulering som skapar ett värde för brukaren. Handläggarna har varit ute i verksamheten och haft dialog med undersköterskor om det pågående arbetet, och vikten av den röda tråden från beslut och målformulering till genomförandeplan.
sid 19 av 29 I de ärenden där man lyckats få en tydlig målformulering ser man också att målet tydliggör insatserna på ett nytt sätt. Samverkan är av stor vikt för att det systematiska förbättringsarbetet skall ge effekt för brukarna. Alla övriga professioner måste arbeta för samma mål för brukaren. Utredningen och målsättningen skall vara ett underlag för genomförandeplanen. Biståndshandläggarna har deltagit på hemtjänstens APT för att informera om arbetet med bland annat målsättningar. Från januari kan arbetsterapeuterna bidra med PADL-bedömningar (Personliga Aktiviteter i det Dagliga Livet) utifrån handläggarnas begäran, i syfte att bidra till ett bättre underlag för beslut vilket i sin tur bidrar till att rätt insats och utformning av insats säkerställs i större utsträckning. Dock har ännu ingen PADL-bedömning efterfrågats av biståndshandläggarna i samband med utredning. För att skapa värdefulla individuella målformuleringar för individer där en vanlig dialog kring ämnet inte är möjligt, krävs samverkan med undersköterskorna i hemtjänsten. 2018 års internkontrollplan innefattar följande punkter som gäller för myndighetskontoret: - Tydliga mål i biståndsbesluten. - Tydliga mål i genomförandeplanen. Uppföljning av biståndsbesluten (i syfte att kontrollera att biståndsbedömningen är likvärdig). Utifrån internkontrollplanen och verksamhetsplan 2018 kommer en egenkontrollplan att tas fram. Ärendegranskningar har påbörjats så smått i form av kollegiala granskningar. Planen är att korttidsbeslut och särskilt boendebeslut skall ärendegranskas av enhetschef som ett stöd för fortsatt utveckling. IBIC är ett stöd för att arbeta behovsinriktat, systematiskt och att dokumentera strukturerat. En arbetsgrupp har påbörjat arbetet med en förstudie inför implementering. Förstudien skall vara klar december 2018. Att införa IBIC innebär ett stort arbete som innefattar hela omsorgsförvaltningen. Det påverkar många olika aspekter, så som datasystem, avgifter, ersättningsmodeller och själva utförandet av utredningar och identifiering av insatsbehov. Från 1 februari gäller en i länet lokal överenskommelse utifrån LOS. Införandet ställer högre krav på en att i samverkan med primärvård ta hem patienter/vårdtagare från sjukhuset inom en snävare tidsram än tidigare. Syftet är att varje patient/vårdtagare skall vårdas där det är mest lämpligt, och därmed ska onödig sjukhusvistelse minskas. Ett stort arbete har utförts i en för att dels förstå vad lagen innebär, och dels hur vi ska kunna nå upp till de nya kraven. Flera arbeten har utförts för att kunna nå upp till målen. Ny rutin för inflyttning till särskilt boende är implementerad. Inflyttningstider från korttids till särskilt boende har minskat.
sid 20 av 29 Tätare uppföljningar av myndighetsbeslut samt implementering av Trygg hemgång bidrar till att minska onödig sjukhusvistelse. Myndighetskontoret är kanske den enskilt största faktorn som påverkar individens kvalitet och ens ekonomi inom omsorgsverksamheten. Det är biståndshandläggarnas beslut som ligger till grund för större delen av alla hemtjänstinsatser, det är de som tar beslut om korttids och samtliga särskilda boenden. Verksamheten står inför stora förändringar, dels utifrån delar identifierade i revisionen, men också införande av IBIC samt fortsatt arbete med LOS. För att möjliggöra ett kvalitativt kontinuerligt förbättringsarbete med myndighetskontoret har en omfördelning av chefsansvar skett i verksamheten Myndighet och Resurs. En enhetschef ansvarar för myndighetskontoret, avgiftshandläggare samt boendesamordnare. Uppdraget är att på ett strukturerat sätt driva utvecklingsfrågor för att säkerställa en rättssäker och högkvalitativ myndighetsutövning. I uppdraget ingår ärendegranskningar av korttids- och särskilt boendebeslut, målformuleringar mm. Arbetet med att skapa en ändamålsenlig myndighetshandläggning inom är ett arbete som sträcker sig över längre tid. Samtliga punkter kommer fortsätta att vara i fokus under 2018. Beslutsunderlag Uppföljning utifrån revisionsrapport Granskning av rutinerna för biståndshandläggning inom äldreomsorgen Tjänsteskrivelse av Rebecca Welander. Bilaga 1: Verksamhetens handlingsplan (arbetsmaterial) Beslutet skickas till Anna Svensson
sid 21 av 29 56 Ordförandens information Vice ordförande Berith Gustavsson (S) har på dagens sammanträde inget att informera om.
sid 22 av 29 57 Förvaltningschefens information s beslut att godkänna informationen Förvaltningschef Torill Skaar Magnusson informerar. Torill har tillsammans med ordförande Leif Håkansson träffat Ulrika Nordén Johanson, förvaltningschef för samhällsbyggnadsförvaltningen samt tekniska nämndens ordförande Mats Dahlbom, angående kosten på de särskilda boendena. Ytterligare möte är inbokat med kostchefen.
sid 23 av 29 58 Informationsärenden mars 2018 2018/165 s beslut att ta informationen till protokollet Vid omsorgsnämndens sammanträde lämnas information i ärende enligt beslutsunderlag. Beslutsunderlag Redovisning av kösituationen till särskilt boende ON 2018-03-06
sid 24 av 29 59 Rapport från kontaktpolitiker s beslut att lägga informationen till handlingarna Ulla Olofsson (M) informerar från ett besök där trygg hemgång fungerade mycket bra.
sid 25 av 29 60 Beslutsuppföljning mars 2018 2018/1026 s beslut att godkänna redovisningen Redovisning av beslutsuppföljning mars 2018 redovisas enligt beslutsunderlag. Beslutsunderlag Beslutsuppföljning mars 2018
sid 26 av 29 61 Handlingar för kännedom mars 2018 2018/91 s beslut att godkänna redovisningen Handlingar för omsorgsnämndens kännedom under tiden 9 februari 8 mars 2018 redovisas enligt beslutsunderlag. Beslutsunderlag Handlingar för kännedom mars 2018
sid 27 av 29 62 Redovisning av delegationsbeslut mars 2018 2018/164 s beslut att godkänna redovisningen delges delegationsbeslut enligt beslutsunderlag. Beslutsunderlag Redovisning av delegationsbeslut mars 2018 Redovisning av delegationsbeslut mars 2018.2 Delegationsbeslut personalärenden 180201-180228 Redovisning av delegationsbeslut om bostadsanpassningsbidrag februari 2018 Redovisning av delegationsbeslut äldreomsorgen 180201-180228
sid 28 av 29 63 Nästa möte s beslut att nästa sammanträde för omsorgsnämnden är 2018-04-18 med start kl. 13.30
sid 29 av 29 64 Övrigt s beslut att informationen läggs till handlingarna Monica Nobach (S) informerar om Svängstadagen. Temat för dagen var artros och innehöll både fakta kring ämnet men även underhållning. Dagen var givande med nästan 200 besökare.